Sin embargo, la rentabilidad ha sido menor debido a la subida de los costes por la inflación, registrando un -10,3% en la cifra del negocio en comparación con 2019, pasando de los 11,7 millones de euros en 2019 a 10,5 millones en 2023.

En esta sexta edición del estudio, para el que se ha contado con 233 compañías europeas -entre las que se encuentran miembros de AEVEA (Agencias Españolas de Eventos Asociadas)-, se revela que, debido al crecimiento general, el 26,3% de los participantes prevé incrementar su presupuesto y las contrataciones de personal (60,1% para media jornada y 19% para jornada completa).

Asimismo, el informe refleja que el 26,3% de las empresas cree que sus presupuestos de comunicación crecerán, mientras que el 46,9% no espera cambios. El 64% de los directores de marketing reconocen que la comunicación es crucial, el 71% considera que los encuentros presenciales son más cualitativos que los virtuales y el 65% que los eventos son la principal tendencia de marketing.

Para finalizar, los encuestados consideran que la industria deberá enfrentarse en 2024 a los desafíos que suponen la sostenibilidad, la inteligencia artificial, el desarrollo de nuevos negocios y la nueva cultura del trabajo.

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Esta iniciativa surge ante la gran demanda MICE internacional que se está experimentando en los últimos tiempos en varias ciudades españolas como Madrid y Barcelona.

Entre las cuestiones planteadas, se encuentran las siguientes:

1. Tener en cuenta las circunstancias específicas y temporales, el modelo de negocio y las dimensiones de cada hotel.
2. Comprometerse con unas peticiones que sean coherentes con la dimensión de la actividad, mostrando transparencia por parte de las empresas organizadoras de congresos.
3. Acordar políticas razonables en lo que respecta a los depósitos de reserva por parte del hotel y delimitar a qué partidas del presupuesto afectaría.
4. Establecer reuniones puntuales entre OPC, hotel y cliente final de forma previa a la operación para comentar las condiciones.

Las mismas han sido desarrolladas en la tradicional jornada técnica anual celebrada por OPC Catalunya en Barcelona, en la mesa redonda “Garantizar habitaciones: ¿condición sine qua non para contratar salas? Buscando fórmulas de consenso”, en la que se ha planteado contar con la colaboración de los convention bureau, que pueden actuar como nexo de unión entre las empresas organizadoras de congresos y los profesionales del sector hotelero.

Cristoph Tessmar, director del Barcelona Convention Bureau, afirmó que vincular las reservas de salas para operaciones MICE locales al compromiso de un número de habitaciones mínimo puede ser contraproducente tanto para el hotel como para el destino por el riesgo de perder al cliente.

Por su parte, Meritxell Miró, director of sales corporate & MICE Eastern Spain – Meliá Hotels International, aseguró que la disponibilidad de una sala depende de muchos factores, entre ellos, la coyuntura por la que atraviesa el hotel en el momento de la reserva.

Juan Pablo Hernanz, director nacional de ventas de Marriot Auditorium Hotel & Conference Center de Madrid, propuso como solución ofrecer packs para deslocalizar las operaciones MICE nacionales de las grandes ciudades y apostar por otras zonas de las provincias.

Para finalizar, Guillem Torres, director de Torres Pardo SL y presidente de OPC Catalunya, apuntó que este problema afecta sobre todo a las actividades organizadas por empresas locales en Madrid y Barcelona, donde hay una gran demanda MICE internacional, por lo que los hoteles solicitan bloqueos de habitaciones, bastantes altos en algunas ocasiones, y los organizadores internacionales aceptan, por lo que los locales se encuentran en situación de desventaja.

En resumen, OPC Catalunya cree que es necesario iniciar un acercamiento entre OPCs locales y hoteles MICE, contando con los conventions bureaus respectivos, para plantear los posibles escenarios del futuro e intentar aplicar un proceso que cumpla con las expectativas y necesidades de todas las partes implicadas.

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Entre estas herramientas está IATA Timatic, un mapa de destinos actualizado para los planificadores de viajes. Creado por IATA (Asociación Internacional de Transporte Aéreo, por sus siglas en inglés), esta base de datos ofrece más de 200 actualizaciones diarias, procedentes de los comunicados oficiales de los diferentes gobiernos, tales como cierres de fronteras, controles obligatorios en aeropuertos y otro tipo de premisas relacionadas con la pandemia.

