Durante el año 2024, el Ayuntamiento de Madrid autorizó 2.787 actos en vía pública, un 10% más que el año anterior.

Procedimientos claros, plazos y documentación específica

La guía ofrece un recorrido detallado por los trámites necesarios para obtener la autorización municipal, incluyendo qué tipo de actos requieren permiso, a qué distrito debe dirigirse la solicitud (incluye mapas y enlaces oficiales), qué documentación se exige según el tipo de operación, y cómo se presenta tanto online como de manera presencial.

Uno de los aspectos más valorados por los organizadores es el desglose de los plazos: aunque no existe un marco obligatorio, se recomienda presentar la solicitud con al menos 45 días de antelación. Los distritos no aceptan solicitudes con menos de 15 días y exigen que el proyecto esté completamente documentado desde el inicio.

Además, se explican con detalle las tasas aplicables según la naturaleza del evento (ocupación de espacio público, acciones publicitarias, etc.) y el procedimiento de pago una vez concedida la autorización.

Recomendaciones para facilitar la aprobación de la acción

La guía incluye también consejos estratégicos para aumentar las probabilidades de obtener la autorización, como evitar los viernes (día especialmente sensible por la alta ocupación), priorizar zonas menos saturadas de la ciudad y minimizar el impacto sobre el tráfico o el mobiliario urbano. Se sugiere, por ejemplo, valorar la contratación de vigilancia para proteger estructuras temporales o cuidar especialmente los elementos de accesibilidad y sostenibilidad.

También se recuerda que cualquier acción con publicidad exterior —incluidos elementos básicos como roll-ups— debe ser comunicada y autorizada de acuerdo con la normativa específica.

Gestión de eventos según aforo, estructuras y actividades

La guía también proporciona orientaciones sobre la documentación adicional necesaria en función del tipo de evento:

• A partir de 5.000 asistentes: se requiere memoria ambiental y análisis de movilidad.
• A partir de 20.000 asistentes, o si se celebra entre medianoche y las 6 de la mañana: es obligatorio presentar planes de autoprotección y movilidad.
• Si se instalan estructuras (escenarios, carpas, casetas o tótems decorativos), se exigen planos detallados, estudios de seguridad y certificados técnicos firmados por profesionales habilitados.

En cuanto al suministro eléctrico, se recomienda conexión a red general y se limita el uso de grupos electrógenos, que deben cumplir con estándares de emisiones y certificaciones específicas.

Sostenibilidad, descentralización y nuevos recursos

Entre las novedades más relevantes de esta segunda edición destaca la incorporación de criterios de sostenibilidad en todas las fases del evento —desde la planificación hasta la evaluación final— y la promoción activa de espacios fuera del centro de la ciudad, en línea con el Plan de Descentralización Turística del Ayuntamiento.

Se sugieren nuevas localizaciones en lugares como Madrid Río, Carabanchel o Legazpi, y se incluyen recursos de Madrid Film Office para identificar ubicaciones singulares.

Para facilitar la gestión sostenible, la guía conecta con herramientas como:

• PLUS, plataforma para medir el impacto del evento y generar informes de sostenibilidad alineados con los ODS.
• Directorio de Entidades Sociales, para colaborar con iniciativas locales.
• Guías prácticas como 100 ideas para celebrar eventos sostenibles y Madrid, creando legado en tu reunión.

Eventos con drones y casos de éxito

El uso de drones en espectáculos o grabaciones requiere ña gestión a través de empresas certificadas por la Agencia Estatal de Seguridad Aérea (AESA). La guía explica las restricciones específicas del espacio aéreo madrileño y ofrece ejemplos como los espectáculos organizados por Disney, Sercotel o Madrid in Game.

Finalmente, se recogen casos reales de eventos en vía pública, como activaciones de marca (MAC, Google), acciones de street marketing (Vogue, Red Bull), experiencias culturales (cine al aire libre) o eventos deportivos (Mutua Madrid Open), que ilustran las posibilidades que ofrece Madrid como escenario urbano.

La guía está disponible aquí.

