La inflación sigue siendo la mayor preocupación para el 38% de los organizadores encuestados en el estudio “Cvent Planner Sourcing Report: Europe Edition October 2023”. El 77% estima que el coste de un evento de iguales dimensiones y complejidad será un 20% mayor en 2024, comparado con este año. La gran mayoría (85%) de los encuestados han incorporado un plan de contingencia en sus presupuestos para 2024.

Entre los principales retos para los organizadores, el informe destaca la respuesta lenta de venues y hoteles por falta de personal cualificado (30%), seguido de la experiencia de los asistentes (25%) y la disponibilidad de alojamiento (24%). Exigen términos más flexibles en los contratos, propuestas personalizadas y transparencia en los procesos. También esperan cada vez más que los venues ofrezcan herramientas digitales para una visualización previa del evento, como diagramas online o tours inmersivos en 3D. El 32% pide información sobre la sostenibilidad del hotel o venue a la hora de buscar sede para su evento.

El 61% de los encuestados afirma que al menos la mitad de sus eventos serán en destinos domésticos. Europa occidental sigue siendo la región preferida, pero aumenta el interés en países de Europa del Este (considerados por el 26% de los profesionales), así como Escandinavia (19%). El 42% está buscando destinos en Latinoamérica, Asia, Oriente Medio o África. El interés por venues singulares es cada vez mayor y el 48% de los planners encuestados está buscando espacios en cines, bares y campos de golf, entre otros.

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Según el estudio, el 45,5% de los eventos se organizan a nivel interno, sobre todo sesiones de formación y actos corporativos, mientras que la organización de congresos, convenciones, ferias y viajes de incentivo (el 54,5% del total) se suele confiar a agencias.

La experiencia y confianza que proporciona el proveedor es lo más importante para el 98% de los event managers encuestados. Le sigue el precio (93%) y factores emocionales como la creatividad (92,5%) y la impresión personal (86%), mientras que la sostenibilidad se sitúa en octavo lugar en las prioridades (70,5%). Los organizadores prefieren contratar a proveedores locales para la restauración (el 87% de los encuestados), mientras que el 64% prefiere confiar aspectos como la tecnología a sus proveedores habituales.

En cuanto a la elección de destino, la conectividad y facilidad de acceso (96%) es el criterio más importante, seguido de la afinidad con los objetivos del evento (87%) y el precio (86%). El aforo, funcionalidad y singularidad del espacio son los factores más importantes a la hora de elegir venue. En este aspecto, los event managers consideran los hoteles más apropiados para jornadas formativas, congresos y convenciones de ventas, pero no para lanzamiento de productos, ferias o eventos de empresa.

Más de la mitad de los encuestados considera la restauración la decisión más complicada de todo el evento. El 85% apuesta por un catering funcional a mediodía que permita seguir trabajando, mientras que para cenas de gala, el prestigio del chef o empresa de catering es lo más importante para el 55%. El estudio analiza asimismo los criterios más importantes para le elección de la tecnología, decoración, personal de apoyo y actividades de animación y teambuilding complementarias.

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El estudio destaca seis principios rectores que impulsarán la innovación en el diseño de experiencias en los próximos años. En primer lugar, los diseñadores de eventos deberán reinventar la dinámica del networking y generar ambientes en los que las personas se sientan cómodas para conectar con otros con quienes encuentren intereses comunes. 

El diseño de experiencias debe posicionar a la audiencia en el centro de sus estrategias, preguntándoles por qué asisten a un evento determinado. Esto permitirá ofrecerles opciones más adaptadas.

Crear sentido de pertenencia entre los asistentes es esencial, y para ello se deben diseñar experiencias inclusivas que tengan en cuenta las diferentes habilidades y necesidades relacionadas con la salud mental de los participantes. Asimismo, el público busca vivencias que incluyan valor más allá del monetario, priorizando elementos como la sostenibilidad, la inclusión, el compromiso con la comunidad, la singularidad y el buen aprovechamiento de su tiempo.

Comprender el estado emocional de los participantes en el evento es clave para fomentar la lealtad, por eso los organizadores han de medir y analizar estos datos emocionales y utilizarlos para mejorar las experiencias de la audiencia. Por último, el informe destaca el poder de la gamificación y cómo los avances en inteligencia artificial abren nuevas posibilidades para experimentar con herramientas que faciliten la conexión.

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Desde conciertos privados en el Museo del Prado a talleres de restauración en el museo Thyssen-Bornemisza, la guía destaca la riqueza cultural de la ciudad y las oportunidades para grupos en el llamado “triángulo de oro” del Paseo del Arte, la zona museística declarada Patrimonio de la Humanidad por la UNESCO.

