El informe recoge las opiniones de 447 profesionales del sector MICE con el objetivo de analizar la situación actual de la industria en torno a cuatro pilares relacionados con el diseño de experiencias: programación, conexión, tecnología y confianza.

Las charlas magistrales pasan a un segundo plano

Solo el 17% considera que las charlas magistrales son el principal motivo para asistir a una convención o evento, mientras que para el 48% de los encuestados representan un atractivo secundario.

El estudio sostiene que esto no significa que estén desapareciendo, sino que están evolucionando. Los cambios en el formato de las conferencias magistrales apuntan hacia sesiones más breves (28%), con varios ponentes (24%) y un mayor grado de interacción con el público (20%).

El networking, principal motivo de asistencia

El informe deja claro que los formatos unidireccionales ya no resultan tan eficaces. Los asistentes demandan sesiones más participativas que fomenten la interacción y prefieren que esta se integre de forma estructurada en el programa. Es decir, que se diseñen espacios específicos para el intercambio entre participantes, en lugar de dejar estas oportunidades al azar.

Según el estudio, el networking entre asistentes es el principal factor de éxito de un evento, por delante del contenido y del entretenimiento. Sin embargo, existe una importante contradicción: aunque el 49% de los organizadores considera que la conexión entre asistentes es el aspecto más relevante, solo un 8% diseña sus programas específicamente para fomentarla. Además, un 16% deja el networking completamente al azar.

El estudio sostiene que es difícil llegar a esa “conexión” de manera exclusivamente analógica. En este sentido, el 33% de los encuestados afirma que el uso de aplicaciones móviles ofrece un mayor ROI (retorno de la inversión, por sus siglas en inglés) para facilitar las conexiones entre asistentes. Sin embargo, el 35% de los organizadores ya percibe que la inteligencia artificial está cambiando las razones por las que las personas asisten a eventos, impulsando la búsqueda de autenticidad e interacción real.

El factor humano genera confianza

En cuanto a los elementos de cualquier operación MICE que generan mayor confianza, el estudio concluye que el factor humano es determinante. El 72% de los encuestados señala las conversaciones cara a cara como el principal generador de confianza, seguido de las experiencias compartidas entre asistentes (62%) y los momentos espontáneos de los ponentes (47%).

Encore y Boldpush subrayan que ninguno de los tres factores anteriores requiere grandes presupuestos, sino una programación y un diseño de la experiencia orientados a favorecer esas conexiones.

En este sentido, el informe recomienda alejarse de las ponencias excesivamente guionizadas y apostar por formatos más auténticos, especialmente evitando las intervenciones grabadas o demasiado ensayadas.

Otras noticias relacionadas:

EL IMPACTO DE LOS EVENTOS DEPENDE DE LA PERCEPCIÓN Y NO DE LA REALIDAD

Según explicó Bogdan Manta, especialista en neurociencia organizativa, en el EMEC MPI, “somos la herramienta perfecta para crear eventos memorables y sin embargo los prolongamos hasta tarde y realizamos tantas actividades sociales que la gente no descansa lo suficiente, lo que altera la huella de los mismos”.

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Guía MICE de Sostenibilidad

Esta publicación, descargable desde esmadrid.com/mcb, aborda la sostenibilidad desde la perspectiva ecológica, económica y social. La guía parte del análisis de los diferentes actores implicados en la organización del evento, con información práctica sobre la aplicación de los ODS en cada uno de los casos.

Herramienta online PLUS, Legacy with US

En 2021, Madrid Convention Bureau puso en marcha la primera herramienta digital de gestión integral de la sostenibilidad y el legado: PLUS, Legacy with US.

Esta herramienta permite la generación de informes de sostenibilidad específicos, con recomendaciones para minimizar el impacto ambiental y social de cada reunión y calcular, a posteriori, la huella de carbono generada.

Una de las últimas incorporaciones, en relación con la huella de carbono, es la clasificación que esta puede hacer en función del alcance de las emisiones (emisiones directas, indirectas y en la cadena de suministro).

Legado e impacto positivo

Entre los objetivos de Madrid Convention Bureau está también apoyar a las asociaciones y entidades privadas que quieran que su reunión o evento contribuya a generar un cambio beneficioso para la ciudad.

Con esta finalidad, el nuevo Directorio de Entidades Sociales, que cataloga numerosas entidades madrileñas del sector terciario, permite conocer las múltiples acciones de impacto positivo que incorporarán en los programas de cualquier reunión o evento. Este directorio está incluido en la plataforma PLUS, Legacy with US y en esmadrid.com/mcb, tanto en inglés como en español.

Son muchas las posibilidades que ofrece Madrid para acoger cualquier tipo de evento de una forma sostenible, conscientes de que todos juntos construimos un futuro más verde. Para Madrid, para el planeta.

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Global MICE Forums planea una nueva etapa en 2025 caracterizada por el crecimiento y la diversificación de formatos y servicios. A los eventos presenciales de networking que la empresa comenzó a organizar hace más de once años, se sumarán otras experiencias para dar visibilidad a la oferta MICE. 

• Showcase presencial: se trata de una experiencia en Madrid o Barcelona en la que reunir a una selección reducida de destinos, o perfil específico de proveedores, en un espacio donde encontrarse con hosted buyers con intereses predefinidos.
• Mediterranean Cruise: fórum itinerante en algunas de las principales capitales mediterráneas para conectar la oferta MICE de los destinos compradores europeos.

A los nuevos formatos se añaden servicios no asociados a los encuentros presenciales:

• Plan Awareness: programa de posicionamiento de marca para ampliar la visibilidad de la oferta más allá de los Global MICE Forums.
• MgM (Member get Member): nuevos descuentos para todos los asistentes que contribuyan a difundir e impulsar los Global MICE Forums.
• GMF Academy: una plataforma para potenciar habilidades comerciales con formación presencial y online.

La agenda completa de encuentros organizada en 2025 y una introducción a los nuevos servicios y formatos se puede encontrar en el siguiente link. 

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Esta iniciativa se ha desarrollado para teléfonos móviles y consiste en formar grupos de colores y asignar actividades diseñadas para fomentar la interacción orgánicamente. Los organizadores pueden personalizar las experiencias según las necesidades y objetivos del encuentro.

Para conectar, es necesario acceder mediante un código QR o a través de la aplicación móvil específica del evento, ya que MIXME se puede integrar en ella. Los participantes se entremezclan al ritmo de la música, siguiendo las instrucciones y dinámicas del conductor, hasta que para la misma y se forman grupos por colores, que deben comenzar la interacción hablando de un tema que aparece en pantalla. Después se repite la secuencia cambiando de compañeros, por lo que es posible crear vínculos entre todos los participantes.

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