Intermundial, empresa especializada en seguros de viaje, ofrece a través de la plataforma Safer un mapa por países basado en las restricciones por la Covid-19. Las agencias pueden conocer las limitaciones y requisitos de entrada en el destino elegido.

Travel Vitals es la herramienta que American Express Global Business Travel ha desarrollado para informar a los travel managers y viajeros sobre alertas de viaje relacionadas con la Covid-19. En la plataforma se puede encontrar medidas de cuarentena, requisitos de cada destino, uso de mascarillas, actualizaciones sobre aeropuertos y protocolos de seguridad de líneas aéreas y cadenas hoteleras.

Wandry es una aplicación que ofrece información en tiempo real sobre los destinos de todo el mundo y que puede ayudar en la planificación de los viajes. Además de recoger y analizar información de los portales gubernamentales de todo el mundo, contiene recomendaciones de colectivos en destino, para ofrecer una evaluación más completa del terreno. También incluye información meteorológica.

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La progresiva recuperación de la economía global en los últimos años se ha visto reflejada en un gradual aumento de las operaciones MICE. La consultora Allied Market Research prevé un crecimiento anual de la industria del 7,5 % entre 2017 y 2023. Con el retorno de la confianza, las empresas vuelven a invertir en la organización de convenciones y viajes de incentivo. Pero no todo es de color de rosa.

La incertidumbre se ha convertido en norma, tal y como apunta el analista Rob Davidson en su Informe Global de Tendencias. La inestabilidad social y política y el recuerdo de una crisis económica aún reciente (y en algunos casos, aún presente), llama a la prudencia. Hay mayor inversión, pero no derroche.

Más convenciones y viajes de incentivo

Este panorama es el que nos presentan las agencias de viajes especializadas cuando se les consulta por sus mercados y las tendencias que están marcando este año. Si bien los comentarios transmiten un optimismo general existen matices, así como diferencias regionales.

Aunque se celebran más convenciones y viajes de incentivo, los presupuestos tienden a ser más ajustados y la presión sobre los organizadores exigiendo un retorno en la inversión (ROI, por sus siglas en inglés) es cada vez mayor. Las empresas reconocen el valor de estas operaciones y los beneficios a largo plazo. Por eso antes de descartarlas optan por reducir el número de participantes o los días de duración con el fin de controlar mejor el gasto.

Destinos alternativos

El presupuesto determina la elección del destino y, sobre todo en los países donde la economía no es boyante, se opta por sedes dentro del territorio nacional. La seguridad es el otro factor fundamental, hasta el punto de replantearse destinos tradicionalmente populares que han sufrido recientes atentados: es el caso de Barcelona. Por otro lado, prevalece el ansia de ofrecer nuevas experiencias y, dentro de las limitaciones presupuestarias, crece el interés por destinos considerados exóticos, como Asia, o la búsqueda de ciudades alternativas a las sedes más habituales.

No se trata solo de nuevos destinos, sino de una constante innovación en los formatos, contenidos o incluso el mobiliario de las convenciones. Sin olvidar la necesaria inclusión de la tecnología. Muchos son los retos a los que se enfrentan las agencias, pero se resumen en ofrecer propuestas innovadoras con limitaciones económicas. Las claves para conseguirlo: su experiencia y creatividad.

Para este tema hemos entrevistado a

Santiago Baldó Gerente MICE de Viajes El Corte Inglés (España)
“Las empresas miran mucho los costes para gastar lo estrictamente necesario”

Adriana Melquiades Jefa de ventas LATAM y México de CWT Meetings and Events (México)
“En 2018 aumentaron los viajes de incentivo y esperamos que eso se mantenga”

Sebastián Assiz Gerente de reuniones e incentivos de Action Travel (Argentina)
“Antiguos temas de la convención anual se abordan desde otros departamentos”

Patricia Alanis Propietaria de Palanisa (Chile)
“Lo que más vendemos son viajes que proveedores ofrecen a sus clientes”

Rudolf Rannegger Director general adjunto de MCI España y Portugal
“Portugal, y en particular Lisboa y Oporto, están creciendo mucho”

David Sánchez Director de incentivos de Pangea (España)
 “El destino de moda finalmente es el que representa un fee más bajo”

Tony Cantu Director de oficina Ciudad de México de HRG – México
“La demanda se reduce por el descenso de los presupuestos para convenciones”

Silvana Biagiotti Directora Ejecutiva de SB Congresos & Eventos (Argentina)
“Las empresas argentinas se están quedando en el país por la devaluación del peso”

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