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Infraestructura moderna y cultura

Uno de los principales atractivos de Perú para la industria MICE es su infraestructura de primer nivel. Ciudades como Lima, Cusco, Ica y Arequipa cuentan con centros de convenciones equipados con tecnología de punta, capaces de albergar eventos de gran envergadura.

Estos espacios no solo están diseñados para cumplir con las exigencias técnicas de los organizadores, sino que también están inmersos en entornos culturales únicos que enriquecen la experiencia.

Lima brinda la oportunidad de explorar impresionantes museos y sitios arqueológicos. En Cusco, la antigua capital del imperio inca, es posible realizar un viaje en el tiempo visitando lugares como Machupicchu o el Valle Sagrado. Arequipa ofrece un escenario impresionante protagonizado por la arquitectura colonial de sillar y su cercanía al volcán Misti. En Ica, Paracas permite la organización de eventos en resorts exclusivos frente al mar o la realización de actividades en grandes dunas desérticas.

Naturaleza y sostenibilidad 

La diversidad paisajística es otro de los atractivos más destacados de Perú, con riquezas naturales que van desde nevados altiplánicos hasta la Amazonía que conecta el cielo con la tierra, pasando por grandes dunas del desierto, una extensa costa con playas variopintas, ríos sinuosos, grandes lagos… Es el marco más propicio para que la creatividad aflore, mientras se explora la geografía que tiene el país, en una ubicación privilegiada.

Como muestra del compromiso de Perú con este entorno y la sociedad, en la industria del turismo de reuniones y eventos se implementan múltiples prácticas de sostenibilidad.

Muchos de los venues adoptan medidas que minimizan el impacto ambiental, desde la reducción de desperdicios hasta el uso de energía renovable. Este enfoque no solo responde a la creciente demanda global por un turismo más responsable, sino que también refuerza la imagen de Perú como un destino que respeta y protege su patrimonio natural.

Además, la implementación de experiencias sostenibles es un pilar fundamental del turismo de reuniones en el país. Los planificadores pueden integrar actividades que promuevan la conciencia ecológica, como visitas a reservas naturales, proyectos de reforestación y el uso de transporte sostenible, enriqueciendo así la experiencia de los asistentes y reforzando el compromiso del país con un futuro más verde.

Gastronomía

La gastronomía peruana es una de las más reconocidas a nivel mundial. Los organizadores pueden integrar experiencias culinarias en sus programas, permitiendo a los asistentes no solo degustar, sino también experimentar y preparar lo mejor de la cocina local.

A través de estas actividades los participantes pueden probar platos emblemáticos, conocer el Perú y su cultura a través de sus insumos y participar en clases de cocina con reconocidos chefs locales. Además, la posibilidad de realizar eventos en lugares únicos, como históricas haciendas, monasterios coloniales o paisajes naturales impresionantes, añade un nivel de exclusividad que pocos destinos pueden igualar.

Innovación y tecnología

Perú está a la vanguardia en el uso de tecnología para cualquier tipo de actividad MICE. Desde el uso de plataformas virtuales y soluciones híbridas hasta la automatización en el registro y la gestión de asistentes, el país dispone de un entorno tecnológico que facilita la realización de eventos de cualquier escala. Esto se complementa con la oferta de servicios de soporte técnico altamente cualificados.

Los planificadores pueden contar con herramientas innovadoras para mejorar la experiencia de los participantes, como aplicaciones móviles personalizadas, servicios de streaming en alta definición y soluciones de realidad aumentada para presentaciones y exhibiciones.

Experiencias únicas

Más allá de todos estos atractivos, lo que realmente distingue al país como destino MICE es su completa oferta de incentivos: desde visitas exclusivas a sitios arqueológicos y museos hasta talleres de cocina peruana.

Las actividades de team building también son excepcionales. Los equipos pueden participar en desafíos de aventura en la Amazonía, expediciones a pie por el Camino Inca, paseos en bicicleta por el Valle Sagrado, turismo comunitario en los Andes y en la Amazonía o exploraciones en el desierto de Paracas.

Para quienes buscan lujo y exclusividad, Perú ofrece opciones únicas como cruceros por el río Amazonas, una experiencia que no se puede vivir en otro lugar del mundo. Además, se puede viajar en trenes de lujo, alojarse en resorts de cinco estrellas con vistas panorámicas a los Andes y disfrutar de vuelos privados sobre las Líneas de Nazca, entre otros.

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Por Eva López Álvarez

A los locales les gusta comparar Melbourne y Sídney. La primera es la más europea de las ciudades australianas. La segunda cuenta con la bahía más fotogénica del mundo. Atractivos no le faltan a ninguna, pero si algo diferencia a Melbourne, y muchos foráneos parecen coincidir con los lugareños, es la vibe, las vibraciones, la esencia… que desprende una urbe impecable en la que se mezclan numerosos estilos, tanto humanos como arquitectónicos.

Además, Melbourne es la capital del estado de Victoria, famoso por sus espacios naturales. Esto se traslada a la propia ciudad, que cuenta con amplios parques y jardines.

Ya en 1956 el destino demostró su capacidad para acoger grandes eventos de la mano de los Juegos Olímpicos. Actualmente, el posicionamiento de Melbourne como destino MICE y de congresos es un hecho, las cifras de los últimos años lo certifican. Igual que las previsiones para los próximos años.

La amplia oferta hotelera y las novedades que se esperan vinculadas al lujo van en la línea de una realidad próspera, que también incluye la ampliación del aeropuerto internacional de la ciudad y con una conectividad en aumento.

Historia tangible

Si bien la de Australia no es una historia muy antigua, tiene todos los elementos para que sea apasionante. Tras las primeras incursiones holandesas, que terminaron con un desinterés claro por un territorio considerado demasiado lejano y hostil, el imperio británico decidió hacer de la isla-continente una colonia penitenciaria. En ella solo habitaban las distintas poblaciones indígenas, los convictos expulsados del Reino Unido y la comunidad, principalmente de origen europeo, relacionada con la gestión de las prisiones.

En 1850, la fiebre del oro provocó la llegada de otro tipo de migración que fue poniendo las bases de lo que es la Australia actual: un país demográficamente muy diverso y repleto de influencias de todo el mundo.

El río Yarra y la estación Flinders ejercen de una suerte de frontera entre el Melbourne moderno y el histórico. Este último alberga interesantes edificios de estilos art nouveau y neogóticos construidos gracias a la riqueza generada por el oro, principalmente entre Collins Street y Elizabeth Street, unidas por la emblemática galería comercial Block Arcade. Data de 1892 y mantiene, entre otros establecimientos emblemáticos, el salón de té más antiguo de Australia.

Collins Street es el equivalente a los Campos Elíseos parisinos y aquí se encuentran los hoteles de más abolengo. Sofitel Melbourne On Collins, con 363 habitaciones y suites, cuenta con doce espacios para eventos entre los que destaca el Grand Ballroom sin columnas y capacidad para 828 invitados en un banquete, con posibilidad de dividir el espacio.

El vecino The Hotel Windsor es claro ejemplo del llamado boom que siguió a la fiebre del oro y un homenaje al clasicismo victoriano. Situado frente al Parlamento del estado, abrió sus puertas en 1883 y cuenta con 180 habitaciones.

De sus cuatro salones para eventos, el mayor –con capacidad para 200 personas en cóctel– ha albergado algunas de las recepciones más exclusivas. Es casi tan emblemático como el Cricketers’ Bar, espacio de reunión de la élite local y que puede ser privatizado para un grupo en incentivo.

El Town Hall –ayuntamiento– es uno de los venues del Melbourne más clásico. Las vidrieras y candelabros originales decoran los eventos en este espacio de finales del siglo XIX. El vestíbulo principal se utiliza para banquetes de hasta 720 comensales. Otros cinco espacios se ofrecen para cupos más pequeños. Entre ellos destaca la sala con terraza del piso superior –tercer piso– para cócteles con 120 invitados y vistas a Collins Street y los edificios circundantes. Se puede utilizar únicamente la parte exterior cubierta.

El mismo arquitecto firmó el proyecto de la imponente y vecina State Library Victoria, o biblioteca principal del estado, que también cuenta con trece espacios fruto de una profunda restauración. La mayor capacidad en banquete es de 290 personas. Es el aforo de The Ian Potter Queen’s Hall, con columnas y sala icónica del edificio.

Farmer’s Daughters es uno de los lugares de moda para la degustación de productos de kilómetro cero. Cuenta con una terraza –sin vistas– para cócteles de hasta 40 personas en la azotea cubierta del segundo piso.

En el centro histórico de Melbourne el tranvía es gratuito para los visitantes. No obstante, es una ciudad que se presta al paseo. La distancia es corta entre los jardines del Parlamento y Federation Square (conocida por los locales comno Fed), corazón de la ciudad y sede de varios museos que se ofrecen como venues.

Entre ellos, el más famoso es la Galería Nacional de Victoria, el museo más antiguo –inaugurado en 1861–, y visitado de la ciudad. Se divide en dos recintos: el NGV Australia o Centro Ian Potter, ubicado en la misma plaza, exhibe arte indígena y del período colonial hasta la época contemporánea. Al otro lado del río, el NGV International conserva arte europeo, americano, asiático y oceánico. Entre los espacios interiores destaca The Great Hall, coronado por la magnífica vidriera del artista australiano Leonard French. Puede albergar 600 invitados en banquete.

La propia plaza es un espacio que alberga numerosos eventos con vistas al río Yatra, que ejerce de espina dorsal de una ciudad en la que conviven, a pocos metros de distancia, el refinamiento de Collins Street con la esencia de la primera población extranjera en Chinatown, el ambiente estudiantil en torno a la Biblioteca Nacional y los amantes del ocio nocturno que frecuentan lugares como Princess Theatre.

De camino a los Docklands, otro museo icónico se ofrece como espacio para eventos tras una visita guiada: el Museo de la Inmigración. Ofrece un recorrido por la historia de un país nacido con una población indígena que la llegada de flujos migratorios no supo integrar. Sigue siendo una asignatura pendiente.

Docklands

Los proyectos urbanísticos más exclusivos se están desarrollando en las orillas del Yatra, en el llamado Distrito de los Muelles (Docklands), junto al Melbourne Convention Center (MCB). Fue uno de los primeros centros de convenciones en ser reconocido a nivel mundial por sus iniciativas sostenibles.

Uno de los hoteles más esperados del destino y que se acaba de inaugurar es fruto de esa expansión inmobiliaria junto al río: 1 Hotel Melbourne nace de una clara apuesta por la sostenibilidad a través de los materiales naturales y numerosos elementos reutilizados presentes en la construcción y decoración. La piedra, el cemento visto y la madera definen, junto a la gran cantidad de plantas, la atmósfera de este establecimiento de 277 habitaciones hasta el piso 10. También cuenta con spa, gimnasio y piscina.

La dirección presume de detalles como los grifos con filtro para el agua, los recordatorios para evitar el uso excesivo de agua caliente en la ducha o los sistemas de reciclaje en la cocina. Cuenta con cuatro salas de reuniones para sesiones de hasta 180 delegados y un ballroom con luz natural –con posibilidad de black out y divisible en dos– para cenas de gala con 650 comensales.

AC Hotel Melbourne Southbank abrió sus puertas en 2022 albergando 200 habitaciones y cinco suites. El piso 6 está completamente dedicado a sesiones profesionales y cenas de gala, pudiendo acoger hasta 400 personas en cóctel en el mayor de los cinco espacios disponibles. En el salón VIP del piso 40, con vistas panorámicas de Melbourne, hasta 80 invitados pueden disfrutar de las luces al atardecer durante un evento de pie.

En esta parte de la ciudad se encuentra uno de los espacios de compras más famosos de Australia: DFO (Direct Factory Outlet), un centro comercial con descuentos en las principales marcas, muy frecuentado por los delegados del MCB. Forman parte del mismo recinto.

Aerial es otro de los venues con vistas panorámicas en esta zona de la ciudad: con vistas en 180º del skyline de Melbourne y el río Yarra, puede acoger cócteles de hasta 900 asistentes.

Los cruceros por el río no suelen faltar en los programas. Con distintas duraciones y formatos, los más llamativos tienen lugar al atardecer, cuando despiertan los juegos de luces de colores que decoran las riberas y los puentes.

Espacios naturales

Los paseos en globo se han convertido en una de las actividades más solicitadas para grupos de incentivo y no solo en los viñedos cercanos a Melbourne, también sobre la ciudad. Son un buen modo de descubrir la cantidad de espacios verdes que alberga un destino que también cuenta con mar, si bien los espacios para el baño están limitados por numerosas restricciones, principalmente relacionadas con las fuertes corrientes.

El principal espacio verde de la ciudad, sede de numerosos programas de team building, es Royal Botanic Gardens Victoria, el jardín botánico inaugurado en 1856 que alberga 50.000 especies vegetales de todo el mundo. Se pueden organizar diferentes visitas guiadas. Una de las opciones incluye una explicación sobre la dura historia de los pueblos indígenas australianos con una breve exhibición de los instrumentos y prácticas más ancestrales.

Dentro del recinto, Gardens House es uno de los espacios que se ofrece para eventos privados. Se trata de una mansión construida en el momento de la creación del jardín botánico en la que se ofrecen siete áreas diferentes, teniendo la mayor capacidad para 200 personas en banquete.

Gestionado por la misma empresa, Port Melbourne Yacht Club es un espacio junto al océano en el que las olas decoran cualquier operación. En la sala interior acristalada se pueden sentar 250 personas. Tiene acceso directo a la terraza que se encuentra sobre las aguas.

