Por Cristina Cunchillos

La gestión de RFPs (solicitudes de propuesta, por sus siglas en inglés) es parte del día a día para muchos profesionales de los sectores MICE y congresual. Numerosas asociaciones, empresas e instituciones utilizan esta herramienta para especificar sus requisitos de cara a la organización de un congreso, convención, viaje de incentivo o evento y contratar a la agencia, hotel, receptivo u otro proveedor que responda a sus necesidades.

Conforme el sector evoluciona, los RFPs se hacen más complejos y han de reflejar los cambios, tanto en las prioridades de los contratantes como en las necesidades del público. Cada vez más, aspectos como la sostenibilidad, la inclusión o la creación de legado se incluyen en los cuestionarios o son factores clave a la hora de evaluar las propuestas.

Pero, sobre todo, para obtener los mejores resultados, es necesario dejar de tratar los RFPs como una mera herramienta de contratación, y usarlos como un marco estratégico que defina colaboraciones alineadas con los objetivos del contratante.

¿RFP, RFI o RFQ?

Ante todo, es importante entender qué es un RFP y cuándo se utiliza. Existen otros tipos de solicitud con acrónimos similares que a veces se confunden o se utilizan de manera incorrecta. RFI (Request for Information) es una solicitud de información sobre el proveedor, que a menudo constituye el primer paso en la negociación. Es frecuente enviar numerosos RFIs para, a partir de ahí, seleccionar a los proveedores a quienes se invitará a enviar una propuesta.

RFQ (Request for Quotation) es un requerimiento relacionado generalmente con algo sencillo y muy específico, y la decisión se basará puramente en el precio. Mediante esta petición, el proveedor recibe una solicitud de cotización.

RFP (Request for Proposal) alude a una solicitud de propuesta en relación a un servicio más complejo en el que, además del precio, se considerarán otros factores como la experiencia, la creatividad o el enfoque estratégico del proveedor. Generalmente se suele enviar a varios proveedores previamente seleccionados a través del RFI. La licitación por este medio es un proceso que resulta útil para al contratante, ya que le permite comparar diferentes propuestas de manera más fácil y rápida, al seguir una misma plantilla y criterios para todas las ofertas. También se supone más igualitario, al ofrecer las mismas oportunidades a los diferentes proveedores.

La realidad es que muchas veces la política de la entidad obliga a emitir un RFP para contar con varias candidaturas, cuando ya se tiene decidido al proveedor. Y en más ocasiones de las deseadas, la solicitud de propuesta es un camino para fomentar la competencia de un modo nada sano, buscando que cada vendedor ofrezca por sus servicios el precio más bajo posible.

Más allá de la posible mala praxis, el proceso puede ser laborioso y resultar frustrante, tanto para el solicitante como para el proveedor. El comprador ha de preparar un cuestionario que conduzca a las respuestas necesarias, encontrándose a menudo con algunas que no corresponden a lo solicitado. El proveedor, por su parte, ha de dedicar tiempo y esfuerzo para responder con la mejor propuesta posible a solicitudes que no siempre son claras o completas.

Qué se espera del contratante

Para que los proveedores puedan responder a un RFP de la forma más efectiva, necesitan que los compradores aporten varios elementos clave en su solicitud:

Claridad: Cuanta más información se facilite en el RFP, más fácil será presentar una propuesta acertada. Ante todo, es esencial explicar bien qué objetivos se quieren alcanzar, antes de añadir detalles como el número de espacios o habitaciones de hotel requeridos, el perfil del público que se quiere atraer, o las expectativas con respecto al catering o la tecnología a utilizar.

Igual de importante es aclarar qué criterios se utilizarán para la evaluación.

Presupuesto: Hay empresas reacias a especificar un presupuesto en su RFP. Esto no solo dificulta la labor del proveedor, también puede repercutir negativamente en el comprador al tener que desestimar propuestas que podrían ser más interesantes, o más afines a sus objetivos y valores, por una cuestión de coste. El resultado suele ser una sensación de pérdida de tiempo por ambas partes. Por eso es necesario indicar un presupuesto máximo o una franja de inversión orientativa.

Comunicación: No basta con enviar el RFP y esperar a que llegue una respuesta. A menudo el proveedor necesita aclaraciones, por eso es esencial ofrecer algún canal para resolver sus dudas. Una reunión o videollamada individual con el vendedor que lo solicite será preferible a una respuesta impersonal e indiscriminada, enviada a todos los licitantes. Además, puede ser una buena ocasión para conocerse, evaluar la personalidad de la otra parte, e incluso conectar a nivel emocional.

La respuesta del proveedor

Por su parte, los vendedores han de considerar otros elementos a la hora de preparar su propuesta:

Personalización: Pocas cosas son más frustrantes para el comprador que recibir propuestas genéricas que no responden a sus requisitos y claramente han sido enviadas a más solicitantes (a veces incluso olvidando reemplazar el nombre del destinatario en alguna frase). Aunque se recurra a una plantilla, es esencial adaptar cada propuesta a su destinatario, y mostrar el entendimiento de sus objetivos y prioridades respondiendo directamente a ellos.

Uso inteligente de la tecnología: Los avances tecnológicos han permitido crear plataformas de gestión de RFPs que, entre otros, ayudan a identificar las oportunidades más relevantes, crear plantillas para agilizar las respuestas y hacer seguimiento de forma automática. Muchas utilizan la inteligencia artificial (IA) para mejorar su eficiencia. Puede ser sin duda una ayuda para preparar la propuesta, pero no debe reemplazar la aportación creativa del equipo humano.

Creatividad: La respuesta a un RFP es una oportunidad para brillar y demostrar las fortalezas del proveedor, proponiendo la forma más eficiente y creativa de alcanzar los objetivos. También cuando se trata de renovar una licitación. Aunque en este caso ya se cuente con la ventaja de conocer mejor al cliente y sus necesidades, esa relación previa no es garantía de éxito. Por eso es imperativo poner el mismo esfuerzo en sorprender y mostrar qué más se podría hacer.

El factor humano

Cuando las respuestas a un RFP son rechazadas sin explicación, esto puede afectar negativamente a la moral del equipo, sobre todo entre los miembros con menos experiencia, y en consecuencia a su trabajo. Ofrecer un mínimo feedback a los proveedores que no han sido seleccionados no solo les ayudará a entender por qué. También podrán mejorar su propuesta en una próxima ocasión, y sentir que al menos se aprecia el esfuerzo y el tiempo dedicado.

Igualmente desmoralizador para el licitante puede ser comprobar que, tras haberse rechazado su propuesta, algunas de sus ideas son utilizadas por el comprador directamente, o por medio de otro proveedor. Este tipo de actitud deshonesta puede acabar dañando la reputación del contratante y hacer que reciba menos propuestas, o respuestas menos creativas, en el futuro. No hay que olvidar que los proveedores se conocen e intercambien experiencias y opiniones.

Lo que hay detrás de un un RFP no es una mera transacción. Detrás de cada contratante y proveedor hay un equipo humano. Por ello, una total transparencia y honestidad por ambas partes, así como el respeto a los códigos éticos, aunque sean tácitos, son prácticas que deberían formar parte siempre del proceso de licitación. Solo así podrá resultar en una relación duradera y beneficiosa para todos.

Para este tema hemos entrevistado a

Kevin Iwamoto Fundador de Executive Edge Strategies (Estados Unidos)
“Un buen RFP debe mostrar tanto qué se necesita como por qué”