Más de la mitad (52%) de las empresas no recurren a agencias especializadas para reservar espacios para reuniones simples o pequeñas, prefiriendo contactar con el hotel o venue directamente, según la asociación global de viajes corporativos (GBTA por sus siglas en inglés) y el proveedor de soluciones hoteleras HRS. En su estudio apuntan además que la mitad de los encuentros que se celebran a nivel mundial son de este tipo.

El 77% de las empresas que no tienen canales especializados para reservar buscan las salas para reuniones pequeñas llamando directamente a hoteles o visitando el sitio web de una plataforma de viajes o evento. Evitando mediadores, es más dificil negociar las mejores tarifas y garantizar la seguridad del venue y el cumplimento de la política corporativa, según HRS. Además, el estudio destaca que solo el 30% de los encuestados recurre a un proceso de licitación para comparar precios y elegir la mejor opción.

En cuanto a los principales factores que las empresas tienen en cuenta a la hora de reservar y administrar reuniones simples, el 73% de los encuestados destacó el encontrar el lugar correcto, mientras que para el 64% lo importante es maximizar el presupuesto y conseguir ahorro y el 40% busca cumplir con la política corporativa.