En un contexto marcado por la hiperconectividad y la necesidad de atraer y retener talento, las compañías ya no buscan únicamente sorprender a sus equipos. Buscan generar experiencias memorables que conecten con valores, emociones y estilos de vida. El éxito de un viaje ya no se mide solo por el destino elegido, sino por la capacidad de crear vivencias auténticas, relevantes y transformadoras.

En este escenario, el papel de las agencias especializadas cobra más valor que nunca. Más allá de la logística o la producción, agencias especializadas en incentivos como en Eventos ACCIONA desarrollamos un acompañamiento estratégico y creativo capaz de convertir un viaje en una experiencia diferencial. La creatividad aplicada al incentivo permite diseñar propuestas únicas para cada cliente, alineadas con la identidad de cada empresa y las expectativas reales de sus equipos, cuidando desde el storytelling del viaje hasta los pequeños detalles emocionales que hacen que una experiencia permanezca en el recuerdo.

La tendencia actual apunta hacia programas mucho más personalizados, humanos y experienciales. Las agendas frenéticas dejan paso a itinerarios más pausados, donde prima la calidad del tiempo vivido frente a la acumulación de actividades. Este fenómeno, conocido como “Slow MICE”, refleja una necesidad creciente: permitir que los empleados desconecten realmente, recarguen energía y conecten entre ellos desde un lugar más auténtico y relajado.

Destinos que lideran el sector MICE

También ha cambiado la manera de entender el lujo. Frente a los grandes despliegues tradicionales, las empresas apuestan ahora por un lujo más emocional y experiencial, donde la exclusividad se encuentra en el acceso a vivencias difíciles de replicar. En este sentido, Asia se consolida como una de las regiones más atractivas para los viajes de incentivos gracias a la aparición del llamado “lujo accesible”. Destinos como Vietnam o Sri Lanka permiten ofrecer experiencias de alta gama y gran impacto emocional manteniendo costes controlados, algo especialmente valorado por las empresas que buscan maximizar el retorno emocional sin disparar los presupuestos.

Y diseñar estas experiencias desde una perspectiva responsable, enfocado en la sostenibilidad y el propósito, también se ha convertido en factores decisivos. Ya no se entienden como un valor añadido, sino como elementos integrados en la experiencia. Las compañías priorizan destinos y proveedores comprometidos con el ecoturismo, el respeto al entorno y el impacto positivo en las comunidades locales. Además, crecen las propuestas que incorporan actividades de responsabilidad social corporativa (RSC) dentro de los propios programas de incentivo, reforzando así el vínculo entre experiencia, valores corporativos e impacto social.

Otra de las grandes tendencias es la búsqueda de inmersión cultural auténtica. El viajero corporativo actual quiere sentirse parte del destino, no únicamente visitarlo. Por ello, ganan protagonismo las experiencias locales y personalizadas: talleres con artesanos o diseñadores, encuentros gastronómicos privados, visitas exclusivas o actividades que permiten descubrir la cultura desde dentro. Lo auténtico sustituye a lo masivo y la conexión emocional pasa a ser el verdadero indicador de éxito.

Este cambio de expectativas también explica el auge de determinados destinos internacionales. Japón lidera actualmente muchas propuestas de incentivos gracias a su combinación de tradición y modernidad, excelencia en el servicio y capacidad para ofrecer experiencias profundamente culturales. Desde ceremonias del té hasta torneos de sumo o encuentros con maestros artesanos, el destino responde perfectamente a la demanda de exclusividad y autenticidad.

En Europa, Albania y Montenegro emergen como la nueva “Riviera Europea”, combinando paisajes espectaculares y experiencias premium con una excelente relación calidad-precio. Por su parte, Costa Rica continúa posicionándose como uno de los grandes referentes para programas centrados en bienestar, naturaleza y sostenibilidad, mientras que Marrakech mantiene su atractivo gracias a su capacidad para ofrecer un lujo sensorial cercano y altamente experiencial.

En el ámbito nacional y de proximidad, destinos como Ibiza, Formentera o La Rioja evolucionan hacia propuestas vinculadas al bienestar, la privacidad, la gastronomía y el lujo relajado. El Algarve, por su parte, se consolida como una opción estratégica para grandes grupos que buscan combinar exclusividad, naturaleza y actividades de team building junto al mar.

En definitiva, los viajes de incentivos atraviesan una transformación profunda. Las empresas ya no buscan únicamente premiar; buscan inspirar, cuidar, conectar y construir cultura. Y en ese nuevo paradigma, la creatividad, la personalización y la autenticidad se convierten en los verdaderos destinos de valor.

Mercedes Novillo, Client Services Director de Incentivos en Eventos ACCIONA

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A todo el mundo le gusta que reconozcan su trabajo y cualquier tipo de agradecimiento o premio es siempre bienvenido. Para quien lo recibe, es una muestra de que sus esfuerzos han sido valorados y puede servir para motivarle y continuar haciendo un buen trabajo u ofreciendo un buen servicio. Este reconocimiento se puede dar de diferentes maneras: desde una simple nota de agradecimiento en la oficina a recibir públicamente un certificado, premio o trofeo.

Pero detrás de todo esto hay mucho más. No solo es algo que beneficia a la persona que recibe si no que, en muchos casos, es parte de una estrategia para incrementar los negocios y las ventas de quien otorga. También se cometen abusos y, en un mundo en el que las grandes ceremonias de premios proliferan cada vez más, a menudo se cuestiona si los galardones son verdaderamente merecidos.

Reconocimiento público

El reconocimiento a gran escala se puede concretar a través de la entrega de premios profesionales. Es una herramienta cada vez más utilizada por empresas, asociaciones, medios de comunicación y ferias sectoriales.

