El calendario define el motivo del viaje

Diseñar un viaje de recompensa en torno a un evento en el destino es una de las tendencias más destacadas en 2026, asegura Travel Emotions. Un festival o una importante cita deportiva puede ser el punto de partida a partir del que organizar otras actividades en el destino que complementen el programa.

También destaca la elección de destinos europeos por parte de organizadores de viajes de incentivo basados en España. En su caso, la buena conectividad entre países, las pocas horas de vuelo y la amplia oferta cultural sitúan a Europa como una de las regiones más demandadas para programas de incentivo que buscan un alto ROI (retorno de la inversión, por sus siglas en inglés).

Lujo accesible en Asia

Según la división de BCD M&E, los organizadores de viajes de incentivo apuestan por destinos asiáticos para ofrecer experiencias de lujo sin necesidad de grandes presupuestos. Corea del Sur, India, Vietnam, Malasia o Sri Lanka son algunos de los países que ofrecen ese “lujo accesible”.

Se trata de viajes que combinan cultura y tradición milenaria. La guía lo recomienda para recompensar a equipos y clientes que necesitan sentir que han viajado “muy lejos” sin disparar el presupuesto.

Naturaleza y lugares inexplorados

Los programas de incentivo en los que se apueste por actividades de aventura en la naturaleza, como senderismo, kayak o bicicleta, son tendencia este año. La guía pone como ejemplo destinos como Alaska o la Antártida, que considera idóneos para este tipo de experiencias.

Tomando estos destinos como referencia, Travel Emotions señala una tendencia hacia los viajes a lugares exóticos o menos explorados. La búsqueda de exclusividad y desconexión impulsa los viajes de incentivo hacia entornos remotos y tranquilos.

Viajes temáticos y “de autor”

Por último, la guía menciona el auge de los viajes temáticos y de autor: programas en los que la música, la literatura o el cine son el hilo conductor sobre el que se diseña la experiencia. Travel Emotions habla de “turismo emocional” y de cómo se ha convertido en un estándar, al responder a la necesidad de crear experiencias memorables y transformadoras.

Muy vinculados a esta tendencia están también los llamados “viajes de autor”, programas diseñados directamente por chefs de renombre o exploradores destacados.

Tendencias que permanecen

La guía de Travel Emotions también hace una breve mención a las tendencias que ya se percibían en 2025 y que continúan muy presentes este año:

• Slow Travel & JOMO (Joy of Missing Out): El viajero de incentivo en 2026 sigue huyendo de agendas apretadas. Prefiere visitar menos lugares y permanecer más tiempo en un mismo destino para disfrutarlo de forma más pausada.
• Bienestar y reconexión: El wellness es ya un mínimo exigible, asegura Travel Emotions. Los programas que combinan actividad física suave, gastronomía saludable, desconexión digital y momentos de silencio seguirán marcando tendencia.
• Sostenibilidad real: Hace tiempo que un viaje de incentivo no se entiende sin este enfoque. Hoteles con certificaciones reales, proveedores locales comprometidos, programas de reducción de residuos y plásticos, compensación de la huella de carbono y experiencias con impacto positivo en la comunidad son algunas de las prácticas sostenibles más demandadas.

Destinos emergentes

La agencia selecciona, entre muchos otros, algunos destinos que hasta ahora no han sido tan populares para estos fines, pero que en 2026 están comenzando a ganar protagonismo al cumplir con varias de las tendencias mencionadas: Eslovenia en Europa; Armenia y Georgia en la región del Cáucaso; Ruanda en África; o Laos en el sudeste asiático son algunos de los destinos que, según Travel Emotions, están emergiendo con fuerza este año por ser lugares menos explotados, con propuestas vinculadas a la naturaleza y a precios competitivos.

En América Latina, la guía destaca Medellín y Guatapé, en Colombia, por ofrecer naturaleza, aventura, sostenibilidad real y ser un ejemplo de destinos donde organizar viajes temáticos en torno a la música.

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LATINOAMÉRICA SE CONSOLIDA COMO DESTINO DE INCENTIVOS

Según SITE, los viajes de incentivo seguirán creciendo en 2026 siempre y cuando se priorice la personalización y flexibilidad. La asociación propone que los asistentes puedan incluso elegir entre distintos restaurantes o actividades.

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La búsqueda de ofrecer una experiencia única a los participantes cuando se organiza cualquier operación MICE está llevando a la industria a apostar de forma decidida por una personalización que empieza por la manera de acercarse al cliente, con el objetivo de que éste, y quienes vayan a llegar de su mano, se sientan únicos. Que una convención o evento sea memorable ya no se consigue únicamente con una decoración cuidada o un planning bien estructurado.

Uno de los mayores retos del sector frente a la exigencia de personalización en lo que a la acción se refiere, con el enfoque puesto en quienes van a participar en ella, es la necesidad de disponer del tiempo suficiente para materializar las peticiones de los clientes. La cultura de lo urgente provoca que, en demasiadas ocasiones, los objetivos marcados no se puedan alcanzar. Esta realidad afecta también a los presupuestos: más personalización suele conllevar más personal dedicado, más horas empleadas y, en definitiva, más recursos.

