Constantemente se habla de cómo la industria MICE debe evolucionar para captar a los profesionales de las nuevas generaciones sin dejar de captar el interés de los profesionales más mayores. La llegada de miembros de la generación Z al ámbito laboral, igual que hace unos años lo hizo la llegada de los millennials, ha llevado a replantearse muchos aspectos, desde el contenido de los programas o el diseño de los espacios al tipo de experiencias que se ofrecen.

Si bien es imperativo adaptarse a nuevos gustos, no se puede ignorar que una buena parte del público sigue teniendo más de 50 años. El diseño de cualquier acción ha de tener por tanto en cuenta a ese público multigeneracional.

Las diferentes generaciones

Fue el sociólogo Karl Mannheim quien, en los años 20 del siglo pasado, empezó a hablar de “generaciones sociales”. Definen grupos que no solo comparten una edad biológica, sino vivencias que condicionan su forma de actuar y percibir el mundo, desde crisis económicas y guerras a avances tecnológicos. El impacto de estas vivencias es más marcado cuando coinciden con momentos clave de su vida, como pueden ser sus últimos años de formación o la llegada al mercado laboral.

Se empezó a hablar de una “generación silenciosa” (nacidos entre 1928 y 1945), marcada por la posguerra, y los baby boomers (1946-1964), grupo social fruto de la explosión demográfica tras la Segunda Guerra Mundial. La publicación, en 1991, de la novela Generación X del canadiense Douglas Coplans, no solo dio nombre a los nacidos entre 1965 y 1980, sino que reafirmó la observación de las diferencias generacionales.

A partir de entonces se ha realizado un análisis más exhaustivo de las características de cada grupo, como demuestran las numerosas publicaciones y debates sobre las preferencias de los millennials (nacidos entre 1981 y 1996) o el comportamiento de la generación Z (1997-2010). A cada una de ellas se les atribuyen características genéricas (que pueden variar según los estudios) determinadas por las experiencias que les ha tocado vivir. Los baby boomers, criados en el primer periodo de paz del siglo XX, buscan mantener una idea de estabilidad y por ello valoran la lealtad.

Para la generación X, la austeridad de la posguerra queda lejos. Vivieron una época de relativa prosperidad y crecimiento junto con la transición al mundo digital, resultando en una mayor eficiencia que ahora valoran en cualquier ámbito.

Los millennials son considerados los primeros nativos digitales. Frustrados por crisis económicas que les impidieron disfrutar de la estabilidad de generaciones anteriores, aprendieron a ser flexibles. Se adaptan y reinventan continuamente, buscando el equilibrio entre su vida personal y laboral.

La generación Z creció rodeada de adultos pendientes de su smartphone y se vio confinada por la pandemia en los últimos años de su formación. La sobreexposición al mundo digital les lleva a buscar y valorar experiencias más auténticas.

Conocer las características de cada generación resulta imprescindible para poder orientar desde campañas de marketing al diseño de operaciones MICE con destino a diferentes públicos, pero es una información que se ha de tomar con cautela. El año de nacimiento no determina forzosamente el comportamiento de las personas. Influyen muchos otros factores, tanto personales como geopolíticos, económicos o culturales.

No es bueno ahondar en estereotipos. Cuando baby boomers y miembros de la generación X critican abiertamente la supuesta “pereza” de la generación Z, esto no hace sino crear resentimiento y desconfianza en éstos, profundizándose la brecha.

Un público más multigeneracional que nunca

La convivencia de varias generaciones en el ámbito profesional no es algo nuevo. Tradicionalmente, los mayores aportaban experiencia y coaching para los más jóvenes, que gradualmente iban tomando el relevo. Hoy día se dan varios factores que hacen que esa convivencia multigeneracional sea más amplia que nunca, y más relevante a la hora de diseñar operaciones MICE.

Por un lado, está el envejecimiento global de la sociedad, una realidad cuyo impacto Alastair Turner destacó en su último informe de tendencias IBTM World Trends Report 2025. La combinación de mayores expectativas de vida y el descenso de la natalidad hacen que el porcentaje de adultos mayores de 65 años se haya duplicado en las últimas décadas, alcanzando un 10% a nivel global en 2024. Se espera que en 2050 supere el 16% del total de la población.

Existen casos extremos como el de Japón, donde el 29,3% de la población ya supera los 65 años, mientras que el continente africano es el más joven, con tan solo un 4% de personas de esta edad. Es el caso, por ejemplo, de Nigeria. Europa también envejece rápidamente: en Italia y Alemania el porcentaje de mayores de 65 años asciende al 22%.

No solo se vive más, sino que se trabaja durante más años. La edad oficial de jubilación se alarga cada vez más en muchos países, y ya resulta habitual encontrar personas activas de más de 70 años, compartiendo espacio con las nuevas generaciones que entran al mercado laboral.

Esta nueva realidad demográfica influye en la economía, al determinar quién constituye el grueso de la población productiva. También quiénes participan en desplazamientos profesionales o viajes de incentivo, quiénes asisten a convenciones, eventos y ferias.

El abanico de edades entre los delegados es cada vez más amplio. Y las distintas generaciones que participan en estos encuentros tienen expectativas, motivaciones y formas de interactuar diferentes.

Por otro lado, los avances tecnológicos han facilitado el avance de una tendencia dominante: la personalización. Consumidores de cualquier edad están habituados a comunicados y campañas de marketing que responden directamente a sus gustos. En sus dispositivos digitales reciben contenido y recomendaciones que se ajustan a su personalidad.

Del mismo modo, cuando asisten a cualquier cita profesional, ya no solo esperan encontrar opciones de catering que respondan a sus gustos o intolerancias, así como soluciones a sus necesidades de accesibilidad o momentos para relacionarse con la gente del lugar. Cada vez más esperan que el propio contenido, formato o la comunicación sobre el encuentro responda a sus preferencias.

Cómo conectar con diferentes generaciones

Para los organizadores, el principal reto es conectar con un público que incluye miembros de diversas generaciones, con hábitos y expectativas muy diferentes, y que ninguna se sienta excluida.

El engagement es clave para el éxito, pero esto puede significar algo diferente para cada generación. Se trata de tener en cuenta, en la medida posible, las preferencias de cada grupo a la hora de diseñar la comunicación, el formato o las oportunidades de networking, con el fin de que en todo ello sea posible lograr la mejor respuesta.

