Su reaparición se debe al inminente lanzamiento de las gafas de realidad mixta de Apple, que está previsto para finales de este mes de enero en Estados Unidos.

SOMOS Experiences, empresa organizadora de eventos con base en Madrid, ha analizado las posibilidades del reposicionamiento de la llamada “informática espacial” o “computación espacial” en el sector.

Desde las generaciones anteriores, se ha mejorado la calidad gráfica y el diseño, perfeccionando los sensores de profundidad, la transparencia y la integración 3D en el entorno, evitando así la sensación de aislamiento del usuario.

En cuanto a los sensores, a través del seguimiento ocular o eye tracking se ha conseguido ajustar el contenido en tiempo real, disminuyendo la sensación de mareo. Asimismo, los movimientos corporales son ahora más naturales, dando lugar a una interacción más intuitiva.

También permite el escaneo del rostro para generar avatares hiperrealistas, con los que se podrá interactuar en ámbitos más profesionales.

Con este estudio, SOMOS Experiences concluye que utilizar este tipo de tecnología de vanguardia permitirá crear eventos más originales, con experiencias personalizadas, inmersivas y de calidad para los participantes, aunque será necesario enfrentarse a desafíos tales como los altos precios, la comodidad y la adaptación.

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El sector MICE siempre ha apostado por la tecnología para hacer más eficientes los procesos asociados a los eventos y mejorar la experiencia de los asistentes. Las innovaciones se sucedían ya a gran velocidad antes de 2020, pero la llegada del Covid-19 hizo que en meses se avanzase lo que habría llevado años. La tecnología pasó de ser un añadido deseable a ser la clave para la supervivencia durante la pandemia.

Ante la imposibilidad de reunirse cara a cara, los encuentros y comunicaciones se trasladaron al entorno virtual y aún los más reticentes tuvieron que aprender y acostumbrarse. Los proveedores respondieron con más y mejores productos para una demanda creciente, ajustándolos según las necesidades.

Los organizadores pronto se dieron cuenta de las ventajas de celebrar eventos, ferias o convenciones online: mayor alcance, más contenido y posibles ahorros, además de un menor impacto en el medioambiente. También se vieron las deficiencias, sobre todo a la hora de conseguir el engagement de los participantes virtuales o de recrear el networking, algo tan esencial en eventos presenciales. A la llamada “fatiga virtual” se sumó una nostalgia creciente y un deseo cada vez mayor por volver a verse en persona.

La nueva realidad posCovid

La pandemia ha dejado lecciones importantes, sobre todo en cuanto a las oportunidades que ofrece la tecnología. Según el último informe IBTM World Trends Watch Report, si antes de la pandemia predominaba la búsqueda de experiencias, ahora vivimos en una nueva “economía de la experiencia virtual”, en la que se incorpora la tecnología en los eventos con el fin de mejorar el engagement y crear experiencias más personales, accesibles, sostenibles y con un impacto social positivo. Es lo que esperan las nuevas generaciones de nativos digitales. 

Por otro lado, el panorama laboral ha cambiado. Muchas empresas han reducido su plantilla y otros profesionales han decidido cambiar de sector. A la escasez de personal se suman los problemas en la cadena de suministros y el aumento de los precios a nivel global, factores a tener en cuenta a la hora de presupuestar y planificar un evento.

De eventos virtuales a estrategias híbridas

Pese a la recuperación de lo presencial, los eventos digitales siguen siendo una opción. Según un estudio de la consultora Research and Markets, el mercado global de eventos virtuales, estimado en 114,12 billones de dólares (109.000 millones de euros) en 2021, crecerá un promedio anual del 21,4%, hasta 2030.

Pero, tras la pandemia, son los eventos híbridos, es decir, aquellos que combinan elementos virtuales y presenciales, los que han cobrado mayor protagonismo. El 42% de los clientes encuestados por Global DMC Partners optaron por un evento híbrido en 2021, comparado con un 30% de eventos virtuales. 

Según la plataforma de estudios de mercado Markletic, el 34% de los organizadores de eventos espera invertir más en eventos híbridos en los próximos años. En general son las grandes empresas las que más apuestan por este formato: el 63% de compañías de entre 2.000 y 5.000 empleados y el 71% de las empresas con plantillas superiores a 5.000 personas.