Diseñar acciones a medida conlleva por tanto entender el necesario equilibrio entre una mayor inversión económica y unos tiempos de producción más amplios, claves para que la personalización se convierta en algo real y efectivo y no se quede únicamente en un componente al que se aspira. Cabe destacar que, aunque parece obvio, lamentablemente no siempre lo es. Diseñar acciones a medida también pasa por entender a un cliente que no siempre tiene claro lo que quiere, o no sabe comunicarlo.

Todo apunta a que la exigencia en cuanto al nivel de personalización se irá incrementando. Sin olvidar de que estas acciones más adaptadas a quien las viva irán acompañadas de una mayor conciencia, alineada con criterios de sostenibilidad bien definidos.

La situación invita a reflexionar sobre hasta dónde llegará esta necesidad de personalizar y hasta qué punto la industria puede responder a ello.

Para este tema hemos entrevistado a

MÓNICA LÓPEZ Directora de MICE en BMC Global
“El mayor reto es llegar a cada participante para satisfacer sus necesidades, y cuando se trata de grupos grandes hace falta más presupuesto”

MARIELA LUPARINI Responsable del departamento creativo en TMP Ambientaciones
“Nuestro mayor desafío es obtener información concreta y precisa de los objetivos del cliente”

LAURA ORTIZ Global Sales Director en Quimbaya Latin America
“El cliente nos da plazos muy ajustados y esto dificulta el poder cumplir con las peticiones de personalización”

ELENA RUBIO Directora de ventas en Ovation Spain & Portugal DMC
“Además de los presupuestos, los plazos de entrega limitan mucho las posibilidades de personalización”

CHRIS NEGRÓN Corporate MICE Manager en Bahía Príncipe
“El mayor reto es hacer entender que un ‘todo incluido’ no significa que todos los servicios personalizados lo estén”

PATRICIA ANDRINO Directora de Meetings & Events en Vincci Hoteles
“La falta de tiempo juega en nuestra contra ante la creciente demanda de eventos personalizados de última hora”

ANDRÉS FERNÁNDEZ Director gerente de EXPOCoruña
“Responder a la exigencia de personalización pasa por ofrecer tecnología adaptada y opciones de sostenibilidad”

REGINA GARCÍA Ejecutiva Comercial de Congresos en Centro Banamex
“Avanzamos hacia recintos inteligentes, capaces de medir, analizar y adaptar en tiempo real cualquier operación”

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El valor de la conexión humana y confianza

UFI determina que, a pesar de los avances tecnológicos, la conexión y la confianza forjadas entre las personas siguen siendo el principal motor de la industria.

En este sentido, defiende que las interacciones cara a cara son insustituibles a la hora de construir relaciones sólidas, compartir conocimiento o hacer negocios.

La incertidumbre es la nueva normalidad

Las tensiones geopolíticas, los rápidos cambios económicos o la fragilidad en la cadena de suministro han ocasionado que la volatilidad caracterice la cotidianeidad de los organizadores de ferias y operaciones MICE.

Ante este escenario, la asociación asegura que los meeting e event planners deben desarrollar una mayor resiliencia y capacidad de adaptación. Afirma que el futuro exigirá más colaboración e integración dentro de la industria ferial para que las acciones sigan aportando valor incluso en condiciones inciertas.

La importancia de la experiencia y engagement

Tal y como se venía observando en 2025, UFI señala que en 2026 tanto expositores como visitantes esperan más que ferias, convenciones o eventos bien estructurados: buscan experiencias inmersivas, personalizadas y memorables.

La acción programada ya no comienza ni finaliza en el recinto, determina la asociación. Se debe generar expectación antes, que alcance su punto álgido in situ y continúe después a través de una red de contactos duradera.

Por ello, UFI destaca la importancia de fortalecer alianzas y colaboraciones entre asociaciones que permitan enriquecer la experiencia y ampliar el impacto de la operación.

La necesidad de tecnología, IA y datos

La tecnología, la inteligencia artificial (IA) y el análisis de datos han dejado de ser simples herramientas operativas. La asociación ferial declara que su uso permite una toma de decisiones más inteligente, mejora la productividad y libera a parte del equipo humano para que pueda centrarse en la creatividad.

Aseguran que los datos desempeñan un papel clave a la hora de medir el retorno de la inversión (ROI, por sus siglas en inglés) y optimizar recursos en un contexto de incremento de costes.

La sostenibilidad como eje central

Finalmente, UFI destaca en su informe que la sostenibilidad ha dejado de ser una tendencia para convertirse en un requisito fundamental y estratégico a la hora de tomar decisiones. Afirma que las organizaciones valoran cada vez más el impacto ambiental junto con el valor comercial.

Esto favorece la creación de alianzas a largo plazo para reducir emisiones, mejorar la gestión ambiental y construir resiliencia sostenible en toda la industria.

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EL MICE RESISTE A LA INCERTIDUMBRE GEOPOLÍTICA

El sector continúa creciendo mientras más organizadores consideran trasladar sus operaciones de Estados Unidos a otros destinos, lo que abre oportunidades para Latinoamérica.

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Aunque el desarrollo de negocios sigue siendo el principal motivo de los viajes, cada vez es más importante la asistencia a eventos de formación. De hecho, el 68% de las empresas encuestadas espera gastar más este año en viajes con este fin. La necesidad de reskilling para adaptarse a las nuevas tecnologías motiva sobre todo a las pymes. Para el 24% de pequeñas y medianas empresas (frente al 9% de grandes corporaciones), es el principal impulsor del aumento de los desplazamientos.