Baby boomers

El público más tradicional prefiere el networking durante cócteles y cenas, así como adquirir información y conocimientos a través de ponencias. Una agenda bien estructurada, con sesiones educativas en las que puedan hacer preguntas a expertos con credibilidad, así como aprender sobre nuevas tecnologías, será generalmente de su agrado.

Gustan de participar en paneles, compartir sus experiencias y ser mentores de los más jóvenes. También aprecian el reconocimiento en forma de premios.

La comodidad es importante: se valoran sedes con áreas donde sentarse y sin demasiado ruido o estimulaciones. En muchos casos se prefieren lugares próximos y que impliquen desplazamientos cortos, a ser posible por tierra.

Por otro lado, aunque han aprendido a usar la tecnología, prefieren un contacto humano que les guíe, en lugar de depender de una app del evento. También aprecian las conversaciones cara a cara y una comunicación clara y profesional.

Generación X

La inversión de su tiempo, dinero y esfuerzo tiene que merecer la pena. Talleres y sesiones que les proporcionen aprendizajes nuevos que llevarse a casa serán atractivos para profesionales que buscan la máxima eficiencia y no perder el tiempo. Encontrarán igualmente útil poder acceder a una app para planificar con tiempo, por qué no siguiendo las recomendaciones de un agente o conserje virtual, así como descargar informes, guías prácticas o notas para una estructuración propia de los contenidos.

Prefieren conectar en pequeños grupos, en espacios tranquilos y lounges, o conversando ante un café. Igualmente, valoran encontrar personas afines a través de una app o siguiendo mapas interactivos.

Agradecen el reconocimiento, aunque sin necesidad de “demasiado bombo”. Formatos que incluyen gamificación, donde la tecnología permita ver su posición en tablas compitiendo con otros profesionales o grupos, resultan interesantes y amenos.

Millennials

La experiencia lo es todo para los millennials. Ya no les basta con escuchar ponencias, sino que buscan una comunicación bidireccional y una mayor interacción y contribución en el contenido. Sesiones colaborativas, brainstorming interactivo o encuestas con resultados publicados en tiempo real les permiten ser cocreadores. Quieren formar parte de una comunidad que se cree en torno al encuentro, manteniendo la comunicación antes, durante y después del mismo.

También buscan inspiración e ideas que puedan aplicar en su vida, tanto personal como profesional, así como contenido que puedan compartir en redes sociales: fotos o retos creativos que representen un reconocimiento digital de su participación. Es una generación concienzada con la salud y el bienestar que apreciará tanto las opciones más saludables en los menús como la existencia de espacios para la relajación y la desconexión.

Generación Z

Es una generación que ha crecido con la crisis climática y los sucesivos conflictos geopolíticos y sociales y requiere acciones con propósito, autenticidad y un legado positivo. La llamada “generación TikTok” prefiere los contenidos audiovisuales y está acostumbrada a consumir información en pequeñas dosis. Por ello prefieren sesiones cortas y contenido creado por usuarios afines a ellos. Buscan interactuar con sus pares y ser parte del proceso creativo. La hiperpersonalización y, sobre todo, evitar a toda costa un lenguaje formal, es esencial en la comunicación.

Viajes de incentivo multigeneracionales

No solo se trata del público multigeneracional que comparte espacio en convenciones o ferias. También en los viajes de incentivo se mezclan participantes de distintas edades y con diferentes preferencias. En marzo de este año, Maritz Research y SITE (Sociedad para la Excelencia en Viajes de Incentivo, por sus siglas en inglés) publicaron un estudio sobre cómo las diferentes generaciones ven los programas de recompensa de las empresas y, en particular, su actitud con respecto a los viajes de incentivo.

El estudio confirma que los viajes siguen siendo la recompensa que más motiva a los trabajadores de cualquier edad, aunque se valoran más los viajes individuales (61%) que en grupo (50%). Un 13% de los encuestados de la generación Z, frente al 6% de millennials y el 7% de baby boomers y miembros de la generación X, declara que no le gustan los viajes en grupo y por ello no se esfuerzan en buscar este tipo de recompensa. Los jóvenes se preocupan más por la conciliación de la vida personal y la laboral, y tienden a ver estos viajes como algo excesivamente largo que les aparta de sus rutinas personales para estar con colegas profesionales.

Los participantes más adultos valoran más los viajes como un reconocimiento público de sus logros por parte de sus superiores, es para ellos una fuente de orgullo personal, mientras que muchos jóvenes lo ven como una obligación. El informe sugiere que tal vez el problema radica en que no se comunica de manera clara el significado del incentivo.

La inclusión de pequeñas muestras de reconocimiento durante el mismo podría ayudar a cambiar la percepción de los profesionales más jóvenes.

Con respecto a las preferencias en cuanto a destinos o el contenido de los programas, el estudio muestra claras diferencias generacionales. Mientras que los baby boomers y los miembros de la generación X se decantan más por cruceros que visitan diferentes destinos, así como experiencias culturales y naturaleza, los pertenecientes a la generación Z prefieren la inmersión en destinos urbanos.

Opciones para todos

Son datos que los contratantes y organizadores de viajes de incentivo deberán tener en cuenta a la hora de diseñar los programas. Para intentar contentar a todos, la clave está en combinar diferentes elementos, como experiencias urbanas y de naturaleza, así como incorporar varias opciones de actividades de tal modo que los participantes puedan elegir.

Ofrecer flexibilidad, por ejemplo, a la hora de permitir viajar con acompañantes, también ayuda a que los asistentes se sientan más apreciados. Grupos más reducidos y programas que priorizan la diversión y el alojamiento de calidad, y apuestan por destinos novedosos y aventura, pueden tener éxito con premiados de cualquier edad.

En definitiva, tanto en viajes de incentivo como en cualquier reunión, convención o evento, se trata de buscar los denominadores comunes que puedan ser interesantes para todos. En los programas de formación esto se traduce en sesiones más concisas y eficientes, además de formatos más basados en casos reales y experiencias personales de los ponentes.

La preocupación por la crisis climática y la conciencia del cuidado de la salud y el bienestar es algo que trasciende a las distintas generaciones. Todos aprecian la incorporación de pausas, opciones de alimentación saludables y zonas tranquilas para el descanso o el trabajo individual, así como iniciativas sostenibles.

