Más de 200 empresas jóvenes con iniciativas vinculadas a la sostenibilidad de las operaciones MICE, nuevas tecnologías para mejorar la experiencia del evento o la creación de un impacto duradero, participan en el proyecto. Entre ellas, 30 tendrán la oportunidad de presentarse ante una audiencia de asesores experimentados e inversores interesados en financiar iniciativas en el sector.

Varias sesiones en el marco de IBTM World

IBTM Ignite ofrecerá una combinación de diferentes formatos. El Future Stage albergará las 30 presentaciones de innovadores emergentes, seguidas de la participación de los diferentes inversores presentes. El pabellón BEFuture ofrecerá un espacio exclusivo en la zona de exposición para que las start-ups presenten sus productos y servicios. El segundo día de IBTM World (19 de noviembre), el Ignite Lounge ofrecerá un entorno informal para reuniones individuales con inversores, asesoramiento experto en marketing, planificación financiera, captación de fondos y técnicas de venta.

IBTM Ignite se llevará a cabo en colaboración con BEFuture, un proyecto financiado por la Unión Europea dedicado a impulsar un cambio positivo en el sector de los eventos empresariales. Busca fomentar la inversión en proyectos de empresarios emergentes. Entre los asesores de IBTM Ignite se encuentran Eva López Álvarez, CEO de Grupo PUNTO MICE; Lori Pugh, de MPI (Meeting Professionals International); Max Fellows, de la consultora allpoints; Sonia Serracarbassa, directora de Catalunya Convention Bureau / BEFuture; Richard Morris, de Active Media Events; y Julius Solaris, de Boldpush.

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Según los ponentes, los encuestados coinciden en afirmar que el viaje de incentivo es un elemento estratégico cuya valoración va en aumento, especialmente por las oportunidades que genera a la hora de atraer y retener talento, la recompensa que representa un viaje por encima de otro tipo de incentivos, desarrollar nuevas competencias entre los participantes o reunir a equipos que trabajan a distancia. A este respecto se destacó el valor que se le otorga en algunos mercados el viaje como recompensa al trabajo, con Italia a la cabeza. La importancia del impacto que la operación tiene en el entorno natural, económico y social, también está creciendo.

Factores de riesgo

Entre aquellos factores que pueden suponer una amenaza al creciente desarrollo de los viajes de incentivo, el informe destaca el aumento de los costes y la inflación, la falta de talento en el sector, la planificación con una antelación demasiado escasa, que puede provocar la ausencia de determinadas prestaciones y/o servicios que conlleven la cancelación, la inestabilidad política y económica a nivel internacional y el peso de la sostenibilidad a la hora de realizar algunas operaciones que pueden generar una imagen negativa. No obstante, los ponentes presentaron el peso de la sostenibilidad como una oportunidad para hacer viajes de incentivo más comprometidos, aunque mostrando que que el 24% de las empresas de oeste europeo ve difícil justificar a medio plazo los incentivos con vuelos de largo recorrido en un contexto de cambio climático.

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La temática de la sesión giró en torno a “Viajes y sostenibilidad: un compromiso (im)posible”. Mohamed Mezghani, Secretario General de UITP (International Association of Public Transport), destacó el atractivo de destinos como Ámsterdam por las amplias posibilidades que ofrece para desplazarse en transporte público.

Nata Nambatingué, Director de Congresos y Eventos de ESC (European Society of Cardiology), afirma que muchos profesionales ya preguntan si merece la pena desplazarse para un congreso de dos días cuando estar presente supone realizar un viaje de larga distancia “y solicitan que el contenido les llegue a ellos en lugar de al revés”. Destacó algunas iniciativas a nivel regional como grupos de participantes que decidieron llegar a uno de sus congresos en bicicleta, “y esto tuvo un gran impacto en las redes sociales”.

