La búsqueda de ofrecer una experiencia única a los participantes cuando se organiza cualquier operación MICE está llevando a la industria a apostar de forma decidida por una personalización que empieza por la manera de acercarse al cliente, con el objetivo de que éste, y quienes vayan a llegar de su mano, se sientan únicos. Que una convención o evento sea memorable ya no se consigue únicamente con una decoración cuidada o un planning bien estructurado.

Uno de los mayores retos del sector frente a la exigencia de personalización en lo que a la acción se refiere, con el enfoque puesto en quienes van a participar en ella, es la necesidad de disponer del tiempo suficiente para materializar las peticiones de los clientes. La cultura de lo urgente provoca que, en demasiadas ocasiones, los objetivos marcados no se puedan alcanzar. Esta realidad afecta también a los presupuestos: más personalización suele conllevar más personal dedicado, más horas empleadas y, en definitiva, más recursos.

Diseñar acciones a medida conlleva por tanto entender el necesario equilibrio entre una mayor inversión económica y unos tiempos de producción más amplios, claves para que la personalización se convierta en algo real y efectivo y no se quede únicamente en un componente al que se aspira. Cabe destacar que, aunque parece obvio, lamentablemente no siempre lo es. Diseñar acciones a medida también pasa por entender a un cliente que no siempre tiene claro lo que quiere, o no sabe comunicarlo.

Todo apunta a que la exigencia en cuanto al nivel de personalización se irá incrementando. Sin olvidar de que estas acciones más adaptadas a quien las viva irán acompañadas de una mayor conciencia, alineada con criterios de sostenibilidad bien definidos.

La situación invita a reflexionar sobre hasta dónde llegará esta necesidad de personalizar y hasta qué punto la industria puede responder a ello.

Para este tema hemos entrevistado a

MÓNICA LÓPEZ Directora de MICE en BMC Global
“El mayor reto es llegar a cada participante para satisfacer sus necesidades, y cuando se trata de grupos grandes hace falta más presupuesto”

MARIELA LUPARINI Responsable del departamento creativo en TMP Ambientaciones
“Nuestro mayor desafío es obtener información concreta y precisa de los objetivos del cliente”

LAURA ORTIZ Global Sales Director en Quimbaya Latin America
“El cliente nos da plazos muy ajustados y esto dificulta el poder cumplir con las peticiones de personalización”

ELENA RUBIO Directora de ventas en Ovation Spain & Portugal DMC
“Además de los presupuestos, los plazos de entrega limitan mucho las posibilidades de personalización”

CHRIS NEGRÓN Corporate MICE Manager en Bahía Príncipe
“El mayor reto es hacer entender que un ‘todo incluido’ no significa que todos los servicios personalizados lo estén”

PATRICIA ANDRINO Directora de Meetings & Events en Vincci Hoteles
“La falta de tiempo juega en nuestra contra ante la creciente demanda de eventos personalizados de última hora”

ANDRÉS FERNÁNDEZ Director gerente de EXPOCoruña
“Responder a la exigencia de personalización pasa por ofrecer tecnología adaptada y opciones de sostenibilidad”

REGINA GARCÍA Ejecutiva Comercial de Congresos en Centro Banamex
“Avanzamos hacia recintos inteligentes, capaces de medir, analizar y adaptar en tiempo real cualquier operación”

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Mientras confían en que nuevas tareas hasta ahora llevadas a cabo por personas puedan ser puestas en manos de la IA, es evidente que las labores de consultoría, el expertise que se aplica a muchas decisiones, tener en cuenta el feeling con el cliente y sus necesidades, o la selección de proveedores, no es algo que vaya a formar parte de lo que asume una herramienta basada en una inteligencia artificial. Al menos, de momento.

Porque, si bien es indudable la ventaja de saber utilizar la IA, es necesaria la reflexión sobre el rol tanto de contratantes como de organizadores ante algunas decisiones. Y, sobre todo, darle valor a unas profesiones que tienen como objetivo principal generar sensaciones positivas y duraderas en los destinatarios de sus iniciativas.