Desaceleración del crecimiento

El 74% de las empresas espera gastar más en viajes corporativos este año, comparado con 2024, pero solo el 68% prevé un aumento en 2026. También hay marcadas diferencias según el tamaño: el 80% de pymes prevé invertir más en business travel este año, frente al 59% de grandes corporaciones. Es más, el 20% de estas prevé una reducción de hasta el 35% en las partidas asignadas en el presupuesto.

El porcentaje de empleados que hace viajes regularmente también ha bajado, del 36% en 2024 al 31% este año. Casi la mitad de los clasificados como viajeros frecuentes ha reducido sus desplazamientos a uno o dos al mes este año.

Existe un mayor escrutinio de la estrategia de viajes por parte de los directivos (el 54% comparado con el 51% en 2024). En particular, el compromiso de la empresa con la sostenibilidad es un factor de cada vez más peso en la reducción de los viajes, citado por el 48% de los encuestados (frente al 38% en 2024). El 45% de las empresas (el doble que el año pasado) busca reducir sus emisiones en un 20% o más.

No obstante, el incremento de los costes es el principal detrimento para viajar. Los ahorros se buscan principalmente en la elección de alojamientos más económicos (50%). El 60% de los travel managers afirma usar la inteligencia artificial para analizar la evolución de los precios y planificar gastos.

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SE ESTABILIZAN LOS COSTES EN EL MICE Y LOS VIAJES DE NEGOCIOS

El Global Business Travel Forecast de CWT y GBTA prevé un incremento del 2,4% en la inversión por delegado para el próximo año, en un contexto de incertidumbre económica.

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Actualmente cerca de la mitad de las empresas miden el impacto de sus viajes a través de sistemas internos (74%) y calculadoras de emisiones (54%). El 40% recurre a los informes generados por la agencia de viajes con la que trabajan.

Sobre las preferencias en cuanto a sostenibilidad aplicada a los viajes de negocio, la principal opción apunta a reducir los desplazamientos o apostar por alternativas de transporte más eficiente, así como la elección de hoteles certificados (25%). El 47% apuesta por dar prioridad al tren o al coche frente al avión en trayectos cortos, siento el mismo porcentaje el que reduce el número de viajes en la medida de lo posible. el 20% adopta programas de compensación de CO2, mientras que el 18% elige aerolíneas con programas de compensación ambiental.

Aunque no todas las empresas cuentan aún con una política formal para abordarla, más de la mitad ya la tienen o contemplan ponerla en marcha a corto plazo. El 27% afirma no disponer del conocimiento necesario sobre cómo viajar de forma sostenible. El 10% estima que eleva los costes.

El bienestar de quienes viajan

El impacto de los viajes de negocios en la salud y el bienestar de los viajeros es un tema que preocupa cada vez más a las empresas contratantes, así como a los propios profesionales. Entre estos últimos, el 20% considera que el impacto sobre su salud mental es bastante negativo. En cuanto a las consecuencias sobre el estado físico, el porcentaje asciende al 28%.

Aunque el 42% de los viajeros percibe que sus desplazamientos tienen un efecto positivo, muchos señalan la falta de descanso (54%), la presión de agendas ajustadas (36%) y la desconexión con su familia (35%) como impactos negativos del hecho de desplazarse. A esto se suma la dificultad para mantener hábitos saludables durante sus viajes profesionales. El 49% considera que le resulta imposible mantener sus costumbres en cuanto a alimentación y/o ejercicio físico durante sus desplazamientos.

Las principales necesidades se centran en disponer de más tiempo para descansar (52% de las respuestas), contar con más comodidad en los alojamientos elegidos (48%) y cierta flexibilidad para gestionar cambios o rechazar ciertos viajes sin que esto tenga repercusiones profesionales (29%). El 23% apreciaría sentir menos presión sobre el rendimiento que se espera del desplazamiento. Solo el 17% de las empresas cuenta con políticas claras destinadas a proteger el bienestar del viajero, mientras que el 33% tiene en cuenta esta necesidad pero sin tenerla formalizada, El 33% declara no contar con ninguna política ni intenciones al respecto.

Los representantes quieren sentirme más respaldados por sus empresas cuando se producen imprevistos durante el viaje: solo el 30% se siente muy protegido, destacando el 14% y el 3% que declaran haber sentido “muy poco respaldo” o “ningún respaldo” respectivamente.

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LOS VIAJEROS DE NEGOCIOS NO PRIORIZAN LA SOSTENIBILIDAD AÉREA

Solo el 4% de los participantes en la última encuesta de BCD Travel tiene en cuenta las consideraciones medioambientales a la hora de reservar un vuelo. La duración del trayecto, el precio de los billetes y la política de empresa son sus principales preocupaciones.

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Infraestructura moderna y cultura

Uno de los principales atractivos de Perú para la industria MICE es su infraestructura de primer nivel. Ciudades como Lima, Cusco, Ica y Arequipa cuentan con centros de convenciones equipados con tecnología de punta, capaces de albergar eventos de gran envergadura.

Estos espacios no solo están diseñados para cumplir con las exigencias técnicas de los organizadores, sino que también están inmersos en entornos culturales únicos que enriquecen la experiencia.

