Esta edición de lanzamiento está disponible gratuitamente en revistacongresos.com/congresos1espana/

Cada número trata en profundidad un tema de actualidad que en este caso es Experiencias congresuales en el metaverso ¿un futuro ineludible?. Y es que el metaverso se refiere a una realidad no tan lejana en la que el mundo presencial tendrá una réplica en el entorno virtual. El sector de los congresos se enfrenta a limitaciones que obligan a muchos asistentes a ser más selectivos a la hora de elegir en qué convocatorias participan, por lo que intentamos responder a la pregunta ¿se encuentra el sector ante la posibilidad de multiplicar acciones sin que la asistencia a los congresos presenciales se resienta? Rafael Vidal, cardiólogo en el Complexo Hospitalario Universitario de A Coruña, aporta su visión como participante.07

Otro de los puntos fuertes de la nueva publicación son las entrevistas. Todos los puntos de vista del universo congresual están representados. Por parte de la industria, Philippe Guisset, Director Comercial y de Marketing de Grunnental Meds en España e Italia, aporta su visión sobre qué necesitan los patrocinadores para que un congreso despierte su interés. Vincent Laudun,Responsable de Congresos en la Asociación Europea de Osteointegración (EAO) y Ricardo Burón, Director General de la Sociedad Española de Patología Digestiva (SEPD), comparten sus impresiones sobre los nuevos retos a los que se enfrentan, mientras que Xavier Esteve, Director de Proyectos y Relaciones Externas de la Sociedad Española de Medicina de Familia y Comunitaria (SEMFYC), explica las vías de financiación por las que apuesta su sociedad. Desde el segmento profesional, Montse Martínez, Directora General Comercial de FACONAUTO, ratifica la vinculación entre determinadas sedes y congresos de referencia a nivel nacional. La visión del organizador llega de la mano de David Abreu, Director de PAP Congresos.

Dos casos de éxito permiten descubrir cómo poner en práctica dos intenciones que no siempre son fáciles de concretar: la de generar un legado tangible en un destino, e incrementar el impacto de un congreso mediante el uso de redes sociales.

Cada edición describe la oferta de un destino: Sevilla protagoniza este primer número por la gran variedad de espacios singulares y nuevos hoteles que ofrece.

CONGRESOS también se hace eco de los últimos informes de asociaciones de referencia, en este caso de ICCA (International Congress & Conventions Association) y AFE (Asociación de Ferias Españolas).

La revista CONGRESOS tiene carácter semestral. En el mes de noviembre verá la luz la versión Latinoamérica.

www.revistacongresos.com

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Además, mientras navegan por QVerse, los pasajeros encontrarán las tarifas más competitivas de la aerolínea para los próximos seis meses, y podrán disfrutar de hasta un 10% de descuento en la reserva de vuelos en clase premium o turista a más de 160 destinos en todo el mundo.

En la visita virtual a las cabinas del avión, los usuarios pueden explorar desde las características de los asientos a los menús de las clases business y turista. La experiencia virtual se ha ampliado para incluir la nueva clase business suite y la clase turista en el Boeing 787-9, así como la Qsuite y la cabina turista en el Airbus A350-1000. Los usuarios pueden asimismo explorar las salas VIP del Aeropuerto Internacional de Hamad en Doha. La experiencia está disponible en más de diez idiomas, incluyendo el español.

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El programa educativo Knowledge Programme se enfocará en el tema principal del evento de este año: la importancia de la creación de cultura en la adaptación del sector al nuevo entorno laboral pospandemia. Incluirá sesiones sobre temas relacionados con los negocios, carreras profesionales, conexiones, marcas y experiencias.

Entre los ponentes destacados se encuentra el futurista Igor Beuker, que ofrecerá sus ideas sobre cómo serán los eventos en 2030 y, junto con Anick Beaulieu de C2 Montreal, hablará de cómo se puede modificar una cultura a través del entretenimiento corporativo. En otra sesión, Gareth Kelly de Salesforce mostrará cómo utilizan los eventos para conseguir mejores resultados y crear experiencias culturales para sus clientes. Finalmente, Despoina Zachariadou, experta en tecnología de realidad virtual y aumentada en Jack Morton Worldwide, considerará cómo el metaverso está cambiando ya comunicaciones y comportamientos, y las implicaciones que puede tener en el futuro de los eventos.