La imprescindible personalización se puede lograr gracias a la inteligencia artificial, con herramientas que permiten traducciones simultáneas o la creación agendas digitales individualizadas, pero sin eliminar la opción de interacción humana. Ante todo, la clave es la flexibilidad, con diseños centrados en las personas, no en estereotipos.

Para este tema hemos entrevistado a

Karin Krogh Gerente Senior de Desarrollo de Negocios de Kuoni Tumlare Congress (Dinamarca)
“La inclusión no consiste en sustituir los formatos tradicionales, sino en ampliar la gama de experiencias disponibles”

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Hoy, los incentivos se han convertido en herramientas estratégicas para fortalecer la cultura corporativa, generar sentimiento de pertenencia, fidelizar talento y construir conexiones emocionales duraderas entre las personas y las marcas.

En un contexto marcado por la hiperconectividad y la necesidad de atraer y retener talento, las compañías ya no buscan únicamente sorprender a sus equipos. Buscan generar experiencias memorables que conecten con valores, emociones y estilos de vida. El éxito de un viaje ya no se mide solo por el destino elegido, sino por la capacidad de crear vivencias auténticas, relevantes y transformadoras.

En este escenario, el papel de las agencias especializadas cobra más valor que nunca. Más allá de la logística o la producción, agencias especializadas en incentivos como en Eventos ACCIONA desarrollamos un acompañamiento estratégico y creativo capaz de convertir un viaje en una experiencia diferencial. La creatividad aplicada al incentivo permite diseñar propuestas únicas para cada cliente, alineadas con la identidad de cada empresa y las expectativas reales de sus equipos, cuidando desde el storytelling del viaje hasta los pequeños detalles emocionales que hacen que una experiencia permanezca en el recuerdo.

La tendencia actual apunta hacia programas mucho más personalizados, humanos y experienciales. Las agendas frenéticas dejan paso a itinerarios más pausados, donde prima la calidad del tiempo vivido frente a la acumulación de actividades. Este fenómeno, conocido como “Slow MICE”, refleja una necesidad creciente: permitir que los empleados desconecten realmente, recarguen energía y conecten entre ellos desde un lugar más auténtico y relajado.

Destinos que lideran el sector MICE

También ha cambiado la manera de entender el lujo. Frente a los grandes despliegues tradicionales, las empresas apuestan ahora por un lujo más emocional y experiencial, donde la exclusividad se encuentra en el acceso a vivencias difíciles de replicar. En este sentido, Asia se consolida como una de las regiones más atractivas para los viajes de incentivos gracias a la aparición del llamado “lujo accesible”. Destinos como Vietnam o Sri Lanka permiten ofrecer experiencias de alta gama y gran impacto emocional manteniendo costes controlados, algo especialmente valorado por las empresas que buscan maximizar el retorno emocional sin disparar los presupuestos.

Y diseñar estas experiencias desde una perspectiva responsable, enfocado en la sostenibilidad y el propósito, también se ha convertido en factores decisivos. Ya no se entienden como un valor añadido, sino como elementos integrados en la experiencia. Las compañías priorizan destinos y proveedores comprometidos con el ecoturismo, el respeto al entorno y el impacto positivo en las comunidades locales. Además, crecen las propuestas que incorporan actividades de responsabilidad social corporativa (RSC) dentro de los propios programas de incentivo, reforzando así el vínculo entre experiencia, valores corporativos e impacto social.

Otra de las grandes tendencias es la búsqueda de inmersión cultural auténtica. El viajero corporativo actual quiere sentirse parte del destino, no únicamente visitarlo. Por ello, ganan protagonismo las experiencias locales y personalizadas: talleres con artesanos o diseñadores, encuentros gastronómicos privados, visitas exclusivas o actividades que permiten descubrir la cultura desde dentro. Lo auténtico sustituye a lo masivo y la conexión emocional pasa a ser el verdadero indicador de éxito.

Este cambio de expectativas también explica el auge de determinados destinos internacionales. Japón lidera actualmente muchas propuestas de incentivos gracias a su combinación de tradición y modernidad, excelencia en el servicio y capacidad para ofrecer experiencias profundamente culturales. Desde ceremonias del té hasta torneos de sumo o encuentros con maestros artesanos, el destino responde perfectamente a la demanda de exclusividad y autenticidad.

En Europa, Albania y Montenegro emergen como la nueva “Riviera Europea”, combinando paisajes espectaculares y experiencias premium con una excelente relación calidad-precio. Por su parte, Costa Rica continúa posicionándose como uno de los grandes referentes para programas centrados en bienestar, naturaleza y sostenibilidad, mientras que Marrakech mantiene su atractivo gracias a su capacidad para ofrecer un lujo sensorial cercano y altamente experiencial.

En el ámbito nacional y de proximidad, destinos como Ibiza, Formentera o La Rioja evolucionan hacia propuestas vinculadas al bienestar, la privacidad, la gastronomía y el lujo relajado. El Algarve, por su parte, se consolida como una opción estratégica para grandes grupos que buscan combinar exclusividad, naturaleza y actividades de team building junto al mar.

En definitiva, los viajes de incentivos atraviesan una transformación profunda. Las empresas ya no buscan únicamente premiar; buscan inspirar, cuidar, conectar y construir cultura. Y en ese nuevo paradigma, la creatividad, la personalización y la autenticidad se convierten en los verdaderos destinos de valor.

Mercedes Novillo, Client Services Director de Incentivos en Eventos ACCIONA

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La búsqueda de ofrecer una experiencia única a los participantes cuando se organiza cualquier operación MICE está llevando a la industria a apostar de forma decidida por una personalización que empieza por la manera de acercarse al cliente, con el objetivo de que éste, y quienes vayan a llegar de su mano, se sientan únicos. Que una convención o evento sea memorable ya no se consigue únicamente con una decoración cuidada o un planning bien estructurado.

Uno de los mayores retos del sector frente a la exigencia de personalización en lo que a la acción se refiere, con el enfoque puesto en quienes van a participar en ella, es la necesidad de disponer del tiempo suficiente para materializar las peticiones de los clientes. La cultura de lo urgente provoca que, en demasiadas ocasiones, los objetivos marcados no se puedan alcanzar. Esta realidad afecta también a los presupuestos: más personalización suele conllevar más personal dedicado, más horas empleadas y, en definitiva, más recursos.

