Sin embargo, los encuentros profesionales híbridos siguen estando a la orden del día para algunas organizadores y venues, ya que presentan un mayor número de ventajas en términos de sostenibilidad:

– Reducción de la huella de carbono, al generarse un menor número de desplazamientos y de consumo energético.

– Mayor flexibilidad y adaptabilidad, con la reducción de cancelaciones y la optimización del espacio físico.

– Optimización de los recursos, utilizando menos materiales impresos y otros tipos de residuos.

– Mayor alcance y participación, eliminando las barreras geográficas y ampliando la accesibilidad.

Un ejemplo de la apuesta por este tipo de operaciones mixtas es la que ofrece el hotel RIU Plaza España de Madrid, que oferta este tipo de formato combinando sus instalaciones con la plataforma Spatial, una versión virtual del establecimiento, en cuyos espacios se pueden organizar operaciones en el entorno digital.

La cadena SB Hotels también pone a disposición de los organizadores la opción de celebrar eventos con este tipo de formato en sus alojamientos, ya que cuenta con un plató -con capacidad máxima para 65 personas- donde es posible incorporar hologramas, realidad aumentada, encuestas en 3D, etc.

La iniciativa Net Zero Carbon Events promovida por Joint Meetings Industry Council anima a organizar operaciones virtuales o híbridas en su último informe, incluyendo como buena práctica la inversión en herramientas de reunión virtuales.

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Un 65% de los profesionales de EMEA encuestados asegura que su organización y sus clientes cuentan con políticas de sostenibilidad aplicadas a sus actividades MICE. Asia-Pacífico ocupa el segundo lugar con un 56%, muy por delante de Norteamérica, con solo un 31%. En contraposición, destaca que un 56% de los norteamericanos confirma que ni sus empresas ni sus clientes implementan este tipo de políticas en sus eventos.

Entre las medidas sostenibles más integradas en la actividad de los planificadores se encuentran, en este orden, la minimización de los residuos (94% para EMEA y 81% para Norteamérica), la eliminación del uso de plásticos de un solo uso (81% para EMEA y 56% para Norteamérica) y la reducción de la huella de carbono (78% para EMEA y 49% para Norteamérica).

El informe “Meetings Industry PULSE Survey” también contempla la cuestión de los eventos híbridos, presenciales y virtuales. Los planificadores de Asia-Pacífico (56%) y de EMEA (54%) están más dispuestos a organizar operaciones híbridas/virtuales, mientras que los norteamericanos se quedan más rezagados, con solo un 45%.

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El experto en ciberseguridad Juan Carlos García, de Sofistic Cybersecurity, destacó algunas recomendaciones básicas para garantizar la seguridad de los eventos virtuales, como usar una plataforma que disponga de sala de espera para poder verificar a los participantes, y permitir su acceso mediante la combinación de un enlace y una contraseña, preferiblemente enviados por canales diferentes.

Con la rápida evolución del metaverso se prevé también el aumento del cibercrimen, sobre todo el robo y suplantación de identidad, el fraude y el espionaje entre empresas. Es importante tener cuidado con la información que se facilita y proteger el contenido que se cree, por ejemplo a través de NFT (Token No Fungible), certificados de propiedad asociados a activos digitales.

La sesión contó también con la participación de Helena Más, CEO y fundadora de Whoduniter, quien habló de la necesidad de adaptar la gamificación al entorno online, por ejemplo reduciendo el tamaño de los grupos y la duración de los juegos, y la importancia de elegir la plataforma adecuada para facilitar la interacción. Destacó que la gamificación ayuda a unir a los equipos, sobre todo cuando se trata de equipos remotos o nuevos miembros, permitiéndoles compartir una experiencia memorable, en la que se combina el divertimento y la formación.

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BCD apunta también que el formato híbrido no ha calado en la región y muchas empresas, sobre todo en México, prefieren optar por un evento 100% virtual o únicamente presencial, ya que la combinación de ambos supone mayores gastos y la necesidad de diferenciar entre el servicio ofrecido a los asistentes online y la atención a los presentes en el recinto. Las reuniones virtuales se consideran particularmente útiles para sesiones de formación con participantes de diferentes oficinas, pero conviene introducir elementos de innovación tecnológica y mayor creatividad para combatir la llamada “fatiga de Zoom” que declara el 50% de los clientes.

