De acuerdo con la última encuesta anual SAP Concur Global Business Travel 2024, alrededor de un 43% de los viajeros de negocios considera que el tiempo previo a su viaje -incluida la planificación, reserva y organización- puede resultar especialmente estresante. El cambio de hora induce a que los viajeros tengan que estar especialmente atentos al reloj desde primera hora de la mañana, ya que factores como el horario de los vuelos, el tiempo de trayecto al aeropuerto o las diferentes escalas y conexiones pueden verse afectados, además de tener en cuenta la hora local. Todo ello puede afectar a esos niveles de estrés y desencadenar en una falta de sueño y de rendimiento.

Especialmente desafiantes son los viajes de negocios internacionales. No todos los países cambian la hora al mismo tiempo, lo cual lo complica más. Mientras que en Europa el horario de verano se introduce el último domingo de marzo y acaba el último de octubre, esto no funciona así en el resto del mundo. Es el caso de Estados Unidos y Canadá, quienes lo hacen el segundo y el primer sábado de marzo y noviembre, respectivamente.

Los husos horarios de cada país deben tenerse muy en cuenta a la hora de agendar reuniones internacionales y videoconferencias. Las compañías deben aconsejar a sus empleados sobre la utilización prudente de las herramientas de calendario y reuniones para evitar cualquier malentendido.

Además, el cambio horario también puede repercutir en el horario laboral, al poder verse perjudicadas las horas extras o los periodos de descanso ante cualquier diferencia horaria. Por ello, resulta importante que las empresas definan claramente los criterios a la hora de registrar el tiempo de trabajo durante los cambios de hora, a fin de evitar conflictos o una facturación incorrecta. Las herramientas de calendario o registro de tiempo deben procesar dicho cambio horario correctamente, para que no se solapen plazos o un registro del tiempo incorrecto.

El registro de las horas trabajadas o cualquier gasto en transporte o alimentación también son factores que hay que tener en cuenta en los cambios horarios. Las compañías y sus empleados deben comprobar si se ha cambiado la duración del viaje y, por tanto, el umbral para las dietas de desplazamiento. Por ejemplo: un viaje de negocios que, originalmente, dura ocho horas y permite una dieta de 14 euros podría acortarse a siete horas como consecuencia del cambio horario, lo que significa que dicha dieta ya no es aplicable. Esto afecta particularmente a los viajes que se realizan de noche o de madrugada.

Las empresas son las que deben puntualizar las particularidades del cambio de hora en sus pautas de gastos de viaje. Contar, además, con herramientas digitales, que pueden ayudar de forma automatizada a evitar ciertas incorrecciones en la facturación de los gastos de comida adicionales o en el cálculo de las horas de trabajo, es clave a la hora de ahorrar tiempo y aumentar la productividad ante cualquier viaje corporativo.

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Según el último informe de GBTA, un 48% de los profesionales encuestados espera que se realicen más viajes de negocios este año. Un 57% prevé un aumento de la inversión.

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Solo un 4% de los encuestados le da importancia a la sostenibilidad a la hora de reservar sus vuelos, seleccionando aquellos que emiten menos carbono o que utilizan combustible de aviación sostenible.

Asimismo, dos tercios de los participantes nunca o casi nunca tienen en cuenta las consideraciones medioambientales si suponen un mayor coste.

Los principales factores que preocupan a los viajeros de negocios son la hora de llegada y salida del vuelo o la duración (71%), el precio (51%) y la política de empresa (49%).

Sin embargo, la mayoría de encuestados toma medidas que pueden ayudar a reducir las emisiones de carbono. El 66% vuela directamente en lugar de hacer escala y el 47% viaja ligero y trata de minimizar el peso del equipaje. Además, un tercio aprovecha para hacer varias visitas y reuniones en un mismo viaje; un 29% rellena sus propias botellas de agua en el aeropuerto y una cuarta parte usa el transporte público para ir y volver del aeropuerto.