Expectativas de futuro

La mejora de textos, de imágenes, apoyo en la redacción y elaboración de presentaciones… ya forman parte de aquello que –parece que incuestionablemente– puede aportar una IA, sin olvidar nunca la necesaria supervisión por parte de un humano. Lo que seguirá dando mucho que hablar es la interpretación que la IA puede hacer de muchas situaciones, la traducción que puede hacer de ellas y el impacto que esto puede tener en las futuras acciones que se lleven a cabo.

Las expectativas sobre el futuro de la IA son inmensas y quizá el horizonte esté aún más lejos de lo que imaginamos. Entre tanto, el sector parece demostrar que está siendo capaz de ir más allá de defender la necesidad del profesional humano y apuesta por explotar al máximo las ventajas que se pueden extraer de la tecnología.

Para este tema hemos entrevistado a

CLAUDIA FUENTES Marketing Business Leader en Sonda (Chile)
“Los mapas de sensaciones nos llevan a crear zonas donde el asistente está más receptivo”

PILAR GARCÍA Travel & Events Manager en Logicalis Spain (España)
“Pido a los Reyes Magos que la IA genere informes posevento”

VALENTINA OÑA Asistente de eventos corporativos en Adium (Uruguay)
“Hay ‘grises’ a los que un chatbot no puede llegar en determinadas situaciones”

ELIZABETH GALLO Gerente de Recursos Humanos en PwC Argentina (Argentina)
“La IA no puede trabajar la empatía, la intuición o la cercanía”

JUAN MANUEL BAIXAULI CEO y fundador de Consultia Business Travel (España)
“La IA libera nuestro equipo humano para centrarse en la parte consultiva y estratégica”

SERGIO VENTURA Director de Marketing & Business Development en Énfasis (Argentina)
“La IA nos lleva a reflexionar sobre qué somos nosotros”

FERNANDO FAMAÑÍA CEO de IFAHTO MEETINGPLANNER (México)
“Esperamos que la IA pueda anticipar riesgos, sugerir soluciones y personalizar rutas de experiencias”

CRISTINA JIMÉNEZ Gestora de cuentas en MCI Group Spain (España)
“Espero que la IA nos ayude a perfeccionarnos y distinguirnos de la competencia”

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Las guerras, cambios políticos nacionales y municipales, decisiones en materia de visados… tienen un impacto económico y social que traspasa fronteras y afecta a todo tipo de operaciones y sectores, incluyendo el MICE. Para los destinos, esto puede presentar un reto, pero también nuevas oportunidades.

El mundo parece estar cada vez más revuelto. En la última década, al impacto de la pandemia en la salud y la economía global, se suma el de una sucesión de conflictos armados en distintas partes del mundo, así como guerras comerciales y políticas gubernamentales, incluyendo estrategias municipales, que provocan protestas y malestar social. La inestabilidad global se ha convertido en la nueva normalidad. Como consecuencia directa de ciertas políticas, suben los precios y las empresas reaccionan reduciendo sus presupuestos y minimizando gastos, incluyendo las partidas dirigidas a operaciones MICE.

El impacto se siente en los viajes profesionales, cuyo coste se incrementa. También el sector asociativo se resiente. Cerca del 60% de los profesionales encuestados por IAPCO han encontrado dificultades en la organización de congresos internacionales a causa de los conflictos y realidades globales.

Si los organizadores de viajes, congresos y operaciones MICE se ven obligados a analizar cuidadosamente los riesgos y costes antes de confirmar sus reservas, sería de esperar que los destinos a donde se dirigen también noten el impacto. Pero no es siempre así, al menos no de forma inmediata. Intervienen numerosos factores, y puede llevar tiempo establecer el impacto directo de la realidad política, económica y social en un destino.

