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LA NECESIDAD DE CREATIVIDAD MARCARÁ EL 2020
Según CWT Meetings & Events, la digitalización y el foco en la sostenibilidad está definiendo ya el futuro de los eventos. Sin embargo, de acuerdo con el Informe 2020 sobre tendencias, existen otras realidades que impulsarán grandes cambios a partir del próximo año.
A nivel global, hay tres tendencias que marcarán el 2020:
1. La explosión de lo experiencial
Habrá una mayor demanda por eventos que busquen lo experiencial. Esto irá empujado tanto por el creciente número de millennials que está ingresando en la fuerza laboral como por el deseo netamente humano de vivir experiencias significativas que dejen huella. Por un lado, se potenciarán las experiencias multisensoriales diseñadas para cautivar a los asistentes y conseguir una mayor implicación entre la audiencia y el contenido. Esto permitirá una comprensión más profunda de los mensajes y una conexión más significativa con la marca. Por otro lado, se favorecerá una mayor personalización impulsada por la disponibilidad de mayor cantidad de datos, lo que permitirá a los asistentes crear sus propias experiencias dentro de los eventos.
2. Nuevas fórmulas de explotar la creatividad
La creatividad en los eventos seguirá siendo clave y en 2020 se manifestará a través de nuevas fórmulas. Una de ellas consistirá en jugar con el montaje de las salas. Desde la disposición en círculo que permite a los asistentes sentirse más cerca de la acción, hasta la colocación de distintos tipos de asiento -cómodos y mullidos asientos cercanos al estrado y sillas altas en el fondo para alentar la puntualidad-.
Otra fórmula tendrá que ver con el contenido. Este se aligerará y las ponencias se mezclarán con periodos que fomenten el engagement y el descubrimiento. Los tiempos de descanso para hacer cortas sesiones de yoga o incluso caminar por los jardines de los recintos también serán clave para mejorar la atención y el recuerdo. La tecnología seguirá evolucionando y ofreciendo muchas posibilidades para sorprender a la audiencia.
Por ejemplo, para incentivar a los asistentes a acudir a un booth específico, a un taller de capacitación o a una nueva experiencia, los organizadores de eventos pueden crear «geovallas», una especie de frontera virtual que genera alertas en los teléfonos móviles de los asistentes si salen del espacio de reuniones.
 

3. La necesidad de crear planes de contingencia
En 2020, los destinos secundarios e incluso terciarios cobrarán mayor relevancia, algo que puede dejar expuestos a los asistentes si surge algún tema médico o incluso de seguridad física ya que, tradicionalmente, estos cuentan con infraestructuras menos robustas. Para adelantarse a esto, los organizadores de reuniones tendrán que considerar la creación de planes de contingencia que ayuden a la gestión de riesgos. Por ejemplo, contratando a empresas especializadas en riesgos médicos y de seguridad que realicen evaluaciones del recinto de celebración, de las actividades que vayan a realizarse fuera del mismo, de las condiciones alrededor del hotel, de los riesgos asociados con traslados entre los diferentes recintos, así como de los hospitales e instituciones de salud de la ciudad sede.

A nivel regional: eventos más grandes en Latinoamérica

Normalmente la mayoría de los eventos de Latinoamérica suelen ser reuniones de hasta 30 delegados pertenecientes a empresas de cuidados para la salud y farmacéuticas. Se trata principalmente de capacitaciones o reuniones de ventas, y cerca del 75 % de las mismas tiene una duración de uno a dos días. No obstante, esta tendencia va a cambiar. Conforme las empresas se globalizan quieren consolidar sus eventos a nivel regional, realizando reuniones o convenciones más grandes para mejorar su logística y generar economías de escala. Esto permite una mayor inversión en contenido, la contratación de ponentes externos e incluso un aumento de la cantidad de días para hacer la reunión aún más efectiva.
Mayor tiempo de antelación en la organización
Típicamente en Latinoamérica los eventos se realizaban con una anticipación de entre 30 a 45 días. Esto dificultaba la organización, especialmente a la hora de conseguir el recinto ideal y suficiente alojamiento. Cada vez más empresas están realizando cambios para obtener una mejor gestión de su programa de eventos, incluyendo planear sus eventos con mayor anticipación. Esta tendencia continuará en 2020.

