OPC Catalunya, junto con OPCs y representantes del sector hotelero, ha propuesto crear un documento de consenso y buenas prácticas, que sirva como protocolo de mínimos para gestionar la problemática de la reserva mínima de habitaciones durante las operaciones MICE.
Esta iniciativa surge ante la gran demanda MICE internacional que se está experimentando en los últimos tiempos en varias ciudades españolas como Madrid y Barcelona.
Entre las cuestiones planteadas, se encuentran las siguientes:
- Tener en cuenta las circunstancias específicas y temporales, el modelo de negocio y las dimensiones de cada hotel.
- Comprometerse con unas peticiones que sean coherentes con la dimensión de la actividad, mostrando transparencia por parte de las empresas organizadoras de congresos.
- Acordar políticas razonables en lo que respecta a los depósitos de reserva por parte del hotel y delimitar a qué partidas del presupuesto afectaría.
- Establecer reuniones puntuales entre OPC, hotel y cliente final de forma previa a la operación para comentar las condiciones.
Las mismas han sido desarrolladas en la tradicional jornada técnica anual celebrada por OPC Catalunya en Barcelona, en la mesa redonda “Garantizar habitaciones: ¿condición sine qua non para contratar salas? Buscando fórmulas de consenso”, en la que se ha planteado contar con la colaboración de los convention bureau, que pueden actuar como nexo de unión entre las empresas organizadoras de congresos y los profesionales del sector hotelero.
Cristoph Tessmar, director del Barcelona Convention Bureau, afirmó que vincular las reservas de salas para operaciones MICE locales al compromiso de un número de habitaciones mínimo puede ser contraproducente tanto para el hotel como para el destino por el riesgo de perder al cliente.
Por su parte, Meritxell Miró, director of sales corporate & MICE Eastern Spain – Meliá Hotels International, aseguró que la disponibilidad de una sala depende de muchos factores, entre ellos, la coyuntura por la que atraviesa el hotel en el momento de la reserva.
Juan Pablo Hernanz, director nacional de ventas de Marriot Auditorium Hotel & Conference Center de Madrid, propuso como solución ofrecer packs para deslocalizar las operaciones MICE nacionales de las grandes ciudades y apostar por otras zonas de las provincias.
Para finalizar, Guillem Torres, director de Torres Pardo SL y presidente de OPC Catalunya, apuntó que este problema afecta sobre todo a las actividades organizadas por empresas locales en Madrid y Barcelona, donde hay una gran demanda MICE internacional, por lo que los hoteles solicitan bloqueos de habitaciones, bastantes altos en algunas ocasiones, y los organizadores internacionales aceptan, por lo que los locales se encuentran en situación de desventaja.
En resumen, OPC Catalunya cree que es necesario iniciar un acercamiento entre OPCs locales y hoteles MICE, contando con los conventions bureaus respectivos, para plantear los posibles escenarios del futuro e intentar aplicar un proceso que cumpla con las expectativas y necesidades de todas las partes implicadas.