El Copenhagen Convention Bureau ha lanzado el informe Copenhagen Risk Navigator 2026, elaborado junto con la Federación de Asociaciones Europeas de Gestión de Riesgos (FERMA, por sus siglas en inglés) y la Sociedad de Gestión de Riesgos y Seguros (RIMS, por sus siglas en inglés).
El informe analiza cómo está evolucionando la gestión de riesgos en los sectores MICE y congresual y la necesidad de pasar de una visión reactiva (actuar cuando ya existe un problema) a una “cultura de resiliencia”. Las tensiones geopolíticas, la ciberseguridad o los factores climáticos son algunos de los riesgos que generan incertidumbre y a los que la industria está cada vez más expuesta.
El estudio señala que aunque el sector es más consciente de estas amenazas que hace unos años, todavía existe lo que denomina execution gap. Se refiere a la diferencia entre ser consciente de que hay riesgos y disponer de herramientas reales para gestionarlos. Esto es lo que busca enmendar el Copenhagen Risk Navigator, cuyos editores dejan claro su objetivo: no se trata de evitar todos los riesgos, sino de desarrollar la capacidad para anticiparlos, responder eficazmente y recuperarse rápidamente cuando ocurren.
14 recomendaciones para la gestión de riesgos
Con este informe, el Copenhagen Convention Bureau pretende ayudar a los organizadores de operaciones MICE y congresos a afrontar situaciones de crisis mediante 14 consejos diseñados para minimizar la improvisación y las decisiones de última hora:
1. Gestión del riesgo empresarial: consiste en que la empresa organizadora diseñe una metodología común para gestionar amenazas en lugar de analizar cada operación MICE o congreso por separado. Sirve para definir cómo se identifican los riesgos y a cuáles dar prioridad e integrarlos en las decisiones estratégicas.
2. Estructuras de gobernanza y toma de decisiones: se basa en definir quién toma las decisiones para evitar el caos durante una crisis. El informe defiende que una gobernanza clara elimina cualquier ambigüedad sobre quién asume cada riesgo y garantiza que las decisiones críticas sean tomadas por personas con la autoridad y la información necesarias para actuar.
3. Declaración de “apetito de riesgo”: define cuánto riesgo está dispuesta a asumir una agencia. Según el informe, una declaración de “apetito de riesgo” bien elaborada combina principios cualitativos (por ejemplo, no ceder en lo que respecta a la seguridad de los asistentes) con indicadores cuantitativos (por ejemplo, límites presupuestarios).
4. Evaluación estratégica de riesgos: consiste en identificar y evaluar riesgos a largo plazo antes de comprometerse con la realización de un congreso u operación MICE. Analiza factores como la inestabilidad geopolítica del destino o las inclemencias del tiempo.
5. Previsión estratégica y análisis prospectivo: se trata de una especie de “radar” basado en el seguimiento continuo de cambios en ámbitos como la tecnología, la sostenibilidad, la salud pública o la movilidad global, con el objetivo de identificar posibles amenazas. La finalidad es evitar que las agencias y OPCs se vean sorprendidas por acontecimientos que eran previsibles.
6. Plan de gestión de riesgos: se refiere al plan de gestión del riesgo para una operación MICE o encuentro asociativo en concreto. Define los criterios de evaluación, procedimientos y las responsabilidades en la gestión de amenazas. Garantiza que todas las partes interesadas comprendan su función a la hora de identificar y gestionar los riesgos antes, durante y después de la convención, viaje de incentivo, evento o congreso.
7. Análisis de impacto empresarial (BIA, por sus siglas en inglés): evalúa las consecuencias de que un proceso clave falle. En el sector MICE, el BIA define los tiempos de recuperación para servicios críticos (como las plataformas de inscripción o el soporte audiovisual) e identifica los puntos vulnerables. Esto permite priorizar la inversión en lo que realmente sostiene el éxito de un evento corporativo o congreso.
