A través de un recorrido de menos de un kilómetro, la experiencia combina ejercicios individuales y en pareja, adaptados a los objetivos de cada grupo, con un máximo de 18 participantes. Entre esos ejercicios se incluyen la observación con lupa de micropaisajes para descubrir la fauna y la flora del viñedo, dinámicas de conexión auditiva en base a meditaciones y reflexiones a partir de lecturas, la contemplación del paisaje, experiencias táctiles y olfativas —como tocar la corteza, las hojas o los frutos de la vid—, así como actividades orientadas a reforzar el vínculo entre los participantes. La propuesta, con una duración de entre 60 y 90 minutos, concluye en una bodega —elegida por la empresa participante— con una cata guiada que incluye maridaje con productos locales, del tipo de embutidos y quesos.

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Constantemente se habla de cómo la industria MICE debe evolucionar para captar a los profesionales de las nuevas generaciones sin dejar de captar el interés de los profesionales más mayores. La llegada de miembros de la generación Z al ámbito laboral, igual que hace unos años lo hizo la llegada de los millennials, ha llevado a replantearse muchos aspectos, desde el contenido de los programas o el diseño de los espacios al tipo de experiencias que se ofrecen.

Si bien es imperativo adaptarse a nuevos gustos, no se puede ignorar que una buena parte del público sigue teniendo más de 50 años. El diseño de cualquier acción ha de tener por tanto en cuenta a ese público multigeneracional.

Las diferentes generaciones

Fue el sociólogo Karl Mannheim quien, en los años 20 del siglo pasado, empezó a hablar de “generaciones sociales”. Definen grupos que no solo comparten una edad biológica, sino vivencias que condicionan su forma de actuar y percibir el mundo, desde crisis económicas y guerras a avances tecnológicos. El impacto de estas vivencias es más marcado cuando coinciden con momentos clave de su vida, como pueden ser sus últimos años de formación o la llegada al mercado laboral.

Se empezó a hablar de una “generación silenciosa” (nacidos entre 1928 y 1945), marcada por la posguerra, y los baby boomers (1946-1964), grupo social fruto de la explosión demográfica tras la Segunda Guerra Mundial. La publicación, en 1991, de la novela Generación X del canadiense Douglas Coplans, no solo dio nombre a los nacidos entre 1965 y 1980, sino que reafirmó la observación de las diferencias generacionales.

A partir de entonces se ha realizado un análisis más exhaustivo de las características de cada grupo, como demuestran las numerosas publicaciones y debates sobre las preferencias de los millennials (nacidos entre 1981 y 1996) o el comportamiento de la generación Z (1997-2010). A cada una de ellas se les atribuyen características genéricas (que pueden variar según los estudios) determinadas por las experiencias que les ha tocado vivir. Los baby boomers, criados en el primer periodo de paz del siglo XX, buscan mantener una idea de estabilidad y por ello valoran la lealtad.

Para la generación X, la austeridad de la posguerra queda lejos. Vivieron una época de relativa prosperidad y crecimiento junto con la transición al mundo digital, resultando en una mayor eficiencia que ahora valoran en cualquier ámbito.

Los millennials son considerados los primeros nativos digitales. Frustrados por crisis económicas que les impidieron disfrutar de la estabilidad de generaciones anteriores, aprendieron a ser flexibles. Se adaptan y reinventan continuamente, buscando el equilibrio entre su vida personal y laboral.

La generación Z creció rodeada de adultos pendientes de su smartphone y se vio confinada por la pandemia en los últimos años de su formación. La sobreexposición al mundo digital les lleva a buscar y valorar experiencias más auténticas.

Conocer las características de cada generación resulta imprescindible para poder orientar desde campañas de marketing al diseño de operaciones MICE con destino a diferentes públicos, pero es una información que se ha de tomar con cautela. El año de nacimiento no determina forzosamente el comportamiento de las personas. Influyen muchos otros factores, tanto personales como geopolíticos, económicos o culturales.

No es bueno ahondar en estereotipos. Cuando baby boomers y miembros de la generación X critican abiertamente la supuesta “pereza” de la generación Z, esto no hace sino crear resentimiento y desconfianza en éstos, profundizándose la brecha.

Un público más multigeneracional que nunca

La convivencia de varias generaciones en el ámbito profesional no es algo nuevo. Tradicionalmente, los mayores aportaban experiencia y coaching para los más jóvenes, que gradualmente iban tomando el relevo. Hoy día se dan varios factores que hacen que esa convivencia multigeneracional sea más amplia que nunca, y más relevante a la hora de diseñar operaciones MICE.

Por un lado, está el envejecimiento global de la sociedad, una realidad cuyo impacto Alastair Turner destacó en su último informe de tendencias IBTM World Trends Report 2025. La combinación de mayores expectativas de vida y el descenso de la natalidad hacen que el porcentaje de adultos mayores de 65 años se haya duplicado en las últimas décadas, alcanzando un 10% a nivel global en 2024. Se espera que en 2050 supere el 16% del total de la población.

Existen casos extremos como el de Japón, donde el 29,3% de la población ya supera los 65 años, mientras que el continente africano es el más joven, con tan solo un 4% de personas de esta edad. Es el caso, por ejemplo, de Nigeria. Europa también envejece rápidamente: en Italia y Alemania el porcentaje de mayores de 65 años asciende al 22%.

No solo se vive más, sino que se trabaja durante más años. La edad oficial de jubilación se alarga cada vez más en muchos países, y ya resulta habitual encontrar personas activas de más de 70 años, compartiendo espacio con las nuevas generaciones que entran al mercado laboral.

Esta nueva realidad demográfica influye en la economía, al determinar quién constituye el grueso de la población productiva. También quiénes participan en desplazamientos profesionales o viajes de incentivo, quiénes asisten a convenciones, eventos y ferias.

El abanico de edades entre los delegados es cada vez más amplio. Y las distintas generaciones que participan en estos encuentros tienen expectativas, motivaciones y formas de interactuar diferentes.

Por otro lado, los avances tecnológicos han facilitado el avance de una tendencia dominante: la personalización. Consumidores de cualquier edad están habituados a comunicados y campañas de marketing que responden directamente a sus gustos. En sus dispositivos digitales reciben contenido y recomendaciones que se ajustan a su personalidad.

Del mismo modo, cuando asisten a cualquier cita profesional, ya no solo esperan encontrar opciones de catering que respondan a sus gustos o intolerancias, así como soluciones a sus necesidades de accesibilidad o momentos para relacionarse con la gente del lugar. Cada vez más esperan que el propio contenido, formato o la comunicación sobre el encuentro responda a sus preferencias.

Cómo conectar con diferentes generaciones

Para los organizadores, el principal reto es conectar con un público que incluye miembros de diversas generaciones, con hábitos y expectativas muy diferentes, y que ninguna se sienta excluida.

El engagement es clave para el éxito, pero esto puede significar algo diferente para cada generación. Se trata de tener en cuenta, en la medida posible, las preferencias de cada grupo a la hora de diseñar la comunicación, el formato o las oportunidades de networking, con el fin de que en todo ello sea posible lograr la mejor respuesta.

Baby boomers

El público más tradicional prefiere el networking durante cócteles y cenas, así como adquirir información y conocimientos a través de ponencias. Una agenda bien estructurada, con sesiones educativas en las que puedan hacer preguntas a expertos con credibilidad, así como aprender sobre nuevas tecnologías, será generalmente de su agrado.

Gustan de participar en paneles, compartir sus experiencias y ser mentores de los más jóvenes. También aprecian el reconocimiento en forma de premios.

La comodidad es importante: se valoran sedes con áreas donde sentarse y sin demasiado ruido o estimulaciones. En muchos casos se prefieren lugares próximos y que impliquen desplazamientos cortos, a ser posible por tierra.

Por otro lado, aunque han aprendido a usar la tecnología, prefieren un contacto humano que les guíe, en lugar de depender de una app del evento. También aprecian las conversaciones cara a cara y una comunicación clara y profesional.

Generación X

La inversión de su tiempo, dinero y esfuerzo tiene que merecer la pena. Talleres y sesiones que les proporcionen aprendizajes nuevos que llevarse a casa serán atractivos para profesionales que buscan la máxima eficiencia y no perder el tiempo. Encontrarán igualmente útil poder acceder a una app para planificar con tiempo, por qué no siguiendo las recomendaciones de un agente o conserje virtual, así como descargar informes, guías prácticas o notas para una estructuración propia de los contenidos.

