El estudio destaca las principales áreas de la organización de eventos en las que ya se utiliza la inteligencia artificial, y aquellas con el mayor potencial. El 9% de los encuestados ofrece ya chatbots y asistentes virtuales para mejorar el engagement con los asistentes, mientras que el 8% utiliza esta tecnología para seleccionar contenido que responda a los intereses de los participantes.

De cara al futuro, el 33% de los entrevistados mostró un gran interés en implementar la inteligencia artificial para crear materiales y planes de marketing. El 21% cree que esta tecnología puede ayudar en la gestión de la logística y hacer la organización de eventos más eficiente, ahorrando costes. El 15% espera utilizar inteligencia artificial en el análisis de datos, para aprender más sobre las preferencias y comportamientos de los asistentes.

Pese al bajo nivel actual de adopción de esta tecnología, existe optimismo sobre su uso en el futuro, y el 70% de los encuestados opina que se utilizará sobre todo en eventos de gran tamaño y en sectores específicos.

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El nuevo gemelo digital ofrece una réplica en tres dimensiones de las instalaciones que permite a los organizadores visualizar los espacios y tomar decisiones sobre la ubicación o el flujo de sus eventos sin necesidad de viajar a Londres para una visita de inspección. La plataforma permite probar diferentes elementos, desde el acceso por carretera y los puntos de entrada y salida a la dirección del flujo de asistentes por el interior y la ubicación de patrocinios, además de ofrecer ejemplos de configuración de los diferentes espacios disponibles.

Asimismo, los organizadores pueden compartir proyecciones personalizadas del futuro evento con potenciales socios, inversores o participantes en cualquier parte del mundo.

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El estudio Cvent Planner Sourcing Report: Europe Edition destaca la importancia de que los hoteles y venues ofrezcan online un amplio contenido de cara a los contratantes y organizadores de operaciones MICE, con planos interactivos y detalles de sus espacios para eventos. De este modo pueden facilitar la búsqueda a quienes tienen que a menudo combinar elementos virtuales, híbridos y presenciales para preparar sus programas. Para el 44% de los encuestados, este es el factor que más influye a la hora de decidir si se concreta una petición de propuesta, seguido de los testimonios de otros profesionales (40%) y la disponibilidad de imágenes y vídeos (40%).

Una de las tendencias destacadas en el informe es la preferencia por sedes especializadas en la realización de eventos, incluyendo centros de congresos, galerías de arte y venues históricos o académicos, por encima de la opción de espacios en hoteles, según afirma el 78% de los encuestados (y el 80% en España). La protección de la salud de los asistentes continúa siendo prioritaria, y el 38% de los entrevistados no reservaría un local si considera que no se han implementado las precauciones sanitarias adecuadas.

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Además de información del destino, la nueva web pragueconvention.cz ofrece una herramienta de búsqueda de proveedores de servicios y venues que permite a los organizadores filtrar los resultados de acuerdo con sus preferencias. Los clientes pueden buscar alojamiento y transporte para sus eventos, entre otros.

En la nueva web pragueconvention.cz los profesionales podrán encontrar también información sobre cómo obtener apoyo financiero y promoción gratuita de sus eventos con la ayuda del Convention Bureau.

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