Lima brinda la oportunidad de explorar impresionantes museos y sitios arqueológicos. En Cusco, la antigua capital del imperio inca, es posible realizar un viaje en el tiempo visitando lugares como Machupicchu o el Valle Sagrado. Arequipa ofrece un escenario impresionante protagonizado por la arquitectura colonial de sillar y su cercanía al volcán Misti. En Ica, Paracas permite la organización de eventos en resorts exclusivos frente al mar o la realización de actividades en grandes dunas desérticas.

Naturaleza y sostenibilidad 

La diversidad paisajística es otro de los atractivos más destacados de Perú, con riquezas naturales que van desde nevados altiplánicos hasta la Amazonía que conecta el cielo con la tierra, pasando por grandes dunas del desierto, una extensa costa con playas variopintas, ríos sinuosos, grandes lagos… Es el marco más propicio para que la creatividad aflore, mientras se explora la geografía que tiene el país, en una ubicación privilegiada.

Como muestra del compromiso de Perú con este entorno y la sociedad, en la industria del turismo de reuniones y eventos se implementan múltiples prácticas de sostenibilidad.

Muchos de los venues adoptan medidas que minimizan el impacto ambiental, desde la reducción de desperdicios hasta el uso de energía renovable. Este enfoque no solo responde a la creciente demanda global por un turismo más responsable, sino que también refuerza la imagen de Perú como un destino que respeta y protege su patrimonio natural.

Además, la implementación de experiencias sostenibles es un pilar fundamental del turismo de reuniones en el país. Los planificadores pueden integrar actividades que promuevan la conciencia ecológica, como visitas a reservas naturales, proyectos de reforestación y el uso de transporte sostenible, enriqueciendo así la experiencia de los asistentes y reforzando el compromiso del país con un futuro más verde.

Gastronomía

La gastronomía peruana es una de las más reconocidas a nivel mundial. Los organizadores pueden integrar experiencias culinarias en sus programas, permitiendo a los asistentes no solo degustar, sino también experimentar y preparar lo mejor de la cocina local.

A través de estas actividades los participantes pueden probar platos emblemáticos, conocer el Perú y su cultura a través de sus insumos y participar en clases de cocina con reconocidos chefs locales. Además, la posibilidad de realizar eventos en lugares únicos, como históricas haciendas, monasterios coloniales o paisajes naturales impresionantes, añade un nivel de exclusividad que pocos destinos pueden igualar.

Innovación y tecnología

Perú está a la vanguardia en el uso de tecnología para cualquier tipo de actividad MICE. Desde el uso de plataformas virtuales y soluciones híbridas hasta la automatización en el registro y la gestión de asistentes, el país dispone de un entorno tecnológico que facilita la realización de eventos de cualquier escala. Esto se complementa con la oferta de servicios de soporte técnico altamente cualificados.

Los planificadores pueden contar con herramientas innovadoras para mejorar la experiencia de los participantes, como aplicaciones móviles personalizadas, servicios de streaming en alta definición y soluciones de realidad aumentada para presentaciones y exhibiciones.

Experiencias únicas

Más allá de todos estos atractivos, lo que realmente distingue al país como destino MICE es su completa oferta de incentivos: desde visitas exclusivas a sitios arqueológicos y museos hasta talleres de cocina peruana.

Las actividades de team building también son excepcionales. Los equipos pueden participar en desafíos de aventura en la Amazonía, expediciones a pie por el Camino Inca, paseos en bicicleta por el Valle Sagrado, turismo comunitario en los Andes y en la Amazonía o exploraciones en el desierto de Paracas.

Para quienes buscan lujo y exclusividad, Perú ofrece opciones únicas como cruceros por el río Amazonas, una experiencia que no se puede vivir en otro lugar del mundo. Además, se puede viajar en trenes de lujo, alojarse en resorts de cinco estrellas con vistas panorámicas a los Andes y disfrutar de vuelos privados sobre las Líneas de Nazca, entre otros.

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Durante el año 2024, el Ayuntamiento de Madrid autorizó 2.787 actos en vía pública, un 10% más que el año anterior.

Procedimientos claros, plazos y documentación específica

La guía ofrece un recorrido detallado por los trámites necesarios para obtener la autorización municipal, incluyendo qué tipo de actos requieren permiso, a qué distrito debe dirigirse la solicitud (incluye mapas y enlaces oficiales), qué documentación se exige según el tipo de operación, y cómo se presenta tanto online como de manera presencial.

Uno de los aspectos más valorados por los organizadores es el desglose de los plazos: aunque no existe un marco obligatorio, se recomienda presentar la solicitud con al menos 45 días de antelación. Los distritos no aceptan solicitudes con menos de 15 días y exigen que el proyecto esté completamente documentado desde el inicio.

Además, se explican con detalle las tasas aplicables según la naturaleza del evento (ocupación de espacio público, acciones publicitarias, etc.) y el procedimiento de pago una vez concedida la autorización.

Recomendaciones para facilitar la aprobación de la acción

La guía incluye también consejos estratégicos para aumentar las probabilidades de obtener la autorización, como evitar los viernes (día especialmente sensible por la alta ocupación), priorizar zonas menos saturadas de la ciudad y minimizar el impacto sobre el tráfico o el mobiliario urbano. Se sugiere, por ejemplo, valorar la contratación de vigilancia para proteger estructuras temporales o cuidar especialmente los elementos de accesibilidad y sostenibilidad.

También se recuerda que cualquier acción con publicidad exterior —incluidos elementos básicos como roll-ups— debe ser comunicada y autorizada de acuerdo con la normativa específica.