Con la población marina de fondo, SEA LIFE Melbourne Aquarium también ofrece sus espacios como fondo para cócteles de hasta 1.600 invitados. En la sala Coral Atoll se organizan presentaciones para 120 personas en formato teatro y es lo más cerca que se puede estar de divisar la Gran Barrera de Coral australiana sin viajar a Cairns. El gran tanque de agua que ejerce de fondo alberga algunas de las especies más llamativas.

La sociedad Zoos Victoria gestiona varios espacios en el estado, entre ellos el Zoo de Melbourne. En programas de incentivo sin tiempo para salir de la ciudad, la visita permite observar algunas de las especies animales endémicas del país.

Región de viñedos

A una hora por carretera de Melbourne, la excursión a la región vinícola de Yarra Valley es uno de los clásicos. Son múltiples las bodegas que ofrecen sus espacios a la visita y degustación.

Entre las más famosas se encuentra Balgownie Estate, dotada del Balgownie Estate Yarra Valley Hotel, que cuenta con 70 habitaciones y es muy utilizado para incentivos por lo icónico de su emplazamiento, rodeado de viñedos. La degustación de algunos de sus vinos, así como la visita de las bodegas, pueden formar parte de alguno de los programas de team building propuestos por el mismo hotel.

Para sesiones de trabajo cuenta con un espacio panelable con capacidad máxima para 120 personas, con vistas al paisaje circundante a través de las cristaleras que ejercen de pared. Completan la oferta de espacios otro salón para 18 personas en mesa imperial y la biblioteca, para encuentros más íntimos de hasta diez personas.

En el Restaurant 1309, dos espacios privados, uno de ellos también acristalado, se ofrece para comidas y degustaciones en formato cóctel con un máximo de 35 participantes. Los espacios exteriores y jardines se utilizan para eventos de hasta 60 invitados. Los cupos no son muy grandes en un establecimiento que presume de exclusividad. La salida para sobrevolar los viñedos en globo es la actividad más singular entre las ofrecidas por este oasis de lujo en su versión australiana,

También en Yarra Valley, el llamado Santuario de Healesville es otro de los parques zoológicos gestionado por Zoos Victoria y está especializado en la fauna local. Alberga especies emblemáticas de Australia como el ornitorrinco, el equidna, el canguro rojo, endémico de la región Melbourne y famoso por ser el más grande del mundo, o su pariente, el canguro arborícola.

El espectáculo con aves locales forma parte de los atractivos que han dado fama al lugar y puede formar parte de una agenda priveda dentro del recinto.

Dandenong Ranges

Otra de las excursiones clásicas desde Melbourne es la que conduce al Parque Nacional Dandenong Ranges, una zona de selva tropical húmeda que sorprende por la altura de sus eucaliptos y el tamaño de los helechos. Sherbrooke Forest es una porción de bosque que cuenta con varios senderos para adentrarse en la selva sin dificultad.

Esta zona montañosa cercana a la costa cuenta con un producto turístico muy utilizado en incentivos, el Puffing Billy, un tren centenario inicialmente concebido para que las comunidades que vivían en la montaña pudiesen acarrear los productos con los que comerciaban. Actualmente gestionado por voluntarios, mantiene los vagones originales, en los que es posible sentarse para disfrutar del paisaje con los pies colgando por el exterior del vagón: una experiencia divertida que se puede combinar con la degustación de algún producto local en caso de privatizar alguno de los tranvías.

Phillip Island

El estrecho de Bass, donde confluyen los océanos Pacífico e Índico, separa la isla-continente y Tasmania. Sus aguas rodean la pequeña Phillip Island, situada a 80 kilómetros de Melbourne. Reconocida por la UNESCO como Reserva de la Biosfera, forma parte de Mornington Peninsula and Western Port Biosphere Reserve.

En total son 101 km² de amplios espacios naturales, fotogénicas playas y acantilados y una amplia infraestrutuctura turística nacida de su éxito como destino de vacaciones para los habitantes de Melbourne. Es además el mejor lugar para divisar bellos paisajes siempre salpicados de figuras saltarinas: en la isla habitan muchos canguros en libertad.

Se pueden organizar numerosas actividades, desde las más apacibles como las que ofrece la granja-escuela de la conectada Churchill Island, a olimpiadas deportivas en las playas, salidas de pesca, clases en afamados spot de surf o rutas en bicicleta, además de carreras de karts, catas de vino, la visita de una mina activa hasta 1968 o un paseo por la historia de la guerra de Vietnam en el Museo Nacional de los Veteranos.

Buena parte de la fama actual de Phillip Island procede del Gran Premio de Australia de Motociclismo que tiene lugar aquí. También de la posibilidad de observar dos especies animales que habitan en esta isla: los koalas y los pingüinos. Los primeros se pueden observar en una pequeña porción de bosque original que se conserva en el Koala Conservation Reserve.

Aquí se cuidan y protegen 80 individuos que suelen presentarse dormidos, ya que duermen en torno a 20 horas al día. El motivo son las largas digestiones de las hojas de eucalipto –comen hasta un kilo al día–, elemento principal de su dieta.

Los canguros y los koalas no son los únicos animales emblemáticos de Phillip Island. Con la caída del sol, hasta 2.500 personas asisten cada día a la Penguin Parade, la salida del agua de los pequeños pingüinos endémicos:  en los días de mayor afluencia, 5.000 ejemplares pueden llegar salir del agua cada atardecer.

Es posible organizar una experiencia premium en la zona más propicia de la playa con el objetivo de verlos más cerca. Un producto aún más exclusivo, para grupos de hasta 60 personas, permite observar a ras del suelo el desfile de los simpáticos animales. No superan el kilo de peso y los 30 centímetros de altura, siendo la especie de pingüino más pequeña del mundo. Esta colonia puede llegar a contar con 40.000 individuos.

Entre los establecimientos hoteleros más utilizados para incentivos, North Pier Hotel es el más grande, con 62 habitaciones. 20 personas pueden compartir los dormitorios que se ofrecen para grupos.

Australia es un continente que alberga tal diversidad de paisajes que lo más difícil es decidir qué destino elegir una vez en el país. La ventaja de Melbourne es que no se trata solo de una ciudad bonita con una naturaleza próxima en la que ver en libertad animales que sorprenden. Es también. como siempre recuerdan los locales, una atmósfera, un ambiente, una cultura… esa vibe que define la personalidad de un destino de difícil acceso por su lejanía, pero fácil y hospitalario una vez alcanzado.

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El slow travel sigue estando a la vanguardia, con actividades para disfrutar de lo simple, conectar con el entorno y las personas, sin prisa y sin masificaciones turísticas.

Asimismo, este año estarán de moda los destinos más desconocidos, pequeños, tranquilos, donde los recompensados puedan sumergirse en culturales locales y vivir experiencias más profundas.

Los hoteles serán concebidos como destinos en sí mismos, más allá del mero alojamiento, emplazados en lugares únicos como búnkeres restaurados, mansiones históricas… y se buscará programar las comidas y cenas en entornos especiales como restaurantes en el fondo del mar, en medio de la naturaleza e incluso en el espacio.

El componente de sostenibilidad continuará ocupando una posición destacada en los programas de los viajes de incentivo, con el objetivo de minimizar el impacto y maximizar el respeto por el planeta y las comunidades locales.

Destinos de tendencia para 2025

Travel Emotions, la línea de negocio de incentivos de BCD M&E, también establece en este informe los destinos que estarán de moda en 2025.

Entre ellos, se encuentran Arabia Saudí, con su oferta de aventura y sus secretos históricos; Perú, donde es posible hacer un crucero fluvial único en un entorno natural como el de la Amazonía; Nueva Zelanda, que destaca por sus escenarios de la película El Señor de los Anillos; China, con sus variados parajes naturales; y Corea del Sur, para conectar con una tradición cultural y una civilización de más de 4.000 años de antigüedad.

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PURO INCENTIVO: UN PARAÍSO VERDE Y AZUL

Meliá ha ampliado su presencia en el Caribe con la reciente apertura de Meliá Casa Maya Cancún, un complejo all inclusive en una playa icónica de la región. Cada una de las 323 habitaciones tiene vista al mar.

Las propuestas culinarias incluyen tres restaurantes. Como atractivo ligado a la diversión, Splash Island es un parque acuático con toboganes para niños y adultos que incluye un espejo de agua con juegos interactivos.

También el año pasado abrió sus puertas Hyatt Vivid Grand Island, un gran complejo solo para adultos con 400 suites, once restaurantes, seis bares y tres piscinas, además de club de playa y campo de golf. Forma parte de la gama The Inclusive Collection.

En 2023 otra marca de lujo llegó al destino: Waldorf Astoria Cancún, con 173 habitaciones y suites, todas con balcón privado y bañera. Puede acoger hasta 300 personas en cóctel en el mayor de los espacios para eventos. Como parte de los servicios de Hilton, la operación MICE puede contar con una web dedicada creada por el propio establecimiento.

Forma parte de Puerto Cancún, una nueva extensión de la ciudad que nació antes de la pandemia y está acaparando el interés de numerosos inversores inmobiliarios. Golf Puerto Cancún se incluye ya entre los atractivos de la zona, principalmente por las particularidades de algunos de sus 18 hoyos. Precisamente el 18 se sitúa en una isla del canal principal. El circuito completo sirve de excusa para admirar el Caribe mexicano.

Clásicos

Entre los emblemas de la Zona Hotelera se encuentra el Iberostar Selection Cancún. Cuenta con 426 habitaciones y villas, seis restaurantes, siete piscinas, campo de fútbol, dos canchas de tenis, campo de golf de 18 hoyos y spa. El centro de convenciones puede dar lugar a 22 salones, siendo de 1.900 delegados la mayor capacidad. Se añaden 10.000 m2 de áreas exteriores.

Kempinski Hotel Cancún es otro de los emblemas con mayor solera de la Zona Hotelera, habiendo celebrado en 2023 su 30º aniversario. El clasicismo impera en las 363 habitaciones y catorce salones. El mayor se utiliza para sesiones plenarias de hasta 1.100 delegados.

Puerto Morelos
Entre los once municipios que cuenta el estado de Quintana Roo, Puerto Morelos es vecino por el sur de Cancún, situado en el área turística denominada Riviera Cancún. Le sigue la internacionalmente conocida Riviera Maya, con capital en Playa del Carmen.

Puerto Morelos es otro puerto pesquero que está apostando por hacerse un hueco entre los dos titanes que lo rodean. Forma parte de sus características atraer a un público menos festivo y cada vez más grupos de incentivo.

The Fives Oceanfront Puerto Morelos se encuentra a poca distancia del centro del pueblo –el paseo se puede realizarpor la playa– y a 20 minutos del aeropuerto. Cuenta con 93 habitaciones, dos piscinas y tres restaurantes. El Kiin Rooftop, de 350 m2, se ofrece para eventos con amplias vistas del litoral.

Isla Mujeres

A veinte minutos del continente, Isla Mujeres se ofrece como uno de esos paraísos terrenales en los que disfrutar del Caribe de postal. Playa Norte figura entre las más fotografiadas del mundo. Varios son los hoteles que ofrecen sus espacios para cenas de gala que ejerzan de último recuerdo de un viaje de incentivo lleno de azules.

A finales de 2023 se inauguró Impressions by Secrets Isla Mujeres, perteneciente a la red Inclusive Collection, part of World of Hyatt. El check-in se realiza tras un trayecto en catamarán de 25 minutos desde la marina de Cancún. Con 125 habitaciones, desde su muelle privado se organizan salidas para cócteles al atardecer, programas de pesca, esnórquel y submarinismo.

El compromiso con la sostenibilidad se muestra a través del uso de materiales como el bambú y maderas locales, la instalación de paneles solares y la ausencia de plásticos. El hotel es además la sede de la fundación Save Our Sharks.

Grupos reducidos pueden admirar la caída del sol en el lounge sobre el agua, rodeados de la vida marina local.

Riviera Maya

Resulta de la suma de la zona turística con capital en Playa del Carmen y Tulum. Entre los establecimientos hoteleros con más solera se encuentra el Bahia Principe Riviera Maya Resort. En realidad se trata de un complejo que suma más de 3.000 habitaciones en cuatro establecimientos de cinco estrellas. De ellos, el Bahia Principe Luxury Sian Ka’ans se ofrece solo para adultos.

La superficie para eventos del complejo fue ampliada con un salón con capacidad para 160 personas sentadas, anexo a dos espacios con capacidad de 20 personas cada uno y ubicados en la Casa Club.

Fairmont Mayakoba es otro de los emblemas hoteleros de Riviera Maya y referencia del lujo local. Recientemente renovado, cuenta con 401 habitaciones en forma de casas individuales. Puede albergar la celebración de todo tipo de operaciones MICE y congresos en sus 14 espacios interiores y exteriores. En el Riviera Gran Salón, el de mayor tamaño, se organizan sesiones en formato teatro de hasta 1.056 participantes.

Para una actividad de incentivo o un programa de team building, el entorno brinda la oportunidad de practicar múltiples actividades sin salir del recinto: navegación en los manglares de la tranquila laguna de aguas cristalinas que rodea las habitaciones, competiciones en alguna de sus diez piscinas o un torneo de golf en el campo de 18 hoyos.