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Alrededor de un 60% de los encuestados han podido realizar algún tipo de evento en los últimos seis meses, pese a la crisis sanitaria. De estos, la gran mayoría (90%) ha recurrido al formato híbrido con plató, pero sin público, mientras que el 40% ha optado por eventos totalmente virtuales y el 30% ha realizado eventos 100% presenciales.

Entre otros cambios, la crisis provocada por el Covid-19 ha forzado una revisión de las estrategias de engagement, que el 69% de las organizaciones valoran como “buenas, pero con margen de mejora”. El email marketing y las redes sociales se consideran como las formas más eficaces para conectar con la audiencia en esta era de transformación digital.

En la segunda mitad del año, los eventos seguirán siendo un elemento prioritario de engagement para el 90% de los encuestados, predominando el formato virtual (57%), mientras que se recuperarán también los eventos presenciales. Se prevé el refuerzo de estrategias basadas en la complementariedad de los canales offline y online, y se buscará ofrecer experiencias más cercanas y humanas a través del análisis de datos. Otras tendencias destacadas por el 20% los encuestados para este año son la sostenibilidad y la seguridad, seguidas de los formatos de reunión reducidos (18%) y el aumento de la calidad audiovisual (17%).

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Producida en asociación con el estudio de realidad virtual Zoan, la plataforma Virtual Helsinki permite acceder a réplicas virtuales en 3D de espacios para eventos al aire libre en la isla de Lonna, la Plaza del Senado o junto a la estatua The Three Smiths, así como espacios interiores en edificios emblemáticos, como el auditorio de Finlandia Hall o el Great Hall de la Universidad de Helsinki. Los organizadores simplemente necesitan disponer de un estudio con una pantalla verde para filmar a los presentadores del evento.

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Por eso, y tal y como afirmaron participantes en la jornada como Fernando Sánchez-Mayoral, Global Events Director de SAP SE, “si bien le sacamos partido y conseguimos generar negocio en los eventos que en 2020 trasladamos al entorno virtual, este año estamos percibiendo una reducción de la asistencia y el interés ante la gran proliferación de propuestas digitales”.

Oportunidad de crecimiento
No obstante, los congresos virtuales han supuesto una oportunidad de crecimiento para muchas sociedades científicas, tal y como afirmó José Luis Rodicio Miravalles, presidente del I Congreso Virtual de la SEIQ (Sociedad Española de Investigaciones Quirúrgicas): “no solo hemos conseguido un impacto de nuestro congreso mucho mayor, alcanzando una audiencia antes inaccesible, sino que hemos aumentado considerablemente el número de miembros”.

Por eso se trató sobre la importancia del contenido, que debe ser creativo, y el reto de captar la atención de quienes se encuentran al otro lado de la pantalla. Para ello es esencial contar con “contenidos candentes y ponentes de prestigio que despierten interés”, según Rodicio.

Monetización de los eventos virtuales
Ana García, directora de CADE Comunicación, confirmó que “los patrocinadores de congresos presenciales no han fallado en los eventos virtuales”, que han podido ser rentables para las entidades organizadoras al evitar costes derivados de los desplazamientos y alojamientos. Sin embargo, abogó por una pronta recuperación de la presencialidad ante “el cansancio que nos expresan los delegados por los formatos digitales”.

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Según una encuesta realizada por Aon a nivel internacional, con resultados presentados hace cuatro meses, el 82% de sus clientes no consideraba antes del Covid-19 que una pandemia era uno de los mayores riesgos a los que podía enfrentarse su compañía. De hecho, en 2019 la posibilidad de una pandemia se clasificó en el puesto 60 de los 69 riesgos identificados. Solo un 30% de las entidades consultadas en Europa y América contaba con un plan de contingencia en caso de problema de salud pública.

