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En equipos de hasta diez personas, y ataviados con gafas de realidad virtual y rifles conectados, los participantes se adentran en los escenarios de diferentes videojuegos, que exploran mientras se desplazan libremente por pistas de juego de 500 m². En el juego “Moon of the dead” se encuentran en un mundo aterrador en el que son atacados por zombis. La colaboración entre los miembros del equipo es esencial para protegerse unos a otros y reducir a sus atacantes. Otra opción es la de “After-H Battle Arena”, un competitivo juego en el que se enfrentan dos equipos, siendo posible organizar torneos. En este caso lo más importante es una buena estrategia y comunicación entre los participantes. Tras los intensos minutos de juego, todos se reencuentran en el mundo real para intercambiar impresiones en un ambiente mucho más relajado.

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En equipos de hasta diez personas, y ataviados con gafas de realidad virtual y rifles conectados, los participantes se adentran en los escenarios de diferentes videojuegos, que exploran mientras se desplazan libremente por pistas de juego de 500 m². En el juego “Moon of the dead” se encuentran en un mundo aterrador en el que son atacados por zombis. La colaboración entre los miembros del equipo es esencial para protegerse unos a otros y reducir a sus atacantes. Otra opción es la de “After-H Battle Arena”, un competitivo juego en el que se enfrentan dos equipos, siendo posible organizar torneos. En este caso lo más importante es una buena estrategia y comunicación entre los participantes. Tras los intensos minutos de juego, todos se reencuentran en el mundo real para intercambiar impresiones en un ambiente mucho más relajado.

Accede al contenido completo en la última edición de la revista PUNTO MICE:
www.puntomice.com/punto-mice-59.

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Su reaparición se debe al inminente lanzamiento de las gafas de realidad mixta de Apple, que está previsto para finales de este mes de enero en Estados Unidos.

SOMOS Experiences, empresa organizadora de eventos con base en Madrid, ha analizado las posibilidades del reposicionamiento de la llamada “informática espacial” o “computación espacial” en el sector.

Desde las generaciones anteriores, se ha mejorado la calidad gráfica y el diseño, perfeccionando los sensores de profundidad, la transparencia y la integración 3D en el entorno, evitando así la sensación de aislamiento del usuario.

En cuanto a los sensores, a través del seguimiento ocular o eye tracking se ha conseguido ajustar el contenido en tiempo real, disminuyendo la sensación de mareo. Asimismo, los movimientos corporales son ahora más naturales, dando lugar a una interacción más intuitiva.

También permite el escaneo del rostro para generar avatares hiperrealistas, con los que se podrá interactuar en ámbitos más profesionales.

Con este estudio, SOMOS Experiences concluye que utilizar este tipo de tecnología de vanguardia permitirá crear eventos más originales, con experiencias personalizadas, inmersivas y de calidad para los participantes, aunque será necesario enfrentarse a desafíos tales como los altos precios, la comodidad y la adaptación.

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Además, mientras navegan por QVerse, los pasajeros encontrarán las tarifas más competitivas de la aerolínea para los próximos seis meses, y podrán disfrutar de hasta un 10% de descuento en la reserva de vuelos en clase premium o turista a más de 160 destinos en todo el mundo.

En la visita virtual a las cabinas del avión, los usuarios pueden explorar desde las características de los asientos a los menús de las clases business y turista. La experiencia virtual se ha ampliado para incluir la nueva clase business suite y la clase turista en el Boeing 787-9, así como la Qsuite y la cabina turista en el Airbus A350-1000. Los usuarios pueden asimismo explorar las salas VIP del Aeropuerto Internacional de Hamad en Doha. La experiencia está disponible en más de diez idiomas, incluyendo el español.

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La inteligencia artificial se utiliza ya para la transcripción simultánea de presentaciones en eventos, tanto virtuales como presenciales. La plataforma online Accessloop permite añadir subtítulos en diferentes idiomas, e incluso la traducción simultánea en lenguaje de signos, al streaming de eventos. Mycleartext, por otro lado, ofrece subtítulos en directo no automatizados en eventos, confiando en un equipo humano para evitar errores gramaticales o de contexto.

También la tecnología de realidad virtual puede ayudar a organizar eventos más inclusivos. La aplicación virtual Imercyve, por ejemplo, permite a los organizadores vivir la experiencia que tendría una persona con discapacidad intelectual, para posteriormente aplicar las medidas necesarias en el evento.

