La industria MICE ha evolucionado, y elementos que antes eran opcionales o algo deseable, han pasado a ser una parte intrínseca de la planificación que ni se cuestiona. La accesibilidad es uno de ellos.

Se aprecia un esfuerzo cada vez más consciente por ampliar el alcance de las operaciones MICE y hacerlas plenamente inclusivas a todo tipo de públicos, también aquellos con alguna discapacidad, eliminando barreras. Pero no se trata simplemente de poner rampas para delegados en silla de ruedas. Existen muchos tipos de discapacidades, físicas y mentales, y no todas visibles. Aunque la concienciación ahora es mucho mayor, queda aún mucho por hacer para la total inclusión de participantes de este perfil.

Percepción y realidad

Las empresas, agencias, hoteles, venues y destinos apuntan a la accesibilidad como algo prioritario en sus estrategias, y proclaman abiertamente las medidas que implementan. Merece la pena cuestionar si esto es suficiente, si se corresponde con la realidad.

Un estudio llevado a cabo por The Business of Events y el centro de congresos galés ICC Wales revela la disparidad entre la percepción de los venues sobre su oferta de accesibilidad y la experiencia real de los delegados. Recoge opiniones de más de un centenar de sedes y mil asistentes, de los que una tercera parte reconoce tener algún tipo de discapacidad.

La gran mayoría de las sedes afirma ofrecer acceso sin escalones (82%), aseos para discapacitados (91%) y formación sobre discapacidades para el personal (75%). Sin embargo, el 93% de los delegados con discapacidad siguen encontrando barreras a su participación.

Entre los principales problemas destacan: un diseño inaccesible (seleccionado por el 28% de los encuestados); falta de aseos adaptados (24%); falta de formación del personal de apoyo (25%); ambientes “sobreestimulantes” (27%) y falta de información sobre la accesibilidad de la sede (17%).

¿Por qué es importante?

Según la Organización Mundial de la Salud (OMS), aproximadamente el 15% de la población mundial vive con alguna forma de discapacidad, y una de cada cuatro personas mostrará síntomas de algún trastorno mental a lo largo de su vida.

Esto supone que una porción considerable del público puede verse excluido si no se tiene en cuenta su condición ni se atiende a sus necesidades y preferencias. Se trata, en definitiva, de una oportunidad de asistencia y de negocio cada vez más significativa que no se puede ignorar.

Además de la motivación puramente comercial, muchas empresas cuentan con una política de responsabilidad que han de cumplir. La parte social incluye la accesibilidad, inclusión e igualdad de oportunidades.

Existe también una responsabilidad legal. Cada vez hay más normativas que regulan la accesibilidad y establecen las responsabilidades de las empresas. Precisamente la última Ley Europea de Accesibilidad, que entró en vigor el pasado mes de junio, amplía las exigencias de accesibilidad al ámbito digital.

Pero, por encima de todo, hacer los espacios y operaciones MICE accesibles para todos debería ser una responsabilidad ética como seres humanos, así como un motivo de satisfacción profesional y personal.

Discapacidades incomprendidas

La deficiente accesibilidad de algunas operaciones puede deberse a distintos motivos. El coste de adaptar el espacio e implementar las medidas necesarias para que sea accesible a todos es uno de ellos.

El estudio de The Business of Events y ICC Wales muestra que casi la mitad (46%) de los venues encuestados cobra más por hacer ajustes destinados a mejorar la accesibilidad, algo que los delegados consideran discriminatorio.

También sigue existiendo una falta de comprensión de las necesidades de los diferentes grupos de personas con discapacidad. En los últimos años se ha avanzado considerablemente en el reconocimiento de las neurodivergencias. La existencia de espacios más tranquilos o “salas de recuperación sensorial”, señalética con pictogramas, o la reducción de fuertes estímulos visuales, sonoros y olfativos, se considera cada vez más en la organización de operaciones MICE.

Pero incluso discapacidades sobre las que hay mayor concienciación, como los problemas de audición, no se entienden del todo ni se atienden debidamente. No se trata simplemente de ofrecer subtítulos o utilizar un intérprete que utilice lenguaje de signos.

La OMS estima que casi el 20% de la población mundial tiene algún problema de audición, sufre acúfenos o sordera total. Muchas de estas personas utilizan audífonos en su día a día. Para ellos, la asistencia a algunos eventos puede resultar complicada. Utilizar los auriculares que se ofrecen para escuchar ponencias es difícil o incómodo. En actos sociales o animadas sesiones de networking, el audífono recoge todo el ruido ambiente y puede que el afectado tenga dificultades para escuchar a la persona con la que intenta hablar.

Un mayor estudio de las diferentes discapacidades y un diálogo abierto con los grupos afectados ayudará al organizador a comprender mejor sus necesidades y diseñar operaciones que sean accesibles a todos.

Diseño universal

En 1997, un grupo de arquitectos, ingenieros y diseñadores de la Universidad de Carolina del Norte (Estados Unidos) acuñó el concepto de “diseño universal” y los siete principios que lo rigen. Su objetivo era ayudar a diseñar espacios accesibles, que cualquiera pueda utilizar y disfrutar del mismo modo, independientemente de su capacidad física o mental.

Los principios del diseño universal siguen siendo válidos y deberían formar parte de la planificación de cualquier operación MICE y el diseño de la sede. Es más, se deberían aplicar no solo al espacio físico, sino también al digital.

1. Uso equitativo: Todas las personas, independientemente de su capacidad, han de ser capaces de usar y disfrutar del espacio y las instalaciones por igual.

2. Flexibilidad: El diseño ha de incluir diferentes opciones para cubrir todo tipo de preferencias o habilidades.

3. Uso fácil e intuitivo: Un diseño simple, con instrucciones fáciles de entender, sin importar la habilidad, experiencia, conocimientos, o incluso idioma, del participante.

4. Información perceptible: Proporcionar la información necesaria al usuario, utilizando diferentes formatos o dispositivos según sea necesario para un uso efectivo del espacio.

5. Tolerancia al error: Permitir siempre un margen de error en el diseño de espacios, instalaciones o productos, para evitar consecuencias potencialmente peligrosas si se hace un mal uso de forma inconsciente.