También en plena naturaleza, en 2024 abrió sus puertas The Riviera Maya EDITION, situado en la exclusiva comunidad de Kanai. Se trata del primer hotel de la marca de Marriott en América Latina. Los tres kilómetros de playa que lo limitan forman parte de los atractivos de un recinto que apuesta por la exclusividad como principal característica. La propiedad cuenta con 182 habitaciones, incluyendo 30 suites, algunas con piscina privada.

Una naturaleza única

En la península de Yucatán la naturaleza se declina en miles de tonos de azul en la costa y de verde en el interior, que también esconde los índigos o añiles que desprenden los cenotes. Parecen repartirse por doquier y el motivo es que no hay ríos en superficie en esta zona de México: todos son subterráneos, a veces al descubierto por el desplome de la roca que los recubría en el pasado. Esto se traduce en la ausencia de algas, dando lugar a límpidas aguas en las que refrescarse y, según el cenote, divertirse en grupo.

Una de las propuestas más exclusivas para eventos, a una hora y media del aeropuerto, es la de Vesica Cenote Club. La palapa se ofrece como escenario para sesiones musicales que amenicen un cóctel de hasta 300 personas. También puede servir de tribuna para una conferencia en plena selva. Se ofrece para privatizaciones completas, con la posibilidad de cambiar el mobiliario, en un entorno que combina exuberancia y refinamiento.

El baño en las aguas del cenote está prohibido a partir de las ocho de la tarde, cuando supuestamente los espíritus del inframundo ocupan el espacio que por el día disfrutan los visitantes.

La singular geografía de la llamada Selva Maya se puede explorar de múltiples maneras: excursiones de iniciación a la espeleología, salidas en quad o bicicleta, paseos a caballo… en itinerarios frecuentemente amenizados con el baño en un cenote.

En las cercanías de Puerto Morelos, Cenotes Zapote Prehistoric Park está orientado a las actividades en la naturaleza y las dinámicas de team building. Grupos de hasta 25 personas pueden convivir realizando diferentes actividades que abarcan desde las rutas en bicicleta o quad a la tirolina, pasando por búsquedas del tesoro en plena naturaleza y el baño en los cenotes.

En total, la propiedad cuenta con tres áreas de baño datadas con una antigüedad superior a 10.000 años, dos de ellas al aire libre y un cenote subterráneo. Abierto todo el año, es posible privatizar todo el recinto. El tour completo de actividades se estima en cuatro horas y cuenta con una palapa que alberga un restaurante propio.

Grupo Xcaret cuenta con varios parques temáticos donde organizar programas de motivación, programar accesos exclusivos o disponer de algunos de sus espacios para eventos de manera personalizada. Cada uno de los parques ofrece una experiencia diferente en la naturaleza: mientras que Xcaret propone sumergirse en ríos subterráneos, Xel-Há es un parque acuático y Xplor un parque de aventura con varios circuitos, vehículos y diferentes niveles de adrenalina.

Xplor Fuego utiliza las mismas instalaciones, pero con un componente nocturno que lo dota de un halo de misterio.

Xenses, con su versión nocturna Xenses Insomnia, está más orientado a un público familiar, mientras que Xoximilco propone vivir en Yucatán una experiencia inspirada en el pueblo vecino a la capital mexicana: los grupos –de hasta 20 personas– son trasladados en barcazas (trajineras) para un recorrido de tres horas acompañado de música y amenizado con los juegos que un animador propone a los participantes. Además de enseñar pasos de baile, ofrece explicaciones sobre algunas de las costumbres más arraigadas en el país y guía a los invitados en la degustación de las distintas especialidades locales que se ofrecen durante el trayecto.

Grupo Xcaret también cuenta con tres hoteles. El Xcaret Arte es exclusivo para adultos y cuenta con 900 habitaciones en régimen todo incluido.

También únicamente para adultos es el exclusivo La Casa de la Playa, con 63 habitaciones. Desde los hoteles se ofrece un amplio abanico de actividades que incluyen desde salidas de espeleología a excursiones marítimas.

Cultura local

Los imponentes vestigios mayas completan la riqueza paisajística de esta parte de México. Sin embargo, no se encuentran en las inmediaciones de Cancún. A 130 kilómetros del aeropuerto se sitúa Tulum, mientras que para visitar Chichen Itzá hay que prever tres horas por carretera desde la Zona Hotelera. La Zona Arqueológica de Cobá, donde se organizan para incentivos itinerarios en bicicleta, se encuentra a 44 kilómetros al noroeste de Tulum y a 157 kilómetros al sureste de Cancún.

La inmersión en la cultura maya más cercana a Cancún consiste en visitar una comunidad indígena o implicarla en alguno de los momentos del programa. Se puede reproducir una ceremonia relacionada con el fuego y degustar recetas ancestrales involucrando a los asistentes en la elaboración. En el estado de Quintana Roo habitan 180.000 indígenas que no solo conservan el maya como lengua, sino que se dedican a la agricultura, la pesca y la creación de artesanías que pueden servir de recuerdo material.

El desplazamiento hacia los atractivos culturales y naturales del estado se puede realizar en el nuevo Tren Maya, que tras innumerables polémicas ya ha cumplido su primer año de funcionamiento.

De la mano de este faraónico proyecto se han inaugurado nuevos museos, como el de Chichen Itzá, mientras que otros se encuentran en construcción. Frente a la costa de Isla Mujeres se estrenó en 2010 el Museo Subacuático de Arte (MUSA). Este espacio artístico submarino alberga casi medio millar de esculturas a escala natural, realizadas en un material que facilita el desarrollo de corales en su superficie. Nació con el fin de desviar los flujos de turistas que, transitando por las zonas de corales, contribuían a su degradación. Se divide en tres zonas: el Salón Manchones, a ocho metros de profundidad, y los Salones Nizuc y Punta Sam, para quienes prefieren hacer esnórquel.

Al caer el sol

Hasta 300 comensales pueden asistir a una cena en un galeón pirata coincidiendo con el final del día. Varias empresas proponen show durante el ágape, en algunos casos simulando un ataque pirata con el que sorprender a los asistentes.

El programa más convencional dura tres horas y media y comienza al atardecer, con un cóctel previo a la cena basada en frutos del mar y antes de que empiece la animación, que culminará haciendo bailar a los navegantes “secuestrados” al ritmo de los compases caribeños.

La vida nocturna de Cancún tiene su epicentro en Coco Bongo Cancún, la discoteca inaugurada en 1996. Ya tiene réplica en Playa del Carmen y Punta Cana (República Dominicana). Es mundialmente famosa por sus sesiones de música en torno a La Máscara, el personaje inspirado en el cine que ejerce de anfitrión. Acrobacias, proyección de imágenes, sorpresas musicales… van componiendo el ritmo frenético de cada velada.

No es necesario estar en la capital de México para disfrutar de uno de los espectáculos que más éxito tiene entre los locales: la lucha libre. En Cancún, Luchatitlán ofrece la posibilidad de organizar una cena seguida de una hora y media de lucha. La música en vivo puede amenizar una velada en la terraza, que se puede privatizar para grupos.

El espectáculo pretende ir más allá de la lucha libre más convencional, con distintos espectáculos y la posibilidad de integrar a los grupos en una sesión que puede incluir referencias a la empresa que organiza.

Quintana Roo ofrece una amplia diversidad de atractivos que lo colocan en los primeros puestos de la lista mundial de destinos de incentivo. La mayor dificultad radica en elegir de qué modo y en qué lugar admirar y disfrutar de su riqueza.

Tren Maya

Tras muchos años de construcción y de polémicas, el Tren Maya acaba de cumplir su primer año de funcionamiento. Es una línea de ferrocarril que conecta el sureste de México, más concretamente el noroeste de Chiapas con el sur de Quintana Roo, pasando por los estados de Tabasco, Campeche y Yucatán. En su promoción simula a un bus turístico –aunque alcanzando velocidades de hasta 160 kilómetros por hora–, ya que hace parada en los lugares más emblemáticos de la península de Yucatán.

Por eso se ofrece como medio de transporte para la visita de algunos de los atractivos naturales y culturales de la zona. La salida se puede programar desde el aeropuerto de Cancún y son necesarios los servicios de un receptivo local para explorar la zona elegida en torno a cada parada seleccionada. Por ejemplo, en el caso de Puerto Morelos, la parada del tren se encuentra a diez kilómetros del centro del pueblo y los hoteles de la playa. Los mismos operadores del tren han creado una red de hoteles. De la mano del proyecto también se están creando nuevos museos y espacios de interpretación.

Existen dos clases a bordo, la Premier dotada de menos asientos. Es posible privatizar los vagones y contratar un servicio de catering externo para mejorar la experiencia.

Datos de interés

Moneda
Peso mexicano (MXN)

Huso horario
GMT -5

Tipo de enchufe
Clavija tipo A / B
Voltaje común 127 V

Aeropuertos internacionales

• Aeropuerto Internacional de Cancún (CUN)
• Aeropuerto Internacional de Chetumal (CTM)
• Aeropuerto Internacional de Tulum Felipe Carrillo Puerto (TQO)

Más información
CONSEJO DE PROMOCIÓN TURÍSTICA DE QUINTANA ROO
Rocío González Jonguitud
Directora de Operaciones – COO
Tel: +52 998 881 27 45
rocio.gonzalez@cptq.mx
www.mexicancaribbean.travel

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Por Cristina Cunchillos

Hay quienes dicen, en tono jocoso, que el deporte favorito de los croatas es sentarse a tomar un café y ver la gente pasar. Ciertamente parece ser el caso en la capital, Zagreb, donde se respira un ambiente claramente mediterráneo. Haga frío o calor, las terrazas de cafés y restaurantes que pueblan el centro urbano vibran con la animada conversación de los locales, mientras que sus plazas y parques son lugar de encuentro y corazón de la vida social.

Sin embargo, su arquitectura, gastronomía y tradiciones recuerdan a otras capitales del centro de Europa, mientras que su posición en el mapa no podría ser más centroeuropea. El Aeropuerto Internacional Franjo Tudman de Zagreb está conectado con una veintena de ciudades europeas, en un tiempo medio de trayecto de dos horas, incluyendo Barcelona, Alicante, Girona, Málaga y Lanzarote.

Esta fusión de Europa continental y mediterránea le otorga a Zagreb un carácter especial y se ofrece a los organizadores como un destino MICE con un amplio abanico de venues históricos y propuestas singulares. La ciudad no cuenta con un centro de convenciones como tal, siendo la cada vez más amplia y variada red de hoteles la que se ofrece para convenciones y congresos.

Orientarse en Zagreb es fácil. La “Montaña del Oso” –Medvednica–, al norte de la ciudad, la protege de los frentes fríos y sirve como punto de referencia, salvo en los días de niebla. Desde allí la urbe se ha extendido a lo largo de los siglos, siendo actualmente el recorrido de norte a sur un viaje por la cronología del destino. En la mayoría de los programas de incentivo se combinan la Ciudad Alta, la parte más antigua, y la Ciudad Baja, que se extiende hasta el río Sava. El Zagreb más moderno, al otro lado del río, ofrece interesantes alternativas.

La Ciudad Alta

A los pies de Medvednica se asentó la ciudad medieval, ocupando dos colinas que hoy constituyen la Ciudad Alta. La mejor forma de explorar su entramado de callejuelas medievales, flanqueadas por antiguos palacios, es durante una visita guiada a pie. La icónica iglesia de San Marcos, del siglo XIII, con su tejado de coloridos azulejos que muestran dos escudos locales, es parada obligatoria.

También se solía visitar la catedral, pero el terremoto que azotó Zagreb en marzo de 2020 causó graves daños en su tejado y torres, por lo que permanecerá cerrada hasta completar la reconstrucción.

Además de búsquedas de tesoros, los programas de team building en la Ciudad Alta pueden incluir el encendido de las clásicas lámparas de gas que aún iluminan las calles. También se organizan actividades con un enfoque gastronómico, incluyendo la visita al animado mercado de Dolac, el mayor de la ciudad. Vendedores locales ofrecen fruta y verdura fresca, a menudo de su propia cosecha, así como otros productos típicos como miel o higos secos, bajo vistosas sombrillas rojas.

A su lado, la escuela de cocina Kuhaona ofrece talleres para grupos de hasta 24 personas, en los que aprenden a preparar platos típicos croatas.

Además de algunos restos de las antiguas murallas medievales, la ciudad conserva algunas torres defensivas como la de Lotrscak, desde donde se sigue disparando un cañón cada mediodía en un evento que atrae a turistas y curiosos. Desde aquí se disfruta además de vistas panorámicas de toda la ciudad, siendo el punto de partida del teleférico público más corto del mundo. Instalado en 1890, conecta la Ciudad Alta y la Ciudad Baja en apenas un minuto. Hasta marzo de 2026 los grupos deberán descender por escalinatas, debido a las obras de mantenimiento en las que se encuentra inmerso.

La Ciudad Baja

Entre las partes alta y baja de la ciudad se extiende la calle Ilica, principal arteria comercial, y la Plaza del Virrey Josip Jelacic, centro neurálgico de Zagreb. Desde varias terrazas se puede contemplar el constante ir y venir de los tranvías azules y los viandantes que suelen darse cita junto al reloj o bajo la estatua ecuestre del virrey.

El restaurante SOL Tapas Na Hrvatski, en un extremo de la plaza, se especializa en versiones modernas de platos tradicionales croatas servidos en pequeños platos. Se puede privatizar completamente para 600 personas o celebrar una cena con 160 invitados en sus balcones superiores.