Bajo el título Tech for Good (tecnología para el bien), IBTM Accelerate ofrecerá tres días de sesiones, debates y entrevistas sobre el presente y el futuro en tecnología para eventos, con ponentes como el influencer Grant Dudson. Como en otros años, el día 28 de noviembre tendrán lugar los programas educativos para delegados de los sectores asociativo y corporativo: The Associations Leaders’ Forum y The Corporate Experiences Day. Y no faltará la presentación anual del informe de tendencias del sector, IBTM World Trends Watch Report, a cargo del consultor Alistair Turner de Eight PR.

Les esperamos en el stand D34.

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Bajo el tema “Pathways to Clarity” (caminos a la claridad), el enfoque de las sesiones educativas se reducirá de diez a cuatro temas: respeto por la gente y el planeta, innovación y creatividad, herramientas para el organizador de eventos y el futuro del sector. El programa, que incluirá más de 200 sesiones, comenzará el 10 de octubre con Smart Monday powered by MPI, incluyendo nuevamente foros dirigidos a los sectores corporativo y asociativo.

También regresará el evento She Means Business, dirigido a fomentar la igualdad y la inclusión en el sector, así como el People & Planet Village, un “campamento” dedicado a la sostenibilidad, la diversidad y el impacto social de los eventos, con la oportunidad de participar en actividades con la comunidad local. El Innovation Hub abordará retos como la gestión de la cadena de proveedores o la fluidez de precios. Otros temas que se tratarán en el salón incluyen desde el metaverso y las criptomonedas al desarrollo de habilidades de comunicación y creatividad para responder a las nuevas demandas del trabajo. Los detalles del programa se revelarán a partir del 1 de septiembre.

Entre los expositores internacionales que han confirmado su participación se encuentran grupos hoteleros como Accor, Hilton, IHG o Marriott International; además de destinos como Abu Dhabi, República Dominicana, Alemania o Nueva Zelanda, y una amplia representación de America del Norte y del Sur, incluyendo Chile y Uruguay.

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El sector MICE siempre ha apostado por la tecnología para hacer más eficientes los procesos asociados a los eventos y mejorar la experiencia de los asistentes. Las innovaciones se sucedían ya a gran velocidad antes de 2020, pero la llegada del Covid-19 hizo que en meses se avanzase lo que habría llevado años. La tecnología pasó de ser un añadido deseable a ser la clave para la supervivencia durante la pandemia.

Ante la imposibilidad de reunirse cara a cara, los encuentros y comunicaciones se trasladaron al entorno virtual y aún los más reticentes tuvieron que aprender y acostumbrarse. Los proveedores respondieron con más y mejores productos para una demanda creciente, ajustándolos según las necesidades.

Los organizadores pronto se dieron cuenta de las ventajas de celebrar eventos, ferias o convenciones online: mayor alcance, más contenido y posibles ahorros, además de un menor impacto en el medioambiente. También se vieron las deficiencias, sobre todo a la hora de conseguir el engagement de los participantes virtuales o de recrear el networking, algo tan esencial en eventos presenciales. A la llamada “fatiga virtual” se sumó una nostalgia creciente y un deseo cada vez mayor por volver a verse en persona.

La nueva realidad posCovid

La pandemia ha dejado lecciones importantes, sobre todo en cuanto a las oportunidades que ofrece la tecnología. Según el último informe IBTM World Trends Watch Report, si antes de la pandemia predominaba la búsqueda de experiencias, ahora vivimos en una nueva “economía de la experiencia virtual”, en la que se incorpora la tecnología en los eventos con el fin de mejorar el engagement y crear experiencias más personales, accesibles, sostenibles y con un impacto social positivo. Es lo que esperan las nuevas generaciones de nativos digitales. 

Por otro lado, el panorama laboral ha cambiado. Muchas empresas han reducido su plantilla y otros profesionales han decidido cambiar de sector. A la escasez de personal se suman los problemas en la cadena de suministros y el aumento de los precios a nivel global, factores a tener en cuenta a la hora de presupuestar y planificar un evento.