Se intenta combinar los beneficios de los formatos virtuales y presenciales. Por un lado, con el acceso digital se puede acceder a un público más amplio en cualquier rincón del mundo, ofrecer un contenido más completo y disponible en cualquier momento, y hacer el evento más sostenible. Por otro lado, el formato presencial permite recuperar el networking y la serendipia, esos hallazgos inesperados y conversaciones casuales que a menudo generan beneficios, además de mejorar el engagement con el público.

No se trata de trasladar el contenido del evento presencial a un público virtual a través de streaming en directo o acceso on demand. Crear una comunidad que involucre a todos los participantes, virtuales y presenciales, es uno de los principales objetivos. Las plataformas de eventos híbridos son cada vez más sofisticadas y permiten la interacción de ambos públicos, con chats de grupo, encuestas, espacios de break out digitales o sesiones de preguntas y respuestas.

Pero el formato híbrido plantea retos. El 71,7% de los organizadores encuestados por Markletic apunta a la dificultad de conectar a los dos públicos, el virtual y el presencial, como el mayor reto. Encontrar la tecnología adecuada para garantizar una experiencia sin problemas (67%) y un venue que pueda acoger este formato (35%) son otras de las preocupaciones más destacadas. 

La combinación de elementos virtuales y presenciales puede crear confusión y entorpecer la experiencia. El 39% de los asistentes virtuales a un evento híbrido afirma no sentirse integrado en el mismo. Hay formas de evitar esta desconexión, por ejemplo, asegurándose de que el maestro de ceremonias se dirige desde el principio a ambos públicos y explica qué pueden hacer y cómo interactuar. Utilizar más de una cámara para mostrar diferentes ángulos del evento también favorece la integración. Y, aunque en un evento en vivo es fácil que haya retrasos, se debe recordar que el público online estará conectado a la hora establecida y necesita ser informado de lo que está pasando. En caso contrario, hay muchas posibilidades de que desconecte. 

Un evento híbrido es más costoso, tanto en tiempo como en dinero, ya que se trata de hacer dos eventos diferentes para que ambos formatos resulten exitosos. El 38% de los organizadores afirma que un evento híbrido conlleva mucho más tiempo de preparación que uno virtual o presencial.

Lo esencial es plantearse qué objetivo se desea alcanzar para decidir si el formato híbrido es la mejor opción. Si la prioridad es llegar a más público, puede ser ideal, pero para facilitar el networking y la colaboración, los encuentros presenciales siguen siendo los más efectivos.

En cualquier caso, no es imprescindible que los elementos virtuales y presenciales del evento sean simultáneos. En realidad, se trata de desarrollar una estrategia híbrida, más que eventos híbridos, de tal modo que los mensajes que se quieren comunicar lleguen por diferentes canales a un público más extenso y de la forma más efectiva posible.

Tendencias en tecnología para eventos

Tanto en eventos presenciales, como en digitales e híbridos, se siguen buscando nuevas formas de mejorar la experiencia de los asistentes a través de la tecnología. Estas son algunas de las tendencias más destacadas:

1. Interpretación simultánea en la nube

En los eventos virtuales aumenta considerablemente el número de participantes que asisten desde cualquier rincón del mundo y hablan diferentes idiomas, lo que puede dificultar la comprensión del contenido o hacer que se sientan excluidos. Para poner solución a este problema existen plataformas de interpretación simultánea remota que hacen que los eventos sean más inclusivos. Algunas, como Worldy, utilizan únicamente la inteligencia artificial para la traducción, mientras que otras como Kudo o Interprefy cuentan además con un equipo de intérpretes profesionales. 

Kudo lanzó Kudo Replay, una solución para traducir contenido grabado previamente. Plataformas como Zoom o Microsoft Teams también incorporan este tipo de herramientas.

En España, Momento Solutions es una nueva plataforma de eventos híbridos y virtuales que incorpora una herramienta de traducción en tiempo real. Se aplica no solo al contenido de las presentaciones, sino también al chat. Se puede utilizar igualmente en eventos físicos, escaneando un código QR para escuchar la ponencia en el idioma deseado.

