El 69% de los 700 gestores de viajes considera que no disponen de presupuesto suficiente para todos los desplazamientos que serían necesarios en favor del desarrollo del negocio. El 81% de los directores financieros vincula estas limitaciones presupuestarias al hecho de que los representantes que viajan no son lo suficientemente eficientes para obtener mejores resultados. Aunque el 43% de los responsables de la financiación afirma que más de la mitad de los viajes podrían ser virtuales, aún invierten en ellos porque consideran que las reuniones presenciales siguen impulsando los resultados empresariales. Como consecuencia de este 43% de directores financieros que cuestiona el valor del business travel, uno de cada tres gestores considera las opciones digitales como amenazas directas para el futuro de su trabajo.

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Al mismo tiempo se estima el encarecimiento de precios del alojamiento en un 56%, del 49% en los billetes aéreos y del 48% en los costes vinculados al desplazamiento.  La prioridad se centra, pues, en mantener a raya la presión sobre los costes de los propios viajes. 

‘Tijeretazo’ en los viajes de incentivo y asistencia a eventos

¿Sobre qué tipo de desplazamientos recaería entonces el recorte de los costes? El informe apunta entre otros, y por este orden, a la participación en viajes de incentivo (31% de los encuestados lo mencionan), seguido de la asistencia a ferias comerciales (29%), así como a los desplazamientos a eventos y conferencias (26%). A mucha distancia quedan las reuniones con clientes habituales (16%). 

Y tan importante como en qué tipos de viajes se van a destinar menos recursos es el cómo. Hacer coincidir el viaje de negocios con los eventos o conferencias de interés para la empresa y negociar mejores tarifas con los proveedores aéreos y hoteleros marcan tendencia. En relación a esta última partida, los travel managers encuestados se muestran abiertos a trabajar con nuevas marcas. El control de gastos también pasa por reducir el número de representantes que viaja y disminuir el número de viajes de negocios contemplados.

El informe entra en más detalle sobre las líneas de recorte. Por encima del 30%, la participación en viajes de incentivo, las visitas puramente comerciales y las convivencias para empleados/representantes sufrirán más control, seguido de la asistencia a ferias y eventos sectoriales.

Prioridades distintas por regiones 

Atendiendo a la distribución geográfica, los responsable de viajes de negocios de Norteamérica priorizan reducir costes en la asistencia a eventos, conferencias y ferias, al igual que prevén reducir el número de participantes en viajes de incentivo. En Europa, el 44% de los gestores se propone aminorar los costes de las reuniones internas, y son muchos menos que sus homólogos norteamericanos los que planean costes decrecientes en materia de asistencia a ferias comerciales (17% frente al 37%). 

Por último, en Asia se actuará en primer lugar sobre los costes relacionados con los viajes de incentivo, pero también sobre las reuniones internas. Australia hará frente de manera prioritaria a los costes de las reuniones internas y a las convivencias en equipo. El estudio no arroja datos sobre Latinoamérica.

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LA NEGOCIACIÓN DIRECTA CON PROVEEDORES AFECTA AL 50% DE LOS VIAJES PROFESIONALES

Según el informe de Avoris Travel Insights – Viajes de Negocio 2025, 330.000 empresas españolas invierten en business travel y MICE, lo que supone un incremento dedl 3,8% con respecto a 2024.

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Con respecto al MICE

Los viajes en grupo con motivos profesionales son contemplados por 173.000 empresas españolas, dedicando 4.100 millones de euros a esta partida en el global del país. Como principales regiones emisoras, Madrid se alza en el primer puesto con el 25% de la inversión, seguida de Catalunya (22%) y la Comunidad Valenciana (11%). Entre las compañías que más invierten en viajes profesionales en grupo, el 9% son pymes, el 52% medianas empresas y el 39% grandes entidades.

La opinión sobre las agencias tradicionales

Atendiendo tanto al business travel como al MICE, las agencias de viajes tradicionales son el principal canal de reserva, al ser utilizado en el 58% de los casos. Sin embargo, las negociaciones directas con los proveedores se realizan en el 50% de los programas, mientras que el 46% de los compradores recurren a webs especializadas y el 29% a agencias de viajes online.

