Debido al rápido desarrollo de los asistentes virtuales, su evolución apunta hacia la llamada IA agéntica. Este concepto se refiere a la aparición de agentes creados con IA, capaces de actuar de manera autónoma y llevar a cabo tareas más complejas y tomar decisiones con mínima supervisión humana.

Estos avances tecnológicos se están integrando cada vez más en la industria, permitiendo a los profesionales delegar en dichos asistentes tareas repetitivas y tediosas. Están apareciendo agentes de IA capaces de planificar eventos, atender y guiar al asistente o incluso dirigir por sí solo un stand en una feria.

Asistentes de IA para planificar eventos

La plataforma Perk ha lanzado una herramienta impulsada por IA capaz de automatizar la planificación de eventos internos, llamada Perk Events. Es capaz de buscar y reservar recintos, coordinar viajes y comunicarse con los asistentes, para grupos de entre 9 y 5.000 personas.

El objetivo de su creación fue liberar a los empleados de tareas dentro de la organización de eventos que no forman parte de sus responsabilidades, lo que Perk llama “trabajo oculto”.

Otro caso de IA agéntica es Maya, una herramienta que interactúa con los visitantes de páginas webs turísticas como agencias de viajes. Ayuda a los usuarios durante todo el proceso de decisión y planificación de un viaje en tiempo real.

La compañía Maya Travel AI asegura que su herramienta va un paso más allá de la tradicional IA conversacional. Maya es un agente de IA operativa, integrada directamente en los procesos comerciales de las compañías turísticas.

La compañía sostiene que Maya libera a los trabajadores de tareas repetitivas, permitiéndoles dedicar ese tiempo a actividades de mayor valor y relevancia.

Robots humanoides, el futuro de los asistentes virtuales

Durante la celebración del CES (Consumer Electronic Show, por sus siglas en inglés) a principios de enero, se presentó a Nylo, un robot humanoide creado por IntBot. Estaba encargado de gestionar un stand de la feria por sí solo, interactuando con los asistentes de manera muy natural según sus fabricantes, gracias a una IA generativa avanzada.

Para las industrias MICE, ferias o congresos esta tecnología se presenta como un conserje 2.0. al funcionar como un agente físico completamente autónomo. Garantiza atención las 24 horas del día y puede guiar u orientar a los asistentes por el recinto. Además, elimina las barreras lingüísticas, ya que es capaz de comunicarse en más de 50 idiomas de manera fluida.

Nylo opera a través de un sistema de inteligencia llamado IntEngine, desarrollado por IntBot. El sistema combina visión, audio y lenguaje en tiempo real para sincronizar voz y gestos, permitiendo que los robots comprendan el contexto social y respondan de manera natural. Esta arquitectura otorga a Nylo la capacidad de elegir cuándo y cómo interactuar, fundamental para funcionar en espacios públicos abiertos.

Algo similar presentó la startup de robótica china, Noetix, a finales de 2025. Su robot Hobbs W1, diseñado para perfiles de cara al público, es completamente autónomo. Esto le permite realizar tareas de recepción y guiado de asistentes durante cualquier acción MICE, feria o congreso.

Noetix asegura que su diseño realista, con una cabeza de estilo biónico, le otorga un aspecto más accesible, haciéndolo adecuado para entornos hoteleros y corporativos.

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TECNOLOGÍA PARA LA PERSONALIZACIÓN

Los avances tecnológicos, sobre todo la inteligencia artificial, permiten alcanzar unos niveles de personalización de la experiencia del evento más elevados que nunca, lo que redunda en beneficios tanto para los asistentes como para las empresas organizadoras.

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Sirve para registrar a todos los viajeros de países que no forman parte de la UE y accedan al espacio Schengen por periodos inferiores a 90 días. Reemplaza al sistema de sellado de pasaportes, almacenando el nombre, los datos biométricos y los detalles de entrada y salida de cada viajero.

Con este modo de recopilar la información, las autoridades buscan identificar a quienes sobrepasan el tiempo permitido de estancia en la UE, así como reducir los tiempos de espera en los controles de aduana.

El proceso de registro incluye la toma de huellas digitales y fotografía facial, y se realiza en el primer viaje al espacio Schengen. Posteriormente, se utilizarán los datos ya registrados, agilizándose así el paso por la frontera. El EES tiene validez por tres años.