Para quienes buscan el alojamiento más céntrico, el Hotel Dubrovnic, de cuatro estrellas, ofrece 222 habitaciones y varios espacios para operaciones MICE con capacidad hasta 200 personas en teatro.

La Ciudad Baja se desarrolló principalmente en el siglo XIX, durante el Imperio Austrohúngaro. Tras los daños causados por un terremoto en 1880, la reconstrucción se realizó siguiendo un diseño urbanístico inspirado en Viena. Esto se aprecia no solo en la arquitectura y la ordenada sucesión de avenidas, sino sobre todo en la llamada Herradura de Lenuci: un frondoso semicírculo formado por ocho plazas y parques consecutivos y donde se construyeron las sedes de algunas de las mayores instituciones culturales del país, que hoy se ofrecen también como venues.

En uno de los extremos se encuentra la Plaza de la República, coronada por el Teatro Nacional Croata. El imponente edificio barroco de tonos dorados fue inaugurado por el emperador Francisco José I en 1895. Es un claro homenaje a la Ópera de Viena. Además de incluir en los programas una de las sesiones musicales programadas en el recinto, se puede reservar su magnífico auditorio de 714 plazas para eventos privados, así como celebrar un cóctel para 300 invitados en el vestíbulo. También se organizan visitas entre bambalinas para grupos.

Otro de los parques contiene el igualmente singular edificio del Archivo Estatal Croata, antigua Biblioteca Nacional. De estilo art nouveau, su tejado está coronado por estatuas de búhos y otras alegorías del conocimiento. Cuenta con varias salas que catedráticos y estudiantes siguen utilizando hoy día, en torno a un elegante atrio de mármol en el que se puede celebrar una recepción para 100 invitados. Dos gigantescos candelabros de cristal, de una tonelada de peso cada uno, iluminan la majestuosa sala de lectura que puede albergar una presentación para 200 delegados.

En el recorrido por la Herradura de Lenuci se puede incluir una visita al Museo Etnográfico, donde los grupos aprenden sobre tradiciones populares reconocidas por la UNESCO como los corazones de jengibre (licitar) o los clásicos juguetes de madera, además de recorrer una exposición de trajes típicos de diferentes regiones. Se suelen programar conciertos, así como talleres y demostraciones de estas tradiciones para grupos privados.

En los meses más cálidos, un paseo por el Jardín Botánico se puede completar con una recepción en el llamativo Pabellón de Exposiciones de ladrillo rojo, con capacidad para 70 invitados de pie, o 150 aprovechando el exterior.

Hoteles clásicos

En el centro de la Herradura se encuentra la estación de tren, junto a la que se construyó un hotel de lujo para albergar a los pasajeros del Orient Express, cuando este tenía parada en Zagreb. El elegante Hotel Esplanade, de cinco estrellas y que este año celebra su centenario, sigue siendo un referente de la oferta de lujo de la ciudad, elegido a menudo por celebridades y miembros de la clase política para sus estancias y encuentros. Conserva los suelos y decoraciones de mármol, así como otros elementos originales como las vidrieras y su gran escalera central. Fotografías en blanco y negro salpican los pasillos, así como sus 208 habitaciones, celebrando su distinguida historia.

Es una sede que añade un toque glamuroso a cualquier operación MICE. En su espectacular ballroom Esmeralda, llamado así por la piedra preciosa que decora el centro de su cúpula y que resplandece con los rayos de sol que entran por las vidrieras, se organizan cenas de gala con 230 invitados. A su alrededor se encuentran tres salones panelables con capacidad hasta 156 personas en teatro en el mayor.

Cuenta también con una pequeña sala de juntas y otros espacios, incluyendo dos restaurantes y una gran terraza exterior, donde se celebran cócteles con 1.000 invitados.

El grupo croata Maistra Hospitality cuenta con cuatro propiedades en la ciudad, incluyendo dos hoteles franquiciados de Marriott International. Con 340 habitaciones distribuidas en 17 pisos, The Westin Zagreb es el hotel más céntrico de su porfolio, de cinco estrellas, uno de los más grandes de la ciudad y el de mayor capacidad para operaciones MICE.

Su Crystal Ballroom puede acoger un cóctel para 1.000 invitados bajo grandes lámparas de cristal.

Cuenta con otros diez salones, incluyendo tres con vistas panorámicas en el último piso, con capacidad hasta 180 personas en teatro. A finales de este año está previsto que comience un programa de renovación total de las instalaciones.

El Sheraton Zagreb Hotel, también de cinco estrellas, acaba de completar la renovación de las suyas. Ofrece 306 habitaciones, incluyendo una suite presidencial de 280 m2 con sala de reuniones propia para doce personas. Cuenta con diez salones que comparten pasillo y pueden albergar hasta 110 delegados en teatro combinando tres de ellos, mientras que un ballroom amplía la capacidad hasta 450 invitados en banquete. El restaurante se privatiza para grupos de 70 personas y en la pequeña sala adjunta se celebran catas de vinos croatas.

Ambientes más informales

La incorporación más reciente a la cartera de Maistra es el Zonar Zagreb Hotel, inaugurado en abril de 2023 en una de las zonas residenciales más dinámicas del momento. Su diseño contemporáneo es radicalmente diferente al de las otras propiedades, con paredes oscuras y luces de neón. En el vestíbulo sorprenden las pantallas gigantes y los diferentes espacios donde relajarse con la música de DJs, teletrabajar o mantener reuniones informales. El restaurante cuenta con una sala privada que, combinada con la terraza exterior, puede acoger un cóctel con 120 invitados.

El hotel, de cuatro estrellas, se ubica junto a varias instalaciones deportivas y esta temática se percibe en la decoración, que incluye desde objetos como pesas o balones en sus 280 habitaciones, a la muestra de las calorías consumidas con cada paso dado en la escalera, en un intento de fomentar el ejercicio ante el uso del ascensor.

Todas las habitaciones y suites cuentan con grandes ventanales que otorgan mucha luminosidad a las estancias, además de espectaculares vistas de la ciudad. Lo mismo ocurre en los nueve salones del piso superior, con capacidades de 20 a 300 personas en teatro. Se distribuyen en torno a un vestíbulo que puede acoger un cóctel con 500 asistentes. También en la azotea se organizan recepciones para 100 asistentes.

La cadena Hilton

La cadena Hilton, por su parte, ofrece tres hoteles en la ciudad. El más céntrico es el Canopy by Hilton Zagreb City Centre, un hotel de cuatro estrellas con 159 habitaciones. Su ubicación y ambiente informal hacen que sea muy utilizado por grupos de incentivo, que pueden disfrutar de cócteles y música en su bar, muy frecuentado por los locales.

En la decoración se incluyen guiños a tradiciones croatas, como el diseño de la cabecera de las camas que imita a la bandera nacional. También se celebra el ingenio de los inventores croatas Nikola Tesla y Slavoljub Eduard Penkala, tanto en detalles en las habitaciones como en sus dos salas para reuniones informales. Combinadas, pueden acoger una presentación ante 50 participantes.

En el distrito financiero y de negocios se encuentra el hotel DoubleTree by Hilton Zagreb, con cinco estrellas y considerado como business hotel. De diseño elegante, predominando el uso de la madera, el primer hotel que Hilton abrió en la ciudad está enfocado al público corporativo y grupos MICE de tamaño medio.Cuenta con 152 habitaciones que reciben abundante luz natural a través de sus paredes acristaladas. Los huéspedes pueden disfrutar del spa y piscina con vistas panorámicas en el piso 10.

Ofrece dos salones panelables con capacidad hasta 260 personas en teatro, además de una pequeña sala de juntas para ocho personas. El restaurante se privatiza para recepciones con 200 asistentes.

A pocos metros, el Hilton Garden Inn Zagreb, de cuatro estrellas con 153 habitaciones, ofrece los espacios más amplios de la cadena en la ciudad para operaciones MICE. En lo más alto del edificio de ocho plantas, el rebautizado como Hilton Zagreb Conference and Event Center ofrece una extensión total de 800 m2 con vistas panorámicas. Sus cinco salas panelables combinadas pueden acoger un cóctel con 600 invitados. Los fumadores disponen de una coqueta sala privada adjunta. En la planta baja, el lobby bar alberga recepciones con 80 personas, incluyendo el acceso a una terraza.

Nuevo Zagreb

Al sur del río Sava se extiende la parte más moderna de la ciudad, en continuo crecimiento. Aquí se encuentra el Zagreb Fair Congress Center, principal recinto ferial del destino con diez pabellones para exposiciones y capacidad para 1.500 delegados en teatro en su mayor espacio dedicado.

En el mismo distrito se encuentra el Zagreb Arena, sede de conciertos y eventos deportivos multitudinarios. Su pista principal también puede acoger una convención con 13.000 delegados en teatro.

El Museo de Arte Contemporáneo es un gran edificio acristalado que alberga colecciones y exposiciones permanentes y temporales. En su vestíbulo diáfano se celebran cócteles con 400 invitados y en la terraza exterior trasera se disfruta de bonitas puestas de sol en recepciones con hasta 1.600 asistentes. El auditorio, de 230 plazas, también se privatiza, completando generalmente las sesiones con visitas guiadas de las colecciones de arte.

La proximidad al aeropuerto hace que esta sea una zona atractiva para el desarrollo de un nuevo distrito de negocios y la inauguración de hoteles dirigidos al segmento. El pasado mes de octubre abrió sus puertas el hotel Pullman Zagreb con cuatro estrellas, el primero de la marca premium de Accor en Croacia. Tiene un diseño moderno con tonos industriales, algo que se aprecia en detalles como los techos descubiertos y las paredes de hormigón. Las 193 habitaciones cuentan con una decoración minimalista en la que se insertan los cuadros de un artista local, y tienen los baños abiertos al dormitorio. Aunque ofrecen cierta privacidad, es algo que los clientes corporativos que deban compartir alguna de las 77 habitaciones de dos camas deberán tener en cuenta. El hotel se autoabastece energéticamente con paneles solares y aspira a obtener el certificado Green Globe de sostenibilidad.

El principal salón para eventos se encuentra en un edificio separado y presume de ser el único en Zagreb en ofrecer un video wall. Tiene capacidad para 150 delegados en teatro que disfrutarán de abundante luz natural. El restaurante del hotel, de inspiración mediterránea, se privatiza para 150 comensales o cócteles con 400 invitados. Próximamente se añadirá un nuevo espacio multifuncional con capacidad para 130 personas en teatro. También existe un proyecto para construir un nuevo centro de congresos en el terreno vecino, que sería gestionado por el hotel.

Accor cuenta con otro establecimiento en el área del nuevo Zagreb: el Mövenpick Zagreb, de cuatro estrellas e inaugurado en 2022. Con 104 habitaciones, que llevan nombres de diferentes ciudades del mundo, se divide en dos torres. La torre blanca alberga 36 espaciosos alojamientos individuales dirigidos a viajeros de negocios, incluso para estancias cortas.

Como muchos otros enclaves de la ciudad, el hotel celebra el legado de los inventores Tesla y Penkala en la decoración de los pasillos y el nombre de sus dos salones principales, con capacidad máxima para 100 personas en teatro en el mayor. Ofrece también tres pequeñas salas para reuniones de hasta 16 personas. Una sala VIP junto al restaurante, para fumadores, se puede privatizar para 30 personas.

Ingenio croata

El nombre e imagen de Nikola Tesla, el ingeniero que revolucionó los estudios de la electricidad con invenciones como el motor de corriente alterna, entre muchos otros, es inevitable en Zagreb. Tiene un museo dedicado de obligada visita para los interesados en la evolución de la tecnología. En la inmensa sala central del Museo Técnico Nikola Tesla, entre modelos de aviones y automóviles, se organizan cócteles para 500 personas, aunque es recomendable evitar los meses de invierno por la falta de calefacción. Los grupos pueden visitar la réplica de una mina y presenciar demostraciones de los inventos de Tesla, incluso participar en ellas. También se programan búsquedas de tesoros por el museo como actividad de team building.

Otro croata famoso es Slavoljub Eduard Penkala, inventor, entre otras cosas, del lápiz mecánico o portaminas y la pluma estilográfica con tinta permanente. En un recorrido por el centro de la ciudad se puede visitar Peroklinika, la tienda y taller de reparación de plumas más antigua de Europa, un curioso negocio familiar donde aprender sobre las invenciones de Penkala y llevarse una réplica de su portaminas original como recuerdo.

Se puede complementar la visita con un team building basado en la caligrafía con pluma.

La creatividad croata sigue siendo patente hoy en día a través de la gran variedad de museos que se pueden visitar en Zagreb, a cuál más curioso: existe un museo de piezas de arte inacabadas, otro de la risa, uno dedicado a los años 80 del siglo pasado, otro a las resacas… Uno de los más originales, que suele figurar en los programas de incentivo, es el Museo de las relaciones rotas. Recoge curiosos artefactos e historias personales relacionados con rupturas emocionales o de otro tipo donados por visitantes de todo el mundo.

Otra visita habitual es la del Museo de Ilusiones. En 2015 nació en Zagreb el original que, ahora franquiciado, se replica en muchas ciudades del mundo. Se privatiza para cócteles con 50 invitados, que pueden explorar libremente las divertidas instalaciones en las que se recrean ilusiones ópticas. Es uno de los mejores lugares del destino para recopilar material que compartir en las redes sociales. También se puede organizar una actividad de team building en la que poner a prueba el ingenio de los participantes resolviendo diferentes dilemas y puzles.

