Al mismo tiempo se estima el encarecimiento de precios del alojamiento en un 56%, del 49% en los billetes aéreos y del 48% en los costes vinculados al desplazamiento.  La prioridad se centra, pues, en mantener a raya la presión sobre los costes de los propios viajes. 

‘Tijeretazo’ en los viajes de incentivo y asistencia a eventos

¿Sobre qué tipo de desplazamientos recaería entonces el recorte de los costes? El informe apunta entre otros, y por este orden, a la participación en viajes de incentivo (31% de los encuestados lo mencionan), seguido de la asistencia a ferias comerciales (29%), así como a los desplazamientos a eventos y conferencias (26%). A mucha distancia quedan las reuniones con clientes habituales (16%). 

Y tan importante como en qué tipos de viajes se van a destinar menos recursos es el cómo. Hacer coincidir el viaje de negocios con los eventos o conferencias de interés para la empresa y negociar mejores tarifas con los proveedores aéreos y hoteleros marcan tendencia. En relación a esta última partida, los travel managers encuestados se muestran abiertos a trabajar con nuevas marcas. El control de gastos también pasa por reducir el número de representantes que viaja y disminuir el número de viajes de negocios contemplados.

El informe entra en más detalle sobre las líneas de recorte. Por encima del 30%, la participación en viajes de incentivo, las visitas puramente comerciales y las convivencias para empleados/representantes sufrirán más control, seguido de la asistencia a ferias y eventos sectoriales.

Prioridades distintas por regiones 

Atendiendo a la distribución geográfica, los responsable de viajes de negocios de Norteamérica priorizan reducir costes en la asistencia a eventos, conferencias y ferias, al igual que prevén reducir el número de participantes en viajes de incentivo. En Europa, el 44% de los gestores se propone aminorar los costes de las reuniones internas, y son muchos menos que sus homólogos norteamericanos los que planean costes decrecientes en materia de asistencia a ferias comerciales (17% frente al 37%). 

Por último, en Asia se actuará en primer lugar sobre los costes relacionados con los viajes de incentivo, pero también sobre las reuniones internas. Australia hará frente de manera prioritaria a los costes de las reuniones internas y a las convivencias en equipo. El estudio no arroja datos sobre Latinoamérica.

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Según el informe de Avoris Travel Insights – Viajes de Negocio 2025, 330.000 empresas españolas invierten en business travel y MICE, lo que supone un incremento dedl 3,8% con respecto a 2024.

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Responsables de promoción de distintos centros de convenciones de España y Latinoamérica nos confirman en La voz del sector que la recuperación es un hecho. En Análisis observamos la evolución que están teniendo los congresos en estos momentos de regreso a la actividad presencial.

En Día a día nos ocupamos del necesario cuidado de la salud mental de los trabajadores tras los dos años y medio vividos en relación a la pandemia. En Teambuilding seguimos presentando ideas para motivar a los equipos.

Entrevistas a proveedores de referencia, citas internacionales ineludibles para el sector y muchos más contenidos se incluyen en una edición que cuenta con tirada extra en IMEX Frankfurt, salón del que somos media partner y donde les esperamos del 31 de mayo al 2 de junio.

Les deseamos una excelente lectura:

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Redacción del Grupo PUNTO MICE

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La decisión de posponer el salón, previsto para enero de 2021, sitúa a esta convocatoria en unas fechas que permitirán preservar su alto impacto internacional y favorecer el re-encuentro profesional de empresas, países y destinos, impulsando así la recuperación del sector.

Los asistentes a FITUR MICE, incluyendo corporaciones, asociaciones, empresas de incentivos y de business travel, así como organizadores de eventos y congresos, podrán reunirse con proveedores en un ambiente exclusivamente profesional orientado a establecer contactos eficientes y generar negocio.

El programa de reuniones ofrece a los expositores participantes una agenda de citas pre-establecidas con directivos de empresas, rigurosamente seleccionados en base a criterios que valorarán el alto potencial de negocio y decisión de compra.  Se estima una media de 30 citas agendadas por cada participante. FITUR MICE se completará con un programa de networking integrado por la celebración de diferentes actos sociales que permitirán ampliar contactos y reforzar vínculos entre los participantes.

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La alianza está constituida por los convention bureaux de Bogotá, Medellín, Cartagena, Barranquilla, Cali, Pereira, Manizales, Quindío, Bucaramanga, Santa Marta e Ibagué, que juntas aportaron 2.451 millones de dólares a la economía del país con la celebración de más de 625 eventos en 2019. Realizarán acciones conjuntas para visibilizar la industria de reuniones, incentivos, convenciones y ferias y representar al sector en ferias nacionales e internacionales.

El primer logro de la red ha sido la creación de mesas de trabajo junto con la Gerencia de Turismo de Reuniones de ProColombia y el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo para crear un plan estratégico del sector. También se está trabajando en la unificación de información y el apoyo en la elaboración e implementación de los protocolos de bioseguridad aplicables a la industria de ferias y eventos de negocios, así como en la construcción de un plan de reactivación para el sector.

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La que fue capital del Imperio austrohúngaro sigue emanando majestuosidad. Bañada por un Danubio que ejerce de arteria vital, Budapest es una gran urbe orgullosa de un pasado compatible, a pesar de su dureza, con un sugerente futuro que tiene como marco edificios centenarios que conviven con atrevida modernidad.

Por Eva López Alvarez
Fotos E. L. A.

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La capital húngara es la suma de tres ciudades: Buda, Pest y Óbuda, las tres en las riberas del Danubio. Se unieron en 1873 cuando la ciudad llegó a ser la segunda en importancia  en el Imperio austrohúngaro, compartiendo la capitalidad con Viena. La impronta de los Habsburgo en la ciudad es flagrante y a ellos debe el destino la majestuosidad que lo caracteriza. Se traduce en suntuosos edificios que hoy sirven de venues, en su mayoría al borde de un río imponente que atraviesa la ciudad de norte a sur.

La gran afluencia de público hispanohablante hace que la cantidad de receptivos capaces de negociar y recibir en español sea muy superior a la media europea. Si bien la mayoría nacieron de la mano de los grupos vacacionales, son varios quienes se están especializando en los grupos MICE o han llegado al mercado proponiendo directamente experiencias originales para grupos de incentivo.

A Budapest no le faltan marcos para eventos con carácter, en su mayoría clásicos y algunos como próxima novedad. Es el caso del hotel más emblemático de la ciudad: el
Gellért, auténtica institución venida a menos y bajo un proyecto de renovación que lo convertirá en un hotel de lujo. De momento no hay fecha fijada de apertura.

Comparte edificio con el balneario Gellért, icono del destino desde finales del siglo XIX. Se ofrece para cenas de gala en el vestíbulo y veladas en la terraza amenizadas con un espectáculo de ballet acuático. Hasta 250 comensales pueden disfrutar de un bonito entorno que es además muy popular para el baño.

Compite en fama con el balneario Széchenyi: es el más espectacular de la ciudad y cuenta desde hace meses con un producto adaptado a los grupos profesionales, por ejemplo para el tiempo disponible antes de un vuelo de regreso a sus lugares de origen.

Hasta 24 personas pueden disfrutar de un baño termal acompañado de una sesión de spa en las habitaciones acondicionadas a tal efecto e independientes de las utilizadas por los locales. Es una experiencia ineludible en un país que cuenta con más de 1.000 manantiales y las relaciones sociales se establecen en numerosas ocasiones dentro del agua y al aire libre. Y esto aunque esté nevando.

Las temperaturas invernales pueden llegar a ser duras de soportar en un destino recomendado para convenciones e incentivos de abril a octubre.

Buda
La Colina del Castillo, o Colina de Buda, aglutina a los cada vez más numerosos turistas que visitan la ciudad y desean admirar el Danubio desde el que es su mejor mirador. El imponente Parlamento domina la otra orilla dándole aún más pompa a la postal.

En esta suerte de ciudad dentro de la ciudad que nació con el castillo de Buda en el siglo XIII, el Palacio Real es sede de museos e instituciones gubernamentales. Varias salas históricas se ofrecen para cenas de gala si bien, al haber sido lugar de enfrentamiento entre las tropas soviéticas y alemanas en la Segunda Guerra Mundial, fue destruido y saqueado. En consecuencia, lo que hoy se puede admirar es de construcción reciente.

Junto a la iglesia de Matías, en lo alto de la colina, el hotel Hilton Budapest es el único de cinco estrellas de Buda si bien se comercializa como un cuatro estrellas. Ha sido renovado y cuenta con 343 habitaciones y 24 espacios para eventos, además de un restaurante panorámico de 240 cubiertos. Un patio interior sobre los restos de un antiguo monasterio dominicano se utiliza para cócteles de hasta 400 invitados.

La vecina iglesia de Matías también sirve de espacio para eventos. Por ejemplo, previamente a un cóctel o cena con vistas, los grupos pueden ser recibidos con un concierto de órgano.

Un destino lleno de historia
En el vecino Bastión de Pescadores se puede privatizar parte de la superficie para continuar la velada con las mejores vistas del Danubio. Se asienta sobre una antigua fortaleza en la que se concentraban distintos oficios, entre ellos seguramente el de los pescadores que le terminó dando nombre. Las siete torres blancas que lo coronan representan a las siete tribus nómadas que dieron origen a la ciudad.

