El informe destaca otras tendencias como la búsqueda de espacios flexibles que permitan asimismo jugar con diferentes formatos, por ejemplo, creando zonas de networking o de asientos informales dentro de un clásico salón. La pandemia ha dejado también su legado y el 41% de los entrevistados busca venues con más espacio para que los delegados estén más distanciados, mientras que para el 33% contar con espacios al aire libre es esencial.

La tecnología sigue siendo clave y los meeting planners buscan venues que dispongan de la capacidad técnica para facilitar la participación virtual y el streaming del evento, así como buena ciberseguridad. Por último, la sostenibilidad y la responsabilidad social son también aspectos que continúan creciendo en importancia a la hora de elegir el espacio para un evento.

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El informe muestra que la recuperación es mayor en venues residenciales, sobre todo en Europa, donde cerca del 25% de los hoteles encuestados han superado ya el volumen de eventos prepandemia. Destaca también la nueva tendencia a incorporar elementos híbridos en los eventos presenciales a última hora, principalmente para conectar con ponentes de forma remota, o por problemas de desplazamiento de los asistentes, sobre todo en el continente americano.

La importancia dada a la sostenibilidad sigue creciendo, aunque más en Europa que en las Américas. Los meeting planners europeos son tres veces más propensos a elegir sedes por sus credenciales de responsabilidad social o políticas medioambientales. Asimismo, el 21% de los venues en este continente ha recibido ya peticiones de clientes que exigen medir la huella de carbono de sus eventos, comparado con solo el 6% en América.

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El estudio recoge tendencias como la automatización de las ventas a través de las plataformas de reserva online y la preferencia por eventos más pequeños y de carácter regional, para reducir tanto el coste como el tiempo de los desplazamientos. Se confirma la preferencia por los eventos presenciales, formato elegido para un 80% de los encuentros previstos en la segunda mitad de 2022.

La búsqueda de un mayor engagement con el público, una mayor personalización de los contenidos y más oportunidades de networking son otros de los aspectos destacados en esta recuperación del sector.

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Según el estudio, los ingresos por eventos este año serán solo un 8% menor que en 2019 a nivel global, comparado con la caída del 45% en 2021. Los venues vuelven a invertir en mejoras, sobre todo la ampliación de espacios para reuniones, también más en Europa, donde el 96% de los encuestados afirma que su presupuesto será igual o mayor que en 2019, comparado con el 72% en el continente americano.

La preocupación por la sostenibilidad de los eventos continúa aumentando, sobre todo en Europa, donde el 52% de los encuestados afirma que más clientes solicitan ver sus credenciales medioambientales y de responsabilidad social, comparado con el 46% a nivel global y el 45% en América. En particular, más de la mitad de los venues ahora cuenta con programas para donar el exceso de comida de eventos a la comunidad local, comparado con solo el 23% en 2020.

El estudio confirma la preferencia por volver a los encuentros cara a cara y la disminución de los elementos virtuales. Solo el 19% de los encuestados este año, comparado con el 30% en 2021, afirma que más del 90% de sus eventos incluye acceso virtual.

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Según el informe, el 84 % de los ejecutivos encuestados afirman ver una mayor productividad del equipo cuando sus empleados se reúnen en persona. La pandemia ha puesto en valor diferentes factores al considerar asistir a una reunión en persona, como son la interacción humana, la expansión de su red de contactos, la programación y el coste por asistir. Testimonios de los encuestados mencionan la creación de equipos, la capacitación y la resolución de problemas como las principales razones para unir a las personas. El informe muestra que el 78 % de los participantes en la encuesta planea asistir a la misma cantidad de reuniones en persona o incluso más que antes de la pandemia.

El estudio identifica cuatro factores que los organizadores de reuniones buscan en las operaciones MICE: más colaboración entre los participantes, alta calidad de la tecnología, los lugares para recomendar nuevas ideas innovadoras, y que, al final los clientes buscan lugares que compartan los mismos valores que sus propias corporaciones.

Las acciones éticas y ambientales que se han convertido en necesidades de los planificadores de operaciones MICE para el futuro. Los factores de salud y bienestar también son cada vez más importantes, destacando la posibilidad de que los asistentes se reúnan al aire libre para caminar y hablar.

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El libro blanco Meeting Room of the Future recoge entrevistas con 180 buyers de todo el mundo para identificar las nuevas tendencias en la organización de reuniones.

Concluye que los asistentes a reuniones buscan cada vez más una experiencia personal memorable, que deje más tiempo para la colaboración, el intercambio de ideas creativas y el networking. Asimismo, destaca el papel de la tecnología interactiva para dar un caracter más flexible al contenido y estilo de las presentaciones.

Según IACC, existe también un mayor interés por reuniones al aire libre y muchas sedes están invirtiendo en la mejora de sus espacios exteriores para ofrecer algo único y diferente a sus clientes.

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