El programa actualmente incluye nueve sedes en diferentes distritos de la capital alemana, con capacidades desde 20 hasta un máximo de 200 personas. Por ejemplo, se ofrece colaborar con el sector educativo organizando un workshop en una escuela, una sesión de formación en un orfanato, o una actividad de teambuilding en un centro cultural comunitario.

Además del beneficio económico, al acoger estos eventos las sedes adquieren mayor visibilidad y reconocimiento al trabajo que realizan. Los participantes, por otro lado, pueden disfrutar de un entorno que les ofrece una perspectiva diferente a la que están acostumbrados durante sus eventos y ayuda al desarrollo de nuevas ideas. La operación MICE no tiene por qué restringirse al evento: las empresas pueden crear sinergías con estas instituciones y continuar con su compromiso social.

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Las empresas han adaptado sus programas de eventos recurriendo a la tecnología, pero el formato virtual plantea nuevos retos como la falta de conocimiento o experiencia (citado por el 40% de los encuestados), problemas técnicos (32%) o falta de participación (18%). Según el informe, el 35% de los eventos virtuales e híbridos requieren de los servicios de una agencia, y puede haber otros gastos adicionales. Con la recuperación de los viajes en mayor o menor medida durante el 2021 se espera también un incremento gradual de las reuniones en persona.

De cara al 2021, los organizadores deben conciliar la demanda acumulada de eventos con presupuestos más ajustados y variables. Las reuniones pequeñas y más sencillas, de ámbito local o regional, serán las más comunes (21% del total), seguidas de las reuniones internas (18%). La garantía de higiene y seguridad de los asistentes es el factor más importante (para el 68% de los encuestados) a la hora de considerar un evento presencial, seguido de la flexibilidad de términos de cancelación (59%).

El informe muestra también un elevado nivel de optimismo, pese a la previsión de reducciones e incertidumbre. Latinoamérica es la región más optimista, donde el 41% de los encuestados anticipa un aumento del gasto en reuniones para 2021. En Europa, el 12% de los encuestados se considera muy optimista sobre el futuro del sector, mientras que la mayoría (72%) declara un optimismo medio. Aquí se espera que los eventos presenciales representen la mitad del total en 2021, reduciéndose los únicamente virtuales. En cuanto a los principales destinos MICE europeos, Madrid se sitúa como ciudad de referencia en 2020, seguida por París, Barcelona, Londres y Berlín.

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Segun CWT, antes de la pandemia el 70% del presupuesto de sus clientes para eventos se invertía en reuniones pequeñas, y se espera que ese porcentaje aumente cuando se reinicien los encuentros, debido a las restricciones impuestas en cuanto al número de asistentes permitido y otros requisitos sanitarios. En general, se estima que en 2019 se invirtió más de un billón de euros en reuniones de menos de 100 participantes.

Además del espacio, la nueva plataforma permite también reservar el catering, el equipo audiovisual y otros servicios para los encuentros, todo en un único sitio, permitiendo así una mejor gestión de los gastos y el compliance con la política corporativa, además de cuidar de la salud y seguridad de los asistentes. La versión estándar es gratuíta y se puede acceder a través de la web desde cualquier dispositivo y en ocho idiomas. Las reservas se pueden modificar o cancelar fácilmente también a través de la plataforma.

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Por ejemplo, en Norteamérica, los clientes cuentan con el apoyo de Groupize, mientras que en Europa, por el momento el servicio está disponible en el Reino Unido con Meetingsbooker.com, en Francia con Bizmeeting y en Alemania con Meetago. Estos proveedores pueden seleccionar los hoteles, venues o espacios más adecuados para garantizar la mejor experiencia posible y ayudar a los gestores a alinear su estrategia para pequeños eventos con la política corporativa.

Meetings Express se conecta además con la plataforma de datos centralizada Meetings Insights, e integra otras herramientas de gestión de eventos de American Express M&E, ofreciendo así a las empresas una visión más completa de sus gastos en reuniones.

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El 77% de las empresas que no tienen canales especializados para reservar buscan las salas para reuniones pequeñas llamando directamente a hoteles o visitando el sitio web de una plataforma de viajes o evento. Evitando mediadores, es más dificil negociar las mejores tarifas y garantizar la seguridad del venue y el cumplimento de la política corporativa, según HRS. Además, el estudio destaca que solo el 30% de los encuestados recurre a un proceso de licitación para comparar precios y elegir la mejor opción.

En cuanto a los principales factores que las empresas tienen en cuenta a la hora de reservar y administrar reuniones simples, el 73% de los encuestados destacó el encontrar el lugar correcto, mientras que para el 64% lo importante es maximizar el presupuesto y conseguir ahorro y el 40% busca cumplir con la política corporativa.

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