Las herramientas online de gestión de eventos han nacido para simplificar el trabajo del organizador, ya sea éste directamente el contratante o la agencia encargada del montaje. Sin embargo, muchos aspectos escapan a las funcionalidades que ofrecen, tales como la negociación sobre el pago o la facturación.

Las apps facilitan la gestión de los flujos en aspectos como la acreditación a la entrada al recinto, permiten resolver dudas o consultas liberando la secretaría técnica y ayudan a interactuar con el asistente, aunque también demuestran sus limitaciones, incluso las creadas ad hoc para los eventos.

Las plataformas que las compañías aéreas ofrecen a través de sus alianzas pueden ser un aliado valioso cuando se trata de gestionar reservas procedentes de todo el mundo. A pesar de ello, el organizador se ve limitado a las aerolíneas que integran la red.

Los hoteles apuestan por herramientas que presentan sus espacios y permiten hasta simular los montajes, pero de nuevo el organizador choca con una oferta reducida a una o varias marcas. Por último, y han llegado con fuerza, los aglutinadores de espacios pretenden superar esa barrera. Pero, aunque son todos los que están, no están todos los que son.

En un universo tecnológico que parece ofrecer de todo, aún queda mucho por hacer para que el cliente pueda prescindir de la experiencia y saber hacer del especialista en organizar.

El RFP es cada vez más online

Algo indiscutible es que el request for proposal (RFP) es cada vez más virtual y quienes ofrezcan instrumentos que faciliten la creación de solicitudes y la obtención de respuestas adaptadas liderarán el mercado.

La octava edición de Iberian Mice Forums, celebrada en Madrid a finales del pasado mes de marzo, centró parte de su contenido precisamente en estas herramientas. El evento evidenció una realidad: su irrupción ha supuesto una revolución en la organización de eventos. Y es que afecta a algo tan trascendental como los primeros pasos, es decir, el análisis de las diferentes opciones.

Pese a contar con voces a favor y en contra, lo cierto es que las peticiones online a través de este tipo de herramientas se dispararon en España hasta un 21% en 2014.

Un futuro prometedor

Hay quien se resiste al empleo de tecnología online, ya sea por desconocimiento, tanto a nivel de cliente como de organizador, o por considerar que ésta aún no ha evolucionado lo suficiente. Mientras tanto, hay profesionales que nos confirman que ciertas soluciones son imprescindibles en su día a día. Como todo lo virtual, seguirá sorprendiéndonos ante el futuro prometedor que parece existir. Pero como todo en la vida, también tiene sus límites.

Para este tema hemos entrevistado a

David Abreu Director general de PAP Congresos (España)
“El mercado reclama proveedores desarrolladores de apps”

Silvana Biagiotti Directora ejecutiva de SB Congresos & Eventos (Argentina)
“Adaptarse a cada evento es la principal herramienta”

Ricardo Ceratto Director de Marfa Travel (España)
“No hemos utilizado apps porque no ha habido necesidad”

Lucio Bellora Director de Eventos Asociación Empresaria Hotelera Gastronómica de Bariloche (Argentina)
“Debería existir una herramienta que permita modificar el evento según los inputs recibidos durante el mismo gracias a la interacción”

Yárdena Aguilera Account Manager de Halcón Empresas (España)
“Diferentes herramientas obligan a tener tantos interlocutores como proveedores”

Juan Fernando Rubio Meeting Planner de la Cámara Colombiana de Comercio Electrónico (CCCE)
“Sigue siendo imprescindible una libreta de apuntes”

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Dicha herramienta tiene defensores y detractores, pero todos ellos coinciden en que no se trata solamente de un recurso más. De hecho el volumen de peticiones online se ha visto incrementado en 2014 en un 21%. Sin embargo, para que las plataformas online sigan incrementando su valor, los proveedores deberían tener sus perfiles actualizados en todo momento: gracias a esto los equipos de ventas pueden considerar la incorporación de especialistas digitales que atiendan este segmento de rápido crecimiento y que requiere un tratamiento diferenciado con respecto a las actividades de ventas más tradicionales.

Tras la introducción inicial se generó un interesante debate con intercambio de opiniones entre la audiencia asistente, compuesta por buyers y suppliers participantes en el Forum. Un espacio para congresos y convenciones comentó que no veía la necesidad de incorporarse a la comercialización online, ya que los formularios de petición de grupos son demasiado generalistas como para recoger las peticiones de sólo venues. Un planner internacional, por el contrario, mencionó que prácticamente todas sus propuestas son procesadas mediante herramientas online, y que muchas de ellas son peticiones para venues.

Una DMC (destination management company) puso el contrapunto de la necesidad de darle un toque personal a la solicitud y destacar la experiencia en el destino, aspectos que no pueden ser transmitidos ni sustituidas por las peticiones online. También se comentó que las DMCs usan los portales y herramientas digitales como mera fuente de búsqueda de proveedores, manteniendo las relaciones personales y las funciones de asesores con los clientes finales. Una cadena hotelera internacional manifestó que el uso de las herramientas online no son una opción de futuro, sino una realidad aceptada y de uso creciente en sus procesos de venta.

Durante el Iberian MICE Forum, celebrado en el hotel Sheraton Madrid Mirasierra, se generaron cerca de 2.000 citas de trabajo one to one de quince minutos entre compradores europeos de los mercados francés, británico, alemán, belga, holandés y escandinavo y proveedores turísticos del sector MICE español, entre ellos hoteles, cadenas hoteleras, DMCs, Convention Bureaus, Palacios de congresos, venues, empresas de catering y restauración.

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