Alrededor de un 60% de los encuestados han podido realizar algún tipo de evento en los últimos seis meses, pese a la crisis sanitaria. De estos, la gran mayoría (90%) ha recurrido al formato híbrido con plató, pero sin público, mientras que el 40% ha optado por eventos totalmente virtuales y el 30% ha realizado eventos 100% presenciales.

Entre otros cambios, la crisis provocada por el Covid-19 ha forzado una revisión de las estrategias de engagement, que el 69% de las organizaciones valoran como “buenas, pero con margen de mejora”. El email marketing y las redes sociales se consideran como las formas más eficaces para conectar con la audiencia en esta era de transformación digital.

En la segunda mitad del año, los eventos seguirán siendo un elemento prioritario de engagement para el 90% de los encuestados, predominando el formato virtual (57%), mientras que se recuperarán también los eventos presenciales. Se prevé el refuerzo de estrategias basadas en la complementariedad de los canales offline y online, y se buscará ofrecer experiencias más cercanas y humanas a través del análisis de datos. Otras tendencias destacadas por el 20% los encuestados para este año son la sostenibilidad y la seguridad, seguidas de los formatos de reunión reducidos (18%) y el aumento de la calidad audiovisual (17%).

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El 83% de las compañías apunta al ahorro de costes como la principal ventaja de los eventos virtuales. Otros beneficios destacados incluyen el incremento de la audiencia potencial (68%) y la facilidad de acceso para el participante (47%). Por otro lado, los principales inconvenientes para la mayoría de los encuestados son la incapacidad de construir relaciones y hacer networking (69%), la disminución de la interacción con la audiencia (68%) y la falta o pérdida de la atención de los participantes (65%).

La necesidad de seguir uniendo comunidades ante la crisis provocada por el Covid-19 ha llevado a más del 90% de las empresas a realizar eventos virtuales en los últimos seis meses. Según el estudio, el 64% de las empresas considera que el formato virtual es válido tanto para eventos internos como externos, y el 83% afirma que las reuniones de menos de 15 personas son los encuentros que mejor funcionan en versión digital.

De cara a próximos eventos, el 44% de los encuestados afirma que integrarán plataformas de interacción y acciones de incentivo para los participantes. También darán formación y escogerán speakers preparados para el mundo digital (32%), elegirán la plataforma online adecuada al tipo de evento que se necesite en ese momento (23%), readaptarán la agenda del evento presencial al formato virtual (12%) y aprovecharán los contenidos para alargar la vida de su evento (8%).

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La tecnología que facilita la interacción entre los organizadores y los asistentes al evento, como por ejemplo el streaming o las encuestas en vivo, es cada vez más frecuentemente utilizada. La inmediatez de la información y los comentarios en tiempo real permiten a los profesionales identificar las áreas a mejorar e introducir los cambios necesarios. Asimismo, cada vez se utiliza más la realidad virtual y la realidad aumentada para ofrecer una mejor experiencia al público asistente.

Por otro lado, la tecnología también ayuda a automatizar los procesos, rastrear procedimientos y programar actividades, ahorrando tiempo a los organizadores y permitiéndoles centrarse más en la innovación y creatividad del evento y menos en la logística.

Los organizadores de eventos también apuestan cada vez más por la sostenibilidad en los eventos, decantándose por destinos más pequeños frente a las grandes ciudades e implementando estrategias acordes con los Objetivos de Desarrollo Sostenible de la ONU. MCI destaca también la tendencia en las ciudades a incorporar soluciones ecológicas en aspectos como la manera de viajar o el acceso a información en hoteles y restaurantes, que influyen a su vez en la organización de eventos.

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