No todo son museos alternativos. También se pueden visitar colecciones de arte en centros como Lauba – House for People and Art. El edificio de ladrillo, de altos techos y grandes ventanales, fue un centro de equitación durante el Imperio Austrohúngaro y posteriormente fábrica textil. Hoy, su interior diáfano de 1.300 m2 alberga exposiciones permanentes y temporales y es utilizado para cenas de gala con 450 comensales. Hasta 1.700 invitados pueden asistir a un cóctel, siendo el venue de mayor capacidad de Zagreb.

Incentivos en Zagreb

Además de visitas guiadas a pie por el centro, o un recorrido en un tranvía antiguo por la ciudad, los programas de incentivo suelen incluir la subida al monte Medvednica. Los grupos pueden disfrutar de la naturaleza en recorridos a pie (o en esquís y raquetas de nieve en invierno) por sus bosques, explorar las cuevas que esconde o visitar el Castillo de Medvedgrad, una fortaleza del siglo XIII.

También se puede incluir la visita a bodegas, como Litterarii, a los pies de Medvednica, o alguna de las que forman parte de la Ruta del vino de la región de Plesivica, al suroeste de la ciudad. Además de catas de vinos, se organizan paseos entre viñedos o la recogida en grupo de la uva.

La costa del Adriático y ciudades como Opatija se encuentran a apenas dos horas por carretera. El receptivo Eventfully Croatia propone incluso hacer el recorrido en bicicleta desde Zagreb incluyendo un almuerzo a orillas del mar.

Al norte de la ciudad, en menos de dos horas por carretera, se encuentra el cada vez más visitado Parque Nacional de los Lagos de Plitvice, donde se hacen recorridos a pie y en barco entre preciosas cascadas y lagos de color turquesa habitados por árboles hoy sumergidos bajo las aguas.

En programas de incentivo de mayor duración se combina Zagreb con otros destinos de la costa croata como Dubrovnic o Split.

La capital croata cuenta con un amplio abanico de propuestas para un programa que combine historia, cultura, naturaleza, gastronomía y alguna que otra sorpresa, además de interesantes sedes y hoteles para operaciones MICE en un destino en el que el Mediterráneo se siente siempre cerca.

LA TRADICIÓN MÁS DULCE

La elaboración de galletas de especias en forma de corazón y pintadas en vivos colores –las típicas licitarska srca o licitar en singular– se remonta a la época medieval, cuando solían regalarse en bodas o darse como limosna a los pobres. Es una tradición que ha pasado de generación en generación entre los artesanos croatas, lo que le valió su inscripción en la lista del Patrimonio Inmaterial de la Humanidad en 2010.

Elaboradas tradicionalmente con agua, harina, azúcar y jengibre, las galletas se pintan de rojo una vez cocidas y se decoran con diferentes filigranas. Se suele añadir un mensaje e incluso incrustar un pequeño espejo.

Hoy en día no se recomienda su consumo, siendo puramente un objeto decorativo que, adoptando diferentes formas, se cuelga por ejemplo en los árboles navideños. El corazón licitar es también el souvenir más popular de Zagreb y un regalo habitual, tanto entre enamorados como para los delegados de una convención. Se organizan talleres en los que, además de aprender sobre esta tradición, los grupos pueden elaborar y decorar su propio corazón, llevándose un recuerdo de Zagreb personalizado.

Team building en Zagreb

Cocinando strukli
Zagreb Gourmet ofrece talleres de cocina en los que, tras visitar el mercado de Dolac, los grupos aprenden a cocinar strukli, los típicos “bocados” de hojaldre en forma de almohada rellenos de queso fresco y crema agria.

Tesoros estelares
En el Zagreb Space Walk, en lugar de tesoros, los grupos buscan las esculturas de los planetas del sistema solar dispersas por la ciudad, de tamaño y distancia proporcional al gran Sol que decora una de las plazas céntricas.

RSC en la montaña
En el monte Medvednica, además de rutas de senderismo, programas de orientación o meditación entre los árboles, se pueden realizar tareas de limpieza y otras acciones de responsabilidad social corporativa.

Corbatas originales
El origen de la corbata es el pañuelo (croatta) que los soldados croatas llevaban anudado al cuello en el siglo XVII. En Zagreb los grupos pueden aprender sobre su historia y practicar diferentes formas de hacer el nudo.

Información práctica

Huso horario
GMT +1

Moneda
Euro (EUR)

Tipo de enchufe
Clavija tipo C / F
Voltaje común 230 V

Aeropuerto de acceso
Franjo Tudman International Airport Zagreb (ZAG)

Más información
ZAGREB CONVENTION BUREAU
Zlatan Muftic
Director
zlatan.muftic@meetinzagreb.hr
Tel: +385 1 48 98 555
www.meetinzagreb.hr

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Según la asociación, en los últimos años este tipo de viajes está ganando adeptos para recompensar y motivar a los empleados, ya que ofrece ventajas únicas que se alinean con las preferencias personales y los objetivos profesionales.

Este eBook está diseñado para empresas que buscan mejorar sus programas de incentivos y recompensar el rendimiento y la fidelidad, ofreciendo ideas prácticas sobre cómo pueden fomentar las conexiones, aumentar la motivación y producir buenos resultados.

Beneficios de los viajes de incentivos individuales

La guía resalta las principales ventajas de este tipo de viajes:

Flexibilidad y personalización: los recompensados pueden elegir sus propias fechas, destinos e itinerarios, proporcionando así mayor comodidad.

Sostenibilidad y responsabilidad: pueden incluir oportunidades para que los participantes formen parte de actividades socialmente responsables y pueden elegir alojamientos y actividades respetuosos con el medio ambiente.

Rendimiento y productividad: sirven como motivadores que impulsan a los participantes a alcanzar niveles de rendimiento más altos. Siendo individual y personalizado, además, inspira una mayor productividad y compromiso.

Inclusión: los incentivos individuales se dirigen a una plantilla diversa, con diferentes intereses, estilos de vida y preferencias. Esta inclusividad garantiza que la recompensa sea apreciada por todos, independientemente de sus aspiraciones.

Experiencias únicas y memorables: crean recuerdos duraderos que se recuerdan mucho tiempo después de finalizar el viaje, fomentando una conexión más profunda con la empresa y sus valores y aumentando la lealtad y el compromiso de los participantes.

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SITE CREA UN MANUAL DE DESTINOS URBANOS PARA INCENTIVOS

Se trata de un libro electrónico que recopila propuestas para viajes de recompensa en destinos de Estados Unidos y Canadá.

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Por Cristina Cunchillos

Los organizadores de operaciones MICE no solo han de planificar y gestionar todos los detalles relacionados con el viaje de incentivo, el evento, la feria, la convención o la reunión… también deben intentar predecir lo que podría impedir la correcta realización en un intento de que nunca se materialice. La seguridad y protección en el sector MICE es primordial.

Las cosas pueden ir mal e incluso los mejores planes pueden irse al traste por un error humano, una acción deliberada o infinidad de acontecimientos que escapan al control del organizador. Es esencial tomar las medidas necesarias para prevenir riesgos y contar con un plan alternativo que permita actuar de forma rápida y eficaz cuando surja un imprevisto.

Ante todo, el objetivo será siempre intentar seguir adelante con la operación. Como dice la canción, “el espectáculo debe continuar”.

Una lista interminable de riesgos

No hay duda de que vivimos en un mundo cada vez más inestable. Esto hace que la lista de complicaciones que pueden afectar tanto a la organización y gestión de cualquier acción, como al acceso a la misma de los asistentes, ponentes o patrocinadores, sea cada vez más larga.

• Crisis sanitarias: el recuerdo de la pandemia hace que se tenga más en cuenta cualquier alerta ante nuevos brotes de enfermedades infecciosas. Es esencial asegurarse de que los viajeros cuentan con las vacunas que requiere su destino y contar con una buena cobertura sanitaria.
• Tensiones geopolíticas y conflicto armado: las guerras continúan en escenarios como Ucrania y Oriente Próximo y las tensiones se extienden a cada vez más territorios. En un mundo cada vez más polarizado, cambios de gobierno o crisis diplomáticas pueden conducir a nuevas situaciones de peligro en las que es aconsejable, o imperativo, evitar los desplazamientos y acciones en ciertos destinos.
• Protestas y huelgas: las tensiones geopolíticas a menudo dan lugar a protestas en países no involucrados. También las dificultades económicas, la preocupación por el cambio climático o fenómenos localizados como la saturación turística dan pie a manifestaciones que pueden dificultar el acceso a hoteles y/o venues o huelgas que afecten a la movilidad. A veces incluso se utilizan las ferias, congresos o eventos, sobre todo los más mediáticos, para difundir protestas.
• Terrorismo y ataques violentos: la amenaza de actos terroristas, sobre todo en Europa y en Estados Unidos, no desaparece. Hay que estar alerta y seguir las recomendaciones de cada gobierno. Los ataques violentos pueden ser personales, contra uno de los ponentes o invitados especiales, como los intentos de asesinato de Salman Rushdie o de Donald Trump. Aunque no consigan su fin, los daños colaterales pueden ser trágicos.
• Ciberataques y fallos tecnológicos: en un mundo cada vez más dependiente de la tecnología, cualquier interrupción de las conexiones o disrupción de los sistemas, sea deliberada o accidental, puede conducir al caos. Este año, la actualización del software CrowdStrike conllevó el fallo de numerosos sistemas en todo el mundo, afectando desde bancos a aeropuertos. El riesgo de virus maliciosos y jaqueos es cada vez mayor y pone en peligro no solo las propias operaciones MICE sino los datos personales, o incluso financieros, de los delegados.
• Fenómenos climáticos: celebrar un evento al aire libre siempre ha conllevado el riesgo de las inclemencias climáticas, pero ahora los fenómenos extremos parecen ser, por desgracia, cada vez más frecuentes. Las lluvias torrenciales pueden afectar incluso a un festival como el Burning Man (EE.UU.), en pleno desierto; los incendios forestales llegan a acercarse peligrosamente a zonas urbanas, como ya ha ocurrido en torno a Atenas; y cada año diferentes partes del planeta sufren el feroz impacto de huracanes y tifones.

La organización International SOS ofrece en su web mapas interactivos que muestran el nivel de riesgo de tipo sanitario, sociopolítico o climático en diferentes países y zonas del planeta. También publican un informe anual sobre la evolución de los riesgos globales y predicciones generales.

Su informe Risk Outlook 2024, basado en entrevistas a 675 profesionales de la gestión de riesgos en 82 países de todo el mundo, destaca la creciente volatilidad global y sus consecuencias, no solo en la obligación de cambiar planes (el 74% piensa que las tensiones geopolíticas afectarán a sus operaciones en los próximos doce meses), sino también en la salud mental de los profesionales.

Según el informe, la exposición continua a situaciones de riesgo conduce a un aumento del estrés y la ansiedad. El 65% de los encuestados piensa que el mundo es más peligroso que hace un año y tres cuartas partes cree que, debido a ello, los problemas de salud mental de su plantilla tendrán un impacto considerable en su negocio.

Pero no se trata solo de grandes amenazas. Puede haber simples retrasos en el transporte o atascos de tráfico inesperados. Un ponente que se tropieza en la moqueta al entrar en el recinto y acaba hospitalizado. Una intoxicación por alimentos indebidamente tratados. Un fuego por un cortocircuito que obliga a una evacuación. Fallos en el sistema audiovisual o cualquier dispositivo electrónico que los hace inservibles… Los riesgos a los que se enfrenta el organizador de viajes y eventos son mucho más numerosos.

Proteger al viajero

El duty of care, o deber que tienen las empresas de salvaguardar la salud y el bienestar de sus empleados y representantes, se extiende más allá del ámbito de la oficina, tanto al teletrabajo como a los desplazamientos profesionales.

En 2021, con la recuperación de los viajes corporativos, se introdujo un nuevo estándar para regularizar la gestión de riesgos en estos desplazamientos. La norma ISO 31030 ofrece un marco de referencia a las empresas que ayuda a evaluar los riesgos en su política de viajes, crear una estrategia para mitigarlos y aplicar una gestión eficaz de las medidas.

La política de viajes de las compañías suele incluir un seguro que cubre los desplazamientos de sus representantes. Si una empresa no lo ofrece, se expone a posibles litigios en caso de accidente. Por otro lado, si el viajero decide hacer la reserva por su cuenta, y no a través de los canales que le facilita la empresa, sea por comodidad, por tener más flexibilidad o para acumular puntos en su programa de fidelización, se hace más vulnerable a sí mismo, ya que no estará cubierto por ese seguro.

Las grandes compañías de seguros como Intermundial, Europ Assistance, Chubb, Mapfre… ofrecen pólizas especiales que tienen en cuenta las necesidades corporativas. Además de cubrir gastos frecuentes relacionados con cancelaciones, retrasos, pérdida o robo de equipaje, suelen incluir mayores prestaciones en gastos sanitarios y responsabilidad civil privada. A veces consideran casos extremos como el secuestro.

También se tienen en cuenta otras necesidades específicas de los viajeros corporativos. Mapfre, por ejemplo, cuenta con pólizas especiales para directivos e incluye garantías como el acceso a salas VIP y cobertura de artículos personales como el teléfono móvil o el ordenador en caso de robo.

Gestión de riesgos en viajes

Contar con un seguro de viajes no es suficiente. Es necesario que el gestor de viajes lo supervise y esté disponible para ofrecer la asistencia necesaria en caso de cualquier incidencia, las 24 horas del día, todos los días. Por eso a menudo los viajes se contratan a través de agencias especializadas que ofrecen un servicio más completo de gestión de riesgos en los viajes de negocios, incluyendo esta asistencia en situaciones de crisis.