La inestabilidad como oportunidad

Si un conflicto, nuevas normativas o la subida de precios afecta a un destino en particular, esto puede suponer oportunidades para otros dispuestos a atraer a la demanda afectada. Asimismo, se puede aprovechar una situación negativa en otro lugar para reforzar ciertos mensajes, consolidándose como alternativa. Una buena comunicación con las sedes y proveedores ayudará a que esos mensajes lleguen (y convenzan) a los planificadores.

Para este tema hemos entrevistado a

JIM MCMICHAEL, Director Nacional de Ventas en Las Vegas Convention and Visitors Authority (EE.UU.)
“El pequeño descenso en el turismo vacacional no tiene reflejo en la asistencia a convenciones y congresos”

NEIL BROWNLEE, Director en Visit Scotland Business Events (Reino Unido)
“Entre los mercados europeos existe incertidumbre sobre la política de visados por la introducción del permiso de entrada”

CATALINA BALLESTER, Directora General de Mallorca Convention Bureau (España)
“La repercusión mediática de las protestas contra el turismo vacacional afecta al MICE”

CARLOS MARTÍNEZ, Director General del Fondo Mixto de Promoción Turística de la Ciudad de México
“Los mensajes importan y sobre el tema de los visados, México se presenta como un país abierto al mundo”

MARÍA CLARA FACIOLINCE, Directora Ejecutiva de Cartagena de Indias Convention & Visitors Bureau (Colombia)
“La reducción de presupuestos supone una oportunidad para nosotros”

ALEJANDRA HERRERA, Directora de Ventas de Cuentas Globales – LATAM y Caribe en Wyndham Hotels & Resorts
“La flexibilidad es esencial, ofrecemos cambios de fecha y hasta de hotel o destino” 

ENRIQUE CALDERÓN, Vicepresidente de Operación Hotelera en Grupo Posadas (México)
“Hay empresas de Brasil y Colombia que no consideran sus eventos en México por el complejo proceso de visados”

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En cualquier tipo de operación MICE, ya sea una reunión grupal, una convención de ventas, un viaje de incentivo o un evento con profesionales o clientes, lo que siempre se busca es dejar huella. El mensaje es esencial, pero el entorno en el que se presenta, también. De hecho puede contribuir a potenciar las sensaciones, “envolver” al participante o proponerle vivencias únicas que tengan que ver con situaciones soñadas. Determinados escenarios, asociados a marcas como las deportivas, también pueden reforzar mensajes vinculados al trabajo en equipo, el esfuerzo o las recompensas a la superación.

Espacios inicialmente concebidos para el gran público o un auditorio especializado, como son los parques de atracciones o los recintos deportivos, cada vez tienen más hueco en el abanico de opciones MICE. Esto no solo tiene que ver con sus salas, ofreciendo capacidades que muchos grandes hoteles, centros de convenciones y palacios de congresos envidiarían, sino también con unos servicios en cuanto a tecnología que, en el caso de muchos de estos lugares, se cuentan entre los básicos y con los más altos estándares.

Además de eso, las experiencias propuestas también pueden contribuir a sorprender al asistente, ya sea porque se sitúa ante puntos de vista inesperados (por ejemplo, tirando un penalty en un estadio emblemático) o porque se ve sumergido en universos imaginarios reproducidos para la ocasión. En el caso de los cruceros como espacio para la celebración de un programa de incentivo, las posibilidades de ocio y diversión suelen superar el número de momentos que el programa incluye para su disfrute. Es decir, hay donde elegir. Esto siempre y cuando el grupo no se sienta perdido entre una masa que lo devore.

Porque no todo son ventajas. O, para ser más precisos, estos espacios también pueden generar dudas y ser percibidos como venues complicados de utilizar. Muchas veces las reticencias se basan en el desconocimiento, en otras ocasiones en la propia razón de existir del lugar, considerando que los calendarios condicionan demasiado la disponibilidad. Los equipos comerciales especializados en MICE asumen el reto de convencer de lo contrario y de vender las virtudes de una opción que puede requerir de base presupuestos más elevados.