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Con la campaña “¿Y tú eres más de piscina o de playa?”, a partir de ahora los usuarios corporativos podrán conseguir puntos en sus reservas profesionales para canjear en sus viajes personales y alojarse en hoteles Meliá de todo el mundo. Además, el programa sigue integrando los beneficios de MeliáRewards, del tipo de upgrades y descuentos, así como la posibilidad de utilizar los puntos en restaurantes y spas propios de Meliá. También en compras.

“Business Traveller: Benefits & Rewards” está disponible para los viajeros de negocios de MeliáPRO, utilizando su tarifa negociada de empresa o dándose de alta en su página web.

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Según la encuesta –realizada a 3.750 viajeros de negocios de 24 mercados–, dos tercios consideran que este tipo de desplazamientos profesionales son fundamentales para la promoción profesional, siendo los perfiles más jóvenes los que los consideran más importantes: un 72% la generación Z, un 68% los Millennials, un 64% la generación X y un 58% los Boomers. Además, el 76% afirma que disfruta de estos viajes.

Sin embargo, dos de cada tres participantes (66%) consideran que no han tenido las mismas oportunidades que sus compañeros para realizar viajes de negocios. Los encuestados atribuyen esta desigualdad a su nivel de antigüedad (19%), su edad (18%), su condición de padres o cuidadores (14%); su lugar de residencia (14%), su aspecto físico (12%), la frecuencia con la que acude a la oficina (12%), su sexo (11%) y su acento (11%).

La publicación también aporta datos sobre las interrupciones de los desplazamientos por trabajo en el último año. El 88% se ha visto obligado a improvisar, debido a retrasos inesperados, cancelaciones o la necesidad de cambiar de ruta.

Aunque la seguridad sigue siendo el principal motivo por el que se rechaza un viaje de negocios (44%), un 29% está dispuesto a rechazarlo debido a la alta probabilidad de retrasos o cancelaciones. El 33% también rechazaría un viaje por motivos de seguridad relacionados con el medio de transporte utilizado.

Este tipo de problemas también afecta a la vida personal de los trabajadores: un 38% ha tenido que cancelar o reprogramar sus reuniones, un 38% ha tenido que añadir días adicionales no planificados y un 33% ha hecho escalas más largas o inesperadas. Para hacer frente a estos imprevistos, el 80% de los encuestados reserva más tiempo para la llegada (34%), para la salida (19%) o para ambas cosas (27%).

Para finalizar, la encuesta incluye información sobre los principales objetivos de las empresas en relación al business travel, desde el punto de vista de los encuestados, siendo el primero la satisfacción de las necesidades de los empleados en cuanto a opciones de desplazamientos flexibles (40%), por delante de reducir los costes (31%) y aumentar las opciones sostenibles (29%).

A pesar de que una gran parte considera que su empresa se centra en sus necesidades de flexibilidad, el 91% ha visto cómo su empresa recortaba ciertas opciones en los últimos doce meses, incluyendo los viajes que combinan trabajo y ocio. Un 22% asegura estar dispuesto a rechazar un viaje que no le permita ampliarlo para disfrute personal.

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Según los profesionales encuestados, los viajes de negocios han aumentado y ahora son más exigentes: un 54% asegura que este año ha realizado más desplazamientos que el anterior y que cada uno de ellos incluye un mayor número de reuniones (54%).

También confirman que este ritmo intensificado está pasando factura a su salud mental y presentan signos de ansiedad (34%), estrés (34%), nostalgia (30%) y agotamiento (29%) durante los viajes.

Las mujeres que se desplazan por motivos profesionales suelen ser más propensas a la ansiedad, el estrés y la nostalgia (un 38% de mujeres frente a un 31% de hombres), mientras que los hombres se preocupan más por la soledad (un 30% de hombres frente a un 25% de mujeres).

Algunos recurren al bleisure para buscar alivio y bienestar: el 26% afirma sentirse menos agotado y estresado si el viaje permite incluir un día personal antes, durante o después del mismo. De hecho, un 28% asegura que apostaría más por una empresa que lo permitiera.

Para finalizar, gran parte de los viajeros de negocios encuestados afirma que su empresa podría hacer más por su seguridad (61%) y a un 70% le gustaría que su compañía contactara con ellos más a menudo durante los desplazamientos.