Las grandes agencias especializadas como American Express Global Business Travel, SAP Concur, BCD Travel o Egencia ofrecen a sus clientes sus propias plataformas de gestión de riesgos en viajes.

El 74% de los encuestados en el Risk Outlook 2024 de International SOS cree que las tensiones geopolíticas afectarán a sus planes y a la salud mental de los profesionales.

Protección de las operaciones MICE

Del mismo modo que existen seguros de viaje específicos para clientes corporativos, muchas aseguradoras ofrecen también diferentes tipos de cobertura para los viajes, congresos, convenciones y/o eventos que las empresas organizan. Intermundial, por ejemplo, reporta un crecimiento notable en la demanda de seguros específicos para la organización de operaciones MICE. Los elementos más importantes en estas pólizas son el seguro de responsabilidad civil y el seguro de cancelación.

El seguro de responsabilidad civil protege al organizador ante cualquier eventualidad que pueda generar daños a terceros, antes, durante o después de la acción. Se ha convertido en una demanda clave en el sector y algo que cada vez más proveedores y entidades públicas exigen como requisito para garantizar la seguridad de los asistentes y el cumplimiento de las diferentes normativas.

El seguro por cancelación garantiza la protección del organizador cuando se suspende o se pospone la operación por causas ajenas a su control, como pueden ser fenómenos climáticos o la incomparecencia de actores clave. Según Mapfre, la cobertura por cancelación solía ser algo más común en el mercado anglosajón, pero ahora está ganando peso también en los mercados hispanohablantes.

También se contratan seguros que cubren posibles daños ocasionados a los recintos o el transporte de materiales. Y se busca igualmente prevenir costes legales o indemnizaciones, tanto en caso de cancelación como por problemas causados por algún error humano.

Le corresponde a la empresa, asociación u organización decidir qué póliza de seguros cubre las necesidades de su convención, congreso, presentación o feria. Para ello cuenta con el asesoramiento de la persona, departamento o agencia responsable de su organización, que deberá asimismo gestionar todo lo referente a los riesgos asociados a la operación, desde la planificación a la respuesta inmediata en caso de incidencias.

La gestión de riesgos en el entorno MICE adquirió mayor trascendencia tras la pandemia y, en 2021, el informe anual de tendencias Global Meetings and Events Forecast de American Express Global Business Travel destacaba que el 67% de organizadores contaba con un plan de gestión de riesgos. En su edición más reciente, confirma que la seguridad y protección de los asistentes sigue siendo uno de los elementos más destacados en las políticas de gestión de operaciones MICE, aunque no se hable tanto de ello y el debate esté actualmente más enfocado en la adopción de medidas de sostenibilidad o diversidad e inclusión.

Una buena gestión de riesgos relacionados con la actividad en la industria MICE debe incluir varios elementos:

• Planificación: la existencia de un plan permitirá responder de forma rápida y eficaz si sucede algo. Ha de comenzar con un listado, lo más largo posible, de todos los posibles riesgos. Conviene involucrar a diferentes equipos y departamentos que pueden percibir riesgos potenciales que no sean obvios para todos los implicados y analizar experiencias previas. También conviene repasar junto con el departamento legal todos los contratos con proveedores e identificar lagunas que pudieran resultar en litigios o penalizaciones en caso de incidencia.
• Mitigación: una vez identificados cuáles son los principales riesgos, también se puede desarrollar una estrategia de mitigación de los mismos. Desde una revisión del diseño del espacio y mejor señalización para evitar caídas, a sesiones de formación sobre ciberseguridad para todos los empleados. Conocer de antemano los puntos más débiles permitirá implementar medidas para reducir o incluso eliminar riesgos.
• Comunicación: una buena estrategia de comunicación es clave, tanto en la preparación como en la respuesta ante un incidente o imprevisto. Un plan de gestión de riesgos no sirve de nada si nadie sabe que existe ni su contenido. Se debe comunicar a todo el equipo involucrado en la operación, e incluso a proveedores y otros actores clave implicados, para que sepan cómo actuar o al menos a quién contactar y por qué canales si ocurre algo inesperado.
• Formación: no basta con prevenir diferentes escenarios que podrían darse, sino que se deberían poner a prueba en simulaciones y sesiones de formación de gestión de crisis. También conviene tener un portavoz designado y entrenado para hacerse cargo de la comunicación con los asistentes, o incluso con los medios.
• Evaluación: de la experiencia se aprende y siempre puede haber algo que mejorar. Por eso es importante hacer una evaluación de la operación, incluso aunque no haya surgido ningún problema. Se pueden identificar riesgos potenciales que no se habían tenido en cuenta, además de analizar qué se hizo bien, qué fue más eficaz y qué se hizo mal, para no cometer los mismos errores en el futuro.

La inteligencia artificial: ¿aliado o enemigo?

El futuro de la gestión de riesgos pasa inevitablemente por la adopción de nuevas tecnologías para hacerla más efectiva, incluyendo el uso de la inteligencia artificial (IA). Según Deloitte, la IA cognitiva, basada en el aprendizaje automático y el procesamiento del lenguaje natural, puede transformar completamente la gestión de riesgos, ya que es capaz de analizar y extraer conclusiones de datos “no estructurados”.

Estima que el 90% de los datos que se generan hoy día entran en esta categoría de datos que no están predefinidos según modelos, lo que hace que su búsqueda y análisis sea más difícil. Por ejemplo, analizando datos no estructurados de diferentes fuentes, la IA puede reconocer tendencias e identificar riesgos emergentes que podrían pasar desapercibidos. Asimismo, puede predecir amenazas futuras, lo que permite adoptar medidas preventivas. La automatización de tareas rutinarias ahorra tiempo a los organizadores y les permite concentrarse en los aspectos más estratégicos de la gestión de riesgos.

Pero, si bien los beneficios potenciales son evidentes, el uso de IA también puede generar retos e incluso nuevos riesgos. Por un lado, plantea cuestiones éticas y temores ante la protección de datos. Es esencial que su uso se adhiera a códigos éticos, así como la legislación existente, para garantizar la privacidad de las personas. Además, si el análisis que hace se basa en información incorrecta o falsa, conducirá a errores aún mayores. Y, del mismo modo que las empresas recurren a la IA para ser más eficaces, también los hackers la utilizan para idear ciberataques cada vez más sofisticados.

Recientemente se hizo notable el caso de un ejecutivo de Ferrari, víctima de un intento de jaqueo que podría haberle costado millones a la empresa. El empleado recibió convincentes mensajes de su CEO, e incluso una llamada telefónica en la que se falsificó su voz con IA, incitándole a abrir documentos confidenciales. Su instinto le llevó a hacer una pregunta personal que solo el verdadero CEO podría responder, frustrando así el ataque.

No solo las grandes empresas son víctimas de ciberataques. Todo el mundo tiene algo que otros querrían arrebatarle, ya sean sus datos bancarios o el acceso a una base de datos o documentos confidenciales. Cualquiera puede convertirse en ese punto débil que facilite el ataque por una falta de cuidado en el uso de redes sociales o correo electrónico.

Con el creciente riesgo de ciberataques, lo importante es estar alerta y hacer todas las preguntas que parezcan necesarias. Los hackers se aprovechan de lo que la gente no sabe. Cuanto más conocimiento se tiene, más segura será cualquier operación.

Siempre habrá situaciones que no se pueden predecir o evitar, pero sí se puede estar lo mejor preparado posible para afrontarlas. Una buena gestión de riesgos minimiza el impacto. También demuestra diligencia por parte de la empresa organizadora y protegerá su reputación. Más vale prevenir…

Para este tema hemos entrevistado a

Lorena Iglesias Gestora de Eventos y Viajes Corporativos Globales en Sacyr (España)
“Muchos representantes no son conscientes de las consecuencias que puede tener gestionar un desplazamiento de manera independiente”

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La recuperación de la actividad MICE, y en particular el formato presencial (con o sin algún elemento virtual), es innegable. Pero, aunque persiste el deseo de encontrarse cara a cara, los asistentes necesitan una razón que justifique su desplazamiento o la elección de una convocatoria ante otra. Ofrecer un valor añadido es esencial.

Cada vez más, los organizadores buscan ese valor a través de contenidos únicos y experiencias singulares que atraigan al público. El gancho que puede tener el espacio elegido es indiscutible. Después de todo, la tecnología puede permitir presenciar una ponencia en remoto, pero nada sustituye a la oportunidad de descubrir un nuevo restaurante o atracción de moda, o tener acceso exclusivo a ciertas zonas de un museo o palacio, y poder presumir de ello en redes sociales con fotos que serán la envidia de todos.

Tendencias entre los proveedores
La oferta en cuanto a sedes, tanto en lo que se refiere a los espacios que se ofrecen en hoteles o centros de convenciones y palacios de congresos, como el abanico cada vez más amplio de venues singulares, ha tenido que evolucionar para adaptarse a las nuevas generaciones, sus comportamientos y sus preferencias.

El informe Meeting Room of the Future 2024 publicado por IACC (Asociación Internacional de Centros de Convenciones, por sus siglas en inglés), basado en entrevistas a responsables de 170 sedes en todo el mundo, recoge las últimas tendencias y cómo están respondiendo al cambio generacional. Los propios espacios cuentan ahora con una plantilla compuesta, cada vez en mayor medida, por miembros de las nuevas generaciones. El 78% de los encuestados afirma que entre el 50% y 100% de su plantilla son millennials o miembros de la Generación Z. La toma de decisiones recae cada vez más en estos profesionales más jóvenes.

El informe destaca sobre todo la importancia de ofrecer a través del espacio una experiencia memorable para los asistentes, que permita al mismo tiempo desmarcarse de la competencia. Para ello, el 91% de los operadores de sedes entrevistados se apoya en una oferta gastronómica tematizada, algo que ha aumentado en importancia con respecto al informe de 2020.

Le sigue la posibilidad de incluir actividades de team building, el diseño creativo de las salas y la oferta de espacios exteriores.

El 66% de los responsables de venues entrevistados intenta ofrecer experiencias más rentables en respuesta a una mayor preocupación por el incremento de los costes entre los organizadores. Por otro lado, se pone menos énfasis en la oferta de actividades en destino (solo el 14% de los encuestados lo ofrece), ya que las sedes buscan captar el máximo interés de los asistentes con su propio atractivo.

Entre otras tendencias actuales, la demanda apunta a espacios que permitan más descansos y tiempo para el disfrute personal durante las operaciones, mientras que también se opta por grupos más reducidos para facilitar el networking. Asimismo, el 70% de los encuestados privilegian la conexión con la naturaleza en los entornos elegidos.

Ofrecer tecnología avanzada, sobre todo en cuanto a la conexión a Internet y los equipamientos audiovisuales, es algo que se considera esencial. En cuanto a la adopción de la inteligencia artificial en los procesos, sigue siendo relativamente baja entre los proveedores y se limita solo a algunas áreas como marketing, análisis de datos y revenue. Sin embargo, el 35% de los venues encuestados considera ampliar su uso próximamente en funciones como la planificación de menús, la gestión de residuos alimentarios y los pedidos de comida y bebida, entre otros.

Las preferencias de F&B (food & beverage), también evolucionan, con un descenso en el consumo de alcohol y peticiones cada vez más complejas. El 89% afirma que en el último año han aumentado las exigencias en cuanto a dietética.

La sostenibilidad es otro de los elementos destacados por los proveedores, ya que consideran que es cada vez más relevante a la hora de elegir. El 87% de los espacios optan por ofrecer producto local siempre que sea posible para el catering. En el 88% de los casos, ya han puesto en marcha programas para eliminar los plásticos de un solo uso y el 83% busca reducir el desperdicio de alimentos. Además, tres cuartas partes de los participantes en el estudio cuenta con algún tipo de certificación medioambiental o de sostenibilidad.

Demanda de espacios alternativos
Existen marcadas diferencias con respecto a lo que cada organizador busca en un venue, pero al final el mayor condicionante siempre es el presupuesto del que disponen. Según el informe Meetings Outlook Q1 2024 de MPI (Meeting Professionals International), la mayoría de los organizadores esperaba un ligero aumento de sus presupuestos para este año. El problema es que este incremento no va a la par con el de los precios de proveedores.

Los meeting y event planners han de tomar decisiones difíciles para conseguir ahorros sin que esto vaya en detrimento de la experiencia que se ofrece a los asistentes. A veces pasa por ahorrar en el catering o las propuestas de entretenimiento. Por eso recurrir a un venue singular que impresione a los invitados se consolida como una opción. La sede en sí se convierte en un aliciente para asistir al evento. En ocasiones, puede requerir menos esfuerzo e inversión en elementos como la decoración o la diversión que completen el programa.

La elección de espacios no convencionales va en aumento. Según una encuesta de Cvent, el 48% de los event planners europeos busca venues singulares para sus operaciones, un porcentaje superior al que opta por espacios en hoteles o centros de convenciones (43%).

Según Ovation Global DMC, los organizadores buscan cada vez más experiencias únicas. Su estudio sobre las tendencias dominantes este año en el sector MICE corrobora la preferencia por espacios menos convencionales, como naves industriales, galerías de arte, azoteas e incluso vagones de tren, que, además de aportar creatividad, fomentan el sentimiento de innovación asociado a la marca.