Prefieren conectar en pequeños grupos, en espacios tranquilos y lounges, o conversando ante un café. Igualmente, valoran encontrar personas afines a través de una app o siguiendo mapas interactivos.

Agradecen el reconocimiento, aunque sin necesidad de “demasiado bombo”. Formatos que incluyen gamificación, donde la tecnología permita ver su posición en tablas compitiendo con otros profesionales o grupos, resultan interesantes y amenos.

Millennials

La experiencia lo es todo para los millennials. Ya no les basta con escuchar ponencias, sino que buscan una comunicación bidireccional y una mayor interacción y contribución en el contenido. Sesiones colaborativas, brainstorming interactivo o encuestas con resultados publicados en tiempo real les permiten ser cocreadores. Quieren formar parte de una comunidad que se cree en torno al encuentro, manteniendo la comunicación antes, durante y después del mismo.

También buscan inspiración e ideas que puedan aplicar en su vida, tanto personal como profesional, así como contenido que puedan compartir en redes sociales: fotos o retos creativos que representen un reconocimiento digital de su participación. Es una generación concienzada con la salud y el bienestar que apreciará tanto las opciones más saludables en los menús como la existencia de espacios para la relajación y la desconexión.

Generación Z

Es una generación que ha crecido con la crisis climática y los sucesivos conflictos geopolíticos y sociales y requiere acciones con propósito, autenticidad y un legado positivo. La llamada “generación TikTok” prefiere los contenidos audiovisuales y está acostumbrada a consumir información en pequeñas dosis. Por ello prefieren sesiones cortas y contenido creado por usuarios afines a ellos. Buscan interactuar con sus pares y ser parte del proceso creativo. La hiperpersonalización y, sobre todo, evitar a toda costa un lenguaje formal, es esencial en la comunicación.

Viajes de incentivo multigeneracionales

No solo se trata del público multigeneracional que comparte espacio en convenciones o ferias. También en los viajes de incentivo se mezclan participantes de distintas edades y con diferentes preferencias. En marzo de este año, Maritz Research y SITE (Sociedad para la Excelencia en Viajes de Incentivo, por sus siglas en inglés) publicaron un estudio sobre cómo las diferentes generaciones ven los programas de recompensa de las empresas y, en particular, su actitud con respecto a los viajes de incentivo.

El estudio confirma que los viajes siguen siendo la recompensa que más motiva a los trabajadores de cualquier edad, aunque se valoran más los viajes individuales (61%) que en grupo (50%). Un 13% de los encuestados de la generación Z, frente al 6% de millennials y el 7% de baby boomers y miembros de la generación X, declara que no le gustan los viajes en grupo y por ello no se esfuerzan en buscar este tipo de recompensa. Los jóvenes se preocupan más por la conciliación de la vida personal y la laboral, y tienden a ver estos viajes como algo excesivamente largo que les aparta de sus rutinas personales para estar con colegas profesionales.

Los participantes más adultos valoran más los viajes como un reconocimiento público de sus logros por parte de sus superiores, es para ellos una fuente de orgullo personal, mientras que muchos jóvenes lo ven como una obligación. El informe sugiere que tal vez el problema radica en que no se comunica de manera clara el significado del incentivo.

La inclusión de pequeñas muestras de reconocimiento durante el mismo podría ayudar a cambiar la percepción de los profesionales más jóvenes.

Con respecto a las preferencias en cuanto a destinos o el contenido de los programas, el estudio muestra claras diferencias generacionales. Mientras que los baby boomers y los miembros de la generación X se decantan más por cruceros que visitan diferentes destinos, así como experiencias culturales y naturaleza, los pertenecientes a la generación Z prefieren la inmersión en destinos urbanos.

Opciones para todos

Son datos que los contratantes y organizadores de viajes de incentivo deberán tener en cuenta a la hora de diseñar los programas. Para intentar contentar a todos, la clave está en combinar diferentes elementos, como experiencias urbanas y de naturaleza, así como incorporar varias opciones de actividades de tal modo que los participantes puedan elegir.

Ofrecer flexibilidad, por ejemplo, a la hora de permitir viajar con acompañantes, también ayuda a que los asistentes se sientan más apreciados. Grupos más reducidos y programas que priorizan la diversión y el alojamiento de calidad, y apuestan por destinos novedosos y aventura, pueden tener éxito con premiados de cualquier edad.

En definitiva, tanto en viajes de incentivo como en cualquier reunión, convención o evento, se trata de buscar los denominadores comunes que puedan ser interesantes para todos. En los programas de formación esto se traduce en sesiones más concisas y eficientes, además de formatos más basados en casos reales y experiencias personales de los ponentes.

La preocupación por la crisis climática y la conciencia del cuidado de la salud y el bienestar es algo que trasciende a las distintas generaciones. Todos aprecian la incorporación de pausas, opciones de alimentación saludables y zonas tranquilas para el descanso o el trabajo individual, así como iniciativas sostenibles.

La imprescindible personalización se puede lograr gracias a la inteligencia artificial, con herramientas que permiten traducciones simultáneas o la creación agendas digitales individualizadas, pero sin eliminar la opción de interacción humana. Ante todo, la clave es la flexibilidad, con diseños centrados en las personas, no en estereotipos.

Para este tema hemos entrevistado a

Karin Krogh Gerente Senior de Desarrollo de Negocios de Kuoni Tumlare Congress (Dinamarca)
“La inclusión no consiste en sustituir los formatos tradicionales, sino en ampliar la gama de experiencias disponibles”

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Resiliencia… es la palabra más utilizada por los proveedores ante la incertidumbre generada por la situación geopolítica, las crisis sanitarias… incluso las condiciones climáticas que ya están afectando a la realización de algunos programas. Si bien en las grandes citas del sector nadie se atreve a afirmar qué eventos se han trasladado desde Oriente Medio a otros destinos, cuáles se han caído y siguen sin fecha de realización… en los corrillos que se forman sí se confirma que en el primer semestre se produjeron muchas cancelaciones y reubicaciones.

No obstante, ni siquiera esto es lo más destacable, pues parece que el mayor impacto se está notando en que las reservas de última hora, que ya se habían convertido en costumbre tras el Covid, ahora son lo más frecuente. En realidad, de la última hora parece que el cliente ha pasado al “ultimísima hora” y que las agencias poco pueden hacer para frenar esta tendencia.

Last minute

Esto supone en las operativas de los proveedores un auténtico quebradero de cabeza. Son numerosos quienes expresan que, además de la rapidez de respuesta que se exige en las peticiones, son muchas –demasiadas– las que no solo quedan en agua de borrajas, sino que ni siquiera generan una respuesta por parte del interesado, aunque sea negativa. Muchos proveedores lamentan que fechas que a priori se consideraban días de negocio, quedan vacías finalmente en el calendario por falta de confirmación a tiempo… o de aceptación simplemente por parte del supuesto interesado.

Afortunadamente, el año pasado fue bueno para el sector y muchas empresas tienen músculo para enfrentarse a esta nueva situación. Todo apunta a que precede a una explosión de actividad antes de que acabe el año, siempre y cuando alguna incertidumbre más no se cruce por el camino…

Quien sobrevive es quien puede adaptarse al continuo replanteamiento de estrategias. En la pasada edición (febrero de este año), contratantes en empresa y agencias coincidían en la necesidad de una planificación anticipada ante los cambios en la tramitación de visados y requisitos. Hoy esa planificación parece incompatible con la realidad del sector.

Un escenario incierto

Los vaivenes en el precio del combustible derivados del conflicto en Oriente Medio es otra de las variables que está afectando sobremanera al sector. El pasado mes de junio, la Asociación Española de Agencias de Incentivo (IdeMICE) presentó una encuesta sobre el impacto que esta situación está tenido entre sus asociados. Según sus resultados, el 86% de los miembros considera que afecta “bastante” o “mucho” a la actividad MICE durante este segundo semestre.

Ante este escenario, y con la intención de minimizar riesgos, una de las tendencias que se está consolidando es la mayor apuesta por los destinos nacionales. Esta opción permite evitar problemas relacionados con los visados y permisos de entrada y los desplazamientos de larga distancia, y al mismo tiempo favorecer la implementación de prácticas más sostenibles.