6. Bajo esfuerzo físico: Diseños cómodos, eficientes y que no fatiguen al usuario (tanto física como mentalmente), evitando tener que recurrir a excesiva fuerza o concentración.

7. Dimensiones adecuadas: Asegurarse de que el tamaño y espacio para el acceso y uso de los elementos son apropiados.

Los organizadores necesitan trabajar con las sedes para intentar aplicar estos principios de la forma más eficaz posible. También les corresponde asegurarse de que los delegados pueden informar de cualquier discapacidad y especificar sus necesidades en el registro, y de que éstas son tenidas en cuenta. Por último, es esencial que todo el personal involucrado en la acción reciba la información y formación necesaria para tratar con diferentes públicos.

Tal vez no se pueda prever todo, y algún delegado presente necesidades diferentes. Con paciencia, flexibilidad, y sobre todo tolerancia y empatía, todos pueden sentirse bienvenidos.

Para este tema hemos entrevistado a

Christian Bason, Fundador de Transition Collective
“Invertir en accesibilidad aporta prestigio y reconocimiento a la marca y tendrá un impacto en la participación”

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Con ello, la industria aspira a ser un ejemplo a nivel mundial para empresas de diferentes sectores, llevando a cabo acciones tan importantes como la implementación de medidas sostenibles que reduzcan el impacto de su actividad -reducción y compensación de la huella de carbono, reciclaje, reducción de deshechos, transporte ecológico, gastronomía de Km 0…-, la puesta en marcha de sesiones formativas sobre la DEI y la creación de programas de talento, entre otras.

Un ejemplo de ello es la apuesta de OPC Spain por la sostenibilidad y la sociedad. El programa de la 36ª edición de su Congreso Nacional anual (del 22 al 24 de febrero en A Coruña, España) se ha diseñado siguiendo el “Compromiso 360º”.

Este compromiso se basa en la necesidad de que las empresas de la industria MICE ofrezcan a sus clientes servicios y experiencias completos, útiles y actualizados a nivel tecnológico, pero también conscientes y sostenibles.

Por ello, su programa incluye ponencias sobre gestión responsable, movilidad y accesibilidad, entre las que se encuentran la breve charla ¿Cómo aumentar la sostenibilidad en las decisiones de compra? y el focus group de una hora Contamos contigo, súmate para participar en la definición de la política de sostenibilidad de los futuros congresos de OPC Spain.

En el último caso, diferentes profesionales del sector tendrán la oportunidad de compartir sus ideas en lo que respecta a la sostenibilidad para construir congresos más responsables.

También destaca la alianza creada entre ICCA (International Congress and Convention Association) y ABEA (Australian Business Events Association), con el objetivo de impulsar tales aspectos en el sector MICE y congresual australiano.

Los trabajos que llevarán a cabo ambas organizaciones en estos tres pilares son:

• Diversidad, equidad e inclusión (DEI): recopilación y compartición de casos de estudio; publicación conjunta de un whitepaper sobre las repercusiones y oportunidades del multiculturalismo en las operaciones MICE y congresuales; y acceso de los miembros de ABEA a los programas formativos de ICCA, con el objetivo de que puedan aprender sobre las mejores prácticas globales.
• Legado y sostenibilidad: defensa ante las autoridades y partes interesadas de la importancia de la industria como motor clave del impacto económico y social; inicio de una colaboración interregional de ICCA con ABEA sobre el impacto del legado a través de casos de estudio e intercambios de información; y celebración de reuniones trimestrales para debatir sobre los avances, el compromiso y los programas de promoción.
• Desarrollo y retención del talento: colaboración de ambas organizaciones en el Desafío de Líderes Emergentes de AIME, para proporcionar reconocimiento y dar voz a los profesionales líderes emergentes con el objetivo de compartir ideas sobre la atracción y la retención del talento; así como la futura revisión del mismo para abordar cómo se impartirá el programa en 2025.

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Según el medio de comunicación Skift Meetings, desde la pandemia, el sector ha experimentado un cambio generacional y profesionales de las generaciones Z y Millennial han entrado a formar parte del mismo. Estos trabajan para que la DEI se integre en la lista de prioridades de los eventos y otros aspectos del negocio, desafiando a organizaciones y a empresas para que se valore tanto como la sostenibilidad, la tecnología, la personalización…

Para introducir la diversidad, la equidad y la inclusión de forma eficaz, se puede comenzar por buscar una organización especializada que proporcione datos e ideas para crear estrategias. Es el caso de Tourism Diversity Matters (TDM), cuyo objetivo es reducir las desigualdades sociales y económicas y crear conciencia sobre el turismo responsable.

En el momento del diseño de una operación MICE, es posible contar con espacios, proveedores y servicios que den prioridad a la DEI, así como contratar a personal diverso. En caso de existir prejuicios, es necesario abordar los mismos a través de la formación y la educación en recursos humanos, creando al mismo tiempo un lugar de trabajo inclusivo.

Pese a que la integración de la diversidad, la equidad y la inclusión en las operaciones MICE continúa siendo un reto a día de hoy, los profesionales consideran que es necesario dar respuesta a las necesidades y expectativas de las nuevas generaciones, para garantizar así el crecimiento exitoso de la industria en los próximos años.

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El estudio destaca seis principios rectores que impulsarán la innovación en el diseño de experiencias en los próximos años. En primer lugar, los diseñadores de eventos deberán reinventar la dinámica del networking y generar ambientes en los que las personas se sientan cómodas para conectar con otros con quienes encuentren intereses comunes. 

El diseño de experiencias debe posicionar a la audiencia en el centro de sus estrategias, preguntándoles por qué asisten a un evento determinado. Esto permitirá ofrecerles opciones más adaptadas.

Crear sentido de pertenencia entre los asistentes es esencial, y para ello se deben diseñar experiencias inclusivas que tengan en cuenta las diferentes habilidades y necesidades relacionadas con la salud mental de los participantes. Asimismo, el público busca vivencias que incluyan valor más allá del monetario, priorizando elementos como la sostenibilidad, la inclusión, el compromiso con la comunidad, la singularidad y el buen aprovechamiento de su tiempo.

Comprender el estado emocional de los participantes en el evento es clave para fomentar la lealtad, por eso los organizadores han de medir y analizar estos datos emocionales y utilizarlos para mejorar las experiencias de la audiencia. Por último, el informe destaca el poder de la gamificación y cómo los avances en inteligencia artificial abren nuevas posibilidades para experimentar con herramientas que faciliten la conexión.