Gestión de eventos según aforo, estructuras y actividades

La guía también proporciona orientaciones sobre la documentación adicional necesaria en función del tipo de evento:

• A partir de 5.000 asistentes: se requiere memoria ambiental y análisis de movilidad.
• A partir de 20.000 asistentes, o si se celebra entre medianoche y las 6 de la mañana: es obligatorio presentar planes de autoprotección y movilidad.
• Si se instalan estructuras (escenarios, carpas, casetas o tótems decorativos), se exigen planos detallados, estudios de seguridad y certificados técnicos firmados por profesionales habilitados.

En cuanto al suministro eléctrico, se recomienda conexión a red general y se limita el uso de grupos electrógenos, que deben cumplir con estándares de emisiones y certificaciones específicas.

Sostenibilidad, descentralización y nuevos recursos

Entre las novedades más relevantes de esta segunda edición destaca la incorporación de criterios de sostenibilidad en todas las fases del evento —desde la planificación hasta la evaluación final— y la promoción activa de espacios fuera del centro de la ciudad, en línea con el Plan de Descentralización Turística del Ayuntamiento.

Se sugieren nuevas localizaciones en lugares como Madrid Río, Carabanchel o Legazpi, y se incluyen recursos de Madrid Film Office para identificar ubicaciones singulares.

Para facilitar la gestión sostenible, la guía conecta con herramientas como:

• PLUS, plataforma para medir el impacto del evento y generar informes de sostenibilidad alineados con los ODS.
• Directorio de Entidades Sociales, para colaborar con iniciativas locales.
• Guías prácticas como 100 ideas para celebrar eventos sostenibles y Madrid, creando legado en tu reunión.

Eventos con drones y casos de éxito

El uso de drones en espectáculos o grabaciones requiere ña gestión a través de empresas certificadas por la Agencia Estatal de Seguridad Aérea (AESA). La guía explica las restricciones específicas del espacio aéreo madrileño y ofrece ejemplos como los espectáculos organizados por Disney, Sercotel o Madrid in Game.

Finalmente, se recogen casos reales de eventos en vía pública, como activaciones de marca (MAC, Google), acciones de street marketing (Vogue, Red Bull), experiencias culturales (cine al aire libre) o eventos deportivos (Mutua Madrid Open), que ilustran las posibilidades que ofrece Madrid como escenario urbano.

La guía está disponible aquí.

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MADRID LANZA UNA GUÍA DE ORGANISMOS CON LOS QUE CREA LEGADO

El Directorio de Entidades Sociales, disponible en la web del Madrid Convention Bureau, incluye a 20 organismos y más de 60 acciones concretas que se pueden programar en la ciudad.

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El éxito o fracaso de cualquier acción depende de muchos elementos, y el catering es uno que no se ha de desestimar. Ofrecer un servicio de restauración de calidad a los asistentes, por mínimo que sea, es imprescindible. Y, en ocasiones, puede ser lo que más se recuerde y dé que hablar. No solo eso, siempre contribuye a mejorar (o empeorar) la impresión general que los invitados se pueden llevar de lo vivido.

El servicio de restauración es importante no solo por su contenido o función nutricional, sino porque es el acompañamiento a los momentos de networking, siendo parte del entorno más informal en el que comentar ponencias, compartir ideas y opiniones con otros profesionales o, simplemente, pasar un buen momento. Son incontables los nuevos contactos, contratos y ventas que han nacido de una conversación casual haciendo cola en un bufé.

Su importancia se valora cada vez más, pero, al mismo tiempo, la evolución de los menús y los distintos formatos que se utilizan hacen que su diseño y planificación sea cada vez más complejo. Lo que empezó con sencillos bufés con opciones limitadas ha derivado en propuestas más variadas y sofisticadas, en la línea de un público mucho más exigente.

Según el estudio “Las decisiones de compra en el mundo de los eventos” publicado por la asociación española EMA (Event Managers Association), el 55% de los organizadores considera que la restauración es la decisión más complicada en un evento. Para muchos (47%), buena parte de esta dificultad radica en tener que organizar las preferencias e intolerancias alimentarias, algo ya ineludible en cualquier operación.

La importancia dada a este servicio se refleja también en el presupuesto que se le asigna. El 46% de los event managers reconocen que optarían por una empresa de catering de buena reputación, cueste lo que cueste, para garantizar mejores resultados.

De compromiso a experiencia

Antaño, el catering era algo más bien funcional, que incluso se podía ver como una suerte de compromiso: el organizador ofrecía un mero sustento para compensar la asistencia e interés de los participantes. El contenido o diseño de los menús no se trabajaba con especial motivación.

Con el crecimiento del sector, se empezó a apreciar más su papel. Se fue comprobando que, si la oferta gastronómica de un acto era espectacular, esto sería lo que más comentarían los delegados. Igualmente, una mala experiencia dejaría, literalmente, un mal sabor de boca, y no solo sobre el servicio de restauración, sino sobre el evento en sí.

Los organizadores vieron que el catering podría convertirse también en un reclamo, algo para desmarcarse de la competencia. Organizar un almuerzo en un restaurante de moda o contar con la colaboración de un cocinero reconocido podría fomentar el atractivo y garantizar una buena asistencia.

Hoy día ya no basta con eso, y las expectativas de los asistentes van mucho más allá. El catering ha de ser una parte intrínseca de la experiencia, o incluso una vivencia memorable por sí mismo. Por ello requiere una planificación tan meticulosa como cualquier otro elemento de la operación.