Es especialmente en Europa donde esta preferencia por los destinos nacionales o de proximidad está ganando peso. El uso del tren como medio de transporte se está consolidando como una alternativa cada vez más elegida para reducir el impacto ambiental asociado al avión. Una dinámica que, aunque en un principio no surgió como una decisión deliberada por motivos de compromiso con el planeta, está resultando beneficiosa al responder a unas exigencias medioambientales cada vez más presentes.

Para este tema hemos entrevistado a

GONZALO BASELGA Director Regional de Ventas Europa & Latinoamérica en RIU Plaza
“El mercado europeo continúa activo aunque con confirmaciones muy a corto plazo”

NATASHA MOHAMMED Vicepresidenta Global de Pullman
“La proximidad y la distancia que hay que recorrer son factores cada vez más relevantes en la toma de decisiones”

RUTGER HOORN Vicepresidente de Ventas Globales en Ovation DMC (Miembro de SITE)
“Más que un aumento de las cancelaciones, estamos observando una tendencia hacia la relocalización, con ciclos de decisión más cortos”

AOIFE DELANEY Directora de DMC Network (Miembro de SITE)
“Hemos observado una clara tendencia a mantener a los clientes norteamericanos dentro de Norteamérica”

BARBARA JAMISON-WOODS Responsable de Europa en London & Partners
“Nos beneficia que algunas organizaciones hayan pausado la rotación geográfica de congresos o eventos”

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Por Eva López Álvarez

Mallorca es un clásico que busca sorprender a los contratantes y organizadores de convenciones, viajes de incentivo y eventos corporativos. Este reto puede resultar difícil cuando el posicionamiento como destino vacacional es tan potente. Oferta para generar programas que queden en la memoria del asistente no falta: parte de ella pasa por revisitar localidades enteras, otras por sorprender con facetas de la isla menos exploradas y todas por ofrecer un clima benigno todo el año y una conectividad que ya quisieran muchos destinos insulares.

Si bien la estacionalidad sigue marcando muchas conexiones aéreas y numerosos hoteles cierran de noviembre a febrero, cada vez son más quienes están dispuestos a extender su operativa para recibir a grupos MICE. La capital, Palma de Mallorca, da por superada esta particularidad estacional relacionada con el alojamiento y está viviendo una auténtica explosión de pequeños hoteles boutique. El casco histórico se está llenando de escondites para incentivos muy exclusivos.

Una bahía que mira al MICE

Con la inauguración del Palau de Congressos de Palma en 2017, quedó evidente la apuesta de Mallorca por convertirse en un punto de referencia dentro del mapa congresual y MICE internacional. Gestionado por Meliá, ofrece la luminosidad y las vistas al Mediterráneo como principal atractivo. El mayor de sus auditorios (Illes Balears) cuenta con 1.966 butacas en tres niveles, mientras que un segundo auditorio (Mallorca) contiene 471 plazas en dos pisos.

Una de las mejores azoteas del destino se encuentra precisamente en el palacio de congresos: las vistas de la ciudad y la bahía son magníficas desde el espacio Rooftop Palma, de 600 m2.

El Palau no es el único gran espacio de una capital que se extiende de manera natural hacia Playa de Palma, dentro de la misma bahía. Esta zona será sometida a un ambicioso proyecto de regeneración, y no es el único en la isla. El entorno que rodee a los hoteles y equipamientos destinados a operaciones MICE y congresos de gran tamaño solo puede mejorar. Siempre con el atractivo de estar en el área de influencia del aeropuerto Son Sant Joan, el tercero más importante de España en volumen de pasajeros.

Uno de los espacios con mayor demanda para sesiones profesionales es Aubamar Convention Center, que forma parte del Aubamar Palma Resort y abrió sus puertas el año pasado. Puede recibir hasta 220 personas en teatro en la mayor de sus salas, caracterizada por las ondas de su techo que recuerdan al vecino mar.

Forma parte de los siete espacios ofrecidos entre los que también se encuentra la llamada Bóveda & Jacuzzi, donde se organizan cócteles con vistas para cupos de hasta 80 invitados. El centro de convenciones completa el complejo articulado en torno a dos hoteles: Aubamar Suites & Spa, de categoría 5 estrellas y 141 habitaciones, y Aubamar Bali (4 estrellas superior), con 354 habitaciones.

Otra de las opciones con grandes superficies para eventos corporativos y asociativos es Hipotels Convention Center, conectado a dos hoteles del grupo – Gran Playa de Palma, con 4 estrellas y 368 habitaciones, y Playa de Palma Palace, con 244 habitaciones y categoría 5 estrellas–. Cuenta con cuatro salas polivalentes que ofrecen un aforo máximo de 400 delegados.

No solo los hoteles cuentan con amplias zonas para eventos profesionales. AMOK es otro gigante a cinco minutos del aeropuerto. Esta discoteca ofrece como ventaja disponer de equipamiento audiovisual de última generación integrado.

Los eventos multitudinarios en el área de Playa de Palma están llamados a ser más numerosos con la construcción del recinto ferial que se espera esté terminado en 2029 en Llucmajor-El Arenal.

Palma de Mallorca

En la capital se está apostando por la renovación de numerosos palacetes urbanos que se están convirtiendo en hoteles boutique y venues, mientras que otros que forman parte de los clásicos del destino están orientando sus propuestas a los grupos corporativos, como el Hostal Cuba Restaurant.

Otro clásico es el hotel Victoria, epicentro de la vida social de las élites locales desde el siglo pasado. Tras una profunda reforma abrió sus puertas en 2025 como Hotel Victoria Gran Meliá. Cuenta con 171 habitaciones y cinco salas para eventos, la mayor con aforo para 650 personas.

Meliá es de hecho el grupo hotelero con mayor presencia en la bahía de Palma, contando siete hoteles y 1700 habitaciones, 1600 en el área de influencia del palacio de congresos.

La oferta de venues en la capital abarca espacios de toda índole: el velero de madera Rafael Verdera es el barco en activo más antiguo de la flota española (data del siglo XIX) y se puede privatizar para recorridos por la bahía desde la catedral de Palma, en grupos de hasta 65 personas.

Una propuesta muy diferente es la que ofrece el Estadi Mallorca Son Moix, sede del equipo de fútbol más importante de la isla. Además de los espacios actuales, está prevista la construcción de un auditorio con más de 500 plazas.

Can Balaguer es un centro cultural municipal que ocupa una antigua casa noble del casco antiguo cuyos espacios han sido musealizados y se ofrecen para eventos corporativos, ligados en su mayoría a la vida municipal. Tiene capacidad para cien invitados.

Su patio es uno de los espacios más atractivos del centro histórico de una capital que sorprende a muchos por la riqueza del patrimonio que esconde. Descubrir algunos de los patios más emblemáticos puede ser el hilo conductor de un programa de team building que incluya paradas estratégicas destinadas a compartir espacio con los mallorquines: es el caso de la heladería de Juan de S’Aigo, primera de la isla, inaugurada en 1700.

En cuanto a los transfers, la isla cuenta con una nueva opción de la mano de U-Moke. Se trata de una colección –12– de vistosos vehículos eléctricos inspirados en los icónicos beach car californianos que los propios invitados pueden conducir. Es especialmente demandado para circular por las carreteras secundarias y se puede contratar con chófer.

Al oeste de Palma

Es la zona más frecuentada por el turismo vacacional y sigue atrayendo proyectos hoteleros de lujo.

El antiguo Mallorca Country Club es actualmente el Kimpton Aysla Mallorca, con categoría 5 estrellas Gran Lujo. Propone un amplio abanico de actividades acuáticas gracias a la cercanía de los puertos Portals y Adriano, a diez minutos por carretera. El vecino campo de golf de Santa Ponça (18 hoyos) se utiliza para torneos o sesiones de iniciación, pudiendo completar un programa deportivo con las canchas de ténis y pádel del recinto. Como parte de su gimnasio, el hotel cuenta con la piscina más grande de Mallorca.

Los jardines ya han albergado talleres de cerámica y pintura, los restaurantes clases magistrales de sushi y cursos de coctelería, y el gimnasio sesiones de yoga y pilates.

