El 23 de enero de 2001 se firmó el acta fundacional de ASPEC. Desde entonces hemos desarrollado una estrategia de trabajo que ha marcado nuestro desarrollo como asociación. Para poder trabajar en la elaboración de normas específicas relativas a nuestro sector formamos parte de AENOR–UNE desde nuestros inicios.

Durante estos años hemos organizado jornadas formativas por todo el territorio nacional, además de la celebración de nuestros foros anuales. Este aniversario es un momento fundamental para reconocer el valor más profundo de nuestra organización. Más allá de desafíos y obstáculos, nuestro trabajo contribuye a la formulación de políticas o programas de fomento del sector productivo al que representamos. Cuando los montadores que ejercían su trabajo sin ningún reconocimiento, conseguimos firmar el primer acuerdo estatal de formación profesional para el sector de carpas y estructuras móviles, cuya resolución emitió la Dirección General de Trabajo el 7 de marzo de 2011.

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Un evento o convención de éxito, o un programa de incentivo memorable, no se consiguen sin un buen trabajo de equipo. Y no se trata sólo del equipo que facilitará estos servicios. Es esencial que clientes y proveedores se entiendan y trabajen al unísono ya que ambos comparten un objetivo. Pero no siempre se trata de una relación exenta de problemas.

Malentendidos y sorpresas de última hora derivan en frustraciones, y la relación que suele comenzar llena de optimismo se convierte en una pesadilla condenada al divorcio con dos causas claras que a veces se combinan: los clientes no saben transmitir qué necesitan o el proveedor no logra entenderlo y, en consecuencia, ofrecerlo.

Ajustarse al presupuesto

Para los clientes, ceñirse al presupuesto asignado es esencial a la hora de formalizar cualquier relación, ya que sus gastos suelen estar sometidos a un escrutinio cada vez más exhaustivo y tienen que demostrar el ineludible retorno en la inversión. Si bien puede haber algún imprevisto, necesitan tener una idea lo más exacta posible del coste total y no encontrarse con sorpresas que no sólo dejarán un mal sabor de boca sino que probablemente provocarán que no se vuelva a contactar con el proveedor en cuestión. Por eso las empresas contratantes esperan total transparencia y honestidad por parte de sus suministradores, no solamente con respecto a los costes sino con cualquier otro aspecto, desde el progre so del proyecto a cambios en el personal. También valoran la anticipación de potenciales problemas para de este modo tener preparadas soluciones, así como proactividad y sugerencias basadas en su conocimiento del mercado.

Gestión automatizada

Aunque cada vez más empresas recurren a herramientas de gestión que automatizan la relación con sus proveedores, controlan costes, gestionan riesgos o incluso garantizan el cumplimiento de la política de responsabilidad social corporativa de la compañía… algo tan impersonal como un software no garantiza el éxito. Lo que sí suele estar detrás es la confianza que se consigue con una buena comunicación y eso sólo se puede hacer, de momento, entre personas.

Conseguir esa total confianza que conlleve el delegar la gestión que conducirá a la realización del evento no es fácil, pero tampoco imposible. Algunos clientes pueden tener muy claro qué quieren y no por eso hacerse entender o dejar trabajar a un buen proveedor. Con profesionalidad, y un poco de buena voluntad y esfuerzo por parte de todos, se pueden forjar relaciones duraderas, en las que los dos salgan ganando.

Para este tema hemos entrevistado a

Laura González Supervisora de Finanzas y Contabilidad en Samsung (España)
“El proveedor debe confiar al 100% en nosotros como clientes”

Sam Toms Gerente de Eventos, Mortgage Advice Bureau (Reino Unido)
“El proveedor debe contestar, sobre todo cuando se comunica por e-mail”

Carolina Martín Directora de la Unidad de Estética Médica de Allergan (España)
 “El principal desafío es encontrar al proveedor que pase de bueno a muy bueno”

Elizabeth Ferrás Responsable de Comunicación Institucional de Agesic (Uruguay)
“El principal reto es conseguir que se establezca una relación de confianza”

Natalie Femat Especialista en Marketing – Latinoamérica Norte en Thermo Fisher Scientific
“Lo que más valoro es que se me informe cuando surgen incidencias”

Andrés Ibáñez Travel Manager de Maxam (España)
 “Lo que más valoro es la calidad, la flexibilidad y el precio”

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Los eventos son la cita marcada con el color más llamativo en el calendario de cualquier empresa, ya sea una gran multinacional o una compañía más modesta. De cara a los representantes o a los clientes, son la mejor ocasión no sólo para formar y transmitir mensajes, sino para reforzar el espíritu corporativo, compartir resultados y plantear estrategias de futuro. Por eso el porvenir de los eventos profesionales, está garantizado, pero no libre de cambios.

Los efectos de la crisis económica global también se dejaron sentir en la organización de convenciones. Si en el pasado se buscaba impresionar sin escatimar en gastos, hoy hay un control mucho mayor de la inversión realizada. Con presupuestos más ajustados para estos eventos, es imperativo ser más eficaz y creativo, optimizando los recursos disponibles.

 Convenciones más experienciales

Las empresas utilizan las convenciones para transmitir mensajes y valores. Es un objetivo que no se debe perder de vista en ninguno de los procesos que componen la planificación y realización del evento.

Esa comunicación tiene que ser efectiva y provocar el compromiso de los asistentes, haciéndoles partícipes en todo momento. Al fin y al cabo, se trata de reforzar su in tegración en la compañía.

Por eso cada vez se incorporan más componentes experienciales que convierten la convención en un momento memorable. El uso de nuevas tecnologías ya no es una opción, tanto a la hora de comunicarse con los asistentes como de proporcionarles esa experiencia que les marcará. Y es que las convenciones evolucionan y se ajustan a las preferencias y necesidades de las nuevas generaciones.

El proveedor, un aliado

Las empresas coinciden en destacar el rol de unos proveedores a quienes no ven como sim ples facilitadores del evento sino como parte del equipo. Por eso es esencial que éstos comprendan a la perfección los objetivos de la compañía, sus valores y política corporativos, así como las peculiaridades del sector en el que opera.

A la hora de elegir destino, entran en juego muchos factores entre los que destaca la comodidad de los asisten tes, por eso la conectividad es fundamental. La seguridad también es una preocupación creciente. No es de extrañar: las compañías quieren cuidar de sus empleados. No en vano las personas son lo más valioso que tienen.

Para este tema hemos entrevistado a

Julien Feuger Gerente de Eventos Globales y Marca de Almirall
 “Se dedica demasiado a la logística en relación a la comunicación”

Rodrigo Cezar Gerente de Viajes y Eventos – Roche Brasil/Latinoamérica
“Necesitamos más agilidad en la comunicación con los proveedores”

Beatriz López Gerente de comunicaciones de Nespresso España
“La ubicación del evento debe encajar con el objetivo que perseguimos”

Anabell Iglesias Gerente Senior de Comunicación Corporativa de Kimberly-Clark Operaciones Latinoamérica
“Nuestros eventos son cascadas que sirven para diseminar información”

Mª Isabel Gil Richkarday Especialista Compras Senior en AXA México
 “Ahora en lugar de tratar como reyes creamos experiencias únicas”

Ludo Verheggen Director de Marketing de Amadeus
“Cuando un proveedor nos gusta le ofrecemos nuestra lealtad”

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