Tendencias actuales

Entre las preferencias y exigencias actuales de los clientes, se pueden extrapolar cuatro tendencias principales que los organizadores han de tener en cuenta a la hora de contratar el servicio de restauración:

1. Catering interactivo

Cada vez más se incluyen experiencias gastronómicas interactivas o inmersivas para conectar con el público y potenciar el networking. Esto se puede traducir en la inclusión de un showcooking durante el que los cocineros preparan los platos en vivo, o estaciones de comida en las que los asistentes crean su propio plato.

Por ejemplo, los delegados pueden rellenar sus propios tacos mexicanos con sus ingredientes favoritos, enrollar barras de sushi o colocar ellos mismos la carne en la parrilla. Además de pasar un rato divertido interactuando con los chefs y con otros invitados, al final de la experiencia pueden disfrutar de un plato totalmente hecho a su medida.

Otra opción que está ganando adeptos son las llamadas grazing tables o «mesas de pastoreo». Generalmente son tablas de quesos o productos de charcutería con diferentes acompañamientos que se exponen sobre una mes de una forma visualmente atractiva. Se pueden tematizar, por ejemplo, centrándose en la gastronomía de diferentes destinos. En lugar de tener que hacer cola para recibir su plato, los invitados se congregan a su alrededor y pueden ir picando algo conforme lo deseen, de un modo informal, a la vez que hablan con otros asistentes.

Hay empresas como la británica Lick me I’m Delicious que ofrecen experiencias gastronómicas llamativas desde el punto de vista óptico, a la vez que divertidas. Los asistentes pueden, por ejemplo, «cazar» a bocados las burbujas comestibles que emanan de un volcán, probar coloridos globos de colores o hacerse un selfi de chocolate en 3D.

Además de fomentar la interacción durante el evento, todas estas experiencias tienen una característica en común: entran por los ojos. Los invitados no dudan en sacar su móvil para hacer fotos o vídeos que compartir en sus redes sociales, ampliando así el impacto de la acción a todos sus seguidores.

2. Propuestas personalizadas

La personalización de la oferta de restauración es otra de las grandes tendencias al alza. Por un lado, en los últimos años ha aumentado considerablemente la diversidad que se ofrece en los menús para responder a las variadas necesidades y preferencias de todos los asistentes, de tal modo que nadie se sienta excluido.

Ya no se trata simplemente de ofrecer una alternativa vegetariana a los platos de carne, sino también opciones veganas, sin gluten o lactosa, o comida halal. También se tiene en cuenta cualquier alergia alimentaria declarada por los delegados registrados para evitar ingredientes que puedan afectarles. Lo importante es que todos los asistentes puedan encontrar platos conformes a sus preferencias o necesidades personales.

Por supuesto, para ofrecer un menú personalizado es esencial conocer de antemano los requisitos de los invitados. Cuantos más datos se puedan recabar, más personalizada –y memorable– será la experiencia gastronómica ofrecida.

Además de esto, cada vez más se solicitan menús tematizados, adaptados a los objetivos de la empresa organizadora y que ayuden a comunicar un mensaje entre las personas presentes. Puede tratarse simplemente de la incorporación de su logo o de los colores corporativos en la decoración,  incluso en la elección de ingredientes, o mediante menús que reflejen su compromiso con la sostenibilidad o transmitan una imagen de marca sofisticada.

La restauración puede ser una poderosa herramienta de comunicación.

3. Catering saludable

Es innegable que en los últimos años ha aumentado considerablemente el interés por actividades, dietas o estilos de vida que favorezcan la salud y el bienestar personal, un cambio impulsado, entre otros, por la pandemia y el cambio generacional. La industria MICE, como muchos otros sectores, se ha adaptado para responder a esta creciente demanda, entre otros con una oferta de catering en eventos mucho más saludable.

Los delegados buscan cada vez más menús nutritivos y bajos en calorías, con una creciente predilección por platos vegetarianos y veganos, en detrimento de la oferta de carnes rojas. Ahora proliferan los platos ricos en nutrientes, preparados con ingredientes ecológicos o los llamados «superalimentos», así como snacks energéticos y opciones sin gluten.

Pero, además de sana, la oferta gastronómica ha de seguir siendo sabrosa y atractiva para satisfacer al público. La creatividad de los cocineros puede conseguir que un plato preparado a base de plantas atraiga incluso al carnívoro más ferviente.

La preferencia por opciones más sanas se extiende también a las bebidas. Si antaño la oferta de cócteles, catas de vinos o barra libre podía ser un reclamo efectivo, hoy el consumo de alcohol es mucho más moderado, incluso nulo en algunos casos. Es un cambio impulsado por las nuevas generaciones: según un estudio de Berenberg Research, los miembros de la generación Z consumen un 20% menos de alcohol que los millennials a su edad (y aún menos que las generaciones anteriores).

Esto no quiere decir que sean solo los más jóvenes quienes no beben alcohol. Cada vez más delegados de todas las edades prefieren moderar su consumo para mantener la mente despejada o cuidar de su salud. Están abiertos a probar bebidas NoLo (con bajo o nulo contenido de alcohol). La proliferación de este tipo de propuestas hace que la variedad de opciones a disposición de las empresas de catering sea cada vez mayor. La sobriedad tampoco ha de estar reñida con la creatividad, y la oferta de atractivos mócteles o cócteles sin alcohol es cada vez más habitual.