Este de Mallorca

El norte de la isla, con su emblemática sierra de Tramontana y el viaje por el tiempo que se ofrece mediante el icónico tren de Sóller, siempre ha protagonizado los programas de incentivo. También los alrededores de Palma y la parte occidental de Mallorca, de sobra conocidos por sus hoteles y playas. Sin embargo, la parte oriental de la isla sigue siendo para muchos una zona desconocida.

Por eso esta parte se reivindica como una opción para viajes de recompensa que sorprendan al visitante. Hoteles singulares no faltan: Cap Vermell Grand Hotel y Creu de Tau Art & Spa son ejemplo de ello, en dos estilos muy diferentes. La misma propiedad de este último hotel cuenta con un exclusivo establecimiento en la playa, a quince minutos por carretera.

Por su parte Cap Vermell, incluso simulando un pueblo en la montaña, se encuentra a un kilómetro y medio de la playa. De hecho, se puede acceder a pie al Country Club con piscina semiolímpica que completa el gimnasio del hotel.

Y es que en Mallorca todas las propuestas terminan teniendo fondo azul.

No solo el interior y pueblos menos conocidos como Capdepera sorprenden: lugares tan posicionados en el panorama del turismo de sol y playa como Cala Millor, destino pionero en el desarrollo de hoteles en la isla, se hacen hueco en la actualidad por motivos completamente desvinculados de un turismo masivo que no respeta el entorno. La localidad forma parte de un proyecto de sostenibilidad con iniciativas que pretenden ser exportadas a otros destinos de costa afectados por el cambio climático.

A raíz de la gran tormenta que en 2001 dejó las playas sin gran parte de su volumen de arena, Cala Millor está siendo monitorizada como parte del proyecto LIFE que busca proteger las playas urbanas. La ciudad se ha convertido en un laboratorio vivo donde se estudian las corrientes, el impacto del oleaje en la costa o el estado de la posidonia que habita el fondo marino balear.

Los dos ayuntamientos y la asociación hotelera que están detrás de la marca East Majorca no solo buscan sensibilizar sobre la realidad climática, también ofrecer a los grupos de incentivo el destino y sus atractivos como un abanico de propuestas que puedan servir desde a organizadores de eventos deportivos de gran formato a empresas interesadas en incluir en sus programas olimpiadas en la playa, algo difícil de conseguir en otros punto de la isla, y directamente prohibido en las calas.

El Auditorio sa Màniga Cala Millor tiene capacidad para 466 personas (sumando las 390 del patio de butacas y las 76 del anfiteatro).

Muy cerca de la localidad, el recientemente creado Museo del Ferrocarril de Mallorca propone un recorrido virtual a bordo de un tren original y se ofrece como espacio para eventos. En la sala que alberga los trenes que datan de finales del siglo XIX y principios del pasado, cien personas pueden participar en un cóctel inspirado en aquella primera línea Palma-Inca que cambió la sociedad de la isla. La gestión del museo está en manos de 3 Salut Mental, organización compuesta por tres entidades que apoyan a personas con trastornos mentales.

La Vía Verde es una ruta ciclista que une las localidades de Manacor-Artà-Cala Millor y Son Carrió –donde se encuentra el centro cultural–, mediante un trazado llano de 12 kilómetros en total que supone una opción para programas que incluyan una parada en el museo.

El área de influencia de Cala Millor también cuenta con otro original venue: a principios del siglo XX se comenzó a construir la iglesia de Son Servera, que nunca llegó a terminarse.

Hoy cuenta de manera natural con una pequeña superficie cubierta que puede ejercer de zona de servicio durante un evento entre las columnas que un día fueron pensadas para sostener bóvedas.

Capdepera

A una hora por carretera de la capital, Capdepera es un pueblo interior en el que el tiempo parece haberse detenido. El castillo que lo domina forma parte de los atractivos. Ya se han organizado visitas guiadas previas a un aperitivo amenizado con música local.

Capdepera es uno de los escenarios idóneos para realizar actividades de team building vinculadas a las tradiciones y artesanías locales. Son Poca Palla es un espacio que reúne a artesanos especializados en la creación de cestas, sombreros y decoración de esparto y mimbre, con un espacio de taller donde los grupos pueden compartir la experiencia.

Existen varias rutas de ciclismo y senderismo que parten del pueblo, si bien la excursión más demandada es la que conduce a las cuevas de Artà. Es otro de esos lugares en los que Mallorca muestra cuán sorpredente es su paisaje subterráneo. Durante un paseo de media hora (700 metros), los visitantes descubren cómo la naturaleza ha esculpido una superficie aproximada de 6.000 m2.

Turismo activo

En la parte oriental de Mallorca se organizan sesiones para quienes gustan de más adrenalina, como barranquismo, o sesiones más relajadas como catas de vino… y, cómo no, opciones deportivas.

Hacia el interior, el Pula Golf Resort se articula en torno a un campo de 18 hoyos rediseñado en 2003 por el golfista español José María Olazábal. Desde entonces se ha convertido en un referente en Europa para la práctica de este deporte. Ofrece dos opciones de alojamiento: la casona típicamente rural mallorquina del siglo XVI, con diez habitaciones, y las 38 de construcción reciente inspiradas en el entorno. El restaurante ofrece bonitas vistas del campo y el paisaje circundante y puede recibir 190 comensales en su terraza. El recinto cuenta con spa y piscina exterior.

Entre las propuestas deportivas que más llaman la atención, tanto entre quienes buscan entrenamientos para su personal como por sus espacios para sesiones profesionales, está la Rafa Nadal Academy by Movistar. El manacorí más universal inauguró en 2016 este centro deportivo situado a 40 minutos del aeropuerto. Si bien las instalaciones se destinan principalmente al aprendizaje del tenis y las residencias de adultos con programa deportivo, la apuesta por el MICE es evidente.

El museo dedicado a la estrella del tenis acaba de ser reformado y su visita suele preceder o ejercer de remate a cualquier sesión organizada en el recinto.

En busca de la autenticidad

En un destino muy asociado a las propuestas vinculadas al sol y la playa, y menos a las tradiciones y artesanías locales, Mallorca Native ofrece experiencias que combinan la esencia cultural, gastronómica y paisajística de la isla de Mallorca, partiendo de experiencias compartidas con artesanos o productores locales.

Algunas de las propuestas tienen que ver con atractivos únicos, como el taller de cerámica talayótica (civilización prehistórica de las islas Baleares) o la visita guiada a mercados tradicionales como el de Sineu. Un acercamiento sorprendente a un destino que aún tiene mucho que decir.

Team building en Mallorca

Pintores de siurell
Este silbato de barro bañado en cal blanca se encuentra en todas las casas de Mallorca. En grupo no solo se le pueden aportar los colores típicos, también personalizarlos en versiones que despierten la creatividad.

Arte con palmito
La palmera local es el material de base de múltiples piezas de cestería, decoración… que se elaboran en talleres como Son Poca Palla, en el pueblo de Capdepera. Se puede completar la actividad con una visita a los campos.

Sandalias artesanales
De la mano de Mallorca Native y en sesiones de tres horas, los participantes en esta actividad pueden fabricar sus propias sandalias de cuero tras una introducción al trabajo del calzado hecho a mano.

Cata de vino
No todos saben que la tradición del vino mallorquín remonta al siglo II a.C. y más de 70 bodegas cuidan las variantes autóctona manto negro, callet y prensal blanc. En grupos grandes y pequeños, la cata de vino insular es un clásico.

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Hoy, los incentivos se han convertido en herramientas estratégicas para fortalecer la cultura corporativa, generar sentimiento de pertenencia, fidelizar talento y construir conexiones emocionales duraderas entre las personas y las marcas.

En un contexto marcado por la hiperconectividad y la necesidad de atraer y retener talento, las compañías ya no buscan únicamente sorprender a sus equipos. Buscan generar experiencias memorables que conecten con valores, emociones y estilos de vida. El éxito de un viaje ya no se mide solo por el destino elegido, sino por la capacidad de crear vivencias auténticas, relevantes y transformadoras.

En este escenario, el papel de las agencias especializadas cobra más valor que nunca. Más allá de la logística o la producción, agencias especializadas en incentivos como en Eventos ACCIONA desarrollamos un acompañamiento estratégico y creativo capaz de convertir un viaje en una experiencia diferencial. La creatividad aplicada al incentivo permite diseñar propuestas únicas para cada cliente, alineadas con la identidad de cada empresa y las expectativas reales de sus equipos, cuidando desde el storytelling del viaje hasta los pequeños detalles emocionales que hacen que una experiencia permanezca en el recuerdo.