En estos casos los premios se presentan como una forma de promover la mejora de la calidad, la innovación y las buenas prácticas en el sector al que representen. Si bien es cierto que los premios profesionales pueden ser una motivación para las empresas, también aportan claros beneficios al organizador.

Por un lado, con la entrega de premios quien otorga busca posicionarse como una autoridad en el sector. Aunque esta no sea necesariamente una percepción justificada, se trata de un ejercicio que aporta visibilidad y contribuye a elevar su perfil.

Convocar un premio es asimismo una herramienta valiosa para recolectar datos y generar nuevos contactos. Abriendo la inscripción al mayor número posible de candidatos, el organizador podrá ampliar su base de datos con profesionales que pueden ser potenciales clientes, miembros o anunciantes en el futuro.

No solo es una fuente de contactos para el organizador, también de conocimiento. Las candidaturas presentadas permiten aprender sobre lo que hace cada empresa, las últimas innovaciones o tendencias clave. Esto a su vez le ayudará a afianzar su posición como experto en el sector de cara a acciones futuras.

Además, la entrega de premios suele tener lugar en suntuosas ceremonias en las que se concentra la élite del sector representado: nuevos talentos, altos directivos de las empresas más representativas, celebridades… dando lugar a excelentes oportunidades de networking.

Los premios como negocio

Además de todo ello, los premios pueden ser una fuente de ingresos para el organizador. Aunque organizar una ceremonia de entrega de premios puede requerir una inversión considerable, es un gasto que se compensa, a menudo con creces, por diferentes medios:

Cuotas de inscripción: es habitual que los candidatos tengan que abonar una tasa de inscripción para poder presentar su proyecto. El importe es variable, pudiendo ser muy elevado según el sector y el prestigio de los premios.

Patrocinios: A cambio de visibilidad en el evento de premiación y en su promoción, se invita a las marcas para que patrocinen premios individuales, o diferentes elementos de la ceremonia, tales como la bebida, la animación o los regalos para los asistentes.

Asistencia a la cena de gala: Si los candidatos, en caso de ser elegidos, quieren recoger en persona el premio, tendrán que estar presentes en la ceremonia. Reservar una mesa corporativa en la cena de gala también tiene coste.

Sellos acreditativos: Aunque la mayoría de organizadores no tendrá ningún problema en que los ganadores proclamen su victoria a los cuatro vientos, en ocasiones se les exige el pago de una licencia para mostrar el sello oficial acreditativo.

Difusión: Asimismo, hay organizadores que ofrecen diferentes acciones de marketing para la promoción de los ganadores… todo ello con un coste adicional.

No es de extrañar que una práctica tan lucrativa como la organización de premios esté cada vez más generalizada en ámbitos profesionales y corporativos. Al mismo tiempo, su éxito conlleva abusos y actividades fraudulentas que, favorecidos por la falta generalizada de regulación, pueden dañar su credibilidad.

Retos para la credibilidad de los premios

El informe The Business of Awards, publicado este año por la plataforma de software Evessio en colaboración con el portal Event Industry News, analiza las tendencias, retos y oportunidades que perfilarán el futuro del sector de los premios. El estudio se basa en encuestas con organizadores, patrocinadores, candidatos y jurados.

Entre los principales problemas que afronta el sector de los premios y que hacen que pueda perder credibilidad, destacan los siguientes:

Saturación del mercado

Cada vez hay más premios profesionales, en ocasiones muy similares, lo que origina confusión entre los aspirantes, que no tienen claro a cuáles merece la pena presentarse. Según una encuesta de la consultora August Recognition, el 70% de los líderes corporativos no saben dónde encontrar los mejores premios, o cómo identificar los más fiables o representativos.

Falta de transparencia

La transparencia en cuanto al proceso, los criterios para la selección de ganadores, o los componentes del jurado y por qué fueron elegidos, es esencial para ganarse la confianza de los potenciales candidatos.

Sin embargo, solo el 13% de los entrevistados por Evessio considera que el otorgamiento de premios es totalmente transparente. Y el 75% reconoce que no sabe cómo evaluar la credibilidad de los jurados que se presentan.

Costes excesivos

Para muchas empresas, sobre todo pymes, el coste de presentar una candidatura a un premio, y posteriormente asistir a la ceremonia de entrega, puede ser demasiado elevado. En consecuencia, necesitan ser mucho más rigurosos a la hora de elegir a qué premios presentarse, o descartar esta opción por completo. No se trata solo de un coste económico, sino también humano: preparar una candidatura requiere un tiempo y esfuerzo considerables, algo que puede resultar difícil si los recursos humanos de la empresa son limitados.

Exclusividad y prejuicios

Según el estudio de August Recognition, el proceso de presentar una candidatura puede parecer excesivamente exclusivo para algunos candidatos. Esto puede ser porque las condiciones son demasiado rígidas, o porque el formato no es accesible a todo tipo de públicos –por ejemplo, personas neurodivergentes pueden encontrar las instrucciones difíciles de comprender–.

Existen también numerosos prejuicios que suponen una barrera a la participación: muchos piensan que el jurado se inclinará, consciente o inconscientemente, hacia ciertos candidatos, o que tendrán que invertir en una mesa en la ceremonia, o membresía de la asociación, para tener oportunidades de ganar. A menudo también hay potenciales candidatos que piensan que el premio está ya decidido de antemano y, por tanto, no merece la pena presentarse.

Estafas

Lamentablemente, con el crecimiento del negocio de los premios también se ha incrementado la mala praxis, como la práctica del “pagar para ganar”: modelos que ponen más énfasis en el pago de tasas que en la calidad de la candidatura, y otorgan los premios según la inversión que haga el candidato.

También ha aumentado el número de imitaciones fraudulentas: páginas web o emails que se asemejan a convocatorias de premios reales y que invitan a pagar por un registro o la asistencia a la ceremonia, o a facilitar datos de la empresa para premios que en realidad no existen.