Para este tema hemos entrevistado a

JOSÉ SUÁREZ, Director comercial de Eventologies (España)
“Aunque la utilización de sedes singulares requiera presupuestos un poco más altos, el retorno de la inversión es mayor”

ANA PAULA HERNÁNDEZ, Vicepresidenta & Directora Ejecutiva LATAM en BCD Meetings & Events
“Estas opciones requieren más planificación y compra anticipada, algo que en Latinoamérica supone un reto”

DANIEL ROMERO, Responsable de MICE de Puy du Fou España
“Se asocia la experiencia a valores como la creatividad, la autenticidad, la excelencia artística y el arraigo cultural”

MANUEL SARACHO, Director corporativo de Ventas Grupos en Grupo Xcaret
“La mayor inversión muchas veces se compensa al integrar numerosos servicios en un solo proveedor”

MALIN NILSSON, Directora de PortAventura Business & Events
“Quienes eligen espacios como el nuestro buscan la diferenciación a través de la experiencia”

AGUSTINA BENVENUTO, Gerente de Contenidos y Desarrollo de Negocios en Antel Arena (Uruguay)
“El contexto transforma el contenido: cuando el lugar es poderoso, el mensaje también lo es”

AXEL FORTEZA, Hospitality VIP & Events Revenues Manager en FC Barcelona
“Se incrementa el engagement y la retención del mensaje de la acción”

PEDRO LÓPEZ, Head Of Hospitality VIP & Events en Atlético de Madrid
“El entorno inspira valores como la pasión, el esfuerzo colectivo, la excelencia, la competitividad y la pasión”

CARLOS RUEDA, Transportation and Events Manager en Costa Spain
“Los costes por empleado y día a bordo son significativamente menores porque lo incluyen todo”

JORGE VILLASEÑOR, Business Development Manager México & LATAM en Royal Caribbean
“En comparación con un programa en tierra los costes disminuyen hasta en un 30%”

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En un contexto en el que los precios siguen aumentando, aunque a un ritmo mucho menos pronunciado, las exigencias de los contratantes pasan por la personalización, la sostenibilidad y un control del gasto. Esto último no tiene por qué ser sinónimo de una reducción de la inversión, sino una demostración de que lo que se organice sea único, bien pensado, con gran impacto y para un asistente previamente seleccionado y analizado en el que se quiere conseguir un resultado un recuerdo inolvidable.

Esto cuando los contextos, no solo políticos, lo permitan. Porque el buen funcionamiento de la propia industria puede convertirse en obstáculo para muchas acciones ya que no pueden tener lugar en sus destinos o espacios habituales, y no solo por la proliferación de un público no profesional. La gran cantidad de eventos de todo tipo que se está celebrando reduce la disponibilidad y hace aumentar las tarifas, sobre todo en los destinos más posicionados. Esto no deja de ser una excelente oportunidad para ofrecer zonas menos conocidas y con ofertas ampliamente suficientes para sorprender al participante en cualquier convención, viaje de incentivo o evento.

El reto de la antelación
Los acortados plazos entre la aprobación de los presupuestos y la celebración de la operación siguen haciendo difícil alinear los objetivos iniciales con los resultados finales. Y en un contexto en el que la creatividad debe declinarse en más variantes al tener que captar a audiencias diferentes y asistentes que ya han experimentado muchas cosas.

Entre lo que más valora ese asistente parece estar la comodidad, el acceso a servicios que antes parecían ineludibles –como poder elegir asiento a bordo de un avión– y la opción de dedicar parte de su tiempo a descansar o, simplemente, compartir en sus redes sociales el contenido de la acción en la que está participando.

En resumen, se busca más calidad en un contexto en el que la cantidad de operaciones MICE organizadas a nivel global no deja de aumentar. Los destinos tienen un rol muy relevante que jugar, potenciando entre otras cosas que la oferta crezca y se corresponda con los estándares y valores que la industria debe defender.

Para este tema hemos entrevistado a

OLGA ÁLVAREZ, Team Lead Community & Events en Alpega Group
“Ya no buscamos tanto el efecto wow!, sino qué es lo básico, necesario y bonito que ofrecer.”