En el interior del mismo bastión, el restaurante Halaszbastya incluye 120 cubiertos. Las vistas son magníficas desde este emblema turístico de Budapest que simboliza el embellecimiento al que se sometió la ciudad en 1896, coincidiendo con el milenario de su fundación y la edad de oro del Imperio austrohúngaro.

Junto al río, a los pies de la colina, el Bazar Várkert es un espacio ajardinado del siglo XIX recientemente remodelado que hoy se ofrece como venue  para eventos de hasta 500 personas sentadas. De nuevo, las vistas del apacible Danubio y sus riberas, reconocidas por la UNESCO como Patrimonio de la Humanidad, decoran cualquier evento.

La Biblioteca Nacional es otro de los espacios singulares que se encuentran en Buda. Fuera de los horarios de apertura, sus suntuosas salas barrocas se utilizan para cenas de gala a las que los invitados pueden asistir vestidos de época tras ser conducidos en carruajes de estilo imperial.

Pest
El famoso Puente de las Cadenas, uno de los nueve de la ciudad, construido en 1849, une la Colina del Castillo con Pest, donde se aglutinan la mayor cantidad de hoteles y espacios para eventos.

El imponente edificio de la Academia de Ciencias se ofrece como venue gracias a sus ocho salas de estilo Imperio, todas con  luz natural y algunas con vistas al Danubio. 80 personas pueden concentrarse en formato teatro en el espacio más pequeño. En el más grande caben 300 personas sentadas y con los servicios de café y comida fuera, ya que son
salones reconocidos como Patrimonio de la Humanidad. En el piso inferior, con columnas, se organizan cenas de hasta 120 comensales.

La sala de conciertos Vigadó es uno de los venues más monumentales. En sus seis plantas de estilo neoclásico e inspiración árabe cuenta con varias salas y una terraza para cócteles de hasta 80 invitados con excelentes vistas al río. Una parte moderna también se ofrece para eventos de hasta 135 personas en auditorio.

El hotel Marriott Budapest es otra de las instituciones en materia de alojamiento, inaugurado en 1969 y hoy completamente renovado. Cuenta con 364 habitaciones y 15 salas de reunión. La mayor, para 600 delegados en teatro, está regada de luz gracias a sus dos paredes acristaladas abiertas hacia el río. La terraza ofrece bonitas vistas al Vigadó.

Todas las habitaciones tienen vista al río. En la suite presidencial se organizan fiestas para 35 personas. Los grupos pueden ser recibidos por un “Freddie Mercury” que homenajea al real, alojado en el hotel cuando en 1986 el grupo Queen dio un multitudinario concierto al otro lado del telón de acero.

Son varios los hoteles de alta gama que se concentran en esta parte de la ciudad: el Kempinski Hotel Corvinus tiene 352 habitaciones y tres restaurantes, incluyendo un Nobu y dos bares. Estará completamente reformado en el mes de marzo.

El primer piso está reservado para eventos en los diez espacios que incluye. La marca Kempinski no solo ofrece hotelería en Budapest. También forma parte de los proveedores de catering más famosos del destino: Kempinski Catering sirve sus platos en venues de prestigio como la Biblioteca Nacional.

Barrio Judío
La basílica de San Esteban ofrece magníficas vistas de la ciudad desde la base de su cúpula. La gran inundación de 1830 afectó a la pequeña capilla que ocupaba este lugar. Hoy es una iglesia católica dedicada a San Esteban, primer rey de Hungría. Junto con el Parlamento, es el edificio más alto de Budapest: 96 metros, en homenaje al año 896, cuando se fundó la ciudad.

Un ascensor conduce en grupos de cuatro personas hasta lo más alto, desde donde admirar las vistas en 360º de la ciudad y apreciar que esta basílica ejerce además de puerta de entrada al barrio judío, lamentablemente famoso por haber sido el segundo gueto más grande de Europa y haber aglutinado a más de 70.000 personas durante la ascensión del nazismo.

Es fácil imaginar el hacinamiento el que vivieron numerosas familias en algunos patios y edificios, muchas antes de ser deportadas a los campos de concentración. El Árbol de la Vida que se levanta orgulloso junto a la Gran Sinagoga rinde homenaje a los 600.000 judíos húngaros exterminados en la Segunda Guerra Mundial. También los zapatos de la ribera del río que recuerdan a quienes fueron asesinados siendo arrojados al agua o no encontraron otra escapatoria que el frío Danubio.

El Barrio Judío esconde uno de los grandes atractivos turísticos de Budapest y que también se ofrece como venue: los “bares ruina” que ocupan antiguos locales comerciales y apartamentos en un ejemplo de recuperación que no dejará indiferente a nadie.

El hotel Continental Budapest, de cuatro estrellas superior, posee 270 habitaciones en el corazón de este barrio. Cuenta con dos piscinas en la azotea -que se puede utilizar para eventos- una interior con jacuzzi y otra exterior abierta en el verano local.

Avenida Andrássy
Numerosos edificios de la ciudad recuerdan la celebración en 1896 del milenario de su fundación. La Avenida Andrássy, o Campos Elíseos de Budapest, comunica la zona hotelera más exclusiva junto al Danubio y la Plaza de los Héroes, dominada por el Museo de Bellas Artes y el Museo de Arte Contemporáneo.

El Museo de Bellas Artes ofrece cuatro salas: en la del Renacimiento se pueden organizar cenas de gala para 240 comensales; en la Barroca se pueden sentar hasta 270 invitados y en la Sala Nueva o Románica, presidida por una magnífica puerta de este estilo, la capacidad es de 270 personas. Las cenas de gala se pueden programar tras una visita de la colección, especialmente importante en lo que a pintura española se refiere. Está permitido amenizar la velada con un cuarteto de música romántica o jazz.

Vecino de la avenida Andrássy, el Corinthia Hotel Budapest, con cinco estrellas y 413 habitaciones en proceso de remodelación, ofrece una atmósfera y estética imperiales donde estuvo inicialmente el primer cine de la ciudad. Puede albergar eventos de hasta 500 personas en la mayor de las 19 salas que cuenta.

Tranvía Nostálgico
El denominado Tranvía Nostálgico, de madera, puede ser privatizado para el traslado de grupos de hasta 25 personas por vagón. Conducirlos hasta el flamante Parlamento, a orillas del Danubio -se puede visitar en sesiones de 45 minutos- no solo permite trasladarlos, también hacerles entender por qué Budapest es conocida como la joya del Danubio.

Un crucero por el río con la caída del sol no puede faltar en ningún programa. El barco Europa es el más grande: con tres plantas, la mayor alberga cenas de hasta 420 comensales. La terraza de la cubierta superior es completamente diáfana para cócteles con las mejores vistas desde el río.

El Tranvía Nostálgico también puede conducir a los grupos a un venue singular de la ciudad: el Museo del Ferrocarril es el más grande del destino, con capacidad para cenas de hasta 1.400 comensales. El espacio disponible es un gran hangar en el que las locomotoras sirven de decoración.

Ciudad musical
En la órbita de Viena, durante el Imperio austrohúngaro Budapest se convirtió en un centro musical de primer orden y sigue presumiendo de la calidad de sus conciertos. Actuamente el Teatro de la Ópera está cerrado por renovación, en principio hasta finales de este año aunque sin fecha prevista de inauguración. Le reemplaza con lo mejor de la cartelera musical la bonita Academia de la Música, creada por Franz Liszt.

Éste es el más valioso ejemplo del modernismo húngaro, construido a principios del siglo XX.

La música es tan indisociable de un programa en Budapest que todos los receptivos ofrecen que los grupos sean recibidos por un grupo de música de cámara, que melodías clásicas amenicen una cena, que una visita tenga como hilo conductor sonidos húngaros e internacionales… la música y las bonitas salas dedicadas a ella en majestuosos
edificios es sin duda otro de los atractivos de la capital húngara.

Los conciertos eran uno de los motivos que atraían a la emperatriz Sissi durante sus estancias en una ciudad que los húngaros afirman prefería antes que a Viena, demasiado bulliciosa para la aristócrata. A 40 minutos de la ciudad se encuentra el castillo de Godolloi, al que se puede viajar por carretera o en coches de época. Las salas de la que fue una de las residencias imperiales se visitan en grupos de hasta 35 personas. El lugar se ofrece para cenas de gala de hasta 350 comensales y conciertos en su teatro, el más antiguo del país, con 60 asientos.

Magia magiar
Si bien Budapest es una ciudad imperial donde la majestuosidad campa a sus anchas, Hungría esconde una autenticidad en forma de secretos rurales que sorprenderán a más de uno. A dos horas de Budapest, Tard es un pueblecito donde acercarse a las costumbres y el folclore nacionales, además de degustar recetas típicas de la cocina más casera como la col rellena, muy popular en los menús de boda,  de la mano de las señoras del pueblo que gustosamente se prestan a convivir durante unas horas con los grupos extranjeros.

Forman parte de los 1.000 habitantes de este lugar sumamente pintoresco donde nacen proyectos como Matyodesign que implican a las bordadoras: con muchas sonrisas y mucha paciencia enseñan a los visitantes a bordar, preparar pasta, partir nueces… actividades de gran simpleza y mayor riqueza humana.

