El informe asegura que estas herramientas permitirán a las empresas optimizar gastos, reducir el riesgo de fraude y mejorar la seguridad de los trabajadores en un entorno económico cambiante.

SAP Concur subraya que el impacto de la IA va a influir en toda la industria de viajes y no solo en un sector concreto. Pone de ejemplo los controles biométricos (sistemas de reconocimiento facial) y el mantenimiento predictivo, es decir, ayudará a anticipar fallos en infraestructuras.

Además el análisis señala que las empresas apostarán por modelos de gestión flexibles que les permitan adaptarse rápidamente a cambios políticos y socioeconómicos. También integrarán la gestión de gastos (viajes o presupuestos) en herramientas de uso diario como Microsoft Teams o Slack.

La IA frente al desafío del fraude tecnológico

El uso de la IA conlleva una serie de riesgos a los que conviene prestar atención. SAP Concur advierte que 1 de cada 100 recibos es una posible falsificación generada por IA. Para evitar riesgos, el informe recomienda a las empresas reforzar su sistema de seguridad, poseer una base sólida de datos y mantener la supervisión humana.

El informe presenta otra innovación que facilita la IA: Automatizar las auditorías y unificar datos (viajes, nóminas, facturas), lo que otorgará a las empresas una visión más precisa de cada gasto, reduciendo tareas manuales y errores administrativos.

Por último, la plataforma señala que en un entorno económico incierto, es fundamental optimizar la liquidez, especialmente las pymes. Herramientas como tarjetas virtuales y controles de gasto en tiempo real ayudarán a cumplir la normativa y detectar oportunidades de ahorro gracias al análisis de datos.

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Las mejores empresas, y los mejores profesionales, no son los que triunfan en sus respectivos campos, sino los que lo hacen por sus propios medios y demostrando valores éticos y buenas prácticas corporativas. No siempre es fácil. La tentación de enriquecerse, disfrutar de beneficios extra o regalos siempre está presente. El fraude no es nada nuevo.

En los últimos años, varios escándalos en ámbitos políticos, financieros o incluso en el mundo del deporte han puesto de manifiesto la necesidad de un control más estricto sobre la corrupción. En España, funcionarios de Bankia gastaron más de 16,5 millones de euros en gastos personales incluyendo viajes y objetos de lujo. La reputación de FIFA, la Federación Internacional de Fútbol, se ha visto seriamente dañada por casos de soborno y comisiones indebidas. Son solo algunos ejemplos.

Pero no siempre se trata de defraudar millones. A una escala mucho menor, en cualquier empresa se pueden dar casos de representantes que no son totalmente honestos a la hora de declarar sus gastos. Lamentablemente, el abuso en el sector hotelero y de los viajes de negocios parece ser habitual. 

Impacto del fraude

Según Captio, el fraude interno de las empresas europeas ascendió a 76.426 euros de media en 2019. Su estudio anual recoge datos de 84.721 trabajadores de 750 empresas europeas, analizando gastos que ascienden a un total de 1,6 millones de euros. El 15% de estos gastos no cumplen con las políticas de viajes de la empresa. 

Superar el importe máximo autorizado (algo que ocurre en el 27% de los casos), editar la información del justificante falseando su contenido (23%) o pasar gastos antiguos que no corresponden al período del viaje (22%) son las irregularidades más frecuentes. En el 9% de los casos, se declaran gastos personales correspondientes a momentos en los que el representante no estaba viajando por trabajo y un 7% no duda a la hora de solicitar el reembolso del mismo gasto en más de una ocasión.

Las consecuencias no son solo económicas, sino que pueden ser también legales al nivel de las consecuentes infracciones tributarias y las graves sanciones que estas conllevan. Pero eso no es todo. El fraude interno puede afectar a la competitividad de la empresa, generar un descenso de la productividad y causar un daño irreparable en su reputación.

Corporate compliance

La respuesta a nivel mundial incluye la rápida evolución de la legislación y un endurecimiento de las sanciones. En el año 2010 se estableció en España la responsabilidad penal de las personas jurídicas, que hace a las empresas responsables de los delitos cometidos tanto por cuenta propia como por sus trabajadores. 

La reforma del Código Penal de 2015 profundizó aún más, estableciendo la necesidad de sistemas de control a las empresas para prevenir delitos: el denominado corporate compliance.  Se aplica a diferentes tipos de infracciones, desde la facturación fraudulenta o el blanqueo de capitales a los daños informáticos o delitos contra la intimidad.

Del mismo modo, en la última década se introdujo la responsabilidad penal de las personas jurídicas en diversas naciones latinoamericanas, con cláusulas de exención para las empresas que implementen un programa de cumplimiento. 