VALERIA JURADO, Events Manager en Mesostetic Pharma Group
“Se acabó el ‘celebrar por celebrar’: haremos menos eventos y más controlados.”

VERENIS HERNÁNDEZ, Senior Event Director en FCM Meetings & Events (México)
“Hay que generar momentos y crear espacios para que los asistentes puedan compartirlos en sus redes sociales.”

MAURICIO JARAMILLO, Propietario de MGJ Global Events (Colombia)
“Se están organizando menos viajes de incentivo y con menos asistentes, seleccionando mejor a los premiados.”

VALENTINA COPPOLA, Directora Comercial de Grupo RIC (España)
“A los clientes con una media de 40 años casi nada les sorprende.”

MICHEL WOHLMUTH, Socio fundador y director de innovación en PC People (México)
“El mercado interno mexicano está funcionando de maravilla.”

MARINA VELA, Senior Manager de Ventas Corporativas Global de Iberia
“No vamos a ver grandes variaciones de precios con respecto a 2024.”

KEVIN LEE, Director general para España y Portugal de Singapore Airlines (SIA)
“Observamos una tendencia clara que antepone la calidad a la cantidad en cuanto a acciones MICE.”

DANA LEWIS, Vicepresidenta Meetings & Events Europa & Norte de África en Accor
“La tendencia en los precios se mantendrá al alza por la demanda de servicios más personalizados, exclusivos y sostenibles.”

MARÍA DEL VALLE, Senior Sales Development Manager de Artiem
“Se empieza a percibir un trasvase de peticiones de los principales destinos a otros por el factor precio.”

CARMEN SAMPEDRO, Directora de Santander Convention Bureau (España)
“Sin duda necesitamos saber más sobre IA para optimizar nuestro día a día.”

DARÍO FLOTA, Secretario en Secretaría de Fomento Turístico de Yucatán (México)
“Ofrecemos flexibilidad ante cualquier imprevisto.”

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Aplicación en MICE

La IA, especialmente la generativa –aquella que crea de cero nuevas ideas, contenidos, historias, imágenes, vídeos y música– ofrece herramientas tanto para la operativa, como para la mejora de la experiencia del asistente, el análisis de datos y la seguridad. Son varias las tareas concretas en las que se convierte en una aliada por el ahorro de tiempo que genera.

Puede predecir la asistencia y automatizar el registro de asistentes; gestionar recursos para organizar actividades más sostenibles, mantener una vigilancia avanzada en eventos, responder consultas de los asistentes mediante chatbots en tiempo real… También ofrece la recopilación de datos relacionados con acciones pasadas, que pueden ayudar en la toma de decisiones futuras. Para mejorar la experiencia de los participantes, analiza datos y ofrece posibilidades de personalización -a través de sesiones formativas, actividades, contactos para los momentos de networking…–; segmenta audiencias y campañas para lanzar mensajes adecuados a los targets seleccionados y estudia las redes sociales de los asistentes con el objetivo de descubrir sus sensaciones antes, durante y después de la operación, teniendo la oportunidad de mejorar contenidos.

Necesidad de formación

Sin embargo, como toda herramienta, antes de garantizar un buen uso es necesario conocer su funcionamiento. Por eso se impone invertir tiempo en formar a los equipos para que puedan sacar el máximo partido de las diferentes propuestas que existen hoy por hoy en el mercado.

Ante quienes temen a la IA, nada mejor que aprender a usarla para convencerse de que puede ser un aliado que les libere de tareas repetitivas y les ayude a optimizar esfuerzos… en favor de más tiempo para cuidar al cliente.