2. Streaming

Los organizadores de eventos exigen cada vez más que la sede cuente con la tecnología necesaria para hacer una retransmisión en directo de alta calidad que permita ampliar el alcance. Las plataformas de streaming son cada vez más avanzadas, permitiendo sincronizar diferentes ubicaciones con el evento presencial y combinar elementos grabados con antelación y en directo.

Simulive permite grabar la acción y retransmitirla como si fuese en directo, en el horario más conveniente. Además de una mayor calidad de retransmisión, se mantienen elementos interactivos e incluso se puede añadir contenido exclusivo para cada ubicación, con un presentador local.

3. Contenido on demand

El contenido es clave para captar la atención del público, tanto en eventos virtuales como presenciales, y la oferta de contenido exclusivo en uno u otro formato sirve para diferenciar ambos eventos y justificar la presencia en uno u otro. 

Para los asistentes que no pueden asistir a un evento en vivo, el acceso a contenido digital a la demanda, disponible cuando resulte más conveniente, es esencial. Pero se exige cada vez más que este contenido sea relevante, de calidad y breve.

4. Hologramas

El uso de hologramas no es nuevo, pero la calidad de estas proyecciones tridimensionales es cada vez mejor. Su inclusión en los eventos permite una interacción extraordinaria. La tecnología de Proto Hologram permite “teletransportar” a cualquier persona a miles de kilómetros de distancia. Ésta es grabada desde su casa u oficina sobre un fondo blanco y aparece en la caja Proto Epic del receptor como un holograma a tamaño real que interactúa con el público como si estuviera allí presente. Proto M es una nueva versión portátil que se puede colocar sobre una mesa o mostrador.

5. Códigos QR

La pandemia ha generalizado el uso de códigos QR en cualquier ámbito de la vida cotidiana. También en los eventos se recurre cada vez más a esta tecnología como una forma sencilla de ofrecer más contenido o experiencias a los asistentes, acceso a mapas, o incluso como sustituto de las tradicionales tarjetas de visita.

En la actualidad, la mayoría de smartphones incorporan un lector de QR, lo que facilita el acceso a esta información sin necesidad de descargar ninguna aplicación. El uso de códigos QR agiliza asimismo el registro de los invitados, que se realiza de forma contactless, más rápida y segura.

6. Redes sociales de audio

Clubhouse es una red social solo de audio que permite a los usuarios unirse a la conversación de un grupo o ser el anfitrión de otra. Originalmente era necesario recibir una invitación para acceder, lo que le dio un carácter de club exclusivo. Aunque ahora el acceso es abierto y han surgido otros salones de conversación como Twitter Spaces, Spotify Greenroom y Live Audio Rooms de Facebook, sigue siendo la más demandada.

Se puede aplicar en eventos para crear debates en grupos reducidos o charlas informales con personajes destacados. Es un  modo de involucrar a las audiencias remotas. Su atractivo radica en que se trata de un contenido efímero, que no se graba, lo que genera el llamado FOMO (fear of missing out o miedo a perderse algo especial), incitando a la gente a participar.

7. Analítica de datos, inteligencia artificial y machine learning

La recopilación y, sobre todo, el análisis de los datos de los asistentes, su perfil y comportamiento, es esencial para ofrecerles una experiencia más personalizada, un contenido más relevante y mejorar el engagement.  Cada vez se recoge más información, tanto antes como durante el evento, por ejemplo utilizando tecnología que recurre a la frecuencia de radio (RFID, por sus siglas en inglés) en acreditaciones o wearables para el seguimiento de los asistentes. 

Para analizar estos datos en tiempo real se recurre a la inteligencia artificial. En concreto, el machine learning –o aprendizaje automático– se usa para predecir el comportamiento de los asistentes y hacerles recomendaciones afines a sus preferencias. En el registro, el delegado recibe sugerencias sobre otros asistentes con perfil similar con quienes conectar y compartir ideas, así como con proveedores, contenidos o ponencias que le pueden interesar. También se analizan las interacciones con otros asistentes o expositores para futuras recomendaciones. 

Por otro lado, la inteligencia artificial se sigue utilizando en chatbots o la app del evento para resolver consultas, o incluso robots que interactúan con los asistentes a los eventos presenciales.

