Para realizar dicho informe, Echo Research, en nombre de International SOS, entrevistó a 860 líderes responsables de la toma de decisiones en gestión de riesgos a lo largo de 94 países (27% en Europa, 25% en Asia, 21% en América, 12% en África, 8% en Oriente Medio y 7% en Oceanía).

Rápido aumento de los riesgos

El estudio señala el rápido aumento de los riesgos, lo que obliga a las compañías a reforzar su preparación para proteger a sus empleados y operaciones.

El 57% afirma que están surgiendo nuevos riesgos más rápido de lo que pueden gestionarlos. El 74% señaló que el margen para tomar decisiones críticas se está reduciendo y solo el 35% confía en poder movilizar equipos con rapidez.

El 80% considera una ventaja el detectar riesgos con rapidez. Sin embargo, solo el 20% afirma sentirse seguro a la hora de verificar la información de riesgo de forma ágil.

La incertidumbre se incrementa

El 66% de las empresas afirma que la incertidumbre ha crecido considerablemente en el último año. En cuanto a los factores que generan esta incertidumbre, casi la mitad de los encuestados (47%) cree que se debe a las tensiones geopolíticas. La ciberdelincuencia alberga el segundo lugar (27%) y la inestabilidad política empata con la inestabilidad económica en el tercer lugar (26%).

International SOS considera que existen otras amenazas digitales que se están subestimando, como la desinformación e información errónea. Tan solo el 14% lo considera un factor clave de incertidumbre, pese a su capacidad para intervenir en operaciones y minar la confianza.

A pesar del interés global por la inteligencia artificial (IA), los equipos de seguridad dudan de su fiabilidad. El informe muestra que solo el 6% de los encuestados considera a la IA una herramienta importante para ayudarles a gestionar el riesgo.

Mayor interconexión entre riesgos de seguridad y salud

Casi dos tercios de los encuestados (64%) afirman notar un incremento en el riesgo de seguridad en el último año y el 43% señala que los riesgos para la salud se han intensificado.

El 49% indica que los riesgos en seguridad y salud están cada vez más interconectados, por lo que se exigen respuestas conjuntas.

Sin embargo, el informe asegura que se debe gestionar estos riesgos con recursos iguales o reducidos. Esto se debe a que uno de cada diez especialistas en seguridad y salud prevé recortes presupuestarios este año.

El estudio destaca que la mayoría de los especialistas se ven obligados a hacer más con menos, lo que aumenta la presión a equipos ya limitados.

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LA INESTABILIDAD GEOPOLÍTICA COMPLICA LA CELEBRACIÓN DE REUNIONES INTERNACIONALES

El 60% de los profesionales del sector MICE afirma haber enfrentado dificultades en la organización de congresos internacionales debido a conflictos sociopolíticos, según revela el informe elaborado por IAPCO.

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El valor de la conexión humana y confianza

UFI determina que, a pesar de los avances tecnológicos, la conexión y la confianza forjadas entre las personas siguen siendo el principal motor de la industria.

En este sentido, defiende que las interacciones cara a cara son insustituibles a la hora de construir relaciones sólidas, compartir conocimiento o hacer negocios.

La incertidumbre es la nueva normalidad

Las tensiones geopolíticas, los rápidos cambios económicos o la fragilidad en la cadena de suministro han ocasionado que la volatilidad caracterice la cotidianeidad de los organizadores de ferias y operaciones MICE.

Ante este escenario, la asociación asegura que los meeting e event planners deben desarrollar una mayor resiliencia y capacidad de adaptación. Afirma que el futuro exigirá más colaboración e integración dentro de la industria ferial para que las acciones sigan aportando valor incluso en condiciones inciertas.

La importancia de la experiencia y engagement

Tal y como se venía observando en 2025, UFI señala que en 2026 tanto expositores como visitantes esperan más que ferias, convenciones o eventos bien estructurados: buscan experiencias inmersivas, personalizadas y memorables.

La acción programada ya no comienza ni finaliza en el recinto, determina la asociación. Se debe generar expectación antes, que alcance su punto álgido in situ y continúe después a través de una red de contactos duradera.

Por ello, UFI destaca la importancia de fortalecer alianzas y colaboraciones entre asociaciones que permitan enriquecer la experiencia y ampliar el impacto de la operación.

La necesidad de tecnología, IA y datos

La tecnología, la inteligencia artificial (IA) y el análisis de datos han dejado de ser simples herramientas operativas. La asociación ferial declara que su uso permite una toma de decisiones más inteligente, mejora la productividad y libera a parte del equipo humano para que pueda centrarse en la creatividad.