De nuevo la música reivindica su espacio: en la iglesia del pueblo se ofrecen breves conciertos de órgano hacia los que los viajeros son conducidos del brazo de las hospitalarias artesanas.

Debrecen
A dos horas y media de Budapest está Debrecen, segunda ciudad de Hungría y cuna del palinka. Es un aguardiente de cualquier fruta, aunque en esta zona se produce principalmente de manzana. Y es que Debrecen es la capital de la manzana y de la llanura más grande de Europa.

Zsindelyes es uno de los productores de palinka de referencia y pionero a la hora de vincular esta bebida y turismo en su Zsindelyes Cottage: cuenta con un pequeño museo donde organizar degustaciones a 25 kilómetros de Debrecen. Además, recientemente fueron inauguradas 13 habitaciones en forma de cabañas rústicas y recibe eventos de hasta 150 personas en su mayor sala interior.

Debrecen es también la puerta de entrada al Parque Nacional Hortobágy, el más grande y antiguo de Hungría. Es el lugar ideal para degustar el típico gulash, pasear en carro de caballos por la inmensa llanura y asistir a exhibiciones de la destreza de los gauchos locales.

La ciudad busca un lugar en el panorama MICE y ya cuenta con venues de prestigio, como la Universidad, y de grandes capacidades, como el estadio del fútbol del equipo local, además de una interesante historia vinculada al judaísmo que se vuelve tangible en la visita.

Hungría es un país que aúna majestuosidad urbana y autenticidad rural; rasgos imperiales y la simpleza del campo más hospitalario… además de un pasado que pretende servir de referencia para un mejor presente y un futuro en el que algunos fantasmas han dado paso al atrevimiento condimentado con cierto aroma de libertad.

Información práctica

– Huso horario: GMT +1
– Moneda: Florín húngaro (HUF)
– Tipo de enchufe: Tipo F / 230 V
– Código telefónico: +36
– Más información:
AGENCIA DEL TURISMO HÚNGARO
Zsuzsa Szegner
Responsable de Desarrollo
Turístico en España
zsuzsa.szegner@mtu.gov.hu
+36 30 445 99 67
www.mtu.gov.hu

Teambuilding en Budapest

Compras locales
El Mercado Central, del siglo XIX, sigue siendo el lugar donde los locales hacen su compra diaria y el marco ideal para encontrar por equipos y con tiempo limitado los ingredientes del típico gulash húngaro, o especialidades nacionales como la paprika.

Competición de rubik
El rompecabezas mecánico más famoso del mundo es de origen húngaro: Erno Rubik creó este juguete con el que no solo se puede competir en rapidez para colocar las piezas como corresponde, también decorándolo de manera original.

Inventos húngaros
Son varios los inventores húngaros que se encuentran detrás de objetos como el bolígrafo o las cerillas, descubrimientos como la vitamina C… que pueden servir de pistas durante una búsqueda del tesoro que culmine en lo alto de la basílica de San Esteban.

Tareas artesanales
Un grupo puede competir en la cocina por sorprender a quienes se dediquen a bordar motivos que servirán de recuerdo a una jornada de campo basada en las tareas simples, y no por ello poco divertidas, y las relaciones humanas de calidad.

Bares “ruina”

Se han convertido en uno de los grandes atractivos turísticos de Budapest. No solo permiten apreciar cómo se puede reconvertir un lugar cargado de lúgubre historia en un agradable espacio lúdico. Forman parte también de los sitios donde descubrir el ambiente más frecuentado por generaciones que nacieron bajo el régimen comunista y presumen orgullosas de un nuevo país, así como jóvenes que no sufrieron los rigores comunistas y crecen ligados a movimientos alternativos.

Aunque se extienden por toda la ciudad, los más famosos son los que ocupan las antiguas casas del gueto judío. Los edificios, de más de cien años de antigüedad, han sido recuperados del abandono pero sin ninguna renovación, de ahí el calificativo de “bares-ruina”. Los antiguos locales comerciales albergan hoy bares en los que se mezclan lo vintage con lo clásico, lo punk con lo barroco… Szimpla Kert es el ejemplo más famoso por aglutinar numerosos locales y estilos en torno a un patio central. En lo que fueron los antiguos apartamentos del primer piso son varios los bares que ofrecen sus espacios para eventos privados.

El papel pintado ha sido sustituido por grafitis, el mobiliario por reliquias que parecen salidas de cuentos infantiles… un pasado trágico superado por un original presente.

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Las ferias siguen siendo una plataforma ineludible en muchos sectores a la hora de presentar nuevos productos, los servicios de una empresa o recordar la presencia en el mercado ante un público lo más amplio posible. Son días en los que los profesionales valoran el contacto cara a cara, ya sea para reforzar relaciones existentes entre proveedores y compradores o para establecer nuevas conexiones. Y el stand es el lugar en el que todo ocurre.

Contar con un escaparate en las citas sectoriales es, por tanto, muchas veces imprescindible pero también a menudo caro, sobre todo si se buscan las ubicaciones más vistosas y con mayor tráfico de público. Ante la necesidad de conseguir siempre un buen retorno de la inversión, es imprescindible una buena planificación que permita sacar el mejor partido posible a la participación en la feria… empezando por el diseño de un stand con sentido.

Más que un espacio
Porque no es simplemente un espacio donde desplegar materiales y mantener reuniones durante la feria. Es una plataforma de comunicación que, por sí misma, puede transmitir poderosos mensajes sobre quien expone y reflejar sus valores. Por eso, además de tener en cuenta las últimas tendencias en diseño y los gustos cambiantes del público, se ha de tener claro qué es lo que se quiere decir y ajustarlo al presupuesto disponible.

¿Más grande = mejor?
A la hora de impresionar al público asistente está claro que, cuanto más grande sea el stand, mejor. Sobre todo cuando se trata de competir entre marcas líderes. Después de todo, teniendo en cuenta el elevado coste que puede tener el espacio en algunos salones, son las compañías más poderosas las que pueden permitirse una mayor inversión en un escaparate más grande y espectacular. Y es que el tamaño puede ser percibido como un reflejo de la posición que el expositor ocupa –o aspira a ocupar– en el sector al que pertenece.

Pero también hay que recurrir al sentido común. Un espacio más grande no sirve de nada si no se utiliza bien o no tiene un diseño que resulte atractivo. Y, en épocas de incertidumbre, ostentar con un lugar excesivamente espacioso puede ser considerado como una prueba de despilfarro o una falta de sensibilidad, sobre todo si se trata de un sector que atraviesa  dificultades.

Reflejo de la empresa
La decoración elegida, y el diseño en sí, pueden convertirse en la tarjeta de visita del expositor. En una feria de turismo, por ejemplo, el espacio ocupado por un destino como Costa Rica se reconoce fácilmente por la exuberante naturaleza con la que suele estar decorado, recreando un bosque tropical, mientras que el de India es fácilmente asociado al destino si cuenta con un gigantesco Buda a la entrada… los destinos de playa pueden optar por un techo ondulante que recuerde a las olas del mar. Hay sectores que se prestan a diseños más sugerentes y sin duda el de la industria MICE es uno de ellos.

En la decoración se suelen utilizar los colores corporativos con un diseño conforme a la imagen de marca de la empresa, con una estética más moderna o más informal según el público objetivo y dentro de las pautas que permitan los organizadores del salón. Es una forma de transmitir los valores de la compañía, pero se puede ir más allá.

Escaparates sostenibles
La creciente preocupación por el impacto que las acciones humanas tienen en el medioambiente o la economía y comunidades locales afecta también a las ferias, que son cada vez más sostenibles. Hoy día es habitual encontrar fuentes para rellenar contenedores de agua, moquetas de material reciclado o una preferencia por apps y materiales digitales en lugar de programas y folletos impresos, entre otros.

Pero, además de las iniciativas de los organizadores, cada expositor puede demostrar también sus credenciales en sostenibilidad con el diseño y contenido de su stand. Por ejemplo, sustituyendo en lo posible el uso de plástico por materiales naturales, ofreciendo contenedores reciclables o de vidrio, o decorando con textiles adhesivos reutilizables en lugar de vinilos.

Innovación y tecnología
Por supuesto, es de esperar que una empresa tecnológica disponga de los últimos gadgets en su stand, pero la tecnología puntera es también algo que cualquier expositor, independientemente del sector al que pertenezca, puede incorporar para demostrar su espíritu innovador. Es, además, algo que el público demanda y espera cada vez más.

Una empresa que presuma de modernidad, de invertir en investigación y desarrollo o de estar a la cabeza en las últimas tendencias, deberá asegurarse de que esto se refleja en su stand. La inclusión de pantallas interactivas táctiles de último modelo, dispositivos de realidad virtual que permitan al público adentrarse en el producto o servicio que ofrecen o inteligencia artificial, no solo les posicionará como empresas innovadoras, sino que además hará que la experiencia del público sea más memorable.

Interacción con el público
La posibilidad de interactuar cara a cara con los asistentes es la esencia de las ferias. El diseño elegido para el stand también pone de manifiesto qué tipo de interacción se busca y el propio carácter de la empresa.