Otro ejemplo destacado es el de la empresa de audio Holoplot, que permite controlar el sonido en eventos de forma que diferentes sectores del público escuchen la presentación y vean subtítulos en diferentes idiomas, según donde se encuentren, y sin necesidad de auriculares. Esta tecnología se puede combinar con biometría para identificar, por ejemplo, a las personas neurodivergentes en la audiencia y ofrecerles un contenido adaptado.

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Entre las tendencias en la organización de eventos a tener en cuenta, el informe destaca un mayor enfoque en ofrecer experiencias inolvidables a los asistentes a través de soluciones creativas, así como un mayor interés en la salud y el bienestar. Esto beneficiará a los locales que puedan ofrecer actividades como sesiones de mindfulness, tratamientos de spa o una clase de cocina con proveedores locales, por ejemplo.

La concienciación social es también cada vez mayor entre los clientes, y los organizadores de eventos buscan sedes que compartan los mismos valores corporativos. Existe asimismo un mayor interés en destinos de ocio y venues que destaquen su valor para staycations, para aquellos delegados que quieran extender su estancia y trabajar de forma remota a la vez que disfrutan del destino.

El informe confirma también que se seguirán incorporando componentes virtuales en los eventos presenciales, y los venues han de estar preparados para acoger tanto eventos en persona como virtuales e híbridos, con acceso a la tecnología necesaria y proveedores locales con la experiencia adecuada para apoyar a los organizadores. Asimismo, destaca el potencial de la realidad virtual y aumentada para ahorrar tiempo a incrementar las ventas del venue, por ejemplo permitiendo a los organizadores hacer una visita virtual de los espacios en diferentes formatos, así como para mejorar la experiencia de los asistentes al evento.

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El sector MICE siempre ha apostado por la tecnología para hacer más eficientes los procesos asociados a los eventos y mejorar la experiencia de los asistentes. Las innovaciones se sucedían ya a gran velocidad antes de 2020, pero la llegada del Covid-19 hizo que en meses se avanzase lo que habría llevado años. La tecnología pasó de ser un añadido deseable a ser la clave para la supervivencia durante la pandemia.

Ante la imposibilidad de reunirse cara a cara, los encuentros y comunicaciones se trasladaron al entorno virtual y aún los más reticentes tuvieron que aprender y acostumbrarse. Los proveedores respondieron con más y mejores productos para una demanda creciente, ajustándolos según las necesidades.

Los organizadores pronto se dieron cuenta de las ventajas de celebrar eventos, ferias o convenciones online: mayor alcance, más contenido y posibles ahorros, además de un menor impacto en el medioambiente. También se vieron las deficiencias, sobre todo a la hora de conseguir el engagement de los participantes virtuales o de recrear el networking, algo tan esencial en eventos presenciales. A la llamada “fatiga virtual” se sumó una nostalgia creciente y un deseo cada vez mayor por volver a verse en persona.

La nueva realidad posCovid

La pandemia ha dejado lecciones importantes, sobre todo en cuanto a las oportunidades que ofrece la tecnología. Según el último informe IBTM World Trends Watch Report, si antes de la pandemia predominaba la búsqueda de experiencias, ahora vivimos en una nueva “economía de la experiencia virtual”, en la que se incorpora la tecnología en los eventos con el fin de mejorar el engagement y crear experiencias más personales, accesibles, sostenibles y con un impacto social positivo. Es lo que esperan las nuevas generaciones de nativos digitales. 

Por otro lado, el panorama laboral ha cambiado. Muchas empresas han reducido su plantilla y otros profesionales han decidido cambiar de sector. A la escasez de personal se suman los problemas en la cadena de suministros y el aumento de los precios a nivel global, factores a tener en cuenta a la hora de presupuestar y planificar un evento.

De eventos virtuales a estrategias híbridas

Pese a la recuperación de lo presencial, los eventos digitales siguen siendo una opción. Según un estudio de la consultora Research and Markets, el mercado global de eventos virtuales, estimado en 114,12 billones de dólares (109.000 millones de euros) en 2021, crecerá un promedio anual del 21,4%, hasta 2030.

Pero, tras la pandemia, son los eventos híbridos, es decir, aquellos que combinan elementos virtuales y presenciales, los que han cobrado mayor protagonismo. El 42% de los clientes encuestados por Global DMC Partners optaron por un evento híbrido en 2021, comparado con un 30% de eventos virtuales. 