Otra estafa que está ganando peso es el link farming (“granja de enlaces”): enlaces encubiertos en un logo que se ofrece al ganador para poner en su web y que conducen a la página del estafador, que busca impulsar así su posicionamiento SEO.

Apatía

La combinación de estos factores conlleva que, en ocasiones, sea difícil conseguir un buen número de candidatos, o que la calidad de las candidaturas sea digna del premio. Por falta de tiempo o recursos, algunos aspirantes asignan la preparación del expediente a presentar a personal con menos experiencia, o a la inteligencia artificial. Otros se sienten abrumados por el mero listado de todo lo que tienen que preparar, o no entienden bien lo que se pide, y deciden abandonar el intento. El resultado puede provocar que los premios no sean verdaderamente representativos de lo mejor que se está haciendo en el sector.

El futuro de los premios

Pese a todos estos retos, el sector de los premios sigue proliferando, y existen nuevas tendencias y oportunidades que permiten augurarle un buen futuro.

Especialización y premios nicho: Cada vez más se convocan premios con una temática muy específica, lo que permite recibir un abanico de candidaturas más especializadas. No hay que obviar que probablemente los solicitantes estén dispuestos a pagar más por participar.

Expansión internacional: Con la expansión hacia mercados lejanos, por ejemplo, en la región de Asia-Pacífico, se abre la oportunidad de replicar los premios para diferentes públicos internacionales, o en diferentes países.

Engagement todo el año: En lugar de concentrar todos los esfuerzos en una única ceremonia de entrega de premios, algunos organizadores optan por distintos actos que van generando expectación. Una posibilidad consiste en extender el impacto más allá de la noche de la gala, con acciones de seguimiento y marketing de la mano de los ganadores a lo largo de todo el año.

Los galardonados pueden de este modo convertirse en embajadores de quien otorga.

Gamificación: Cada es más frecuente incluir categorías de premios que se otorgan por votación del público o a través de mecanismos en forma de juego, que resultan más amenos e intensifican el engagement. En ocasiones, se involucra a los propios candidatos para que evalúen a sus competidores.

Premios con conciencia: La sostenibilidad tiene cada vez más peso en los premios, no solo en la elección de la sede de la ceremonia, el trabajo con proveedores responsables o la optimización del impacto medioambiental, sino también en las propias categorías, reconociendo aquellas candidaturas que demuestren un impacto positivo.

Ayuda de la inteligencia artificial (IA): También en la industria de los premios se siente el impacto de la IA. Por un lado, existe el riesgo de recibir candidaturas creadas por IA que pueden carecer de credibilidad. Por otro, la tecnología puede mejorar los procesos y hacer sugerencias para fomentar la calidad de lo que se presenta. Transcribir o resumir los comentarios del jurado, analizar el contenido de las candidaturas e identificar tendencias que ayuden a los organizadores o patrocinadores forma parte de los beneficios que puede aportar la IA.

Y el ganador es…

Cuando una entidad o candidato individual gana un premio, no solo recibe un trofeo, diploma o sello que mostrar con orgullo en su oficina, web y redes sociales. Recibe también un fuerte impulso a su reputación, sobre todo cuando se completa con una buena campaña de difusión y marketing posterior que le aporte visibilidad.

A medio y largo plazo, todo esto puede conllevar considerables beneficios económicos, contribuyendo a conseguir nuevos clientes o contratos. Según el informe de Evessio, los ganadores pueden conseguir gracias a un premio reconocido un incremento en sus ventas de entre el 39% y el 63%, además de reforzar el valor de su marca. Conseguir un premio también puede ayudar a la expansión de la asociación o negocio y de la plantilla, atrayendo nuevo talento.

A nivel individual, estimula que los miembros del equipo galardonado se sientan reconocidos por su contribución, orgullosos y más leales a la entidad, y ayuda a crear un mejor ambiente de trabajo. Asistir a la ceremonia de entrega puede convertirse en una ocasión muy especial para la plantilla, sobre todo para los más jóvenes.

Los candidatos que no han sido reconocidos también pueden salir ganando, aunque no hayan recibido ningún premio. Si bien en menor medida que los triunfadores, ellos también ganan visibilidad y reputación a través de la promoción de los premios y durante la ceremonia de entrega. Aquí también podrán generar valiosos contactos profesionales, incluyendo posibles clientes, miembros o futuros colaboradores.

Todo el trabajo de preparar la documentación requerida para la candidatura no habrá sido en vano. La recopilación puede suponer un buen ejercicio de autoanálisis del candidato, de sus valores y fortalezas, y de lo que ha conseguido.

Esos documentos pueden ser útiles para futuras convocatorias o para ser presentados como casos de éxito como parte de la propia promoción de quien postula.

No solo gana el ganador

Los patrocinadores buscan incrementar la exposición de su marca y su asociación con la excelencia en el sector del que se trate, así como el contacto con potenciales clientes.

Los miembros del jurado también salen beneficiados. A menudo se trata de un trabajo remunerado, sobre todo cuando se incluye a expertos o celebridades en el jurado. Ganan en visibilidad y se refuerza el posicionamiento como autoridades en el entorno, además de beneficiarse de las oportunidades de networking que ofrece la ceremonia.

Los organizadores obtienen ingresos de diferentes partidas. Si se trata de premios que se repiten anualmente, o formatos que se pueden replicar en diferentes ciudades, regiones o sectores, podrán negociar mejores tarifas o reducir costes reutilizando materiales. En su conjunto, el organizador obtiene un margen de beneficio que Evessio estima entre el 20-35% de la suma invertida.