Los ciudadanos podrán almacenar sus documentos y perfiles biométricos de forma segura en las carteras de identidad digital de la UE (EUDI Wallet), que estarán disponibles en 2026. Amadeus y Lufthansa participan ya en un proyecto piloto para probar este método, que permitirá facturar, entregar el equipaje, embarcar y registrarse con un solo clic.

Esta nueva medida forma parte de un conjunto de políticas que la UE está implementando con el objetivo de reforzar la seguridad fronteriza. Su implementación se extenderá gradualmente a todos los cruces fronterizos. Le seguirá la puesta en marcha del Sistema Europeo de Información y Autorización de Viajes (ETIAS), con el que se exigirá una autorización previa de viaje a personas procedentes de países extensos de visado.

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LA BIOMETRÍA ES YA UNA REALIDAD EN LOS AEROPUERTOS DE AENA

El proceso de registro y verificación se puede realizar online a través de la aplicación móvil de Aena o de forma presencial en los aeropuertos.

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La asociación global de operadores de centros de convenciones y sedes de eventos ha lanzado un nuevo sitio web. Incluye una innovadora herramienta que permite a los organizadores buscar sedes en todo el mundo de forma más rápida, inteligente y con mayor precisión.

La nueva plataforma incluye más de 400 hoteles, resorts, centros de convenciones y venues alternativos certificados por IACC en 18 países.

Asistente virtual

Los organizadores pueden hacer su petición, aunque sea con mínimos detalles, directamente al chat IACC Venue Finder. Tras presentarles información detallada de las distintas opciones de forma instantánea, les conecta directamente con la sede elegida para la gestión de la petición. Alternativamente, se puede realizar una búsqueda de forma tradicional, seleccionando la localidad, número de salas o capacidad en el buscador.

Además de ofrecer una tecnología de búsqueda avanzada y recursos prácticos para los organizadores, la plataforma facilita el intercambio de conocimientos, estudios y casos de éxito de sedes para una mejor gestión.

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DESCIENDE EL INTERÉS POR LOS EVENTOS HÍBRIDOS

El último informe de IACC confirma que la posibilidad de llegar al recinto en transporte público y una oferta más sostenible de catering ganan peso entre los criterios de selección. Los hoteles siguen perdiendo atractivo en favor de los espacios singulares.

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Análisis virtual

Entre otros, el asistente virtual analiza lo que los asistentes buscan, qué sesiones siguen y cuáles son sus intereses. Genera mapas de afinidades que pueden ser exportados y utilizados por organizadores, patrocinadores o expositores para la toma de decisiones inmediatas. El lugar de depender de encuestas y comentarios tras el evento, el event planner puede monitorizar conversaciones y detectar incidencias en el momento, y actuar con agilidad en caso de necesidad de modificaciones.

Por su parte, los asistentes pueden recibir itinerarios personalizados, así como recomendaciones para sus momentos de networking. Con EVA Insights, expositores y patrocinadores pueden acceder a bases de datos con leads mejor segmentados.

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Marketing más eficiente 

Premagic fomenta el llamado marketing orgánico a través del uso de tecnología de reconocimiento facial. En el proceso de registro de un evento, los asistentes escanean un código QR y se hacen un selfie. La plataforma vincula las autofotos con las imágenes de participantes tomadas por el fotógrafo del evento.

Cada usuario recibe una galería de fotos personalizada de su experiencia en el evento. Incluye los correspondientes hashtags para que pueda compartirla en redes sociales, convirtiéndose en creador de contenido. El prestatario del servicio garantiza la privacidad del participante, pues solo él puede acceder a sus propias imágenes. 

Medir la atención del participante

A su vez, la IA es artífice de soluciones en el campo del neuromarketing que miden el grado de engagement de los participantes, y hasta instantes colectivos emocionales. La firma española Emogg ofrece esta función con una herramienta basada en algoritmos y procesamiento de datos.

Con esta tecnología se registra, en tiempo real, el punto álgido de atención de los delegados o en qué momentos aumenta o disminuye su interacción, pero permitiendo al organizador hacer los ajustes necesarios.

Cvent, por su parte, ofrece un Asistente de Escritura con IA que permite crear contenidos impactantes y personalizados en un tiempo mínimo, empezando por la descripción del propio evento y de los ponentes. Sin embargo, también se pueden preparar presentaciones o incluso reciclar discursos de ponencias y grabaciones de entrevistas en audio para su uso en nuevas acciones de marketing. 