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El estudio 2022 Equity Benchmarking recoge los resultados de una encuesta realizada a más de 1400 profesionales de todo el mundo, y muestra la escasa representación de grupos minoritarios en el sector. La encuesta analiza cuatro dimensiones de la experiencia actual de DEI en el sector, preguntando a los profesionales si su empresa entiende el concepto y actúa conforme a ello, si implementan medidas para mejorarlo, qué impacto tienen estas y cuáles son las áreas que más necesitan cambiar.

El 61% de los encuestados se identificó como personas de raza blanca, y solo el 15% de quienes ocupan puestos de gerentes senior y el 6% de los directores son personas de raza negra. La valoración general de las cuatro dimensiones analizadas fue un 11% menor entre las personas de color que entre los de raza blanca.

En cuanto a la diferencia por sexos, el 75% de las personas encuestadas fueron mujeres, y el 61% de estas ocupan puestos de gerencia senior o directivos. Pese a ello, la valoración de su experiencia de DEI en el trabajo es un 21% más baja que entre los hombres encuestados.

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Alistair Turner, consultor y creador del informe Trends Watch Report 2022 presentado en la pasada edición de IBTM World, destacó la diversidad, equidad e inclusión en los eventos como una de las “mega-tendencias” globales que dominarían el año. Sin duda es un tema que cada vez acapara más la atención en los foros del sector, y un área en la que se ha avanzado mucho en los últimos años. Pero queda todavía mucho camino por recorrer.

Diversidad, equidad e inclusión (DEI) son conceptos interrelacionados que a veces se confunden. La diversidad consiste en representar fielmente a todos los grupos o identidades de diferente edad, género, raza, orientación sexual, capacidad, religión, nivel socioeconómico o ideología que componen la sociedad (independientemente de que ésta sea considerada a nivel local, nacional o internacional). 

En segundo lugar, se trata de que todos los grupos o individuos gocen de igualdad de oportunidades. Más que ofrecer a todos lo mismo, para que haya equidad es necesario facilitar determinados recursos y eliminar las barreras que pueden impedir el éxito de algunos. 

Por último, la inclusión es tal vez lo más difícil de conseguir: la creación de una atmósfera en la que todos se sienten bienvenidos, respetados y valorados.

Una sociedad más diversa

Conforme la sociedad ha evolucionado, se han reconocido, y subsanado, graves errores del pasado como la legalidad de la esclavitud, la segregación o la persecución racial. También se han desarrollado diferentes movimientos cívicos que abogan por la igualdad y el fin de la discriminación de determinados colectivos. Aunque lejos de ser perfecta, y con diferencias notables según el lugar del mundo, la sociedad actual es cada vez más diversa y más igualitaria. O al menos está más concienciada al respecto. 

Siguen existiendo casos de abusos y discriminación, pero las nuevas generaciones parecen menos dispuestas a tolerarlos. Al contrario, no dudan en denunciarlos y, ayudados de la tecnología y las redes sociales, impulsan el debate global y una mayor concienciación. Quedó en evidencia gracias a movimientos recientes como Black Lives Matter en denuncia de la supremacía blanca, o MeToo (#YoTambién) contra casos de abuso e intimidación sexual de mujeres, sobre todo en el lugar de trabajo. 

Los millennials y centennials (o Generación Z), que constituirán el 75% de la población activa en 2030, exigen mayor igualdad e inclusión en el entorno laboral. Según un estudio de la empresa de recursos humanos Randstad en 34 países, este se ha convertido en uno de los factores más relevantes para el 49% de los jóvenes de entre 18 y 24 años que busca empleo, así como para el 38% de los millennials de edad 24 y 35 años.  Es también una consideración más importante para las mujeres (41%) que para los hombres (31%).

Lejos de ser una imposición costosa, la diversidad e igualdad de oportunidades en el ámbito laboral se percibe cada vez más como una fortaleza de las empresas, que además contribuye a mejorar su imagen, atraer clientes y talento, y cumplir con sus objetivos de responsabilidad social corporativa. 

Muchas organizaciones cuentan ya con su propio gerente de diversidad, equidad e inclusión, responsable de crear las mejores condiciones posibles para que todo el mundo pueda aprovechar al máximo sus cualidades en el entorno laboral, sin ninguna discriminación. 

Según un análisis de Linkedin, el número de gestores de DEI a nivel global se duplicó entre los años 2015 y 2020, lo que demostraría  la mayor importancia otorgada a este cargo dentro de las empresas. Incluso se ha creado un nuevo estándar internacional para reconocer a las empresas que demuestran su compromiso con la diversidad e inclusión en el trabajo: el ISO 30415 de Gestión de Recursos Humanos, Diversidad e Inclusión. 

Pero no se trata solo de fomentar la igualdad e inclusión en el puesto de trabajo. Las nuevas generaciones buscan estos valores en todo, desde las marcas que consumen – según un estudio de la compañía de marketing Wasserman, el 70% de los millennials se inclina por marcas que han demostrado que son inclusivas – a los eventos en los que participan. 

DEI en el sector MICE

El sector turístico, incluyendo el segmento MICE, aspira a ser más diverso, equitativo e inclusivo. Muchas empresas cuentan ya con una política de igualdad aplicada a nivel interno. Grupo Iberostar, por ejemplo, incluyendo su filial de viajes W2M, ha desarrollado un Plan de Igualdad que busca, entre otros aspectos, fomentar una cultura de sensibilización y estudiar medidas que favorezcan la disminución de la brecha salarial entre hombres y mujeres. En 2021, el 41% de la plantilla del grupo correspondía a mujeres, según se recoge en su Memoria de Sostenibilidad.

El Grupo Viajes El Corte Inglés, por su parte, presentó recientemente un nuevo plan de igualdad vigente hasta 2026. Tiene como objetivo principal garantizar la igualdad de oportunidades entre hombres y mujeres en el acceso al empleo, formación y promoción profesional, además de evitar cualquier tipo de discriminación laboral o acoso sexual dentro de la empresa. Además de acuerdos para mejorar la conciliación entre la vida personal y laboral, la salud laboral y las condiciones de trabajo y retribución, el plan recoge medidas específicas para ayudar a las víctimas de violencia de género. 

