Se acerca el nuevo horario de verano en España: un cambio de hora que puede suponer un reto para los viajeros de negocios. Lo que en principio parece influir solo en el sueño, puede tener implicaciones importantes a la hora de programar vuelos, estancia en hoteles o agendas y contabilizarlos después en los gastos del viaje. Planificarse es primordial, aunque, en ocasiones, este tipo de situaciones deja poco margen a la flexibilidad.
De acuerdo con la última encuesta anual SAP Concur Global Business Travel 2024, alrededor de un 43% de los viajeros de negocios considera que el tiempo previo a su viaje -incluida la planificación, reserva y organización- puede resultar especialmente estresante. El cambio de hora induce a que los viajeros tengan que estar especialmente atentos al reloj desde primera hora de la mañana, ya que factores como el horario de los vuelos, el tiempo de trayecto al aeropuerto o las diferentes escalas y conexiones pueden verse afectados, además de tener en cuenta la hora local. Todo ello puede afectar a esos niveles de estrés y desencadenar en una falta de sueño y de rendimiento.
Especialmente desafiantes son los viajes de negocios internacionales. No todos los países cambian la hora al mismo tiempo, lo cual lo complica más. Mientras que en Europa el horario de verano se introduce el último domingo de marzo y acaba el último de octubre, esto no funciona así en el resto del mundo. Es el caso de Estados Unidos y Canadá, quienes lo hacen el segundo y el primer sábado de marzo y noviembre, respectivamente.
Los husos horarios de cada país deben tenerse muy en cuenta a la hora de agendar reuniones internacionales y videoconferencias. Las compañías deben aconsejar a sus empleados sobre la utilización prudente de las herramientas de calendario y reuniones para evitar cualquier malentendido.
Además, el cambio horario también puede repercutir en el horario laboral, al poder verse perjudicadas las horas extras o los periodos de descanso ante cualquier diferencia horaria. Por ello, resulta importante que las empresas definan claramente los criterios a la hora de registrar el tiempo de trabajo durante los cambios de hora, a fin de evitar conflictos o una facturación incorrecta. Las herramientas de calendario o registro de tiempo deben procesar dicho cambio horario correctamente, para que no se solapen plazos o un registro del tiempo incorrecto.
El registro de las horas trabajadas o cualquier gasto en transporte o alimentación también son factores que hay que tener en cuenta en los cambios horarios. Las compañías y sus empleados deben comprobar si se ha cambiado la duración del viaje y, por tanto, el umbral para las dietas de desplazamiento. Por ejemplo: un viaje de negocios que, originalmente, dura ocho horas y permite una dieta de 14 euros podría acortarse a siete horas como consecuencia del cambio horario, lo que significa que dicha dieta ya no es aplicable. Esto afecta particularmente a los viajes que se realizan de noche o de madrugada.
Las empresas son las que deben puntualizar las particularidades del cambio de hora en sus pautas de gastos de viaje. Contar, además, con herramientas digitales, que pueden ayudar de forma automatizada a evitar ciertas incorrecciones en la facturación de los gastos de comida adicionales o en el cálculo de las horas de trabajo, es clave a la hora de ahorrar tiempo y aumentar la productividad ante cualquier viaje corporativo.
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Según el último informe de GBTA, un 48% de los profesionales encuestados espera que se realicen más viajes de negocios este año. Un 57% prevé un aumento de la inversión.