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Gestión de viajes

LA INTEGRACIÓN TOTAL DE LA GESTIÓN DE VIAJES GANA ADEPTOS

Mejorar el control de los gastos (70%), la experiencia del viajero (65%) y la seguridad (58%) son las prioridades de los travel managers a la hora de integrar la gestión de los viajes de negocios en un único proceso, según un estudio realizado por ACTE (la asociación de ejecutivos de viajes corporativos, por sus siglas en inglés) en colaboración con American Express Global Business Travel (GBT). Aunque el objetivo sigue siendo una integración total de principio a fin, desde la reserva al pago final, el 72% de los encuestados afirma que sus programas de viajes están ya integrados en algún punto.

El estudio examina cómo la evolución de la tecnología y las necesidades de diferentes grupos de interés en las compañías crean tanto barreras como puertas de entrada a una verdadera integración de los programas de viajes. Entre los obstáculos citados destacan el no poder cuantificar el retorno de la inversión (22%), la falta de recursos (25%), la percepción de falta de apoyo interno y de las partes involucradas (30%) y, aún más, la falta de voluntad para adoptarse y adoptar las herramientas por parte de los viajeros (37%).

Las herramientas online de auto-reserva son el elemento integrador más común entre los programas de viajes de los encuestados (92%), seguidos de las tarjetas corporativas (74%) y las plataformas de gestión de gastos (60%). Por otro lado, se observa cómo los pagos virtuales integrados, que ayudan al seguimiento de los gastos y a evitar el fraude, pueden ir convirtiéndose poco a poco en un factor clave en la integración, sobre todo en compañías que cuentan con viajeros menos tradicionales, según un 27% de los encuestados.

La gran mayoría (80%) de los encuestados opina que una integración «end to end» del programa de viajes ayudaría a mejorar el cumplimiento de la política corporativa.

LA CONCENTRACIÓN EMPRESARIAL AFECTA AL SECTOR DE VIAJES EN ESPAÑA

La concentración empresarial en España limitará el crecimiento del business travel en los próximos años, según un estudio realizado por GEBTA España y la consultora Braintrust. El 83% del gasto total en viajes de negocios se concentra en las empresas con más de 20 empleados, que suponen solamente el 18% del total, mientras que las compañías con menos de 10 empleados (el 72%) son responsables del 11% del gasto total, y se concentra también en determinadas regiones y solo cinco sectores.

Según el estudio «2025, una mirada al futuro de los viajes de negocio», en 2025 habrá 3,6 millones de compañías, lo que supone un crecimiento del 7% respecto a 2018, pero solo el 5%-6% tendrán una plantilla de más de diez personas. No obstante, otros factores como la tecnología y la mayor especialización serán clave para optimizar la inversión en viajes, que se estima en 15.200 millones de euros en 2025 en un escenario moderado, lo que supone un crecimiento del sector en torno a un 22% con respecto a 2018.

El cambio en la forma de trabajar de las empresas debido a la digitalización, con equipos más pequeños, deslocalizados y más exigentes, impactará en la gestión de los viajes de negocios. El estudio sugiere que las agencias de viajes deberán apoyar a sus clientes corporativos a través de programs de optimización del gasto en viajes, procesos eficientes e integrados y adopción de herramientas tecnológicas de última generación.

VUELVE A SUBIR EL PRECIO DE LOS VUELOS

El precio medio de los billetes de avión subirá un 2% mes a mes en septiembre y octubre, siguiendo al incremento del 0,8% intermensual visto en julio y agosto, según el nuevo informe bimestral de tendencias aéreas publicado por CWT. Estos datos confirman que el descenso de los precios del petróleo – hasta un 17% en agosto, comparado con el año anterior – no se ha traducido en una bajada de las tarifas aéreas, por lo que los gestores de viajes deben seguir monitorizando cuidadosamente sus programas aéreos y sus objetivos.

El informe Air Trend Reports destaca también que el uso de la clase turista se mantiene estable, y en los dos próximos meses será de un 91%, solamente un 1% menos que el uso medio en lo que va de año. Por otro lado, en agosto aumentaron las reservas hechas con más de dos semanas de antelación, hasta un 49% del total, pero se prevé que el comportamiento de compra anticipada baje en septiembre y octubre a la media anual del 43%.

