La presencia latinoamericana será mayor este año con el debut de Panamá y Perú como expositores. Otros destinos como Estocolmo o la ciudad estadounidense de Anchorage, en Alaska, así como el grupo hotelero Millennium Hotels and Resorts y varios proveedores tecnológicos estarán también presentes por primera vez.

Citas personalizadas

Los compradores tendrán mayor control sobre su agenda gracias a un nuevo sistema de citas en el que podrán reservar directamente con los expositores de su interés y ver las franjas horarias prioritarias. También tendrán beneficios adicionales como acceso a The Lounge, un área tranquila donde trabajar, reunirse o hacer nuevos contactos, además de poder disfrutar del programa de ponencias y eventos de networking.

Se mantienen por otra parte los beneficios para hosted buyers, incluyendo una agenda personalizada de reuniones preestablecidas según su perfil y preferencias, con la posibilidad de solicitar citas adicionales directamente a los proveedores. También recibirán contribuciones de cara al coste de sus vuelos, transfers y alojamiento.

Avance del programa

Exceptional Experiences, un programa especial de talleres y debates dirigido a los responsables de marketing y eventos en empresas, volverá a IBTM World este año tras el éxito de su lanzamiento en 2024. También repiten presencia The Future Stage, escenario donde se explorarán las últimas tendencias y herramientas en el sector MICE, y el Hotel Pavilion, espacio dedicado a hoteles independientes.

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La inflación sigue siendo la mayor preocupación para el 38% de los organizadores encuestados en el estudio “Cvent Planner Sourcing Report: Europe Edition October 2023”. El 77% estima que el coste de un evento de iguales dimensiones y complejidad será un 20% mayor en 2024, comparado con este año. La gran mayoría (85%) de los encuestados han incorporado un plan de contingencia en sus presupuestos para 2024.

Entre los principales retos para los organizadores, el informe destaca la respuesta lenta de venues y hoteles por falta de personal cualificado (30%), seguido de la experiencia de los asistentes (25%) y la disponibilidad de alojamiento (24%). Exigen términos más flexibles en los contratos, propuestas personalizadas y transparencia en los procesos. También esperan cada vez más que los venues ofrezcan herramientas digitales para una visualización previa del evento, como diagramas online o tours inmersivos en 3D. El 32% pide información sobre la sostenibilidad del hotel o venue a la hora de buscar sede para su evento.

El 61% de los encuestados afirma que al menos la mitad de sus eventos serán en destinos domésticos. Europa occidental sigue siendo la región preferida, pero aumenta el interés en países de Europa del Este (considerados por el 26% de los profesionales), así como Escandinavia (19%). El 42% está buscando destinos en Latinoamérica, Asia, Oriente Medio o África. El interés por venues singulares es cada vez mayor y el 48% de los planners encuestados está buscando espacios en cines, bares y campos de golf, entre otros.

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El informe destaca otras tendencias como la búsqueda de espacios flexibles que permitan asimismo jugar con diferentes formatos, por ejemplo, creando zonas de networking o de asientos informales dentro de un clásico salón. La pandemia ha dejado también su legado y el 41% de los entrevistados busca venues con más espacio para que los delegados estén más distanciados, mientras que para el 33% contar con espacios al aire libre es esencial.

La tecnología sigue siendo clave y los meeting planners buscan venues que dispongan de la capacidad técnica para facilitar la participación virtual y el streaming del evento, así como buena ciberseguridad. Por último, la sostenibilidad y la responsabilidad social son también aspectos que continúan creciendo en importancia a la hora de elegir el espacio para un evento.

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Con solo introducir los detalles del evento, los meeting planners pueden ver la disponibilidad de espacios en tiempo real y la mejor tarifa disponible, y hacer una inspección virtual con imágenes de 360 grados antes de hacer su reserva y el pago de forma segura online, recibiendo una confirmación instantánea. La plataforma también permite organizar paquetes a medida, incluyendo el alquiler de equipo audiovisual u otros requisitos adicionales.

La tecnología para reservar espacios para eventos online está cada vez más generalizada en el sector hotelero. Wyndham Hotels & Resorts acaba de firmar un acuerdo con Groups360 para implementar la solución Groupsync para reservas MICE en sus hoteles, y en enero lo hizo la cadena Marriott International. Otros grandes grupos hoteleros como Accor, IHG y Hilton utilizan ya esta plataforma.

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El estudio Cvent Planner Sourcing Report: Europe Edition destaca la importancia de que los hoteles y venues ofrezcan online un amplio contenido de cara a los contratantes y organizadores de operaciones MICE, con planos interactivos y detalles de sus espacios para eventos. De este modo pueden facilitar la búsqueda a quienes tienen que a menudo combinar elementos virtuales, híbridos y presenciales para preparar sus programas. Para el 44% de los encuestados, este es el factor que más influye a la hora de decidir si se concreta una petición de propuesta, seguido de los testimonios de otros profesionales (40%) y la disponibilidad de imágenes y vídeos (40%).