8. Reconocimiento facial

Otra forma de recopilar información sobre los asistentes recurre a la tecnología de reconocimiento facial. Además de agilizar el registro, el análisis del rostro permite seguir la trayectoria de los asistentes y captar sus emociones y reacciones en tiempo real (para saber por ejemplo si una ponencia gustó o aburrió).

La Smart Camera de Zenus AI registra y analiza los rasgos faciales de los participantes y mide su perfil, llegando a defiir aspectos como sexo, edad y estado de ánimo sin necesidad de que las personas hagan nada, con un 95% de precisión. También registra los movimientos para crear mapas de calor y ver qué espacios están teniendo más frecuentación.

9. Sostenibilidad

El uso de herramientas digitales puede ser considerado como una forma de reducir la huella de carbono de cualquier operación. La tecnología se usa también para medir el impacto medioambiental y poder tomar medidas para reducirlo. En marzo de este año, una organización británica sin ánimo de lucro creada para promover la sostenibilidad en las operaciones MICE lanzó la plataforma TRACE by isla. 

Mide en tiempo real las emisiones de carbono y desperdicios generados en los eventos, independientemente de que sean presenciales, híbridos o digitales, presentando los resultados en un panel de control con gráficos. La propia plataforma emite recomendaciones para reducir el impacto.

10. Realidad virtual y aumentada

Ya antes de la pandemia, las tecnologías de realidad aumentada y realidad virtual se iban incorporando cada vez más. En ferias, la realidad aumentada se utiliza para guiar a los asistentes por un mapa virtual y ofrecerles una información que se puede ver fácilmente con solo apuntar con el móvil. También se pueden crear juegos basados en realidad aumentada para mejorar el engagement del público.

La realidad virtual es una de las tecnologías que más está avanzando, con dispositivos de alta resolución cada vez más sofisticados, cómodos y fáciles de usar como las gafas HoloLens de Microsoft u Oculus de Facebook. En los eventos se aplica para ofrecer experiencias inmersivas.

Esta tecnología es también la llave para adentrarse en el “metaverso”, ese mundo virtual cuyas posibilidades empiezan ya a explorarse en la industria MICE.

¿Un futuro en el “metaverso”?

Es la pregunta del millón: ¿es el metaverso el futuro de los eventos o es puro hype? Marcas como Nike han abierto tiendas en el metaverso, se han celebrado conciertos o desfiles de moda, y aerolíneas como Qatar Airways, Emirates y Vueling, o la cadena hotelera RIU, ya ofrecen experiencias inmersivas en este mundo virtual como un recorrido por el hotel o la cabina del avión, además de ofrecer la posibilidad de hacer reservas.

Microsoft y Meta han creado espacios de trabajo virtuales donde mantener reuniones y colaborar con compañeros de trabajo de manera remota a través de avatares. El metaverso también genera oportunidades para la gamificación. Como muchas otras tecnologías, su uso dependerá del tipo de evento y el objetivo que se quiera alcanzar.

Es pronto para saber si el metaverso calará realmente en el universo MICE y de qué forma. Sin duda, la tecnología de realidad virtual seguirá evolucionando y los dispositivos serán cada vez más accesibles, facilitando el acceso al metaverso. Por ahora, lo mejor que pueden hacer los organizadores es empezar a experimentar con esta tecnología y formar su propia opinión.  Los expertos coinciden en que el metaverso puede mejorar la experiencia de los asistentes, pero no reemplazará a los eventos en vivo. 

Para este tema hemos entrevistado a

Adam Parry Cofundador de Event Tech Live
“La mayor transformación se producirá en el día a día de muchas organizaciones que todavía utilizan procesos manuales y anticuados”

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Una sala de 2.000 metros cuadrados con más de 1.000 pantallas, 38 proyectores y 21 canales de audio que recrean sonidos de la naturaleza en 3D acoge al visitante y le acerca a los orígenes del artista. Una plataforma giratoria y efectos de viento dan mayor dinamismo a la experiencia, mientras que diferentes propuestas apelan a los sentidos del olfato, el gusto y el tacto. Finalmente, la sala Gaudi Cube cuenta con el primer y único cubo LED del mundo, un espacio envolvente que cambia la percepción de la realidad sin necesidad de llevar gafas especiales, y que intenta trasladar al visitante a la mente de Gaudí. La nueva experiencia 10D estará disponible a partir del 14 de mayo.