Aseguran que los datos desempeñan un papel clave a la hora de medir el retorno de la inversión (ROI, por sus siglas en inglés) y optimizar recursos en un contexto de incremento de costes.

La sostenibilidad como eje central

Finalmente, UFI destaca en su informe que la sostenibilidad ha dejado de ser una tendencia para convertirse en un requisito fundamental y estratégico a la hora de tomar decisiones. Afirma que las organizaciones valoran cada vez más el impacto ambiental junto con el valor comercial.

Esto favorece la creación de alianzas a largo plazo para reducir emisiones, mejorar la gestión ambiental y construir resiliencia sostenible en toda la industria.

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EL MICE RESISTE A LA INCERTIDUMBRE GEOPOLÍTICA

El sector continúa creciendo mientras más organizadores consideran trasladar sus operaciones de Estados Unidos a otros destinos, lo que abre oportunidades para Latinoamérica.

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Los proveedores de audiovisuales también desempeñan un papel fundamental en la aplicación de la IA en el sector, adelantando a las empresas especializadas en la gestión de eventos y las asociaciones.

El mercado europeo lidera la adopción de IA, con un 35% de las empresas vinculadas a las industrias MICE y congresual a nivel global que la están integrando en sus procesos, mientras que Norteamérica le sigue de cerca con un 30%. Asia representa solo el 10%.

Entre los perfiles del sector que más uso hacen de esta tecnología, son los organizadores y directores de eventos quienes encabezan la lista con un 45%. Los motivos principales son mejorar la eficiencia operativa, personalizar la experiencia de los asistentes y proporcionar información basada en datos.

Los directores ejecutivos y altos cargos –incluyendo consejeros delegados, presidentes y propietarios– representan el 28% de los perfiles, con el objetivo de tomar decisiones estratégicas que impulsen el crecimiento empresarial y la ventaja competitiva.

Sin embargo, solo un 7% de los responsables de marketing y relaciones públicas utilizan la IA para desarrollar estrategias de marketing y comunicación.

Con respecto al tipo de operación en el que más se adopta, destacan las conferencias y congresos (18%), las convenciones/actividades de networking (16%) y los eventos corporativos del tipo de lanzamiento de producto o presentaciones (15%), siendo los sectores de la automoción, la sanidad, los medios de comunicación y la tecnología los más punteros a la hora de adoptar la IA.

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ZOOM PREDICE LAS TENDENCIAS EN IA PARA 2025

Los expertos de la plataforma destacan las ventajas de utilizar la tecnología para implicar a todos los miembros de la empresa en las peticiones de los clientes o mejorar y personalizar la atención que les brinda.

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Esta nueva tecnología basada en inteligencia artificial, que comenzó a probarse en 2023 en su Terminal 1, permite que los viajeros sean escaneados a una velocidad normal, sin necesidad de pararse y esperar.

Los escáneres QPS Walk2000 360° utilizan ondas milimétricas que traspasan la ropa y pueden detectar y señalar en tiempo real, a través de un avatar, los artículos potencialmente peligrosos. De esta forma, facilita que el personal de seguridad se centre solo en la zona específica indicada y no tenga que realizar de nuevo el control.

Esta iniciativa forma parte del objetivo de mejora de la experiencia de los pasajeros del Aeropuerto de Fráncfort del Meno, centrado en que estos procesos sean más rápidos y fáciles, pero manteniendo el alto nivel de seguridad.

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LA BIOMETRÍA ES YA UNA REALIDAD EN LOS AEROPUERTOS DE AENA

El proceso de registro y verificación se puede realizar online a través de la aplicación móvil de Aena o de forma presencial en los aeropuertos.

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Aplicación en MICE

La IA, especialmente la generativa –aquella que crea de cero nuevas ideas, contenidos, historias, imágenes, vídeos y música– ofrece herramientas tanto para la operativa, como para la mejora de la experiencia del asistente, el análisis de datos y la seguridad. Son varias las tareas concretas en las que se convierte en una aliada por el ahorro de tiempo que genera.

Puede predecir la asistencia y automatizar el registro de asistentes; gestionar recursos para organizar actividades más sostenibles, mantener una vigilancia avanzada en eventos, responder consultas de los asistentes mediante chatbots en tiempo real… También ofrece la recopilación de datos relacionados con acciones pasadas, que pueden ayudar en la toma de decisiones futuras. Para mejorar la experiencia de los participantes, analiza datos y ofrece posibilidades de personalización -a través de sesiones formativas, actividades, contactos para los momentos de networking…–; segmenta audiencias y campañas para lanzar mensajes adecuados a los targets seleccionados y estudia las redes sociales de los asistentes con el objetivo de descubrir sus sensaciones antes, durante y después de la operación, teniendo la oportunidad de mejorar contenidos.

