Flexibilidad, personalización y tecnología son algunos de los elementos clave para sacar el mayor partido posible a los eventos pequeños, y alcanzar los objetivos deseados aún con presupuestos reducidos, según American Express Meetings & Events. Su informe «In-depth look at the event experience: what marketing owners want» (La experiencia de los eventos: qué quieren los dueños del marketing) distingue entre dos tipos de eventos: los programados regularmente y otros puntuales, a menudo más pequeños, que pueden servir para probar nuevas ideas.
El mayor problema con los eventos puntuales es la dificultad de predecir con certeza cuál será el número final de asistentes, según el informe. Por eso recomienda a los meeting planners que trabajen con los venues y proveedores para crear posibles escenarios y estar preparados para adaptarse fácilmente a variaciones en la asistencia. También sugiere conectar con el posible público por adelantado para establecer sus intereses y personalizar el contenido del evento.
Para ahorrar en los gastos de producción, el informe sugiere crear un formato que se pueda reproducir en varios eventos, con diferentes públicos. Y, entre las nuevas tendencias, destaca el streaming del contenido de las ponencias como una forma de mejorar los eventos, aunque no se puede aplicar en todos los casos, y se deben considerar siempre los objetivos que se quieren alcanzar.