Una de las tendencias destacadas en el informe es la preferencia por sedes especializadas en la realización de eventos, incluyendo centros de congresos, galerías de arte y venues históricos o académicos, por encima de la opción de espacios en hoteles, según afirma el 78% de los encuestados (y el 80% en España). La protección de la salud de los asistentes continúa siendo prioritaria, y el 38% de los entrevistados no reservaría un local si considera que no se han implementado las precauciones sanitarias adecuadas.

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La nueva herramienta ofrece videos de la ciudad y la región con diferentes puntos de interacción que permiten personalizar la visualización. Los profesionales del MICE pueden acceder a la información que necesitan en ese momento o guardar contenido de interés para más tarde, y conectar directamente con representantes del Melbourne Convention Bureau o proveedores locales.

Los profesionales que quieran organizar un evento en la capital del estado australiano de Victoria cuentan ya con otras herramientas digitales de planificación, incluyendo visitas virtuales al destino y diferentes venues y plataformas de cotización digital, entre otros.

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El estudio analiza el volumen de solicitudes de propuesta (RFP por sus siglas en inglés) registradas, así como las reservas para grupos en hoteles. Muestra un mayor aumento (25%) en los eventos reservados con un plazo máximo de doce meses, mientras que se hacen menos planes a largo plazo. Las reservas hoteleras para grupos crecieron sobre todo en las regiones de Oriente Medio, África y Asia Pacífico, mientras que Europa Central y del Este vio el mayor incremento en RFPs. Por países, el mayor aumento de solicitudes se vio en Arabia Saudita, seguido de México y Estados Unidos.

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Desde MPI México queremos reforzar la difusión de la cadena de valor y los grandes atractivos de México, incluyendo metrópolis, ciudades coloniales y playas paradisiacas dentro de una oferta integral. MPI México también tiene la finalidad de sumar países y destinos internacionales aliados que muestren su oferta renovada.

Esta iniciativa se trabaja día a día tanto en la membresía como en la industria en general a través de la oferta de formación que ofrece la asociación y las herramientas de difusión de las que disponemos como las redes sociales, el canal MPI TV Hispano, la revista digital, las newsletters o las alianzas con medios especializados.

Antes de la pandemia, muchos de nuestros destinos ya eran conocidos a escala mundial por su excelencia y profesionalismo. Sin embargo, debemos continuar con la profesionalización del sector en favor de una industria capacitada, certificada y unida.

Si bien esta pandemia nos llevó a adaptarnos a la tecnología y que mantendremos la modalidad híbrida, es fundamental retomar los eventos presenciales. Por eso MPI México desarrollará una campaña bajo el nombre “Volver a reunirnos para crecer”, con la finalidad es sumar esfuerzos que nos permitan levantar la voz como industria y generar mayor resonancia en esta reactivación que se está produciendo. Invitamos al sector a sumarse para continuar creciendo juntos.

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La colección incluye inicialmente ocho propiedades en destinos populares para eventos y reuniones en Estados Unidos, pero la cadena espera ampliarla en el futuro. Los hoteles incluidos son: Wyndham Grand Clearwater Beach, Wyndham Grand Orlando Resort Bonnet Creek y Wyndham Orlando Resort International Drive en Florida; Wyndham Grand Rio Mar Puerto Rico Golf and Beach Resort en Puerto Rico; Wyndham Grand Pittsburgh Downtown en Pennsylvania; Galt House Hotel, Trademark Collection by Wyndham en Kentucky; Silverado Resort and Spa, A Dolce by Wyndham en California; y Cheyenne Mountain Resort, A Dolce by Wyndham, en Colorado.

Los meeting planners podrán obtener hasta 50.000 puntos Wyndham por reunión, canjeables por estancias o descuentos en otras propiedades de la cadena, cuando reserven dos o más eventos en hoteles participantes, bien simultáneamente o en un plazo de 30 días. Además, obtendrán un descuento del 5% en el total cuando contraten varios encuentros, y flexibilidad para permitir hasta un 30% de caída en la reserva original.

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La encuesta apunta a los principales cambios que los organizadores buscan en los eventos presenciales, comparado con antes de la pandemia, como mayores protocolos sanitarios (45%) y más espacio al aire libre (40%). El 71% de los meeting planners está buscando sedes en su propio país, mientras que el 59% extiende la búsqueda también al extranjero. En este caso, la mayor dificultad es poder hacer una inspección del venue en persona, por lo que necesitan herramientas como tours virtuales o tecnología 3D para visualizar los espacios. El 31% declara que las inspecciones virtuales son el principal factor que influirá en su decisión para reservar un evento presencial.

Casi la mitad de los encuestados (46%) están organizando también eventos híbridos. En este caso, lo que más buscan a la hora de elegir un venue es que tenga disponibilidad de platós y espacios de reuniones habilitados para este formato (30%) y que cuente con expertos en tecnología y producción (29%). Su mayor preocupación es el diseño y configuración de la sala (44%), seguido de la conectividad (43%) y cómo atraer a asistentes en persona (43%)

El informe revela también la confianza de los propios organizadores en su habilidad para organizar un evento híbrido. El 40% se declara extremadamente confiado, otorgándose una calificación de entre 8 y 10 puntos, mientras que solo un 2% se valora por debajo de 4 puntos.

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