También se trata de hacer que los eventos, convenciones, ferias, incluso los viajes de incentivo y programas de teambuilding, sean asimismo más diversos, equitativos e inclusivos. En los últimos años ha aumentado la concienciación y el debate sobre este tema. Ya en 2019, el informe State of inclusion in meetings & events publicado por MPI (Meeting Professionals International) reconocía que se hacía mucho más énfasis en la diversidad e inclusión dentro del sector que una década antes. 

El estudio recogía las opiniones de más de 1000 profesionales de la industria MICE de todo el mundo. El 40% de los encuestados reconoció que no disponía del conocimiento o información suficientes para planificar experiencias inclusivas. Los profesionales consideraban un gran reto organizar eventos verdaderamente inclusivos, empezando por la dificultad de diseñar un formulario de registro que sea a la vez conciso y lo suficientemente completo para recoger las necesidades de diferentes colectivos. 

Otras barreras citadas para la organización de eventos diversos citadas en el informe incluían la falta de tiempo (13%), de presupuesto (20%) y de apoyo por parte de la directiva de la empresa (14%).

La pandemia no hizo sino poner la diversidad de los eventos aún más en el punto de mira. La necesidad de trasladar todo tipo de encuentros al entorno virtual tuvo como resultado la realización de operaciones más diversas al reunir no solo a participantes de diferentes ubicaciones, también a aquellos que, por logística, carácter introvertido o imposiciones culturales, habitualmente no asistirían a encuentros cara a cara. 

El reto para el sector en estos momentos de reactivación pospandemia es trasladar esa igualdad de oportunidades que ofrecen las plataformas virtuales al entorno presencial, y seguir avanzando para conseguir ser una industria verdaderamente diversa e inclusiva. 

Iniciativas del sector

No solo ha aumentado la concienciación y el debate sobre la diversidad, equidad e inclusión en los eventos. También existen ya diferentes iniciativas en el sector para su fomento:

• Además de la publicación de su informe, MPI lanzó un programa de formación para la obtención de certificados en Diseño de Eventos Inclusivos, que cubre principios clave, estrategias y tácticas. 

•  La alianza de asociaciones del sector Events Industry Alliance –Asociación de Organizadores de Eventos, Asociación de Venues para Eventos y Asociación de Servicios y Proveedores para Eventos– ha creado un hub online de Diversidad e Inclusión. El portal ofrece diferentes recursos para educar a los profesionales del sector, incluyendo artículos, podcasts y blogs.

• En septiembre de 2021, el Events Industry Council lanzó la primera fase de su Plan de Aceleración de la Equidad. Consiste en la realización de una encuesta global de empresas del sector de los eventos para establecer el estado actual de DEI, con el fin de extraer conclusiones y ofrecer recomendaciones para mejoras en el futuro.

• En México, el Consejo Mexicano de la Industria de Reuniones (COMIR) se alió con el capítulo mexicano de MPI para lanzar el programa Undiversity (unión y diversidad en inglés). Se trata de un distintivo que promueve el respeto a las personas sin distinción por su origen étnico, nacionalidad, género, orientación sexual, condición social, religión o capacidades. Las empresas interesadas se someten a un proceso de evaluación previo y participan de un programa de foros, talleres y otras actividades para obtener el distintivo. 

• En 2021, en el Reino Unido se creó DICE (Diversidad e Inclusión en Conferencias y Eventos) para ayudar a los organizadores. La organización ha creado un documento con diez puntos básicos a tener en cuenta para hacer los eventos más diversos e inclusivos. Abarca desde la diversidad de los ponentes y paneles a la temática y las acciones de marketing, así como la accesibilidad. Los organizadores pueden evaluar la diversidad e inclusión de su operación y obtener el sello de aprobación y recomendación de DICE.

Eventos accesibles

Según el Banco Mundial, un 15% de la población global tiene algún tipo de discapacidad. En España se estima que ese grupo representa más del 4% de la población. Por eso, la toma de decisiones correctas para que las personas con cualquier tipo de discapacidad tengan las mismas oportunidades de asistir y disfrutar de un evento es un aspecto en el que se ha avanzado y donde existe una mayor concienciación tanto entre los organizadores como entre los proveedores y sedes.

AEVEA (Agencias de Eventos Españolas Asociadas) presentó una infografía sobre protocolo y accesibilidad en eventos con información práctica para los organizadores. También los destinos ofrecen asesoramiento. El Convention Bureau de la ciudad de Valencia (España) publicó recientemente una guía de eventos accesibles con diferentes recomendaciones a seguir en todas las fases y elementos de la organización de eventos.

No basta con colocar rampas para facilitar el acceso con silla de ruedas. Hay muchos tipos de discapacidades, y no todas son tan obvias. Además de problemas de movilidad, hay asistentes con dificultades visuales o auditivas u otros con discapacidades de tipo cognitivo o intelectual.

Premisas para eventos más accesibles

Algunos consejos aceptados en la industria en favor de la accesibilidad apuntan a introducir subtítulos en los vídeos y, si es posible, añadir la opción de audio-descripción para personas con discapacidad visual. También a priorizar salas equipadas con bucle magnético para ayudar a las personas que llevan audífono eliminando los ruidos externos, y disponer de un intérprete de lengua de signos.

Diseñar la señalética y materiales destinados a la información en tonos mates para evitar reflejos, con un tipo y tamaño de letra fácil de leer y contrastes cromáticos, también favorece la accesibilidad. El uso de pictogramas puede ayudar a las personas autistas. 

Es ineludible eliminar obstáculos, colocando rampas para cubrir desniveles y alfombras antideslizantes, evitando elementos voladizos a baja altura o mobiliario que pueda obstruir el paso. También es necesario asegurarse de que el personal recibe la formación adecuada para atender cualquier necesidad.

Para poder aplicar estos consejos es imperativo hacer una visita y análisis previo del lugar donde se va a realizar el evento, incluyendo a miembros de los diferentes equipos involucrados, desde marketing al personal de seguridad, para pensar en todas las posibles necesidades. 