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Se puede elegir diferentes temas, como por ejemplo Piratas, Aztecas o Navidad, y optar por actividades físicas, búsquedas de tesoros, un rally urbano, juegos de escape o un simple quiz sin salir de la oficina, entre otros. El uso de realidad aumentada permite añadir claves ocultas y sorpresas como monstruos y zombis en los retos a completar. Los diferentes equipos pueden comunicarse entre sí durante el ejercicio, y ver también la evolución de los demás, fomentándose así la competitividad.

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Si bien el formato de ferias y convenciones en sí no ha variado mucho desde comienzos del nuevo milenio, la aplicación de una variada tecnología, cada vez más sofisticada y efectiva, ha transformado por completo la dinámica entre organizadores y asistentes y mejorado el impacto de los eventos.

Prueba de la influencia de la tecnología en la industria MICE es el espacio y tiempo, cada vez mayor, que se le dedica en los principales salones internacionales: más expositores, talleres de start ups que hacen demostraciones de sus últimas creaciones, numerosas ponencias y debates sobre los últimos avances o tendencias… En IBTM World, por ejemplo, la entrega de premios Tech Award a las mejores innovaciones para eventos se ha convertido en una de las citas clave para estar al día de lo que ocurre en el universo tecnológico.

Y es que cada año surgen miles de nuevas ideas en todo el mundo, muestra de una constante inquietud y deseo de hacer las cosas cada vez mejor. No todas están llamadas al éxito, pero aún así contribuyen a una evolución imparable.

La digitalización de los eventos es una de las tendencias destacadas en las previsiones de CWT Meetings & Events para 2020. Se trata de una evolución claramente impulsada por el cambio generacional: no solo la llegada de los millennials, sino también el siguiente grupo de centennials o Generación Z, nacidos a partir de 1996, que no han conocido un mundo sin Internet, teléfonos inteligentes y aplicaciones móviles.

American Express Meetings & Events, por su parte, también prevé que en 2020 la tecnología será una parte integral de los eventos y afirma que los clientes están cada vez más dispuestos a invertir en soluciones tecnológicas.

Ventajas de la tecnología
Son múltiples: la tecnología facilita la gestión de los eventos, simplificando las tareas y dejando más tiempo a los meeting y event planners para concentrarse más en la creatividad y menos en la logística. También agiliza los procesos más frustrantes, como puede ser el registro en ferias, y permite una comunicación mucho más fluida entre todos los diferentes actores.

La seguridad de los eventos, algo que preocupa cada vez más, también se ve mejorada por el uso de tecnología, que permite por ejemplo verificar la identidad de los asistentes en el acceso. Evitando la necesidad de imprimir miles de programas, folletos y materiales para la decoración, la tecnología digital hace los eventos más sostenibles. Por último, y no por ello menos relevante, las innovaciones contribuyen a conseguir un efecto wow! en el evento y mejoran la experiencia de los asistentes.

De principio a fin
Las novedades tecnológicas y sus aplicaciones son tan variadas como los eventos en sí y su uso se extiende desde la planificación hasta el seguimiento y evaluación posterior, pasando por todos y cada uno de los aspectos que definen una acción. Lo importante es elegir la solución tecnológica que mejor responde a las necesidades de cada organizador.

A éste se le ofrecen ahora diferentes herramientas que facilitan su labor automatizando los procesos, desde la búsqueda y reserva online de espacios al control de los gastos asociados para ajustarse al presupuesto. Las plataformas de gestión de eventos, como por ejemplo la española Eventeas, ponen en contacto a clientes y proveedores. Los organizadores pueden solicitar presupuestos y contratar todo lo que necesitan en un único portal, incluyendo desde empresas de catering o seguridad a la tecnología más puntera, además de las distintas experiencias que se pueden ofrecer a los invitados.