Existe una tendencia creciente a utilizar materiales textiles y juegos de luces y sombras para crear un ambiente más acogedor. Una distribución del mobiliario más informal, con cómodos sofás, por ejemplo, es una clara invitación al público a adentrarse en ese espacio, relajarse y dialogar, así como reflejo de una empresa abierta, dispuesta a dar la bienvenida.

Si a ello se añade algún tipo de juego o experiencia que los visitantes puedan probar, ese mensaje de bienvenida es aún más patente. Por el contrario, un stand bordeado por una barricada de mostradores puede parecer intimidatorio y demostrar la intención de mantener conversaciones unidireccionales.

Por supuesto, el presupuesto del que se dispone juega un papel fundamental a la hora de poder incluir o no este tipo de comodidades. Pero incluso los espacios más limitados se pueden convertir en lugares acogedores recurriendo al ingenio y la creatividad. Un stand puede llegar a ser un islote de sensaciones agradables dentro del gran universo frío que puede llegar a ser una feria internacional con miles de asistentes.

Lo importante es decidir qué mensajes se quieren transmitir a un público que se intenta atraer a primera vista y qué tipo de experiencia se le quiere proporcionar, dependiendo de la imagen que se quiera proyectar de la empresa. Pero también se ha de tener en cuenta quién es ese público y qué es lo que quiere ver o hacer.

Solo encontrando el punto de encuentro entre ambos intereses se puede garantizar el éxito de un montaje que va a ser en muchos casos la primera impresión que el visitante se lleve.

Y, aunque el diseño es más significativo de lo que puede parecer a primera vista, y juega un papel importante a la hora de generar una primera imagen positiva, siempre serán los profesionales detrás del escaparate quienes verdaderamente harán que la experiencia del público sea memorable y productiva.

Para este tema hemos entrevistado a

Susana Pizana Administradora de General Events
“No hay que hacer del stand un bazar por mostrarlo todo, ni un bar cuando la empresa no lo es”

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El mercado de los viajes de incentivo vive un buen momento. A pesar de la implementación de políticas de compliance cada vez más estrictas que hacen que algunas empresas prohíban a sus empleados la participación en este tipo de recompensas por miedo a que sea visto como una forma de presión, se trata de un sector que continúa al alza. Así lo confirma el reciente informe de tendencias publicado por CWT Meetings & Events: en él se estima que será el tipo de eventos que registre un mayor crecimiento en 2020.

El objetivo primordial de las empresas que organizan estos viajes para sus representantes o clientes es estimular su negocio. Sin embargo gana peso entre los resultados a lograr la consolidación de mejores lazos y relaciones entre los asistentes, sobre todo estrechando la distancia entre empleados de menor rango y sus líderes. Esto parece generar mayor confianza y fidelidad, con más beneficios a la larga para la entidad organizadora.

Para conseguirlo es esencial que los invitados vean el viaje como una recompensa a sus esfuerzos, algo deseable y no una imposición de la empresa en su afán de mejorar resultados. Por eso se impone tener en cuenta las preferencias y gustos de quienes participan a la hora de preparar los programas. 

Cambio generacional
No es fácil, ya que se trata de un público cada vez más exigente y difícil de impresionar. La plantilla profesional estará compuesta en un 75 % por millennials en el año 2025
y pronto contará también con miembros de la siguiente generación, los centennials, nacidos a partir de 1996 y que han crecido una vez asentada la revolución de los vuelos low cost. A diferencia de sus predecesores, son viajeros acostumbrados a lo efímero y menos leales, por lo que siempre buscan algo nuevo, el siguiente wow! que les sorprenda.

Las nuevas generaciones también quieren adentrarse en la cultura, historia y tradiciones de los destinos, vivir experiencias auténticas como las que viven los locales y no ser simples espectadores de un destino o visitantes de paso. También muestran una mayor preocupación por su salud y por el impacto medioambiental y social de sus desplazamientos.

La inclusión en los programas de elementos de Responsabilidad Social Corporativa (RSC) y actividades que favorezcan la salud y bienestar de los participantes es cada vez más habitual. Y sin duda es una práctica que contribuye a hacer del viaje una experiencia más atractiva y memorable.

De hecho, la responsabilidad social es el primer punto destacado en el Manifiesto de Bangkok, un decálogo de recomendaciones para profesionales de los viajes de incentivos, empresas y destinos, publicado este año por SITE (Sociedad para la Excelencia en Viajes de Incentivo, por sus siglas en inglés).

Experiencias únicas
Clientes, agencias y receptivos coinciden en que la clave para garantizar el éxito de cualquier programa de incentivo radica en la innovación y creatividad. Ya no sirve cualquier tour o una simple cena en un restaurante típico. El incentivo ha de ofrecer una experiencia única, algo que los participantes no puedan conseguir por su cuenta y que les haga sentir verdaderamente especiales de la mano de la empresa para la que trabajan o de la que son clientes. 

Por supuesto, la experiencia ideal no va a ser la misma para todos, sobre todo en grupos heterogéneos en los que se mezclan diferentes generaciones, nacionalidades o culturas.

Por eso, una de las tendencias al alza en viajes de incentivo, según CWT, es la personalización de los programas, combinando elementos sociales en los que intervienen todos los integrantes del grupo con otras actividades que el participante puede decidir o no vivir en función de sus preferencias en el momento de realizarlas.

Destinos a elegir o evitar
La seguridad de los participantes en un viaje de incentivo es de vital importancia y por eso tienden a ser evitados destinos en los que la inestabilidad social o política impera o se han vivido recientemente desastres que puedan poner en peligro a la asistencia o derivar en una experiencia negativa.

En cuanto a los destinos más populares, CWT M&E destaca el creciente interés por países menos trabajados hasta el momento como Nepal, Namibia, Costa Rica, Montenegro o Camboya, junto con clásicos como París, Nueva York, Dubái, destinos del Caribe o Sudáfrica. La elección puede variar según la nacionalidad de los participantes, pero el objetivo es siempre el mismo: que sea un lugar que sorprenda o que se presente como un lugar que puede sorprender, aun cuando se trate de destinos familiares para quien participa.

Se espera un mayor interés por ciudades secundarias como Burdeos (Francia), Sevilla (España), Montreal (Canadá) o Perth (Australia), en la búsqueda de autenticidad por encima del lujo. Esto es algo que SITE recomienda en su Manifiesto de Bangkok, alentando a destinos no urbanos, ciudades pequeñas y destinos emergentes a incluir los viajes de incentivo en sus estrategias de desarrollo económico. 

Los incentivos no solo impactan en quien participa: pueden actuar como un agente transformador para las comunidades que los reciben. Todos pueden salir ganando, siempre y cuando se dedique la debida atención a la planificación que resulte en una experiencia única para cada uno de los implicados.

Para este tema hemos entrevistado a

CRISTINA PAGÈS Gestora de Eventos de Epson Ibérica (España)
“Necesitamos que los receptivos entiendan que un grupo de incentivo no puede ser tratado como uno vacacional”

FRANCES COOK Gerente de Recursos y Proveedores de Vitality (Reino Unido)
“Buscamos que el incentivo sea una experiencia que el dinero no puede comprar”

NANCY SANZ Gerente MICE de Viajes El Corte Inglés (España)
“Los clientes buscan que los participantes se sientan protagonistas y no meros observadores”

CLAUDIA BERTOLI Directora de Negocios de BCD M&E (Argentina)
“Si los grupos son muy heterogéneos hay que encontrar alternativas que seduzcan a todos”

CHRISTINE FOURNIER Secretaria General de WATA (Asociación Mundial de Agencias de Viajes)
“Es importante que haya un equilibrio entre las actividades y el tiempo de relajación”

GERMÁN INOSTROZA Director de Marketing Global de Ovation Global DMC
“Evitando que el viaje coincida con días libres ya se está lanzando un mensaje positivo”

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“Manners maketh man” es un dicho clásico en el Reino Unido, el país de los gentlemen, y ciertamente “los modales definen al hombre”. Aún más, en un sector como el MICE, en el que los profesionales constantemente se desenvuelven en público y entre nuevos contactos: saber comportarse correctamente puede abrir puertas o, en caso negativo, dañar la reputación de manera irreparable. Se dice que se tarda 20 años en construir una buena reputación y se pueden tardar cinco minutos en arruinarla.

Cómo saludar al llegar a una reunión de alto nivel o cómo desenvolverse en una cena de gala son dudas que pueden resultar angustiosas para quienes se enfrentan a este tipo de situación por primera vez y buscan causar una buena impresión. Consultar guías de protocolo o preguntar a compañeros con más experiencia siempre ayuda, pero la realidad es que no existen normas universales que se puedan aplicar siempre.

A menudo, cómo comportarse en un evento corporativo, igual que cómo vestirse, depende de la ocasión, de la categoría social de los participantes, del sector al que pertenece la empresa y de la imagen que se pretende transmitir.

Para complicar las cosas aún más, lo que está bien visto en una cultura occidental puede resultar rudo en Oriente, o viceversa, y cada país suele tener costumbres distintas, tanto en el ámbito privado como en el mundo profesional.