Diseñar acciones a medida conlleva por tanto entender el necesario equilibrio entre una mayor inversión económica y unos tiempos de producción más amplios, claves para que la personalización se convierta en algo real y efectivo y no se quede únicamente en un componente al que se aspira. Cabe destacar que, aunque parece obvio, lamentablemente no siempre lo es. Diseñar acciones a medida también pasa por entender a un cliente que no siempre tiene claro lo que quiere, o no sabe comunicarlo.

Todo apunta a que la exigencia en cuanto al nivel de personalización se irá incrementando. Sin olvidar de que estas acciones más adaptadas a quien las viva irán acompañadas de una mayor conciencia, alineada con criterios de sostenibilidad bien definidos.

La situación invita a reflexionar sobre hasta dónde llegará esta necesidad de personalizar y hasta qué punto la industria puede responder a ello.

Para este tema hemos entrevistado a

MÓNICA LÓPEZ Directora de MICE en BMC Global
“El mayor reto es llegar a cada participante para satisfacer sus necesidades, y cuando se trata de grupos grandes hace falta más presupuesto”

MARIELA LUPARINI Responsable del departamento creativo en TMP Ambientaciones
“Nuestro mayor desafío es obtener información concreta y precisa de los objetivos del cliente”

LAURA ORTIZ Global Sales Director en Quimbaya Latin America
“El cliente nos da plazos muy ajustados y esto dificulta el poder cumplir con las peticiones de personalización”

ELENA RUBIO Directora de ventas en Ovation Spain & Portugal DMC
“Además de los presupuestos, los plazos de entrega limitan mucho las posibilidades de personalización”

CHRIS NEGRÓN Corporate MICE Manager en Bahía Príncipe
“El mayor reto es hacer entender que un ‘todo incluido’ no significa que todos los servicios personalizados lo estén”

PATRICIA ANDRINO Directora de Meetings & Events en Vincci Hoteles
“La falta de tiempo juega en nuestra contra ante la creciente demanda de eventos personalizados de última hora”

ANDRÉS FERNÁNDEZ Director gerente de EXPOCoruña
“Responder a la exigencia de personalización pasa por ofrecer tecnología adaptada y opciones de sostenibilidad”

REGINA GARCÍA Ejecutiva Comercial de Congresos en Centro Banamex
“Avanzamos hacia recintos inteligentes, capaces de medir, analizar y adaptar en tiempo real cualquier operación”

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La presencia latinoamericana será mayor este año con el debut de Panamá y Perú como expositores. Otros destinos como Estocolmo o la ciudad estadounidense de Anchorage, en Alaska, así como el grupo hotelero Millennium Hotels and Resorts y varios proveedores tecnológicos estarán también presentes por primera vez.

Citas personalizadas

Los compradores tendrán mayor control sobre su agenda gracias a un nuevo sistema de citas en el que podrán reservar directamente con los expositores de su interés y ver las franjas horarias prioritarias. También tendrán beneficios adicionales como acceso a The Lounge, un área tranquila donde trabajar, reunirse o hacer nuevos contactos, además de poder disfrutar del programa de ponencias y eventos de networking.

Se mantienen por otra parte los beneficios para hosted buyers, incluyendo una agenda personalizada de reuniones preestablecidas según su perfil y preferencias, con la posibilidad de solicitar citas adicionales directamente a los proveedores. También recibirán contribuciones de cara al coste de sus vuelos, transfers y alojamiento.

Avance del programa

Exceptional Experiences, un programa especial de talleres y debates dirigido a los responsables de marketing y eventos en empresas, volverá a IBTM World este año tras el éxito de su lanzamiento en 2024. También repiten presencia The Future Stage, escenario donde se explorarán las últimas tendencias y herramientas en el sector MICE, y el Hotel Pavilion, espacio dedicado a hoteles independientes.

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La planificación del catering ha de tener en cuenta las nuevas tendencias y preferencias de un público cada vez más exigente. El 47% de los encuestados por la asociación reconoce que le resulta agotador organizar los requisitos especiales y las intolerancias alimentarias de los asistentes. Además, necesitan considerar aspectos como la sostenibilidad o la salud de los comensales.

La personalización de la oferta es algo que los clientes exigen cada vez más, no solo para satisfacer las necesidades de sus invitados, sino también para cumplir sus propios objetivos o comunicar un mensaje corporativo. Asimismo, buscan ofrecer experiencias interactivas o inmersivas que resulten más memorables.

La oferta de restauración se convierte por ello en algo cada vez más importante que puede incluso determinar el éxito o fracaso de los eventos. Lo corrobora Miguel Sánchez, event manager de PRO-Service Grupo Volkswagen en España, para quien es un elemento que “no solo satisface el apetito, sino que se convierte en un componente estratégico para diferenciarse en un mercado competitivo.”

También en los presupuestos se prioriza el catering para ofrecer un servicio de calidad que responda a todas estas necesidades. El 46% de los event managers encuestados por la EMA afirma que prefiere contratar un servicio de restauración reconocido, cueste lo que cueste, mientras que el 55% considera que lo más importante en una cena de gala es el prestigio del catering o del chef.

No obstante, también es imprescindible aplicar flexibilidad y creatividad para conseguir el mayor impacto posible dentro de los fondos asignados.

Puede acceder al reportaje completo en:

LA EVOLUCIÓN DEL CATERING

Conforme los gustos y preferencias del público cambian, la oferta de restauración en las operaciones MICE ha de adaptarse con menús cada vez más creativos, sostenibles y personalizados.

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El éxito o fracaso de cualquier acción depende de muchos elementos, y el catering es uno que no se ha de desestimar. Ofrecer un servicio de restauración de calidad a los asistentes, por mínimo que sea, es imprescindible. Y, en ocasiones, puede ser lo que más se recuerde y dé que hablar. No solo eso, siempre contribuye a mejorar (o empeorar) la impresión general que los invitados se pueden llevar de lo vivido.

El servicio de restauración es importante no solo por su contenido o función nutricional, sino porque es el acompañamiento a los momentos de networking, siendo parte del entorno más informal en el que comentar ponencias, compartir ideas y opiniones con otros profesionales o, simplemente, pasar un buen momento. Son incontables los nuevos contactos, contratos y ventas que han nacido de una conversación casual haciendo cola en un bufé.