En el registro, además de las preferencias dietéticas, se debe incluir la posibilidad de precisar cualquier otro tipo de necesidad específica. Aunque ninguno de los asistentes registrados haya indicado una discapacidad, conviene estar preparado para cubrir cualquier imprevisto, como por ejemplo posibles accidentea que provoquen que uno de los ponentes deba circular con muletas. Una buena planificación es la clave para evitar que nadie se sienta excluido.

Incentivos y programas de teambuilding

No solo se trata de hacer los congresos, eventos, reuniones, convenciones o ferias más accesibles. También los programas de incentivo y actividades de teambuilding. La asociación española Play and Train, una entidad social sin fines de lucro, utiliza el deporte como herramienta de inclusión social y ofrece formación y asesoramiento a empresas y agencias para hacer sus programas más inclusivos a través de su servicio Mundo Play. Ofrecen actividades de teambuilding inclusivas, como una clase de surf adaptado en la que pueden participar personas con o sin discapacidad.

Además de considerar a los invitados, se trata de involucrar a personas con discapacidad en la realización de los eventos, abarcando desde los ponentes o panelistas al personal de apoyo. La agencia española IntegrAZAFAT@s promueve la inclusión laboral de personas con síndrome de Down y discapacidad intelectual en eventos y congresos, facilitando su contratación. 

Diversidad en eventos

Según un estudio de la consultora McKinsey & Company, las empresas en las que hay diversidad en la plantilla pueden ser dos o tres veces más efectivas que aquellas con un personal homogéneo, ya que se propicia un ambiente idóneo para la innovación y la creatividad, lo que ayuda al crecimiento del negocio.

Lo mismo se puede decir de los eventos. Una mayor diversidad de ponentes o panelistas añade valor a los debates, ya que las personas de diferente sexo, edad, raza o ideología pueden aportar enfoques distintos sobre un mismo tema.

La realidad, no obstante, es que existe todavía una patente falta de diversidad en la industria MICE. En el mundo anglosajón, es flagrante la ausencia de personas de raza negra, mientras que en España y Latinoamérica las necesidades se suelen enfocar más en la participación por igual de hombres y mujeres. 

En la edición virtual IBTM World Online 2021, Stephanie Corker ‑de la empresa de marketing Wasserman‑ presentó algunas estadísticas impactantes sobre el estado actual del sector a nivel global. Actualmente, solo el 3% de los profesionales son de raza negra, africana o caribeña, frente a un 83% de raza blanca. 

Entre los 20 mayores organizadores de ferias y exposiciones a nivel global, no hay ningún CEO que pertenezca a grupos minoritarios, y solo el 23% de puestos ejecutivos están a cargo de mujeres. Las personas con algún tipo de discapacidad solo representan el 3% de la industria.

En cuanto a los expertos que ofrecen su visión en ferias y eventos, una encuesta realizada por Forbes en 2020 expuso que, a nivel global, casi las dos terceras partes de los ponentes en eventos siguen siendo hombres. 

Por otro lado, empieza a existir más diversidad cuando se trata de los intervinientes en paneles. Según un estudio de la agencia EventMB (ahora Skift Meetings), el 99% de los paneles incluye al menos una fémina. 

La inclusión racial es menor, y el 35-40% de los eventos sigue sin contar con un ponente de raza negra. En paneles, el 67% incluye algún profesional de raza negra y el 86% algún representante de la comunidad BIPOC (personas negras, indígenas y de color, por sus siglas en inglés).

El sector es cada vez más consciente de la necesidad de hacer eventos más diversos. DICE recomienda que no más del 50% de los panelistas sean hombres, con el resto compuesto por mujeres y personas de diferente identidad de género.

En 2018 IMEX lanzó She Means Business, un evento dedicado a los retos específicos a los que se enfrentan las mujeres que trabajan en el sector MICE. Desde entonces, su enfoque se ha ido expandiendo, convirtiéndose en una plataforma para un debate más amplio sobre la inclusión y la diversidad en la industria de los eventos, así como una cita imprescindible tanto en el salón europeo como en la edición  IMEX Americas. 

Verdadera inclusión

No se trata de hacer cambios drásticos sino de ir haciendo los eventos cada vez más diversos, por ejemplo, introduciendo paneles con representantes de diferente sexo, edad o raza, así como personas con alguna discapacidad. Sin embargo, no es lo mismo facilitar la diversidad que demostrar verdadera inclusión. En el estudio de McKinsey, mientras que el 52% de los encuestados expresó un sentimiento positivo con respecto a la diversidad en su entorno laboral, solo el 29% lo hizo con respecto a inclusión. Y es que simplemente dar empleo a una plantilla diversa no es suficiente. Es la experiencia en el trabajo y la igualdad de condiciones y oportunidades de promoción lo que hace que una empresa sea verdaderamente inclusiva.

Lo mismo se puede aplicar a los eventos. No basta con incluir fotos de personas de diferente edad, sexo, raza o capacidad en los materiales de promoción, o que algunos invitados o ponentes pertenezcan a grupos minoritarios, si se trata de un gesto simbólico para “marcar todas las casillas”. No sirve de nada si no se sienten plenamente integrados en el evento. 

Esa integración ha de convertirse en el objetivo principal de todos los aspectos del evento, desde la oferta de diferentes menús o la accesibilidad del venue a la diversidad de los ponentes y el cuidado en el lenguaje utilizado, para que nadie se sienta ofendido ni discriminado.

Es sin duda un gran reto que el sector MICE ha de afrontar para responder a las necesidades y expectativas de las nuevas generaciones, además de elevar con ello el perfil de la industria, garantizando su supervivencia y crecimiento futuros.

Para este tema hemos entrevistado a

Amy Kean Cofundadora de DICE (Diversity & Inclusion in Conferences and Events)
“La verdadera inclusión radica en la experiencia: ¿se sienten todos los asistentes bienvenidos y escuchados?”

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Presentamos la oferta de Barcelona (España) y Buenos Aires, dos destinos muy consolidados dentro del panorama MICE internacional que apuestan sin embargo por ofrecer interesantes novedades. Dedicamos la sección Puro incentivo a Lyon (Francia), una gran ciudad que recibe como un destino de tamaño humano e interesante historia.

En Análisis nos preguntamos ¿es el MICE una industria inclusiva?, mientras que en Día a día damos pistas sobre cómo atraer talento a un entorno que ha perdido a muchos profesionales cualificados a raíz de la pandemia.