Los organizadores encontrarán también sugerencias de enfoque gastronómico, como talleres de cocina o una ruta del vermut por las tabernas más tradicionales, así como visitas y catas de vinos en las bodegas situadas en las afueras de la capital. No faltan tampoco las experiencias de shopping y deportivas, o aquellas que permiten a los participantes vivir tradiciones locales.

La guía, disponible en español y en inglés, se puede descargar en el sitio web del Madrid Convention Bureau e incluye detalles de hoteles asociados, así como DMCs (Destination Management Companies) y agencias de eventos en la ciudad.

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Con solo introducir los detalles del evento, los meeting planners pueden ver la disponibilidad de espacios en tiempo real y la mejor tarifa disponible, y hacer una inspección virtual con imágenes de 360 grados antes de hacer su reserva y el pago de forma segura online, recibiendo una confirmación instantánea. La plataforma también permite organizar paquetes a medida, incluyendo el alquiler de equipo audiovisual u otros requisitos adicionales.

La tecnología para reservar espacios para eventos online está cada vez más generalizada en el sector hotelero. Wyndham Hotels & Resorts acaba de firmar un acuerdo con Groups360 para implementar la solución Groupsync para reservas MICE en sus hoteles, y en enero lo hizo la cadena Marriott International. Otros grandes grupos hoteleros como Accor, IHG y Hilton utilizan ya esta plataforma.

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El 88% de los encuestados confirmó que sus presupuestos aumentaron en el último trimestre de 2022, principalmente para hacer frente a la inflación, y el 55% espera un mayor incremento en 2023 y 2024. El elevado coste de las tarifas de avión lleva cada vez más a la elección de destinos que sean accesibles por otros medios de transporte como el tren, o aquellos donde se encuentren la mayor parte de los asistentes.

El estudio destaca la preferencia por los eventos cara a cara, y el 66% de los encuestados declara que el número de asistentes presenciales se equipara ya, o incluso supera el nivel prepandemia. Por otro lado, más de la mitad (53%) afirma que no organizarán eventos virtuales este año. Existe también una tendencia creciente entre los asistentes a registrarse a última hora.

La importancia dada a la sostenibilidad en los eventos siguió aumentando en 2022, sobre todo fuera de Estados Unidos. El 70% de los profesionales internacionales encuestados exige, al menos a veces, que los venues y proveedores cuenten con un certificado de sostenibilidad, comparado con el 39% de los norteamericanos.

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El nuevo programa busca incrementar la capacidad de los destinos para la captación de congresos, ferias, exposiciones y eventos deportivos y promover su realización a través de un estímulo económico. La primera convocatoria es para encuentros en estas categorías que se celebren entre el 1 de marzo y el 31 de octubre de este año en el país.

La Dirección Nacional de Fiestas Nacionales y Eventos de la Secretaría de Promoción Turística formará parte del Comité de Evaluación, junto con el Consejo Federal de Turismo y la Asociación Argentina de Organizadores y Proveedores de Exposiciones, Congresos, Eventos y Burós de Convenciones.

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En el nuevo espacio virtual, los profesionales encontrarán tanto recintos convencionales como venues singulares para la realización de eventos en Bogotá. Asimismo, podrán ponerse en contacto con diferentes proveedores locales, incluyendo empresas de transporte terrestre y aéreo, agencias de viaje, DMCs, empresas de marketing y catering, operadores profesionales de congresos y organizadores de ferias, exposiciones y eventos, entre otros.

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El 79% de los encuestados afirma estar satisfecho con su balance entre trabajo y vida personal, y la cifra es aún mayor (86%) entre los profesionales de fuera de Estados Unidos (Europa, Sudamérica y Asia), pese a que es en este país donde se registran los mejores salarios. El 75% de las empresas no estadounidenses tiene vacantes y el 45% de estas reconoce haber tenido que mejorar su paquete de compensaciones para atraer personal.

Son también los encuestados de fuera de Estados Unidos los que muestran una mayor preocupación por la sostenibilidad. El 45% afirma que sus empresas y clientes tienen como objetivo hacer sus viajes y eventos más sostenibles. En concreto, para el 60% la sostenibilidad es un factor esencial a la hora de elegir un destino, y el 32% exige que sus proveedores tengan una certificación a este respecto. La reducción de desechos y menor uso de plásticos, el consumo de alimentos de producción local, y la medición y compensación de la huella de carbono son las principales iniciativas implementadas.

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El Protocolo facilita una red de contactos de socios escoceses, incluyendo centros de innovación e investigación, asociaciones profesionales y expertos en diferentes sectores que pueden involucrarse y añadir valor a los eventos. Por ejemplo, permite que los delegados profesionales que asistan a un encuentro en Escocia puedan concertar reuniones con agencias de inversión nacionales, o intercambiar ideas y conocimientos con líderes locales en áreas que van desde la cardiocirugía a la nueva tecnología aplicada a las finanzas.

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