Su importancia se valora cada vez más, pero, al mismo tiempo, la evolución de los menús y los distintos formatos que se utilizan hacen que su diseño y planificación sea cada vez más complejo. Lo que empezó con sencillos bufés con opciones limitadas ha derivado en propuestas más variadas y sofisticadas, en la línea de un público mucho más exigente.

Según el estudio “Las decisiones de compra en el mundo de los eventos” publicado por la asociación española EMA (Event Managers Association), el 55% de los organizadores considera que la restauración es la decisión más complicada en un evento. Para muchos (47%), buena parte de esta dificultad radica en tener que organizar las preferencias e intolerancias alimentarias, algo ya ineludible en cualquier operación.

La importancia dada a este servicio se refleja también en el presupuesto que se le asigna. El 46% de los event managers reconocen que optarían por una empresa de catering de buena reputación, cueste lo que cueste, para garantizar mejores resultados.

De compromiso a experiencia

Antaño, el catering era algo más bien funcional, que incluso se podía ver como una suerte de compromiso: el organizador ofrecía un mero sustento para compensar la asistencia e interés de los participantes. El contenido o diseño de los menús no se trabajaba con especial motivación.

Con el crecimiento del sector, se empezó a apreciar más su papel. Se fue comprobando que, si la oferta gastronómica de un acto era espectacular, esto sería lo que más comentarían los delegados. Igualmente, una mala experiencia dejaría, literalmente, un mal sabor de boca, y no solo sobre el servicio de restauración, sino sobre el evento en sí.

Los organizadores vieron que el catering podría convertirse también en un reclamo, algo para desmarcarse de la competencia. Organizar un almuerzo en un restaurante de moda o contar con la colaboración de un cocinero reconocido podría fomentar el atractivo y garantizar una buena asistencia.

Hoy día ya no basta con eso, y las expectativas de los asistentes van mucho más allá. El catering ha de ser una parte intrínseca de la experiencia, o incluso una vivencia memorable por sí mismo. Por ello requiere una planificación tan meticulosa como cualquier otro elemento de la operación.

Tendencias actuales

Entre las preferencias y exigencias actuales de los clientes, se pueden extrapolar cuatro tendencias principales que los organizadores han de tener en cuenta a la hora de contratar el servicio de restauración:

1. Catering interactivo

Cada vez más se incluyen experiencias gastronómicas interactivas o inmersivas para conectar con el público y potenciar el networking. Esto se puede traducir en la inclusión de un showcooking durante el que los cocineros preparan los platos en vivo, o estaciones de comida en las que los asistentes crean su propio plato.

Por ejemplo, los delegados pueden rellenar sus propios tacos mexicanos con sus ingredientes favoritos, enrollar barras de sushi o colocar ellos mismos la carne en la parrilla. Además de pasar un rato divertido interactuando con los chefs y con otros invitados, al final de la experiencia pueden disfrutar de un plato totalmente hecho a su medida.

Otra opción que está ganando adeptos son las llamadas grazing tables o «mesas de pastoreo». Generalmente son tablas de quesos o productos de charcutería con diferentes acompañamientos que se exponen sobre una mes de una forma visualmente atractiva. Se pueden tematizar, por ejemplo, centrándose en la gastronomía de diferentes destinos. En lugar de tener que hacer cola para recibir su plato, los invitados se congregan a su alrededor y pueden ir picando algo conforme lo deseen, de un modo informal, a la vez que hablan con otros asistentes.

Hay empresas como la británica Lick me I’m Delicious que ofrecen experiencias gastronómicas llamativas desde el punto de vista óptico, a la vez que divertidas. Los asistentes pueden, por ejemplo, «cazar» a bocados las burbujas comestibles que emanan de un volcán, probar coloridos globos de colores o hacerse un selfi de chocolate en 3D.

Además de fomentar la interacción durante el evento, todas estas experiencias tienen una característica en común: entran por los ojos. Los invitados no dudan en sacar su móvil para hacer fotos o vídeos que compartir en sus redes sociales, ampliando así el impacto de la acción a todos sus seguidores.

2. Propuestas personalizadas

La personalización de la oferta de restauración es otra de las grandes tendencias al alza. Por un lado, en los últimos años ha aumentado considerablemente la diversidad que se ofrece en los menús para responder a las variadas necesidades y preferencias de todos los asistentes, de tal modo que nadie se sienta excluido.

Ya no se trata simplemente de ofrecer una alternativa vegetariana a los platos de carne, sino también opciones veganas, sin gluten o lactosa, o comida halal. También se tiene en cuenta cualquier alergia alimentaria declarada por los delegados registrados para evitar ingredientes que puedan afectarles. Lo importante es que todos los asistentes puedan encontrar platos conformes a sus preferencias o necesidades personales.

Por supuesto, para ofrecer un menú personalizado es esencial conocer de antemano los requisitos de los invitados. Cuantos más datos se puedan recabar, más personalizada –y memorable– será la experiencia gastronómica ofrecida.

Además de esto, cada vez más se solicitan menús tematizados, adaptados a los objetivos de la empresa organizadora y que ayuden a comunicar un mensaje entre las personas presentes. Puede tratarse simplemente de la incorporación de su logo o de los colores corporativos en la decoración,  incluso en la elección de ingredientes, o mediante menús que reflejen su compromiso con la sostenibilidad o transmitan una imagen de marca sofisticada.

La restauración puede ser una poderosa herramienta de comunicación.

3. Catering saludable

Es innegable que en los últimos años ha aumentado considerablemente el interés por actividades, dietas o estilos de vida que favorezcan la salud y el bienestar personal, un cambio impulsado, entre otros, por la pandemia y el cambio generacional. La industria MICE, como muchos otros sectores, se ha adaptado para responder a esta creciente demanda, entre otros con una oferta de catering en eventos mucho más saludable.

Los delegados buscan cada vez más menús nutritivos y bajos en calorías, con una creciente predilección por platos vegetarianos y veganos, en detrimento de la oferta de carnes rojas. Ahora proliferan los platos ricos en nutrientes, preparados con ingredientes ecológicos o los llamados «superalimentos», así como snacks energéticos y opciones sin gluten.

Pero, además de sana, la oferta gastronómica ha de seguir siendo sabrosa y atractiva para satisfacer al público. La creatividad de los cocineros puede conseguir que un plato preparado a base de plantas atraiga incluso al carnívoro más ferviente.

