Según CWT Meetings & Events, la digitalización y el foco en la sostenibilidad está definiendo ya el futuro de los eventos. Sin embargo, de acuerdo con el Informe 2020 sobre tendencias, existen otras realidades que impulsarán grandes cambios a partir del próximo año.
A nivel global, hay tres tendencias que marcarán el 2020:
1. La explosión de lo experiencial
Habrá una mayor demanda por eventos que busquen lo experiencial. Esto irá empujado tanto por el creciente número de millennials que está ingresando en la fuerza laboral como por el deseo netamente humano de vivir experiencias significativas que dejen huella. Por un lado, se potenciarán las experiencias multisensoriales diseñadas para cautivar a los asistentes y conseguir una mayor implicación entre la audiencia y el contenido. Esto permitirá una comprensión más profunda de los mensajes y una conexión más significativa con la marca. Por otro lado, se favorecerá una mayor personalización impulsada por la disponibilidad de mayor cantidad de datos, lo que permitirá a los asistentes crear sus propias experiencias dentro de los eventos.
2. Nuevas fórmulas de explotar la creatividad
La creatividad en los eventos seguirá siendo clave y en 2020 se manifestará a través de nuevas fórmulas. Una de ellas consistirá en jugar con el montaje de las salas. Desde la disposición en círculo que permite a los asistentes sentirse más cerca de la acción, hasta la colocación de distintos tipos de asiento -cómodos y mullidos asientos cercanos al estrado y sillas altas en el fondo para alentar la puntualidad-.
Otra fórmula tendrá que ver con el contenido. Este se aligerará y las ponencias se mezclarán con periodos que fomenten el engagement y el descubrimiento. Los tiempos de descanso para hacer cortas sesiones de yoga o incluso caminar por los jardines de los recintos también serán clave para mejorar la atención y el recuerdo. La tecnología seguirá evolucionando y ofreciendo muchas posibilidades para sorprender a la audiencia.
Por ejemplo, para incentivar a los asistentes a acudir a un booth específico, a un taller de capacitación o a una nueva experiencia, los organizadores de eventos pueden crear «geovallas», una especie de frontera virtual que genera alertas en los teléfonos móviles de los asistentes si salen del espacio de reuniones.
3. La necesidad de crear planes de contingencia
En 2020, los destinos secundarios e incluso terciarios cobrarán mayor relevancia, algo que puede dejar expuestos a los asistentes si surge algún tema médico o incluso de seguridad física ya que, tradicionalmente, estos cuentan con infraestructuras menos robustas. Para adelantarse a esto, los organizadores de reuniones tendrán que considerar la creación de planes de contingencia que ayuden a la gestión de riesgos. Por ejemplo, contratando a empresas especializadas en riesgos médicos y de seguridad que realicen evaluaciones del recinto de celebración, de las actividades que vayan a realizarse fuera del mismo, de las condiciones alrededor del hotel, de los riesgos asociados con traslados entre los diferentes recintos, así como de los hospitales e instituciones de salud de la ciudad sede.
A nivel regional: eventos más grandes en Latinoamérica
Normalmente la mayoría de los eventos de Latinoamérica suelen ser reuniones de hasta 30 delegados pertenecientes a empresas de cuidados para la salud y farmacéuticas. Se trata principalmente de capacitaciones o reuniones de ventas, y cerca del 75 % de las mismas tiene una duración de uno a dos días. No obstante, esta tendencia va a cambiar. Conforme las empresas se globalizan quieren consolidar sus eventos a nivel regional, realizando reuniones o convenciones más grandes para mejorar su logística y generar economías de escala. Esto permite una mayor inversión en contenido, la contratación de ponentes externos e incluso un aumento de la cantidad de días para hacer la reunión aún más efectiva.
Mayor tiempo de antelación en la organización
Típicamente en Latinoamérica los eventos se realizaban con una anticipación de entre 30 a 45 días. Esto dificultaba la organización, especialmente a la hora de conseguir el recinto ideal y suficiente alojamiento. Cada vez más empresas están realizando cambios para obtener una mejor gestión de su programa de eventos, incluyendo planear sus eventos con mayor anticipación. Esta tendencia continuará en 2020.