Esta realidad está detrás de las dificultades que se encontraron muchas empresas para hacer frente a una respuesta que exigía ser rápida, eficaz y, sobre todo, segura para el afectado. También de que actualmente la misma aseguradora confirme que el 80% haya trabajado sobre la gestión de incidentes durante los meses de menos actividad integrando a diferentes áreas como Riesgos, Recursos Humanos, IT (Information Technology) y Finanzas en la elaboración de planes de contingencia.

El viaje de incentivo parece estar más cubierto gracias a los seguros por enfermedad bajo cuyo paragüas muchas compañías han albergado las incidencias por Covid-19. Aunque quién asume el coste de las pruebas PCR o antígenos exigidas por los destinos para entrar o salir de ellos sigue siendo motivo de controversia en muchas negociaciones que se están realizando actualmente.

Sin embargo, hay otra realidad que preocupa sobremanera a los organizadores de congresos, convenciones y eventos. ¿Quién asume los costes derivados de los gastos de cancelación aplicados por los proveedores cuando una operación se cancela?

Son muchas las compañías aseguradoras que siguen sin aceptar que estas contingencias sean asumidas por su entidad. Y muchos los organizadores que no animan a sus clientes a realizar programas en este momento de incertidumbre, principalmente a raíz de la falta de confianza ante esta eventualidad.

Cuando el organizador no se siente seguro, es muy difícil que el cliente final asuma en estos momentos riesgos que pueden en gran medida alterar el presupuesto inicialmente previsto.

Una unión imprescindible

Es imperativo que aseguradoras y empresas organizadoras de congresos, convenciones y eventos encuentren un camino de entendimiento ya que, como bien se afirma desde el sector de seguros, es imprescindible sentirse bien cubierto para poder retomar la actividad económica. Pero la amplitud de la cobertura debe ser muy amplia para que la confianza lo sea en la misma medida.

Por parte de las compañías aseguradoras no parece haber inconveniente en incrementar las coberturas, aunque a un coste mayor ya que el riesgo de incidencia se ha multiplicado de manera exponencial: ya no solo existe la posibilidad, más real que nunca, de que un vuelo se retrase o un delegado se contagie. También que los proveedores no puedan asumir ciertas prestaciones por no haber recibido determinados materiales o productos, que la asistencia del evento deba ser modificada por restricciones de última hora… 

No hay que olvidar que el propio sector de los seguros es un sector que se declara en crisis por la recesión económica y las consecuencias que ésta tiene sobre la contratación. No obstante, tal y como se afirmó en un evento organizado en torno al tema por el Banco Sabadell y La Vanguardia, en el caso de España “en el 2020, y  pese a la caída de la actividad, el sector de los seguros ha podido mantener sus niveles de rentabilidad y alta solvencia”.

En esa misma sesión de Dialogos del Futuro, los representates de las compañías coincidieron en afirmar que “el riesgo de pandemia está especialmente excluido de las pólizas porque es imposible cuantificar, y por lo tanto, tarificar, los servicios necesarios”.

Con todo, son tantas las posibilidades hoy en día de que una operación MICE se vea afectada por el Covid-19, que la tranquilidad absoluta ni siquiera pasa por contratar pólizas mucho más caras.

Son las compañías de seguros, tan necesarias en la reactivación de la economía y los viajes, quienes deben proponer coberturas que se adapten a la situación actual. Tal y como expresó Javier Rodríguez, responsable de Vida y miembro del comité de dirección de Zurich España, “el Consorcio de Compensación de Seguros no da respuesta a los riesgos de pandemia, por lo que es evidente que después de lo sucedido hay que dotarse de las herramientas necesarias para afrontar ese riesgo”.

La comunicación entre aseguradoras y posibles afectados se revela más que nunca necesaria. Quienes están detrás de los congresos, convenciones, eventos y viajes de incentivo tienen una responsabilidad moral y económica sobre las personas implicadas en las operaciones y las empresas que las contratan que no pueden, bajo ningún concepto, arriesgarse a la falta de protección. Es el turno de las aseguradoras de ofrecer esas garantías que aporten tranquilidad al despegue.