Por último, no se puede olvidar la gran contribución de los premios a la industria MICE y la economía en general. Las ceremonias de entrega de premios suelen ser eventos fastuosos y multitudinarios, que resultan lucrativos para numerosos proveedores del sector: desde los venues y las empresas de catering o producción audiovisual, a los diseñadores de trofeos. A esto se ha de añadir las reservas de transporte y hoteles, y otros gastos que los asistentes puedan hacer en destino.

En definitiva, son operaciones que pueden mover grandes cantidades de dinero y generar un impacto económico en el destino anfitrión considerable.

Los premios pueden ser un mero espectáculo o ceremonia puntual, o un reconocimiento público de las contribuciones más innovadoras en favor de la excelencia en un sector determinado. Son todo un ecosistema estratégico en el que intervienen diferentes actores, cada cual con sus propios objetivos. Para que siga siendo una herramienta verdaderamente útil y beneficiosa para todos ellos, será necesario superar la desconfianza y los prejuicios que existen actualmente sobre muchos aspectos.

Por supuesto, es importante seguir innovando con un uso inteligente de la tecnología, adaptando los formatos, contenidos y procesos a las nuevas necesidades de patrocinadores y candidatos. Apostando por la transparencia, la autenticidad y la integridad, se podrá conseguir que todos sean ganadores.

Para este tema hemos entrevistado a

Ignasi Vich Presidente de Fundación Veredictas
“Como parte de la transparencia, el jurado debe conocer las obras pero no a sus autores”

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La gestión de RFPs (solicitudes de propuesta, por sus siglas en inglés) es parte del día a día para muchos profesionales de los sectores MICE y congresual. Numerosas asociaciones, empresas e instituciones utilizan esta herramienta para especificar sus requisitos de cara a la organización de un congreso, convención, viaje de incentivo o evento y contratar a la agencia, hotel, receptivo u otro proveedor que responda a sus necesidades.

Conforme el sector evoluciona, los RFPs se hacen más complejos y han de reflejar los cambios, tanto en las prioridades de los contratantes como en las necesidades del público. Cada vez más, aspectos como la sostenibilidad, la inclusión o la creación de legado se incluyen en los cuestionarios o son factores clave a la hora de evaluar las propuestas.

Pero, sobre todo, para obtener los mejores resultados, es necesario dejar de tratar los RFPs como una mera herramienta de contratación, y usarlos como un marco estratégico que defina colaboraciones alineadas con los objetivos del contratante.

¿RFP, RFI o RFQ?

Ante todo, es importante entender qué es un RFP y cuándo se utiliza. Existen otros tipos de solicitud con acrónimos similares que a veces se confunden o se utilizan de manera incorrecta. RFI (Request for Information) es una solicitud de información sobre el proveedor, que a menudo constituye el primer paso en la negociación. Es frecuente enviar numerosos RFIs para, a partir de ahí, seleccionar a los proveedores a quienes se invitará a enviar una propuesta.

RFQ (Request for Quotation) es un requerimiento relacionado generalmente con algo sencillo y muy específico, y la decisión se basará puramente en el precio. Mediante esta petición, el proveedor recibe una solicitud de cotización.

RFP (Request for Proposal) alude a una solicitud de propuesta en relación a un servicio más complejo en el que, además del precio, se considerarán otros factores como la experiencia, la creatividad o el enfoque estratégico del proveedor. Generalmente se suele enviar a varios proveedores previamente seleccionados a través del RFI. La licitación por este medio es un proceso que resulta útil para al contratante, ya que le permite comparar diferentes propuestas de manera más fácil y rápida, al seguir una misma plantilla y criterios para todas las ofertas. También se supone más igualitario, al ofrecer las mismas oportunidades a los diferentes proveedores.

La realidad es que muchas veces la política de la entidad obliga a emitir un RFP para contar con varias candidaturas, cuando ya se tiene decidido al proveedor. Y en más ocasiones de las deseadas, la solicitud de propuesta es un camino para fomentar la competencia de un modo nada sano, buscando que cada vendedor ofrezca por sus servicios el precio más bajo posible.

Más allá de la posible mala praxis, el proceso puede ser laborioso y resultar frustrante, tanto para el solicitante como para el proveedor. El comprador ha de preparar un cuestionario que conduzca a las respuestas necesarias, encontrándose a menudo con algunas que no corresponden a lo solicitado. El proveedor, por su parte, ha de dedicar tiempo y esfuerzo para responder con la mejor propuesta posible a solicitudes que no siempre son claras o completas.

Qué se espera del contratante

Para que los proveedores puedan responder a un RFP de la forma más efectiva, necesitan que los compradores aporten varios elementos clave en su solicitud:

Claridad: Cuanta más información se facilite en el RFP, más fácil será presentar una propuesta acertada. Ante todo, es esencial explicar bien qué objetivos se quieren alcanzar, antes de añadir detalles como el número de espacios o habitaciones de hotel requeridos, el perfil del público que se quiere atraer, o las expectativas con respecto al catering o la tecnología a utilizar.

Igual de importante es aclarar qué criterios se utilizarán para la evaluación.

Presupuesto: Hay empresas reacias a especificar un presupuesto en su RFP. Esto no solo dificulta la labor del proveedor, también puede repercutir negativamente en el comprador al tener que desestimar propuestas que podrían ser más interesantes, o más afines a sus objetivos y valores, por una cuestión de coste. El resultado suele ser una sensación de pérdida de tiempo por ambas partes. Por eso es necesario indicar un presupuesto máximo o una franja de inversión orientativa.

Comunicación: No basta con enviar el RFP y esperar a que llegue una respuesta. A menudo el proveedor necesita aclaraciones, por eso es esencial ofrecer algún canal para resolver sus dudas. Una reunión o videollamada individual con el vendedor que lo solicite será preferible a una respuesta impersonal e indiscriminada, enviada a todos los licitantes. Además, puede ser una buena ocasión para conocerse, evaluar la personalidad de la otra parte, e incluso conectar a nivel emocional.