¿Apretón de manos o besos?
Estas diferencias culturales son patentes, por ejemplo, a la hora de saludar. En un ámbito formal, lo más común es darse la mano, sobre todo cuando se conoce a alguien por vez primera. No obstante, no todos los apretones de mano son iguales. Un norteamericano esperará un apretón más sólido y duradero que un francés, por ejemplo. En China, será un apretón ligero acompañado de una pequeña reverencia y en Tailandia el saludo incluirá solo una reverencia con la mano en el corazón.

Saludarse con besos o abrazos es cada vez más común en el ámbito profesional, incluso cuando se trata de desconocidos. En términos generales, las culturas latinas son más proclives a besar que las anglosajonas, germánicas o nórdicas y los asiáticos evitan estos saludos  más informales.

En Oriente Medio, los hombres se pueden saludar con besos pero, a pesar de que cada vez más mujeres participan en reuniones profesionales, sigue siendo importante mantener las distancias y evitar cualquier contacto físico.

También se debe tener en cuenta que no todos saludan con el mismo número de besos ni de la misma manera. Un británico, por ejemplo, ofrecerá su mejilla derecha mientras que en otros países será la izquierda, por lo que intentar completar el saludo con un segundo beso puede llevar a situaciones embarazosas.

Por otro lado, a la hora de despedirse, la elección entre un cálido abrazo y besos o un frío apretón de manos puede ser la señal indicativa del éxito o fracaso de la reunión o velada.

Protocolo en las reuniones
La primera regla de oro es llegar puntual a la cita, aunque la puntualidad puede ser también un concepto relativo que varía según culturas. Un alemán no verá bien que alguien llegue menos de cinco minutos antes de la hora acordada, mientras que en China ser puntual puede significar llegar hasta diez minutos tarde.

Una vez en presencia del interlocutor hay que saber estar. El lenguaje corporal de los asistentes a menudo dice más que lo expresado con palabras. Lo correcto es sentarse recto, pegado al respaldo de la silla, y sin cruzar las piernas ni esconder las manos bajo la mesa.

Gestos nerviosos como pasarse los dedos por el cuello de la camisa o por el pelo, rascarse la cabeza o jugar con un bolígrafo pueden ser molestos y mostrar inseguridad o falta de interés. Aún peor es sujetarse la cabeza con la mano, como si se estuviese cansado o aburrido, o, por supuesto, meterse el dedo en la nariz o la oreja. Salvo para situaciones de emergencia, o que sirvan al propósito de la reunión, los móviles no se deberían dejar sobre la mesa y preferiblemente deben estar apagados o en modo avión.

En la mesa
Innumerables contratos y relaciones de trabajo se cimentan en la mesa compartiendo una buena comida. Lejos de la formalidad de la oficina, se trata de un entorno que incita a relajarse y abrirse un poco más a los otros comensales, compartir experiencias y anécdotas. Pero también presenta sus peligros.

Además de reglas básicas de educación,  como no hablar con la boca llena o cerrarla al masticar, conviene recordar otras normas de protocolo , sobre todo cuando se trata de cenas de gala o en restaurantes de alta gama: la servilleta debe ser colocada sobre el regazo, nunca como babero, y solo se deja sobre la mesa al finalizar la comida. Para evitar “accidentes” lo mejor es evitar platos como los de espagueti si uno no se siente cómodo con tenedor y cuchara al mismo tiempo. Comer marisco también puede generar situaciones embarazosas. Y en caso de que se sirva sopa, no es de buena educación soplar en un intento de enfriarla.

El plato del pan se sitúa a la izquierda y lo correcto es trocearlo con la mano y no cortarlo con cuchillo. Si se quiere untar mantequilla, ésta se pone primero en el plato y desde allí se unta en pequeñas dosis, conforme se va comiendo.

No se debe empezar a comer hasta que lo haga el anfitrión o, en cualquier caso, hasta que todos los comensales en la mesa hayan sido servidos. Conviene no llegar a la mesa demasiado hambriento: devorar el plato en segundos no está bien visto.

La posición de los cubiertos indica cómo y cuándo utilizarlos: tenedores a la izquierda, cuchara y cuchillos a la derecha (salvo que se requiera un pequeño tenedor para marisco), colocados por orden de uso, de fuera a dentro.

La copa del agua se sitúa a la izquierda de las de vino. Si hay jarras de agua en la mesa, lo correcto es servir a los demás antes de rellenar el vaso propio.

No está bien visto apoyar los codos en la mesa, solo el antebrazo, y las manos han de estar siempre a la vista. El mejor lugar para los móviles está fuera de la mesa. Son normas de protocolo genéricas válidas para muchas culturas, sobre todo occidentales, pero no universales.

En China está bien visto sorber con ruido e incluso eructar durante la comida, como muestra de que se está apreciando lo que se encuentra en el plato. En Tailandia el tenedor solo se utiliza para empujar los alimentos hacia una cuchara, nunca para comer.

El del protocolo y los modales según el destino es un universo complejo por lo que conviene informarse de las costumbres locales. Aunque parezca mentira, lo que puede parecer un descuido puede realmente resultar ofensivo para la persona que está en frente y condicionar el resto del encuentro.

Ante la duda, la mejor reacción en cualquier situación de duda es observar y adaptarse rápidamente, siguiendo el comportamiento del anfitrión del evento o la persona a la que se saluda. El respeto siempre es valorado, en cualquier cultura y ocasión, y debe ser el primer paso a la hora de establecer cualquier tipo de relación. A partir de ahí, la naturalidad se impone… cuando se valora el saber estar.

Para este tema hemos entrevistado a

John Lee Co-fundador de CultureMee.com
“Antes lo importante era tener un coeficiente intelectual alto, en el futuro contará más el coeficiente cultural”

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Si bien el formato de ferias y convenciones en sí no ha variado mucho desde comienzos del nuevo milenio, la aplicación de una variada tecnología, cada vez más sofisticada y efectiva, ha transformado por completo la dinámica entre organizadores y asistentes y mejorado el impacto de los eventos.

Prueba de la influencia de la tecnología en la industria MICE es el espacio y tiempo, cada vez mayor, que se le dedica en los principales salones internacionales: más expositores, talleres de start ups que hacen demostraciones de sus últimas creaciones, numerosas ponencias y debates sobre los últimos avances o tendencias… En IBTM World, por ejemplo, la entrega de premios Tech Award a las mejores innovaciones para eventos se ha convertido en una de las citas clave para estar al día de lo que ocurre en el universo tecnológico.

Y es que cada año surgen miles de nuevas ideas en todo el mundo, muestra de una constante inquietud y deseo de hacer las cosas cada vez mejor. No todas están llamadas al éxito, pero aún así contribuyen a una evolución imparable.

La digitalización de los eventos es una de las tendencias destacadas en las previsiones de CWT Meetings & Events para 2020. Se trata de una evolución claramente impulsada por el cambio generacional: no solo la llegada de los millennials, sino también el siguiente grupo de centennials o Generación Z, nacidos a partir de 1996, que no han conocido un mundo sin Internet, teléfonos inteligentes y aplicaciones móviles.

American Express Meetings & Events, por su parte, también prevé que en 2020 la tecnología será una parte integral de los eventos y afirma que los clientes están cada vez más dispuestos a invertir en soluciones tecnológicas.

Ventajas de la tecnología
Son múltiples: la tecnología facilita la gestión de los eventos, simplificando las tareas y dejando más tiempo a los meeting y event planners para concentrarse más en la creatividad y menos en la logística. También agiliza los procesos más frustrantes, como puede ser el registro en ferias, y permite una comunicación mucho más fluida entre todos los diferentes actores.

La seguridad de los eventos, algo que preocupa cada vez más, también se ve mejorada por el uso de tecnología, que permite por ejemplo verificar la identidad de los asistentes en el acceso. Evitando la necesidad de imprimir miles de programas, folletos y materiales para la decoración, la tecnología digital hace los eventos más sostenibles. Por último, y no por ello menos relevante, las innovaciones contribuyen a conseguir un efecto wow! en el evento y mejoran la experiencia de los asistentes.

De principio a fin
Las novedades tecnológicas y sus aplicaciones son tan variadas como los eventos en sí y su uso se extiende desde la planificación hasta el seguimiento y evaluación posterior, pasando por todos y cada uno de los aspectos que definen una acción. Lo importante es elegir la solución tecnológica que mejor responde a las necesidades de cada organizador.

A éste se le ofrecen ahora diferentes herramientas que facilitan su labor automatizando los procesos, desde la búsqueda y reserva online de espacios al control de los gastos asociados para ajustarse al presupuesto. Las plataformas de gestión de eventos, como por ejemplo la española Eventeas, ponen en contacto a clientes y proveedores. Los organizadores pueden solicitar presupuestos y contratar todo lo que necesitan en un único portal, incluyendo desde empresas de catering o seguridad a la tecnología más puntera, además de las distintas experiencias que se pueden ofrecer a los invitados.

Muchas agencias cuentan con sus herramientas de reserva online propias, como Simple Meetings de BCD Meetings & Events: es una plataforma que permite hacer búsquedas mediante criterios predefinidos que se ajusten a la política corporativa de la empresa contratante.

Los hoteles también facilitan la búsqueda y reserva en línea de sus espacios para eventos. Fruto de ello es la creación de la plataforma GroupSync, en la que participan grandes cadenas como Accor, Hilton, IHG (InterContinental Hotels Group) y Marriott International. Ofrece a los organizadores tarifas transparentes y contenido relativo a sus operaciones, así como información relacionada con la disponibilidad de espacios y habitaciones para grupos en diversos establecimientos.

