Todas las reservas de hoteles, vuelos y otros medios de transporte hechas a través de Emburse Travel generarán de forma automática gastos desglosados por cada concepto dentro del viaje. Además, la nueva herramienta permite a los clientes incorporar las políticas de viaje de la empresa en el servicio de reservas online, estableciendo restricciones y límites de gastos e incluyendo las tarifas de viaje corporativas negociadas. De este modo el cliente puede hacer un seguimiento de los gastos y compararlos con las tarifas acordadas, además de controlar el cumplimiento de la política corporativa e identificar áreas de gasto ineficiente.

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La plataforma Emburse ahora permite a los usuarios reservar sus viajes de negocios y crear automáticamente informes de gastos directamente desde el itinerario. Por su parte, los viajes reservados a través de BizAway generarán un registro automático en Emburse de todos los gastos, desglosados por cada componente del viaje. Los clientes podrán hacer un seguimiento del gasto y compararlo con las tarifas contratadas, así como supervisar el cumplimento de la política corporativa e identificar ineficiencias.

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El portal interactivo incluye detalles de todas las transacciones de alquiler de autos, tanto las reservas previas como las pendientes de confirmación, así como datos de la sostenibilidad de los vehículos o la utilización de apps, entre otros. Los travel managers pueden acceder a informes hechos a medida, por viajero o por cada reserva individual, con los datos que más les interesen, como la duración del alquiler o tipo de vehículo, por ejemplo, y de este modo controlar mejor los gastos y el cumplimiento de la política de viajes de la empresa.

El nuevo servicio está disponible en inglés, español, francés, alemán e italiano, inicialmente para los clientes corporativos de Avis, Budget y Payless en norteamérica, pero con planes de extenderlo a Europa a lo largo de este año.

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La agencia estima que hasta un 50% de los billetes de avión que no se utilizan, sea por cambios o cancelación de la aerolínea o por decisión del viajero, tienen derecho a un reembolso al menos parcial, y muchas empresas no son conscientes de ello. También hay casos en que los repetidos cambios de horario hacen que los gerentes de viajes o los propios viajeros olviden la reserva original que hicieron, que se mantiene sin usar.

Incluso las empresas que optan por reservar las tarifas más bajas pueden beneficiarse del nuevo servicio, que facilita un mejor control de los gastos y el cumplimiento de la política de viajes corporativa.

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La nueva herramienta es fácil de usar, segura y da acceso inmediato a un directorio global de espacios y alojamiento, en diferentes idiomas. Se puede configurar para que las reservas sean siempre conformes con la política de viajes de la empresa. No existe límite en el número de reuniones o habitaciones que se pueden reservar.

Simple Meetings ofrece paquetes flexibles de servicios y productos que las empresas pueden utilizar, con diferentes niveles de formación y asistencia e informes a medida, según sus necesidades.

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Además, CWT Solutions Group ha desarrollado un sistema llamado Traveler 360 (T360) para educar a los viajeros y fomentar el cumplimiento de la política de viajes corporativa, contribuyendo así a los ahorros. Esta herramienta permite a la empresa gestionar de forma activa el comportamiento de los viajeros, en cuatro etapas. 

En primer lugar se analizan los ahorros potenciales en incidencias relacionadas con la falta de cumplimiento de la política de viajes. A continuación se crean tarjetas de puntos para educar a los viajeros usando un lenguaje familiar, así como informes individuales sobre su comportamiento de reservas. Finalmente se introducen elementos lúdicos que actúan como incentivo para que cumplan con la política corporativa.

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