Necesidad de formación

Sin embargo, como toda herramienta, antes de garantizar un buen uso es necesario conocer su funcionamiento. Por eso se impone invertir tiempo en formar a los equipos para que puedan sacar el máximo partido de las diferentes propuestas que existen hoy por hoy en el mercado.

Ante quienes temen a la IA, nada mejor que aprender a usarla para convencerse de que puede ser un aliado que les libere de tareas repetitivas y les ayude a optimizar esfuerzos… en favor de más tiempo para cuidar al cliente.

Para este tema hemos entrevistado a

JOAN CARLES DOMÈNECH, cofundador – director corporativo de MSMR Agency (España)
“El 90% de nuestros clientes ya utiliza la IA con un alto nivel de familiarización”

MARÍA TERESA UGALDE, gerente de operaciones de Grupos y Eventos en YES (México)
“Uno de los aportes de la IA es la personalización y el análisis de datos para sugerir mejores matchs en los momentos de networking”

LUPITA VILLASEÑOR, co-propietaria de Procesa Incentives (México)
“Aunque la IA nos ayuda a optimizar tiempo y recursos, el diseño y el desarrollo de una actividad depende de la sensibilidad de un humano”

MARTA ODÉRIZ, CEO de Kubalu Events (España)
“Algunos clientes pueden sentirse inseguros al dejar ciertos procesos en manos de la IA”

PABLO FERNÁNDEZ, co-fundador y socio de Xplora Events (España)
“Es una tecnología accesible, pero no es fácil de entender”

ROCÍO BARRAGÁN, coordinadora de MICE de Gema Tours (Colombia)
“Queda mucho trabajo para que entendamos que la IA no es un enemigo, sino un aliado para minimizar esfuerzos”

DIEGO BERCOVICH, propietario y director creativo de Axsion (Argentina)
“En muchos casos, se requiere la contratación de personal calificado para utilizar las herramientas de IA de manera profesional”

BÁRBARA FRAGUAS, fundadora, CEO y CCO de El Baúl De Las Piqué (España)
“Hay que explorar la IA e ir avanzando de la mano de profesionales y de formación”

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Estas innovaciones están dando lugar a una mejora en la eficiencia, la personalización y la experiencia de los clientes y los asistentes.

EVA de Eventscase

Eventscase, el software de gestión de eventos, desarrolló a mediados de año la nueva funcionalidad EVA (Event Virtual Assistant), que permite comunicarse e interactuar con los asistentes de un evento a través de WhatsApp.

Incluye el envío de notificaciones con información sobre la actividad a través de un chat que se crea de forma automática en el teléfono del participante. Asimismo, recibe la acreditación mediante un código QR. También integra un chatbot entrenado, capaz de entender y responder a cualquier cuestión planteada, usando un lenguaje natural.

Real8D – IA.Audio de Real8D 

En el primer trimestre de 2024, la empresa española Real8D creó un producto que utiliza la IA para crear sonido tridimensional real con movimiento autocontrolado, pudiendo diseñar con él escenarios virtuales para todo tipo de eventos.

Real8D – IA.Audio integra los comportamientos básicos de los sonidos en cualquier escenario, los virtualiza y reproduce de forma idéntica en otro espacio, sin necesidad de recurrir a auriculares. Reproduce audio en ocho dimensiones, con volumen y movimiento reales, creando una experiencia auditiva totalmente distinta a la que estamos acostumbrados.

“brainmap.”de AV Medios

Una de las más recientes es la de AV Medios, proveedor español de servicios audiovisuales, que ha lanzado “brainmap.”, una aplicación web de gestión de conocimiento.

Esta permite generar mapas visuales de charlas o vídeos que se cargan en la plataforma, extrayendo conceptos clave, resúmenes, temas y conexiones entre ellos. De esta manera, la compañía asegura se facilita la comprensión y el análisis de contenido verbal de forma estructurada y accesible en eventos corporativos y congresos.

IA y MICE en hotelería

Cadenas hoteleras como Radisson también han apostado por incluir la IA en sus plataformas dedicadas a la industria MICE. Radisson Meetings Dream Machine es un conjunto de tecnologías inmersivas que se ha integrado como una capa de IA generativa, que permite a los usuarios profesionales obtener inspiración creando representaciones visuales de los espacios de los hoteles para sus actividades. Así, pueden ver distintos tipos de configuración en tiempo real, ya sea utilizando un ordenador, un teléfono o unas gafas de realidad virtual.