Según el informe de Ávoris, los principales motivos para elegir una agencia de viajes tradicional es el asesoramiento, seguido de la seguridad y el ahorro de tiempo. Conseguir mejores tarifas solo representa el 30% de los motivos. En cuanto a lo que los compradores estiman que las agencias de viajes deberían mejorar figuran precisamente los precios, la agilidad en las negociaciones y la facilidad en el proceso de negociación.

Los clientes aprecian especialmente cuando la agencia ofrece una plataforma que integre la documentación vinculada al viaje, así como los servicios de movilidad asociados al mismo y una app de gestión de gastos. Cierran el top 5 de mejoras esperadas la inclusión de información turística sobre el destino y el asesoramiento en cuanto a herramientas de trabajo., videollamadas o conferencias virtuales.

Otras noticias relacionadas:

EL SECTOR MICE CONSOLIDARÁ SU CRECIMIENTO HASTA 2032

Según el último informe de Allied Market Research, el sector se valoró en 598.200 millones de dólares en 2022 y podría superar los 2,3 billones de dólares en 2032.

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IA de funcionalidad proactiva

Una de las principales tendencias compartidas en el informe “Tendencias de Viajes Corporativos en 2025” es que la próxima ola de inteligencia artificial (IA) pasará de la funcionalidad pasiva a la proactiva, con agentes basados en esta tecnología que irán más allá de la asistencia y el apoyo.

En lugar de limitarse a responder a las solicitudes, la IA se anticipará de forma autónoma a las necesidades de los viajeros, ayudándoles a reservar vuelos en tiempo real, optimizar itinerarios en función de los cambios de horarios e incluso ayudar a los gestores de viajes a negociar tarifas hoteleras, así como a crear, auditar y aprobar informes de gastos.

Reuniones en movimiento

Ya que los modelos de trabajo híbridos continúan siendo la norma, el concepto de reuniones en movimiento se perfila como una tendencia clave.

Desde la elaboración de estrategias con los compañeros durante los vuelos hasta la celebración de cumbres en vagones de tren reservados de forma privada, los propios desplazamientos se están convirtiendo en oportunidades de reunión.

Paquetes de viaje a medida

La tecnología New Distribution Capability (NDC) está permitiendo a las aerolíneas y a las empresas crear de forma conjunta paquetes de tarifas aéreas que se ajusten a las políticas de viajes corporativos, completamente a medida, que permiten el ahorro de tiempo y dinero.

Personalización y experiencias

Este año, la Generación Z representará más de una cuarta parte de la fuerza laboral mundial, lo que impulsará un cambio en los viajes corporativos hacia la flexibilidad, la sostenibilidad y las experiencias significativas.

Para este grupo de trabajadores, los viajes de negocios internacionales no son solo para cumplir con las obligaciones laborales, también son oportunidades para la progresión profesional y el crecimiento personal.

La flexibilidad está en el centro de sus preferencias y se están incorporando cada vez más opciones para agregar vacaciones en este tipo de desplazamientos.

Pasarelas biométricas

Los viajeros ya pueden moverse por algunos aeropuertos sin tener que mostrar repetidamente los documentos de viaje o esperar largas colas, simplemente escaneando su rostro en los puntos de contacto clave. Para los viajeros frecuentes, esto es clave para mantener niveles de estrés bajos. Según el informe GPS 2024 de IATA, el  73% de los pasajeros aéreos mundiales están interesados en utilizar datos biométricos en lugar de pasaportes, para acelerar los procesos.

Bienestar como prioridad

La tendencia del “Jetset Hacking” está creciendo a medida que los viajeros priorizan su bienestar, llegando a redefinir el sector del business travel.

Los viajes de negocios pueden afectar al bienestar de las personas, ya sea debido a cenas con clientes hasta altas horas de la noche o a las noches de insomnio provocadas por el jet lag. Sin embargo, se está prestando mayor atención a cuidar la salud mental y física cuando se desplazan por trabajo.

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EL SECTOR DEL BUSINESS TRAVEL SE MUESTRA OPTIMISTA

Según el último informe de GBTA, un 48% de los profesionales encuestados espera que se realicen más viajes de negocios este año. Un 57% prevé un aumento de la inversión.