Recreaciones virtuales de espacios  

Proveedores como la cadena hotelera Radisson ofrecen recreaciones virtuales de sus salas de reuniones y otros espacios del alojamiento. Su plataforma Radisson Meetings Inbound incorpora la tecnología inmersiva de Radisson Meetings Dream Machine.

Los equipos de eventos del hotel recrean para sus clientes distintos tipos de espacios virtuales, con cualquier escenario de fondo. Se visualizan en una tablet, un teléfono móvil, un ordenador o unas gafas de realidad aumentada.  

Mejor experiencia del asistente 

EVA, Event Virtual Assistant es una herramienta tecnológica desarrollada por Eventscase que permite interactuar en todo momento con el asistente a través de Whatsapp. Éste recibe su acreditación mediante un código QR, y el chat creado ex profeso para el evento se instala de forma automática en su móvil. El dispositivo integra un chatbot entrenado para responder en lenguaje natural a cualquier duda que tenga el usuario antes, durante y después del evento.

Pero las tareas de programación de la agenda de citas B2B también se automatizan a causa de la inteligencia artificial. Con la ayuda de un algoritmo, Matchmaking, de la empresa Meetmaps, facilita la búsqueda y convergencia entre participantes idóneos para una reunión presencial más productiva. 

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EUROPA LIDERA lA ADOPCIÓN DE LA IA EN LA INDUSTRIA MICE

Un estudio de EventMobi y Event Industry News destaca que solo un 7% de los responsables de marketing hacen uso de la misma.

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Los proveedores de audiovisuales también desempeñan un papel fundamental en la aplicación de la IA en el sector, adelantando a las empresas especializadas en la gestión de eventos y las asociaciones.

El mercado europeo lidera la adopción de IA, con un 35% de las empresas vinculadas a las industrias MICE y congresual a nivel global que la están integrando en sus procesos, mientras que Norteamérica le sigue de cerca con un 30%. Asia representa solo el 10%.

Entre los perfiles del sector que más uso hacen de esta tecnología, son los organizadores y directores de eventos quienes encabezan la lista con un 45%. Los motivos principales son mejorar la eficiencia operativa, personalizar la experiencia de los asistentes y proporcionar información basada en datos.

Los directores ejecutivos y altos cargos –incluyendo consejeros delegados, presidentes y propietarios– representan el 28% de los perfiles, con el objetivo de tomar decisiones estratégicas que impulsen el crecimiento empresarial y la ventaja competitiva.

Sin embargo, solo un 7% de los responsables de marketing y relaciones públicas utilizan la IA para desarrollar estrategias de marketing y comunicación.

Con respecto al tipo de operación en el que más se adopta, destacan las conferencias y congresos (18%), las convenciones/actividades de networking (16%) y los eventos corporativos del tipo de lanzamiento de producto o presentaciones (15%), siendo los sectores de la automoción, la sanidad, los medios de comunicación y la tecnología los más punteros a la hora de adoptar la IA.

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ZOOM PREDICE LAS TENDENCIAS EN IA PARA 2025

Los expertos de la plataforma destacan las ventajas de utilizar la tecnología para implicar a todos los miembros de la empresa en las peticiones de los clientes o mejorar y personalizar la atención que les brinda.

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Con esta novedad, la compañía culmina el proceso de renovación de sus canales propios de venta, que comenzó primero con la página web dirigida al público final y siguió con Meliá Pro para el cliente B2B.

La nueva app está inspirada en el concepto “Book, stay and repeat” (“Reservar, alojarse y repetir”), acompañando al huésped en todas las etapas del viaje. Su barra de navegación proporciona acceso directo y rápido a todas las funcionalidades necesarias con un solo clic.

Además, desde la misma se pueden reservar servicios complementarios a la estancia, como restaurantes, actividades en resorts…; gestionar todas las solicitudes y hacer el check-in online desatendido.

Meliá Hotels International también ofrece a través de esta nueva herramienta recomendaciones y servicios personalizados, ajustados a las preferencias de cada usuario, e integra el programa de fidelización.

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MELIÁ HOTELS INTERNATIONAL PRESENTA NUEVA PÁGINA WEB PARA B2B

Los profesionales de Meliá PRO ahora pueden acceder y gestionar las reservas en tiempo real, así como compartirlas al instante con su cliente.

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Esta nueva tecnología basada en inteligencia artificial, que comenzó a probarse en 2023 en su Terminal 1, permite que los viajeros sean escaneados a una velocidad normal, sin necesidad de pararse y esperar.