Por su parte, RIU Hotels & Resorts presentó a finales de agosto su nuevo chatbot, llamado Claud·IA, capaz de resolver dudas de sus usuarios y de realizar reservas directamente. Además, en el caso de su establecimiento Riu Plaza España de Madrid, pone a disposición de sus clientes MICE una web espacial donde se recrean las nueve salas de conferencias del hotel, de forma que ofrece la posibilidad de organizar encuentros completamente virtuales o híbridos, usando para ello diferentes herramientas de IA.

Oficinas de turismo y convention bureaux

Los destinos tampoco se quedan atrás en materia de innovación tecnológica. Tanto para el viajero de ocio como el de negocios, el Ayuntamiento de Madrid creó en abril VisitMadridGPT, un nuevo asistente virtual basado en IA, que ayuda a inspirar al turista con recomendaciones y planes personalizados. El servicio se integra en el portal oficial de turismo de la capital española y está disponible en 95 idiomas.

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LA IA GENERATIVA ES EL ALIADO MÁS RECOMENDABLE EN EL MICE

Según afirmó Fátima Barbero en el EMA Learn celebrado en Madrid, su interés procede de la capacidad de ofrecer herramientas tanto para la operativa, como para la experiencia del asistente, el análisis y la seguridad.

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Cvent, proveedor global de tecnología para MICE, ha desarrollado el ebook gratuito “Impulsando eventos con IA: una guía práctica”, con la que los profesionales pueden descubrir:

– Cómo utilizar la IA según el rol, tanto si es un organizador de eventos como un profesional de marketing.

– Las limitaciones de las herramientas de IA y cómo solucionarlas.

– Recomendaciones de herramientas que pueden utilizar en su día a día.

– Consejos para usar los mejores prompts en ChatGPT.

La guía puede descargarse de forma gratuita a través de este enlace.

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Fátima Barbero, vicepresidenta de la asociación y directora de marketing de eventos en Forto, fue la encargada de inaugurar la temporada con su ponencia “Inteligencia artificial: optimizando la planificación de eventos”. Destacó las múltiples posibilidades que ofrece la inteligencia artificial (IA), para sacar su máximo partido de cara a la organización de una acción, ya que es capaz de imitar a la mente humana y realizar tareas por sí misma.

Ante la creencia de una parte de la sociedad de que esta tecnología –que existe desde el año 1950– plantea ciertos riesgos, Barbero aseguró que “la inteligencia artificial es una aliada, no una enemiga”, porque no es tan capaz y versátil como la mente humana.

De los diferentes tipos de IA, destacó que la generativa es la que más puede ayudar hoy en día en la planificación de eventos, ya que este sistema es capaz de generar contenido completamente nuevo, llegando a generar imágenes, música, textos y mucho más. En cuanto a su aplicación en la industria MICE, Barbero aseguró que ofrece herramientas tanto para la operativa, como para la experiencia del asistente, el análisis y la seguridad:

– Optimización de la operativa: automatización de procesos operativos y logísticos, como el registro de asistentes; análisis de marketing y publicidad para conocer los comportamientos del público; y gestión de recursos, con el objetivo de organizar actividades más sostenibles.

– Experiencia del asistente: análisis de las preferencias y comportamientos del público para ofrecer recomendaciones personalizadas; maximizar su participación e interacción con el ajuste del contenido en tiempo real; y promover un networking valioso basado en intereses comunes.

– Análisis y seguridad: monitorización y detección de amenazas, por ejemplo, mediante el reconocimiento facial; recolección de datos históricos para prever tendencias y tomar decisiones adecuadas; y evaluar la información recopilada en un evento para manejar el éxito y buscar mejoras.

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Radisson Meetings Dream Machine es un conjunto de tecnologías inmersivas que se ha integrado como una capa de IA generativa, de forma que los usuarios profesionales pueden obtener inspiración creando representaciones visuales de los espacios de los hoteles para sus actividades MICE.

Con esta nueva herramienta, los equipos de eventos de sus establecimientos podrán mostrar diferentes configuraciones de sus espacios en tiempo real, utilizando un ordenador, un teléfono móvil o unas gafas de realidad virtual.

Se trata, según la compañía, de “dar rienda suelta a la creatividad de cada uno e ir más allá de los límites convencionales, desde la conceptualización hasta la visualización”. Es posible proyectar en una sala de reuniones virtual el fondo de un océano, el corazón de un volcán, una jungla…

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