El abanico de propuestas de espacios alternativos a las salas de hotel, palacios de congresos y centros de convenciones es también cada vez más amplio y parece no haber límites a dónde puede tener lugar una operación MICE.

En ocasiones, el coste derivado de la singularidad puede ser muy elevado, por eso la creatividad conduce a otras opciones más asequibles que también generan el deseado efecto sorpresa.

El hecho de que los mismos espacios tradicionales estén optando por ofrecer lugares originales, ya sean azoteas, entresuelos, áreas de terraza o incluso sótanos, es testimonio del interés de los organizadores por apostar por espacios que sorprendan.

Una cena de gala en el foso de la Torre de Londres, una presentación en el Teatro Romano de Mérida (España), un cóctel en el Palacio Postal de la Ciudad de México… hay sedes cuya mera mención ya provoca el entusiasmo de los invitados. Y es que elegir un palacio, castillo, edificio histórico o lugar emblemático para cualquier tipo de operación MICE tiene la ventaja de facilitar el tan deseado efecto wow! en el público desde el momento en que entra por la puerta. Para este tipo de sedes, la apertura de sus espacios para eventos supone además un complemento a los ingresos por visitas turísticas que ayuda a su conservación.

Lo mismo se puede decir de museos y galerías de arte, sobre todo aquellos de renombre internacional, aún más cuando se facilita el acceso a zonas normalmente cerradas al público o una cercanía a las colecciones habitualmente no permitida. Por ejemplo, en el espacio Colón Fábrica de Buenos Aires, los invitados se pasean entre los vestidos y complementos de las escenografías más célebres del Teatro Colón, mientras que como parte del espacio Exploraterra en Sevilla (España), se puede organizar el cóctel en la histórica Nao Victoria.

Este tipo de venues puede conllevar limitaciones, por ejemplo, la prohibición de introducir bebidas alcohólicas o comida caliente en algunas zonas, o restricciones de sonido. A veces pueden ser nimiedades que compensen con creces lo que ofrecen, o todo lo contrario.

En ocasiones, el coste derivado de la singularidad puede ser muy elevado, por eso la creatividad conduce a otras opciones más asequibles que también generan el deseado efecto sorpresa. Celebrar un evento en una antigua juguetería, una mina, en casas en lo alto de un árbol… pueden no ser tan exclusivos pero sí diferenciador. Los invitados, sobre todo los más jóvenes, buscan algo cool, diferente, que compartir en sus perfiles. Según el público, se llegan a buscar sedes inusuales o extravagantes, con rincones peculiares que inciten a los asistentes a sacar su móvil y compartir el momento.

Experiencias interactivas e inmersivas
Conseguir el engagement con los asistentes se ha convertido en algo ineludible en cualquier operación MICE. Por eso se buscan experiencias interactivas e inmersivas. Convocar a los asistentes en bares y restaurantes de moda en los que se puede hacer una degustación de productos, un taller de mixología o un showcooking de un cocinero famoso, está de moda.

Bodegas, cervecerías y destilerías donde aprender sobre el proceso de elaboración de vinos, cervezas o licores, donde los invitados participan en catas o prueban a crear una bebida propia, también tienen éxito. Por ejemplo, en las Bodegas Habla de Extremadura (España) los cócteles se celebran entre cientos de barricas.

Escuelas de cocina, como Born to Cook en Barcelona (España), en las que los propios invitados preparan el menú para la cena, están teniendo mucha demanda. Granjas y fincas rurales en las que disfrutar de los productos que los propios asistentes han recolectado allí mismo, también están triunfando.

Asimismo los espacios deportivos ofrecen experiencias atractivas para los invitados, empezando por el mero hecho de compartir las mismas instalaciones que utilizan sus héroes del deporte. Desde el estadio Old Trafford en Manchester (Reino Unido) al Santiago Bernabéu en Madrid, los estadios de muchos de los grandes equipos de fútbol del mundo se ofrecen como sedes para operaciones MICE. Algunos equipos que no proponían sus instalaciones, ya se han sumado. Es el caso del Sevilla Fútbol Club con su estadio Ramón Sánchez Pizjuán en Sevilla (España).

Y no se trata solo de fútbol. Campos de golf, circuitos de motociclismo o Fórmula 1, hipódromos, velódromos e incluso academias de tenis, son espacios donde combinar experiencias deportivas con operaciones MICE. En la Rafa Nadal Academy de Mallorca, por ejemplo, se puede combinar una cena de gala entre los trofeos del famoso tenista español con una clase de tenis o pádel.

Otro tipo de experiencia es la que ofrecen los parques temáticos, donde la privatización de áreas o el uso de salas normalmente destinadas a espectáculos, se combina con la oportunidad de disfrutar de las atracciones y shows del recinto.

En parques como PortAventura en España o Disneyland Paris, los invitados pueden volver a su infancia y desinhibirse, liberando adrenalina en las montañas rusas o interactuando con famosos personajes como Mickey Mouse.

Otros espacios, como Puy de Fou España, ofrecen un viaje en el tiempo con la recreación de ambientes históricos e incluso charlas “impartidas” por personajes clave de la historia de España.

Por otro lado, se buscan cada vez más las experiencias inmersivas usando la tecnología más avanzada. En Frameless, una de las nuevas atracciones de Londres que se privatiza también para eventos corporativos, los asistentes se adentran en cuadros de algunos de los artistas más famosos de la historia, e incluso interactúan con las proyecciones en paredes y suelo.

La nueva atracción Sphere de Las Vegas (Estados Unidos) no solo impresiona por la espectacular pantalla LED esférica de su exterior, sino que ofrece la oportunidad de interactuar con robots y disfrutar de proyecciones inmersivas, de forma exclusiva en eventos privados.

Personalización total
A menudo, la elección del tipo de venue sirve para reforzar el mensaje que se quiere transmitir, ya sea una apuesta por la sostenibilidad, la tecnología o el clasicismo y elegancia de una marca. Cuando no existe una sede que transmita por sí sola esos mensajes que se quieren comunicar, existe otra opción para los organizadores: crear su propio espacio a medida.

Existen numerosos venues que lo que ofrecen es precisamente un lienzo en blanco donde crear lo que el cliente desee. En Madrid, la Nube de Pastrana es un nuevo espacio diáfano de 1.000 m2 con un decorado efímero y totalmente personalizable a medida del cliente. A menudo se trata de antiguos comercios, almacenes o naves industriales que se han habilitado como espacios para eventos.

Este tipo de sedes suelen ofrecer grandes espacios, a veces diáfanos, y en la mayoría de los casos también la tecnología y contactos de proveedores que pueden transformar lo que es, a primera vista, una sala sin vida en el venue más espectacular y 100% customizado.

Espacios efímeros

Puede que este tipo de espacios no exista en el lugar donde se
quiere llevar a cabo la operación. En ese caso hay otra opción:
construirlo con la instalación de un venue efímero, erigido exclusivamente para la ocasión y desmantelado una vez finalizada la acción.

ASPEC, la Asociación Española de Carpas e Instalaciones Temporales y Efímeras, cuenta con 72 miembros que ofrecen este tipo de instalaciones y los servicios asociados. La entidad afirma que la demanda ha aumentado en los últimos años, por la gran utilidad y la flexibilidad que ofrecen estos espacios alternativos. Es fácil generar sinergias entre arquitectura efímera e innovación cuando el mensaje que se busca transmitir gira en
torno a eso.

Desde carpas convencionales a complejas estructuras de aluminio climatizadas e insonorizadas, las posibilidades son infinitas. Otra gran ventaja, que los clientes también parecen apreciar cada vez más, es su carácter sostenible, ya que se
construyen con materiales en su gran mayoría reutilizables y no
suponen una alteración o destrucción del entorno, que volverá
a ser como antes una vez se quite la estructura.

Salud y bienestar del público

Otra de las tendencias relevantes en la industria MICE es la mayor preocupación por la salud y bienestar de los participantes. Esto ha llevado, entre otras cosas, a buscar un mayor contacto con la naturaleza, aumentando el interés por los espacios al aire libre y en entornos rurales.

Este tipo de lugares siempre fueron muy demandados para eventos sociales del tipo de bodas o cumpleaños, ofreciendo rincones idílicos para las fotos. Por ello muchos cuentan ya con carpas permanentes o salas especialmente habilitadas para la celebración de banquetes, así como los equipamientos requeridos para el catering o elementos audiovisuales.

Jardines, viñedos, haciendas, cabañas, cortijos, casas rurales… incluso los propios espacios naturales sin arquitectura presente permiten a los asistentes disfrutar de bellos parajes y desconectar del trajín diario. Una reunión al aire libre se puede complementar con paseos, baños de bosque, sesiones de yoga y mindfulness o actividades de team building en plena naturaleza.

El resultado son experiencias que pueden contribuir a mejorar
la salud física y mental de los asistentes.

Búsqueda más fácil
No solo existe una variedad de espacios singulares cada vez mayor, sino que encontrarlos y proceder a su reserva es cada vez más accesible. En los últimos años han proliferado los buscadores de venues online, cada vez más sofisticados y con un abanico de oferta más amplio.

Plataformas como VenuesPlace, Venuu, Eventeas o la mexicana Venues, entre otras, cuentan con una amplia cartera de opciones, a nivel nacional o internacional, con diferentes filtros que se aplican para seleccionar según el tamaño, la ubicación, o el tipo de espacio.

Cvent también cuenta con una herramienta propia de búsqueda de espacios online, al igual que muchas agencias –por ejemplo, la solución Meetings Expert de American Express Global Business Travel o la plataforma Venues de BCD Meetings & Events–.

Una de las últimas agencias en crear su propia solución para la búsqueda de espacios es FCM Meetings & Events, que este año lanzó su plataforma FCM Venue Finder que permite reservar en más de 200.000 espacios en todo el mundo, mostrando su disponibilidad en tiempo real.

Los buscadores digitales son sin duda útiles para hacer una criba inicial entre el inmenso abanico de opciones disponibles. Pero no suelen tener acceso a todas las opciones existentes en el mercado. La puerta de entrada a muchos espacios únicos se encuentra en los convention bureau y agencias de receptivo en destino.

Ante una variedad de espacios cada vez mayor, forma parte de la labor de los organizadores identificar aquellos que se ajustan más a los objetivos del cliente, el mensaje que se quiere comunicar, el perfil del público asistente y el presupuesto dedicado.

En un contexto en el que la demanda de venues y la búsqueda de experiencias que sorprendan se mantiene al alza, existen muchas oportunidades desconocidas que se pueden destacar fácilmente. Siempre y cuando sus gestores tengan claro en qué consiste el MICE y las exigencias del público profesional.

Para este tema hemos entrevistado a

Rutger Hoorn Vice President Global Sales & Strategic Partnerships de Ovation Global DMC
“Los venues singulares fomentan el engagement y hacen de los eventos experiencias más memorables”

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Las películas de ciencia ficción nos presentaron escenarios aterradores en los que robots llegaban a ser tan avanzados que adquirían vida propia, rebelándose contra sus creadores con el fin de dominar el mundo. El vertiginoso desarrollo de la inteligencia artificial (IA) en los últimos años hace que ese futuro que parecía tan lejano e inverosímil ahora se vea como algo más viable y, para algunos escépticos, con consecuencias no menos dramáticas.

La utilidad de infinidad de aplicaciones de IA en el setor MICE, es innegable. Es necesario aprender a aprovecharlas.

¿Qué es la IA?

Es la tecnología que imita los procesos cognitivos típicos de la inteligencia humana para realizar tareas. Entre otros, puede aprender, razonar, planificar, analizar, entender el lenguaje y percibir el entorno. Hay diferentes tipos de IA y numerosas clasificaciones. El profesor Aren Hintze estableció cuatro grupos según el nivel de complejidad: máquinas reactivas que responden a estímulos sin usar aprendizaje ni memoria, como los automóviles autónomos; máquinas de memoria limitada, que utiliza datos pasados para crear respuestas, como los asistentes virtuales; la teoría de la mente, que implica entender emociones, intenciones y creencias de otros, como hacen ya algunos robots humanoides; y la autoconciencia, el nivel más avanzado y potencialmente más peligroso: se trataría de una IA que tiene conciencia de sí misma, algo que hoy por hoy pertenece todavía al campo de la ciencia ficción.

Otra clasificación distingue entre IA estrecha, general y súper IA, según su capacidad. Dentro de la IA estrecha o débil, que correspondería al nivel de desarrollo en el que nos encontramos actualmente, hay dos ramas:

• La IA predictiva, que recopila y analiza datos para predecir comportamientos o acontecimientos futuros. Ayuda en la toma de decisiones y realiza tareas repetitivas con alta precisión y sin errores, permitiendo mayores eficiencias. También se utiliza en marketing para conocer mejor al cliente y optimizar los planes de CRM (gestión de relación con los clientes, por sus siglas en inglés).

• La IA generativa, actualmente en boca de todos por el impacto de aplicaciones como ChatGPT, que ha superado ya los 200 millones de usuarios mensuales. Es capaz de crear ideas y contenidos nuevos. Puede aprender y procesar lenguaje humano, o complejos lenguajes de programación, y utilizarlos para resolver problemas en un tiempo mínimo, de ahí su gran potencial. Además, no requiere conocimientos de programación y es accesible a todos los públicos.

La institución financiera Goldman Sachs estima que la IA generativa podría impulsar el PIB (Producto Interno Bruto) mundial en un 7%, y aumentar el crecimiento de la productividad en un 1,5% en diez años. Según el último estudio anual de la consultora McKinsey, el 40% de las empresas piensa incrementar su inversión en esta tecnología.