Otras noticias relacionadas:

MADRID LANZA UNA GUÍA DE ORGANISMOS CON LOS QUE CREA LEGADO

El Directorio de Entidades Sociales, disponible en la web del Madrid Convention Bureau, incluye a 20 organismos y más de 60 acciones concretas que se pueden programar en la ciudad.

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Estos datos se han traducido en un impacto económico total de 5.674 millones de euros en 2024, lo que supone un incremento del 8,3% respecto a 2023. De esta manera, Madrid registra el 23,5% del gasto MICE de España.

En el encuentro también se ha destacado una evolución positiva en los hábitos de pernoctación del MICE y de los congresos, siendo la estancia media del huésped nacional de 2,8 días (+28,6%) y del internacional de 4,5 días (+2,22%).

Planes futuros

Otro de los temas tratados en la Asamblea General ha sido la hoja de ruta del sector en Madrid, que se basará en una apuesta por sectores económicos como fintech –tecnología financiera–, ciberseguridad, e-health –salud digital–, videojuegos o big data, por las sinergias que tienen con el posicionamiento económico de la ciudad.

Asimismo, se ha hecho referencia a la  importancia de generar un legado positivo y duradero en Madrid a través de las industrias MICE y congresual. Esta visión se traduce en una serie de herramientas elaboradas por Madrid Convention Bureau, que servirán para que los organizadores integren la sostenibilidad en sus operaciones en la ciudad.

Entre estas iniciativas, destacan el “Directorio de Entidades Sociales”, que facilita la colaboración con proyectos locales de impacto social; “Madrid, creando legado en tu reunión”, una guía para diseñar eventos que dejen huella más allá del momento puntual; y “Madrid, 100 ideas para que tu evento sea más sostenible”, con soluciones prácticas para reducir la huella ambiental.

Otras noticias relacionadas:

LA INDUSTRIA MICE EN ESPAÑA CRECIÓ UN 7% EN 2024

Según el informe de BRAINTRUST para Spain Convention Bureau, también ha aumentado el volumen de viajeros que se desplazan por trabajo en un 1,7%, llegando a los 10,54 millones; así como el gasto medio diario por persona, situado en los 378,90 euros.

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Una jornada profesional puede comenzar recorriendo las calles de Madrid. Es como pasear por un museo al aire libre: la zona del Paseo del Prado y El Buen Retiro, declarada Patrimonio Mundial por la UNESCO, alberga numerosas instituciones culturales e históricas, como el Museo del Prado o el Real Jardín Botánico. 

En Madrid está de moda el “terraceo”, término que define muy bien el carácter sociable de los madrileños y sus ganas de compartir mesa y risas al aire libre. Y ¿por qué no? Una cena entre colegas es mucho mejor en la azotea de un hotel con vistas 360º.

Emociones de música, luz y color

La ciudad garantiza auténticas experiencias gastronómicas de calidad. Desde tapas tradicionales hasta propuestas gourmet, forman parte de las propuestas de las empresas de catering para las que conceptos como sostenibilidad, producto de mercado, kilómetro cero o dietas especiales forman parte de lo previsto.

A esto se suman increíbles espacios para eventos, rutas llenas de curiosidades, artesanos que comparten su conocimiento y restaurantes de vanguardia. Madrid es una fuente inagotable de experiencias únicas. Sin duda, las reuniones en Madrid son más. Porque aquí, cobran vida.

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El sector MICE está expuesto a crisis de manera permanente. Los factores de origen pueden ser múltiples:

– Naturales, como la erupción del volcán Eyjafjallajökull en Islandia en abril de 2010: provocó el cierre de los aeropuertos de 20 países de Europa, con la consiguiente necesidad de reubicar a los grupos y adaptar los programas. 

– Sociales, como los vividos en Tailandia ese mismo año, y que pusieron al país al borde de la guerra civil: conllevaron la cancelación de numerosos congresos y viajes de incentivo programados aquel mes de mayo.

– Terroristas: los atentados en Estados Unidos el 11 de septiembre de 2001 tuvieron un impacto inmediato en el sector turístico a nivel mundial, con consecuencias que persisten hoy en día en los controles de seguridad en los aeropuertos o el tratamiento de datos de los pasajeros.

– Sanitarias: sin poder disponer de datos cerrados ya que aún estamos inmersos en ella, el Covid-19 paralizó en más de un 80% la actividad global MICE en el año 2020.

