El informe muestra el optimismo sobre la buena salud del sector reinante entre la gran mayoría de los más de 500 profesionales de todo el mundo encuestados (82%). El 67% afirma que los presupuestos para reuniones y eventos corporativos están aumentando y el 42% espera alcanzar los niveles de asistencia previos a la pandemia en 2024, sumándose al 28% que ya los supera. La mayoría de los encuentros serán completamente presenciales (59%) y el 72% prevé plazos de reserva iguales o más cortos en 2024.

Tecnología y sostenibilidad

Los avances en tecnología y la sostenibilidad seguirán marcando tendencia en el sector. El 42% de los encuestados espera utilizar la inteligencia artificial en sus procesos en 2024, sobre todo para personalizar la comunicación con los asistentes, mientras que el 41% experimentará con tecnologías de realidad virtual. Las aplicaciones móviles siguen siendo un elemento básico en reuniones y eventos, con una tasa de uso prevista de más del 60%.

Por otro lado, el 78% de los profesionales afirma que sus organizaciones tienen como objetivo alcanzar la neutralidad de carbono para finales de 2024. Para ello deberán superar retos como la identificación de proveedores certificados (según el 39% de los participantes en la encuesta), la reducción de viajes (28%) o la falta de habilidades, recursos y formación (23%), así como contar con suficiente presupuesto para ello.

El informe apunta también a algunas diferencias regionales. Los profesionales europeos esperan un aumento modesto en la actividad MICE, en comparación con otras regiones como América del Norte y Latinoamérica. En Europa también se registra una  previsión más baja den cuanto a desplazamientos aéreos a nivel nacional para los asistentes a eventos (33%). Dos ciudades españolas, Barcelona y Madrid, figuran entre los cinco destinos europeos más solicitados para la celebración de encuentros el próximo año, en segundo y tercer lugar de la lista respectivamente por detrás de Londres.

Los profesionales latinoamericanos son los más optimistas sobre la salud del sector: el 89% la califica con un 8 o más en una escala del 1 al 10). En esta región se espera también el mayor incremento en el gasto medio por participante, hasta un 4,3%. La disponibilidad una vez elegida la ubicación de la operación es la mayor preocupación. Ciudad de México, Río de Janeiro y Sao Paulo en Brasil, Cancún (México) y Buenos Aires encabezan por este orden la lista de los destinos más demandados.

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El informe 2023 Global Meetings and Events Forecast predice también un aumento del 3,1% en el gasto general en eventos a nivel global. El 65% de los encuestados en todo el mundo espera incrementar su presupuesto para el próximo año. El coste medio por asistente aumentará entre un 1,3% para encuentros pequeños y un 3% para congresos y ferias. El mayor aumento en el número de asistentes por encuentro (entre el 5,08% y el 5,88%) se espera en Latinoamérica.

En cuanto a las tendencias clave, la sostenibilidad figura como una de las mayores prioridades. En Europa, el 28% de los organizadores tiene previsto calcular la huella de carbono de sus eventos y presentar un informe posterior. La diversidad, equidad e inclusión (DEI) también adquieren mayor importancia, y nueve de cada diez encuestados lo incorporará en sus eventos. Existen, no obstante, diferencias en cuanto a cómo se aplicará: mientras que en Latinoamérica el enfoque estará en mejorar la accesibilidad, en Europa se facilitará la asistencia virtual, mientras que en Asia y Norteamérica se contratarán más proveedores procedentes de grupos minoritarios.

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¿Quién no ha desconectado alguna vez en mitad de una reunión y se ha puesto a pensar en otras cosas, a hacer garabatos en el papel o a mirar de reojo el último mensaje en su teléfono? En ocasiones, los encuentros se hacen demasiado largos o aburridos y los asistentes pierden interés. Cuando esto ocurre, no se cumplen los objetivos marcados y la reunión resulta improductiva.

Según una encuesta realizada por Crowne Plaza Hotels & Resorts entre 2.000 profesionales europeos, al año se dedican 187 horas de promedio a reuniones de empresa – el equivalente a 23 jornadas laborales –. Sin embargo, el 56 % de dichas reuniones se consideran improductivas. Más de un tercio de los encuestados reconoce haber desconectado porque se alargan demasiado, mientras que el 23 % afirma haber visto a gente dormirse en la sesión.

Un estudio publicado por la Escuela de Negocios de Harvard corrobora que, de las 23 horas semanales de media que se dedican a estos encuentros, ocho son innecesarias. El 90 % de profesionales reconoce que a veces acaba soñando despierto durante las reuniones, y el 73 % admite que hace otras tareas durante las mismas, como leer sus e-mails (el 69 %) o enviar mensajes (25 %).

Consecuencias de una “mala reunión”
A veces los empleados se sienten forzados a asistir a una reunión interna y la ven como una interrupción innecesaria de su trabajo. Si no se consigue motivarles e involucrarles en la discusión, su frustración será aún mayor y saldrán más estresados por haber perdido un valioso tiempo. También puede fomentar el resentimiento contra la empresa o la persona que convocó la cita. Si alguien organiza  continuamente reuniones consideradas superfluas, pronto perderá el respeto de sus colegas.