Según la World Compliance Association, este entorno legislativo cada vez más abundante y complejo, junto con un mayor nivel de exigencia de las autoridades y organismos regulatorios y el innegable incremento de la sensibilidad social respecto a la ética en los negocios, ha llevado a un mayor número de organizaciones públicas y privadas a adoptar estándares éticos y legales como protocolos de buen gobierno y de obligado cumplimiento. 

Con ello surge también la figura del compliance officer o persona responsable de supervisar y gestionar todo lo relacionado con su aplicación, identificando los riesgos, estableciendo medidas preventivas y asegurándose de que todos los empleados y directivos conocen las normas y exigencias de transparencia, y las cumplen.

No todas las empresas le dan la debida importancia. Una encuesta llevada a cabo por la consultora Grant Thornton entre directivos de empresas españolas revela que solo una de cada diez entidades dispone de un verdadero sistema de compliance. 

La mitad destina menos de 10.000 euros a ello. Es más, el 45% de los empresarios encuestados no son conscientes de los riesgos penales que incurren por el incumplimiento de determinadas premisas sancionadas.

Aplicación por sectores

Aunque la necesidad de establecer un plan de prevención de delitos es la misma para cualquier empresa y en cualquier sector, hay sectores de por sí sujetos a regulaciones más estrictas. 

Por ejemplo, dentro del sector financiero, cuya reputación se ha visto seriamente dañada por casos de corrupción, suelen firmarse políticas de compliance ampliamente detalladas que establecen, entre otros aspectos, el comportamiento con respecto a la aceptación de regalos, gastos de viaje y hospitalidad recibida de terceros. 

Los sectores médico y farmacéutico se han caracterizado por seguir un código ético que garantiza la integridad de sus practicantes, además de proteger el secreto entre médico y paciente. 

El código de buenas prácticas de la industria farmacéutica española, por ejemplo, establece pautas muy específicas con relación a diferentes aspectos de la profesión, incluyendo también lo referente a la asistencia a eventos y reuniones científicas y profesionales. Entre otros, dicta lo siguiente: 

– Elección de lugar: no es aceptable la organización de eventos fuera de España cuando los asistentes están basados exclusiva o mayoritariamente en España.
– Carácter del destino: asimismo, deben ser evitadas localidades de marcado carácter turístico en su temporada alta.
– Duración: la hospitalidad solo puede extenderse al día anterior o posterior al evento.
– Acompañantes: no debe permitirse su presencia en los eventos organizados o patrocinados por el sector, aunque éstos sean responsables de asumir  sus propios gastos.
– Categoría de los hoteles: se considera a los establecimientos de cuatro estrellas el estándar adecuado para la celebración de reuniones científico-profesionales.
– Invitaciones: no está permitida la invitación de profesionales sanitarios a espectáculos, cualquiera que sea su naturaleza, por considerarse un incentivo y no estar aceptadas este tipo de recompensas dentro de las políticas de compliance.
– Moderación: se apela a la moderación en el momento de ofrecer hospitalidad, estableciendo como referencia para el cálculo de una comida ofrecida el importe de 60 euros.

¿De obligado cumplimiento?

Tal y como se explica desde la World Compliance Association: “El Código Penal es bastante claro al respecto; no establece el carácter obligatorio de una política de compliance aunque resalta el principal beneficio de disponer de uno de estos programas en la organización: la exoneración de la responsabilidad penal de la persona jurídica”. 

Además de las obligaciones penales, en algunos sectores como el deportivo el carácter obligatorio deviene, no por imperativo legal, sino por vía estatutaria, de modo que cualquier empresa que quiera ser reconocida en el sector deberá cumplir con los requisitos impuestos por el colectivo empresarial y disponer de un modelo de compliance solvente y eficaz. De cara a los proveedores, otra excepción al principio de no obligatoriedad podría darse por vía contractual. Es decir, que para acceder a determinados contratos se exija a la contraparte que disponga de modelos de organización y gestión idóneos para prevenir delitos.  

“La exigencia de disponer de un programa de compliance comporta cierto grado de seguridad jurídica a la contraparte ya que, al disponer de procedimientos de vigilancia y control de delitos, el riesgo de que se produzcan se reduce considerablemente”, se afirma desde la asociación. 

Esto demuestra que las políticas de compliance pueden tener un impacto en los viajes y los eventos. Es algo que tanto agencias como proveedores deben tener en cuenta a la hora de preparar sus propuestas, sobre todo para clientes pertenecientes a sectores en los que la transparencia y las garantías de control han de ser demostrables. Son partícipes de contribuir al cumplimento de principios que no solo redundan en una reducción de los abusos, sino que ayudan a erradicar el fraude.

Para este tema hemos entrevistado a

Alberto Salvador Lafuente Secretario General de World Compliance Association
“El tratamiento de los viajes de negocios y la hospitalidad forman parte de los riesgos identificados”

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