8. Plan de continuidad empresarial: es la estrategia para afrontar una crisis. Define qué funciones son prioritarias, cuánto tiempo pueden estar inactivas y qué rol asumen los organizadores, las sedes y los proveedores ante un imprevisto. El informe recomienda que para que el plan sea efectivo, no debe quedarse en el papel, sino realizar simulacros.
9. Manuales de respuesta operativa: son guías de actuación frente a emergencias médicas, clima extremo o manifestaciones. Al estandarizar la respuesta, se eliminan las improvisaciones de última hora y se garantiza una reacción rápida y coordinada.
10. Mecanismos de reparto de riesgos: se trata de realizar acuerdos formales para distribuir los riesgos de manera equitativa entre todas las partes interesadas, evitando que una sola asuma todo el impacto de un imprevisto. Este modelo se implementa a través de planes de contingencia conjuntos, responsabilidades compartidas y contratos claros.
11. Marcos de ciberseguridad: propone desarrollar un marco de seguridad destinado a proteger los equipos tecnológicos utilizados en operaciones MICE o congresos, así como la información relacionada con los asistentes, mediante medidas de protección de datos y seguridad de redes informáticas. Para ello, el informe sugiere alinearse con estándares como la ISO 27001 y el Marco de Ciberseguridad del Instituto Nacional de Estándares y Tecnología (NIST, por sus siglas en inglés) ya que estos proporcionan una base fiable para gestionar el riesgo cibernético.
12. Datos, análisis y tecnología de gestión integrada de riesgos: se basa en utilizar plataformas digitales para monitorizar amenazas en tiempo real, anticipar problemas mediante modelos predictivos y asegurar el cumplimiento normativo de la operación MICE o congreso. El informe defiende que estas herramientas unifican la información (como los registros de asistentes, redes sociales asociadas a la acción, el clima y alertas de seguridad) en una sola pantalla. Al centralizar los datos, los organizadores obtienen una visión completa del entorno para tomar decisiones rápidas.
13. Capacidades del personal y cultura del riesgo: consiste en crear una “cultura organizacional” orientada al riesgo mediante una formación estructurada. El informe defiende la importancia de que todo el personal esté preparado, ya que la gestión del riesgo no depende únicamente del departamento de seguridad.
14. Colaboraciones y asesoramiento externo: plantea la colaboración con expertos externos, tales como servicios de emergencia, compañías de seguros o especialistas en ciberseguridad. Estas alianzas aportan conocimientos especializados que muchas organizaciones no poseen internamente.
El informe deja claro que para que estos consejos funcionen no deben implementarse de manera individual, sino todas en conjunto.
14 Risk Tool Cards
Además de las recomendaciones estratégicas, el informe incorpora 14 Risk Tool Cards, fichas técnicas que traducen estos principios en procedimientos prácticos para ayudar a las agencias y OPCs a identificar, evaluar y responder a posibles amenazas.
Entre las más interesantes destacan las enfocadas a la preparación y respuesta ante incidentes, como por ejemplo la herramienta número 10, Planificación de escenarios y pruebas de estrés. Propone reunir a organizadores y proveedores (como venues y hoteles) para plantear escenarios hipotéticos. El informe pone como ejemplo una situación en la que una tormenta provoca la cancelación de vuelos de llegada y deja fuera de servicio a uno de los principales hoteles implicados.
A partir de ahí, cada participante debe explicar cómo respondería ante la situación. Es entonces cuando aparecen posibles debilidades: quién tiene capacidad para tomar decisiones, si existen protocolos para reubicar asistentes o si se dispone de alternativas de transporte. El ejercicio permite identificar vulnerabilidades operativas frente a riesgos ya conocidos y reforzar la capacidad de respuesta antes de que se produzca una crisis real.
La herramienta más tecnológica de las 14 presentadas en el informe es la número 12, Plataformas de monitorización en tiempo real. Según el Copenhagen Risk Navigator, esta plataforma actúa como el sistema nervioso de la operación MICE o congreso. Reúne datos de aforos, transporte, meteorología, operaciones y redes sociales para ofrecer una visión inmediata de lo que está ocurriendo y permitir respuestas rápidas ante cualquier incidencia.
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