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Para su elaboración, la asociación ha contado con la participación de 786 compradores globales de viajes, proveedores y otros perfiles de la industria de América del Norte, Europa, América Latina y Asia-Pacífico.

Pese a que la situación económica mundial, los problemas geopolíticos y los cambios tecnológicos continúan siendo sus principales preocupaciones, un 48% de los encuestados espera que se realicen más viajes de negocios en 2025. Asimismo, un 57% prevé un aumento del gasto en los mismos.

Asia-Pacífico es la región que mayor optimismo refleja, ya que un 63% indica que planea gastar “más” o “mucho más” este año. Le sigue de cerca Norteamérica con un 57%, mientras que los europeos se muestran más cautos, con un 50%.

La previsión general es que los viajes comerciales y de gestión de cuentas representen el mayor volumen de gasto medio (27%), por delante de las reuniones internas (21%), las conferencias y ferias comerciales (14%) y los viajes de servicio (13%).

Principales retos

Los resultados de la encuesta de GBTA indican que las empresas siguen siendo conscientes de los costes actuales y, por tanto, continuarán siendo cautos a la hora de tomar decisiones sobre sus operaciones de business travel.

La integración de la tecnología –especialmente de la inteligencia artificial– también seguirá siendo una de las principales prioridades del sector, así como la implementación de la sostenibilidad en las políticas de los viajes corporativos.

Evolución en 2024

Con respecto a 2024, un 71% asegura que las reservas de este tipo de desplazamientos crecieron considerablemente el año pasado, en comparación con 2023. El gasto en viajes también fue mayor de lo previsto, con un 77% que en 2024. Norteamérica y Asia-Pacífico fueron las regiones que mayor evolución experimentaron.

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EL AUMENTO GENERAL DE TARIFAS SEGUIRÁ AFECTANDO AL BUSINESS TRAVEL EN 2025

Según el último informe de BCD Travel, aumentarán especialmente los precios del alojamiento hotelero (+2,9%) y del alquiler de coches, que subirá entre un 3 y un 5%. El transporte aéreo se mantendrá prácticamente invariable.

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Transporte aéreo

Según IATA (la Asociación Internacional de Transporte Aéreo), el tráfico aéreo mundial superó en 2024 los niveles de 2019 en un 5,7%.

En cuanto a las previsiones tarifarias, el informe prevé que los precios medios de los billetes se mantengan prácticamente invariables en 2025, solo con una subida del 0,1%. Las tarifas regionales aumentarán un 0,2%, mientras que las de los intercontinentales disminuirán un 0,6%.

El Pacífico Sudoccidental y Asia tendrán los mayores aumentos, del 3% y del 2,4%, respectivamente. En Latinoamérica caerán un 1,4% y en Europa subirán un 1,1%.

Alojamiento hotelero

Para 2025, se espera que las tarifas medias diarias de los hoteles de todo el mundo crezcan un 2,9%. Por regiones, el Pacífico Sudoccidental y Oriente Medio despuntarán con un +4,6% y un +4,1%, respectivamente, por delante de Latinoamérica (+3,4%), Asia (+2,9%) y Europa (+2,8%).

Alquiler de coche

En los dos últimos años, debido al desequilibrio entre oferta y demanda, los clientes de alquileres de coches se enfrentaron a grandes subidas de precios.

En 2025, la previsión es que este tipo de empresas continúe aumentando sus tarifas lo máximo posible, con el objetivo de compensar la debilidad del sector de ocio, llegando a subir entre un 3% y un 5%.

Principales riesgos para 2025

BCD Travel también ha analizado los riesgos a los que se enfrentará el business travel en este nuevo año: el cambio climático, con fenómenos meteorológicos más frecuentes y graves; la inteligencia artificial, la ciberseguridad y la desinformación; el panorama geopolítico, la salud mental y las divisiones políticas.

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ZOOM PREDICE LAS TENDENCIAS EN IA PARA 2025

Los expertos de la plataforma destacan las ventajas de utilizar la tecnología para implicar a todos los miembros de la empresa en las peticiones de los clientes o mejorar y personalizar la atención que se le brinda.