En Teambuilding, las agencias de receptivo dan ideas para motivar a los equipos, mientras que en Tendencias entrevistamos a proveedores de referencia y presentamos estudios que permiten preparar estrategias.

Puede encontrar estos y otros contenidos en la edición nº 50 de la revista PUNTO MICE:

https://puntomice.com/punto-mice-50/

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Bajo el tema “Pathways to Clarity” (caminos a la claridad), el enfoque de las sesiones educativas se reducirá de diez a cuatro temas: respeto por la gente y el planeta, innovación y creatividad, herramientas para el organizador de eventos y el futuro del sector. El programa, que incluirá más de 200 sesiones, comenzará el 10 de octubre con Smart Monday powered by MPI, incluyendo nuevamente foros dirigidos a los sectores corporativo y asociativo.

También regresará el evento She Means Business, dirigido a fomentar la igualdad y la inclusión en el sector, así como el People & Planet Village, un “campamento” dedicado a la sostenibilidad, la diversidad y el impacto social de los eventos, con la oportunidad de participar en actividades con la comunidad local. El Innovation Hub abordará retos como la gestión de la cadena de proveedores o la fluidez de precios. Otros temas que se tratarán en el salón incluyen desde el metaverso y las criptomonedas al desarrollo de habilidades de comunicación y creatividad para responder a las nuevas demandas del trabajo. Los detalles del programa se revelarán a partir del 1 de septiembre.

Entre los expositores internacionales que han confirmado su participación se encuentran grupos hoteleros como Accor, Hilton, IHG o Marriott International; además de destinos como Abu Dhabi, República Dominicana, Alemania o Nueva Zelanda, y una amplia representación de America del Norte y del Sur, incluyendo Chile y Uruguay.

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En los años 20 del siglo pasado, el psicólogo australiano Elton Mayo llevó a cabo unos experimentos en la planta Hawthorne Works de una central eléctrica de Chicago (Estados Unidos) con el objetivo de estudiar la productividad de los trabajadores. Una de las conclusiones de este estudio fue que los individuos son más eficientes en su trabajo cuando se sienten integrantes de un equipo y cooperan, más aún cuando hay confianza entre los miembros y cuentan con el apoyo de un líder.

De esta experiencia nació el team building, o afán por “construir equipos” y fomentar la colaboración de los participantes en la actividad en beneficio de un bien común, tanto a nivel individual como para la empresa a la que pertenecen.

Llevarse bien con los colegas es importante. Según un reciente estudio de Gallup, la satisfacción de los empleados aumenta un 50 % cuando tienen buena relación con sus compañeros y su compromiso con la empresa es siete veces mayor cuando trabajan junto a un buen amigo.

¿Team bonding o team building?
Una actividad de team building es una experiencia positiva, compartida, que refuerza la cohesión, las habilidades y competencias del equipo. Su objetivo principal es mejorar la productividad a través de la motivación de los trabajadores.

Hay muchas formas de motivar a los equipos, pero no todas se pueden clasificar como team building. Pasar uno o más días juntos recorriendo un destino, asistir juntos a un espectáculo o compartir una velada gastronómica sin duda ayuda a que los individuos se conozcan mejor y se genere una mayor unión entre ellos que facilitará el trabajo en equipo. Pero se trata, en definitiva, de una actividad lúdica que busca recompensarles. Es lo que se conoce como team bonding, o incentivo, y no team building.

Ambos son necesarios a la hora de establecer mejores conexiones, pero mientras que el team bonding se centra en el entretenimiento, el team building suele incluir un elemento de formación o desarrollo de ciertas aptitudes, además de una reflexión final sobre lo aprendido.

En tiempos de crisis
Cuando la crisis económica se extendió por todo el mundo en el 2008, empresas de todo tipo y tamaño se vieron forzadas a apretarse el cinturón y buscar maneras de reducir gastos. Si los presupuestos para eventos y convenciones se vieron drásticamente reducidos, aún más se restó a la inversión en actividades a menudo percibidas como superfluas: dentro de ellas muchas compañías incluyeron los incentivos o programas de team building. Después de todo, ¿qué necesidad había de motivar a unos trabajadores que se contentaban con mantener su puesto de trabajo, y más sabiendo que había una larga lista de candidatos dispuestos a reemplazarles a la menor oportunidad?

Conforme la economía volvió a crecer renació la necesidad de retener a los mejores trabajadores y asegurarse de que la plantilla es lo más productiva posible. La inversión en los recursos humanos de la empresa se convirtió de nuevo en una necesidad y en consecuencia los programas de team building adquirieron nuevamente importancia.

Buenos tiempos para el team building
De hecho, y según la Escuela de Liderazgo de Barcelona-Spain (ELBS), el teambuilding es ahora una actividad cuya demanda tiende al alza. Cada vez más empresas lo ven como un camino  eficiente para mejorar el estado de ánimo del equipo, desarrollar relaciones de confianza, fomentar la creatividad, hacer crecer las habilidades de gestión y liderazgo y mejorar en la capacidad de resolver problemas.

También ha crecido notablemente el número y variedad de proveedores que facilitan estos programas, desde DMCs y agencias especializadas en formación y coaching a hoteles y parques temáticos que ofrecen un abanico de opciones como complemento a la celebración de reuniones o convenciones en sus instalaciones.

No obstante, la crisis ha dejado su huella, a lo que se suma que son tiempos de incertidumbre en los que la sombra de una nueva recesión no termina de disiparse. Por eso las empresas son más cuidadosas que nunca con la gestión de sus presupuestos. En todas las actividades corporativas se intentan reducir, en la medida posible, los gastos, además de buscar un buen retorno en la inversión. Esto también afecta a los programas de team building.

Cambio generacional
Por otro lado, la fuerza laboral no es la misma que hace diez años. Según un informe de la consultora de recursos humanos ManpowerGroup, en el 2020 los millennials (nacidos entre 1980 y 1994) representarán el 35 % de la población activa en todo el mundo. Ese porcentaje alcanzará el 75 % en el 2025.

Es una nueva generación de trabajadores, con diferentes inquietudes como las relacionadas con la sostenibilidad o la salud (tanto física como mental), mayor ansia de vivir experiencias y una disposición natural a convivir con los últimos avances tecnológicos.