Según la plataforma de estudios de mercado Markletic, el 34% de los organizadores de eventos espera invertir más en eventos híbridos en los próximos años. En general son las grandes empresas las que más apuestan por este formato: el 63% de compañías de entre 2.000 y 5.000 empleados y el 71% de las empresas con plantillas superiores a 5.000 personas.

Se intenta combinar los beneficios de los formatos virtuales y presenciales. Por un lado, con el acceso digital se puede acceder a un público más amplio en cualquier rincón del mundo, ofrecer un contenido más completo y disponible en cualquier momento, y hacer el evento más sostenible. Por otro lado, el formato presencial permite recuperar el networking y la serendipia, esos hallazgos inesperados y conversaciones casuales que a menudo generan beneficios, además de mejorar el engagement con el público.

No se trata de trasladar el contenido del evento presencial a un público virtual a través de streaming en directo o acceso on demand. Crear una comunidad que involucre a todos los participantes, virtuales y presenciales, es uno de los principales objetivos. Las plataformas de eventos híbridos son cada vez más sofisticadas y permiten la interacción de ambos públicos, con chats de grupo, encuestas, espacios de break out digitales o sesiones de preguntas y respuestas.

Pero el formato híbrido plantea retos. El 71,7% de los organizadores encuestados por Markletic apunta a la dificultad de conectar a los dos públicos, el virtual y el presencial, como el mayor reto. Encontrar la tecnología adecuada para garantizar una experiencia sin problemas (67%) y un venue que pueda acoger este formato (35%) son otras de las preocupaciones más destacadas. 

La combinación de elementos virtuales y presenciales puede crear confusión y entorpecer la experiencia. El 39% de los asistentes virtuales a un evento híbrido afirma no sentirse integrado en el mismo. Hay formas de evitar esta desconexión, por ejemplo, asegurándose de que el maestro de ceremonias se dirige desde el principio a ambos públicos y explica qué pueden hacer y cómo interactuar. Utilizar más de una cámara para mostrar diferentes ángulos del evento también favorece la integración. Y, aunque en un evento en vivo es fácil que haya retrasos, se debe recordar que el público online estará conectado a la hora establecida y necesita ser informado de lo que está pasando. En caso contrario, hay muchas posibilidades de que desconecte. 

Un evento híbrido es más costoso, tanto en tiempo como en dinero, ya que se trata de hacer dos eventos diferentes para que ambos formatos resulten exitosos. El 38% de los organizadores afirma que un evento híbrido conlleva mucho más tiempo de preparación que uno virtual o presencial.

Lo esencial es plantearse qué objetivo se desea alcanzar para decidir si el formato híbrido es la mejor opción. Si la prioridad es llegar a más público, puede ser ideal, pero para facilitar el networking y la colaboración, los encuentros presenciales siguen siendo los más efectivos.

En cualquier caso, no es imprescindible que los elementos virtuales y presenciales del evento sean simultáneos. En realidad, se trata de desarrollar una estrategia híbrida, más que eventos híbridos, de tal modo que los mensajes que se quieren comunicar lleguen por diferentes canales a un público más extenso y de la forma más efectiva posible.

Tendencias en tecnología para eventos

Tanto en eventos presenciales, como en digitales e híbridos, se siguen buscando nuevas formas de mejorar la experiencia de los asistentes a través de la tecnología. Estas son algunas de las tendencias más destacadas:

1. Interpretación simultánea en la nube

En los eventos virtuales aumenta considerablemente el número de participantes que asisten desde cualquier rincón del mundo y hablan diferentes idiomas, lo que puede dificultar la comprensión del contenido o hacer que se sientan excluidos. Para poner solución a este problema existen plataformas de interpretación simultánea remota que hacen que los eventos sean más inclusivos. Algunas, como Worldy, utilizan únicamente la inteligencia artificial para la traducción, mientras que otras como Kudo o Interprefy cuentan además con un equipo de intérpretes profesionales. 

Kudo lanzó Kudo Replay, una solución para traducir contenido grabado previamente. Plataformas como Zoom o Microsoft Teams también incorporan este tipo de herramientas.

En España, Momento Solutions es una nueva plataforma de eventos híbridos y virtuales que incorpora una herramienta de traducción en tiempo real. Se aplica no solo al contenido de las presentaciones, sino también al chat. Se puede utilizar igualmente en eventos físicos, escaneando un código QR para escuchar la ponencia en el idioma deseado.

2. Streaming

Los organizadores de eventos exigen cada vez más que la sede cuente con la tecnología necesaria para hacer una retransmisión en directo de alta calidad que permita ampliar el alcance. Las plataformas de streaming son cada vez más avanzadas, permitiendo sincronizar diferentes ubicaciones con el evento presencial y combinar elementos grabados con antelación y en directo.

