Este año, se prevé la participación de 600 expositores –convention bureaus, hoteles, venues, proveedores tecnológicos, DMC, aerolíneas…- de todo el mundo y 650 compradores invitados internacionales y la celebración de unas 20.000 reuniones entre ellos.

Cabe destacar el reciente galardón que ha recibido como mejor exposición o feria comercial en los Australian Event Awards 2024, siendo el tercer año consecutivo en conseguirlo.

“Knowledge Program”

AIME 2025 comenzará con el “Knowledge Program” el día 10 de febrero, que, bajo el lema “We Matter!” (“¡Importamos!”), destacará la importancia de la industria MICE como un poderoso catalizador del crecimiento económico.

Formará parte del programa Gus Balbontin, antiguo director de tecnología de Lonely Planet, cuyo enfoque disruptivo de la innovación será plasmado en su ponencia “Adapt”.

La Dra. Kristy Goodwin, neurocientífica del rendimiento, también participará con su charla “Powered-Up Performers: The Neuroscience of Sustainable Peak Performance in a Digital Age”, ofreciendo ideas de vanguardia y hábitos prácticos basados en el cerebro, que pueden mejorar la productividad, gestionar el estrés y maximizar la energía en el intenso marco digital actual.

“Ideas Academy”

La organización ofrecerá más oportunidades de formación e inspiración con “Ideas Academy”, un espacio que brinda acceso a los visitantes a distintas sesiones y mesas redondas en las que se invita a la reflexión. Tendrán lugar de forma ininterrumpida los días 11 y 12 de febrero y son gratuitas para todos los asistentes.

Conferencia Asia-Pacífico 2025 de UFI

Por primera vez en la historia, la asociación mundial de la industria ferial UFI celebrará tras el encuentro su Conferencia Asia-Pacífico 2025 junto con AIME. El mismo Centro de Convenciones y Exposiciones de Melbourne acogerá la misma los días 13 y 14 de febrero.

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PARA 2025 SE ESPERA UN AUMENTO DE LOS PRESUPUESTOS

Los participantes en la encuesta de AMEX GBT consideran la disponibilidad de venues, los altos costes y la presión presupuestaria los tres principales desafíos a los que se enfrentarán el año que viene.

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ETL London celebra su 11ª edición con un salón que promete ser más grande y con más oportunidades que nunca para experimentar con nuevas tecnologías en talleres y demostraciones interactivas. Desde soluciones basadas en la inteligencia artificial (IA) a experiencias de realidad virtual, expositores de todo el mundo mostrarán las últimas herramientas tecnológicas disponibles para mejorar la gestión de los eventos y el engagement con los asistentes. Se amplía asimismo el cupo de hosted buyers, sobre todo procedentes de países europeos.

El programa incluirá demostraciones de nueva tecnología y ponencias de empresas como Accelevents, Evessio o Crowdcomms, y proveedores de soluciones basadas en la inteligencia artificial como Interprefy o Kampfire. Tratarán temas como el impacto de la IA y la automatización en la planificación de eventos o el uso de la tecnología para mejorar el engagement y hacer los eventos más accesibles, así como las últimas tendencias del sector.

Por segundo año consecutivo, el salón ESL London se celebrará de forma paralela en el mismo recinto, ofreciendo a los asistentes la oportunidad de aprender sobre diferentes formas de reducir la huella de carbono de sus operaciones MICE y dejar un legado positivo. Entre los ponentes confirmados se encuentran representantes de la Asociación Europea de Educación Internacional (EAIE), que mostrarán ejemplos de buenas prácticas en sostenibilidad para congresos anuales.

El registro, incluyendo la solicitud para asistir como hosted buyer, se puede realizar en las web eventtechlive.com/London y eventsustainabilitylive.com.

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LA IA GENERATIVA ES EL ALIADO MÁS RECOMENDABLE EN EL MICE

Según afirmó Fátima Barbero en el EMA Learn celebrado en Madrid, su interés procede de la capacidad de ofrecer herramientas tanto para la operativa, como para la experiencia del asistente, el análisis y la seguridad.

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En esta edición, FIEXPO desarrollará una estrategia de sostenibilidad y legado en colaboración con GDS-Movement y Meet4Impact, que incluye la gestión sostenible del evento, educación para la transformación, implementación de legado y catalización de alianzas para el impacto.

En cuanto a sostenibilidad, el destino sede, Panamá, ha liderado iniciativas clave en alineación estratégica, acción climática, circularidad y educación para la transformación. Costa Rica, a través de su iniciativa MICE Forest, compensará el traslado de los compradores internacionales, reduciendo así la huella de carbono de la feria. Colombia proporcionará botellas reutilizables a los buyers y Uruguay, por su parte, implementará un programa de gestión de residuos que incluirá estaciones de recolección con señalización y separación, de forma que un 50% de los residuos podrán ser donados o compostados.

Para su estrategia de legado, FIEXPO ha incorporado a su programa, con la ayuda de su socio PROMTUR, el evento Next Generation Summit, cuyo objetivo es comprender el nivel de conocimiento de los estudiantes panameños sobre la industria MICE y fomentar su integración activa a través de diferentes acciones, mejorando así su acceso a oportunidades de desarrollo profesional.