Tendencias clave
Si la actitud de las empresas y el interés de los trabajadores ha cambiado en los últimos años, es natural que las actividades de team building también evolucionen para adaptarse a esos nuevos requisitos y preferencias. Éstas son algunas de las tendencias clave que están definiendo los programas:

1. Concentración
Dice el refrán que “lo bueno, si breve, dos veces bueno”, y esto es algo que se aplica cada vez más a los programas de team building. Por un lado, el tiempo del que disponen los trabajadores es limitado. Muchos no pueden permitirse el lujo de estar todo un día fuera de la oficina practicando actividades. Por otro lado, un programa más breve resultará también más económico para la empresa. Una actividad intensiva, de una o dos horas de duración, permite a los participantes desconectar totalmente de la sesión de trabajo y centrarse en el reto que se les plantea, sin distracciones, y volver a su puesto con energía renovada.

Disney Business Solutions, por ejemplo, introdujo sus meetcentives en el parque Disneyland Paris, con actividades como los breves talleres de haka, la típica danza maorí, que pueden completar una reunión en el recinto. Diferentes agencias de team building y coaching ofrecen breves juegos que pueden ayudar a romper el hielo antes de una reunión, o en los descansos de una convención.

2. Equipos más pequeños
No solo una sesión breve favorece la concentración. Cuando el equipo es reducido resulta más fácil conseguir su implicación o engagement, además de crear un ambiente más distendido. Por ello, la tendencia es a que los equipos sean cada vez más reducidos.

Si se trata de un grupo numeroso de participantes, por ejemplo cuando se juntan diferentes departamentos o sucursales, la solución puede ser la de optar por un formato modular, combinando sesiones comunes al principio (por ejemplo, el briefing) y al final (las conclusiones), con módulos de actividades adaptados a las necesidades o características de cada subgrupo, aunque sigan un formato similar.

3. Team building responsable
El 75 % de los millennials preferiría trabajar para una empresa responsable, aunque ello suponga ganar menos dinero. Contar  con una política de Responsabilidad Social Corporativa (RSC) sólida se ha convertido en algo esencial para las empresas y se espera que sea aplicada en todas sus iniciativas, incluyendo los programas de team building. En consecuencia, la demanda es cada vez mayor en relación a actividades que incluyan un compromiso social o medioambiental. Participar en la limpieza de desechos en parques y playas, construir juegos o bicicletas para niños necesitados o simplemente recaudar fondos para una ONG o asociación benéfica son formas de contribuir al bien del planeta o de una comunidad. La satisfacción para los participantes en este tipo de actividades es doble: por el logro personal conseguido y por el impacto positivo que puede tener en otros.

4. Salud y bienestar
Wellness se ha convertido en una de las palabras claves del 2019, a menudo mencionado como una de las tendencias a tener en cuenta en eventos, ferias, convenciones o viajes profesionales. En una sociedad en la que el ritmo frenético termina agotando y estresando, cuidar de la salud, tanto física como mental, de los trabajadores es cada vez más importante para las empresas.

Es una tendencia que no escapa tampoco al team building. Si bien las actividades al aire libre han sido siempre populares, ahora es algo que se aprecia aún más, sobre todo cuando se trata de llevar al grupo a un entorno natural donde pueda desconectar totalmente, disfrutar del paisaje y relajarse.

El ejercicio físico, ya sea lanzando pértigas o aprendiendo un baile, es una forma ideal de liberar el estrés, además de aportar otros beneficios para la salud. Por eso el deporte en sus muy diferentes versiones continúa siendo una de las opciones preferidas.

No siempre es necesario un esfuerzo físico. El mindfulness y las técnicas de relajación tienen cada vez más adeptos y es algo que también se puede incorporar a un programa de team building. La agencia española E&TB Group, por ejemplo, propone una sesión de yoga y risoterapia en la montaña como el final perfecto tras un tradicional rally.

5. Inclusión
Una actividad de team building no es efectiva si no participan todos. Por eso siempre se deben tener en cuenta las limitaciones que los participantes puedan tener, ya sea por su condición física, mental o sus creencias. Por ejemplo, una cata de vinos no es buena idea si entre la plantilla hay musulmanes. Un circuito de tirolinas puede ser una pesadilla para alguien que padezca vértigo. Tal vez los participantes verán algo así como una oportunidad para superar sus miedos, pero, ante la duda, lo mejor es consultarles primero.

Por otro lado, en los tiempos del movimiento #MeToo y la proliferación de casos de sexismo, hay una mayor concienciación sobre cualquier tipo de discriminación, sea por motivos de sexo, raza o religión y sobre todo en el ámbito laboral. Es algo que los organizadores deben tener también en cuenta asegurándose de que nadie se sienta discriminado.

6. Gamificación
Aprender jugando no es solo cosa de niños, sino algo que se aplica cada vez más al mundo empresarial. La gamificación o ludificación supone la integración de técnicas y dinámicas propias de los juegos a actividades cotidianas, con el fin de potenciar la motivación.

Si bien los programas de team building siempre han contado con elementos lúdicos, la inclusión de puntuaciones, misiones y niveles que alcanzar, como si de un videojuego se tratara, incrementa la participación y el entusiasmo de los “jugadores”. Además, hace que los resultados sean más fáciles de medir, algo esencial a la hora de justificar el retorno de la inversión.

La consultora sueca Green Hat People, con oficinas en diferentes países incluyendo España, aplica técnicas de gamificación en todas sus propuestas. Escape rooms, misiones, juegos virtuales… contribuyen a un aprendizaje interactivo y, lo más importante, ofrecen resultados cuantificables.

7. Nuevas tecnologías
La tecnología ha facilitado el desarrollo de muchos de estos juegos y ha transformado también los programas de team building. Incluso el rally o búsqueda de tesoros más tradicional ahora se hace con tabletas en las que los equipos van encontrando claves e introduciendo sus respuestas para avanzar en el juego.

Algunas agencias están probando a incluir la realidad virtual en sus propuestas e introduciendo los últimos gadgets, por ejemplo ofreciendo a los grupos la oportunidad de aprender a pilotar un dron. Los deportes electrónicos o e-sports, con competiciones de videojuegos de múltiples participantes, también se han puesto de moda.