Para este tema hemos entrevistado a

JOAN CARLES DOMÈNECH, cofundador – director corporativo de MSMR Agency (España)
“El 90% de nuestros clientes ya utiliza la IA con un alto nivel de familiarización”

MARÍA TERESA UGALDE, gerente de operaciones de Grupos y Eventos en YES (México)
“Uno de los aportes de la IA es la personalización y el análisis de datos para sugerir mejores matchs en los momentos de networking”

LUPITA VILLASEÑOR, co-propietaria de Procesa Incentives (México)
“Aunque la IA nos ayuda a optimizar tiempo y recursos, el diseño y el desarrollo de una actividad depende de la sensibilidad de un humano”

MARTA ODÉRIZ, CEO de Kubalu Events (España)
“Algunos clientes pueden sentirse inseguros al dejar ciertos procesos en manos de la IA”

PABLO FERNÁNDEZ, co-fundador y socio de Xplora Events (España)
“Es una tecnología accesible, pero no es fácil de entender”

ROCÍO BARRAGÁN, coordinadora de MICE de Gema Tours (Colombia)
“Queda mucho trabajo para que entendamos que la IA no es un enemigo, sino un aliado para minimizar esfuerzos”

DIEGO BERCOVICH, propietario y director creativo de Axsion (Argentina)
“En muchos casos, se requiere la contratación de personal calificado para utilizar las herramientas de IA de manera profesional”

BÁRBARA FRAGUAS, fundadora, CEO y CCO de El Baúl De Las Piqué (España)
“Hay que explorar la IA e ir avanzando de la mano de profesionales y de formación”

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La diversidad en MICE hace referencia a la representación de la gama más amplia de personas con diferentes tipos de origen, cultura, género, edad y habilidad. La equidad implica que todas ellas tengan igualdad de oportunidades y acceso a los recursos. Y la inclusión se enfoca en crear entornos donde todos se sientan valorados, respetados y aceptados.

Este concepto se ha vuelto esencial en los últimos años, desde que a la pandemia se sumó un cambio generacional y los profesionales de las generaciones Z y millennial entraron a formar parte de la industria. Los nuevos actores son mucho más exigentes en cuanto a que la DEI se integre tanto en el día a día de sus empresas como en las actividades que organizan, lo que conlleva un aumento de la conciencia y la acción.

Uno de los mayores desafíos es la resistencia al cambio

Principales desafíos
Aunque la industria hace esfuerzos significativos para abordar estas cuestiones y promover una cultura más inclusiva en sus actividades, saber cómo empezar a introducirla de forma eficaz sigue siendo todo un reto.

Uno de los mayores desafíos es la resistencia al cambio por parte de algunas organizaciones, ya que, en algunas ocasiones, la implementación de nuevas medidas de DEI puede encontrarse con el rechazo de personas que creen en las estructuras y políticas más tradicionales. Superar esta situación solo puede conseguirse mediante el compromiso de los profesionales y la constante formación.

Otro de los retos principales es la falta de datos y de métricas en esta materia, lo que dificulta el seguimiento y la valoración de su evolución dentro de una empresa en particular y de la industria en general, impidiendo así que se aporten datos sobre la importancia de su implantación, se puedan detectar las posibles áreas de mejora y resaltar el impacto de los cambios.

Si existen prejuicios, se deberían abordar a través de la formación en recursos humanos

Claves fundamentales
Para abordar estos desafíos, existen organizaciones especializadas que ayudan aportando datos e ideas para crear estrategias, como Tourism Diversity Matters (TDM), cuyos objetivos principales son reducir las desigualdades y concienciar sobre la importancia de un turismo responsable.

Algunas empresas -como Adidas, AXA, BBVA, Cepsa, Correos, Danone, McDonalds…-, están implementando políticas y programas que promueven la diversidad en la contratación de personal y en la elección de líderes, por lo que la cuestión de la DEI ya se está considerando desde la propia matriz de la organización.

En el momento de diseñar una actividad MICE, es recomendable apostar por hoteles, venues, proveedores y servicios que también prioricen las cuestiones de la DEI, incluyendo la contratación de personal diverso. Si existieran prejuicios, se deberían abordar a través de la formación en recursos humanos, creando un entorno de trabajo inclusivo y seguro para todos.