Los escáneres QPS Walk2000 360° utilizan ondas milimétricas que traspasan la ropa y pueden detectar y señalar en tiempo real, a través de un avatar, los artículos potencialmente peligrosos. De esta forma, facilita que el personal de seguridad se centre solo en la zona específica indicada y no tenga que realizar de nuevo el control.

Esta iniciativa forma parte del objetivo de mejora de la experiencia de los pasajeros del Aeropuerto de Fráncfort del Meno, centrado en que estos procesos sean más rápidos y fáciles, pero manteniendo el alto nivel de seguridad.

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LA BIOMETRÍA ES YA UNA REALIDAD EN LOS AEROPUERTOS DE AENA

El proceso de registro y verificación se puede realizar online a través de la aplicación móvil de Aena o de forma presencial en los aeropuertos.

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Estas innovaciones están dando lugar a una mejora en la eficiencia, la personalización y la experiencia de los clientes y los asistentes.

EVA de Eventscase

Eventscase, el software de gestión de eventos, desarrolló a mediados de año la nueva funcionalidad EVA (Event Virtual Assistant), que permite comunicarse e interactuar con los asistentes de un evento a través de WhatsApp.

Incluye el envío de notificaciones con información sobre la actividad a través de un chat que se crea de forma automática en el teléfono del participante. Asimismo, recibe la acreditación mediante un código QR. También integra un chatbot entrenado, capaz de entender y responder a cualquier cuestión planteada, usando un lenguaje natural.

Real8D – IA.Audio de Real8D 

En el primer trimestre de 2024, la empresa española Real8D creó un producto que utiliza la IA para crear sonido tridimensional real con movimiento autocontrolado, pudiendo diseñar con él escenarios virtuales para todo tipo de eventos.

Real8D – IA.Audio integra los comportamientos básicos de los sonidos en cualquier escenario, los virtualiza y reproduce de forma idéntica en otro espacio, sin necesidad de recurrir a auriculares. Reproduce audio en ocho dimensiones, con volumen y movimiento reales, creando una experiencia auditiva totalmente distinta a la que estamos acostumbrados.

“brainmap.”de AV Medios

Una de las más recientes es la de AV Medios, proveedor español de servicios audiovisuales, que ha lanzado “brainmap.”, una aplicación web de gestión de conocimiento.

Esta permite generar mapas visuales de charlas o vídeos que se cargan en la plataforma, extrayendo conceptos clave, resúmenes, temas y conexiones entre ellos. De esta manera, la compañía asegura se facilita la comprensión y el análisis de contenido verbal de forma estructurada y accesible en eventos corporativos y congresos.

IA y MICE en hotelería

Cadenas hoteleras como Radisson también han apostado por incluir la IA en sus plataformas dedicadas a la industria MICE. Radisson Meetings Dream Machine es un conjunto de tecnologías inmersivas que se ha integrado como una capa de IA generativa, que permite a los usuarios profesionales obtener inspiración creando representaciones visuales de los espacios de los hoteles para sus actividades. Así, pueden ver distintos tipos de configuración en tiempo real, ya sea utilizando un ordenador, un teléfono o unas gafas de realidad virtual.

Por su parte, RIU Hotels & Resorts presentó a finales de agosto su nuevo chatbot, llamado Claud·IA, capaz de resolver dudas de sus usuarios y de realizar reservas directamente. Además, en el caso de su establecimiento Riu Plaza España de Madrid, pone a disposición de sus clientes MICE una web espacial donde se recrean las nueve salas de conferencias del hotel, de forma que ofrece la posibilidad de organizar encuentros completamente virtuales o híbridos, usando para ello diferentes herramientas de IA.

Oficinas de turismo y convention bureaux

Los destinos tampoco se quedan atrás en materia de innovación tecnológica. Tanto para el viajero de ocio como el de negocios, el Ayuntamiento de Madrid creó en abril VisitMadridGPT, un nuevo asistente virtual basado en IA, que ayuda a inspirar al turista con recomendaciones y planes personalizados. El servicio se integra en el portal oficial de turismo de la capital española y está disponible en 95 idiomas.

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LA IA GENERATIVA ES EL ALIADO MÁS RECOMENDABLE EN EL MICE

Según afirmó Fátima Barbero en el EMA Learn celebrado en Madrid, su interés procede de la capacidad de ofrecer herramientas tanto para la operativa, como para la experiencia del asistente, el análisis y la seguridad.

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