Usos de la IA en el sector MICE

Los meeting y event planners pueden beneficiarse de numerosas aplicaciones de la IA en diferentes áreas:

1. Planificación y gestión de eventos.

Automatizando las labores administrativas y las tareas más repetitivas, los organizadores ahorran tiempo y pueden concentrarse en los aspectos más creativos.

Muchas plataformas de gestión de eventos como Circa, Eventtia, Time.ly, Eventbrite… incorporan funciones basadas en IA. También hay herramientas específicas, como Hire Space, que ayuda a buscar sedes presentando de forma inmediata opciones que se ajustan a las necesidades y presupuesto del organizador.

La tecnología inmersiva en 3D de Prismm permite organizar los espacios visualizando diferentes configuraciones, algo que también ofrece la nueva herramienta Radisson Meetings Dream Machine de la cadena Radisson Hotels.

Entre otras muchas funciones, ChatGPT puede recomendar proveedores –presentando su oferta en tablas que facilitan la comparación–, ponentes para una sesión y potenciales patrocinadores. Sin embargo, hay que tener en cuenta que la información a la que acceden estas herramientas puede no ser la más actualizada.

La IA también hace más eficiente la gestión de la logística, desde el transporte de materiales al catering o la reserva del alojamiento, reduciendo errores y evitando olvidos. Herramientas como Motion o Notion ayudan a organizar las tareas del equipo, estableciendo prioridades, distribuyendo o delegando funciones y asignando recursos según las necesidades.

El registro de los invitados se hace de forma mucho más rápida con la IA, que puede diseñar la página y formulario de registro enviando una confirmación inmediata y personalizada a cada delegado. Oveit se ofrece como una herramienta que automatiza los registros y la venta de entradas de forma segura.

El machine learning y análisis de datos previos permite asimismo calcular el presupuesto de forma más eficiente e identificar posibles ahorros, por ejemplo, ajustando la cantidad de comida y bebida necesarias. Softwares como EventCollab o Bizzabo monitorizan la gestión de los presupuestos con el fin de evitar que se supere el presupuesto asignado.

La IA puede incluso sugerir el nombre del evento o crear logos personalizados, como hace Namelix. El asistente de contenido Time.ly mejora las descripciones existentes del acto o crea otras nuevas que puedan resultar más atractivas. Plataformas de CRM como HubSpot o Marketo recurren al machine learning para analizar datos de las personas registradas y crear el contenido más impactante adaptándose a sus perfiles.

Posteriormente, la IA puede hacer una transcripción de las ponencias y seleccionar contenidos para el seguimiento con los asistentes y comunicaciones futuras. De tan solo un día de programa puede extraer suficiente material para seis meses de acciones de marketing.

2. Contenido y experiencias personalizadas

Según un estudio de las universidades de Harvard y Stanford (Estados Unidos), el uso de la IA aumenta la productividad en la redacción de textos en un 40%, ahorrando un tiempo valioso en la creación de contenidos para acciones de marketing. Notas de prensa, emails, contenido para redes sociales, páginas web, propuestas para potenciales patrocinadores… herramientas como ChatGPT, Jasper AI y CopyAI pueden crear en cuestión de segundos textos coherentes y atractivos, que bien utilizados, pueden generar un mayor engagement de los destinatarios.

Un estudio de McKinsey muestra que el 71% de los consumidores espera mayor personalización por parte de las empresas o marcas con las que interactúa, también en las operaciones MICE. La IA predictiva permite analizar datos históricos y las preferencias de los asistentes para identificar tendencias y planificar el contenido o diseñar acciones de marketing personalizadas.

El análisis de sus conversaciones en redes sociales o interacciones previas ayuda a identificar temas, ponentes, sesiones o formatos de su interés, así como crear una agenda personalizada. Puede añadir recomendaciones de restaurantes locales o consejos sobre cómo llegar para una experiencia más completa. Sprinklr analiza conversaciones en redes sociales, debates online y tendencias para predecir temas de interés. Eventbrite analiza el comportamiento previo de los delegados, a qué eventos han asistido, etc., para recomendarles sobre las citas que conviene incluyan en su agenda en función de sus intereses.

Herramientas como Lineup Ninja ayudan a optimizar los horarios del programa, evitando que las sesiones que más interés despiertan coincidan, por ejemplo, y asegurando una distribución equilibrada de los diferentes contenidos y actividades. También se pueden encargar de la descripción del programa o la redacción de las biografías de los ponentes, y sugerir preguntas para los debates. La IA facilita asimismo el networking, analizando los perfiles de los asistentes para asociar a personas de intereses similares, en lugar de dejarlo todo al azar o la iniciativa de cada asistente. El seguimiento del público en tiempo real permite hacer ajustes para ofrecerles experiencias que respondan a su estado de ánimo o necesidades e incrementen su satisfacción.

Trackmany recurre a tecnología móvil e IA para identificar qué zonas, sesiones o expositores son más populares, o si el catering ofrece suficiente comida y bebida. La compañía Turnoutnow analiza datos sobre el comportamiento de los asistentes recogidos por tecnología beacon a través de dispositivos wearables (que los propios delegados llevan consigo).

3. Más engagement

Según el estudio The Freeman Trust Report 2023, el 77% de los consumidores tiene mayor confianza en una marca tras la interacción en un evento. Incluso meses más tarde el 55% sigue conservando una imagen positiva. Por eso conseguir el engagement en las operaciones MICE es vital.

El uso de realidad aumentada en búsquedas del tesoro interactivas por el recinto, acceso a dispositivos de realidad virtual, juegos para descifrar códigos y acceder a zonas exclusivas o canjear por premios en el stand de la marca, así como otras formas de gamificación, pueden hacer que la experiencia sea más amena y memorable para los asistentes.

Noonah ofrece experiencias interactivas con imágenes impactantes creadas por la IA: los asistentes pueden intercambiar divertidas tarjetas de visita que les muestran en forma de avatar, hacerse selfies en el stand o crear sofisticados vídeos.

El contenido visual es incluso más efectivo en las comunicaciones a la hora de atraer la atención del asistente. La plataforma HeyGen crea invitaciones personalizadas con un avatar. DALL-E ofrece imágenes a partir de un texto, mientras que Fotor edita y perfecciona las fotos elegidas. Microsoft Designer permite crear contenido visual optimizado para redes sociales a partir de diferentes plantillas. Y Canva ayuda en el diseño de todo tipo de materiales promocionales.

La interacción con chatbots es cada vez más habitual y sofisticada. Responden a consultas en tiempo real, sobre todo las más comunes, y los avances en esta tecnología permiten que las respuestas sean cada vez más “humanas” y las conversaciones más naturales, como en el caso de Live Person. Los invitados pueden obtener la información que necesitan de forma rápida, ahorrando tiempo y esfuerzo a la plantilla. Según Accenture, el uso de chatbots puede mejorar la productividad en un 40%.

4. Análisis de las audiencias

Además de la creación de contenido, gestión de la asistencia y el desarrollo de la operación, otra de las grandes aportaciones de la IA consiste en el análisis de las audiencias y su segmentación. Esto permite diseñar campañas de marketing personalizadas, identificando los temas, productos o servicios que más interesan a cada posible cliente. También puede predecir qué eventos generarán más ventas según datos históricos.

La evaluación de cualquier acción suele ser una tarea ardua que lleva un tiempo considerable, aún más cuando se manejan importantes volúmenes de datos. Interesa acumular la mayor cantidad posible de datos, algo a lo que contribuye el uso de chatbots, la tecnología de seguimiento de los asistentes o el análisis de sus expresiones faciales, además de las tradicionales encuestas. Herramientas como Glue Up Copilot ayudan a generar preguntas adaptadas y analizar las respuestas.

La IA puede analizar muchísimos datos en poco tiempo, identificando tendencias y ofreciendo recomendaciones para mejoras en acciones futuras. La analítica también ayuda a identificar oportunidades comerciales para organizadores y patrocinadores. Además, se pueden personalizar los informes para los diferentes stakeholders.

Plataformas como Bear IQ de la empresa Bear Analytics recogen todos los datos relativos a la operación y realizan el análisis posterior, todo en un mismo sitio, presentando los resultados con el objetivo de ayudar en la toma de decisiones.

5. Acciones más inclusivas y sostenibles

Por ejemplo, monitorizando los espacios para identificar posibles dificultades para personas con problemas de movilidad, y sugerir rutas alternativas, se pueden organizar eventos más
accesibles. Otra de las utilidades es que todos los asistentes, de cualquier nacionalidad, o incluso aquellos con problemas de audición, puedan seguir el contenido de las ponencias en tiempo real con avanzados programas de traducción simultánea como Interprefy, Worldly o KUDO.

La IA puede identificar áreas de riesgo, controlar el movimiento de multitudes para anticipar problemas, o ayudar en temas de ciberseguridad, creando contraseñas difíciles de hackear. PredictHQ predice el flujo de visitantes y permite optimizar la distribución para garantizar la seguridad de todos, sin aglomeraciones. El uso de la tecnología biométrica es controvertido por la posible invasión de la privacidad.

La IA también puede contribuir a que el MICE sea más sostenible. La IA predictiva permite hacer un análisis del comportamiento del público y calcular la cantidad de comida y bebida
necesarias de forma más exacta, con la consecuencia de reducir desechos.

IA en la aviación y la hotelería

La industria del turismo en general, y los sectores de la aviación y la hotelería en particular, aplican cada vez más esta tecnología. Según el último estudio de EHL Hospitality Business
School, la IA es una de las tendencias clave del sector hotelero este año, con aplicaciones como la facturación móvil, las llaves digitales, la automatización del acceso y servicios de las habitaciones, el desarrollo de experiencias hiperpersonalizadas o, incluso, la formación del personal mediante realidad aumentada, además de campañas de marketing más adaptadas.

Las aerolíneas usan la IA para personalizar y mejorar la experiencia del viajero anticipando sus necesidades y respondiendo a sus preferencias. Sistemas de recomendación, asistentes
virtuales y análisis predictivo son algunas de las herramientas más utilizadas. También se recurre a la IA para optimizar procesos internos, desde la gestión de la flota a la programación de vuelos, mejorando la eficiencia y reduciendo costes para la compañía aérea.

Iberia, por ejemplo, organiza el peso de sus aeronaves con la ayuda de IA, asignando los asientos de modo que se mantenga el equilibrio necesario. Turkish Airlines ha instalado equipos SmartMic de traducción instantánea en aeropuertos de Turquía con el objetivo de mejorar la comunicación entre los clientes y la plantilla. La IA puede traducir hasta en 52 idiomas y la conversación se transcribe en tiempo real en las pantallas utilizadas.

KLM usa la IA para anticipar el mal tiempo y adaptar en la medida de lo posible el servicio durante sus vuelos. También reduce tiempos de observación en el escaneo de equipaje durante los controles de seguridad en su hub de Ámsterdam-Schiphol.

Otro aspecto que se trata mediante IA es la regulación de la cantidad de comida que se carga a bordo de las aeronaves analizando datos históricos para evitar el exceso de desechos orgánicos. Se ha reducido así hasta un 63%, según la aerolínea.

Retos y peligros de la IA

Todo avance tecnológico conlleva riesgos y problemas de adaptación, sobre todo cuando su desarrollo se sucede a una velocidad tan vertiginosa como es el caso de la IA. En una encuesta de la plataforma Hire Space, un tercio de los organizadores expresó su preocupación por no estar suficientemente familiarizados con esta tecnología, y temen cometer errores.

Se plantean sobre todo cuestiones de privacidad y veracidad. No hay que olvidar que la inteligencia artificial, al menos por el momento, no piensa por sí sola, sino que produce resultados basados en información que ya existe en algún rincón del ciberespacio,
que recopila, analiza, edita y presenta como algo nuevo, y a gran velocidad. No reconoce, sin embargo, si algunos de esos datos que ahora publica podrían ser privados, ni distingue
entre la verdad y la mentira. Los algoritmos pueden no mostrar un análisis justo y equitativo.

El peligro, como se ha visto recientemente, es un aumento de publicaciones falsas de apariencia real y fáciles de creer. No se debe confiar al 100% en lo que genera la inteligencia artificial. Es indispensable cotejar la información en la medida posible. La presentación de contenidos creados por AI como algo propio también plantea cuestiones éticas. Debería haber total transparencia y honestidad sobre dónde, cuándo y cómo se
está utilizando la IA. Además, el contenido generado podría estar infringiendo derechos de autor y provocar litigios. El desarrollo de legislación para regular todas estas cuestiones está todavía en sus inicios y es necesario estar pendiente de posibles cambios o actualizaciones.

Por otro lado, la IA puede crear contenidos descriptivos o analíticos, pero le resulta difícil transmitir emociones. Es aconsejable automatizar parte del trabajo, obteniendo un primer borrador o lista de ideas, y después darle un toque más humano.

Es evidente que la inteligencia artificial aporta eficiencia y precisión, y ayuda a mejorar el engagement y crear campañas de marketing personalizadas y más efectivas. Pero la última palabra la han de tener las personas.

Después de todo, la interacción humana es la esencia del sector MICE y esto se tiene que mantener en todos los aspectos relacionados con la organización de cualquier operación.

Para este tema hemos entrevistado a

Huong Nguyen CEO y Fundadora de Shiloh Events (Estados Unidos)
“He podido reducir el trabajo manual y acelerar el proceso de planificación hasta en un 30% en algunos casos”

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