GBTA ANALIZA LAS TENDENCIAS EN EL BUSINESS TRAVEL

La globalización, el aumento de profesionales pertenecientes a la generación de los millennials y la interrupción o fragmentación de proveedores son las tendencias que tendrán un mayor impacto en la industria de los viajes de negocios, según un informe de GBTA (la asociación global de viajes corporativos, por sus siglas en inglés), en asociación con Cvent. También apunta a un mayor enfoque en la seguridad del viajero y la implementación de tecnología, que plantean nuevos retos para el sector.

Según el informe, uno de cada cuatro buyers encuestados afirma que el 40% de su plantilla está compuesta por millennials. Más de la mitad cree que los jóvenes profesionales tienden a cuestionar más la política de viajes corporativa y el 73% afirma que esta generación prefiere usar herramientas de consumo público. A pesar de ello, solo un 20% de los encuestados ha adaptado su política en respuesta a las demandas de este grupo.

También los avances tecnológicos han mejorado los procesos, pero siguen sin influir en las políticas corporativas. El 70% de los encuestados espera invertir más en tecnología en los próximos cinco años y el 42% afirma que las innovaciones tienen un impacto entre moderado y grande en sus programas de viajes. No obstante, solo el 32% ha cambiado su política en respuesta a la nueva tecnología, mientras que el 54% lo ha hecho para responder a la mayor preocupación por la seguridad.

La integración de la tecnología es también una prioridad a la hora de elegir proveedores, pero solo el 41% de buyers combinan los datos de hoteles o empresas de gestión de viajes con los datos de sus propias herramientas de gestión de eventos, y aún menos con sus herramientas de seguridad (47%), reservas online (36%) o gestión de gastos (18%).

EL 30% DE LOS VIAJES DE NEGOCIOS SE AUTOGESTIONA

El 30,2% de los viajes de negocios los organizan los propios profesionales, según una encuesta de la startup española de reservas de alojamiento, Homelike, que apunta que son pocas las compañías que cuentan con departamentos encargados de gestionar este tipo de desplazamientos. El estudio señala que la integración de motores de búsqueda de gestión de viajes dentro de las empresas reduciría este porcentaje.

Los asistentes personales gestionan el 19% de los viajes de negocios, sobre todo en el caso de trabajadores con edades comprendidas entre los 35 y los 44 años, mientras que los millennials tienden más a utilizar gestores de viajes especializados, un servicio por el que opta el 17,3% de los viajeros. En el 13,2% de los casos, sobre todo para empleados de entre 18 a 24 años de edad, son los jefes quienes se encargan directamente de la gestión del desplazamiento, mientras que solo el 13% de los encuestados afirma que sus viajes los organiza el departamento de recursos humanos.

LOS VIAJES DE NEGOCIOS ESTIMULAN LA PRODUCTIVIDAD

Seis de cada diez profesionales, sobre todo los millennials, se sienten más creativos y productivos cuando viajan por negocios y tienen reuniones cara a cara, según un informe de CWT. Los españoles superan la media tanto europea como global, y el 75% afirma que el business travel estimula su productividad mientras que el 68% es más creativo.

Los millennials americanos son los que mejor responden a los viajes de negocios, sintiéndose más creativos y productivos en el 77% de los casos. Sin embargo, dejando a un lado las diferencias generales, los más estimulados son los viajeros de la región de Asia Pacífico (el 65% es más creativo y el 64% más productivo), y los que menos, con la excepción de España, los europeos (53% y 51% respectivamente).

El informe también demuestra el valor de la colaboración cara a cara: únicamente el 30% de los encuestados afirma ser más productivo trabajando solo, y el 14% cuando lo hace en remoto. En el caso de España, el 29% prefiere trabajar solo y el 9% prefiere hacerlo de forma remota, mientras que el 62% es más productivo en encuentros cara a cara, nuevamente por encima de la media europea (53%).