Solo un 27% afirma que su empresa realiza controles periódicos para garantizar su seguridad y comodidad.

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Entre los servicios incluidos se encuentran la atención dedicadaen aeropuertos, aviones, estaciones y trenes, incluyendo la asistencia en silla de ruedas; la agilización y preferencia a la hora de realizar trámites como la presentación de documentación; la selección de habitaciones adaptadas en hoteles, las reservas de animales de compañía…

Además, todos los viajeros que hagan uso de este servicio contarán con un correo electrónico y un número de teléfono para que se pongan en contacto con un equipo de asesores seleccionado en función de sus condiciones, habilidades personales y aptitudes. Podrán anticiparse a las necesidades y solucionar los posibles problemas que puedan surgir durante el viaje.

Estos asesores han recibido una formación especial para mejorar habilidades como la empatía y la concienciación, evitar el lenguaje incapacitante y generar confianza para reducir la posible ansiedad que puedan experimentar los clientes. También disponen de acceso a una biblioteca digital repleta de información exhaustiva sobre accesibilidad en hoteles, aerolíneas, aeropuertos, transporte terrestre y otros proveedores, con el objetivo de facilitar el proceso de reserva.

Para finalizar, CWT ha adaptado la información incluida en el perfil de cada viajero para integrar requisitos de asistencia especial, como sillas de ruedas, animales de compañía y asientos adicionales para cuidadores y/o asistentes.

Este servicio de asistencia especial ya está disponible en más 20 países y se prevé la implantación mundial para finales de este año.

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En el marco mundial actual de guerras, agitación y tensión entre países, dos de cada diez profesionales (22% en Estados Unidos y 21% en Canadá) asegura que se sienten menos seguros que antes cuando se desplazan por trabajo y a seis de cada diez (71% Estados Unidos y 59% Canadá) les preocupan las amenazas geopolíticas durante sus desplazamientos profesionales.

Casi la mitad de los encuestados estadounidenses (48%) y más de una cuarta parte de los canadienses (28%) afirman que el número de viajes profesionales que se cancelaron o se vieron afectados negativamente en 2023 por guerras, conflictos geopolíticos y/o actos terroristas es mayor que el de 2022.

Asimismo, un 75% de los viajeros de negocios de Estados Unidos y un 72% de Canadá confirma que rechazarían un viaje de este tipo si no sintieran que su organización prioriza su seguridad y su bienestar. Tres de cada cinco profesionales (69% Estados Unidos y 60% Canadá), además, renunciaría a su trabajo en caso de que su seguridad no sea una prioridad.

Otra de las conclusiones principales de esta encuesta es que los recortes presupuestarios están alimentando la preocupación por la seguridad. Casi el 90% de los encuestados en ambos países se vieron afectados en el último año por este motivo y el 34% de Estados Unidos y el 32% de Canadá tuvieron limitaciones en su presupuesto en viajes.

También preocupa que su seguridad se vea comprometida si el presupuesto es el principal criterio a la hora de reservar un viaje (con un 65% por parte de Estados Unidos y un 60% de Canadá). Asimismo, respectivamente, un 22% y un 16% declaran que se les pidió que viajaran en vuelos más baratos y un 21% y un 27% que se alojaran en hoteles más económicos.

Incluso un 25% de los estadounidenses y un 20% de los canadienses declara que la entidad para la que trabaja es más reacia a la hora de aprobar las solicitudes para viajar por negocios.

Para finalizar, el 61% de los viajeros de negocios estadounidenses que han participado en la encuesta y el 51% de canadienses afirman que su empresa podría hacer más para velar por su seguridad; y el 51% de EE.UU. y el 44% de Canadá cree que su organización no se toma en serio su bienestar.

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Una de las principales tendencias para 2024 es la recuperación de la motivación y el entusiasmo por los viajes de negocios. Si solo un 33% de los encuestados de Estados Unidos y un 36% de Canadá manifestaron en 2023 estar contentos de viajar por trabajo, ahora casi roza la mitad en ambos países, con un 44% y un 48%, respectivamente.