Finalmente, se confirma la tendencia del aumento constante en el uso de herramientas de autorreserva online debido a factores como las mejoras en el contenido disponible y una experiencia de usuario superior. Cada vez más equipos de gestión de viajes corporativos animan a sus viajeros a hacer más reservas online, y se espera que el uso de estas herramientas aumente en un 4% en los próximos dos meses hasta alcanzar el 55% de las reservas en octubre.

AVASA PRESENTA SU NUEVA INTRANET PARA AGENCIAS

Avasa Travel Group lanzó una nueva intranet para sus agencias de viajes, y presentó también su renovado sitio web. Con un software más avanzado y un diseño más moderno, la nueva herramienta interna facilitará la gestión diaria de los más de 1.500 profesionales que conforman la red.

Entre las funcionalidades de la nueva intranet destaca un panel de receptivos con un back office más fácil para hacer las peticiones de presupuesto, un buscador mejorado y una herramienta de control de ventas más ágil, además de utilidades como el Cyberpago. Las agencias pueden contar con toda la información respecto a sus acuerdos de colaboración con los proveedores del grupo, y acceder a webs de ayuda.

En cuanto a la nueva web del grupo, se distingue de la anterior por su diseño más limpio con un mayor equilibrio entre información e imágenes para visualizar toda la información, y una navegación más sencilla. Incluye secciones y contenidos personalizables, así como nuevos motores de búsqueda más rápidos y eficientes.

EL 30% DE LOS VIAJES DE NEGOCIOS SE AUTOGESTIONA

El 30,2% de los viajes de negocios los organizan los propios profesionales, según una encuesta de la startup española de reservas de alojamiento, Homelike, que apunta que son pocas las compañías que cuentan con departamentos encargados de gestionar este tipo de desplazamientos. El estudio señala que la integración de motores de búsqueda de gestión de viajes dentro de las empresas reduciría este porcentaje.

Los asistentes personales gestionan el 19% de los viajes de negocios, sobre todo en el caso de trabajadores con edades comprendidas entre los 35 y los 44 años, mientras que los millennials tienden más a utilizar gestores de viajes especializados, un servicio por el que opta el 17,3% de los viajeros. En el 13,2% de los casos, sobre todo para empleados de entre 18 a 24 años de edad, son los jefes quienes se encargan directamente de la gestión del desplazamiento, mientras que solo el 13% de los encuestados afirma que sus viajes los organiza el departamento de recursos humanos.

LAS EMPRESAS NO CONTROLAN BIEN SUS GASTOS DE VIAJES

El 72% de las empresas no controla correctamente el cumplimiento de su política de gastos de viaje, según un estudio de la plataforma Captio. Al delegar la responsabilidad en los empleados y auditar manualmente los informes de gastos, las compañías pueden quedar expuestas a excesos y fraude.

De acuerdo con el Informe de tendencias de la gestión de gastos, el 49% de las empresas sigue confiando en los procesos de gestión de gasto manuales, que conllevan altos costes de procesamiento, falta de control, una visibilidad inadecuada de los gastos, una aplicación deficiente y un incumplimiento de las políticas de viaje, además de plazos de reembolso largos para los empleados.

Uno de los principales inconvenientes de esta práctica es el excesivo tiempo dedicado a crear, aprobar y reembolsar los informes de gastos, así como a imprimirlos y entregarlos o enviarlos por correo a la persona correspondiente. El 85% de las empresas encuestadas reconoce que la automatización de la gestión permitiría la simplificación del proceso, y el 23% prevé cambiar a un solución web o a un nuevo proveedor, en su mayoría en los próximos 12 meses.

AMERICAN EXPRESS GBT AYUDA A LAS PEQUEÑAS EMPRESAS

American Express Global Business Travel (GBT) presenta una nueva herramienta que facilita la gestión de viajes de empresas pequeñas o con menos recursos. ‘Business Travel Made Simple’ simplifica las reservas ofreciendo todos los productos, tecnología y servicios necesarios en un paquete completo y fácil de usar.