Muchas agencias cuentan con sus herramientas de reserva online propias, como Simple Meetings de BCD Meetings & Events: es una plataforma que permite hacer búsquedas mediante criterios predefinidos que se ajusten a la política corporativa de la empresa contratante.

Los hoteles también facilitan la búsqueda y reserva en línea de sus espacios para eventos. Fruto de ello es la creación de la plataforma GroupSync, en la que participan grandes cadenas como Accor, Hilton, IHG (InterContinental Hotels Group) y Marriott International. Ofrece a los organizadores tarifas transparentes y contenido relativo a sus operaciones, así como información relacionada con la disponibilidad de espacios y habitaciones para grupos en diversos establecimientos.

Sin embargo, y pese a la proliferación de las plataformas de reservas online, su uso es relativamente bajo, sobre todo para los eventos más pequeños que se siguen organizando por teléfono.

Accesos fáciles y seguros
Al igual que ha revolucionado el embarque en los aeropuertos, el uso de tecnología de reconocimiento facial puede agilizar el registro en eventos, ayudando a reducir las largas colas que se suelen formar, por ejemplo, en ferias multitudinarias.

La encuesta anual elaborada por Event Tech Lab en IBTM World 2018 corroboró el creciente interés por la tecnología biométrica en el sector. El 26 % de los encuestados consideró que sería el avance más útil desde el punto de vista de los asistentes a eventos en este año 2019, comparado con solo el 10 % que opinaba lo mismo en 2017. En la misma feria, el premio Tech Watch Award fue otorgado a la empresa Zenus por su software de reconocimiento facial, utilizado ya en numerosos eventos y capaz de gestionar el acceso de 400 personas por hora.

Y es que el uso de tecnología biométrica en los quioscos de registro permite comprobar la identidad de los asistentes y otorgarles su acreditación en segundos (o negarles el acceso), garantizando al mismo tiempo su privacidad. Los participantes simplemente deben introducir una foto junto con sus datos a la hora de inscribirse para el evento. La biometría permite también una mayor personalización, por ejemplo identificando a invitados VIP previamente seleccionados.

Interacción con el cliente
Una vez dentro del evento, cada vez se recurre más a asistentes virtuales o chatbots a la hora de interactuar con el público, orientarle o responder a sus preguntas. Encontrar un robot que dé la bienvenida a los invitados ya no es algo que pertenezca a la ciencia ficción.

La inteligencia artificial permite conectar con los asistentes al evento y mejorar su experiencia. Yanu, por ejemplo, es un camarero robot lanzado en 2018 por una start up de Estonia que ha causado sensación en los eventos en los que se ha puesto a prueba. No solo puede preparar de 100 a 150 cócteles por hora, gestionando los pedidos y pagos con asombrosa rapidez, reduciendo las colas en el bar: también interactúa con los invitados.

También Alexa, el asistente de voz de Amazon, se puede utilizar para mejorar la experiencia de los asistentes a eventos.

En el Walter E. Washington Convention Center de la capital norteamericana los delegados disponen de más de 50 quioscos habilitados con esta tecnología y pueden solicitar ayuda a Alexa para orientarse en el edificio, consultar la oferta de restauración o el programa del día. Próximamente incluirá también información sobre atracciones y servicios cercanos.

Gracias al rápido análisis y procesamiento de datos, la inteligencia artificial permite ofrecer a los asistentes una atención más personalizada y, por consiguiente, más efectiva.

Venues tecnológicos
El equipamiento técnico y audiovisual disponible se ha convertido en uno de los factores determinantes a la hora de elegir un venue. Ya no se trata de que la sala disponga de conexión a Internet y Wi-Fi –algo que se da por hecho– sino de la facilidad, seguridad y, sobre todo, rapidez de esa conexión. A corto plazo se extenderá la tecnología 5G: la última generación de redes ultrarrápidas y seguras que permiten descargar a una velocidad hasta 1.000 veces mayor que la versión anterior y con un mayor número de usuarios conectados.