Con respecto a 2022, el año pasado se realizaron más viajes (54% Estados Unidos y 48% Canadá) y tuvieron mayor duración (48% Estados Unidos y 40% Canadá), ya que se incluyó un mayor número de reuniones por desplazamiento (54% Estados Unidos y 43% Canadá).

De la mano de este crecimiento del volumen de reuniones por viaje está el refuerzo del valor de la presencialidad. El 74% de encuestados estadounidenses y el 73% de canadienses han afirmado que los encuentros profesionales en persona son fundamentales para estrechar relaciones y seis de cada diez participantes (67% en Estados Unidos y 58% en Canadá) afirman que se ha vuelto más importante desde que teletrabajan. Asimismo, un 59% de estadounidenses y un 51% de canadienses han mostrado su preocupación por si viajar menos afecta a su capacidad para tener éxito en el trabajo.

Entre las ventajas de los viajes de negocios destacan las tres siguientes: desplazarse a destinos que disfrutan (43% EE.UU. y 42% Canadá), establecer nuevos contactos (41% EE.UU. y 52% Canadá) y estrechar lazos con el equipo (38% EE.UU. y 44% Canadá).

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Uso de asistentes personales de IA

Con la llegada de la Inteligencia Artificial Generativa (Gen-AI) han surgido los “asistentes personales de IA”, soluciones que funcionan todos los días de la semana, las 24 horas, para ayudar antes, durante y después del viaje, especialmente en las autorreserva. Tras introducir una pregunta inicial, se genera una respuesta que da pie a continuar con el diálogo a través de diferentes preguntas de seguimiento.

Organización de “escapadas estratégicas”

Las jornadas de team building están siendo redefinidas como “escapadas estratégicas de mayor duración”, incluyendo experiencias inmersivas, sorprendentes e incluso extremas, especialmente en la naturaleza. Sus objetivos son consolidar relaciones entre los trabajadores, fomentar la lealtad a la empresa y motivar al personal.

“Acumulación de objetivos”

El viajero de empresa tendrá que justificar cada vez más sus viajes de trabajo ante los mandatos de sostenibilidad y la subida de los precios. El término “acumulación de objetivos”, acuñado por Globetrender, describe los viajes que se planifican para cumplir múltiples objetivos, buscando maximizar la eficiencia y el valor de cada programa de viaje.

Itinerarios combinados

Las políticas de viajes corporativos son menos rígidas que antes y ahora sitúan al viajero en el centro. Con el 2024 ha despegado la tendencia de generar una nueva mentalidad empresarial en la que prime la automatización de los sistemas, permitiendo de este modo realizar itinerarios combinados que van más allá del bleisure, con la relajación y la personalización como protagonistas.

Neutralidad en carbono

Según una encuesta realizada por Amadeus a 896 responsables de la toma de decisiones, el 90% de las compañías de viajes cuenta con una estrategia para alcanzar objetivos de sostenibilidad medioambiental o tiene previsto ponerla en marcha este año.

Gastos digitalizados

La digitalización de los gastos es algo cada vez más extendido en un intento de garantizar la seguridad de los datos y el cumplimiento de las políticas de viajes.

Power networking

El poder del networking, centrado en la adquisición y creación de nuevos contactos, no se cuestiona y obliga a aprovechar al máximo todas las oportunidades. Para favorecerlo, se buscará organizar reuniones y actividades fuera de la agenda principal.

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Esta iniciativa surge como parte del compromiso de la empresa por potenciar la movilidad sostenible en el continente, así como por la alta actividad empresarial entre España y Francia.

La tarjeta es válida para todos los trenes de alta velocidad TGV INOUI en Francia y TGV International (que conecta con Italia, Alemania, Luxemburgo o Suiza), para los INTERCITÉS de larga distancia en Francia y otros trayectos regionales (TER) de SNCF VOYAGEURS.

Entre los servicios más destacados de Liberté se encuentran los descuentos de hasta el 60%, la flexibilidad en los billetes, que se pueden canjear y reembolsar de forma gratuita hasta 30 minutos después de la salida del tren; el acceso a las salas VIP “Grand Voyageur” y descuentos en alquiler de coches, taxis o VTC con origen y destino en cualquier estación de tren de Francia.

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