Según el informe, el enfoque en la flexibilidad, derivado de los nuevos requerimientos de la audiencia, “ha contribuido a la generación de experiencias auténticas, además de conexiones significativas que permanezcan con las personas incluso cuando el evento ha terminado”. Asimismo, apunta que los clientes buscan espacios únicos e innovadores, actividades de valor añadido, nuevas tecnologías y dispositivos para aumentar el compromiso y la difusión.

El 52% de los clientes encuestados por BCD Travel comenta que el volumen de reuniones y eventos realizados en el primer semestre del año se acerca ya al nivel prepandemia. El 12% espera la total recuperación este año, y el 14% en 2024. En el primer semestre de 2023 se realizaron más de 30.000 reuniones, en su gran mayoría (90%) en formato presencial, y hay otras 14.000 previstas para el resto del año. Frente al aumento de la demanda, las limitaciones presupuestarias, y el aumento de los precios, en particular de los vuelos, continúan siendo la principal preocupación.

Por otro lado, BCD Meetings & Events (M&E) apunta también al mayor enfoque en la sostenibilidad de los eventos, y por ello ha lanzada una Guía de Sostenibilidad anual, que cubre las últimas tendencias y mejores prácticas en este ámbito.

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Casi la mitad de las agencias asociadas (48%) afirma haber celebrado más de 100 eventos en 2022, y el 36% aumentó sus ingresos en más del 30%, mientras que el 45% lo hizo en al menos un 10%. El sector se consolida como un importante motor económico en el país, generando 12.000 millones de euros y dando empleo a más de 87.000 personas.

El 72% de las agencias encuestadas destaca la gestión sostenible como algo prioritario, en respuesta a la creciente demanda de los clientes. Otras tendencias que adquirieron relevancia en el último año incluyen la importancia del contenido (según el 66% de las agencias), la creatividad digital (42%) y la medición de los resultados (42%). Por otro lado, más de la mitad de los encuestados (55%) expresó tener dificultad a la hora de encontrar talento.

El incremento de los costes en toda la cadena de valor de los eventos, y en particular en los servicios de catering (en el 33% de los casos), la producción audiovisual (21%) y el personal (18%) impactó en la actividad de las agencias, que elevaron sus tarifas. El aumento de costes se vio compensado por el mantenimiento, o incluso un ligero aumento de los presupuestos de las marcas, pese al clima económico actual.

En cuanto a los sectores que más eventos y experiencias organizaron en 2022, el de la automoción se sitúa en primera posición (67%), seguido del farmacéutico (60%), el segmento lujo y premium (54%) y el de alimentación y bebidas (48%). Las convenciones fueron el tipo de eventos más frecuente, seguido por las presentaciones de producto o marca y los congresos.

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Según un estudio de Cisco, el 82% del tráfico en internet en 2022 será contenido de video. El consumo de este formato se ha disparado en los últimos años con el éxito de plataformas como Tik Tok y el aumento del teletrabajo, que permite al usuario acceder a este contenido cuando quiere desde casa, sin miedo a ser mal visto por sus directivos o compañeros de oficina. Videos cortos se pueden utilizar para crear mayores expectativas e interés en un evento, y posteriormente para ofrecer contenido adicional, on demand.

La pandemia también forzó al público en general a adoptar nuevas formas de comunicación digital, tanto para reuniones de trabajo como para sus relaciones con familiares o amigos. Las videollamadas se han convertido en algo cotidiano, y eso se puede aprovechar también para crear plataformas de networking entre delegados con intereses comunes antes de la celebración del evento, o para mantener el espíritu de comunidad tras su finalización.

Finalmente, Cvent destacó el aumento del uso de códigos QR para ofrecer contenido adicional tanto antes como después del evento y mejorar así la experiencia del asistente. También puede utilizarse para ampliar el alcance del evento con el registro a posteriori de más personas.

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Entre las tendencias en la organización de eventos a tener en cuenta, el informe destaca un mayor enfoque en ofrecer experiencias inolvidables a los asistentes a través de soluciones creativas, así como un mayor interés en la salud y el bienestar. Esto beneficiará a los locales que puedan ofrecer actividades como sesiones de mindfulness, tratamientos de spa o una clase de cocina con proveedores locales, por ejemplo.

La concienciación social es también cada vez mayor entre los clientes, y los organizadores de eventos buscan sedes que compartan los mismos valores corporativos. Existe asimismo un mayor interés en destinos de ocio y venues que destaquen su valor para staycations, para aquellos delegados que quieran extender su estancia y trabajar de forma remota a la vez que disfrutan del destino.

El informe confirma también que se seguirán incorporando componentes virtuales en los eventos presenciales, y los venues han de estar preparados para acoger tanto eventos en persona como virtuales e híbridos, con acceso a la tecnología necesaria y proveedores locales con la experiencia adecuada para apoyar a los organizadores. Asimismo, destaca el potencial de la realidad virtual y aumentada para ahorrar tiempo a incrementar las ventas del venue, por ejemplo permitiendo a los organizadores hacer una visita virtual de los espacios en diferentes formatos, así como para mejorar la experiencia de los asistentes al evento.

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El estudio añade que el espacio elegido para el evento debe reflejar los objetivos del mismo, y todos los aspectos del diseño, desde el mobiliario a la tecnología, se deben adaptar para conseguir la mayor interacción posible con el público. Cada evento debe tener también un mensaje, que será transmitido a través de todos y cada uno de sus elementos, hasta el detalle más insignificante.

PCMA presentó estas tendencias en su congreso anual Convening Leaders, celebrado en Pittsburgh (Estados Unidos) del 6 al 9 de enero. En el mismo encuentro, el convention bureau de Alemania presentó los resultados de su estudio “El espacio de reuniones del futuro”, en el que identifica seis tipos de público y seis factores clave para el éxito de los eventos, incluyendo la transferencia de conocimientos, y la inclusión de elementos de sorpresa que provoquen cambios en los asistentes.

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La realidad virtual, la inteligencia artificial, el uso de drones o robótica son opciones que se incorporan cada vez más en los eventos para convertirlos en toda una experiencia. También crecerá el uso de apps para reforzar la interacción con los asistentes, sobre todo en Europa donde el crecimiento se estima en un 3,5%. Por otro lado, los eventos virtuales no calan y no constituirán más del 10% del total según los encuestados, que valoran las ventajas del cara a cara.

La preocupación por la seguridad estará también más presente, siendo un factor determinante a la hora de elegir el destino, e incluso el alojamiento o actividades, para el 50% de los encuestados en América Central y el 33% en Europa.

Por otra parte, existe una voluntad creciente de contar con una estrategia de eventos totalmente alineada con los objetivos de la empresa, algo que todavía no ocurre en muchos casos en que el evento se sigue percibiendo como un coste y no una inversion. Asimismo, los encuestados son conscientes de la necesidad de evaluar con mayor rigor los resultados, utilizando la tecnología para monitorizar reacciones, opiniones, experiencias o reacciones del asistente en tiempo real, y convirtiendo esta información en datos útiles.

Finalmente, el informe apunta a eventos cada vez más creativos para ofrecer al asistente una experiencia única y genuina y garantizar su éxito. La creciente preocupación por lo sano y el wellness influirá también en la elección de localizaciones, actividades o dietas que redunden en el bienestar de los participantes.

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