Sea como sea, con un impacto más o menos local o más o menos amplio, el sector MICE y los viajes de negocios siempre figuran entre los segmentos afectados. La industria MICE está por tanto sujeta constantemente a la incertidumbre y ésta es en consecuencia una de sus características intrínsecas. 

Para enfrentarse a las crisis es fundamental aliarse con la tecnología, ya que no solo permite reemplazar algunas de las acciones MICE que pueden estar viéndose afectadas, sino recopilar información. Un aspecto al que no se presta demasiada atención cuando en realidad es el que suele conducir a la salida.

¿QUÉ ES NECESARIO PARA AFRONTAR UNA CRISIS?

1. Capacidad de reacción

• Capacidad de discernir las debilidades ante la crisis
• Ante ellas, capacidad de diversificar producto y generar sinergias:
  – No todos saben hacer de todo ni hay que pretenderlo
  – En caso de crisis siempre existen oportunidades de ampliar mercado ofreciendo nuevos servicios

2. Flexibilidad

• En una crisis todo el mundo se ve afectado de algún modo
  – Siempre que sea posible, mostrarse solidario ayudando cuando sea necesario a la otra parte
• El aplazamiento siempre será mejor que la cancelación
  – Ante eso, el cliente puede requerir de nuevos servicios que le permitan realizar su operación, aunque no sea en las condiciones previstas inicialmente

3. Empatía

• La industria MICE es una industria de personas y la posibilidad de
  ponerse en el lugar del otro es más necesaria que nunca en momentos
  de crisis

4. Información / Promoción

• Negar la realidad es la peor manera de enfrentarse a una situación de crisis
• Mantenerse bien informado sobre la situación real y las necesidades y plazos de los afectados es la mejor manera de aportarles soluciones
• Ante esas necesidades se pueden generar estrategias de promoción que, respetando las circunstancias, recuerden al cliente dónde están sus aliados

INFORMES: GESTIÓN DE CRISIS

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En los últimos años, numerosos destinos de todo el mundo, sobre todo grandes ciudades, apostaron firmemente por el turismo MICE, ampliando su oferta con nuevos hoteles, innovadores venues y modernos centros de convenciones, además de contar  con un número cada vez mayor de proveedores para atender a todas las necesidades de los grupos profesionales. Este crecimiento que parecía imparable se frenó de forma brutal en 2020 con la llegada de la pandemia del Covid-19.

Se suspendieron todo tipo de encuentros, eventos, convenciones, ferias y viajes de incentivo. Se cancelaron vuelos y se cerraron fronteras, dejando a los destinos desiertos de turistas, tanto vacacionales como de MICE. Sin duda fue un duro golpe para lugares acostumbrados a acoger cientos de eventos cada año, con un elevado impacto económico para los profesionales y empresas del sector, que sufrieron una reducción total de sus ingresos o incluso tuvieron que cerrar definitivamente.

Tanto durante la crisis como en el proceso de recuperación, los convention bureaux juegan un papel fundamental. Por un lado, son un apoyo para sus miembros, una fuente de información fiable y actualizada y de sugerencias para abordar el futuro. En definitiva, aportan conocimiento en tiempos de gran incertidumbre.

Son también la voz del sector de cara al mercado exterior, sea local, nacional o internacional, responsables de la visibilidad del destino en plataformas clave. Una buena comunicación y promoción de la oferta MICE de la ciudad, destacando las medidas adoptadas para proteger la salud de los visitantes y garantizar su seguridad, ayuda a infundir confianza entre los potenciales clientes. Es el primer paso necesario para que vuelvan a reservar sus operaciones MICE en ese lugar.

Recuperación lenta

La recuperación de la confianza de los viajeros puede ser un proceso lento. Conforme evoluciona la pandemia y se controlan más los contagios, poco a poco se van levantando restricciones y recuperando la movilidad en las diferentes regiones del mundo. Eso ha llevado ya a una cierta reactivación del turismo vacacional, impulsada por un público deseoso de volver a viajar en cuanto se presenta la oportunidad, aunque existan limitaciones y estrictos protocolos sanitarios. En el caso del turismo MICE, el retorno de los viajes no depende del deseo de los viajeros.

