Según un estudio de Maritz, empresa especializada en la gestión de audiencias, presentado en IMEX Frankfurt, las propias herramientas de inteligencia artificial (IA) confirman que su adopción por parte de los organizadores de operaciones MICE y congresos sigue siendo muy escasa. Según GenAI, solo el 10% realiza un consumo intenso de ella. Entre el 25 y el 35% experimenta con tareas administrativas, chatbots o comunicaciones segmentadas, mientras que el 60% no recurre para nada a ella o solo en algunos aspectos determinados con algún software dedicado.
La tendencia a utilizar la IA se mantiene al alza entre las grandes empresas y organizadores de ferias, mientras que los profesionales independientes y las agencias pequeñas realizan un consumo muy bajo de este tipo de aplicaciones.
Entre las tareas que la IA puede desarrollar, Maritz destaca la personalización de la asistencia para el asistente, la creación de encuestas y su posterior análisis, la formación de los equipos, la creación de contenido, la simplificación del registro o la organización del espacio, entre muchas otras. La personalización pasa por facilitar el proceso de inscripción a los participantes, pero también aconsejarles sobre cómo mejorar su experiencia o sacarle más partido a su asistencia.
Áreas de interés
En el ámbito de la logística y la planeación, la IA permite ahorrar tiempo, optimizar recursos y expandir el conocimiento. En relación a la gestión de audiencias y marketing, la personalización de cada experiencia conllevará un mayor engagement, mientras que en cuanto al análisis de datos, la IA puede ayudar a tomar decisiones en tiempo real gracias a su capacidad para predecir situaciones.
A la hora de organizar estancias, la IA puede facilitar las peticiones referidas al destino, los espacios o las actividades que compondrán el programa. Los títulos de las sesiones, las descripciones de contenido o el idioma de los mensajes dirigidos al asistente también se pueden adaptar para una mayor comprensión.
A más largo plazo, la personalización puede incluir propuestas de networking específicas para cada asistente, la creación de jornadas adaptadas a cada persona mediante la automatización de algunos procesos o el análisis de comportamientos o emociones en tiempo real.
Con la previsión que puede generar la IA, se puede estimar de manera más exacta el coste de una operación y, en función de ello, decidir propuestas de patrocinio personalizadas o cuotas de participación.
Un impacto positivo
Según Maritz, delegar algunas de las funciones que ahora desarrollan las personas en la IA contribuye a generar mejores operaciones MICE o congresos, ya que puede dedicarse más tiempo a la creatividad y a la atención al cliente. Además, el acceso a la información ya existente también es más rápido, por lo que se puede contar con más elementos para tomar decisiones. Como consecuencia de todo ello, la eficiencia se ve aumentada. La IA ayuda a los empleados no solo a reducir el tiempo de trabajo dedicado a algunas tareas, sino a fomentar un buen uso de las herramientas disponibles. Es posible responder más rápido a las demandas, con un contenido más adaptado y pudiendo involucrar a más personas. Los procesos de emisión de facturas, pagos y cobros, también se ven reducidos en cuanto al tiempo que conllevan.
La privacidad de datos y los requisitos de confidencialidad se pueden garantizar, protegiendo desde la IA los accesos, la información que se puede compartir o los derechos de autor. Prevenir la discriminación o el plagio es otra de las ventajas que Maritz percibe.