La preferencia por opciones más sanas se extiende también a las bebidas. Si antaño la oferta de cócteles, catas de vinos o barra libre podía ser un reclamo efectivo, hoy el consumo de alcohol es mucho más moderado, incluso nulo en algunos casos. Es un cambio impulsado por las nuevas generaciones: según un estudio de Berenberg Research, los miembros de la generación Z consumen un 20% menos de alcohol que los millennials a su edad (y aún menos que las generaciones anteriores).

Esto no quiere decir que sean solo los más jóvenes quienes no beben alcohol. Cada vez más delegados de todas las edades prefieren moderar su consumo para mantener la mente despejada o cuidar de su salud. Están abiertos a probar bebidas NoLo (con bajo o nulo contenido de alcohol). La proliferación de este tipo de propuestas hace que la variedad de opciones a disposición de las empresas de catering sea cada vez mayor. La sobriedad tampoco ha de estar reñida con la creatividad, y la oferta de atractivos mócteles o cócteles sin alcohol es cada vez más habitual.

Para la empresa que organiza el evento, ofrecer un menú saludable es una forma de demostrar su preocupación por el bienestar de los asistentes. La eliminación o reducción de carnes y pescados puede resultar también más económico. Por otro lado, no contar con opciones veganas o sin alcohol igual de interesantes que el resto puede generar una mala impresión entre una parte del público que se sienta desfavorecida.

4. Sostenibilidad

La creciente preocupación por el cambio climático hace que la sostenibilidad haya pasado de ser una consideración de última hora a algo prioritario, también en el catering de eventos. Cada vez más los clientes demandan un servicio de restauración que sea respetuoso con el medioambiente y tenga un impacto positivo en la comunidad local. No solo cumplen así con su política de responsabilidad social corporativa, sino que responden a las expectativas de sus invitados.

Para minimizar la huella de carbono, se utilizan más proveedores locales, priorizando los productos frescos de temporada, ecológicos y de kilómetro cero. La preferencia por platos vegetarianos o veganos es otra forma de reducir las emisiones de efecto invernadero asociadas a la producción de los menús.

La sostenibilidad se aplica al servicio de restauración en su totalidad, desde el menú a la decoración, incluyendo el uso de recipientes y cubertería biodegradables o que se puedan reutilizar o reciclar, y servilletas de papel reciclado, entre otros. Se evita el uso de plásticos siempre que sea posible, sobre todo los de un solo uso. El aceite utilizado en la cocina se puede convertir en biocombustible.

También hay un mayor enfoque en reducir el volumen de desperdicios, algo que tradicionalmente ha sido uno de los mayores problemas asociados al catering. Para ello es esencial una buena planificación, estimando de la forma más precisa posible el número de asistentes y las cantidades de comida y bebida necesarias. La personalización de la oferta ayuda también a reducir los desechos orgánicos.

No todos los desperdicios se pueden evitar, pero sí aprovechar. Algunos hoteles y venues cuentan ya con servicios para el compostaje de los residuos orgánicos. También es cada vez más frecuente colaborar con bancos de alimentos, asociaciones locales y oenegés para redistribuir la comida sobrante que, en lugar de echarse a perder, puede beneficiar a grupos necesitados.

La reducción de los desperdicios alimentarios no solo es una responsabilidad moral sino que, cada vez más, es también un requisito legal. En España, tras varios retrasos, acaba de ser aprobada la Ley de Prevención de las Pérdidas y el Desperdicio Alimentario. Obliga a las empresas de hostelería, restauración y otros servicios alimentarios, incluyendo los proveedores de catering, a contar con planes de prevención de los desechos y, entre otros imperativos, ordena donar el exceso de alimentos a oenegés o bancos de alimentos, también buscar opciones para su transformación a través del compostaje.

Al igual que otras leyes similares en países como Italia o Francia, la nueva normativa responde a la resolución aprobada por el Parlamento Europeo en 2012, instando a todos los miembros a abordar esta problemática. En Latinoamérica existe una legislación similar en países como Argentina, Colombia o Perú, mientras que en otros se está tramitando. La Ley de Donación Altruista de Alimentos de la Ciudad de México impone sanciones a quienes tiren o destruyan alimentos aptos para el consumo humano.

La tecnología al servicio del catering

La tecnología puede ayudar a organizadores y proveedores a responder a todas estas tendencias de una forma más eficiente. De entrada, la interacción con los asistentes en plataformas digitales antes de la operación es esencial para conocer sus necesidades dietéticas y preferencias, lo que permitirá personalizar la oferta.

La inteligencia artificial puede ayudar a analizar de forma más rápida y eficaz todos los datos que se hayan podido recolectar sobre el público, no solo en encuestas sino también comentarios que se hayan publicado en redes sociales sobre, por ejemplo, las experiencias en otros eventos.

La personalización de los platos se puede conseguir también en directo durante el propio encuentro, facilitando códigos QR, quioscos interactivos o apps donde los invitados pueden seleccionar y adaptar los platos a su gusto.

Los menús digitales, bien a través de pantallas o accesibles en el teléfono móvil, son más sostenibles que los impresos. Además, permiten incluir más fácilmente información adicional de los ingredientes y alérgenos de cada plato. Aplicando la tecnología de realidad aumentada a las etiquetas de los platos, es posible contar la historia del proveedor o cómo se ha elaborado la receta, incorporando un elemento de storytelling a la experiencia.

Por otro lado, la realidad virtual se puede aplicar para crear una experiencia gastronómica inmersiva e interactiva, del tipo de transportar a los invitados al viñedo del que procede el vino que están catando. También hay avances tecnológicos que ayudan en la gestión y reducción de los desperdicios alimentarios.

La tecnología RFID (Radio Frequency Identification) puede ayudar a las empresas de catering en la gestión del inventario y monitorizar el consumo del público para hacer los ajustes necesarios. La start up holandesa Orbisk utiliza la inteligencia artificial para recopilar y analizar datos sobre los alimentos sobrantes y ofrecer recomendaciones destinadas a optimizar los procesos y minimizar los desechos. Su monitor de desperdicios Orbi ya se utiliza en los hoteles de la cadena Accor, así como en algunas empresas de catering y restaurantes.