La tendencia actual apunta hacia programas mucho más personalizados, humanos y experienciales. Las agendas frenéticas dejan paso a itinerarios más pausados, donde prima la calidad del tiempo vivido frente a la acumulación de actividades. Este fenómeno, conocido como “Slow MICE”, refleja una necesidad creciente: permitir que los empleados desconecten realmente, recarguen energía y conecten entre ellos desde un lugar más auténtico y relajado.

Destinos que lideran el sector MICE

También ha cambiado la manera de entender el lujo. Frente a los grandes despliegues tradicionales, las empresas apuestan ahora por un lujo más emocional y experiencial, donde la exclusividad se encuentra en el acceso a vivencias difíciles de replicar. En este sentido, Asia se consolida como una de las regiones más atractivas para los viajes de incentivos gracias a la aparición del llamado “lujo accesible”. Destinos como Vietnam o Sri Lanka permiten ofrecer experiencias de alta gama y gran impacto emocional manteniendo costes controlados, algo especialmente valorado por las empresas que buscan maximizar el retorno emocional sin disparar los presupuestos.

Y diseñar estas experiencias desde una perspectiva responsable, enfocado en la sostenibilidad y el propósito, también se ha convertido en factores decisivos. Ya no se entienden como un valor añadido, sino como elementos integrados en la experiencia. Las compañías priorizan destinos y proveedores comprometidos con el ecoturismo, el respeto al entorno y el impacto positivo en las comunidades locales. Además, crecen las propuestas que incorporan actividades de responsabilidad social corporativa (RSC) dentro de los propios programas de incentivo, reforzando así el vínculo entre experiencia, valores corporativos e impacto social.

Otra de las grandes tendencias es la búsqueda de inmersión cultural auténtica. El viajero corporativo actual quiere sentirse parte del destino, no únicamente visitarlo. Por ello, ganan protagonismo las experiencias locales y personalizadas: talleres con artesanos o diseñadores, encuentros gastronómicos privados, visitas exclusivas o actividades que permiten descubrir la cultura desde dentro. Lo auténtico sustituye a lo masivo y la conexión emocional pasa a ser el verdadero indicador de éxito.

Este cambio de expectativas también explica el auge de determinados destinos internacionales. Japón lidera actualmente muchas propuestas de incentivos gracias a su combinación de tradición y modernidad, excelencia en el servicio y capacidad para ofrecer experiencias profundamente culturales. Desde ceremonias del té hasta torneos de sumo o encuentros con maestros artesanos, el destino responde perfectamente a la demanda de exclusividad y autenticidad.

En Europa, Albania y Montenegro emergen como la nueva “Riviera Europea”, combinando paisajes espectaculares y experiencias premium con una excelente relación calidad-precio. Por su parte, Costa Rica continúa posicionándose como uno de los grandes referentes para programas centrados en bienestar, naturaleza y sostenibilidad, mientras que Marrakech mantiene su atractivo gracias a su capacidad para ofrecer un lujo sensorial cercano y altamente experiencial.

En el ámbito nacional y de proximidad, destinos como Ibiza, Formentera o La Rioja evolucionan hacia propuestas vinculadas al bienestar, la privacidad, la gastronomía y el lujo relajado. El Algarve, por su parte, se consolida como una opción estratégica para grandes grupos que buscan combinar exclusividad, naturaleza y actividades de team building junto al mar.

En definitiva, los viajes de incentivos atraviesan una transformación profunda. Las empresas ya no buscan únicamente premiar; buscan inspirar, cuidar, conectar y construir cultura. Y en ese nuevo paradigma, la creatividad, la personalización y la autenticidad se convierten en los verdaderos destinos de valor.

Mercedes Novillo, Client Services Director de Incentivos en Eventos ACCIONA

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A todo el mundo le gusta que reconozcan su trabajo y cualquier tipo de agradecimiento o premio es siempre bienvenido. Para quien lo recibe, es una muestra de que sus esfuerzos han sido valorados y puede servir para motivarle y continuar haciendo un buen trabajo u ofreciendo un buen servicio. Este reconocimiento se puede dar de diferentes maneras: desde una simple nota de agradecimiento en la oficina a recibir públicamente un certificado, premio o trofeo.

Pero detrás de todo esto hay mucho más. No solo es algo que beneficia a la persona que recibe si no que, en muchos casos, es parte de una estrategia para incrementar los negocios y las ventas de quien otorga. También se cometen abusos y, en un mundo en el que las grandes ceremonias de premios proliferan cada vez más, a menudo se cuestiona si los galardones son verdaderamente merecidos.

Reconocimiento público

El reconocimiento a gran escala se puede concretar a través de la entrega de premios profesionales. Es una herramienta cada vez más utilizada por empresas, asociaciones, medios de comunicación y ferias sectoriales.

En estos casos los premios se presentan como una forma de promover la mejora de la calidad, la innovación y las buenas prácticas en el sector al que representen. Si bien es cierto que los premios profesionales pueden ser una motivación para las empresas, también aportan claros beneficios al organizador.

Por un lado, con la entrega de premios quien otorga busca posicionarse como una autoridad en el sector. Aunque esta no sea necesariamente una percepción justificada, se trata de un ejercicio que aporta visibilidad y contribuye a elevar su perfil.

Convocar un premio es asimismo una herramienta valiosa para recolectar datos y generar nuevos contactos. Abriendo la inscripción al mayor número posible de candidatos, el organizador podrá ampliar su base de datos con profesionales que pueden ser potenciales clientes, miembros o anunciantes en el futuro.

No solo es una fuente de contactos para el organizador, también de conocimiento. Las candidaturas presentadas permiten aprender sobre lo que hace cada empresa, las últimas innovaciones o tendencias clave. Esto a su vez le ayudará a afianzar su posición como experto en el sector de cara a acciones futuras.

Además, la entrega de premios suele tener lugar en suntuosas ceremonias en las que se concentra la élite del sector representado: nuevos talentos, altos directivos de las empresas más representativas, celebridades… dando lugar a excelentes oportunidades de networking.

Los premios como negocio

Además de todo ello, los premios pueden ser una fuente de ingresos para el organizador. Aunque organizar una ceremonia de entrega de premios puede requerir una inversión considerable, es un gasto que se compensa, a menudo con creces, por diferentes medios:

Cuotas de inscripción: es habitual que los candidatos tengan que abonar una tasa de inscripción para poder presentar su proyecto. El importe es variable, pudiendo ser muy elevado según el sector y el prestigio de los premios.

Patrocinios: A cambio de visibilidad en el evento de premiación y en su promoción, se invita a las marcas para que patrocinen premios individuales, o diferentes elementos de la ceremonia, tales como la bebida, la animación o los regalos para los asistentes.

Asistencia a la cena de gala: Si los candidatos, en caso de ser elegidos, quieren recoger en persona el premio, tendrán que estar presentes en la ceremonia. Reservar una mesa corporativa en la cena de gala también tiene coste.

Sellos acreditativos: Aunque la mayoría de organizadores no tendrá ningún problema en que los ganadores proclamen su victoria a los cuatro vientos, en ocasiones se les exige el pago de una licencia para mostrar el sello oficial acreditativo.

Difusión: Asimismo, hay organizadores que ofrecen diferentes acciones de marketing para la promoción de los ganadores… todo ello con un coste adicional.

No es de extrañar que una práctica tan lucrativa como la organización de premios esté cada vez más generalizada en ámbitos profesionales y corporativos. Al mismo tiempo, su éxito conlleva abusos y actividades fraudulentas que, favorecidos por la falta generalizada de regulación, pueden dañar su credibilidad.

Retos para la credibilidad de los premios

El informe The Business of Awards, publicado este año por la plataforma de software Evessio en colaboración con el portal Event Industry News, analiza las tendencias, retos y oportunidades que perfilarán el futuro del sector de los premios. El estudio se basa en encuestas con organizadores, patrocinadores, candidatos y jurados.

Entre los principales problemas que afronta el sector de los premios y que hacen que pueda perder credibilidad, destacan los siguientes:

Saturación del mercado

Cada vez hay más premios profesionales, en ocasiones muy similares, lo que origina confusión entre los aspirantes, que no tienen claro a cuáles merece la pena presentarse. Según una encuesta de la consultora August Recognition, el 70% de los líderes corporativos no saben dónde encontrar los mejores premios, o cómo identificar los más fiables o representativos.