Defendió un buen tratamiento de los residuos, priorizando las construcciones que se puedan reutilizar, y una mejor gestión de la comida, remarcando “la imprescindible implicación de los venues en la reducción de la energía consumida”.

“El 75% de las emisiones que genera un viaje, de media, se deben al transporte y la tecnología no permitirá en la próxima década que esto se reduzca considerablemente, por lo que algo tenemos que hacer como viajeros profesionales”, aseguró Elke Dens, Global Director of Programmes en The Travel Foundation. Propone como alternativa combinar los desplazamientos profesionales con los vacaciones. También, que ciertas iniciativas sostenibles sean premiadas de algún modo por parte de los organizadores.

“Dejar de viajar es incompatible con la actividad de las asociaciones, no tenemos más opción que hacerlo”, argumentó Morrisey. “Pero se puede mejorar la información que se les da a los delegados”, suministrándoles todos aquellos datos que les permitan plantearse ir a pie hasta el lugar del congreso o utilizar algún transporte público.

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Según un estudio del buscador de ofertas de empleo Zippia, el 89% de los trabajadores afirma haber padecido desgaste profesional en el pasado año, con síntomas que incluyen el agotamiento físico y emocional, y sentirse atrapado, vencido o impotente.

Por sexto año consecutivo, el índice World Happiness Report nombró a Finlandia como el país más feliz del mundo, algo que IBTM World corrobora nombrando a Helsinki como la mejor ciudad del mundo para trabajadores que sufran de desgaste profesional. Le siguen Copenhague, Viena, Estocolmo, Oslo, Ámsterdam, y las australianas Melbourne, Sydney y Brisbane. Madrid es la primera recomendación en España, en el puesto 34, y Buenos Aires el primer destino latinoamericano, en el puesto 54.

El estudio destaca a Reikiavik como la ciudad con la menor polución acústica, mientras que la capital lituana, Vilnius, obtuvo la mayor puntuación por la calidad de sus espacios verdes y Basel, en Suiza, es la ciudad con el aire más limpio. Los holandeses son los que trabajan menos horas por semana (un promedio de 30), mientras que en las ciudades portuguesas es donde se duerme más (nueve horas y 19 minutos por término medio cada noche) y Perú es el país con más días de vacaciones pagadas (42 al año).

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Entre otros, aconsejan stands abiertos para facilitar el movimiento de las personas, con un flujo unidireccional, y procurar que los espacios para reuniones sean también abiertos, o dispongan de mámparas separatorias. También es aconsejable dejar un perímetro de un metro libre alrededor del stand, y calcular cuántas personas pueden estar en el espacio manteniendo siempre la distancia de seguridad de 1,5 metros, requerida por las autoridades españolas.

Los expositores deberían asimismo evitar dar regalos y materiales que requieran contacto físico, y en su lugar ofrecer folletos en formato electrónico, más sostenibles. También se recomienda evitar las recepciones o degustaciones dentro del stand, para evitar aglomeraciones. Al mismo tiempo, es importante que comuniquen claramente a los visitantes qué medidas han adoptado para garantizar su seguridad, además de ofrecer gel hidroalcohólico a la entrada y salida del stand.

IBTM World cuenta con un equipo de diseñadores que pueden ayudar a los expositores a crear un espacio que sea seguro a la vez que impactante, con métodos como la colocación de logos en lo alto para que se vean a distancia, o el uso de imágenes de gran tamaño que llamen la atención del visitante.

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Durante cuatro días, unos 600 expositores, 600 hosted buyers y más de 3.000 visitantes profesionales podrán asistir a reuniones pre-concertadas y un programa de sesiones educativas en la plataforma online facilitada por la empresa Sector Global. El programa de ponencias se centrará en una región cada día, empezando con Asia-Pacifico el 28 de junio, las Américas el 29 de junio, Oriente Medio y África el 30 de junio y Europa el 1 de julio. En cada jornada se analizará la situación en cada región y las perspectivas de recuperación del sector MICE.

