David Abreu, presidente de OPC Madrid, inauguró el debate llamado “¿Y ahora qué?” recordando las cifras de crecimiento del turismo general en el destino, que está registrando sus máximos históricos. Hasta abril de 2024, 2,72 millones de turistas han llegado a la ciudad y las previsiones para lo que queda de año siguen la misma línea.

Derivado de este incremento, está surgiendo el fenómeno de la “turismofobia” en determinados puntos de la ciudad, el miedo o rechazo hacia los turistas.

Para tratar esta situación, Abreu reclamó el desarrollo de nuevas estrategias por parte de las autoridades, así como la actualización de infraestructuras de espacios para eventos, ya que “actualmente son insuficientes en número y en capacidad”, aseguró. Entre ellos, mencionó el Palacio de Congresos de Madrid situado en Paseo de la Castellana, que cerró sus puertas hace ya 12 años.

También quiso resaltar que la ciudad de Madrid necesita un mayor número de hoteles para dar respuesta en conjunto a los eventos internacionales que son desestimados por falta de capacidad.

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Esta iniciativa surge ante la gran demanda MICE internacional que se está experimentando en los últimos tiempos en varias ciudades españolas como Madrid y Barcelona.

Entre las cuestiones planteadas, se encuentran las siguientes:

1. Tener en cuenta las circunstancias específicas y temporales, el modelo de negocio y las dimensiones de cada hotel.
2. Comprometerse con unas peticiones que sean coherentes con la dimensión de la actividad, mostrando transparencia por parte de las empresas organizadoras de congresos.
3. Acordar políticas razonables en lo que respecta a los depósitos de reserva por parte del hotel y delimitar a qué partidas del presupuesto afectaría.
4. Establecer reuniones puntuales entre OPC, hotel y cliente final de forma previa a la operación para comentar las condiciones.

Las mismas han sido desarrolladas en la tradicional jornada técnica anual celebrada por OPC Catalunya en Barcelona, en la mesa redonda “Garantizar habitaciones: ¿condición sine qua non para contratar salas? Buscando fórmulas de consenso”, en la que se ha planteado contar con la colaboración de los convention bureau, que pueden actuar como nexo de unión entre las empresas organizadoras de congresos y los profesionales del sector hotelero.

Cristoph Tessmar, director del Barcelona Convention Bureau, afirmó que vincular las reservas de salas para operaciones MICE locales al compromiso de un número de habitaciones mínimo puede ser contraproducente tanto para el hotel como para el destino por el riesgo de perder al cliente.

Por su parte, Meritxell Miró, director of sales corporate & MICE Eastern Spain – Meliá Hotels International, aseguró que la disponibilidad de una sala depende de muchos factores, entre ellos, la coyuntura por la que atraviesa el hotel en el momento de la reserva.

Juan Pablo Hernanz, director nacional de ventas de Marriot Auditorium Hotel & Conference Center de Madrid, propuso como solución ofrecer packs para deslocalizar las operaciones MICE nacionales de las grandes ciudades y apostar por otras zonas de las provincias.

Para finalizar, Guillem Torres, director de Torres Pardo SL y presidente de OPC Catalunya, apuntó que este problema afecta sobre todo a las actividades organizadas por empresas locales en Madrid y Barcelona, donde hay una gran demanda MICE internacional, por lo que los hoteles solicitan bloqueos de habitaciones, bastantes altos en algunas ocasiones, y los organizadores internacionales aceptan, por lo que los locales se encuentran en situación de desventaja.

En resumen, OPC Catalunya cree que es necesario iniciar un acercamiento entre OPCs locales y hoteles MICE, contando con los conventions bureaus respectivos, para plantear los posibles escenarios del futuro e intentar aplicar un proceso que cumpla con las expectativas y necesidades de todas las partes implicadas.

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El 63,2% de los encuestados reconoce que la tendencia dominante en el futuro será la celebración de eventos híbridos del tipo “hub and spoke“, en los que algunos delegados podrían asistir a un pequeño encuentro local o regional, y conectar con el principal congreso de forma virtual. El 78% espera que el número de eventos híbridos habrá aumentado en el plazo de un año, mientras que el formato virtual se mantendrá en el mismo nivel.

El aumento de los eventos digitales e híbridos afecta a las principales habilidades que han de tener los OPCs. El 42% de los encuestados opina que es esencial tener conocimientos sobre producción de contenido digital, y el 26% considera que será importante saber de marketing digital. En asociación con BestCities, IAPCO ha creado una nueva plantilla gratuita para guiar a OPCs y convention bureaux en la organización de congresos híbridos.

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La red ofrece a los organizadores de congresos internacionales la oportunidad de ponerse en contacto con siete destinos a la vez. Las ciudades comparten muchas características comunes, como su estrecha colaboración con la comunidad local y su enfoque en la sostenibilidad y la innovación, además de contar con centros urbanos compactos y céntricas instalaciones para encuentros. Su dispersión geográfica ayuda a adaptarse al patrón de rotación en los eventos de asociaciones europeas, y también a organizar eventos multi-hub.

A pesar de competir frecuentemente por los mismos eventos, los destinos integrantes de la red reconocen que, trabajando juntos y compartiendo conocimientos, experiencias y buenas prácticas, todos se benefician, incluyendo sus clientes. Durante la pandemia, se han organizado eventos virtuales de networking y se han compartido experiencias e intercambiado contactos comerciales, con resultados satisfactorios. La red tiene previsto organizar un evento presencial con asociaciones y unirse a los principales eventos MICE a lo largo del año.

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