Falta de transparencia

La transparencia en cuanto al proceso, los criterios para la selección de ganadores, o los componentes del jurado y por qué fueron elegidos, es esencial para ganarse la confianza de los potenciales candidatos.

Sin embargo, solo el 13% de los entrevistados por Evessio considera que el otorgamiento de premios es totalmente transparente. Y el 75% reconoce que no sabe cómo evaluar la credibilidad de los jurados que se presentan.

Costes excesivos

Para muchas empresas, sobre todo pymes, el coste de presentar una candidatura a un premio, y posteriormente asistir a la ceremonia de entrega, puede ser demasiado elevado. En consecuencia, necesitan ser mucho más rigurosos a la hora de elegir a qué premios presentarse, o descartar esta opción por completo. No se trata solo de un coste económico, sino también humano: preparar una candidatura requiere un tiempo y esfuerzo considerables, algo que puede resultar difícil si los recursos humanos de la empresa son limitados.

Exclusividad y prejuicios

Según el estudio de August Recognition, el proceso de presentar una candidatura puede parecer excesivamente exclusivo para algunos candidatos. Esto puede ser porque las condiciones son demasiado rígidas, o porque el formato no es accesible a todo tipo de públicos –por ejemplo, personas neurodivergentes pueden encontrar las instrucciones difíciles de comprender–.

Existen también numerosos prejuicios que suponen una barrera a la participación: muchos piensan que el jurado se inclinará, consciente o inconscientemente, hacia ciertos candidatos, o que tendrán que invertir en una mesa en la ceremonia, o membresía de la asociación, para tener oportunidades de ganar. A menudo también hay potenciales candidatos que piensan que el premio está ya decidido de antemano y, por tanto, no merece la pena presentarse.

Estafas

Lamentablemente, con el crecimiento del negocio de los premios también se ha incrementado la mala praxis, como la práctica del “pagar para ganar”: modelos que ponen más énfasis en el pago de tasas que en la calidad de la candidatura, y otorgan los premios según la inversión que haga el candidato.

También ha aumentado el número de imitaciones fraudulentas: páginas web o emails que se asemejan a convocatorias de premios reales y que invitan a pagar por un registro o la asistencia a la ceremonia, o a facilitar datos de la empresa para premios que en realidad no existen.

Otra estafa que está ganando peso es el link farming (“granja de enlaces”): enlaces encubiertos en un logo que se ofrece al ganador para poner en su web y que conducen a la página del estafador, que busca impulsar así su posicionamiento SEO.

Apatía

La combinación de estos factores conlleva que, en ocasiones, sea difícil conseguir un buen número de candidatos, o que la calidad de las candidaturas sea digna del premio. Por falta de tiempo o recursos, algunos aspirantes asignan la preparación del expediente a presentar a personal con menos experiencia, o a la inteligencia artificial. Otros se sienten abrumados por el mero listado de todo lo que tienen que preparar, o no entienden bien lo que se pide, y deciden abandonar el intento. El resultado puede provocar que los premios no sean verdaderamente representativos de lo mejor que se está haciendo en el sector.

El futuro de los premios

Pese a todos estos retos, el sector de los premios sigue proliferando, y existen nuevas tendencias y oportunidades que permiten augurarle un buen futuro.

Especialización y premios nicho: Cada vez más se convocan premios con una temática muy específica, lo que permite recibir un abanico de candidaturas más especializadas. No hay que obviar que probablemente los solicitantes estén dispuestos a pagar más por participar.

Expansión internacional: Con la expansión hacia mercados lejanos, por ejemplo, en la región de Asia-Pacífico, se abre la oportunidad de replicar los premios para diferentes públicos internacionales, o en diferentes países.

Engagement todo el año: En lugar de concentrar todos los esfuerzos en una única ceremonia de entrega de premios, algunos organizadores optan por distintos actos que van generando expectación. Una posibilidad consiste en extender el impacto más allá de la noche de la gala, con acciones de seguimiento y marketing de la mano de los ganadores a lo largo de todo el año.

Los galardonados pueden de este modo convertirse en embajadores de quien otorga.

Gamificación: Cada es más frecuente incluir categorías de premios que se otorgan por votación del público o a través de mecanismos en forma de juego, que resultan más amenos e intensifican el engagement. En ocasiones, se involucra a los propios candidatos para que evalúen a sus competidores.

Premios con conciencia: La sostenibilidad tiene cada vez más peso en los premios, no solo en la elección de la sede de la ceremonia, el trabajo con proveedores responsables o la optimización del impacto medioambiental, sino también en las propias categorías, reconociendo aquellas candidaturas que demuestren un impacto positivo.

Ayuda de la inteligencia artificial (IA): También en la industria de los premios se siente el impacto de la IA. Por un lado, existe el riesgo de recibir candidaturas creadas por IA que pueden carecer de credibilidad. Por otro, la tecnología puede mejorar los procesos y hacer sugerencias para fomentar la calidad de lo que se presenta. Transcribir o resumir los comentarios del jurado, analizar el contenido de las candidaturas e identificar tendencias que ayuden a los organizadores o patrocinadores forma parte de los beneficios que puede aportar la IA.

Y el ganador es…

Cuando una entidad o candidato individual gana un premio, no solo recibe un trofeo, diploma o sello que mostrar con orgullo en su oficina, web y redes sociales. Recibe también un fuerte impulso a su reputación, sobre todo cuando se completa con una buena campaña de difusión y marketing posterior que le aporte visibilidad.

A medio y largo plazo, todo esto puede conllevar considerables beneficios económicos, contribuyendo a conseguir nuevos clientes o contratos. Según el informe de Evessio, los ganadores pueden conseguir gracias a un premio reconocido un incremento en sus ventas de entre el 39% y el 63%, además de reforzar el valor de su marca. Conseguir un premio también puede ayudar a la expansión de la asociación o negocio y de la plantilla, atrayendo nuevo talento.

A nivel individual, estimula que los miembros del equipo galardonado se sientan reconocidos por su contribución, orgullosos y más leales a la entidad, y ayuda a crear un mejor ambiente de trabajo. Asistir a la ceremonia de entrega puede convertirse en una ocasión muy especial para la plantilla, sobre todo para los más jóvenes.

Los candidatos que no han sido reconocidos también pueden salir ganando, aunque no hayan recibido ningún premio. Si bien en menor medida que los triunfadores, ellos también ganan visibilidad y reputación a través de la promoción de los premios y durante la ceremonia de entrega. Aquí también podrán generar valiosos contactos profesionales, incluyendo posibles clientes, miembros o futuros colaboradores.

Todo el trabajo de preparar la documentación requerida para la candidatura no habrá sido en vano. La recopilación puede suponer un buen ejercicio de autoanálisis del candidato, de sus valores y fortalezas, y de lo que ha conseguido.

Esos documentos pueden ser útiles para futuras convocatorias o para ser presentados como casos de éxito como parte de la propia promoción de quien postula.

No solo gana el ganador

Los patrocinadores buscan incrementar la exposición de su marca y su asociación con la excelencia en el sector del que se trate, así como el contacto con potenciales clientes.

Los miembros del jurado también salen beneficiados. A menudo se trata de un trabajo remunerado, sobre todo cuando se incluye a expertos o celebridades en el jurado. Ganan en visibilidad y se refuerza el posicionamiento como autoridades en el entorno, además de beneficiarse de las oportunidades de networking que ofrece la ceremonia.

Los organizadores obtienen ingresos de diferentes partidas. Si se trata de premios que se repiten anualmente, o formatos que se pueden replicar en diferentes ciudades, regiones o sectores, podrán negociar mejores tarifas o reducir costes reutilizando materiales. En su conjunto, el organizador obtiene un margen de beneficio que Evessio estima entre el 20-35% de la suma invertida.

Por último, no se puede olvidar la gran contribución de los premios a la industria MICE y la economía en general. Las ceremonias de entrega de premios suelen ser eventos fastuosos y multitudinarios, que resultan lucrativos para numerosos proveedores del sector: desde los venues y las empresas de catering o producción audiovisual, a los diseñadores de trofeos. A esto se ha de añadir las reservas de transporte y hoteles, y otros gastos que los asistentes puedan hacer en destino.