8. Experiencias inmersivas
Para los millennials, las experiencias son mucho más importantes e interesantes que cualquier producto tecnológico y esto es algo que también se aplica a los programas de motivación. Convertirse en detectives durante unas horas para resolver un misterio, practicar una coreografía de baile con los compañeros o construir una embarcación para después navegar por un río entre bellos parajes… son actividades que gustan a quienes quieren ser partícipes y no meros espectadores.

Una experiencia inmersiva que les transporte a un mundo diferente donde han de adoptar otra personalidad y salir de su ámbito habitual también figura entre las posibilidades que más despiertan interés y fomentan la  imaginación.

Si además se añade la oportunidad de adentrarse en la cultura o tradiciones del destino donde se realiza la actividad, participando en un desfile del Carnaval en Río de Janeiro junto a grupos locales, o aprendiendo a cocinar una paella en Valencia (España), la experiencia será aún más auténtica e inolvidable.

9. Cultura corporativa
Por otro lado, las empresas también buscan incorporar sus propios valores y mensajes corporativos en las actividades de team building. Si se hace de un modo sutil, esto ayudará a reforzar la relación con sus empleados y hacer que éstos sean más leales. Por ejemplo, organizar la limpieza de una playa demuestra un interés corporativo por el medioambiente y, si con la actividad se crean materiales para una escuela de niñas en un país de tradición machista, los participantes entenderán que su compañía defiende la igualdad de género.

Kuoni pone un énfasis particular en la inclusión de la cultura corporativa en los programas de sus clientes, destacando la importancia de entender bien los valores de la empresa y sus objetivos, así como el carácter de los participantes.

10. A menor presupuesto, mayor creatividad
Por último, en todos los programas de teambuilding está siempre presente la necesidad de ajustarse a presupuestos más reducidos, sin que ello afecte a su impacto. La forma de conseguirlo es inyectando mayores dosis de creatividad en la elección de la ubicación, la personalización de las actividades y el propio contenido y diseño de las mismas.

Los retos creativos, desde pintar un grafiti urbano a ensamblar un coche de Fórmula 1 de cartón, no dejan de ser populares y, a menudo, requieren una inversión menor que otros
programas más elaborados. Cualquier actividad que incite a los participantes a dar rienda suelta a su imaginación contribuirá de forma positiva a su actitud en el trabajo.

Opciones de moda
Creatividad es algo que no les falta a los receptivos y agencias especializadas en team building a la hora de idear nuevas propuestas. Muchas opciones, desde las búsquedas de tesoros, rallies y olimpiadas o la construcción de diferentes objetos, desde manos biónicas a juegos para niños necesitados, pasando por las competiciones con elementos musicales o gastronómicos, se repiten entre los distintos proveedores y se pueden aplicar en diferentes lugares pero con muy distintas declinaciones.

La oferta se ha de renovar constantemente para mantener el interés de clientes existentes y atraer a otros nuevos, incorporando las últimas tendencias o las actividades de moda. Éstas son algunas de las opciones de team building más populares actualmente:

• Escape room: Los participantes deben intentar salir de una habitación cerrada con llave siguiendo pistas y descifrando claves con la ayuda de sus compañeros. A este reto se le pueden añadir dificultades, como la necesidad de desactivar una bomba o pelearse con un grupo de zombies. El ejercicio se puede ambientar en diferentes épocas o tematizar al gusto del cliente. En muchas de las principales ciudades existen atracciones de este tipo con salas ya habilitadas.
• Paintball: Se trata de un reto divertido en el que los participantes se persiguen, se esconden y se disparan con pequeñas bombas de pintura, o con pistolas láser, como si fuesen los protagonistas de un gran videojuego. Además de fomentar el trabajo en equipo y la protección de los compañeros, se trata de un ejercicio físico con beneficios también para la salud y bienestar de los trabajadores.
• Mini-aventuras: Desde noches en campamento a expediciones para alcanzar la cumbre de una montaña, deportes extremos o tradicionales, iniciación en técnicas de orientación y supervivencia… los retos en plena naturaleza ofrecen a los asistentes la oportunidad de desconectar totalmente del ambiente laboral urbano, disfrutar de los paisajes y mejorar su condición física.
• Concursos televisivos: Programas como Masterchef son franquicias que se han extendido por todo el mundo generando un renovado interés por la cocina. Otros concursos televisivos populares enfrentan a candidatos que han de demostrar sus habilidades en el baile, la canción o el entretenimiento, o incluso en especialidades tales como la forja de metales. Los organizadores de teambuilding adoptan el formato de estos programas para ofrecer a sus clientes la oportunidad de convertirse en sus protagonistas.

Team building efectivo
Las opciones son infinitas, pero los objetivos son siempre los mismos: la cohesión y colaboración entre los miembros del equipo, una mejor relación entre los participantes basada en la confianza y una mayor motivación. En definitiva, representantes felices que se sienten apreciados y por ello son más leales a su empresa y más productivos.

Pero el team building no siempre es efectivo. Las personas que se sienten forzadas a participar, tal vez por timidez o temor a hacer ciertas cosas en público, lo harán a disgusto y eso se traducirá en una actitud negativa hacia su empresa. La única forma de evitarlo es a través del diálogo. Es el modo de identificar si hay otra actividad que les pueda resultar más motivadora.

Por otro lado, el team building no es una solución mágica, y no funcionará si no se tiene claro para qué se organiza y se analizan los resultados. Tan importante como la preparación es el diagnóstico y seguimiento a lo largo de todo el año, aplicando lo aprendido en la sesión. Tal vez conviene cambiar el organigrama de la empresa o asignar tareas que exploten las habilidades que un determinado individuo ha demostrado.

En cualquier caso, no se trata de “cumplir” organizando un día de actividades al año para toda la plantilla. Si el presupuesto lo permite, es preferible que haya sesiones regulares, aunque sea en grupos pequeños o duren solo unos minutos. Lo importante es que haya un esfuerzo constante, porque un buen equipo se construye día a día, no en dos horas de diversión.

Para este tema hemos entrevistado a

Mª Teresa Mata Psicoterapeuta y formadora del Instituto Mensalus Barcelona (España)
“El team building recuerda que todos somos necesarios”

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