Para este tema hemos entrevistado a

MANUEL LÓPEZ CEO de Grupo InterMundial
“Con un único seguro el viajero puede cumplir los requisitos de entrada en el destino sin renunciar a las coberturas necesarias para su protección”

ELIE AZANCOT CEO de Riskmedia Group
“Hoy por hoy, la cobertura por enfermedades infecciosas solo se otorga estudiando caso por caso, y de manera excepcional en el caso de los eventos”

ÓSCAR PINEDA Director Técnico de No Vida (MAPFRE México)
“En el caso de la industria MICE, los seguros se volverán imprescindibles para recuperar los negocios”

CRISTIÁN PÉREZ Gerente de operaciones de Econgress (Chile)
“Son necesarias coberturas sobre posibles pérdidas económicas en los eventos”

SARA VICIOSO Directora de Viajes El Corte Inglés (Perú)
“Contribuiría a la recuperación que se asumiese el coste de las pruebas de antígenos o PCR”

PAULA FUSTER MICE Manager de Atlanta events & corporate travel consultants (España)
“Preocupan los gastos en que se puede incurrir con los proveedores en caso de cancelación”

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Aunque la industria deseaba comenzar 2021 retomando los encuentros presenciales, el primer semestre del año ya se da por perdido y las esperanzas están de nuevo puestas en el segundo. De cara a los grandes eventos que aún no han podido celebrarse de manera presencial, pareciera que los grandes recintos, con más metros cuadrados que ofrecer, son los mejor posicionados a la hora de retomar.

Equipamientos no les faltan, ni en cuanto a medidas sanitarias, infraestructura tecnológica y conocimiento y formación del personal en relación a los protocolos a seguir. Sin embargo, se plantea una duda que parece asentarse cada vez con más fuerza: ¿volverán los eventos presenciales en los tamaños conocidos antes de la crisis?

El recurso a la tecnología permite ampliar las fronteras en cuanto a asistencia, pero esto también requiere una importante inversión que no se rentabiliza sin un alto índice de ocupación en la sala.

Según BCD Travel, la fatiga de lo virtual acentúa el deseo de regresar a los eventos presenciales. Son muchas las voces que apuntan al sector asociativo como el primero en atreverse a volver “a lo de antes”, primero de manera local antes de alcanzar la dimensión nacional, continental e internacional. Ese sector requiere de espacio por el importante peso que tienen en sus acciones las áreas de exhibición y workshops, donde es más fácil aplicar las medidas de distanciamiento social y no que hay que recurrir a nuevas tecnologías. 

Aunque también hay estudios que apuntan a que este 2021 se evitarán los lugares cerrados. Y, en caso de celebrarse eventos a cubierto, se optará por venues pequeños, tal vez extendiendo el acto durante varios días para llegar a más personas. Así lo estima el receptivo esloveno ETC Adriatic. 

Tanto contratantes como proveedores y organizadores se preguntan cuál será el impacto real de la pandemia una vez se puedan retomar las antiguas costumbres. ¿Algunos eventos serán definitivamente trasladados al entorno digital? Cada vez son más quienes afirman que, en al menos una parte de, así será. 

Si bien se han mejorado mucho en los últimos meses las propuestas tecnológicas ligadas a los diferentes formatos —a excepción del viaje de incentivo—, parece indiscutible la presencialidad cuando se trata de eventos ligados a ventas, motivación de equipos, viajes de recompensa y negociaciones de peso. Sin embargo, en las acciones relacionadas con la formación y la educación, el horizonte no está tan claro.

Burbujas contra el riesgo

Los complejos hoteleros facilitan la realización de tests para que los grupos puedan disfrutar de sus instalaciones con total comodidad, creando burbujas resistentes a todo riesgo de contagio. La posibilidad de crear esta suerte de “oasis anticoronavirus” en los centros de convenciones y recintos feriales no es posible, ya que el flujo incesante de personas es precisamente uno de los motivos de la existencia de los eventos que se realizan en ellos. 