De eventos virtuales a estrategias híbridas

Pese a la recuperación de lo presencial, los eventos digitales siguen siendo una opción. Según un estudio de la consultora Research and Markets, el mercado global de eventos virtuales, estimado en 114,12 billones de dólares (109.000 millones de euros) en 2021, crecerá un promedio anual del 21,4%, hasta 2030.

Pero, tras la pandemia, son los eventos híbridos, es decir, aquellos que combinan elementos virtuales y presenciales, los que han cobrado mayor protagonismo. El 42% de los clientes encuestados por Global DMC Partners optaron por un evento híbrido en 2021, comparado con un 30% de eventos virtuales. 

Según la plataforma de estudios de mercado Markletic, el 34% de los organizadores de eventos espera invertir más en eventos híbridos en los próximos años. En general son las grandes empresas las que más apuestan por este formato: el 63% de compañías de entre 2.000 y 5.000 empleados y el 71% de las empresas con plantillas superiores a 5.000 personas.

Se intenta combinar los beneficios de los formatos virtuales y presenciales. Por un lado, con el acceso digital se puede acceder a un público más amplio en cualquier rincón del mundo, ofrecer un contenido más completo y disponible en cualquier momento, y hacer el evento más sostenible. Por otro lado, el formato presencial permite recuperar el networking y la serendipia, esos hallazgos inesperados y conversaciones casuales que a menudo generan beneficios, además de mejorar el engagement con el público.

No se trata de trasladar el contenido del evento presencial a un público virtual a través de streaming en directo o acceso on demand. Crear una comunidad que involucre a todos los participantes, virtuales y presenciales, es uno de los principales objetivos. Las plataformas de eventos híbridos son cada vez más sofisticadas y permiten la interacción de ambos públicos, con chats de grupo, encuestas, espacios de break out digitales o sesiones de preguntas y respuestas.

Pero el formato híbrido plantea retos. El 71,7% de los organizadores encuestados por Markletic apunta a la dificultad de conectar a los dos públicos, el virtual y el presencial, como el mayor reto. Encontrar la tecnología adecuada para garantizar una experiencia sin problemas (67%) y un venue que pueda acoger este formato (35%) son otras de las preocupaciones más destacadas. 

La combinación de elementos virtuales y presenciales puede crear confusión y entorpecer la experiencia. El 39% de los asistentes virtuales a un evento híbrido afirma no sentirse integrado en el mismo. Hay formas de evitar esta desconexión, por ejemplo, asegurándose de que el maestro de ceremonias se dirige desde el principio a ambos públicos y explica qué pueden hacer y cómo interactuar. Utilizar más de una cámara para mostrar diferentes ángulos del evento también favorece la integración. Y, aunque en un evento en vivo es fácil que haya retrasos, se debe recordar que el público online estará conectado a la hora establecida y necesita ser informado de lo que está pasando. En caso contrario, hay muchas posibilidades de que desconecte. 

Un evento híbrido es más costoso, tanto en tiempo como en dinero, ya que se trata de hacer dos eventos diferentes para que ambos formatos resulten exitosos. El 38% de los organizadores afirma que un evento híbrido conlleva mucho más tiempo de preparación que uno virtual o presencial.

Lo esencial es plantearse qué objetivo se desea alcanzar para decidir si el formato híbrido es la mejor opción. Si la prioridad es llegar a más público, puede ser ideal, pero para facilitar el networking y la colaboración, los encuentros presenciales siguen siendo los más efectivos.

En cualquier caso, no es imprescindible que los elementos virtuales y presenciales del evento sean simultáneos. En realidad, se trata de desarrollar una estrategia híbrida, más que eventos híbridos, de tal modo que los mensajes que se quieren comunicar lleguen por diferentes canales a un público más extenso y de la forma más efectiva posible.