Para la empresa que organiza el evento, ofrecer un menú saludable es una forma de demostrar su preocupación por el bienestar de los asistentes. La eliminación o reducción de carnes y pescados puede resultar también más económico. Por otro lado, no contar con opciones veganas o sin alcohol igual de interesantes que el resto puede generar una mala impresión entre una parte del público que se sienta desfavorecida.

4. Sostenibilidad

La creciente preocupación por el cambio climático hace que la sostenibilidad haya pasado de ser una consideración de última hora a algo prioritario, también en el catering de eventos. Cada vez más los clientes demandan un servicio de restauración que sea respetuoso con el medioambiente y tenga un impacto positivo en la comunidad local. No solo cumplen así con su política de responsabilidad social corporativa, sino que responden a las expectativas de sus invitados.

Para minimizar la huella de carbono, se utilizan más proveedores locales, priorizando los productos frescos de temporada, ecológicos y de kilómetro cero. La preferencia por platos vegetarianos o veganos es otra forma de reducir las emisiones de efecto invernadero asociadas a la producción de los menús.

La sostenibilidad se aplica al servicio de restauración en su totalidad, desde el menú a la decoración, incluyendo el uso de recipientes y cubertería biodegradables o que se puedan reutilizar o reciclar, y servilletas de papel reciclado, entre otros. Se evita el uso de plásticos siempre que sea posible, sobre todo los de un solo uso. El aceite utilizado en la cocina se puede convertir en biocombustible.

También hay un mayor enfoque en reducir el volumen de desperdicios, algo que tradicionalmente ha sido uno de los mayores problemas asociados al catering. Para ello es esencial una buena planificación, estimando de la forma más precisa posible el número de asistentes y las cantidades de comida y bebida necesarias. La personalización de la oferta ayuda también a reducir los desechos orgánicos.

No todos los desperdicios se pueden evitar, pero sí aprovechar. Algunos hoteles y venues cuentan ya con servicios para el compostaje de los residuos orgánicos. También es cada vez más frecuente colaborar con bancos de alimentos, asociaciones locales y oenegés para redistribuir la comida sobrante que, en lugar de echarse a perder, puede beneficiar a grupos necesitados.

La reducción de los desperdicios alimentarios no solo es una responsabilidad moral sino que, cada vez más, es también un requisito legal. En España, tras varios retrasos, acaba de ser aprobada la Ley de Prevención de las Pérdidas y el Desperdicio Alimentario. Obliga a las empresas de hostelería, restauración y otros servicios alimentarios, incluyendo los proveedores de catering, a contar con planes de prevención de los desechos y, entre otros imperativos, ordena donar el exceso de alimentos a oenegés o bancos de alimentos, también buscar opciones para su transformación a través del compostaje.

Al igual que otras leyes similares en países como Italia o Francia, la nueva normativa responde a la resolución aprobada por el Parlamento Europeo en 2012, instando a todos los miembros a abordar esta problemática. En Latinoamérica existe una legislación similar en países como Argentina, Colombia o Perú, mientras que en otros se está tramitando. La Ley de Donación Altruista de Alimentos de la Ciudad de México impone sanciones a quienes tiren o destruyan alimentos aptos para el consumo humano.

La tecnología al servicio del catering

La tecnología puede ayudar a organizadores y proveedores a responder a todas estas tendencias de una forma más eficiente. De entrada, la interacción con los asistentes en plataformas digitales antes de la operación es esencial para conocer sus necesidades dietéticas y preferencias, lo que permitirá personalizar la oferta.

La inteligencia artificial puede ayudar a analizar de forma más rápida y eficaz todos los datos que se hayan podido recolectar sobre el público, no solo en encuestas sino también comentarios que se hayan publicado en redes sociales sobre, por ejemplo, las experiencias en otros eventos.

La personalización de los platos se puede conseguir también en directo durante el propio encuentro, facilitando códigos QR, quioscos interactivos o apps donde los invitados pueden seleccionar y adaptar los platos a su gusto.

Los menús digitales, bien a través de pantallas o accesibles en el teléfono móvil, son más sostenibles que los impresos. Además, permiten incluir más fácilmente información adicional de los ingredientes y alérgenos de cada plato. Aplicando la tecnología de realidad aumentada a las etiquetas de los platos, es posible contar la historia del proveedor o cómo se ha elaborado la receta, incorporando un elemento de storytelling a la experiencia.

Por otro lado, la realidad virtual se puede aplicar para crear una experiencia gastronómica inmersiva e interactiva, del tipo de transportar a los invitados al viñedo del que procede el vino que están catando. También hay avances tecnológicos que ayudan en la gestión y reducción de los desperdicios alimentarios.

La tecnología RFID (Radio Frequency Identification) puede ayudar a las empresas de catering en la gestión del inventario y monitorizar el consumo del público para hacer los ajustes necesarios. La start up holandesa Orbisk utiliza la inteligencia artificial para recopilar y analizar datos sobre los alimentos sobrantes y ofrecer recomendaciones destinadas a optimizar los procesos y minimizar los desechos. Su monitor de desperdicios Orbi ya se utiliza en los hoteles de la cadena Accor, así como en algunas empresas de catering y restaurantes.