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Siguiendo esta tendencia al alza, la asociación asegura que en 2028 se podrán lograr los 476.600 millones de euros de gasto en Europa, siendo solo superado por la región de Asia-Pacífico en lo que respecta a la tasa de crecimiento regional.

Asimismo, se prevé que el gasto europeo en business travel haya representado el 26,4% del total mundial en 2024, con 1,36 trillones de euros, cuota que aún se sitúa ligeramente por debajo de los niveles de 2019.

El informe también señala que se ha experimentado un cambio entre dos zonas clave del continente. Si bien la parte occidental siempre ha superado a la emergente, en 2024 se ha invertido la tendencia. Europa Oriental ha aumentado el gasto un 14,7%, frente al 9,8% de Occidente. Por países, España, Grecia, Países Bajos, Austria y Suiza han superado los niveles de gastro previos a la pandemia.

GBTA atribuye esta subida a la inflación generalizada, que ha derivado en el disparo de las tarifas aéreas y hoteleras.

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EL GASTO EN VIAJES DE NEGOCIOS BATIRÁ RÉCORD EN 2024

Según WTTC, en 2023 se mantuvo solo un 5,4% por debajo de 2019, mientras que en 2024 se espera un aumento del 6,2%, alcanzando un nuevo récord de 1,5 billones de dólares.

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Disgregación de servicios: las nuevas tecnologías y los canales de distribución para la venta de servicios aéreos u hoteleros ofrecen cada vez mayor diferenciación de productos, modos de comercialización, acceso a contenidos y experiencias de compra basadas en la separación de prestaciones. Esto facilita el desglose del precio total de una reserva y puede favorecer una disminución de los costes.

Viajes diferenciales: tras la pandemia, se reanudaron los viajes de negocios, pero de forma distinta. Ya no es posible generalizar sobre el perfil de este tipo de desplazamientos. Una empresa puede comprar más billetes de avión que antes, mientras que otra lo hace menos por motivos climáticos y reduce el número de citas profesionales, afectando así a los volúmenes de contratación y a las tarifas obtenidas.

Presupuestos con base cero: con el aumento de los precios y el trabajo híbrido, algunas organizaciones desglosan al máximo los presupuestos de sus operaciones, empezando de cero y repasando cada gasto para determinar qué es esencial.

“Canibalización del ocio”: debido al incremento de la demanda de viajes vacacionales, las empresas han empezado a apostar por los alquileres destinados a este segmento y de corta duración para los desplazamientos profesionales, por lo que la tendencia del bleisure sigue en aumento. Algunas políticas de viajes se están ajustando para ganar flexibilidad a este respecto.

Normalización de los precios: de 2023 a 2024 se han moderado las subidas de precios, con aumentos porcentuales de un solo dígito. Los proveedores de viajes han intentado mitigar el aumento debido a problemas con la mano de obra, la inflación y el combustible.

Actualización de referencias: las industrias MICE y de business travel continúan pensando en 2019 como el año de referencia, y es poco probable que los precios vuelvan a los niveles registrados aquel año. Por tanto, es recomendable que las compañías trabajen sobre tarifas más elevadas y realistas a día de hoy, en favor de representar mejor los costes reales.

Precios moderados: durante los próximos dos años, se prevén subidas de precios más moderadas, debido a una probable disminución de la demanda de viajes vacacionales, al crecimiento económico general y a los costes de insumos como la mano de obra y el combustible.

Motores del cambio: con un entorno de precios en proceso de normalización, existe un mayor potencial para que los factores externos influyan en los costes. Estos factores son la incertidumbre sobre las perspectivas económicas -en un contexto de persistente inflación-, el aumento de las tensiones geopolíticas, las restricciones en materia laboral, la alta demanda mundial de viajes de ocio y la sostenibilidad -el combustible de aviación sostenible, la compensación de la huella de carbono, los vehículos eléctricos…-.