Un aspecto clave a día de hoy es contar con diversidad de ponentes en las presentaciones y conferencias, para que el mayor número posible de personas y colectivos se sienta representado y haya variedad de voces y de puntos de vista durante los paneles. Además de enriquecer la experiencia del evento, se lanza un mensaje muy importante sobre el compromiso de la industria MICE con la diversidad, la equidad y la inclusión, sirviendo de ejemplo.

Inteligencia empresarial
Más de allá de la responsabilidad social corporativa, promocionar la diversidad, la equidad y la inclusión en una compañía y en el sector también es una muestra de inteligencia empresarial. Cuando se crean entornos diversos e inclusivos, es más fácil fomentar la innovación, mejorar la toma de decisiones, atraer y retener talento y fortalecer la cohesión de la marca con los empleados, los clientes, los proveedores y la sociedad en general.

Diversity washing
Sin embargo, hay que estar alerta ante las malas prácticas de algunas empresas que intentan ser diversas, equitativas e inclusivas sin llevar a cabo esfuerzos, solo para mejorar su imagen. Esto puede conllevar riesgos, no solo a nivel empresarial, también a nivel de reputación de cara a quien defiende realmente la DEI.

Para este tema hemos entrevistado a

LUCAS ARGÜELLO Brand Experience Marketing en BMW Iberia
“Hay que adaptarse y dejar de lado los individualismos y las exclusiones”

EDGAR CEBALLOS Office Relations & Events Manager de PwC (México)
“Verificamos que los venues y elementos visuales sean accesibles para personas con discapacidad, visible o no visible”

BORJA BUESA Director Comercial de Eventos de Prensa Ibérica
“El MICE requiere un alto componente creativo y la diversidad es imprescindible para su desarrollo efectivo”

VERENIS HERNÁNDEZ Senior Event Director de FCM Travel (México)
“Creo que la gentrificación ha abierto la mente de los proveedores, que se muestran más creativos, abiertos e inclusivos”

ELENA PULIDO People Director en SOMOS Experiences (España)
“En la gran mayoría de ocasiones trabajamos con proveedores que responden a este tipo de demandas”

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No se puede negar que estamos ante uno de los momentos más prometedores de la industria MICE, especialmente de los viajes de incentivo.

Según el Incentive Travel Index 2023 publicado a finales del año pasado por SITE (Sociedad para la Excelencia en Viajes de Incentivo, por sus siglas en inglés), los incentivos van adquiriendo más valor y reconocimiento por parte de las empresas.

Teniendo en cuenta los datos extraídos de las encuestas realizadas, este informe confirma un crecimiento sostenible en los próximos años. El 46% de los encuestados confirmó un incremento en 2023 con respecto a 2022; el 57% prevé un aumento durante este año y el 59% cree que seguirá creciendo durante el 2025.

Sin embargo, en los últimos años han tenido lugar acontecimientos mundiales inesperados que han provocado que el paradigma de los viajes de incentivo haya cambiado.

Un cambio en el concepto

Si bien antes se concebían como una forma de recompensar al empleado/cliente/representante para aumentar su motivación y, en consecuencia, las ventas y la cuota de mercado de la compañía, los incentivos ahora se consideran más una herramienta para potenciar sus capacidades personales y crear emociones.

Con ello, las empresas pretenden retener el talento o atraer nuevo, velar por el bienestar de las personas, consolidar la cultura corporativa y reforzar las relaciones personales y profesionales entre los trabajadores, especialmente cuando se trata de una plantilla muy diversa que combina el trabajo presencial y el telemático.

Ahora se consideran
una herramienta
para potenciar las
capacidades y crear
emociones

La apuesta por nuevos destinos

Para que quien recibe la recompensa viva una experiencia única e inolvidable, se apuesta por viajes a lugares más atractivos y originales, con arraigadas culturas y costumbres que destaquen por encima de otros destinos, en un intento de involucrar a los participantes en las actividades diarias de las comunidades locales, y con el objetivo de dejar en el participante una huella imborrable.