Por un lado, hay que tener en cuenta que se trata de un sector en el que la planificación incluye meses de antelación, años en el caso de grandes eventos internacionales, lo que hace prácticamente imposible la reactivación inmediata.

Además, en algunos casos sigue habiendo cierta reticencia, o incluso miedo, por parte de los clientes a reiniciar sus programas MICE. Muchas empresas mantienen restricciones respecto a los desplazamientos de sus empleados por el duty of care que les obliga a velar por su salud y seguridad. Tampoco se arriesgan a reservar viajes o planificar eventos, o si lo hacen exigen la máxima flexibilidad en caso de tener que cancelar o posponer por la evolución de la pandemia.

Hasta que no se extienda la aplicación de una vacuna eficaz a nivel global, se mantendrá cierta incertidumbre y temor a los contagios. Y la incertidumbre es el peor enemigo del mundo corporativo.

También hay que tener en cuenta el impacto económico de la pandemia. Muchos negocios han tenido que cerrar o reducir su plantilla y la crisis económica les forzará a ajustar sus presupuestos y reconsiderar la inversión en MICE.

Un futuro híbrido

Ante la imposibilidad de realizar eventos cara a cara, muchas empresas optaron por formatos virtuales, sobre todo al principio de la pandemia. Sin embargo, es una solución que tiene sus limitaciones y genera frustraciones. Entre los organizadores de eventos, el deseo de volver a las reuniones en persona sigue patente.

Los convention bureaux coinciden en la predicción de que los eventos híbridos serán la norma, al menos en el futuro más cercano, y posiblemente por muchos años. Mantener un componente virtual ayudará a los clientes a atraer a una audiencia global, incluyendo a aquellos delegados potenciales que por el momento no quieren o no pueden desplazarse. Pero mantener un componente presencial es esencial para satisfacer esa ansia de contacto directo que permite el intercambio fluido de opiniones y el desarrollo de relaciones personales.

Es también el aspecto más importante para los destinos y una fuente de ingresos vital para muchos proveedores. Un vídeo, aún en realidad virtual, o una presentación digital sobre el destino no puede transmitir el ambiente de un animado café, la mezcla de los aromas que proceden de mercados y jardines, la simpatía  y sentido de la hospitalidad de los residentes locales, el exotismo de algunos destinos…

Solo los asistentes presenciales pueden apreciar verdaderamente el lugar en el que se desarrolle la convención, el viaje de incentivo o el evento. Además de contribuir a la economía local y ayudar la supervivencia del sector, los promotores de los destinos pueden ser los primeros en encender la chispa de la recuperación que permita a esos delegados disfrutar del sitio elegido con tranquilidad.

Para este tema hemos entrevistado a

MARIANO CASTEX Presidente del Buenos Aires Convention & Visitors Bureau
“La mayor duda es cómo va a reaccionar el público cuando volvamos a lo presencial”

DON BYUN Director Ejecutivo del Seoul Convention Bureau
“La fusión de las industrias tecnológica y del MICE parece inevitable”

DAVID NOACK Director del Madrid Convention Bureau
“Los eventos virtuales suelen tener una tasa de no show más alta”

SONIA FONG Vicepresidente de Ventas y Servicios, en Greater Miami Convention & Visitors Bureau
“Ya percibimos un mayor interés entre los meeting planners por volver a Miami”

DENISSE MAC CUBBIN Directora Ejecutiva del Buró de Convenciones de Lima
“Transmitimos información a nuestros asociados para que puedan redefinir sus estrategias”

ALEXANDRA BALTHAZAR Coordinadora del Lisboa Convention Bureau
“A pesar del descenso del 70% del turismo en 2020, continúan los planes de aperturas hoteleras para este año y 2022”

BÁRBARA JAMISON Responsable del Sector Turismo en London Convention Bureau
“La toma de decisiones recae más en el departamento técnico que en el gestor de eventos”

BERTHOLD TRENKEL Director de Operaciones en Qatar National Tourism Council
“Estudios recientes indican un alto nivel de decepción con los eventos virtuales”

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La Guía ofrece a los diferentes actores implicados en el sector MICE información práctica sobre la aplicación específica de los Objetivos de Desarrollo Sostenible en la gestión y los procesos aplicados a las reuniones, eventos, convenciones y viajes de incentivo que tengan lugar en la capital española. La utilización de energías renovables, el fomento del reciclaje, la contratación de personas con discapacidad, la reducción del desperdicio de alimentos o la inclusión de un legado que permanezca cuando se desarrolle el diseño del evento son algunas de las prácticas sostenibles específicas que se incluyen.

