El 65% de los delegados en esta conferencia se mostró confiado o muy confiado en la capacidad de la industria para hacer más sostenible el futuro de los viajes de negocios. El porcentaje creció hasta alcanzar el 71% cuando se les preguntó acerca de la voluntad de la industria.

El informe destaca a los millennials y centennials como impulsores del cambio, al exigir programas de viaje más sostenibles. Las empresas han de actuar para mantener su reputación y los proveedores deben adaptar su oferta para seguir siendo relevantes para estos viajeros.

Adoptando un enfoque proactivo, y combinando la última tecnología y la analítica de datos, las empresas de gestión de viajes (TMCs por sus siglas en inglés) tienen la oportunidad de desempeñar un papel clave para que los viajes de negocios sean más sostenibles. Por ejemplo, pueden ayudar a las empresas a elegir los mejores proveedores, brindándoles informes que midan la huella de carbono de sus viajes y asistiéndoles en la elaboración de políticas corporativas que premien a los empleados más concienciados.

En cuanto a las limitaciones, el estudio identifica la apatía de los empleadores y la percepción de una falta de opciones alternativas, así como el coste de ofrecer opciones aéreas y de alojamiento más sostenibles y la ausencia de informes y mediciones.

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A pesar de la inestabilidad económica o política, la demanda se mantiene firme en el sector MICE, aunque cada vez más los meeting planners buscan paquetes que ofrezcan mejor relación calidad-precio, y tardan más en confirmar la reserva, tal vez a la espera de mejores ofertas. Según el estudio, la duración media de los encuentros se mantiene en tres días, pero aumenta el tamaño de los grupos, con sectores como el farmacéutico, educación y tecnología siendo los más activos este año.

Los delegados quieren comida más saludable, que favorezca su productividad y nivel de atención, y hay mayor demanda por menús creativos, sostenibles y veganos, que acomoden diferentes tipos de dieta o alergias. La inclusión de ejercicios de teambuilding es cada vez más popular, sobre todo iniciativas que tengan un impacto social positivo o ayuden a organizaciones benéficas. Los asistentes quieren también salir del entorno de la convención y vivir experiencias locales, aprender algo del destino para volver a la reunión revitalizados, algo que los meeting planners han de tener en cuenta en sus programas.

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3. La necesidad de crear planes de contingencia
En 2020, los destinos secundarios e incluso terciarios cobrarán mayor relevancia, algo que puede dejar expuestos a los asistentes si surge algún tema médico o incluso de seguridad física ya que, tradicionalmente, estos cuentan con infraestructuras menos robustas. Para adelantarse a esto, los organizadores de reuniones tendrán que considerar la creación de planes de contingencia que ayuden a la gestión de riesgos. Por ejemplo, contratando a empresas especializadas en riesgos médicos y de seguridad que realicen evaluaciones del recinto de celebración, de las actividades que vayan a realizarse fuera del mismo, de las condiciones alrededor del hotel, de los riesgos asociados con traslados entre los diferentes recintos, así como de los hospitales e instituciones de salud de la ciudad sede.

A nivel regional: eventos más grandes en Latinoamérica

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El mercado de los viajes de incentivo vive un buen momento. A pesar de la implementación de políticas de compliance cada vez más estrictas que hacen que algunas empresas prohíban a sus empleados la participación en este tipo de recompensas por miedo a que sea visto como una forma de presión, se trata de un sector que continúa al alza. Así lo confirma el reciente informe de tendencias publicado por CWT Meetings & Events: en él se estima que será el tipo de eventos que registre un mayor crecimiento en 2020.

El objetivo primordial de las empresas que organizan estos viajes para sus representantes o clientes es estimular su negocio. Sin embargo gana peso entre los resultados a lograr la consolidación de mejores lazos y relaciones entre los asistentes, sobre todo estrechando la distancia entre empleados de menor rango y sus líderes. Esto parece generar mayor confianza y fidelidad, con más beneficios a la larga para la entidad organizadora.

Para conseguirlo es esencial que los invitados vean el viaje como una recompensa a sus esfuerzos, algo deseable y no una imposición de la empresa en su afán de mejorar resultados. Por eso se impone tener en cuenta las preferencias y gustos de quienes participan a la hora de preparar los programas. 

Cambio generacional
No es fácil, ya que se trata de un público cada vez más exigente y difícil de impresionar. La plantilla profesional estará compuesta en un 75 % por millennials en el año 2025
y pronto contará también con miembros de la siguiente generación, los centennials, nacidos a partir de 1996 y que han crecido una vez asentada la revolución de los vuelos low cost. A diferencia de sus predecesores, son viajeros acostumbrados a lo efímero y menos leales, por lo que siempre buscan algo nuevo, el siguiente wow! que les sorprenda.