La respuesta del proveedor

Por su parte, los vendedores han de considerar otros elementos a la hora de preparar su propuesta:

Personalización: Pocas cosas son más frustrantes para el comprador que recibir propuestas genéricas que no responden a sus requisitos y claramente han sido enviadas a más solicitantes (a veces incluso olvidando reemplazar el nombre del destinatario en alguna frase). Aunque se recurra a una plantilla, es esencial adaptar cada propuesta a su destinatario, y mostrar el entendimiento de sus objetivos y prioridades respondiendo directamente a ellos.

Uso inteligente de la tecnología: Los avances tecnológicos han permitido crear plataformas de gestión de RFPs que, entre otros, ayudan a identificar las oportunidades más relevantes, crear plantillas para agilizar las respuestas y hacer seguimiento de forma automática. Muchas utilizan la inteligencia artificial (IA) para mejorar su eficiencia. Puede ser sin duda una ayuda para preparar la propuesta, pero no debe reemplazar la aportación creativa del equipo humano.

Creatividad: La respuesta a un RFP es una oportunidad para brillar y demostrar las fortalezas del proveedor, proponiendo la forma más eficiente y creativa de alcanzar los objetivos. También cuando se trata de renovar una licitación. Aunque en este caso ya se cuente con la ventaja de conocer mejor al cliente y sus necesidades, esa relación previa no es garantía de éxito. Por eso es imperativo poner el mismo esfuerzo en sorprender y mostrar qué más se podría hacer.

El factor humano

Cuando las respuestas a un RFP son rechazadas sin explicación, esto puede afectar negativamente a la moral del equipo, sobre todo entre los miembros con menos experiencia, y en consecuencia a su trabajo. Ofrecer un mínimo feedback a los proveedores que no han sido seleccionados no solo les ayudará a entender por qué. También podrán mejorar su propuesta en una próxima ocasión, y sentir que al menos se aprecia el esfuerzo y el tiempo dedicado.

Igualmente desmoralizador para el licitante puede ser comprobar que, tras haberse rechazado su propuesta, algunas de sus ideas son utilizadas por el comprador directamente, o por medio de otro proveedor. Este tipo de actitud deshonesta puede acabar dañando la reputación del contratante y hacer que reciba menos propuestas, o respuestas menos creativas, en el futuro. No hay que olvidar que los proveedores se conocen e intercambien experiencias y opiniones.

Lo que hay detrás de un un RFP no es una mera transacción. Detrás de cada contratante y proveedor hay un equipo humano. Por ello, una total transparencia y honestidad por ambas partes, así como el respeto a los códigos éticos, aunque sean tácitos, son prácticas que deberían formar parte siempre del proceso de licitación. Solo así podrá resultar en una relación duradera y beneficiosa para todos.

Para este tema hemos entrevistado a

Kevin Iwamoto Fundador de Executive Edge Strategies (Estados Unidos)
“Un buen RFP debe mostrar tanto qué se necesita como por qué”

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El sector MICE, caracterizado en estos últimos años por un marcado dinamismo, se enfrenta desde febrero a un escenario marcado por la incertidumbre derivada de la situación geopolítica, que condiciona de forma directa la gestión de las operaciones, principalmente en el extranjero. Un reciente estudio de la Meeting Industry Association (MIA) revela que el 73% de los profesionales del MICE en Reino Unido ya declaran afectados por el actual conflicto en Oriente Medio

En este contexto, tanto los contratantes en empresa como las agencias están tratando, una vez más, de dar ejemplo de resiliencia. Las cancelaciones están a la orden del día, los retrasos a la hora de aprobar acciones marcan la cotidianeidad en este momento, los aplazamientos son considerados casi como buenas noticias y los cambios de destino se contemplan con una asiduidad impensable a principios de año. Evitar ubicaciones próximas a zonas de conflicto está llevando a replantear estrategias y apostar por destinos alternativos.

A esta situación que hace percibir el horizonte como un escenario volátil con consecuencia impredecibles se suma el endurecimiento de los controles fronterizos, donde factores como la introducción de visados electrónicos o cambios en los requisitos de entrada pueden resultar determinantes para la asistencia de algunas nacionalidades en operaciones internacionales. En este contexto, la planificación anticipada se vuelve imprescindible para garantizar el buen desarrollo de cualquier convención, viaje de incentivo o evento.

Destinos nacionales

Como consecuencia, la elección de destinos de proximidad a las sedes de las empresas gana peso entre los contratantes que buscan seguridad y los organizadores que intentan minimizar riesgos. No todo es negativo: esta tendencia contribuye a reducir el impacto medioambiental y refuerza el compromiso por lo local, alineándose con una sostenibilidad que, más allá de las tensiones actuales, no debería dejar de ser un parámetro por el que que seguir apostando.

Para este tema hemos entrevistado a

SUSANA CAGLE Travel & Events Manager en Cantabria Labs
“Nuestra prioridad es la seguridad de nuestros equipos y tenemos una máxima muy clara: si hay riesgo, no hay viaje”

MELISSA SOTO Responsable de eventos e incentivos en Lennox International (EE. UU.)
“Ante el aumento de restricciones en controles fronterizos, estamos optando por EE.UU.”

