Cvent, proveedor global de tecnología para MICE, ha publicado la edición europea de su informe anual sobre las tendencias de contratación de profesionales de eventos, en el que se perfilan las preferencias de más de 600 organizadores de Europa en cuanto a diversos temas.
El “Planner Sourcing Report Europe 2025” confirma que el 90% de los planificadores se siente muy positivo sobre el estado actual del sector y más de la mitad espera que este año aumenten las reuniones presenciales en su oficina (59%), así como las que tienen lugar fuera de la misma (60%).
A pesar de estas perspectivas optimistas, los organizadores encuestados tienen algunas preocupaciones, como no salirse del presupuesto (36%), la gestión del tiempo (31%) y el coste de las operaciones (29%). Afortunadamente, el 60% de los planificadores espera que su presupuesto aumente para hacer frente al aumento previsto de los precios.
La sostenibilidad también es una de las preocupaciones de los organizadores en el proceso de planificación de sus operaciones. Al 23% le preocupa mantener un compromiso con esta materia.
Con respecto a los destinos seleccionados, se registran cambios con respecto a 2024. Actualmente, el 46% de los participantes en el estudio recurren a Europa Occidental, un 20% menos que el año pasado. Mientras tanto, Europa Oriental y Septentrional han aumentado su popularidad un 26%, frente al 19% de 2024. Otro 24% apuesta por Norteamérica, que supone un incremento significativo respecto al 15% del año anterior.
Uso de la tecnología
También se detecta en este informe de Cvent que los organizadores necesitan más tiempo y recursos para llevar a cabo su trabajo diario, por lo que confían más en la tecnología para la búsqueda de espacios de celebración.
En cuanto al uso de internet para la búsqueda específica de información, el 42% dedica más tiempo a revisar diagramas y especificaciones de espacios para eventos; el 38% negocia las tarifas de contratación y los servicios con los distintos espacios y el 37% lee reseñas de otros usuarios.
Requisitos de las sedes
Asimismo, el 83% de los planificadores demanda mayor antelación en la respuesta por parte de hoteles y venues, en cuatro días o menos; el 20% reclama una mejora en la personalización de las propuestas y el 21% mayor transparencia.
El 22% de encuestados afirma que entender cómo el espacio satisfará sus necesidades es un gran reto, mientras que el 20% afirma que investigar las especificaciones, capacidades y servicios es la parte más difícil.
Experiencia del asistente
Los organizadores coinciden en que medir el éxito de un evento depende de varios factores, como el compromiso de los asistentes (30%), la asistencia (28%), el retorno de la inversión (25%) y los comentarios positivos de los asistentes (25%).
El 26% (que aumenta al 36% en España) asegura que una mala experiencia de los asistentes le llevaría a no volver a elegir un espacio en el futuro. Y el 33% cree que una mala experiencia es el mayor impacto de la escasez de personal en hoteles y venues.
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