Las empresas pueden beneficiarse además de descuentos de proveedores y un servicio de asistencia para sus empleados las 24 horas, antes, durante y después del viaje. Los viajeros, por su parte, disfrutarán de más opciones y mejores tarifas, así como recompensas por su lealtad y repetición automática de reservas.

Con el nuevo modelo de reserva, disponible inicialmente en el Reino Unido, las empresas de cualquier tamaño pueden ofrecer un servicio de gestión de viajes rápido y flexible a su plantilla.

LOS VIAJEROS DE NEGOCIOS QUIEREN FLEXIBILIDAD

Los viajeros de negocios reclaman más flexibilidad y libertad para gestionar sus viajes, e incluso personalizarlos, según un estudio de Booking.com for Business. El 63% cree que el control de los presupuestos es más exhaustivo ahora, pero las empresas necesitan adaptarse a los cambios y mostrar una actitud más flexible.

Según el estudio, más de la mitad (54%) de los viajeros de negocios quiere tener más control sobre la gestión de sus desplazamientos, y el 62% prefiere hacer las reservas por sí mismos.

Con la popularización de las herramientas de gestión y aplicaciones móviles, los profesionales reclaman la misma facilidad, variedad y flexibilidad que tienen al reservar sus viajes de ocio. El 66% de los encuestados considera que las nuevas tecnologías facilitan la personalización de los viajes e incrementan su efectividad.

Al mismo tiempo, los empleados quieren sacar el máximo partido a sus viajes, tanto a nivel de productividad como de crecimiento personal: desean inspirarse, desarrollar habilidades y entender mejor otras culturas. Por ello priorizan la elección del alojamiento y optimizan el gasto que hacen en el destino.

PURSUIT VNEXT FACILITA LA GESTIÓN DE LOS VIAJES

Pursuit Vnext, la nueva herramienta de autobooking lanzada por Travel Loop, permite al travel manager un mayor control y seguimiento gracias a su mapa de viajeros y reservas, facilitando la gestión de todo el ciclo del viaje.

Según un estudio realizado por Amadeus España y Descyfra, el 60% de las organizaciones disponen de herramientas de autorreserva y con éstas han obtenido un promedio de ahorro del 15,5%.

Con una navegación intuitiva y diseño responsive, Pursuit Vnext se adapta a cualquier dispositivo móvil y facilita la autonomía del viajero en cada uno de sus desplazamientos. Entre otros, permite hacer búsquedas filtradas de hoteles, vuelos, coches, trenes, seguros y nuevos medios de movilidad. Cada viajero puede autogestionar sus datos de perfil, generar las solicitudes de viaje y recibir las autorizaciones online, así como presupuestos de viajes, alertas de cancelación, códigos promocionales y mucho más.

LA SEGURIDAD ES PRIORIDAD PARA LOS GESTORES DE VIAJES

La seguridad del viajero es una prioridad esencial para la gran mayoría (94%) de los gestores de viajes, según un nuevo estudio de la Asociación de Ejecutivos de Viajes Corporativos (ACTE por sus siglas en inglés) en colaboración con el proveedor global de soluciones hoteleras HRS. Otras preocupaciones incluyen la reducción de costes (88%), protección de los datos (84%) y la mejora de la satisfacción del cliente (75%).

Por otro lado, la simplificación en la gestión de programas de viajes, a menudo complejos y de varios niveles, es también una prioridad esencial para el 72% de los encuestados. Además, el 47% considera que de este modo mejorará la protección del viajero y el 39% cree que reducirá el coste de sus políticas de viajes.

Según el estudio, a pesar de reconocer la importancia estratégica de estas prioridades, uno de cada cinco compradores no está transformando en acciones las preocupaciones de sus viajeros relacionadas tanto con su propia seguridad (23%) como con la protección de los datos (24%).

Finalmente, el estudio destaca la importancia de la colaboración y comunicación entre los proveedores y todas las partes interesadas en los procesos, tanto internos como externos, para que las iniciativas de simplificación sean efectivas.

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