LARA ESTEVERENA Gerente de experiencia y fidelización de marketing en Laboratorio Elea (Argentina)
“Hemos detectado un incremento en el precio de los billetes de avión a Europa”

AINHOA CEA Experiential Marketing Manager en BMW Iberia (ESPAÑA)
“Priorizamos destinos de proximidad a los que viajar en tren y reducir los vuelos de larga distancia” 

DAVID ROSO Director en Diwoto Travel (España)
“No esperábamos el impacto que iba a tener este conflicto entre Irán y Estados Unidos”

SAMY BESSUDO Presidente de Aviatur (Colombia)
“Estamos registrando más de un 50% de cancelaciones y muchos clientes han optado por posponer sus viajes”

PAULA BUERY MICE, Luxury & Leisure en Lufthansa City Center (Argentina)
“Nos decantamos por destinos que ofrezcan procesos de ingreso más simples”

BELÉN SALGUEIRO Directora en Simmer Events (España)
“Hemos optado por sustituir destinos internacionales, incluyendo europeos, por opciones nacionales”

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Pasear por Madrid es descubrir cómo la naturaleza se abre paso entre avenidas, plazas y barrios. 

Más de la mitad de sus calles están arboladas, dibujando un paisaje que sitúa a la ciudad entre las más destacadas del mundo en arbolado urbano. Un reconocimiento avalado, además, por su distinción como Ciudad Arbórea del Mundo, otorgada por Naciones Unidas y la Arbor Day Foundation.

Pero este compromiso no es casual. Responde a una visión estratégica que toma forma en Madrid 360, el plan municipal que impulsa la transición hacia un modelo más sostenible, apostando por la eficiencia energética, la movilidad responsable y la regeneración urbana.

Un escenario natural para inspirar encuentros

Madrid no solo se vive, también se respira. Sus más de 6.400 hectáreas de zonas verdes ofrecen un entorno que transforma la experiencia de quienes la visitan. Desde la calma icónica del Parque de El Retiro, reconocido como Patrimonio Mundial por la UNESCO, hasta el dinamismo de Madrid Río, un corredor verde que redefine la relación de la ciudad con su río.

Y el futuro ya está en marcha: el Bosque Metropolitano, con 75 kilómetros de recorrido, promete rodear Madrid con un gran anillo verde, consolidando su apuesta por una infraestructura natural de gran escala.

Al mismo nivel se encuentran las infraestructuras tecnológicas e industriales de una ciudad con una pujante economía donde sobresalen sectores como el de los videojuegos, big data o fintech.

La sostenibilidad como parte del evento

En este contexto, organizar un evento en Madrid adquiere un nuevo significado. Ya no se trata solo de reunir personas, sino de generar impacto positivo. El Madrid Convention Bureau acompaña a organizadores y empresas en este camino, ofreciendo herramientas diseñadas para integrar la sostenibilidad en cada fase del evento.

Entre ellas, la plataforma digital PLUS se posiciona como un aliado clave. Gracias a ella, es posible medir, analizar y optimizar el impacto de cada encuentro, desde las emisiones directas hasta aquellas asociadas al consumo energético o a la cadena de suministro. Todo ello, con recomendaciones personalizadas que convierten la sostenibilidad en una acción tangible.

Eventos con propósito, experiencias con legado

Cada vez más, el sector MICE busca dejar huella y Madrid facilita este cambio de paradigma, ofreciendo a través de PLUS y de su servicio de asesoría, un acceso directo a entidades sociales locales con las que colaborar, integrando acciones de impacto positivo en los propios eventos.

Así, cada reunión se convierte en una oportunidad para contribuir al destino, para conectar con su tejido social y para formar parte de una ciudad que mira al futuro con responsabilidad.

Porque hoy, reunirse en Madrid es mucho más que elegir un destino: es formar parte de una historia en la que la sostenibilidad y la innovación avanzan de la mano.

 

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El hotel ofrece salones diáfanos con configuraciones adaptables, como los salones Italia (1.286 m²), muy utilizados para sesiones plenarias, exposiciones y banquetes.

La operativa se complementa con una imponente entrada para congresos, galerías adyacentes a cada salón (en torno a 800 m²) y puntos de carga distribuidos por el perímetro del recinto, así como un espacio exterior con capacidad para 20 autobuses, facilitando el flujo de asistentes y montajes.

Equipamiento tecnológico

En el auditorio se ha incorporado un nuevo sistema de audio totalmente digital, eliminando la infraestructura analógica y utilizando altavoces de marca líder, con el fin de mejorar la fiabilidad y calidad sonora. En paralelo, el espacio integra domótica con control de luces remoto para los diferentes salones, iluminación LED y múltiples configuraciones para personalizar cada evento.

En cuanto a conectividad, se ofrece Wi-Fi privado con líneas dedicadas, incluyendo hasta 10.000 Mbps, siempre con el respaldo del departamento de IT interno. Es posible completar las experiencias mediante cinco videowalls y más de 60 pantallas para señalética digital distribuidas en todo el área de convenciones y congresos.

La propuesta de F&B se basa en conceptos personalizados y experiencias en vivo, incluyendo servicio de bufé para 750 personas en un mismo espacio.

Para eventos con visión sostenible, se ofrece la posibilidad de informar sobre la huella de carbono generada y opciones de compensación mediante el programa Carbon Offsetting.

El hotel impulsa el concepto bleisure a través de experiencias locales del tipo de visitas privadas, actividades deportivas; sesiones de bienestar y wellness o experiencias VR / Esports (tanto en propuestas guiadas como alternativas outdoor).

Planifica, conecta y sorprende: Tu evento empieza aquí

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El calendario define el motivo del viaje

Diseñar un viaje de recompensa en torno a un evento en el destino es una de las tendencias más destacadas en 2026, asegura Travel Emotions. Un festival o una importante cita deportiva puede ser el punto de partida a partir del que organizar otras actividades en el destino que complementen el programa.

También destaca la elección de destinos europeos por parte de organizadores de viajes de incentivo basados en España. En su caso, la buena conectividad entre países, las pocas horas de vuelo y la amplia oferta cultural sitúan a Europa como una de las regiones más demandadas para programas de incentivo que buscan un alto ROI (retorno de la inversión, por sus siglas en inglés).