Las nuevas generaciones también quieren adentrarse en la cultura, historia y tradiciones de los destinos, vivir experiencias auténticas como las que viven los locales y no ser simples espectadores de un destino o visitantes de paso. También muestran una mayor preocupación por su salud y por el impacto medioambiental y social de sus desplazamientos.

La inclusión en los programas de elementos de Responsabilidad Social Corporativa (RSC) y actividades que favorezcan la salud y bienestar de los participantes es cada vez más habitual. Y sin duda es una práctica que contribuye a hacer del viaje una experiencia más atractiva y memorable.

De hecho, la responsabilidad social es el primer punto destacado en el Manifiesto de Bangkok, un decálogo de recomendaciones para profesionales de los viajes de incentivos, empresas y destinos, publicado este año por SITE (Sociedad para la Excelencia en Viajes de Incentivo, por sus siglas en inglés).

Experiencias únicas
Clientes, agencias y receptivos coinciden en que la clave para garantizar el éxito de cualquier programa de incentivo radica en la innovación y creatividad. Ya no sirve cualquier tour o una simple cena en un restaurante típico. El incentivo ha de ofrecer una experiencia única, algo que los participantes no puedan conseguir por su cuenta y que les haga sentir verdaderamente especiales de la mano de la empresa para la que trabajan o de la que son clientes. 

Por supuesto, la experiencia ideal no va a ser la misma para todos, sobre todo en grupos heterogéneos en los que se mezclan diferentes generaciones, nacionalidades o culturas.

Por eso, una de las tendencias al alza en viajes de incentivo, según CWT, es la personalización de los programas, combinando elementos sociales en los que intervienen todos los integrantes del grupo con otras actividades que el participante puede decidir o no vivir en función de sus preferencias en el momento de realizarlas.

Destinos a elegir o evitar
La seguridad de los participantes en un viaje de incentivo es de vital importancia y por eso tienden a ser evitados destinos en los que la inestabilidad social o política impera o se han vivido recientemente desastres que puedan poner en peligro a la asistencia o derivar en una experiencia negativa.

En cuanto a los destinos más populares, CWT M&E destaca el creciente interés por países menos trabajados hasta el momento como Nepal, Namibia, Costa Rica, Montenegro o Camboya, junto con clásicos como París, Nueva York, Dubái, destinos del Caribe o Sudáfrica. La elección puede variar según la nacionalidad de los participantes, pero el objetivo es siempre el mismo: que sea un lugar que sorprenda o que se presente como un lugar que puede sorprender, aun cuando se trate de destinos familiares para quien participa.

Se espera un mayor interés por ciudades secundarias como Burdeos (Francia), Sevilla (España), Montreal (Canadá) o Perth (Australia), en la búsqueda de autenticidad por encima del lujo. Esto es algo que SITE recomienda en su Manifiesto de Bangkok, alentando a destinos no urbanos, ciudades pequeñas y destinos emergentes a incluir los viajes de incentivo en sus estrategias de desarrollo económico. 

Los incentivos no solo impactan en quien participa: pueden actuar como un agente transformador para las comunidades que los reciben. Todos pueden salir ganando, siempre y cuando se dedique la debida atención a la planificación que resulte en una experiencia única para cada uno de los implicados.

Para este tema hemos entrevistado a

CRISTINA PAGÈS Gestora de Eventos de Epson Ibérica (España)
“Necesitamos que los receptivos entiendan que un grupo de incentivo no puede ser tratado como uno vacacional”

FRANCES COOK Gerente de Recursos y Proveedores de Vitality (Reino Unido)
“Buscamos que el incentivo sea una experiencia que el dinero no puede comprar”

NANCY SANZ Gerente MICE de Viajes El Corte Inglés (España)
“Los clientes buscan que los participantes se sientan protagonistas y no meros observadores”

CLAUDIA BERTOLI Directora de Negocios de BCD M&E (Argentina)
“Si los grupos son muy heterogéneos hay que encontrar alternativas que seduzcan a todos”

CHRISTINE FOURNIER Secretaria General de WATA (Asociación Mundial de Agencias de Viajes)
“Es importante que haya un equilibrio entre las actividades y el tiempo de relajación”

GERMÁN INOSTROZA Director de Marketing Global de Ovation Global DMC
“Evitando que el viaje coincida con días libres ya se está lanzando un mensaje positivo”

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Según el informe, uno de cada cuatro buyers encuestados afirma que el 40% de su plantilla está compuesta por millennials. Más de la mitad cree que los jóvenes profesionales tienden a cuestionar más la política de viajes corporativa y el 73% afirma que esta generación prefiere usar herramientas de consumo público. A pesar de ello, solo un 20% de los encuestados ha adaptado su política en respuesta a las demandas de este grupo.