Sin embargo, y pese a la proliferación de las plataformas de reservas online, su uso es relativamente bajo, sobre todo para los eventos más pequeños que se siguen organizando por teléfono.

Accesos fáciles y seguros
Al igual que ha revolucionado el embarque en los aeropuertos, el uso de tecnología de reconocimiento facial puede agilizar el registro en eventos, ayudando a reducir las largas colas que se suelen formar, por ejemplo, en ferias multitudinarias.

La encuesta anual elaborada por Event Tech Lab en IBTM World 2018 corroboró el creciente interés por la tecnología biométrica en el sector. El 26 % de los encuestados consideró que sería el avance más útil desde el punto de vista de los asistentes a eventos en este año 2019, comparado con solo el 10 % que opinaba lo mismo en 2017. En la misma feria, el premio Tech Watch Award fue otorgado a la empresa Zenus por su software de reconocimiento facial, utilizado ya en numerosos eventos y capaz de gestionar el acceso de 400 personas por hora.

Y es que el uso de tecnología biométrica en los quioscos de registro permite comprobar la identidad de los asistentes y otorgarles su acreditación en segundos (o negarles el acceso), garantizando al mismo tiempo su privacidad. Los participantes simplemente deben introducir una foto junto con sus datos a la hora de inscribirse para el evento. La biometría permite también una mayor personalización, por ejemplo identificando a invitados VIP previamente seleccionados.

Interacción con el cliente
Una vez dentro del evento, cada vez se recurre más a asistentes virtuales o chatbots a la hora de interactuar con el público, orientarle o responder a sus preguntas. Encontrar un robot que dé la bienvenida a los invitados ya no es algo que pertenezca a la ciencia ficción.

La inteligencia artificial permite conectar con los asistentes al evento y mejorar su experiencia. Yanu, por ejemplo, es un camarero robot lanzado en 2018 por una start up de Estonia que ha causado sensación en los eventos en los que se ha puesto a prueba. No solo puede preparar de 100 a 150 cócteles por hora, gestionando los pedidos y pagos con asombrosa rapidez, reduciendo las colas en el bar: también interactúa con los invitados.

También Alexa, el asistente de voz de Amazon, se puede utilizar para mejorar la experiencia de los asistentes a eventos.

En el Walter E. Washington Convention Center de la capital norteamericana los delegados disponen de más de 50 quioscos habilitados con esta tecnología y pueden solicitar ayuda a Alexa para orientarse en el edificio, consultar la oferta de restauración o el programa del día. Próximamente incluirá también información sobre atracciones y servicios cercanos.

Gracias al rápido análisis y procesamiento de datos, la inteligencia artificial permite ofrecer a los asistentes una atención más personalizada y, por consiguiente, más efectiva.

Venues tecnológicos
El equipamiento técnico y audiovisual disponible se ha convertido en uno de los factores determinantes a la hora de elegir un venue. Ya no se trata de que la sala disponga de conexión a Internet y Wi-Fi –algo que se da por hecho– sino de la facilidad, seguridad y, sobre todo, rapidez de esa conexión. A corto plazo se extenderá la tecnología 5G: la última generación de redes ultrarrápidas y seguras que permiten descargar a una velocidad hasta 1.000 veces mayor que la versión anterior y con un mayor número de usuarios conectados.

En las sedes más modernas, las oportunidades de branding corporativo son puramente digitales, con juegos de luces, proyecciones, hologramas y pantallas LED cada vez más grandes y con mejor resolución. Esto no solo evita la producción de materiales para decorar que pueden ser costosos y difíciles de reciclar, del tipo de los vinilos, sino que aporta mayor dinamismo y flexibilidad en el momento de mostrar imágenes, vídeos, etc

En muchos casos se trata de pantallas interactivas que facilitan el engagement con el asistente. La empresa Kubify, ganadora del premio Tech Watch People´s Choice a la mejor tecnología para eventos según la votación del público en IBTM World 2018, permite crear pósters electrónicos interactivos a través de su plataforma Learning Toolbox. Los visitantes pueden acceder a contenido, vídeos y presentaciones sobre el producto o tema representado y participar en encuestas o debates.

Realidad virtual y aumentada
La realidad virtual y la realidad aumentada son tecnologías cada vez más utilizadas en eventos con el objetivo de ofrecer una mejor experiencia al público. La llegada de las redes 5G sin duda contribuirá a generalizar aún más su uso.

Con unas gafas de realidad virtual, los asistentes a una presentación pueden vivir la experiencia de un destino o en un congreso médico adentrarse en un órgano del cuerpo humano. Es una tecnología que rompe las barreras físicas. También puede ofrecer la experiencia de un evento a delegados que no se encuentren presentes físicamente. Sin embargo, su uso aísla a las personas y no contribuye a la interacción.

La aplicación de la realidad aumentada en los eventos, por el contrario, sirve principalmente para añadir contenido y generar mayor interacción con los asistentes, motivándoles a buscar más información. Por ejemplo, pueden ver la receta o la procedencia de los ingredientes de los platos que se sirven en el evento con solo apuntar a ellos con su móvil o encontrar el camino hacia lo que buscan. También se puede organizar una búsqueda del tesoro o juegos del estilo de Pokémon Go, haciendo del evento una experiencia más llamativa.

Apps para todo
Según un informe de CWT Meetings & Events, el número de aplicaciones móviles para eventos creadas desde 2017 ha aumentado un 83%, y el porcentaje de asistentes que descarga dichas aplicaciones ha pasado del 50% en 2017 al 74% en 2019. El visitante ya espera que un evento cuente con su app propia.

Whova, CrowdCompass, EventMobi, DoubleDutch, QuickMobile, Event Boosterapp… los desarrolladores de aplicaciones específicas para eventos no solo ofrecen soluciones cada vez más numerosas sino mucho más completas.  Ya no se trata de incluir el programa de ponencias, sino que cada vez más son herramientas para la interacción y la comunicación.

Son apps que facilitan el networking entre los delegados, a menudo incluyendo chats privados, y les convierten en auténticos participantes que pueden incluso influenciar o modificar el contenido del evento, expresando su opinión o haciendo peticiones a los organizadores.

La tecnología 5G les dará aún más poder de forma instantánea. Por ejemplo, mediante crowdsourcing los asistentes a un evento podrían decidir qué música escuchar o acordar si subir o bajar la temperatura de la sala en tiempo real. La inmediatez de los comentarios permite identificar las mejoras  e introducir los cambios necesarios.

También existen innumerables aplicaciones móviles de diferentes empresas que sirven para mejorar aspectos específicos de los eventos. Interactio permite a los delegados recibir la traducción simultánea de presentaciones o charlas en tiempo real en su smartphone. La start up española Wildbytes acaba de estrenar una app de realidad aumentada con geolocalización para que los asistentes a eventos multitudinarios puedan orientarse y encontrar a sus colegas.

Mejores experiencias
El objetivo de toda tecnología es mejorar el engagement o implicación de un asistente que regrese a su oficina con la sensación de haber vivido una experiencia enriquecedora. Pero no solo está mejorando la experiencia de los asistentes, haciéndoles partícipes a través de plataformas como Sli.do que permiten hacer preguntas sin tener que esperar a que les pasen el micrófono. También sirve para dar más control a los organizadores, siempre y cuando sepan trabajar el gran volumen de información que los avances tecnológicos facilitan.

El uso de heat maps o “mapas de calor” en la web o app del evento permite ver qué páginas son las más visitadas y qué contenido interesa más, pudiendo estimar por adelantado qué sesiones pueden requerir una sala más grande. Utilizando la tecnología beacon se pueden crear mapas de calor para visualizar el tráfico de visitantes y las zonas más frecuentadas.

Otra tecnología cada vez más utilizada es la identificación por frecuencias de radio (RFID por sus siglas en inglés), algo que se puede incorporar en las acreditaciones para localizar e identificar en tiempo real a los asistentes, permitiendo, por ejemplo, adoptar iniciativas para redirigir el flujo o aumentar el personal en las áreas que más lo necesiten.

A pesar de los esfuerzos por mejorar el engagement, éste es
un aspecto que raramente se mide. La captura y análisis de
emociones filmando a los asistentes a una presentación para
extraer información de su expresión facial y nivel de atención
se ha empezado a probar en algunos eventos. Y es que con la
tecnología se pueden hacer cosas que hasta hace poco parecían increíbles… pero no lo es todo. Ha de estar plenamente
integrada en el evento y responder a unos objetivos, no ser
un simple añadido. Y sin olvidar que lo que verdaderamente
marca el éxito de un evento es la calidad humana.

Para este tema hemos entrevistado a

James Morgan Fundador de Event Tech Lab
“La tecnología permite medir la efectividad de los mensajes”

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Su oferta hotelera e infraestructura para eventos, convenciones e incentivos tal vez no ha crecido a la misma velocidad de otras ciudades y su imagen ha sufrido algún revés últimamente, pero Barcelona tiene recursos y energía de sobra para seguir siendo uno de los destinos MICE más completos del Mediterráneo y del mundo.

