En su último informe, Maximizing CVB/DMO Value for Incentive Travel Programs, la Incentive Research Foundation (IRF) analiza el apoyo que ofrecen los convention bureaux (CB) y los responsables de promoción de destinos (DMO, por sus siglas en inglés) a los contratantes de viajes de incentivo, siempre que estos últimos recurran a ellos.
Para la elaboración del estudio se encuestó a 200 personas: 103 contratantes de viajes de incentivo en empresas y 97 agentes especializados. Además, se entrevistó a diez representantes de CB y DMO de Norteamérica y Europa.
El informe revela que el 38% de los contratantes de viajes de incentivo colabora con los CB y DMO y que un 62% los considera fundamentales para el éxito de los viajes. Sin embargo, solo el 24% recurre a ellos en cada uno de los viajes que contrata.
Los CB y DMO transmiten confianza
Tanto los representantes de CB y DMO como los contratantes de viajes de incentivo en empresas y agentes especializados coinciden en que establecer contacto cuando se está considerando un destino por primera vez ofrece múltiples beneficios.
Entre ellos, los contratantes destacan las conexiones con proveedores locales y el asesoramiento sobre el destino (64%), el apoyo financiero a partir de subvenciones, descuentos u ofertas (55%) y el acceso a espacios y experiencias únicas (54%). Muy de cerca le siguen la posibilidad de ser presentados ante representantes de hoteles, venues, DMCs e instituciones públicas (54%), merchandising del destino (51%) y la mejora de la experiencia de los asistentes del viaje o la posibilidad de proporcionarles detalles VIP (50%).
Factores que impulsan la colaboración entre contratantes y CB/DMO:
De hecho, el 68% de los contratantes indica haber tomado una decisión sobre el destino basándose en el apoyo y la información proporcionados por los convention bureaux.
Falta de estrategia para atraer viajes de incentivo hacia los destinos
Los representantes de CB y DMO entrevistados coinciden en que no existe una estrategia clara y específica para atraer viajes de incentivo en sus organizaciones. De hecho, ninguno de los convention bureaux y DMO que participaron en el informe cuenta con personal dedicado exclusivamente a la gestión de este tipo de viajes, sino que esta tarea suele delegarse en profesionales que, además, tienen otras responsabilidades.
Los CB y DMO declaran que, aunque les interesa atraer el mayor número posible de viajes de recompensa, no disponen de información sobre el número de viajes de incentivo que llegan a sus destinos. Además, señalan que muchos de los organizadores y contratantes de este segmento trabajan directamente con hoteles o DMCs en lugar de contactar con los CB y DMO.
En este sentido, la mayoría de los contratantes de viajes de incentivo en empresas están de acuerdo o muy de acuerdo con que los CB y DMO tienden a prestarles la misma atención que a otro tipo de operaciones MICE (56%). Sin embargo, un 42% considera que los CB y DMO están más interesados en eventos, convenciones o congresos de mayor envergadura, de más de 250 personas, que en grupos más reducidos, como los que participan en viajes de incentivo.
Percepción de los contratantes de viajes de incentivo sobre la atención recibida por parte de CB y DMOs:
Dificultades en la colaboración
En relación con esta percepción, el informe presenta una serie de desafíos por el que los contratantes encuestados deciden no colaborar con los CB y DMO. El 58% de los contratantes en empresas y el 30% de los agentes especializados señalan la falta de agilidad y rapidez en las respuestas por parte de los convention bureaux y DMO. Le sigue, con un 16% y un 21%, respectivamente, la percepción de un servicio y apoyo inconsistentes. Al final de la lista se sitúan las recomendaciones que no se ajustan a las necesidades (5% y 16%) y la visión sesgada y falta de objetividad sobre el destino (5% de los contratantes de empresas y 13% de los agentes).
Principales desafíos en la colaboración entre los contratantes de viajes de incentivo/agencias y CB/DMO:
Compromiso desde el inicio
Tanto los contratantes de viajes de incentivo encuestados como los CB y DMO coinciden en que, para aprovechar al máximo esta colaboración, el contacto debe establecerse desde las primeras etapas del proceso.
Los CB y DMO entrevistados consideran que son más eficaces cuando se les involucra desde el momento en que el contratante comienza a plantearse la elección del destino. Es entonces cuando pueden aportar conocimiento sobre las diferentes opciones de experiencias, las posibilidades de alojamiento y las mejores fechas para realizar el viaje.
Los contratantes de viajes de incentivo señalaron como fases clave para comenzar la colaboración con los CB y DMO durante la búsqueda de hoteles y espacios (56%), la fase inicial de exploración y análisis de viabilidad (53%), la selección de destinos (47%) y el diseño de experiencias y la presentación de DMCs (47%).
Los representantes de CB y DMO entrevistados señalaron tres razones por las que algunos contratantes pasan por alto la posibilidad de colaborar con ellos. La primera es que algunos ya trabajan con un DMC y no ven la necesidad de colaborar también con un CB o DMO. Otro motivo es que quienes ya han visitado la ciudad consideran que conocen todo lo importante sobre el destino. Por último, indican que algunos contratantes piensan que trabajar con un CB o DMO supone un coste adicional.
DMC por delante del CB
Entre los motivos que explican la brecha en la colaboración entre los contratantes de viajes de incentivo y los CB/DMO, se sitúa en primer lugar la confianza depositada en los DMCs como proveedores de conocimiento sobre el destino (68%). El 55% de los contratantes prefiere trabajar directamente con hoteles o venues, mientras que otro 55% considera que trabajar con CB/DMO implica añadir un interlocutor más al proceso.
Además, el 36% considera que el valor que aportan frente a los DMCs no está claro, el 27% señala como motivo la falta de especialización en viajes de incentivo y el 18% indica la falta de conocimiento de los CB/DMO.
Barreras en la colaboración entre contratantes y CB/DMO:
Apoyo financiero
El informe señala que algunos convention bureaux y responsables de promoción de destinos ofrecen incentivos para atraer a contratantes de viajes de recompensa. Estos dependen del tamaño del grupo, el número de noches de hotel y las fechas del viaje.
En relación con este apoyo financiero, el estudio señala que el 62% de los contratantes indica que contar con un apoyo financiero sujeto a normas más transparentes sobre su aplicación les animaría a colaborar con un CB o DMO. Por otro lado, el 74% de los contratantes encuestados afirma que sus viajes se beneficiaron de los incentivos financieros ofrecidos por los CB/DMO.
Mejora en la medición del ROI
El 61% de las agencias y contratantes encuestados indica que la colaboración con los CB y DMO mejora el retorno de la inversión (ROI, por sus siglas en inglés) de los viajes. Además, aseguran que esta colaboración mejoró la experiencia y la calidad del viaje (67%) y les permitió ahorrar tiempo en la planificación (59%).
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