En definitiva, son operaciones que pueden mover grandes cantidades de dinero y generar un impacto económico en el destino anfitrión considerable.

Los premios pueden ser un mero espectáculo o ceremonia puntual, o un reconocimiento público de las contribuciones más innovadoras en favor de la excelencia en un sector determinado. Son todo un ecosistema estratégico en el que intervienen diferentes actores, cada cual con sus propios objetivos. Para que siga siendo una herramienta verdaderamente útil y beneficiosa para todos ellos, será necesario superar la desconfianza y los prejuicios que existen actualmente sobre muchos aspectos.

Por supuesto, es importante seguir innovando con un uso inteligente de la tecnología, adaptando los formatos, contenidos y procesos a las nuevas necesidades de patrocinadores y candidatos. Apostando por la transparencia, la autenticidad y la integridad, se podrá conseguir que todos sean ganadores.

Para este tema hemos entrevistado a

Ignasi Vich Presidente de Fundación Veredictas
“Como parte de la transparencia, el jurado debe conocer las obras pero no a sus autores”

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La gestión de RFPs (solicitudes de propuesta, por sus siglas en inglés) es parte del día a día para muchos profesionales de los sectores MICE y congresual. Numerosas asociaciones, empresas e instituciones utilizan esta herramienta para especificar sus requisitos de cara a la organización de un congreso, convención, viaje de incentivo o evento y contratar a la agencia, hotel, receptivo u otro proveedor que responda a sus necesidades.

Conforme el sector evoluciona, los RFPs se hacen más complejos y han de reflejar los cambios, tanto en las prioridades de los contratantes como en las necesidades del público. Cada vez más, aspectos como la sostenibilidad, la inclusión o la creación de legado se incluyen en los cuestionarios o son factores clave a la hora de evaluar las propuestas.

Pero, sobre todo, para obtener los mejores resultados, es necesario dejar de tratar los RFPs como una mera herramienta de contratación, y usarlos como un marco estratégico que defina colaboraciones alineadas con los objetivos del contratante.

¿RFP, RFI o RFQ?

Ante todo, es importante entender qué es un RFP y cuándo se utiliza. Existen otros tipos de solicitud con acrónimos similares que a veces se confunden o se utilizan de manera incorrecta. RFI (Request for Information) es una solicitud de información sobre el proveedor, que a menudo constituye el primer paso en la negociación. Es frecuente enviar numerosos RFIs para, a partir de ahí, seleccionar a los proveedores a quienes se invitará a enviar una propuesta.

RFQ (Request for Quotation) es un requerimiento relacionado generalmente con algo sencillo y muy específico, y la decisión se basará puramente en el precio. Mediante esta petición, el proveedor recibe una solicitud de cotización.

RFP (Request for Proposal) alude a una solicitud de propuesta en relación a un servicio más complejo en el que, además del precio, se considerarán otros factores como la experiencia, la creatividad o el enfoque estratégico del proveedor. Generalmente se suele enviar a varios proveedores previamente seleccionados a través del RFI. La licitación por este medio es un proceso que resulta útil para al contratante, ya que le permite comparar diferentes propuestas de manera más fácil y rápida, al seguir una misma plantilla y criterios para todas las ofertas. También se supone más igualitario, al ofrecer las mismas oportunidades a los diferentes proveedores.

La realidad es que muchas veces la política de la entidad obliga a emitir un RFP para contar con varias candidaturas, cuando ya se tiene decidido al proveedor. Y en más ocasiones de las deseadas, la solicitud de propuesta es un camino para fomentar la competencia de un modo nada sano, buscando que cada vendedor ofrezca por sus servicios el precio más bajo posible.

Más allá de la posible mala praxis, el proceso puede ser laborioso y resultar frustrante, tanto para el solicitante como para el proveedor. El comprador ha de preparar un cuestionario que conduzca a las respuestas necesarias, encontrándose a menudo con algunas que no corresponden a lo solicitado. El proveedor, por su parte, ha de dedicar tiempo y esfuerzo para responder con la mejor propuesta posible a solicitudes que no siempre son claras o completas.

Qué se espera del contratante

Para que los proveedores puedan responder a un RFP de la forma más efectiva, necesitan que los compradores aporten varios elementos clave en su solicitud:

Claridad: Cuanta más información se facilite en el RFP, más fácil será presentar una propuesta acertada. Ante todo, es esencial explicar bien qué objetivos se quieren alcanzar, antes de añadir detalles como el número de espacios o habitaciones de hotel requeridos, el perfil del público que se quiere atraer, o las expectativas con respecto al catering o la tecnología a utilizar.

Igual de importante es aclarar qué criterios se utilizarán para la evaluación.

Presupuesto: Hay empresas reacias a especificar un presupuesto en su RFP. Esto no solo dificulta la labor del proveedor, también puede repercutir negativamente en el comprador al tener que desestimar propuestas que podrían ser más interesantes, o más afines a sus objetivos y valores, por una cuestión de coste. El resultado suele ser una sensación de pérdida de tiempo por ambas partes. Por eso es necesario indicar un presupuesto máximo o una franja de inversión orientativa.

Comunicación: No basta con enviar el RFP y esperar a que llegue una respuesta. A menudo el proveedor necesita aclaraciones, por eso es esencial ofrecer algún canal para resolver sus dudas. Una reunión o videollamada individual con el vendedor que lo solicite será preferible a una respuesta impersonal e indiscriminada, enviada a todos los licitantes. Además, puede ser una buena ocasión para conocerse, evaluar la personalidad de la otra parte, e incluso conectar a nivel emocional.

La respuesta del proveedor

Por su parte, los vendedores han de considerar otros elementos a la hora de preparar su propuesta:

Personalización: Pocas cosas son más frustrantes para el comprador que recibir propuestas genéricas que no responden a sus requisitos y claramente han sido enviadas a más solicitantes (a veces incluso olvidando reemplazar el nombre del destinatario en alguna frase). Aunque se recurra a una plantilla, es esencial adaptar cada propuesta a su destinatario, y mostrar el entendimiento de sus objetivos y prioridades respondiendo directamente a ellos.

Uso inteligente de la tecnología: Los avances tecnológicos han permitido crear plataformas de gestión de RFPs que, entre otros, ayudan a identificar las oportunidades más relevantes, crear plantillas para agilizar las respuestas y hacer seguimiento de forma automática. Muchas utilizan la inteligencia artificial (IA) para mejorar su eficiencia. Puede ser sin duda una ayuda para preparar la propuesta, pero no debe reemplazar la aportación creativa del equipo humano.

Creatividad: La respuesta a un RFP es una oportunidad para brillar y demostrar las fortalezas del proveedor, proponiendo la forma más eficiente y creativa de alcanzar los objetivos. También cuando se trata de renovar una licitación. Aunque en este caso ya se cuente con la ventaja de conocer mejor al cliente y sus necesidades, esa relación previa no es garantía de éxito. Por eso es imperativo poner el mismo esfuerzo en sorprender y mostrar qué más se podría hacer.

El factor humano

Cuando las respuestas a un RFP son rechazadas sin explicación, esto puede afectar negativamente a la moral del equipo, sobre todo entre los miembros con menos experiencia, y en consecuencia a su trabajo. Ofrecer un mínimo feedback a los proveedores que no han sido seleccionados no solo les ayudará a entender por qué. También podrán mejorar su propuesta en una próxima ocasión, y sentir que al menos se aprecia el esfuerzo y el tiempo dedicado.

Igualmente desmoralizador para el licitante puede ser comprobar que, tras haberse rechazado su propuesta, algunas de sus ideas son utilizadas por el comprador directamente, o por medio de otro proveedor. Este tipo de actitud deshonesta puede acabar dañando la reputación del contratante y hacer que reciba menos propuestas, o respuestas menos creativas, en el futuro. No hay que olvidar que los proveedores se conocen e intercambien experiencias y opiniones.

Lo que hay detrás de un un RFP no es una mera transacción. Detrás de cada contratante y proveedor hay un equipo humano. Por ello, una total transparencia y honestidad por ambas partes, así como el respeto a los códigos éticos, aunque sean tácitos, son prácticas que deberían formar parte siempre del proceso de licitación. Solo así podrá resultar en una relación duradera y beneficiosa para todos.