Por Cristina Cunchillos
Fotos Shutterstock

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Para muchos visitantes extranjeros, tanto de ocio como de negocios, Barcelona es el primer destino a tener en cuenta en España. Atractivos no le faltan: su belleza arquitectónica, su clima envidiable, su excelente conectividad… son argumentos que han convertido a la Ciudad Condal en la reina indiscutible del Mediterráneo. Pero tal vez es una posición que se empieza a cuestionar.

Las últimas noticias que emanan del destino no siempre son positivas. La inestabilidad política derivada del proceso soberanista catalán y las reacciones al juicio y condena de los líderes independentistas han conllevado protestas multitudinarias, afectando incluso a la actividad del aeropuerto y las estaciones de trenes y autobuses.  Lamentablemente en estos últimos meses se ha hablado más de Barcelona en relación a las huelgas, las manifestaciones, la creciente inseguridad, la masificación turística, los elevados precios de los hoteles en una coyuntura especialmente difícil, el incremento de las tasas turísticas… Todos estos titulares que tal vez no hacen justicia a la realidad del destino pero están haciendo mella en su imagen.

Además, frente a la competencia creciente de otros destinos en continua expansión y renovación, la oferta de la Ciudad Condal se ha visto constreñida por la limitación a nuevas construcciones en los últimos años. De 1993 a 2016 la ciudad pasó de tener 155 hoteles a 397. Pero este crecimiento no fue del gusto de todos. Los residentes de los barrios más turísticos de Barcelona reclamaron un mayor control y mejor distribución de la expansión hotelera en un intento de que la ciudad no sucumbiese ante la avalancha de turistas y grandes grupos. Sin embargo esto conllevó que organizadores ávidos de nuevas experiencias se viesen tentados a dejar de lado un destino cuya posición en el MICE era incuestionable hasta ese momento.

El último ranking de los destinos más populares para reuniones y eventos publicado por CWT Meetings & Events, sitúa a Barcelona en quinta posición en 2019, tres puestos por debajo del lugar ocupado el año pasado. No obstante cabe destacar que se trata de la única ciudad española entre las top 10 de Europa para convenciones e incentivos.

Optimismo
No todo es negativo. Cuando se trata de congresos de asociaciones internacionales Barcelona sigue estando en lo más alto. A pesar de haber sido desbancada por París en cuanto a número de eventos celebrados, lidera el ranking de ICCA (Asociación Internacional de Congresos y Convenciones, por sus siglas en inglés) en cuanto al número de congresistas recibidos, con 134.838 delegados en 2018.

Además, son visitantes que tienden a extender su estancia más tiempo para disfrutar de la oferta de ocio no solo de la ciudad, también de sus alrededores.

Ésa es otra tendencia al alza. Y es que, con la proximidad tanto del mar como de la montaña, de ciudades históricas y pueblos con encanto, viñedos y espacios naturales ideales para la práctica de actividades deportivas, la oferta combinada de la “Gran Barcelona” está ganando cada vez más adeptos.

De la mano de esta intención de diversificar producto, en la misma ciudad empiezan a despuntar nuevos proyectos hoteleros mientras que los organizadores de eventos e incentivos están demostrando su creatividad sugiriendo venues alternativos y nuevas formas de explorar el destino.

Nuevas conexiones aéreas
La conectividad aérea también sigue mejorando. Entre las nuevas rutas destaca la conexión directa con Ciudad de México por la intensa rivalidad que ha despertado entre Aeroméxico y Emirates. La aerolínea mexicana fue la primera en lanzar sus vuelos, con tres frecuencias semanales desde junio, que incrementará a cinco en diciembre y a un vuelo diario a partir de marzo de 2020. Emirates, por su parte, ofrecerá un servicio diario entre Dubái y la capital mexicana, con parada en Barcelona, a partir de diciembre.

Level también ha añadido una nueva conexión entre la Ciudad Condal y Latinoamérica este año, con dos vuelos semanales a Santiago de Chile, así como una nueva ruta a Nueva York-JFK, con tres frecuencias semanales. La canadiense Westjet, por su parte, introdujo vuelos directos a Toronto en julio. Etihad conecta Barcelona con Abu Dábi desde noviembre de 2018.

Esta continua expansión ejerce cada vez más presión en el aeropuerto de Barcelona-El Prat que se verá aliviada con la construcción, finalmente aprobada este año, de una nueva terminal satélite que podrá acoger hasta 17 aeronaves de gran tamaño y aumentar la capacidad del aeródromo hasta los 70 millones de pasajeros anuales. Se espera que el nuevo edificio esté operativo en 2026.

Nuevos hoteles
La implantación de la moratoria de 2017 limitó la construcción de nuevos hoteles, dejando numerosos proyectos de grandes cadenas en el tintero, pero no todos se vieron afectados. El reciente fallo del Tribunal Superior de Justicia español a favor de los hoteleros ha traído optimismo a un sector que temía quedarse atrás.

El primer proyecto nuevo aprobado tras la moratoria es la construcción de un establecimiento de Leonardo Hotels en las proximidades de Fira Barcelona, con 204 habitaciones y categoría cuatro estrellas superior. El Leonardo Royal Hotel Fira Barcelona será el primero de la cadena bajo su marca más exclusiva en España y tiene prevista su apertura para finales de 2020.

Otro de los proyectos que se salvó es la reconversión del solar que albergó el histórico Teatro Novedades, entre el Paseo de Gracia y la Gran Vía. En la segunda mitad de 2020 se inaugurará en él un hotel de lujo de la marca ME by Meliá. La planta baja del establecimiento contará con un espacio gastronómico y galería comercial que dará paso a una plaza pública en el interior de la manzana.

Tras varios retrasos, el nuevo hotel de Barceló en la avenida Diagonal tiene prevista su apertura en enero de 2020. El Occidental Diagonal 414 tendrá 100 habitaciones, dos restaurantes, tres salas para reuniones y una amplia terraza exterior con vistas a la Casa de les Punxes, situada justo enfrente.

Este singular edificio modernista de Puig i Cadafalch, caracterizado por sus torres puntiagudas, puede albergar eventos en su azotea de 600 m², el Espacio Puig i Cadafalch de 250 m² y las dos salas más pequeñas situadas en el piso noble del edificio.

InterContinental Hotels Group (IHG), por su parte, ha elegido Barcelona para introducir su marca de lujo Kimpton Hotels & Restaurants en España. El Kimpton Vividora Hotel, cuya apertura en el céntrico Barrio Gótico de Barcelona estaba prevista para noviembre al cierre de esta edición, cuenta con 156 habitaciones, lounge, restaurante y 250 m² de espacio para eventos.

En octubre abrió el nuevo Seventy Barcelona, en el barrio de Gracia: un hotel de arquitectura vanguardista con 152 habitaciones y amplios ventanales que llenan su interior con la luz del Mediterráneo. Dispone de un espacio flexible para eventos, The Twins, que se puede dividir en dos salas independientes y, en su conjunto, puede acoger una convención con 130 delegados. En su ático de diseño se celebran reuniones de trabajo en un ambiente informal.

Pero sin duda la apertura más esperada fue la del nuevo Nobu Hotel Barcelona el pasado mes de septiembre, el tercer hotel en España de la exclusiva marca, conocida por sus exclusivos servicios, contar entre sus propietarios al actor Robert de Niro y su estilo minimalista japonés. Situado en el centro de la ciudad y gestionado por el grupo español Selenta, este nuevo cinco estrellas cuenta con 259 habitaciones distribuidas en 23 plantas, destacando su suite de 150 m² en el piso 22 con excelentes vistas de Barcelona. Cuenta con un auditorio de 102 plazas, seis salas de reuniones para sesiones de hasta 42 delegados y un ballroom para 200 invitados.

Recorridos por el centro
Pese a ser una gran ciudad, el centro histórico de Barcelona es compacto y la mejor forma de conocerlo es a pie, paseando por sus calles y avenidas admirando la variada arquitectura y los secretos escondidos. Por eso siguen siendo populares las rutas guiadas y gymkhanas por la ciudad, aunque cada vez más sean visitas tematizadas e incluso teatralizadas.

Se pueden elegir diferentes rutas temáticas: la Barcelona medieval o romana, el legado de Picasso o Miró, recorridos gastronómicos o visitas a los mejores miradores, como el de Collserola en la montaña del Tibidabo, construido para las Olimpiadas de 1992. Aquí también se puede celebrar un cóctel para 100 personas con las mejores vistas de la ciudad.

La ruta Street Art presenta la ciudad como una enorme galería de arte urbano. Los grupos observan los principales murales en bicicletas de bambú acompañados de un artista.

Con motivo de la celebración del Año del Turismo Cultural en 2019 se han creado nuevas rutas literarias por la ciudad. Por ejemplo, siguiendo los pasos de El Quijote por el Barrio Gótico, de George Orwell por la Rambla o visitando el barrio de Sarrià-Sant Gervasi donde encontraron inspiración Gabriel García Márquez y Mario Vargas Llosa.

Si lo clásico es visitar el Barrio Gótico, al otro lado de Las Ramblas el distrito de El Raval ofrece un ambiente moderno y cosmopolita con restaurantes y bares chill out. La terraza 360 del hotel Barceló Raval es una de las más demandadas para fiestas privadas con vistas panorámicas de la ciudad.