Durante la celebración de la feria, también tendrá lugar la 10ª edición del Foro Político Latinoamericano sobre Turismo de Reuniones, contando con la participación de personalidades y autoridades de toda la región para tratar temas de interés mundial como “Perspectivas de la Inteligencia Artificial: navegando entre oportunidades y desafíos” y “El valor multidimensional de los eventos profesionales como catalizadores de innovación, colaboración y crecimiento”.

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La gestión de un evento digital es similar a la de un evento presencial, pero entran en juego algunos elementos diferenciales: 

• Un evento presencial requiere una sede y un evento digital necesita una plataforma online capaz de albergar los contenidos. Como en las sedes físicas, hay diferentes calidades y precios. 
• En la mayor parte de los eventos participan ponentes y moderadores. Las gestiones con los ponentes no son las mismas que en un evento presencial, no hay viajes ni alojamiento. En su lugar hay grabaciones y pruebas de conexión.
• Con respecto a los patrocinadores, los stands contratados no son presenciales sino virtuales, lo que implica un diseño y contenidos diferente.
• Los asistentes deberán recibir unas credenciales de acceso/acreditación, como ocurre en los eventos presenciales, pero en este caso se harán llegar por e-mail.

¿Qué opciones existen a la hora de desarrollar un evento digital?

Las mismas que en los presenciales, simplemente es necesario utilizar las herramientas adecuadas y recurrir al ingenio para conseguir que, detrás de una pantalla, la experiencia de los asistentes sea lo más impactante posible. Desde congresos virtuales a convenciones, pasando por presentaciones de producto, webinars, talleres, o incluso celebraciones corporativas. 

• Los webinars son eventos donde asistentes y ponentes se encuentran siempre de manera remota. Hay numerosas opciones de personalización tanto a nivel estético como a la hora de utilizar cámaras y contenidos gráficos. Es posible ofrecer dichos contenidos de una manera más televisiva añadiendo rotulación, cartelas, etc . El uso de plataformas generalistas como Zoom o Skype tienen opciones muy limitadas a la hora de dar presencia a una marca. 
• Los congresos cuentan normalmente con salas en paralelo, en ocasiones streamings con traducción simultánea y, además de la parte puramente ligada al programa científico, incluyen otras funcionalidades como la integración con los e-posters; la visualización de contenidos bajo demanda; el acceso a la información de los ponentes y las sesiones en las que participan, además de herramientas de networking como el chat en tiempo real o la posibilidad de generar reuniones one to one. Sin olvidar el espacio para patrocinadores y exposición comercial con stands y contenidos interactivos.
• En las presentaciones de producto es posible incluir elementos 3D en fondos virtuales donde integrar elementos reales para generar un mayor impacto del discurso. Estas emisiones se realizan desde las instalaciones de los clientes desplazando los equipamientos necesarios. Las empresas tecnológicas también cuentan con platós propios donde realizar todo tipo de recreaciones. Estos eventos suelen ser en directo y se emiten en una plataforma personalizada con la imagen de la marca. Los asistentes pueden realizar preguntas o participar en encuestas en tiempo real.
• Para las convenciones corporativas se crea una sala plenaria. Es posible añadir salas de subcomisiones para reuniones paralelas antes de regresar a la sala principal para las conclusiones. Forman parte del diseño de la plataforma la imagen de marca, los sistemas de votación, las opciones para fomentar la interacción y otras funcionalidades para que el asistente online sienta que se encuentra en un evento donde puede ser completamente partícipe. 

¿Cómo puede la tecnología mejorar un evento presencial?

La tecnología ha dejado de ser un recurso provisional o secundario en los eventos para convertirse un elemento fundamental de los mismos. Cualquier evento que quiera estar a la última debe tener una base tecnológica potente. Gracias a la tecnología se logra:

• Mayor alcance de público. Los problemas para albergar a un número elevado de asistentes desaparecen. Según la plataforma elegida es posible superar los 10.000 asistentes.
• Mayor cantidad de ingresos al disminuir los gastos de producción, por lo que se genera un mayor retorno de la inversión.
• Los eventos digitales ofrecen cuotas de acceso más económicas: cualquier persona que tenga a su alcance un dispositivo digital y acceso a Internet podrá asistir a un evento híbrido.
• Se amplían y mejoran las interacciones en tiempo real: la tecnología facilita que el asistente (presencial y online) pueda hacer preguntas o participar en encuestas. 
• En caso de retransmisión del evento, gracias a la grabación es posible acceder de forma inmediata o en pocas horas al contenido presentado, lo que supone un valor añadido con respecto a los eventos presenciales tradicionales.  

Con respecto a los viajes de incentivo ¿qué puede aportar la tecnología a este tipo de operaciones MICE?

Normalmente los viajes de incentivo suelen ir ligados a alguna reunión o similar y aquí es donde la tecnología puede aportar mucho. Es posible implementar sistemas de traducción simultánea en remoto, o generar subtítulos en tiempo real con inteligencia artificial. 