Una mala reunión no solo supone una pérdida de tiempo para los asistentes, también una pérdida de dinero para la empresa. Solo en Estados Unidos esta pérdida se estima en más de 30.000 millones de dólares al año.

Esto no quiere decir que haya que eliminar las reuniones internas. Son importantes para compartir ideas y coordinar el trabajo del equipo. Simplemente se trata de hacerlas más efectivas. Inyectando dinamismo en ellas se puede mejorar el engagement de los asistentes, conseguir que salgan más motivados y, como consecuencia, aumentar su productividad.

Reuniones más efectivas
Para mejorar la efectividad de una reunión basta con plantearse unas preguntas básicas: cuándo y dónde tendrá lugar, quién debe acudir, qué se va a tratar, cómo se desarrollará y, lo más importante, por qué se convoca.

No tiene sentido mantener una reunión semanal simplemente porque está ya fijada automáticamente en la agenda. Tal vez no es necesario reunirse tan a menudo. En cada ocasión se debe plantear cuál es el objetivo y eso determinará los demás factores como el orden del día o quién necesita estar presente verdaderamente.

Como con todo, una buena preparación es esencial. Si los participantes conocen la agenda de antemano pueden estar mejor preparados para contribuir en la discusión. También se les puede preguntar qué temas quieren tratar y así, sabiendo que van a participar o se hablará de aspectos que les interesa, conseguir que estén más involucrados desde el principio.

Sin duda habrá empleados que verdaderamente no necesitan estar en la reunión, o no todo el tiempo. Para que no se sientan excluidos, se les puede solicitar una contribución por adelantado e invitarlos a entrar para compartir con ellos las conclusiones una vez superadas las etapas del encuentro.

El momento ideal
El motivo de la reunión y, por supuesto, la disponibilidad de los participantes, puede determinar cuándo se celebra. Realmente no existe un día u hora ideal, aunque la mayoría
(69 %) de los profesionales prefiere reunirse por la mañana antes de embarcarse en otras tareas. Nunca al final del día, cuando están ya cansados o con prisas por cerrar cosas pendientes.

La franja horaria entre las 9:30 y las 11:30 am, una vez se han revisado todos los correos y atendido a los temas más urgentes, se considera óptima. Una tendencia al alza es la que apunta a los desayunos profesionales: están suplantando a los almuerzos cada vez más.

Eso sí, en el caso de un desayuno, es mejor no excederse con los dulces y el café si se quiere mantener un alto nivel de energía, ya que el exceso de azúcar puede tener el efecto contrario. Por eso Radisson Blu Hotels & Resorts introdujo su concepto de BrainFood basado en la comida sana para estimular el cerebro en las reuniones.

Por otro lado, la duración de la reunión se debe reducir a lo estrictamente necesario. Si el periodo de atención medio de una persona es en torno a 10 minutos, ¿cómo se puede esperar que alguien esté totalmente concentrado durante una hora entera de reunión? Si bien lo tradicional es reservar las salas por horas, 50, o incluso 40 minutos, se considera el tiempo suficiente para cubrir lo esencial en una reunión interna.

Formatos fuera de lo común
¿Quién dijo que las reuniones deben celebrarse siempre en una sala de juntas? En Finlandia, por ejemplo, muchas decisiones importantes se toman en la sauna. Si bien este puede ser un caso extremo, salir del ámbito de la oficina es una buena forma de dinamizar la reunión y fomentar la implicación de los participantes. Nada como una reunión al aire libre, en plena naturaleza, para que las mentes estén despejadas.

Tampoco es necesario sentarse formalmente en torno a una mesa, como es lo habitual. Se pueden buscar asientos más informales, que confieran un ambiente más distendido a la reunión. O jugar con el espacio y la distribución de las sillas, siempre de forma que todos los asistentes se puedan ver y escuchar unos a otros.

¿Y por qué hay que sentarse? Una reunión de pie, de unos quince minutos, puede ser suficiente para resolver un problema. Y si se añade un breve paseo, la conversación será menos intimidatoria que estando frente a frente y la producción de endorfinas estimulará la mente.

La importancia del facilitador
Tan importante como el contenido de la reunión es la persona que la modera. Debe asegurarse de que los participantes se sienten útiles, agradeciéndoles su tiempo, y mantenerles involucrados todo el tiempo, sabiendo hacer preguntas y escuchar comentarios. También debe evitar que haya una o dos personas que dominen la conversación, buscando la contribución de todos.

No es una tarea fácil, y el 75 % de los profesionales no recibe ninguna formación especial para conducir una reunión. No hay nada como observar a los asistentes, analizar a qué responden mejor, quién participa más o menos… y también pedir su feedback.

De ese modo se puede afinar en base a qué funciona y qué no y rectificar adoptando las medidas necesarias o añadir nuevos elementos para que la próxima reunión sea mejor, más dinámica y productiva… y así nadie se quedará dormido en la silla, aprovechará para avanzar en el smartphone lo que no puede estar haciendo en su mesa o viajará con la mente a otro lugar.

Para este tema hemos entrevistado a

Fernando Le Monnier Director de Green Hat People (España)
“Las pequeñas reuniones deberían evolucionar hacia la comunicación multidireccional”

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