Tendencias en tecnología para eventos

Tanto en eventos presenciales, como en digitales e híbridos, se siguen buscando nuevas formas de mejorar la experiencia de los asistentes a través de la tecnología. Estas son algunas de las tendencias más destacadas:

1. Interpretación simultánea en la nube

En los eventos virtuales aumenta considerablemente el número de participantes que asisten desde cualquier rincón del mundo y hablan diferentes idiomas, lo que puede dificultar la comprensión del contenido o hacer que se sientan excluidos. Para poner solución a este problema existen plataformas de interpretación simultánea remota que hacen que los eventos sean más inclusivos. Algunas, como Worldy, utilizan únicamente la inteligencia artificial para la traducción, mientras que otras como Kudo o Interprefy cuentan además con un equipo de intérpretes profesionales. 

Kudo lanzó Kudo Replay, una solución para traducir contenido grabado previamente. Plataformas como Zoom o Microsoft Teams también incorporan este tipo de herramientas.

En España, Momento Solutions es una nueva plataforma de eventos híbridos y virtuales que incorpora una herramienta de traducción en tiempo real. Se aplica no solo al contenido de las presentaciones, sino también al chat. Se puede utilizar igualmente en eventos físicos, escaneando un código QR para escuchar la ponencia en el idioma deseado.

2. Streaming

Los organizadores de eventos exigen cada vez más que la sede cuente con la tecnología necesaria para hacer una retransmisión en directo de alta calidad que permita ampliar el alcance. Las plataformas de streaming son cada vez más avanzadas, permitiendo sincronizar diferentes ubicaciones con el evento presencial y combinar elementos grabados con antelación y en directo.

Simulive permite grabar la acción y retransmitirla como si fuese en directo, en el horario más conveniente. Además de una mayor calidad de retransmisión, se mantienen elementos interactivos e incluso se puede añadir contenido exclusivo para cada ubicación, con un presentador local.

3. Contenido on demand

El contenido es clave para captar la atención del público, tanto en eventos virtuales como presenciales, y la oferta de contenido exclusivo en uno u otro formato sirve para diferenciar ambos eventos y justificar la presencia en uno u otro. 

Para los asistentes que no pueden asistir a un evento en vivo, el acceso a contenido digital a la demanda, disponible cuando resulte más conveniente, es esencial. Pero se exige cada vez más que este contenido sea relevante, de calidad y breve.

4. Hologramas

El uso de hologramas no es nuevo, pero la calidad de estas proyecciones tridimensionales es cada vez mejor. Su inclusión en los eventos permite una interacción extraordinaria. La tecnología de Proto Hologram permite “teletransportar” a cualquier persona a miles de kilómetros de distancia. Ésta es grabada desde su casa u oficina sobre un fondo blanco y aparece en la caja Proto Epic del receptor como un holograma a tamaño real que interactúa con el público como si estuviera allí presente. Proto M es una nueva versión portátil que se puede colocar sobre una mesa o mostrador.

5. Códigos QR

La pandemia ha generalizado el uso de códigos QR en cualquier ámbito de la vida cotidiana. También en los eventos se recurre cada vez más a esta tecnología como una forma sencilla de ofrecer más contenido o experiencias a los asistentes, acceso a mapas, o incluso como sustituto de las tradicionales tarjetas de visita.

En la actualidad, la mayoría de smartphones incorporan un lector de QR, lo que facilita el acceso a esta información sin necesidad de descargar ninguna aplicación. El uso de códigos QR agiliza asimismo el registro de los invitados, que se realiza de forma contactless, más rápida y segura.

6. Redes sociales de audio

Clubhouse es una red social solo de audio que permite a los usuarios unirse a la conversación de un grupo o ser el anfitrión de otra. Originalmente era necesario recibir una invitación para acceder, lo que le dio un carácter de club exclusivo. Aunque ahora el acceso es abierto y han surgido otros salones de conversación como Twitter Spaces, Spotify Greenroom y Live Audio Rooms de Facebook, sigue siendo la más demandada.

Se puede aplicar en eventos para crear debates en grupos reducidos o charlas informales con personajes destacados. Es un  modo de involucrar a las audiencias remotas. Su atractivo radica en que se trata de un contenido efímero, que no se graba, lo que genera el llamado FOMO (fear of missing out o miedo a perderse algo especial), incitando a la gente a participar.