Simulive permite grabar la acción y retransmitirla como si fuese en directo, en el horario más conveniente. Además de una mayor calidad de retransmisión, se mantienen elementos interactivos e incluso se puede añadir contenido exclusivo para cada ubicación, con un presentador local.

3. Contenido on demand

El contenido es clave para captar la atención del público, tanto en eventos virtuales como presenciales, y la oferta de contenido exclusivo en uno u otro formato sirve para diferenciar ambos eventos y justificar la presencia en uno u otro. 

Para los asistentes que no pueden asistir a un evento en vivo, el acceso a contenido digital a la demanda, disponible cuando resulte más conveniente, es esencial. Pero se exige cada vez más que este contenido sea relevante, de calidad y breve.

4. Hologramas

El uso de hologramas no es nuevo, pero la calidad de estas proyecciones tridimensionales es cada vez mejor. Su inclusión en los eventos permite una interacción extraordinaria. La tecnología de Proto Hologram permite “teletransportar” a cualquier persona a miles de kilómetros de distancia. Ésta es grabada desde su casa u oficina sobre un fondo blanco y aparece en la caja Proto Epic del receptor como un holograma a tamaño real que interactúa con el público como si estuviera allí presente. Proto M es una nueva versión portátil que se puede colocar sobre una mesa o mostrador.

5. Códigos QR

La pandemia ha generalizado el uso de códigos QR en cualquier ámbito de la vida cotidiana. También en los eventos se recurre cada vez más a esta tecnología como una forma sencilla de ofrecer más contenido o experiencias a los asistentes, acceso a mapas, o incluso como sustituto de las tradicionales tarjetas de visita.

En la actualidad, la mayoría de smartphones incorporan un lector de QR, lo que facilita el acceso a esta información sin necesidad de descargar ninguna aplicación. El uso de códigos QR agiliza asimismo el registro de los invitados, que se realiza de forma contactless, más rápida y segura.

6. Redes sociales de audio

Clubhouse es una red social solo de audio que permite a los usuarios unirse a la conversación de un grupo o ser el anfitrión de otra. Originalmente era necesario recibir una invitación para acceder, lo que le dio un carácter de club exclusivo. Aunque ahora el acceso es abierto y han surgido otros salones de conversación como Twitter Spaces, Spotify Greenroom y Live Audio Rooms de Facebook, sigue siendo la más demandada.

Se puede aplicar en eventos para crear debates en grupos reducidos o charlas informales con personajes destacados. Es un  modo de involucrar a las audiencias remotas. Su atractivo radica en que se trata de un contenido efímero, que no se graba, lo que genera el llamado FOMO (fear of missing out o miedo a perderse algo especial), incitando a la gente a participar.

7. Analítica de datos, inteligencia artificial y machine learning

La recopilación y, sobre todo, el análisis de los datos de los asistentes, su perfil y comportamiento, es esencial para ofrecerles una experiencia más personalizada, un contenido más relevante y mejorar el engagement.  Cada vez se recoge más información, tanto antes como durante el evento, por ejemplo utilizando tecnología que recurre a la frecuencia de radio (RFID, por sus siglas en inglés) en acreditaciones o wearables para el seguimiento de los asistentes. 

Para analizar estos datos en tiempo real se recurre a la inteligencia artificial. En concreto, el machine learning –o aprendizaje automático– se usa para predecir el comportamiento de los asistentes y hacerles recomendaciones afines a sus preferencias. En el registro, el delegado recibe sugerencias sobre otros asistentes con perfil similar con quienes conectar y compartir ideas, así como con proveedores, contenidos o ponencias que le pueden interesar. También se analizan las interacciones con otros asistentes o expositores para futuras recomendaciones. 

Por otro lado, la inteligencia artificial se sigue utilizando en chatbots o la app del evento para resolver consultas, o incluso robots que interactúan con los asistentes a los eventos presenciales.

8. Reconocimiento facial

Otra forma de recopilar información sobre los asistentes recurre a la tecnología de reconocimiento facial. Además de agilizar el registro, el análisis del rostro permite seguir la trayectoria de los asistentes y captar sus emociones y reacciones en tiempo real (para saber por ejemplo si una ponencia gustó o aburrió).