Lujo accesible en Asia

Según la división de BCD M&E, los organizadores de viajes de incentivo apuestan por destinos asiáticos para ofrecer experiencias de lujo sin necesidad de grandes presupuestos. Corea del Sur, India, Vietnam, Malasia o Sri Lanka son algunos de los países que ofrecen ese “lujo accesible”.

Se trata de viajes que combinan cultura y tradición milenaria. La guía lo recomienda para recompensar a equipos y clientes que necesitan sentir que han viajado “muy lejos” sin disparar el presupuesto.

Naturaleza y lugares inexplorados

Los programas de incentivo en los que se apueste por actividades de aventura en la naturaleza, como senderismo, kayak o bicicleta, son tendencia este año. La guía pone como ejemplo destinos como Alaska o la Antártida, que considera idóneos para este tipo de experiencias.

Tomando estos destinos como referencia, Travel Emotions señala una tendencia hacia los viajes a lugares exóticos o menos explorados. La búsqueda de exclusividad y desconexión impulsa los viajes de incentivo hacia entornos remotos y tranquilos.

Viajes temáticos y “de autor”

Por último, la guía menciona el auge de los viajes temáticos y de autor: programas en los que la música, la literatura o el cine son el hilo conductor sobre el que se diseña la experiencia. Travel Emotions habla de “turismo emocional” y de cómo se ha convertido en un estándar, al responder a la necesidad de crear experiencias memorables y transformadoras.

Muy vinculados a esta tendencia están también los llamados “viajes de autor”, programas diseñados directamente por chefs de renombre o exploradores destacados.

Tendencias que permanecen

La guía de Travel Emotions también hace una breve mención a las tendencias que ya se percibían en 2025 y que continúan muy presentes este año:

• Slow Travel & JOMO (Joy of Missing Out): El viajero de incentivo en 2026 sigue huyendo de agendas apretadas. Prefiere visitar menos lugares y permanecer más tiempo en un mismo destino para disfrutarlo de forma más pausada.
• Bienestar y reconexión: El wellness es ya un mínimo exigible, asegura Travel Emotions. Los programas que combinan actividad física suave, gastronomía saludable, desconexión digital y momentos de silencio seguirán marcando tendencia.
• Sostenibilidad real: Hace tiempo que un viaje de incentivo no se entiende sin este enfoque. Hoteles con certificaciones reales, proveedores locales comprometidos, programas de reducción de residuos y plásticos, compensación de la huella de carbono y experiencias con impacto positivo en la comunidad son algunas de las prácticas sostenibles más demandadas.

Destinos emergentes

La agencia selecciona, entre muchos otros, algunos destinos que hasta ahora no han sido tan populares para estos fines, pero que en 2026 están comenzando a ganar protagonismo al cumplir con varias de las tendencias mencionadas: Eslovenia en Europa; Armenia y Georgia en la región del Cáucaso; Ruanda en África; o Laos en el sudeste asiático son algunos de los destinos que, según Travel Emotions, están emergiendo con fuerza este año por ser lugares menos explotados, con propuestas vinculadas a la naturaleza y a precios competitivos.

En América Latina, la guía destaca Medellín y Guatapé, en Colombia, por ofrecer naturaleza, aventura, sostenibilidad real y ser un ejemplo de destinos donde organizar viajes temáticos en torno a la música.

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LATINOAMÉRICA SE CONSOLIDA COMO DESTINO DE INCENTIVOS

Según SITE, los viajes de incentivo seguirán creciendo en 2026 siempre y cuando se priorice la personalización y flexibilidad. La asociación propone que los asistentes puedan incluso elegir entre distintos restaurantes o actividades.

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La búsqueda de ofrecer una experiencia única a los participantes cuando se organiza cualquier operación MICE está llevando a la industria a apostar de forma decidida por una personalización que empieza por la manera de acercarse al cliente, con el objetivo de que éste, y quienes vayan a llegar de su mano, se sientan únicos. Que una convención o evento sea memorable ya no se consigue únicamente con una decoración cuidada o un planning bien estructurado.

Uno de los mayores retos del sector frente a la exigencia de personalización en lo que a la acción se refiere, con el enfoque puesto en quienes van a participar en ella, es la necesidad de disponer del tiempo suficiente para materializar las peticiones de los clientes. La cultura de lo urgente provoca que, en demasiadas ocasiones, los objetivos marcados no se puedan alcanzar. Esta realidad afecta también a los presupuestos: más personalización suele conllevar más personal dedicado, más horas empleadas y, en definitiva, más recursos.

Diseñar acciones a medida conlleva por tanto entender el necesario equilibrio entre una mayor inversión económica y unos tiempos de producción más amplios, claves para que la personalización se convierta en algo real y efectivo y no se quede únicamente en un componente al que se aspira. Cabe destacar que, aunque parece obvio, lamentablemente no siempre lo es. Diseñar acciones a medida también pasa por entender a un cliente que no siempre tiene claro lo que quiere, o no sabe comunicarlo.

Todo apunta a que la exigencia en cuanto al nivel de personalización se irá incrementando. Sin olvidar de que estas acciones más adaptadas a quien las viva irán acompañadas de una mayor conciencia, alineada con criterios de sostenibilidad bien definidos.

La situación invita a reflexionar sobre hasta dónde llegará esta necesidad de personalizar y hasta qué punto la industria puede responder a ello.