7. Analítica de datos, inteligencia artificial y machine learning

La recopilación y, sobre todo, el análisis de los datos de los asistentes, su perfil y comportamiento, es esencial para ofrecerles una experiencia más personalizada, un contenido más relevante y mejorar el engagement.  Cada vez se recoge más información, tanto antes como durante el evento, por ejemplo utilizando tecnología que recurre a la frecuencia de radio (RFID, por sus siglas en inglés) en acreditaciones o wearables para el seguimiento de los asistentes. 

Para analizar estos datos en tiempo real se recurre a la inteligencia artificial. En concreto, el machine learning –o aprendizaje automático– se usa para predecir el comportamiento de los asistentes y hacerles recomendaciones afines a sus preferencias. En el registro, el delegado recibe sugerencias sobre otros asistentes con perfil similar con quienes conectar y compartir ideas, así como con proveedores, contenidos o ponencias que le pueden interesar. También se analizan las interacciones con otros asistentes o expositores para futuras recomendaciones. 

Por otro lado, la inteligencia artificial se sigue utilizando en chatbots o la app del evento para resolver consultas, o incluso robots que interactúan con los asistentes a los eventos presenciales.

8. Reconocimiento facial

Otra forma de recopilar información sobre los asistentes recurre a la tecnología de reconocimiento facial. Además de agilizar el registro, el análisis del rostro permite seguir la trayectoria de los asistentes y captar sus emociones y reacciones en tiempo real (para saber por ejemplo si una ponencia gustó o aburrió).

La Smart Camera de Zenus AI registra y analiza los rasgos faciales de los participantes y mide su perfil, llegando a defiir aspectos como sexo, edad y estado de ánimo sin necesidad de que las personas hagan nada, con un 95% de precisión. También registra los movimientos para crear mapas de calor y ver qué espacios están teniendo más frecuentación.

9. Sostenibilidad

El uso de herramientas digitales puede ser considerado como una forma de reducir la huella de carbono de cualquier operación. La tecnología se usa también para medir el impacto medioambiental y poder tomar medidas para reducirlo. En marzo de este año, una organización británica sin ánimo de lucro creada para promover la sostenibilidad en las operaciones MICE lanzó la plataforma TRACE by isla. 

Mide en tiempo real las emisiones de carbono y desperdicios generados en los eventos, independientemente de que sean presenciales, híbridos o digitales, presentando los resultados en un panel de control con gráficos. La propia plataforma emite recomendaciones para reducir el impacto.

10. Realidad virtual y aumentada

Ya antes de la pandemia, las tecnologías de realidad aumentada y realidad virtual se iban incorporando cada vez más. En ferias, la realidad aumentada se utiliza para guiar a los asistentes por un mapa virtual y ofrecerles una información que se puede ver fácilmente con solo apuntar con el móvil. También se pueden crear juegos basados en realidad aumentada para mejorar el engagement del público.

La realidad virtual es una de las tecnologías que más está avanzando, con dispositivos de alta resolución cada vez más sofisticados, cómodos y fáciles de usar como las gafas HoloLens de Microsoft u Oculus de Facebook. En los eventos se aplica para ofrecer experiencias inmersivas.

Esta tecnología es también la llave para adentrarse en el “metaverso”, ese mundo virtual cuyas posibilidades empiezan ya a explorarse en la industria MICE.

¿Un futuro en el “metaverso”?

Es la pregunta del millón: ¿es el metaverso el futuro de los eventos o es puro hype? Marcas como Nike han abierto tiendas en el metaverso, se han celebrado conciertos o desfiles de moda, y aerolíneas como Qatar Airways, Emirates y Vueling, o la cadena hotelera RIU, ya ofrecen experiencias inmersivas en este mundo virtual como un recorrido por el hotel o la cabina del avión, además de ofrecer la posibilidad de hacer reservas.

Microsoft y Meta han creado espacios de trabajo virtuales donde mantener reuniones y colaborar con compañeros de trabajo de manera remota a través de avatares. El metaverso también genera oportunidades para la gamificación. Como muchas otras tecnologías, su uso dependerá del tipo de evento y el objetivo que se quiera alcanzar.