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En su análisis del pasado, presente y futuro del sector, la red de agencias señala que la mayoría de las empresas (58%) espera alcanzar el mismo volumen de encuentros que el año pasado en el 2022. Para la reactivación será importante alinear los objetivos de la dirección de la empresa con los de diferentes departamentos, como marketing, ventas o recursos humanos. Según el informe, la pandemia ha puesto en evidencia que es más importante controlar la política de eventos, convenciones y viajes de incentivo que la de los viajes de negocios. Las empresas introducirán cambios en sus programas de MICE incluyendo nuevos requisitos para la  aprobación previa (16%) o introduciendo la demanda de mayor flexibilidad (14%).

La interacción y participación del público es el principal reto en los eventos virtuales (19%), seguido por el conocimiento de la plataforma tecnológica (15%) y las habilidades del equipo interno (12%). A la hora de volver a organizar encuentros cara a cara, la seguridad es la principal consideración que determinará las decisiones. Entre los principales retos que afrontar en los encuentros presenciales, destacan la necesidad de mantener la distancia social, tanto en el evento como en el medio de transporte (17%), la imposición de cuarentenas (14%) y los riesgos para la salud una vez de regreso a casa (14%).

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La directora ejecutiva de EIGHT PR & Marketing explicó que la pandemia ha hecho que la previsión de crecimiento de la economía global en 2020, que era del 2,3% para este año, cayese al 2,5% de desaceleración, aunque existe optimismo para este año, con un incremento previsto del 5,4%. La recuperación más rápida se registrará en la región de Asia-Pacífico. Igualmente se mantiene la confianza en la recuperación del sector MICE, aunque será lenta y 2021 un año difícil. Los viajes de incentivo no se recuperarán hasta el 2022 o 2023 y comenzará con desplazamientos locales.

Adaptación al cambio generacional
De cara al futuro, el sector ha de considerar la gestión de riesgos y adoptar mayor flexibilidad. También ha de tener en cuenta el cambio generacional, con la llegada de los profesionales centennials, mientras que la generación de millennials ocupa ya cargos directivos y son responsables de la toma de decisiones, lo que implica un cambio en los valores corporativos. Se buscará nuevo contenido social y experiencias personalizadas, pudiendo elegir entre diferentes opciones.

La sostenibilidad continuará siendo cada vez más importante, adaptada a las posibilidades de cada cliente y con un mayor enfoque en la innovación y necesidad de demostrar la contribución positiva de los eventos. En cuanto a la seguridad, no solo hay que pensar en los riesgos de las pandemias, sino en aspectos como la inestabilidad política o la protección de datos. Turner destacó la falta de diversidad y acciones inclusivas en la industria MICE, algo que importa mucho a las nuevas generaciones. La pandemia ha hecho reconsiderar la relación entre las personas y con el planeta. “Los organizadores de eventos tendrán que pensar más como medios de comunicación”, concluyó.

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El programa, solo para invitados, ofrece a los profesionales más expertos la oportunidad de aprender, hacer nuevos contactos y compartir sus opiniones y mejores prácticas en un ambiente más íntimo. Incluye también un tour exclusivo de Barcelona y una experiencia gastronómica. Las sesiones incluirán un análisis en profundidad de la experiencia de los eventos y la aplicación de la marca corporativa en el diseño de los encuentros, así como un debate sobre cómo superar los principales retos y la presentación de un caso de estudio sobre engagement.

La feria IBTM World 2019, en la que una vez más el Grupo PUNTO MICE será media partner, tendrá lugar en Fira Barcelona del 19 al 21 de noviembre.

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La personalización de los eventos también es importante para las nuevas generaciones, así como el que sea una experiencia atractiva que puedan mostrar en canales como Instagram. Según un estudio de Eventbrite, el 48% de los millennials afirma que asiste a eventos para tener algo que compartir en redes sociales, y el 78% confiesa que disfruta viendo los posts de otros profesionales.

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