Para este tema hemos entrevistado a

MÓNICA LÓPEZ Directora de MICE en BMC Global
“El mayor reto es llegar a cada participante para satisfacer sus necesidades, y cuando se trata de grupos grandes hace falta más presupuesto”

MARIELA LUPARINI Responsable del departamento creativo en TMP Ambientaciones
“Nuestro mayor desafío es obtener información concreta y precisa de los objetivos del cliente”

LAURA ORTIZ Global Sales Director en Quimbaya Latin America
“El cliente nos da plazos muy ajustados y esto dificulta el poder cumplir con las peticiones de personalización”

ELENA RUBIO Directora de ventas en Ovation Spain & Portugal DMC
“Además de los presupuestos, los plazos de entrega limitan mucho las posibilidades de personalización”

CHRIS NEGRÓN Corporate MICE Manager en Bahía Príncipe
“El mayor reto es hacer entender que un ‘todo incluido’ no significa que todos los servicios personalizados lo estén”

PATRICIA ANDRINO Directora de Meetings & Events en Vincci Hoteles
“La falta de tiempo juega en nuestra contra ante la creciente demanda de eventos personalizados de última hora”

ANDRÉS FERNÁNDEZ Director gerente de EXPOCoruña
“Responder a la exigencia de personalización pasa por ofrecer tecnología adaptada y opciones de sostenibilidad”

REGINA GARCÍA Ejecutiva Comercial de Congresos en Centro Banamex
“Avanzamos hacia recintos inteligentes, capaces de medir, analizar y adaptar en tiempo real cualquier operación”

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El valor de la conexión humana y confianza

UFI determina que, a pesar de los avances tecnológicos, la conexión y la confianza forjadas entre las personas siguen siendo el principal motor de la industria.

En este sentido, defiende que las interacciones cara a cara son insustituibles a la hora de construir relaciones sólidas, compartir conocimiento o hacer negocios.

La incertidumbre es la nueva normalidad

Las tensiones geopolíticas, los rápidos cambios económicos o la fragilidad en la cadena de suministro han ocasionado que la volatilidad caracterice la cotidianeidad de los organizadores de ferias y operaciones MICE.

Ante este escenario, la asociación asegura que los meeting e event planners deben desarrollar una mayor resiliencia y capacidad de adaptación. Afirma que el futuro exigirá más colaboración e integración dentro de la industria ferial para que las acciones sigan aportando valor incluso en condiciones inciertas.

La importancia de la experiencia y engagement

Tal y como se venía observando en 2025, UFI señala que en 2026 tanto expositores como visitantes esperan más que ferias, convenciones o eventos bien estructurados: buscan experiencias inmersivas, personalizadas y memorables.

La acción programada ya no comienza ni finaliza en el recinto, determina la asociación. Se debe generar expectación antes, que alcance su punto álgido in situ y continúe después a través de una red de contactos duradera.

Por ello, UFI destaca la importancia de fortalecer alianzas y colaboraciones entre asociaciones que permitan enriquecer la experiencia y ampliar el impacto de la operación.

La necesidad de tecnología, IA y datos

La tecnología, la inteligencia artificial (IA) y el análisis de datos han dejado de ser simples herramientas operativas. La asociación ferial declara que su uso permite una toma de decisiones más inteligente, mejora la productividad y libera a parte del equipo humano para que pueda centrarse en la creatividad.

Aseguran que los datos desempeñan un papel clave a la hora de medir el retorno de la inversión (ROI, por sus siglas en inglés) y optimizar recursos en un contexto de incremento de costes.

La sostenibilidad como eje central

Finalmente, UFI destaca en su informe que la sostenibilidad ha dejado de ser una tendencia para convertirse en un requisito fundamental y estratégico a la hora de tomar decisiones. Afirma que las organizaciones valoran cada vez más el impacto ambiental junto con el valor comercial.

Esto favorece la creación de alianzas a largo plazo para reducir emisiones, mejorar la gestión ambiental y construir resiliencia sostenible en toda la industria.

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EL MICE RESISTE A LA INCERTIDUMBRE GEOPOLÍTICA

El sector continúa creciendo mientras más organizadores consideran trasladar sus operaciones de Estados Unidos a otros destinos, lo que abre oportunidades para Latinoamérica.

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Aunque el desarrollo de negocios sigue siendo el principal motivo de los viajes, cada vez es más importante la asistencia a eventos de formación. De hecho, el 68% de las empresas encuestadas espera gastar más este año en viajes con este fin. La necesidad de reskilling para adaptarse a las nuevas tecnologías motiva sobre todo a las pymes. Para el 24% de pequeñas y medianas empresas (frente al 9% de grandes corporaciones), es el principal impulsor del aumento de los desplazamientos.

Desaceleración del crecimiento

El 74% de las empresas espera gastar más en viajes corporativos este año, comparado con 2024, pero solo el 68% prevé un aumento en 2026. También hay marcadas diferencias según el tamaño: el 80% de pymes prevé invertir más en business travel este año, frente al 59% de grandes corporaciones. Es más, el 20% de estas prevé una reducción de hasta el 35% en las partidas asignadas en el presupuesto.

El porcentaje de empleados que hace viajes regularmente también ha bajado, del 36% en 2024 al 31% este año. Casi la mitad de los clasificados como viajeros frecuentes ha reducido sus desplazamientos a uno o dos al mes este año.

Existe un mayor escrutinio de la estrategia de viajes por parte de los directivos (el 54% comparado con el 51% en 2024). En particular, el compromiso de la empresa con la sostenibilidad es un factor de cada vez más peso en la reducción de los viajes, citado por el 48% de los encuestados (frente al 38% en 2024). El 45% de las empresas (el doble que el año pasado) busca reducir sus emisiones en un 20% o más.

No obstante, el incremento de los costes es el principal detrimento para viajar. Los ahorros se buscan principalmente en la elección de alojamientos más económicos (50%). El 60% de los travel managers afirma usar la inteligencia artificial para analizar la evolución de los precios y planificar gastos.

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SE ESTABILIZAN LOS COSTES EN EL MICE Y LOS VIAJES DE NEGOCIOS

El Global Business Travel Forecast de CWT y GBTA prevé un incremento del 2,4% en la inversión por delegado para el próximo año, en un contexto de incertidumbre económica.

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