En las sedes más modernas, las oportunidades de branding corporativo son puramente digitales, con juegos de luces, proyecciones, hologramas y pantallas LED cada vez más grandes y con mejor resolución. Esto no solo evita la producción de materiales para decorar que pueden ser costosos y difíciles de reciclar, del tipo de los vinilos, sino que aporta mayor dinamismo y flexibilidad en el momento de mostrar imágenes, vídeos, etc

En muchos casos se trata de pantallas interactivas que facilitan el engagement con el asistente. La empresa Kubify, ganadora del premio Tech Watch People´s Choice a la mejor tecnología para eventos según la votación del público en IBTM World 2018, permite crear pósters electrónicos interactivos a través de su plataforma Learning Toolbox. Los visitantes pueden acceder a contenido, vídeos y presentaciones sobre el producto o tema representado y participar en encuestas o debates.

Realidad virtual y aumentada
La realidad virtual y la realidad aumentada son tecnologías cada vez más utilizadas en eventos con el objetivo de ofrecer una mejor experiencia al público. La llegada de las redes 5G sin duda contribuirá a generalizar aún más su uso.

Con unas gafas de realidad virtual, los asistentes a una presentación pueden vivir la experiencia de un destino o en un congreso médico adentrarse en un órgano del cuerpo humano. Es una tecnología que rompe las barreras físicas. También puede ofrecer la experiencia de un evento a delegados que no se encuentren presentes físicamente. Sin embargo, su uso aísla a las personas y no contribuye a la interacción.

La aplicación de la realidad aumentada en los eventos, por el contrario, sirve principalmente para añadir contenido y generar mayor interacción con los asistentes, motivándoles a buscar más información. Por ejemplo, pueden ver la receta o la procedencia de los ingredientes de los platos que se sirven en el evento con solo apuntar a ellos con su móvil o encontrar el camino hacia lo que buscan. También se puede organizar una búsqueda del tesoro o juegos del estilo de Pokémon Go, haciendo del evento una experiencia más llamativa.

Apps para todo
Según un informe de CWT Meetings & Events, el número de aplicaciones móviles para eventos creadas desde 2017 ha aumentado un 83%, y el porcentaje de asistentes que descarga dichas aplicaciones ha pasado del 50% en 2017 al 74% en 2019. El visitante ya espera que un evento cuente con su app propia.

Whova, CrowdCompass, EventMobi, DoubleDutch, QuickMobile, Event Boosterapp… los desarrolladores de aplicaciones específicas para eventos no solo ofrecen soluciones cada vez más numerosas sino mucho más completas.  Ya no se trata de incluir el programa de ponencias, sino que cada vez más son herramientas para la interacción y la comunicación.

Son apps que facilitan el networking entre los delegados, a menudo incluyendo chats privados, y les convierten en auténticos participantes que pueden incluso influenciar o modificar el contenido del evento, expresando su opinión o haciendo peticiones a los organizadores.

La tecnología 5G les dará aún más poder de forma instantánea. Por ejemplo, mediante crowdsourcing los asistentes a un evento podrían decidir qué música escuchar o acordar si subir o bajar la temperatura de la sala en tiempo real. La inmediatez de los comentarios permite identificar las mejoras  e introducir los cambios necesarios.

También existen innumerables aplicaciones móviles de diferentes empresas que sirven para mejorar aspectos específicos de los eventos. Interactio permite a los delegados recibir la traducción simultánea de presentaciones o charlas en tiempo real en su smartphone. La start up española Wildbytes acaba de estrenar una app de realidad aumentada con geolocalización para que los asistentes a eventos multitudinarios puedan orientarse y encontrar a sus colegas.

Mejores experiencias
El objetivo de toda tecnología es mejorar el engagement o implicación de un asistente que regrese a su oficina con la sensación de haber vivido una experiencia enriquecedora. Pero no solo está mejorando la experiencia de los asistentes, haciéndoles partícipes a través de plataformas como Sli.do que permiten hacer preguntas sin tener que esperar a que les pasen el micrófono. También sirve para dar más control a los organizadores, siempre y cuando sepan trabajar el gran volumen de información que los avances tecnológicos facilitan.

El uso de heat maps o “mapas de calor” en la web o app del evento permite ver qué páginas son las más visitadas y qué contenido interesa más, pudiendo estimar por adelantado qué sesiones pueden requerir una sala más grande. Utilizando la tecnología beacon se pueden crear mapas de calor para visualizar el tráfico de visitantes y las zonas más frecuentadas.