Que toda la población susceptible de estar presente en un evento haya sido vacunada parece condición sine qua non para que la normalidad real de las grandes operaciones se retome. Sin embargo, y tal y como afirman algunos de nuestros entrevistados, esa normalidad real incluirá un componente digital que ya ha sido instalado y quedará integrado en la oferta del recinto.

No se puede cuestionar que ante la duración de las restricciones, que nadie estimaba tan largas, tanto clientes como organizadores han tenido la ocasión de probar nuevos formatos. Y que la oferta de propuestas digitales con un impacto satisfactorio para los contratantes ha mejorado mucho.

Por eso no podemos negar que el MICE virtual ha crecido de manera exponencial y esto afecta tanto a los congresos como a las grandes convenciones de ventas.

Opiniones contrapuestas

Quienes están defendiendo con mayor vehemencia el regreso a la presencialidad son los proveedores y organizadores de eventos. Sin embargo, son muchos los testimonios procedentes de asistentes a congresos y ferias que confirman su satisfacción con los resultados obtenidos en las ediciones virtuales.

No hay que olvidar que nos encontramos en pleno cambio generacional en cuanto a la relación con el entorno virtual en el ámbito profesional: las nuevas generaciones ya acostumbradas a lo digital se habrán acostumbrado aún más a raíz de la pandemia. 

Ante esta coyuntura, y mientras las limitaciones sanitarias y gubernamentales sean quienes marquen el ritmo de recuperación de la industria MICE, el entorno digital sigue teniendo campo para crecer. Mientras, la oferta ligada a lo presencial se sigue adaptando, demostrando en muchos casos una inteligente apuesta por generar sinergias.

Nadie dispone de una bola de cristal que nos permita ver el futuro, ni siquiera a corto plazo. La única certeza que tenemos es que el sector ha sabido prepararse para ofrecer todas las alternativas posibles en función de las limitaciones existentes. Obviamente éstas no afectan por igual a todos los actores implicados.

Para este tema hemos entrevistado a

DIANA RODRÍGUEZ Gerente General del Centro de Convenciones de Cartagena de Indias (Colombia)
“El segmento asociativo y gremial y las ferias de negocios se reactivarán antes que los eventos corporativos”

CAROLINA GARCÍA Directora General Adjunta del CCIB (Centro de Convenciones Internacional de Barcelona – España)
“Seguiremos aportando soluciones tecnológicas para que los clientes lleguen aún más lejos”

BELÉN MANN Directora de Convenciones y Congresos de IFEMA (España)
“Nuestros proyectos de digitalización están pensados para cuando recobremos la total normalidad por el valor que aportan”

PHILIP HOLZMANN Gerente de Marketing y Desarrollo de Espacio Riesco (Chile)
“Existe afortunadamente un creciente interés de las empresas por utilizar nuestros formatos digitales”

JUAN JOSÉ GARCÍA Director de Marketing de BCO Congresos
“El resultado de unir más tecnología con menos asistencia simplemente no es rentable”

GERARDO MATIENZO Director de Ventas y Comunicación de BTC
“Será en 2022 cuando logremos diagnosticar bien el nuevo tamaño y formatos de nuestra industria”

CARLOS DE SEBASTIÁN Director de Relaciones con Asociaciones en Latinoamérica en MCI Group
“Ante la insatisfacción por el ROI en lo virtual, se están desarrollando modelos que pueden implicar un no retorno a la inversión en congresos”

DAVID ABREU Director de PAP Congresos
“La inversión realizada por los grandes recintos creo que hasta sobrepasa los requerimientos de los promotores de eventos”

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Los espacios virtuales se pueden adaptar a todo tipo de eventos, y personalizarse según las necesidades del cliente. Se puede recrear, por ejemplo, un hall o recepción de un congreso, la planta con stands de una feria, o una oficina para celebrar un evento corporativo. La nueva solución cuenta con diferentes funcionalidades para acercar a los asistentes a eventos digitales o híbridos a la realidad y mejorar su experiencia.

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