Cvent, proveedor de tecnología para MICE, ha publicado su informe anual “Cvent Planner Sourcing Report” para 2025, con las tendencias que deben tener en cuenta los organizadores a la hora de planificar sus operaciones. Para ello, ha encuestado a más de 500 profesionales de la industria en Norteamérica.
Según el estudio, los planificadores prevén que la demanda de reuniones y eventos siga aumentando y la mayoría (82%) tiene una opinión positiva del sector. Asimismo, revela que el 89% de los organizadores prevé en 2025 un aumento del 11% de las reuniones presenciales y del 20% de las virtuales, con respecto al año anterior.
Por otro lado, el 74% espera que los costes derivados de la organización aumenten el año que viene y el 70% cree que los presupuestos también aumentarán para poder enfrentarse a este cambio.
Búsqueda de espacios
Otra conclusión de la encuesta es que los organizadores necesitan más tiempo y recursos, por lo que cada vez confían más en la tecnología para la búsqueda de espacios.
El 49% dedica más tiempo a utilizar herramientas tecnológicas para revisar las especificaciones de las sedes de sus operaciones, el 38% se basa en las opiniones de otros profesionales del sector y el 35% consulta fotos y vídeos.
Asimismo, el 23% afirma que es todo un reto entender cómo el espacio se adaptará a sus necesidades y cumplirá con las expectativas, mientras que el 21% asegura que la parte más difícil es investigar las características, las capacidades y los servicios ofertados por los venues.
El 27% de los participantes cree que las reuniones sencillas aumentarán en 2025, pero el 84% considera más probable que elija el espacio si puede hacer la reserva de forma online.
Personalización
La mayoría de los planificadores (80%) quiere respuestas a sus solicitudes en cuatro días o menos. Según el 32%, la principal causa de la lentitud de respuesta es la escasez de personal y el 20% considera que los lugares de celebración podrían mejorar estos plazos.
El 22% de los encuestados también demanda una mayor personalización de las propuestas y el 19% piensa que podrían mejorar la transparencia de la propuesta. Esto cobra más sentido si se tiene en cuenta que los organizadores dedican más tiempo a negociar con los hoteles y venues (43%) y a crear solicitudes de propuestas únicas (35%) para enviarlas a los mismos.
Tipos de espacios
La mitad de organizadores afirma que está buscando espacios para eventos especiales (49%), frente al 17% del año anterior, siendo los más demandados los centros de convenciones (45%), los restaurantes (37%), las galerías de arte (26%) y los estadios/arenas (26%).
Para el 40%, el aumento de la popularidad está relacionado con los costes, mientras que el 37% cita la experiencia de los asistentes, con paquetes que incluyen actividades integradas o un telón de fondo que les entusiasma, y, por tanto, se vuelven más deseables.
Preocupaciones y prioridades
Ante la situación de inflación económica y la inestabilidad geopolítica a nivel mundial, de cara al próximo año, las principales preocupaciones de los encuestados son no salirse del presupuesto establecido (31%) y los costes del evento (30%).
Asimismo, casi el 35% prioriza las medidas de ahorro, aunque para ellos mantener las relaciones con sus hoteles y venues favoritos sigue siendo una prioridad absoluta. En este sentido, el 94% afirma que aumentaría su presupuesto solo para reservar en su lugar preferido, aunque, en torno al coste, el 97% cambiaría de un hotel o lugar preferido a otra alternativa por ahorrarse hasta un 20%.
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