Otra tecnología cada vez más utilizada es la identificación por frecuencias de radio (RFID por sus siglas en inglés), algo que se puede incorporar en las acreditaciones para localizar e identificar en tiempo real a los asistentes, permitiendo, por ejemplo, adoptar iniciativas para redirigir el flujo o aumentar el personal en las áreas que más lo necesiten.

A pesar de los esfuerzos por mejorar el engagement, éste es
un aspecto que raramente se mide. La captura y análisis de
emociones filmando a los asistentes a una presentación para
extraer información de su expresión facial y nivel de atención
se ha empezado a probar en algunos eventos. Y es que con la
tecnología se pueden hacer cosas que hasta hace poco parecían increíbles… pero no lo es todo. Ha de estar plenamente
integrada en el evento y responder a unos objetivos, no ser
un simple añadido. Y sin olvidar que lo que verdaderamente
marca el éxito de un evento es la calidad humana.

Para este tema hemos entrevistado a

James Morgan Fundador de Event Tech Lab
“La tecnología permite medir la efectividad de los mensajes”

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Al buscar una dirección en Google Maps y seleccionar la opción de ir a pie, se abre automáticamente la cámara del móvil y la función de realidad aumentada escanea los alrededores para identificar edificios y el camino a seguir. El usuario puede ver un mapa tradicional en la parte baja de su móvil, y la visión RA de la cámara en la superior, donde aparecerán flechas para indicarle claramente por donde ir y un globo rojo cuando llegue a su destino. Google advierte que solo se debe consultar el mapa en momentos de duda y no mirar al móvil continuamente, para evitar accidentes.

Otras nuevas funcionalidades incorporadas en la app incluyen la posibilidad de ver todas las reservas de hoteles y transporte en un único sitio, así como una cronología de todos los viajes realizados, que permitirá al usuario repetir sus favoritos o hacer recomendaciones a amigos o compañeros de trabajo.

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Simplemente escaneando el espacio con la cámara del móvil, los usuarios pueden ver la ubicación de sus contactos. Una señal en la pantalla, que se puede personalizar con diferentes íconos en 3D, indica la posición del compañero dentro de la multitud y su distancia desde el buscador. Igualmente, el usuario puede enviar una señal para que otras personas sepan dónde está. La app, bajo el nombre Seat Lost&Sound, se puso a prueba en el festival de música Primavera Sounds en Barcelona, pero se puede aplicar igualmente a otros tipos de grandes eventos.

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Además, los clientes del programa de fidelización Iberia Plus ahora pueden seleccionar la información que quieren recibir de la compañía y añadir su documentación en la app para ahorrar tiempo a la hora de rellenar formularios. También pueden ver todos los detalles de su cuenta en el móvil, incluyendo su saldo de Avios o los últimos movimientos.

Otras funcionalidades de la aplicación incluyen la posibilidad de bloquear la reserva hasta 72 horas, escanear la tarjeta de crédito para formalizar la compra, emitir la tarjeta de embarque o descargar 7.000 publicaciones internacionales para disfrutar a bordo. También permite añadir los viajes al calendario personal del móvil y acceder a guías de viaje personalizadas.

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La nueva tecnología permite captar la atención del público, así como una mayor interacción de principio a fin a través de experiencias memorables como invitaciones de realidad aumentada, photocalls de realidad virtual, agendas en 3D, regalos virtuales o innovadoras búsquedas de tesoro a medida.

Para acceder a G.G. se debe descargar la app gratuita AppARS, disponible en la App Store de Apple y Google Play Store, y escanear el logo de Global DMC Partners.

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Al buscar una dirección en Google Maps y seleccionar la opción de ir a pie, se abre automáticamente la cámara del móvil y la función de realidad aumentada escanea los alrededores para identificar edificios y el camino a seguir. El usuario puede ver un mapa tradicional en la parte baja de su móvil, y la visión RA de la cámara en la superior, donde aparecerán flechas para indicarle claramente por donde ir y un globo rojo cuando llegue a su destino. Google advierte que solo se debe consultar el mapa en momentos de duda y no mirar al móvil continuamente, para evitar accidentes.

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