La plataforma digital de trazabilidad de la española Naria utiliza la tecnología blockchain para conectar a los servicios de restauración con bancos de alimentos y entidades sociales a los que redirigir el exceso de comida. Gourmet Catering & Eventos fue una de las primeras empresas de catering de España en incorporar esta tecnología. Afirma que, gracias a ella, en 2023 donó más de 7.200 kilos de alimentos, equivalentes a 17.200 raciones para familias en situación vulnerable.

También hay tecnología que puede crear, físicamente, los platos más innovadores, como las impresoras en 3D. Ya está siendo utilizada para personalizar chocolates y pequeños platos, por ejemplo imprimiendo logos comestibles. La empresa española Cocuus diseña e imprime productos alimentarios que simulan carne, bacon o foie gras a base de proteína vegetal o micelio, e incorporando diferentes nutrientes y vitaminas. Se pueden incluir en platos totalmente veganos y saludables, de apariencia y sabor sorprendente.

En cuanto a la tecnología aplicada al servicio, se puede recurrir a robots que ejerzan de camareros o drones que depositen bebidas y pequeños platos aterrizando directamente en la mesa: un efecto wow! garantizado.

Saciar las expectativas

Sorprender a un público que espera (y exige) cada vez más es todo un reto. Además de menús sanos y sostenibles, quieren algo diferente, innovador y exclusivo para ellos. Algunos organizadores responden apostando por el nuevo concepto de catering de lujo. No se trata de incluir un menú de un chef con estrella Michelin, sino de incorporar algún elemento exclusivo o inesperado que sorprenderá y dará de qué hablar.

Puede tratarse simplemente de una combinación inusual de ingredientes o la fusión de sabores internacionales. O de esforzarse en la presentación, con algún toque sofisticado o incluso teatral, por ejemplo ofreciendo algún plato de cocina molecular o helados elaborados con nitrógeno líquido como postre. También se están incluyendo experiencias gastronómicas interactivas más exclusivas, como un carrito de caviar o de degustación de ostras.

Los gustos de los consumidores cambian constantemente y la oferta de restauración en cualquier tipo de operación MICE ha de adaptarse a las nuevas tendencias y modas. Conseguirlo sin salirse del presupuesto asignado es el mayor reto para los organizadores y los proveedores de catering, sobre todo en los tiempos que corren de creciente inestabilidad económica global y constante inflación.

Las empresas de catering han de desarrollar al máximo sus habilidades y creatividad. Pero igualmente esencial es que los contratantes establezcan claramente desde el principio cuáles son los objetivos de la acción y el perfil de los invitados. Es el camino obligado para que la propuesta de restauración pueda ser lo más afinada y personalizada posible y, por tanto, más eficiente. Solo así dejará un buen sabor de boca.

Para este tema hemos entrevistado a

Miguel Sánchez Event manager en PRO Service-Grupo Volkswagen (España)
“La restauración no solo satisface el apetito sino que se convierte en un componente estratégico para diferenciarse en un mercado competitivo”

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En un contexto en el que los precios siguen aumentando, aunque a un ritmo mucho menos pronunciado, las exigencias de los contratantes pasan por la personalización, la sostenibilidad y un control del gasto. Esto último no tiene por qué ser sinónimo de una reducción de la inversión, sino una demostración de que lo que se organice sea único, bien pensado, con gran impacto y para un asistente previamente seleccionado y analizado en el que se quiere conseguir un resultado un recuerdo inolvidable.

Esto cuando los contextos, no solo políticos, lo permitan. Porque el buen funcionamiento de la propia industria puede convertirse en obstáculo para muchas acciones ya que no pueden tener lugar en sus destinos o espacios habituales, y no solo por la proliferación de un público no profesional. La gran cantidad de eventos de todo tipo que se está celebrando reduce la disponibilidad y hace aumentar las tarifas, sobre todo en los destinos más posicionados. Esto no deja de ser una excelente oportunidad para ofrecer zonas menos conocidas y con ofertas ampliamente suficientes para sorprender al participante en cualquier convención, viaje de incentivo o evento.

El reto de la antelación
Los acortados plazos entre la aprobación de los presupuestos y la celebración de la operación siguen haciendo difícil alinear los objetivos iniciales con los resultados finales. Y en un contexto en el que la creatividad debe declinarse en más variantes al tener que captar a audiencias diferentes y asistentes que ya han experimentado muchas cosas.

Entre lo que más valora ese asistente parece estar la comodidad, el acceso a servicios que antes parecían ineludibles –como poder elegir asiento a bordo de un avión– y la opción de dedicar parte de su tiempo a descansar o, simplemente, compartir en sus redes sociales el contenido de la acción en la que está participando.

En resumen, se busca más calidad en un contexto en el que la cantidad de operaciones MICE organizadas a nivel global no deja de aumentar. Los destinos tienen un rol muy relevante que jugar, potenciando entre otras cosas que la oferta crezca y se corresponda con los estándares y valores que la industria debe defender.

Para este tema hemos entrevistado a

OLGA ÁLVAREZ, Team Lead Community & Events en Alpega Group
“Ya no buscamos tanto el efecto wow!, sino qué es lo básico, necesario y bonito que ofrecer.”

VALERIA JURADO, Events Manager en Mesostetic Pharma Group
“Se acabó el ‘celebrar por celebrar’: haremos menos eventos y más controlados.”

VERENIS HERNÁNDEZ, Senior Event Director en FCM Meetings & Events (México)
“Hay que generar momentos y crear espacios para que los asistentes puedan compartirlos en sus redes sociales.”

MAURICIO JARAMILLO, Propietario de MGJ Global Events (Colombia)
“Se están organizando menos viajes de incentivo y con menos asistentes, seleccionando mejor a los premiados.”

VALENTINA COPPOLA, Directora Comercial de Grupo RIC (España)
“A los clientes con una media de 40 años casi nada les sorprende.”

MICHEL WOHLMUTH, Socio fundador y director de innovación en PC People (México)
“El mercado interno mexicano está funcionando de maravilla.”

MARINA VELA, Senior Manager de Ventas Corporativas Global de Iberia
“No vamos a ver grandes variaciones de precios con respecto a 2024.”

KEVIN LEE, Director general para España y Portugal de Singapore Airlines (SIA)
“Observamos una tendencia clara que antepone la calidad a la cantidad en cuanto a acciones MICE.”