También los avances tecnológicos han mejorado los procesos, pero siguen sin influir en las políticas corporativas. El 70% de los encuestados espera invertir más en tecnología en los próximos cinco años y el 42% afirma que las innovaciones tienen un impacto entre moderado y grande en sus programas de viajes. No obstante, solo el 32% ha cambiado su política en respuesta a la nueva tecnología, mientras que el 54% lo ha hecho para responder a la mayor preocupación por la seguridad.

La integración de la tecnología es también una prioridad a la hora de elegir proveedores, pero solo el 41% de buyers combinan los datos de hoteles o empresas de gestión de viajes con los datos de sus propias herramientas de gestión de eventos, y aún menos con sus herramientas de seguridad (47%), reservas online (36%) o gestión de gastos (18%).

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Los asistentes personales gestionan el 19% de los viajes de negocios, sobre todo en el caso de trabajadores con edades comprendidas entre los 35 y los 44 años, mientras que los millennials tienden más a utilizar gestores de viajes especializados, un servicio por el que opta el 17,3% de los viajeros. En el 13,2% de los casos, sobre todo para empleados de entre 18 a 24 años de edad, son los jefes quienes se encargan directamente de la gestión del desplazamiento, mientras que solo el 13% de los encuestados afirma que sus viajes los organiza el departamento de recursos humanos.

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Los millennials americanos son los que mejor responden a los viajes de negocios, sintiéndose más creativos y productivos en el 77% de los casos. Sin embargo, dejando a un lado las diferencias generales, los más estimulados son los viajeros de la región de Asia Pacífico (el 65% es más creativo y el 64% más productivo), y los que menos, con la excepción de España, los europeos (53% y 51% respectivamente).

El informe también demuestra el valor de la colaboración cara a cara: únicamente el 30% de los encuestados afirma ser más productivo trabajando solo, y el 14% cuando lo hace en remoto. En el caso de España, el 29% prefiere trabajar solo y el 9% prefiere hacerlo de forma remota, mientras que el 62% es más productivo en encuentros cara a cara, nuevamente por encima de la media europea (53%).

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La personalización de los eventos también es importante para las nuevas generaciones, así como el que sea una experiencia atractiva que puedan mostrar en canales como Instagram. Según un estudio de Eventbrite, el 48% de los millennials afirma que asiste a eventos para tener algo que compartir en redes sociales, y el 78% confiesa que disfruta viendo los posts de otros profesionales.

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Por otro lado, la mayoría de los millennials (el 85%) prefiere asistir a este tipo de eventos con otros compañeros y no solos, mientras que el 36,4% de profesionales de edades entre 31 y 45 años, con más experiencia, opta por ir por su cuenta.

Los motivos para asistir a eventos de networking también varían entre las generaciones. Mientras que para los más jóvenes es una forma de hacer nuevos contactos (motivo citado por el 80%) y elevar su perfil en la industria (71%), más de la mitad de los profesionales mayores de 30 años lo hace para generar leads o reunirse con sus contactos y amigos en el sector.

La encuesta también concluye que el momento óptimo para celebrar estos eventos es entre semana, con el 69% de los encuestados optando por el miércoles, y el lugar no debe estar a más de una hora de distancia. En cuanto al formato, aunque las actividades en grupo son las más populares en general (53%), el 70% de los mayores de 46 años prefiere cenas con rotación de asientos, y los meeting planners de edades entre 31 y 45 años prefieren un networking basado en citas.

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Toda acción tiene un impacto: en las personas, en el medioambiente, en la economía… y, lamentablemente, no siempre es positivo. Cuando se trata de actividades corporativas, el impacto puede ser a gran escala. Por eso cada vez más las empresas buscan el modo de minimizarlo, o al menos compensarlo, con acciones positivas.

Por otro lado, en una sociedad global en la que los medios de comunicación e Internet nos acercan a los rincones y realidades más remotos del mundo, es imposible ignorar las grandes desigualdades sociales y económicas que existen o los daños que el consumismo ha infligido e inflige en el entorno. Las empresas tienen la obligación de demostrar que esto les importa.

No se trata simplemente de anunciar buenas intenciones, sino de demostrar un compromiso real con acciones. Para ser verdaderamente eficaz, una política de responsabilidad social corporativa (RSC) debe aplicarse en todas las acciones e iniciativas de la empresa y en todos sus departamentos. Obviamente, también en sus reuniones, convenciones, eventos e incentivos.

Las empresas contratantes de este tipo de operaciones nos confirman su compromiso y la importancia de cumplir con sus políticas de RSC. Y esto no es algo cada vez más habitual, sino verdaderamente esencial.