AUMENTA LA DEMANDA DE VENUES ALTERNATIVOS

La demanda por venues alternativos para eventos, como por ejemplo museos, edificios históricos, estadios o teatros, es cada vez mayor debido al cambio generacional, según afirman los organizadores del salón IBTM World. Los jovenes profesionales (millennials y generación Z) buscan espacios con un factor «wow», que inspiren y favorezcan el engagement de los asistentes, dejando en ellos un recuerdo imborrable.

La personalización de los eventos también es importante para las nuevas generaciones, así como el que sea una experiencia atractiva que puedan mostrar en canales como Instagram. Según un estudio de Eventbrite, el 48% de los millennials afirma que asiste a eventos para tener algo que compartir en redes sociales, y el 78% confiesa que disfruta viendo los posts de otros profesionales.

El salón IBTM World, que tendrá lugar en Barcelona del 19 al 21 de noviembre, y en el que el Grupo PUNTO MICE será nuevamente media partner, ofrece a los venues la oportunidad de mostrar la flexibilidad su oferta del modo más dinámico e impactante posible.

LOS MILLENNIALS QUIEREN NETWORKING, PERO ACOMPAÑADOS

El 85% de profesionales MICE pertenecientes a la generación de los millennials considera los eventos de networking como un aspecto importante de su trabajo. Se trata de un porcentaje mayor que en otros grupos, donde la media es el 59%, según una encuesta realizada por los organizadores del salón The Meetings Show que se celebrará en Londres el 26 y 27 de junio.

Por otro lado, la mayoría de los millennials (el 85%) prefiere asistir a este tipo de eventos con otros compañeros y no solos, mientras que el 36,4% de profesionales de edades entre 31 y 45 años, con más experiencia, opta por ir por su cuenta.

Los motivos para asistir a eventos de networking también varían entre las generaciones. Mientras que para los más jóvenes es una forma de hacer nuevos contactos (motivo citado por el 80%) y elevar su perfil en la industria (71%), más de la mitad de los profesionales mayores de 30 años lo hace para generar leads o reunirse con sus contactos y amigos en el sector.

La encuesta también concluye que el momento óptimo para celebrar estos eventos es entre semana, con el 69% de los encuestados optando por el miércoles, y el lugar no debe estar a más de una hora de distancia. En cuanto al formato, aunque las actividades en grupo son las más populares en general (53%), el 70% de los mayores de 46 años prefiere cenas con rotación de asientos, y los meeting planners de edades entre 31 y 45 años prefieren un networking basado en citas.

LOS VIAJEROS PREFIEREN PERDER EL VUELO ANTES QUE SU EQUIPAJE

Dos de cada tres viajeros de negocios a nivel global, y aún más (71%) en Asia-Pacífico, prefieren los asientos de ventana a los de pasillo, y más de la mitad (52%) preferiría perder su vuelo antes que sus maletas, según un informe de CWT. La mayoría de los encuestados (89%) está dispuesto a compartir sus preferencias de viaje con aplicaciones o con el personal de las agencias, y destaca también la predilección general por el uso de taxis (54%) frente al transporte compartido, sobre todo en Europa.

El estudio sobre las preferencias de los viajeros en Europa, Asia-Pacífico y las Américas muestra también diferencias según país, sexo y edad. Los españoles (79%), y los mexicanos (83%) son los más propensos a alquilar un vehículo antes que usar transporte público. De todos los encuestados, los norteaméricanos son los únicos que prefieren alojarse en un hotel en el que puedan acumular puntos de un programa de fidelización a elegir una ubicación deseable. También, junto con los japoneses, son los únicos que prefieren los desplazamientos domésticos a los viajes internacionales.

Según el informe, la mayoría de los viajeros prefiere no tener internet a bordo del avión a sentarse junto a un desconocido parlanchín, a excepción de chinos, mexicanos y argentinos. Existe también una marcada diferencia en este aspecto entre las generaciones, con los millennials siendo los más reacios a no poder conectarse en el avión.

