La clave está en el nombre: team + building. No se trata de que los empleados aprendan a hacer bombones o a tocar el violín. Ni siquiera de discernir quién puede gestionar un presupuesto ficticio de la forma más efectiva o tomar decisiones en situaciones de estrés. Éstas son sin duda conclusiones interesantes, pero lo verdaderamente esencial en estas actividades es conseguir motivar a los participantes y crear una mayor cohesión del equipo ante el mensaje que la empresa quiera transmitir.

Por eso son muchas las empresas que dan tanta importancia a los programas de team building y no dudan en invertir tiempo y dine ro en su organización… sin embargo, no todas lo admiten. Existe el temor a la percepción de que se está derrochando el dinero en una actividad lúdica donde todos se lo pasan bien pero no se consigue nada. Y ahí es donde se equivocan mostrándose cortoplacistas. Las empresas que organizan programas de calidad certifican que esta inversión repercute de forma positiva en su negocio.

Programas efectivos

Pero, para ello, tiene que ser una actividad de teambuilding efectiva y en la que todos participen. Para conseguir la implicación deseada es necesario que cada uno encuentre su espacio: no todos se sienten cómodos hablando en público o superando su propio sentido del ridículo ante sus compañeros o superiores. Para algunos puede incluso convertirse en una experiencia traumática. ¿Cómo se pue de evitar esto y conseguir los objetivos deseados?

Lo más importante es recordar que un teambuilding nunca debería ser impuesto a los participantes. Si lo ven como una obligación, se dispondrán a vivirlo con una actitud negativa y un inevitable resentimiento que les impedirá abrirse a sus compa ñeros durante la actividad.

Igualmente importante es organizar actividades que sean lo más inclusivas posible y recordar que no todos somos iguales. Un programa de deportes extremos en el que, por ejemplo, los participantes tienen que saltar desde un acantilado al mar puede resultar un subidón de adrenalina inolvidable para algunos pero hacer aterrorizar a quienes tienen mie do de las alturas.

Actividades flexibles

Es posible ser flexible a la hora de diseñar un programa de teambuilding si se incluyen actividades que se puedan adaptar a diferentes tipos de personas y con diferentes intereses. Las agencias que los organizan deben aseso rar a sus clientes y presentar opciones a la medida de los participantes, pero para eso es necesario que conozcan los diferentes perfiles.

Por eso, y al contrario de lo que muchos piensan, a veces no es ni siquiera necesario pensar en actividades complicadas o con un alto grado de sofisticación. Un simple acto social puede ser igualmente efectivo.

Se trata, en definitiva, de sacar a los participan tes de su entorno habitual de trabajo y situar les ante una situación en la que, por una vez, no tendrán que hablar sobre sus obligaciones laborales.

Llama la atención la cantidad de agencias que revelan el poco conocimiento que los participantes tienen en general de lo que hacen sus otros compañeros. En muchos casos hasta superan prejuicios sobre la personalidad de personas que cruzan cada día en los pasillos y con quienes no habían tenido realmente ningún contacto.

Compartir equipo para una acción común, aunque sea para hacer algo que nada tiene que ver con la cotidianidad ni esté directamente ligado a la actividad profesional, es una excelente manera de despertar el interés y conocerse un poco más.

La unión hace la fuerza

En un mundo en el que suele dominar el individualismo y la competitividad agresiva, no está de más recordar la vieja máxima de que la unión hace la fuerza y los mejores resultados se obtienen trabajando juntos. Un equipo motivado es, sin duda, un equipo más productivo y leal a su empresa. Tanto las agencias como sus clientes reconocen que ése es el auténtico valor de los pro gramas de teambuilding.

A la hora de elegir actividades concretas, las que incluyen un componente social están sin duda en boga. Y es que el individuo valora sobremanera sentirse útil en situaciones que suele ver desde el otro lado de la pantalla. Si es su empresa quien consigue hacerle sentir mejor persona mediante una actividad que le vincula a sus compañeros, el objetivo estará conseguido.