Las distintas acciones  posibles se presentan clasificadas por sectores, con fichas prácticas de aplicación para Sedes Especiales; Hoteles; Restaurantes y Caterings; Proveedores de Servicios y Agencias de Eventos; Agencias de Viaje Especializadas (DMC) y Organizadores Profesionales de Congresos (OPC).

Por otro lado, Madrid Convention Bureau cuenta también con un departamento especializado para incluir y promover criterios de sostenibilidad en todas las acciones e iniciativas del propio organismo de promoción del destino. En su plan de acción incluye prácticas responsables como la selección de proveedores con criterios de sostenibilidad certificados, la reutilización y el reciclado de materiales o el diseño de proyectos que generen un impacto positivo vinculados a la celebración de grandes congresos y eventos en la ciudad.

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En esta ocasión, y con el patrocinio del Madrid Convention Bureau, se tratan diferentes crisis que han afectado a destinos, eventos y políticas de promoción turística mediante ejemplos considerados como casos de éxito: la crisis de imagen de Barcelona en el año 2017; el traslado en un mes de la Cumbre del Clima COP25 de Santiago de Chile a Madrid, con más de 25.000 asistentes y, por último, la gestión de la actual pandemia de Covid-19 y su impacto en el sector MICE en el caso de Francia.

Las conclusiones tras el estudio de estos casos apuntan a que la colaboración público-privada y contar con una información contrastada y fundamentada están en la base de la gestión que conduce al éxito.

Puede acceder al INFORMES completo en www.puntomice.com/informes-gestion-de-crisis

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En 2014, la capital española albergó 200 congresos internacionales en lo que supuso un crecimiento del 7,5%, respecto a 2013. El aumento del 65% en la media de asistentes en los meses de menor afluencia turística en Madrid, y duplicando las cifras de 2013, confirma que el segmento MICE contribuye sobremanera a reducir la estacionalidad en el destino.

En 2014, la ciudad triplicó el número de congresos con rotación iberoamericana. En cuanto a la sedes elegidas para los diferentes eventos validados por ICCA, el 50% se celebraron en hoteles, centros de congresos y venues miembros de Madrid Convention Bureau (MCB).

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Una de las características de este evento es que los organizadores garantizan un cantidad de citas personales de quince minutos de duración, facilitando de este modo la puesta en contacto entre compradores y empresas turísticas españolas.

Con el patrocinio del Madrid Convention Bureau y el apoyo institucional del Spain Convention Bureau, esta edición incluirá, por primera vez, una sesión formativa desarrollada por miembros del capítulo español de Meetings Professionals International (MPI).

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En el ranking de 2013, Madrid solo ha sido superada por París y ha desbancado a Viena, que ha caído del primer al tercer puesto. La cuarta posición ha sido para Barcelona. A nivel nacional, Madrid se mantiene como primer destino de reuniones.

El año pasado, Madrid creció un 13% en número de congresos organizados respecto a 2012. En total se celebraron 186 eventos, la mitad de los cuales tuvo lugar en alguno de los hoteles, centros de congresos y sedes especiales miembros de Madrid Convention Bureau.

En 2013, el Madrid Convention Bureau obtuvo 57 candidaturas para congresos internacionales que se celebrarán entre 2014 y 2019 y que supondrán más de 50.500 nuevos congresistas en la ciudad.

Entre las próximas citas destacan el Congreso Mundial de Navegación Aérea WATM Congress 2015, que atraerá a 6.500 personas, o el Congreso Europeo de Urología 2015, con 8.000 asistentes.

Desde 2008, Madrid ha escalado de la posición 22 en el ranking hasta situarse entre las tres ciudades del mundo más elegidas a la hora de celebrar un congreso.

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