Hoy en día es lo que se espera de ellas. Hasta el punto de que para las nuevas generaciones – los millennials y la Generación Z – es un factor importante a la hora de elegir qué producto comprar o para quién trabajar.

Según un estudio elaborado por IE University y Coca-Cola European Partners Iberia, los millennials exigen a las marcas que sean innovadoras, éticas y comprometidas con el medioambiente y la sociedad. Por ello, de una buena política de RSC depende la reputación de una empresa. Y, en consecuencia, su éxito.

Responsabilidad externa e interna
El concepto de RSC es muy amplio, más de lo que muchos creen. No solo se trata de plantar árboles para compensar la huella de carbono generada por una acción o hacer un donativo a una ONG en beneficio de una comunidad local. La responsabilidad también está relacionada con los accionistas, los clientes y los propios empleados. Esto incluye cuidar aspectos como la salud y el bienestar, la retribución y oportunidades de promoción, la flexibilidad horaria y la facilidad para conciliar la vida laboral y personal, entre otros.

Es algo que se puede tener en cuenta a la hora de organizar los viajes de empresa, por ejemplo. Un viajero que llega agotado a una reunión tras un largo vuelo no va a estar en las mejores condiciones físicas o psíquicas para negociar un contrato importante. Por eso hay empresas que invierten más dinero en desplazamientos en clase business, de tal modo que el representante pueda descansar durante el trayecto.

Los viajes de negocios frecuentes sin duda tienen un impacto en la vida personal del empleado, sobre todo si tiene familia. En esto la tecnología puede ayudar y, aunque los expertos coinciden en que nada puede reemplazar una reunión cara a cara, hay ocasiones en las que una teleconferencia o una conversación por Skype puede ser suficiente, generando en consecuencia más tiempo libre para quien la cubre. Y tanto la familia del empleado como el medioambiente lo agradecerán.

Eventos responsables
Las agencias nos confirman que el cuidado del medio natural es algo que se tiene en cuenta cada vez más a la hora de organizar eventos. Sus clientes buscan proveedores que se alineen con su política de RSC: un local que utilice energías renovables, un servicio de catering que utilice productos ecológicos, preferiblemente locales, en sus menús y evite los recipientes de plástico de un solo uso, espacios con accesibilidad en transporte público… Con la creciente demanda de prestaciones responsables, las empresas pueden convertirse en auténticos motores del cambio hacia una sociedad cada vez menos contaminante.

También las pequeñas reuniones internas pueden ser menos nocivas con sencillas medidas como evitar imprimir documentos innecesariamente, utilizar siempre papel reciclado y reducir el uso de plásticos. Cualquier iniciativa, por pequeña que sea, ayuda a marcar la diferencia.

Contribución social
Otras empresas optan por gestos con más impacto, incluso más grandilocuentes, y eligen organizaciones benéficas a las que apoyar con sus eventos generalmente recaudando fondos para ellas. Asimismo, en sus incentivos y programas de teambuilding también se pueden incorporar actividades que beneficien a una comunidad, por ejemplo construyendo juguetes para niños discapacitados o con enfermedades terminales.

Las ONGs reconocen esta valiosa contribución corporativa y el impacto tan positivo que tiene en los grupos o individuos más necesitados. Si bien una empresa no va a cambiar el mundo ni salvar el planeta con su política de RSC a nivel individual, sí que puede hacer feliz a un colectivo.

Una buena política de RSC no solo ayuda al planeta sino que mejora la reputación
de la empresa, contribuyendo a su posicionamiento como marca responsable: más clientes querrán adquirir sus productos y más gente preferirá incluir en su curriculum una experiencia profesional en ella. En definitiva, es algo con lo que todos salen ganando.

Para este tema hemos entrevistado a

SUSANA GATO Gerente de Responsabilidad Corporativa de Atresmedia (España)
“Contratamos servicios de catering elaborados por colectivos en riesgo de exclusión social o con alguna discapacidad”

LLUIS RAVENTOS Director y Enólogo de Finca Sala Vivé by Freixenet México
“Ofrecemos entrar en programas de sanidad dental y revisiones médicas a los empleados”

VALERIA JUSTE Directora de American Express Meetings & Events España
“Es necesario un diseño específico de políticas de reuniones e incentivos sostenibles”

ALFREDO GUTIÉRREZ Presidente de Anfitriones (México)
“Las buenas prácticas deben ser trabajadas en conjunto para que tengan más impacto”

CRISTINA CUADRADO Directora de Fundación Pequeño Deseo (España)
“La colaboración es medible en el número de sueños que los niños pueden ver realizados”

FIONA JEFFERY Fundadora y Presidenta, Just a Drop (Reino Unido)
“La colaboración es medible en el número de sueños que los niños pueden ver realizados”

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