La plataforma digital de trazabilidad de la española Naria utiliza la tecnología blockchain para conectar a los servicios de restauración con bancos de alimentos y entidades sociales a los que redirigir el exceso de comida. Gourmet Catering & Eventos fue una de las primeras empresas de catering de España en incorporar esta tecnología. Afirma que, gracias a ella, en 2023 donó más de 7.200 kilos de alimentos, equivalentes a 17.200 raciones para familias en situación vulnerable.

También hay tecnología que puede crear, físicamente, los platos más innovadores, como las impresoras en 3D. Ya está siendo utilizada para personalizar chocolates y pequeños platos, por ejemplo imprimiendo logos comestibles. La empresa española Cocuus diseña e imprime productos alimentarios que simulan carne, bacon o foie gras a base de proteína vegetal o micelio, e incorporando diferentes nutrientes y vitaminas. Se pueden incluir en platos totalmente veganos y saludables, de apariencia y sabor sorprendente.

En cuanto a la tecnología aplicada al servicio, se puede recurrir a robots que ejerzan de camareros o drones que depositen bebidas y pequeños platos aterrizando directamente en la mesa: un efecto wow! garantizado.

Saciar las expectativas

Sorprender a un público que espera (y exige) cada vez más es todo un reto. Además de menús sanos y sostenibles, quieren algo diferente, innovador y exclusivo para ellos. Algunos organizadores responden apostando por el nuevo concepto de catering de lujo. No se trata de incluir un menú de un chef con estrella Michelin, sino de incorporar algún elemento exclusivo o inesperado que sorprenderá y dará de qué hablar.

Puede tratarse simplemente de una combinación inusual de ingredientes o la fusión de sabores internacionales. O de esforzarse en la presentación, con algún toque sofisticado o incluso teatral, por ejemplo ofreciendo algún plato de cocina molecular o helados elaborados con nitrógeno líquido como postre. También se están incluyendo experiencias gastronómicas interactivas más exclusivas, como un carrito de caviar o de degustación de ostras.

Los gustos de los consumidores cambian constantemente y la oferta de restauración en cualquier tipo de operación MICE ha de adaptarse a las nuevas tendencias y modas. Conseguirlo sin salirse del presupuesto asignado es el mayor reto para los organizadores y los proveedores de catering, sobre todo en los tiempos que corren de creciente inestabilidad económica global y constante inflación.

Las empresas de catering han de desarrollar al máximo sus habilidades y creatividad. Pero igualmente esencial es que los contratantes establezcan claramente desde el principio cuáles son los objetivos de la acción y el perfil de los invitados. Es el camino obligado para que la propuesta de restauración pueda ser lo más afinada y personalizada posible y, por tanto, más eficiente. Solo así dejará un buen sabor de boca.

Para este tema hemos entrevistado a

Miguel Sánchez Event manager en PRO Service-Grupo Volkswagen (España)
“La restauración no solo satisface el apetito sino que se convierte en un componente estratégico para diferenciarse en un mercado competitivo”

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La actividad comienza con una charla para concienciar a los participantes sobre la importancia de crear este tipo de puentes para fauna en zonas específicas del país, mostrándoles ejemplos de animales rescatados. Divididos en equipos, compiten en un divertido juego de preguntas y respuestas sobre lo que han aprendido, antes de ponerse manos a la obra y construir uno o varios metros de puente que serán donados a una fundación local. Aunque no se encarguen personalmente de instalar los puentes en la selva –una tarea delicada que harán los expertos– la actividad culmina con la satisfacción de saber que el trabajo en equipo ayudará a preservar la gran biodiversidad costarricense.

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Estos datos se han traducido en un impacto económico total de 5.674 millones de euros en 2024, lo que supone un incremento del 8,3% respecto a 2023. De esta manera, Madrid registra el 23,5% del gasto MICE de España.

En el encuentro también se ha destacado una evolución positiva en los hábitos de pernoctación del MICE y de los congresos, siendo la estancia media del huésped nacional de 2,8 días (+28,6%) y del internacional de 4,5 días (+2,22%).

Planes futuros

Otro de los temas tratados en la Asamblea General ha sido la hoja de ruta del sector en Madrid, que se basará en una apuesta por sectores económicos como fintech –tecnología financiera–, ciberseguridad, e-health –salud digital–, videojuegos o big data, por las sinergias que tienen con el posicionamiento económico de la ciudad.

Asimismo, se ha hecho referencia a la  importancia de generar un legado positivo y duradero en Madrid a través de las industrias MICE y congresual. Esta visión se traduce en una serie de herramientas elaboradas por Madrid Convention Bureau, que servirán para que los organizadores integren la sostenibilidad en sus operaciones en la ciudad.

Entre estas iniciativas, destacan el “Directorio de Entidades Sociales”, que facilita la colaboración con proyectos locales de impacto social; “Madrid, creando legado en tu reunión”, una guía para diseñar eventos que dejen huella más allá del momento puntual; y “Madrid, 100 ideas para que tu evento sea más sostenible”, con soluciones prácticas para reducir la huella ambiental.

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LA INDUSTRIA MICE EN ESPAÑA CRECIÓ UN 7% EN 2024

Según el informe de BRAINTRUST para Spain Convention Bureau, también ha aumentado el volumen de viajeros que se desplazan por trabajo en un 1,7%, llegando a los 10,54 millones; así como el gasto medio diario por persona, situado en los 378,90 euros.

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