EL 90% DE MILLENNIALS PRACTICA EL BLEISURE

La práctica del bleisure, la combinación de ocio y negocio en los desplazamientos, gana cada vez más adeptos, sobre todo entre los viajeros más jóvenes. El 90% de los millennials reconoce haber extendido sus viajes de empresa por placer en el último año, comparado con el 81% de la llamada Generación X (nacidos entre 1960 y 1980) y el 80% de Baby Boomers (los nacidos después de la Segunda Guerra Mundial), según una encuesta de National Car Rental.

La mitad (49%) de los millennials que eligen esta opción lo hacen para ahorrar dinero en sus vacaciones, y el 33% viaja acompañado, algo que es menos frecuente entre los viajeros de generaciones anteriores. A los jóvenes también les gusta más presumir de sus experiencias de bleisure en redes sociales (el 72% lo hace), aunque, por otro lado, el 46% opta por no decírselo a sus jefes.

Todos los viajeros, de cualquier generación, que han incorporado elementos de ocio en sus desplazamientos por trabajo reconocen que esto les hace más felices. El 93% confiesa estar satisfecho con su calidad de vida, comparado con el 75% de aquellos que no hacen bleisure. También tienden a llevar una dieta más saludable (en el 42% de los casos, comparado con el 29% en viajes puramente de negocios) y hacer ejercicio durante estas salidas (el 57% frente al 31%).

La segunda encuesta anual de National Car Rental sobre business travel recogió las opiniones de unos 1.000 viajeros frecuentes de Estados Unidos, de edades entre 25 y 65 años.

LAS REUNIONES SE DEBEN ADAPTAR A LOS MILLENNIALS

Los meeting planners deben adaptar su oferta a los requisitos de los millennials, que esperan encontrar tecnología de última generación, con múltiples puntos de conexión para sus dispositivos móviles, y una distribución de los asientos menos convencional que facilite la interacción en las reuniones y convenciones, según el análisis de tendencias de la empresa global de hostelería Benchmark.

El auge de la economía compartida hace que más jóvenes profesionales estén dispuestos a compartir alojamiento pero, por otro lado, requieren salas donde puedan tener conversaciones privadas. Los millennials también tienen distintas preferencias en los ejercicios de teambuilding, decantándose por actividades gastronómicas y aquellas que desarrollan habilidades que pueden usar tanto en la vida privada como profesional.

Otras tendencias destacadas en la organización de reuniones incluyen la necesidad de ofrecer una conexión wifi rápida y, sobre todo, segura, un menú saludable con productos locales y actividades que favorezcan el bienestar de los asistentes, como yoga o meditación durante los descansos.

 

 

 

 

LOS HOTELES APUESTAN POR LOS ESPACIOS DE COWORKING

Cada vez hay más hoteles que incorporan espacios de coworking, en los que huéspedes y locales se reunen para trabajar y socializar, según un estudio de la consultoría Horwath HTL. AccorHotels, por ejemplo, recientemente anunció un acuerdo con Nextdoor para poner a prueba esta oferta en su hotel Mercure Paris Montmartre Sacré Coeur.

El coworking es una tendencia al alza, sobre todo entre la generación de los millennials y los llamados nómadas digitales, trabajadores independientes que operan de forma remota desde cualquier lugar y no una oficina fija, ayudados por la nueva tecnología. Se trata de un grupo cada vez más numeroso, lo que ha llevado a un aumento de los espacios de coworking en todo el mundo. Se espera que existan más de 26.000 oficinas de este tipo en 2020, muchas de ellas en hoteles.

Con la inclusión de espacios de coworking, los hoteles ofrecen a este grupo de viajeros un lugar donde pueden trabajar juntos o en solitario, además de descansar. Algunos hoteles incluso facilitan las conexiones entre sus huéspedes organizando eventos y creando comunidades, en las que también participan residentes locales.

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