Es pronto para saber si el metaverso calará realmente en el universo MICE y de qué forma. Sin duda, la tecnología de realidad virtual seguirá evolucionando y los dispositivos serán cada vez más accesibles, facilitando el acceso al metaverso. Por ahora, lo mejor que pueden hacer los organizadores es empezar a experimentar con esta tecnología y formar su propia opinión.  Los expertos coinciden en que el metaverso puede mejorar la experiencia de los asistentes, pero no reemplazará a los eventos en vivo. 

Para este tema hemos entrevistado a

Adam Parry Cofundador de Event Tech Live
“La mayor transformación se producirá en el día a día de muchas organizaciones que todavía utilizan procesos manuales y anticuados”

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La visita virtual incluye juegos y sorpresas con las que interactuar, abriendo o clicando en diferentes objetos. También se incorporan elementos reales como el recepcionista Michael, que atiende a los huéspedes tanto en persona como en el “metaverso”. Asimismo, desde la terraza Rooftop 360 se ven imágenes reales de Madrid. La reproducción del edificio contiene detalles fidedignos, minuciosamente recreados a partir de los planos de la reforma del icónico edificio.

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QVerse utiliza la tecnología Unreal de Epic Games, la herramienta de creación 3D en tiempo real más avanzada del mundo, junto con la aplicación MetaHuman Creator que permite crear modelos humanos en 3D con gran nivel de fidelidad. Guiados por el avatar Sama, los viajeros pueden hacer un recorrido virtual por la zona de facturación Premium del Aeropuerto Internacional de Hamad en Doha, así como en el interior de las cabinas del avión, tanto en clase business como en turista.

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Estas innovaciones tecnológicas se suman a otros avances ya implementados por la compañía, como el uso de realidad virtual en su sitio web y su app para ofrecer una visión inmersiva de 360 grados en 3D del interior de los aviones. Los clientes pueden vivir experiencias interactivas de forma virtual, como tomar objetos en el Onboard Lounge, abrir la ducha del Spa o incluso explorar la cabina de mando.

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El experto en ciberseguridad Juan Carlos García, de Sofistic Cybersecurity, destacó algunas recomendaciones básicas para garantizar la seguridad de los eventos virtuales, como usar una plataforma que disponga de sala de espera para poder verificar a los participantes, y permitir su acceso mediante la combinación de un enlace y una contraseña, preferiblemente enviados por canales diferentes.

Con la rápida evolución del metaverso se prevé también el aumento del cibercrimen, sobre todo el robo y suplantación de identidad, el fraude y el espionaje entre empresas. Es importante tener cuidado con la información que se facilita y proteger el contenido que se cree, por ejemplo a través de NFT (Token No Fungible), certificados de propiedad asociados a activos digitales.

La sesión contó también con la participación de Helena Más, CEO y fundadora de Whoduniter, quien habló de la necesidad de adaptar la gamificación al entorno online, por ejemplo reduciendo el tamaño de los grupos y la duración de los juegos, y la importancia de elegir la plataforma adecuada para facilitar la interacción. Destacó que la gamificación ayuda a unir a los equipos, sobre todo cuando se trata de equipos remotos o nuevos miembros, permitiéndoles compartir una experiencia memorable, en la que se combina el divertimento y la formación.

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La creación de entornos virtuales en los que las personas interactúan como íconos o avatares es algo que se puede incorporar en los eventos como una forma de facilitar las conexiones sociales y la expresividad. La sostenibilidad es también una de los aspectos más importantes, pero el público busca productos y servicios que sean también fáciles de usar. Por último, David Mattin destacó que vivimos en medio de una “revolución de transparencia”, en un mundo más conectado y transparente en el que los valores de una empresa son su carta de presentación, por lo que conviene adoptar una cultura interna basada en la sinceridad.

La plataforma IMEX Buzzhub ofrece oportunidades para el intercambio de ideas y debates mensuales sobre temas de interés para los profesionales del MICE, complementando al salón internacional. IMEX America se celebrará en Las Vegas del 9 al 11 de noviembre, y contará con el Grupo PUNTO MICE como media partner. 

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