La Smart Camera de Zenus AI registra y analiza los rasgos faciales de los participantes y mide su perfil, llegando a defiir aspectos como sexo, edad y estado de ánimo sin necesidad de que las personas hagan nada, con un 95% de precisión. También registra los movimientos para crear mapas de calor y ver qué espacios están teniendo más frecuentación.

9. Sostenibilidad

El uso de herramientas digitales puede ser considerado como una forma de reducir la huella de carbono de cualquier operación. La tecnología se usa también para medir el impacto medioambiental y poder tomar medidas para reducirlo. En marzo de este año, una organización británica sin ánimo de lucro creada para promover la sostenibilidad en las operaciones MICE lanzó la plataforma TRACE by isla. 

Mide en tiempo real las emisiones de carbono y desperdicios generados en los eventos, independientemente de que sean presenciales, híbridos o digitales, presentando los resultados en un panel de control con gráficos. La propia plataforma emite recomendaciones para reducir el impacto.

10. Realidad virtual y aumentada

Ya antes de la pandemia, las tecnologías de realidad aumentada y realidad virtual se iban incorporando cada vez más. En ferias, la realidad aumentada se utiliza para guiar a los asistentes por un mapa virtual y ofrecerles una información que se puede ver fácilmente con solo apuntar con el móvil. También se pueden crear juegos basados en realidad aumentada para mejorar el engagement del público.

La realidad virtual es una de las tecnologías que más está avanzando, con dispositivos de alta resolución cada vez más sofisticados, cómodos y fáciles de usar como las gafas HoloLens de Microsoft u Oculus de Facebook. En los eventos se aplica para ofrecer experiencias inmersivas.

Esta tecnología es también la llave para adentrarse en el “metaverso”, ese mundo virtual cuyas posibilidades empiezan ya a explorarse en la industria MICE.

¿Un futuro en el “metaverso”?

Es la pregunta del millón: ¿es el metaverso el futuro de los eventos o es puro hype? Marcas como Nike han abierto tiendas en el metaverso, se han celebrado conciertos o desfiles de moda, y aerolíneas como Qatar Airways, Emirates y Vueling, o la cadena hotelera RIU, ya ofrecen experiencias inmersivas en este mundo virtual como un recorrido por el hotel o la cabina del avión, además de ofrecer la posibilidad de hacer reservas.

Microsoft y Meta han creado espacios de trabajo virtuales donde mantener reuniones y colaborar con compañeros de trabajo de manera remota a través de avatares. El metaverso también genera oportunidades para la gamificación. Como muchas otras tecnologías, su uso dependerá del tipo de evento y el objetivo que se quiera alcanzar.

Es pronto para saber si el metaverso calará realmente en el universo MICE y de qué forma. Sin duda, la tecnología de realidad virtual seguirá evolucionando y los dispositivos serán cada vez más accesibles, facilitando el acceso al metaverso. Por ahora, lo mejor que pueden hacer los organizadores es empezar a experimentar con esta tecnología y formar su propia opinión.  Los expertos coinciden en que el metaverso puede mejorar la experiencia de los asistentes, pero no reemplazará a los eventos en vivo. 

Para este tema hemos entrevistado a

Adam Parry Cofundador de Event Tech Live
“La mayor transformación se producirá en el día a día de muchas organizaciones que todavía utilizan procesos manuales y anticuados”

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QVerse utiliza la tecnología Unreal de Epic Games, la herramienta de creación 3D en tiempo real más avanzada del mundo, junto con la aplicación MetaHuman Creator que permite crear modelos humanos en 3D con gran nivel de fidelidad. Guiados por el avatar Sama, los viajeros pueden hacer un recorrido virtual por la zona de facturación Premium del Aeropuerto Internacional de Hamad en Doha, así como en el interior de las cabinas del avión, tanto en clase business como en turista.

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Estas innovaciones tecnológicas se suman a otros avances ya implementados por la compañía, como el uso de realidad virtual en su sitio web y su app para ofrecer una visión inmersiva de 360 grados en 3D del interior de los aviones. Los clientes pueden vivir experiencias interactivas de forma virtual, como tomar objetos en el Onboard Lounge, abrir la ducha del Spa o incluso explorar la cabina de mando.

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En futuros desarrollos, Emirates planea ofrecer a los clientes la posibilidad de explorar destinos, seleccionar una cabina y reservar y pagar su vuelo de Emirates desde la aplicación Emirates Oculus VR.

Los clientes pueden explorar sus asientos antes de facturar online con el mapa de asientos en 3D, pudiendo además proceder directamente a la reserva.

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