Para este tema hemos entrevistado a

Kevin Iwamoto Fundador de Executive Edge Strategies (Estados Unidos)
“Un buen RFP debe mostrar tanto qué se necesita como por qué”

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El sector MICE, caracterizado en estos últimos años por un marcado dinamismo, se enfrenta desde febrero a un escenario marcado por la incertidumbre derivada de la situación geopolítica, que condiciona de forma directa la gestión de las operaciones, principalmente en el extranjero. Un reciente estudio de la Meeting Industry Association (MIA) revela que el 73% de los profesionales del MICE en Reino Unido ya declaran afectados por el actual conflicto en Oriente Medio

En este contexto, tanto los contratantes en empresa como las agencias están tratando, una vez más, de dar ejemplo de resiliencia. Las cancelaciones están a la orden del día, los retrasos a la hora de aprobar acciones marcan la cotidianeidad en este momento, los aplazamientos son considerados casi como buenas noticias y los cambios de destino se contemplan con una asiduidad impensable a principios de año. Evitar ubicaciones próximas a zonas de conflicto está llevando a replantear estrategias y apostar por destinos alternativos.

A esta situación que hace percibir el horizonte como un escenario volátil con consecuencia impredecibles se suma el endurecimiento de los controles fronterizos, donde factores como la introducción de visados electrónicos o cambios en los requisitos de entrada pueden resultar determinantes para la asistencia de algunas nacionalidades en operaciones internacionales. En este contexto, la planificación anticipada se vuelve imprescindible para garantizar el buen desarrollo de cualquier convención, viaje de incentivo o evento.

Destinos nacionales

Como consecuencia, la elección de destinos de proximidad a las sedes de las empresas gana peso entre los contratantes que buscan seguridad y los organizadores que intentan minimizar riesgos. No todo es negativo: esta tendencia contribuye a reducir el impacto medioambiental y refuerza el compromiso por lo local, alineándose con una sostenibilidad que, más allá de las tensiones actuales, no debería dejar de ser un parámetro por el que que seguir apostando.

Para este tema hemos entrevistado a

SUSANA CAGLE Travel & Events Manager en Cantabria Labs
“Nuestra prioridad es la seguridad de nuestros equipos y tenemos una máxima muy clara: si hay riesgo, no hay viaje”

MELISSA SOTO Responsable de eventos e incentivos en Lennox International (EE. UU.)
“Ante el aumento de restricciones en controles fronterizos, estamos optando por EE.UU.”

LARA ESTEVERENA Gerente de experiencia y fidelización de marketing en Laboratorio Elea (Argentina)
“Hemos detectado un incremento en el precio de los billetes de avión a Europa”

AINHOA CEA Experiential Marketing Manager en BMW Iberia (ESPAÑA)
“Priorizamos destinos de proximidad a los que viajar en tren y reducir los vuelos de larga distancia” 

DAVID ROSO Director en Diwoto Travel (España)
“No esperábamos el impacto que iba a tener este conflicto entre Irán y Estados Unidos”

SAMY BESSUDO Presidente de Aviatur (Colombia)
“Estamos registrando más de un 50% de cancelaciones y muchos clientes han optado por posponer sus viajes”

PAULA BUERY MICE, Luxury & Leisure en Lufthansa City Center (Argentina)
“Nos decantamos por destinos que ofrezcan procesos de ingreso más simples”

BELÉN SALGUEIRO Directora en Simmer Events (España)
“Hemos optado por sustituir destinos internacionales, incluyendo europeos, por opciones nacionales”

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NOTICIA PATROCINADA

Pasear por Madrid es descubrir cómo la naturaleza se abre paso entre avenidas, plazas y barrios. 

Más de la mitad de sus calles están arboladas, dibujando un paisaje que sitúa a la ciudad entre las más destacadas del mundo en arbolado urbano. Un reconocimiento avalado, además, por su distinción como Ciudad Arbórea del Mundo, otorgada por Naciones Unidas y la Arbor Day Foundation.

Pero este compromiso no es casual. Responde a una visión estratégica que toma forma en Madrid 360, el plan municipal que impulsa la transición hacia un modelo más sostenible, apostando por la eficiencia energética, la movilidad responsable y la regeneración urbana.

Un escenario natural para inspirar encuentros

Madrid no solo se vive, también se respira. Sus más de 6.400 hectáreas de zonas verdes ofrecen un entorno que transforma la experiencia de quienes la visitan. Desde la calma icónica del Parque de El Retiro, reconocido como Patrimonio Mundial por la UNESCO, hasta el dinamismo de Madrid Río, un corredor verde que redefine la relación de la ciudad con su río.

Y el futuro ya está en marcha: el Bosque Metropolitano, con 75 kilómetros de recorrido, promete rodear Madrid con un gran anillo verde, consolidando su apuesta por una infraestructura natural de gran escala.

Al mismo nivel se encuentran las infraestructuras tecnológicas e industriales de una ciudad con una pujante economía donde sobresalen sectores como el de los videojuegos, big data o fintech.

La sostenibilidad como parte del evento

En este contexto, organizar un evento en Madrid adquiere un nuevo significado. Ya no se trata solo de reunir personas, sino de generar impacto positivo. El Madrid Convention Bureau acompaña a organizadores y empresas en este camino, ofreciendo herramientas diseñadas para integrar la sostenibilidad en cada fase del evento.

Entre ellas, la plataforma digital PLUS se posiciona como un aliado clave. Gracias a ella, es posible medir, analizar y optimizar el impacto de cada encuentro, desde las emisiones directas hasta aquellas asociadas al consumo energético o a la cadena de suministro. Todo ello, con recomendaciones personalizadas que convierten la sostenibilidad en una acción tangible.

Eventos con propósito, experiencias con legado

Cada vez más, el sector MICE busca dejar huella y Madrid facilita este cambio de paradigma, ofreciendo a través de PLUS y de su servicio de asesoría, un acceso directo a entidades sociales locales con las que colaborar, integrando acciones de impacto positivo en los propios eventos.

Así, cada reunión se convierte en una oportunidad para contribuir al destino, para conectar con su tejido social y para formar parte de una ciudad que mira al futuro con responsabilidad.

Porque hoy, reunirse en Madrid es mucho más que elegir un destino: es formar parte de una historia en la que la sostenibilidad y la innovación avanzan de la mano.

 

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Madrid Marriott Auditorium Hotel & Conference Center cuenta con 869 habitaciones y una infraestructura para eventos de gran formato, con auditorio para 2000 personas, 56 salas adicionales y 15.500 m² de espacios para reuniones y convenciones en una misma planta. Su ubicación y servicios de transporte, con salida frente al aeropuerto internacional Madrid-Barajas, agiliza las llegadas y salidas de las delegaciones.

El hotel ofrece salones diáfanos con configuraciones adaptables, como los salones Italia (1.286 m²), muy utilizados para sesiones plenarias, exposiciones y banquetes.

La operativa se complementa con una imponente entrada para congresos, galerías adyacentes a cada salón (en torno a 800 m²) y puntos de carga distribuidos por el perímetro del recinto, así como un espacio exterior con capacidad para 20 autobuses, facilitando el flujo de asistentes y montajes.

Equipamiento tecnológico

En el auditorio se ha incorporado un nuevo sistema de audio totalmente digital, eliminando la infraestructura analógica y utilizando altavoces de marca líder, con el fin de mejorar la fiabilidad y calidad sonora. En paralelo, el espacio integra domótica con control de luces remoto para los diferentes salones, iluminación LED y múltiples configuraciones para personalizar cada evento.

En cuanto a conectividad, se ofrece Wi-Fi privado con líneas dedicadas, incluyendo hasta 10.000 Mbps, siempre con el respaldo del departamento de IT interno. Es posible completar las experiencias mediante cinco videowalls y más de 60 pantallas para señalética digital distribuidas en todo el área de convenciones y congresos.

La propuesta de F&B se basa en conceptos personalizados y experiencias en vivo, incluyendo servicio de bufé para 750 personas en un mismo espacio.

Para eventos con visión sostenible, se ofrece la posibilidad de informar sobre la huella de carbono generada y opciones de compensación mediante el programa Carbon Offsetting.

El hotel impulsa el concepto bleisure a través de experiencias locales del tipo de visitas privadas, actividades deportivas; sesiones de bienestar y wellness o experiencias VR / Esports (tanto en propuestas guiadas como alternativas outdoor).

Planifica, conecta y sorprende: Tu evento empieza aquí

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