DANA LEWIS, Vicepresidenta Meetings & Events Europa & Norte de África en Accor
“La tendencia en los precios se mantendrá al alza por la demanda de servicios más personalizados, exclusivos y sostenibles.”

MARÍA DEL VALLE, Senior Sales Development Manager de Artiem
“Se empieza a percibir un trasvase de peticiones de los principales destinos a otros por el factor precio.”

CARMEN SAMPEDRO, Directora de Santander Convention Bureau (España)
“Sin duda necesitamos saber más sobre IA para optimizar nuestro día a día.”

DARÍO FLOTA, Secretario en Secretaría de Fomento Turístico de Yucatán (México)
“Ofrecemos flexibilidad ante cualquier imprevisto.”

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Según el estudio, los planificadores prevén que la demanda de reuniones y eventos siga aumentando y la mayoría (82%) tiene una opinión positiva del sector. Asimismo, revela que el 89% de los organizadores prevé en 2025 un aumento del 11% de las reuniones presenciales y del 20% de las virtuales, con respecto al año anterior.

Por otro lado, el 74% espera que los costes derivados de la organización aumenten el año que viene y el 70% cree que los presupuestos también aumentarán para poder enfrentarse a este cambio.

Búsqueda de espacios

Otra conclusión de la encuesta es que los organizadores necesitan más tiempo y recursos, por lo que cada vez confían más en la tecnología para la búsqueda de espacios.

El 49% dedica más tiempo a utilizar herramientas tecnológicas para revisar las especificaciones de las sedes de sus operaciones, el 38% se basa en las opiniones de otros profesionales del sector y el 35% consulta fotos y vídeos.

Asimismo, el 23% afirma que es todo un reto entender cómo el espacio se adaptará a sus necesidades y cumplirá con las expectativas, mientras que el 21% asegura que la parte más difícil es investigar las características, las capacidades y los servicios ofertados por los venues.

El 27% de los participantes cree que las reuniones sencillas aumentarán en 2025, pero el 84% considera más probable que elija el espacio si puede hacer la reserva de forma online.

Personalización

La mayoría de los planificadores (80%) quiere respuestas a sus solicitudes en cuatro días o menos. Según el 32%, la principal causa de la lentitud de respuesta es la escasez de personal y el 20% considera que los lugares de celebración podrían mejorar estos plazos.

El 22% de los encuestados también demanda una mayor personalización de las propuestas y el 19% piensa que podrían mejorar la transparencia de la propuesta. Esto cobra más sentido si se tiene en cuenta que los organizadores dedican más tiempo a negociar con los hoteles y venues (43%) y a crear solicitudes de propuestas únicas (35%) para enviarlas a los mismos.

Tipos de espacios

La mitad de organizadores afirma que está buscando espacios para eventos especiales (49%), frente al 17% del año anterior, siendo los más demandados los centros de convenciones (45%), los restaurantes (37%), las galerías de arte (26%) y los estadios/arenas (26%).

Para el 40%, el aumento de la popularidad está relacionado con los costes, mientras que el 37% cita la experiencia de los asistentes, con paquetes que incluyen actividades integradas o un telón de fondo que les entusiasma, y, por tanto, se vuelven más deseables.

Preocupaciones y prioridades

Ante la situación de inflación económica y la inestabilidad geopolítica a nivel mundial, de cara al próximo año, las principales preocupaciones de los encuestados son no salirse del presupuesto establecido (31%) y los costes del evento (30%).

Asimismo, casi el 35% prioriza las medidas de ahorro, aunque para ellos mantener las relaciones con sus hoteles y venues favoritos sigue siendo una prioridad absoluta. En este sentido, el 94% afirma que aumentaría su presupuesto solo para reservar en su lugar preferido, aunque, en torno al coste, el 97% cambiaría de un hotel o lugar preferido a otra alternativa por ahorrarse hasta un 20%.

Otras noticias relacionadas:

LA PERSONALIZACIÓN ES CADA VEZ MÁS ESTRATÉGICA EN MICE

El control de gastos, el diseño de experiencias para satisfacer las necesidades de los asistentes y el uso de tecnología avanzada serán clave en 2025 según el informe anual de BCD M&E.

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La principal conclusión es que el engagement y la personalización son los dos factores más importantes para conseguir el éxito de cualquier operación.

Como principal reto para el engagement, se encuentra captar la atención del público objetivo frente a la gran competencia que existe actualmente. Le siguen los elementos interactivos creativos y la inclusión de contenidos relevantes.

El 33,3% de los encuestados se centra hoy en día en la incorporación de elementos interactivos como sesiones de Q&A durante los eventos, mientras que el 25% lo hace en la integración mediante redes sociales y talleres.

Por su parte, el 41,7% considera que crear experiencias personalizadas es un reto importante y otro 25% expresa su preocupación por el respeto a la privacidad de los participantes durante sus actividades MICE.

De cara al futuro, la encuesta de Ovation Global DMC señala la personalización, la sostenibilidad y la inteligencia artificial como los temas que presentan mayores oportunidades para incrementar la participación en el sector, con más probabilidades de atraer a un público más comprometido y fiel.

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El estudio destaca seis principios rectores que impulsarán la innovación en el diseño de experiencias en los próximos años. En primer lugar, los diseñadores de eventos deberán reinventar la dinámica del networking y generar ambientes en los que las personas se sientan cómodas para conectar con otros con quienes encuentren intereses comunes. 

El diseño de experiencias debe posicionar a la audiencia en el centro de sus estrategias, preguntándoles por qué asisten a un evento determinado. Esto permitirá ofrecerles opciones más adaptadas.

Crear sentido de pertenencia entre los asistentes es esencial, y para ello se deben diseñar experiencias inclusivas que tengan en cuenta las diferentes habilidades y necesidades relacionadas con la salud mental de los participantes. Asimismo, el público busca vivencias que incluyan valor más allá del monetario, priorizando elementos como la sostenibilidad, la inclusión, el compromiso con la comunidad, la singularidad y el buen aprovechamiento de su tiempo.

Comprender el estado emocional de los participantes en el evento es clave para fomentar la lealtad, por eso los organizadores han de medir y analizar estos datos emocionales y utilizarlos para mejorar las experiencias de la audiencia. Por último, el informe destaca el poder de la gamificación y cómo los avances en inteligencia artificial abren nuevas posibilidades para experimentar con herramientas que faciliten la conexión.

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