Otra mejora consiste en implementar la conexión con diferentes sedes de las compañías facilitando los contactos en tiempo real, integrando cámaras, realización y una plataforma personalizada con la imagen y branding de la compañía. 

También es posible crear landing pages de bienvenida y con información sobre el viaje, además de establecer dinámicas participativas virtuales como juegos con avatares o similares. 

¿Qué considera On Site que debemos saber?

• Los organizadores deben quitarse los miedos a la organización de eventos híbridos o 100% virtuales.
• Lo más importante es contar con un partner tecnológico que entienda cómo funciona el sector, las necesidades del organizador y las de los promotores: solo así es posible ofrecer soluciones adaptadas y resolver todas las dudas que puedan surgir en el proceso.
• Los eventos digitales incluyen un abanico de posibilidades muy amplio y permiten mayor cobertura, más dinamismo y mayor rentabilidad. Hemos de tener en cuenta que se amplía el alcance geográfico de la convocatoria a cualquier lugar del planeta, lo que permite aumentar el impacto tanto a nivel económico (generar cuotas online, cobrar por el acceso a secciones específicas del evento) como en cuanto a la repercusión mediática.
• El horizonte temporal del evento se amplía, lo que implica poder generar contenidos antes, durante y después de la acción. 
• Los contenidos generados mediante la retransmisión en streaming del evento servirán para un uso posterior en la promoción de futuros eventos.
• Los asistentes pueden acceder al contenido cuando y donde quieran.
• Los eventos digitales contribuyen a reducir la huella de carbono al evitar desplazamientos y otros impactos ligados a lo presencial.
• La tecnología permite conectar con nuevos públicos, más amplios y heterogéneos, que cada día se sienten más cómodo con el uso de las nuevas tecnologías. 

Aquí puede accer al link de la versión en papel: https://puntomice.com/wp-content/uploads/2022/02/7.-Tecnologia.pdf

Para más información:

Dídac Doménech – CEO
Tel: +34 961299626
hola@onsitevents.com
www.onsitevents.com

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5.000 profesionales de la industria MICE tienen cita ante los 750 proveedores globales reunidos en Londres. Todas las sesiones formativas son abiertas al público profesional.

Fechas: 19 y 20 de octubre

Sede: Olympia London

Web: https://www.themeetingsshow.com/

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Con Las Vegas como destino invitado, la principal feria del sector MICE en México se traslada por razones excepcionales al mes de agosto. En la última edición fueron 750 los compradores de todo el mundo que pudieron descubrir la oferta de los 527 expositores presentes, además de asistir al amplio programa educativo. El Grupo PUNTO MICE es media partner del evento.

Fecha: 26 y 27 de agosto

Sede: Centro Citibanamex de Ciudad de México

Web: https://www.ibtmamericas.com/es-mx.html

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Más de 5.000 decisores se reunirán un año más con los 3.400 expositores procedentes de 170 países. 250 sesiones educativas componen el completo programa formativo de este evento. Grupo PUNTO MICE será media partner del evento

Fecha: 12 al 14 de mayo

Sede: Messe Frankfurt (Alemania)

Web: https://www.imex-frankfurt.com/

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El III Encuentro Anual de profesionales del sector MICE en España se presentará el estudio que desde la organización se ha propulsado para conocer el impacto de la industria en el país así como se celebrarán sesiones ligadas a la tecnología, la recopilación y el uso de datos y la promoción de destinos.

Fecha: 1 de marzo

Sede: Hotel Madrid Marriott Auditorium 

Web: https://www.exxpertapps.com/invitacion/EmsWebEvento.php

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Laura Valdeolivas, Vicepresidenta de Comunicación de MPI España, destacó la utilidad de Meetings Outlook, de periodicidad trimestral. En este informe se reflejan innovaciones que interesan al sector lo que contribuye a desarrollar estrategias. Valdeolivas destacó además una tendencia que cada vez se consolida más en esta industria: tomar en cuenta todo lo relacionado con la seguridad en los eventos se convierte en algo imperativo para los organizadores, que deben contar con mecanismos de control. El 48% de los encuestados a los que se consultó para elaborar el informe optaron por elevar la inversión en materia de seguridad como solución para garantizar la integridad de los asistentes.

Otra de las tendencias que ya se ha convertido en algo ineludible en la mayoría de los eventos es la integración de la tecnología: creación de aplicaciones móviles ad hoc; herramientas que faciliten el registro de asistentes y otras tecnologías que aporten más valor a los encuentros favoreciendo el networking son imprescindibles a la hora de organizar un evento con éxito. El uso de la tecnología genera, según afirma el informe Meeting Outlook, mayor productividad y disminución en los costes.

Durante el evento se presentaron otros informes: Business Value of Meetings, con cinco libros blancos y herramientas sobre cómo comunicar eficazmente en los eventos; Corporate Social Responsibility, con compromisos para reuniones más sostenibles; o Future of Meetings, que muestra las tendencias futuras que parece marcarán este sector. Unos informes, como afirma Valdeolivas que “detectan las tendencias mucho antes de ser vistas”.

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