Buscando el bienestar del viajero, las compañías y las agencias diseñan los programas con una mayor personalización, según las preferencias, e incluyendo más tiempo libre para el disfrute de sus propios intereses.

Para este tema hemos entrevistado a

HOCINE BOUKHENAISSI Fundador y CEO de Quetzal Motivo
“Las demandas para Panamá han crecido de manera exponencial”

MARC GLATIGNY CEO de Colombia en Colores DMC
“Hemos notado un incremento en la valoración de la sostenibilidad y la
autenticidad”

FAY TAYLOR CEO de MTZ Destination Management Company
“En los programas ahora prima el bienestar de los participantes, más que antes, por lo que se les da más tiempo libre”

DAVID SÁNCHEZ Director de MICE y DMC de PANGEA
“Los viajeros demandan más tiempo libre y las empresas hacer networking de calidad con sus invitados”

LANA PÉREZ CEO de Vap Incoming
“El tamaño de los grupos se ha reducido, igual que la duración de los programas, que ahora incluyen más tiempo libre”

CHLOÉ HATHAWAY CEO de Brazil Sensations
“Aunque la tendencia bleisure ya era evidente, se ha acelerado considerablemente” 

VÍCTOR GÓMEZ Managing Partner de One Event
“La sostenibilidad está ganando peso en los incentivos, hasta el punto de ser un factor decisivo”

ALEXANDRE LEITAO Director de ventas de Liberty International
“Los destinos verdes con hoteles sostenibles e interacción con la
comunidad local marcarán tendencia en los próximos años”

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En demasiadas ocasiones, una actividad de team building ejerce más de relleno en un programa que de dinámica destinada a fomentar la cohesión, la implicación con una marca o reforzar el liderazgo.

¿Qué se busca?

Esto suele ocurrir cuando la empresa no tiene claro qué busca. También cuando la agencia no se ha informado lo suficiente sobre su cliente o no ha sabido encontrar al proveedor adecuado. Solo un buen briefing permite discernir cómo enfocar el tratamiento de determinados aspectos en función de las realidades que se viven en la compañía. Y solo un buen dirigente de la actividad puede conseguir que los esfuerzos individuales y la participación de cada uno tenga como resultado una buena experiencia grupal.

Entre las dinámicas de team building también existen modas. Parece que las solicitudes en forma de construcciones o juegos cognitivos fueron dando paso a los escape rooms tematizados y éstos están siendo reemplazados por dinámicas relacionadas con el ejercicio físico, propuestas más activas y, a ser posible, que permitan descubrir el lugar donde tiene lugar la actividad.

Todo viaje de incentivo debería incluir una dinámica de team building que no solo favorezca el contacto entre los participantes, sino que amplíe el recuerdo de lo aprendido gracias al entorno donde se ha vivido la experiencia. Es un modo de enriquecer la recompensa: además de disfrutar del lugar, los asistentes se llevarán consigo valores que redundarán en una mejor atmósfera de trabajo y más bienestar individual, ambos compatibles con un incremento de los resultados.

Para este tema hemos entrevistado a

David Funollet Managing Director de SOMOS Experiences (España)
“Las empresas solicitan actividades en busca de cohesión, motivación y diversión, sin llegar a profundizar más”

Florencia Pineda Founder & CEO de BLINDBOX (México)
“Intentamos que cualquier sesión larga integre siempre una actividad de team building”

Mª Cristina Villa MICE Officer en Viajes El Corte Inglés Perú
“El mercado europeo es más receptivo a programar actividades que generen un legado social”

Ana Belén Bermeo Responsable MICE ACM en Metropolitan Touring (Ecuador)
“Es muy importante que la persona que dirige el team building esté capacitada para ello”

Luis Durruti CEO de Celsux Sports & Events (Argentina)
“Hay que ir mucho más allá de ‘el equipo rojo ganó al equipo verde”

Renato Peña Director MICE de Consultia Business Travel
“Los clientes buscan espacios ajenos a la oficina para inspirarse en atmósferas nuevas”

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