Para este tema hemos entrevistado a

Silvana Messina Gerente de Recursos Humanos de Laboratorio Hidalgo (Argentina)
 “Todos deben participar, independientemente de su personalidad”

Olga Martínez Directora de Asuntos Corporativos de Mars Iberia
“Las mejores actividades son las que buscan resultados de equipo”

David Heron Director Adjunto de Black Tomato Agency
“Lo mejor son las experiencias generales que cada uno viva de modo diferente”

Tim Ott Director General Eventos de Beon Worldwide
“No se deben prejuzgar capacidades cuando el objetivo es construir un equipo”

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El formato de una convención es tan dispar como el perfil de las empresas y entidades que convocan a sus representantes, socios o proveedores. Sin embargo, un elemento común a cualquier evento es que el anfitrión quiere dejar un recuerdo imborrable entre sus invitados. Otro es la necesaria optimización de los pre supuestos, por eso muchas agencias afirman que el hotel sigue dominando como sede ya que es más fácil la negociación de un cupo de servicios en un solo precio.

Existe cierto quórum en cuanto a la duración y el destino del evento: lo más común es que se extienda a lo largo de dos o tres días y que se organice en el país sede de la empresa organizadora, preferiblemente en ciudades grandes y siempre bien comunicadas.

A la hora de elegir espacio, factores como la tecnología, ventilación, luz natural y la existencia de salas adyacentes para las sesiones de trabajo paralelas marcan la diferencia, pero el principal criterio es la flexibilidad. Las agencias coinciden en afirmar que este aspecto es el principal argumento a la hora de recomendar sede al cliente. El motivo es que cuanto más flexible es el espacio, más se minimiza el impacto de los cambios de última hora que en casi todas las convenciones acaecen.

La mayoría: en hoteles

No solamente por la facilidad a la hora de conseguir reducciones en el precio de determinadas prestaciones: el hotel sigue siendo el enclave preferido por las empresas que contratan convenciones, sobre todo de tamaño pequeño y mediano, ya que su oferta cubre ampliamente los requerimientos en cuanto a alojamiento, restauración, tecnología, instalaciones y espacios variados.

Pese a ello, son muchos los que buscan algo diferente para su evento, más allá de lo práctico, siguiendo el objetivo de sorprender, dejar huella… por eso los venues singulares van ganando terreno a los hoteles, en muchos casos carentes de la frescura y originalidad que proponen otros espacios alternativos.

Los venues ganan peso

Los palacios de congresos y recintos feriales son la opción más elegida cuando se trata de grandes convenciones, pero la competencia entre venues y hoteles se encuentra en los grupos más reducidos: ¿originalidad y por qué no glamour en una sede exclusiva? ¿Comodidad en un establecimiento hotelero? El futuro podría estar en la unión de ambas propuestas: una ampliación del número de hoteles-destino y la firma de acuerdos entre espacios singulares y hoteles para que agencia y cliente accedan al todo incluido que siempre ayuda a decidir.

De lo que no hay duda es de que hoy en día el sector MICE ofrece infinitas posibilidades y cuenta con profesionales expertos capaces de asesorar y acompañar al organizador en todas sus decisiones. Sólo falta elegir.

Para este tema hemos entrevistado a

Christina Wilkes Directora de Global Client Group de American Express Meetings & Events
“El cliente quiere que el asistente se sienta importante sin gastar más: con un venue de diseño se puede lograr”

José Antonio Román Director de Eventos y Congresos de IAG7 Viajes
“Si el número de participantes es muy alto, se elige un venue”

Mónica López Directora de MICE de BMC Travel España
“Los venues aportan una frescura que los hoteles no tienen”

Yolanda Rodríguez
Gerente de MICE de Expreso Viajes y Turismo (Colombia)
“El todo incluido ayuda al cliente a tomar una decisión”

María Graziani Directora general de María Graziani y Asociados (Argentina)
“El coste en un venue es mayor que en un hotel” 

Malin Nilsson Director de Events, Commercial & Key DM de CWT Meetings & Events Spain
“El hotel sigue siendo el lugar preferido pero aumenta la demanda para celebrar las reuniones plenarias en espacios singulares”

Tim Ott Director general de Eventisimo (España)
“Este año hemos tenido peticiones especiales de espacios totalmente alejados del salón de hotel”

María Alejandra Reyes Gerente general de Aviatur (Colombia)
“El 60% de las convenciones se hacen en hoteles por la comodidad de contar con todos los servicios en un solo espacio”

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