También en El Raval, el Museo de Arte Contemporáneo (MACBA) ofrece 18.000 m² para eventos corporativos que abarcan desde espacios históricos a salas vanguardistas. El Edificio Meier dispone de varios salones y espacios diáfanos, incluyendo un atrio con capacidad para 300 invitados. En contraposición, el Convento dels Àngels, incorporado al recinto en 2015, es un bello edificio gótico del siglo XVI: la Gran Sala, con acceso a una terraza y luz natural, o la capilla, se utilizan para cenas de hasta 180 invitados.

Barcelona modernista
Sin duda, la ruta más popular es la que recorre el legado de Antonio Gaudí y otras joyas modernistas de principios del siglo XX. Se puede completar con un taller de trencadís, la clásica técnica de mosaicos utilizada en muchos de estos edificios, o con la celebración de un evento en alguno de los espacios exclusivos que ofrecen.

A los venues ya clásicos como La Pedrera y la Casa Batlló, se une ahora también Casa Vicens.

El primer edificio de habitación modernista diseñado por Antonio Gaudí abrió por primera vez al público a finales de 2017, tras una completa remodelación. Caracterizada por su decoración en base a formas geométricas y rica ornamentación, ofrece tres espacios donde se puede celebrar desde una sesión con 30 asistentes en teatro a un cóctel con 95 invitados.

El recinto modernista del Hospital de la Santa Creu i Sant Pau, obra del arquitecto Lluís Domènech i Montaner y declarado Patrimonio de la Humanidad por la UNESCO en 1997, también se ha rehabilitado como venue para eventos corporativos. Su edificio principal, el Pabellón de la Administración, ofrece diferentes espacios que combinan modernismo y modernidad con la tecnología más puntera. Aquí se puede celebrar una convención con 200 delegados o un banquete para 230 comensales.

Un gran clásico
El Camp Nou, templo del FC Barcelona, es uno de esos venues clásicos que sigue protagonizando las demandas para eventos e incentivos. Se pueden celebrar cenas de gala en el césped o reuniones en los diferentes salones y auditorios que alberga, incluyendo la gran sala de 2.770 m² para las operaciones más grandes.

La catedral del Barça no escapa al es- píritu de renovación y en los próximos años se transformará en uno de los mayores complejos deportivos del mundo. El futuro Espai Barça contará con un nuevo estadio para 105.000 aficionados y un Palau para acontecimientos deportivos, culturales y sociales de hasta 12.500 espectadores que también se ofrecerá para eventos privados.

Ligado al fútbol, los organizadores pueden optar por el venue creado por Lionel Messi: para un máximo de 40 personas se ofrece Bellavista del Jardín del Norte, una suerte de pequeño pueblo con 1.000 m² de jardines, en pleno centro del Eixample.

Centro de innovación
En contraste con estas joyas modernistas y otros edificios históricos como la Casa Llotja de Mar en el Barrio Gótico, cuyos salones medievales pueden acoger cenas de gala para 460 invitados, el llamado distrito 22@ es icono de la Barcelona más innovadora. En el regenerado barrio de Poblenou, paradigma de la revolución industrial barcelonesa, los antiguos talleres y fábricas son ahora sedes de marcas independientes, talleres de artistas y start ups tecnológicas.

Aquí, Valkiria Hub Events ofrece diferentes espacios alternativos para eventos en una antigua fábrica restaurada. Innohub Events, por ejemplo, es una sala polivalente de inspiración industrial y decorada con materiales reciclados que puede acoger operaciones con 230 participantes en teatro. En el corazón del edificio, InnoKube es un original cubo que pretende estimular el flujo de ideas, perfecto para una pequeña reunión o un brainstorming.

También en el 22@ se encuentra el Centro de Convenciones Internacional de Barcelona (CCIB), el palacio de congresos de mayor envergadura del sur de Europa, con capacidad para 15.000 delegados. La nueva estación de La Sagrera, actualmente en construcción, facilitará el acceso al distrito a través de la red de trenes de alta velocidad (AVE).

Los grupos pueden disfrutar también de la oferta de bares y restaurantes del Mercado de los Encants, y buscar gangas en sus tiendas de artículos vintage, o visitar el Museo del Diseño de Barcelona, a los pies del edificio Glòries, la icónica torre de cristal barcelonesa.

Si tradicionalmente los programas de incentivo solían incluir la visita o adquisición de ingredientes para un teambuilding en el Mercat de la Boqueria, desde 2015 muchos optan por el Mercat del Ninot en el Eixample, completamente renovado.

La Gran Barcelona
Cada vez más los organizadores incluyen visitas a los alrededores de Barcelona en sus programas. Una de las opciones más populares es un recorrido por las bodegas de la región vinícola Penedès, incluyendo catas de sus preciados vinos y cavas. También hay alternativas enológicas aún más cercanas a la ciudad, como la bodega Alta Alella en el Parque Natural Serralada de Marina. Aquí se puede añadir un recorrido en 4×4 por sus espacios y el traslado en barco, sidecar o helicóptero desde Barcelona.

Otra excursión habitual conduce a la sierra de Montserrat donde, además de disfrutar del entorno natural del parque y visitar a La Moreneta, virgen patrona de Catalunya, en la basílica de su monasterio benedictino se puede celebrar una reunión de empresa o un banquete con hasta 600 comensales en los salones del histórico Hostal Abat Cisneros.

Al sur de Barcelona, Sitges conserva el ambiente bohemio que inspiró a numerosos artistas catalanes de renombre internacional del siglo XIX. Aquí abrió en 2018 el ME Sitges Terramar de Meliá, un hotel que combina vanguardia, diseño y sabor a mar en sus 213 habitaciones y salas para reuniones y eventos, con capacidad para 300 personas en teatro en la mayor.

Para quienes busquen programar actividades con más adrenalina en plena naturaleza, se puede añadir rafting en el río Noguera Pallaresa. Para una experiencia diferente, se ofrece el paseo a 86 metros de profundidad por la antigua mina de la Montaña de la Sal en Cardona.

Son opciones que complementan perfectamente la oferta urbana de Barcelona para eventos e incentivos, además de permitir a los organizadores incorporar nuevos elementos en un destino en el que seguramente ya habrán trabajado.

Mar y montaña, vanguardia y tradición, cultura y aventura se combinan en un destino que, a pesar de la incertidumbre y la inestabilidad que le toca vivir, lucha por defender un trono que nunca ha dejado de pertenecerle.

Información práctica

– Huso horario: GMT +1
– Moneda: Euro
– Tipo de enchufe: Clavija tipo C / F – Voltaje 230 V
– Código telefónico: +34
– Más información:
Carme Casanovas
Gerente de Promoción MICE Internacional – Escandinavia, Sur de Europa, India, Israel y Japón
bcb@barcelonaturisme.com
www.barcelonaconventionbureau.com

Teambuilding en Barcelona

Falsificadores de arte
Falsificar una obra de Picasso es el reto que Amfivia propone durante una divertida gymkhana en la que, con ayuda de actores, hay que encontrar las partes del cuadro escondidas por el centro histórico, reproducirlas y juntarlas para crear la obra maestra.

Zero waste
En los talleres de cocina de cero residuos que ofrece Marca Condal, los participantes no solo aprenden a preparar creativos platos con ingredientes locales y de temporada que compran en mercados, sino a aprovechar y reutilizar todos los restos.

Aventura off road
En Les Comes, una finca privada en las afueras de Barcelona con 70 kilómetros de pistas off road, los grupos prueban su habilidad en el manejo de vehículos todo terreno y compiten en un rally. Si prefieren no conducir, pueden descargar adrenalina en las tirolinas.

Día de playa
Las playas de Barcelona son el escenario ideal para un día de competiciones, empezando por un partido de vóley-playa y un concurso de castillos de arena, antes de adentrarse en el Mediterráneo en kayak o aprender la técnica del SUP (stand up paddle).

Cuna del cava

La comarca del Alt Penedès a 40 kilómetros de Barcelona, es la cuna del cava, el vino espumoso catalán por excelencia con Denominación de Origen propia. Fue exactamente en Sant Sadurni d’Anoia donde se inició su producción en 1872, usando las variedades de uva típicas de la zona: macabeo, xarel·lo y parellada. Hoy día, esta privilegiada llanura de clima suave y terreno rico en fósforo, entre el mar y las montañas, cuenta con más de 300 bodegas o cellers, muchas de las cuales ofrecen visitas guiadas y catas para grupos durante todo el año.

Una de las más famosas es la de la Familia Torres, que ofrece además diferentes espacios para eventos, incluyendo salas en una masía rústica del siglo XIV. Los grupos también pueden seguir la ruta de la Carretera del Vi, del Penedès a las playas del Garraf, visitando trece bodegas y otros puntos de interés. También se proponen actividades de teambuilding con tema enológico, como Bodega Perdida de Marca Condal, una aventura en una cava secreta en la que se han de superar varias pruebas antes de poder disfrutar de la preciada bebida. En Artcava los grupos pueden incluso elaborar su propio cava: cada miembro se encarga del degüelle de una botella a la que, a continuación, colocará el corcho, la placa y su propia etiqueta.

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