Nuevo enfoque de la estrategia: las empresas siguen poniendo el foco en los costes, pero incorporan nuevos proveedores y establecen relaciones comerciales más duraderas, con la negociación continua como factor fundamental. También reúnen a todos los responsables para comprender de qué trata cada operación, estableciendo el valor real de la inversión y construyendo presupuestos más reales. Asimismo, se está produciendo un cambio en los KPI (indicadores clave de rendimiento, por sus siglas en inglés), poniendo el bienestar del viajero en el centro y dando mayor relevancia a aspectos medioambientales y sociales.

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EL AUMENTO DE LOS PRECIOS SE MODERA A NIVEL MUNDIAL

Tras los incrementos de hasta el 10,7% en los hoteles registrados en Latinoamérica en 2023, se ralentiza el aumento de tarifas, incluyendo en los billetes de avión en Europa, Oriente Medio y África.

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Según la encuesta –realizada a 3.750 viajeros de negocios de 24 mercados–, dos tercios consideran que este tipo de desplazamientos profesionales son fundamentales para la promoción profesional, siendo los perfiles más jóvenes los que los consideran más importantes: un 72% la generación Z, un 68% los Millennials, un 64% la generación X y un 58% los Boomers. Además, el 76% afirma que disfruta de estos viajes.

Sin embargo, dos de cada tres participantes (66%) consideran que no han tenido las mismas oportunidades que sus compañeros para realizar viajes de negocios. Los encuestados atribuyen esta desigualdad a su nivel de antigüedad (19%), su edad (18%), su condición de padres o cuidadores (14%); su lugar de residencia (14%), su aspecto físico (12%), la frecuencia con la que acude a la oficina (12%), su sexo (11%) y su acento (11%).

La publicación también aporta datos sobre las interrupciones de los desplazamientos por trabajo en el último año. El 88% se ha visto obligado a improvisar, debido a retrasos inesperados, cancelaciones o la necesidad de cambiar de ruta.

Aunque la seguridad sigue siendo el principal motivo por el que se rechaza un viaje de negocios (44%), un 29% está dispuesto a rechazarlo debido a la alta probabilidad de retrasos o cancelaciones. El 33% también rechazaría un viaje por motivos de seguridad relacionados con el medio de transporte utilizado.

Este tipo de problemas también afecta a la vida personal de los trabajadores: un 38% ha tenido que cancelar o reprogramar sus reuniones, un 38% ha tenido que añadir días adicionales no planificados y un 33% ha hecho escalas más largas o inesperadas. Para hacer frente a estos imprevistos, el 80% de los encuestados reserva más tiempo para la llegada (34%), para la salida (19%) o para ambas cosas (27%).

Para finalizar, la encuesta incluye información sobre los principales objetivos de las empresas en relación al business travel, desde el punto de vista de los encuestados, siendo el primero la satisfacción de las necesidades de los empleados en cuanto a opciones de desplazamientos flexibles (40%), por delante de reducir los costes (31%) y aumentar las opciones sostenibles (29%).

A pesar de que una gran parte considera que su empresa se centra en sus necesidades de flexibilidad, el 91% ha visto cómo su empresa recortaba ciertas opciones en los últimos doce meses, incluyendo los viajes que combinan trabajo y ocio. Un 22% asegura estar dispuesto a rechazar un viaje que no le permita ampliarlo para disfrute personal.

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El objetivo principal del GLC es poner en contacto a los ejecutivos de compañías de viajes corporativos de diferentes sectores -finanzas, ingeniería, transporte, energía, tecnología…- con altos mandos del grupo Accor, con el fin de generar información valiosa y estrategias prácticas que puedan impulsar y transformar el segmento del business travel, impactando de forma positiva en el sector.

En la primera sesión, organizada en junio en París, se debatió sobre los cambios en las expectativas de las empresas y los viajeros; la importancia del reconocimiento, la personalización y la fidelización B2B; el impacto de la distribución y los precios. También se analizaron las nuevas tendencias, entre ellas, el creciente protagonismo de la sostenibilidad.

Como conclusión de este primer encuentro, el consejo estableció tres prioridades principales en los desplazamientos de trabajo:

1. Experiencia, bienestar y seguridad del viajero.
2. Gestión y optimización de costes.
3. Sostenibilidad y DEI (diversidad, equidad e inclusión).

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