La progresiva recuperación de la economía global en los últimos años se ha visto reflejada en un gradual aumento de las operaciones MICE. La consultora Allied Market Research prevé un crecimiento anual de la industria del 7,5 % entre 2017 y 2023. Con el retorno de la confianza, las empresas vuelven a invertir en la organización de convenciones y viajes de incentivo. Pero no todo es de color de rosa.

La incertidumbre se ha convertido en norma, tal y como apunta el analista Rob Davidson en su Informe Global de Tendencias. La inestabilidad social y política y el recuerdo de una crisis económica aún reciente (y en algunos casos, aún presente), llama a la prudencia. Hay mayor inversión, pero no derroche.

Más convenciones y viajes de incentivo

Este panorama es el que nos presentan las agencias de viajes especializadas cuando se les consulta por sus mercados y las tendencias que están marcando este año. Si bien los comentarios transmiten un optimismo general existen matices, así como diferencias regionales.

Aunque se celebran más convenciones y viajes de incentivo, los presupuestos tienden a ser más ajustados y la presión sobre los organizadores exigiendo un retorno en la inversión (ROI, por sus siglas en inglés) es cada vez mayor. Las empresas reconocen el valor de estas operaciones y los beneficios a largo plazo. Por eso antes de descartarlas optan por reducir el número de participantes o los días de duración con el fin de controlar mejor el gasto.

Destinos alternativos

El presupuesto determina la elección del destino y, sobre todo en los países donde la economía no es boyante, se opta por sedes dentro del territorio nacional. La seguridad es el otro factor fundamental, hasta el punto de replantearse destinos tradicionalmente populares que han sufrido recientes atentados: es el caso de Barcelona. Por otro lado, prevalece el ansia de ofrecer nuevas experiencias y, dentro de las limitaciones presupuestarias, crece el interés por destinos considerados exóticos, como Asia, o la búsqueda de ciudades alternativas a las sedes más habituales.

No se trata solo de nuevos destinos, sino de una constante innovación en los formatos, contenidos o incluso el mobiliario de las convenciones. Sin olvidar la necesaria inclusión de la tecnología. Muchos son los retos a los que se enfrentan las agencias, pero se resumen en ofrecer propuestas innovadoras con limitaciones económicas. Las claves para conseguirlo: su experiencia y creatividad.

Para este tema hemos entrevistado a

Santiago Baldó Gerente MICE de Viajes El Corte Inglés (España)
“Las empresas miran mucho los costes para gastar lo estrictamente necesario”

Adriana Melquiades Jefa de ventas LATAM y México de CWT Meetings and Events (México)
“En 2018 aumentaron los viajes de incentivo y esperamos que eso se mantenga”

Sebastián Assiz Gerente de reuniones e incentivos de Action Travel (Argentina)
“Antiguos temas de la convención anual se abordan desde otros departamentos”

Patricia Alanis Propietaria de Palanisa (Chile)
“Lo que más vendemos son viajes que proveedores ofrecen a sus clientes”

Rudolf Rannegger Director general adjunto de MCI España y Portugal
“Portugal, y en particular Lisboa y Oporto, están creciendo mucho”

David Sánchez Director de incentivos de Pangea (España)
 “El destino de moda finalmente es el que representa un fee más bajo”

Tony Cantu Director de oficina Ciudad de México de HRG – México
“La demanda se reduce por el descenso de los presupuestos para convenciones”

Silvana Biagiotti Directora Ejecutiva de SB Congresos & Eventos (Argentina)
“Las empresas argentinas se están quedando en el país por la devaluación del peso”

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Las herramientas online de gestión de eventos han nacido para simplificar el trabajo del organizador, ya sea éste directamente el contratante o la agencia encargada del montaje. Sin embargo, muchos aspectos escapan a las funcionalidades que ofrecen, tales como la negociación sobre el pago o la facturación.

Las apps facilitan la gestión de los flujos en aspectos como la acreditación a la entrada al recinto, permiten resolver dudas o consultas liberando la secretaría técnica y ayudan a interactuar con el asistente, aunque también demuestran sus limitaciones, incluso las creadas ad hoc para los eventos.

Las plataformas que las compañías aéreas ofrecen a través de sus alianzas pueden ser un aliado valioso cuando se trata de gestionar reservas procedentes de todo el mundo. A pesar de ello, el organizador se ve limitado a las aerolíneas que integran la red.

Los hoteles apuestan por herramientas que presentan sus espacios y permiten hasta simular los montajes, pero de nuevo el organizador choca con una oferta reducida a una o varias marcas. Por último, y han llegado con fuerza, los aglutinadores de espacios pretenden superar esa barrera. Pero, aunque son todos los que están, no están todos los que son.

En un universo tecnológico que parece ofrecer de todo, aún queda mucho por hacer para que el cliente pueda prescindir de la experiencia y saber hacer del especialista en organizar.

El RFP es cada vez más online

Algo indiscutible es que el request for proposal (RFP) es cada vez más virtual y quienes ofrezcan instrumentos que faciliten la creación de solicitudes y la obtención de respuestas adaptadas liderarán el mercado.

La octava edición de Iberian Mice Forums, celebrada en Madrid a finales del pasado mes de marzo, centró parte de su contenido precisamente en estas herramientas. El evento evidenció una realidad: su irrupción ha supuesto una revolución en la organización de eventos. Y es que afecta a algo tan trascendental como los primeros pasos, es decir, el análisis de las diferentes opciones.

Pese a contar con voces a favor y en contra, lo cierto es que las peticiones online a través de este tipo de herramientas se dispararon en España hasta un 21% en 2014.

Un futuro prometedor

Hay quien se resiste al empleo de tecnología online, ya sea por desconocimiento, tanto a nivel de cliente como de organizador, o por considerar que ésta aún no ha evolucionado lo suficiente. Mientras tanto, hay profesionales que nos confirman que ciertas soluciones son imprescindibles en su día a día. Como todo lo virtual, seguirá sorprendiéndonos ante el futuro prometedor que parece existir. Pero como todo en la vida, también tiene sus límites.

Para este tema hemos entrevistado a

David Abreu Director general de PAP Congresos (España)
“El mercado reclama proveedores desarrolladores de apps”

Silvana Biagiotti Directora ejecutiva de SB Congresos & Eventos (Argentina)
“Adaptarse a cada evento es la principal herramienta”

Ricardo Ceratto Director de Marfa Travel (España)
“No hemos utilizado apps porque no ha habido necesidad”

Lucio Bellora Director de Eventos Asociación Empresaria Hotelera Gastronómica de Bariloche (Argentina)
“Debería existir una herramienta que permita modificar el evento según los inputs recibidos durante el mismo gracias a la interacción”

Yárdena Aguilera Account Manager de Halcón Empresas (España)
“Diferentes herramientas obligan a tener tantos interlocutores como proveedores”

Juan Fernando Rubio Meeting Planner de la Cámara Colombiana de Comercio Electrónico (CCCE)
“Sigue siendo imprescindible una libreta de apuntes”

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