Un evento o convención de éxito, o un programa de incentivo memorable, no se consiguen sin un buen trabajo de equipo. Y no se trata sólo del equipo que facilitará estos servicios. Es esencial que clientes y proveedores se entiendan y trabajen al unísono ya que ambos comparten un objetivo. Pero no siempre se trata de una relación exenta de problemas.

Malentendidos y sorpresas de última hora derivan en frustraciones, y la relación que suele comenzar llena de optimismo se convierte en una pesadilla condenada al divorcio con dos causas claras que a veces se combinan: los clientes no saben transmitir qué necesitan o el proveedor no logra entenderlo y, en consecuencia, ofrecerlo.

Ajustarse al presupuesto

Para los clientes, ceñirse al presupuesto asignado es esencial a la hora de formalizar cualquier relación, ya que sus gastos suelen estar sometidos a un escrutinio cada vez más exhaustivo y tienen que demostrar el ineludible retorno en la inversión. Si bien puede haber algún imprevisto, necesitan tener una idea lo más exacta posible del coste total y no encontrarse con sorpresas que no sólo dejarán un mal sabor de boca sino que probablemente provocarán que no se vuelva a contactar con el proveedor en cuestión. Por eso las empresas contratantes esperan total transparencia y honestidad por parte de sus suministradores, no solamente con respecto a los costes sino con cualquier otro aspecto, desde el progre so del proyecto a cambios en el personal. También valoran la anticipación de potenciales problemas para de este modo tener preparadas soluciones, así como proactividad y sugerencias basadas en su conocimiento del mercado.

Gestión automatizada

Aunque cada vez más empresas recurren a herramientas de gestión que automatizan la relación con sus proveedores, controlan costes, gestionan riesgos o incluso garantizan el cumplimiento de la política de responsabilidad social corporativa de la compañía… algo tan impersonal como un software no garantiza el éxito. Lo que sí suele estar detrás es la confianza que se consigue con una buena comunicación y eso sólo se puede hacer, de momento, entre personas.

Conseguir esa total confianza que conlleve el delegar la gestión que conducirá a la realización del evento no es fácil, pero tampoco imposible. Algunos clientes pueden tener muy claro qué quieren y no por eso hacerse entender o dejar trabajar a un buen proveedor. Con profesionalidad, y un poco de buena voluntad y esfuerzo por parte de todos, se pueden forjar relaciones duraderas, en las que los dos salgan ganando.

Para este tema hemos entrevistado a

Laura González Supervisora de Finanzas y Contabilidad en Samsung (España)
“El proveedor debe confiar al 100% en nosotros como clientes”

Sam Toms Gerente de Eventos, Mortgage Advice Bureau (Reino Unido)
“El proveedor debe contestar, sobre todo cuando se comunica por e-mail”

Carolina Martín Directora de la Unidad de Estética Médica de Allergan (España)
 “El principal desafío es encontrar al proveedor que pase de bueno a muy bueno”

Elizabeth Ferrás Responsable de Comunicación Institucional de Agesic (Uruguay)
“El principal reto es conseguir que se establezca una relación de confianza”

Natalie Femat Especialista en Marketing – Latinoamérica Norte en Thermo Fisher Scientific
“Lo que más valoro es que se me informe cuando surgen incidencias”

Andrés Ibáñez Travel Manager de Maxam (España)
 “Lo que más valoro es la calidad, la flexibilidad y el precio”

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